Báo cáo Nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO NGHIÊN CỨU TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP GVHD : THS NGUYỄN VĂN NĂM SVTH : NHÓM 2 Đỗ Thế Cường Nguyễn Nho Cường Lê Hoàng Di Phạm Văn Dọi Nguyễn Khánh Dung Nguyễn Ngọc Duy Trần Nguyễn Thanh Duy Lê Đức Dũng Châu Ngọc Minh Đăng Đinh Viết Điểm Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 2 Lời mở đầu Lời đầu tiên chúng em xin gởi đến thầy THS Nguyễn Văn Năm. Người đã tận tình hướng dẫn chúng em môn học thiết thực Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Doanh Nghiệp, giúp cho chúng em có khả năng phân tích và xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý của một doanh nghiệp. Bài báo cáo môn học này là sự góp nhặt những kiến thức của chúng em tích lũy được trong trình học tập, kham khảo những bài báo cáo đã có của những khóa trước. Tuy còn sơ sài và chưa được hoàn chỉnh như mong muốn nhưng cũng đã thể hiện được phần nào cố gắng của chúng em. Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện với tất cả sự nổ lực của bản thân, nhưng việc thiếu sót là điều không thể tránh khỏi. Mong thầy nương tay bỏ qua ! Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 3 MỤC LỤC Contents Lời mở đầu .................................................................................................................................2 MỤC LỤC ...........................................................................................................................................3 DANH SÁCH CÁC T HÀNH VIÊN TRONG NHÓM 2 ........................................................................4 BÁO CÁO TIẾN ĐỘ LÀM VIỆC CỦA NHÓM 2................................................................................5 DANH SÁCH HÌNH VẼ: ...................................................................................................................7 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ....................................................................................................8 1. Phân tích khái quát các nhiệm vụ các phòng ban: .......................................................................8 2. INTRANET – Tầm nhìn chiến lược cho Hệ Thống Thông T in .................................................10 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN .......................................................................12 1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ IT CENTER: .............................14 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KẾ TOÁN: ................................18 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VẬT TƯ:...................................26 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG: .....................32 5. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ.................................37 KẾT LUẬN .....................................................................................................................................42 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 4 DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 2 STT Mã SV Lớp SV Họ lót Tên Ngày sinh Chữ ký 1 33101020087 VB13QT002 Đỗ Thế Cường 23/06/1978 2 33101020960 VB13QT002 Nguyễn Nho Cường 29/10/1985 3 1078210517 VB10QT004 Lê Hoàng Di 19/02/1981 4 33101027173 VB13QT002 Phạm Văn Dọi 12/01/1979 5 33101024600 VB13QT002 Nguyễn Khánh Dung 22/09/1985 6 33101023159 VB13QT002 Nguyễn Ngọc Duy 01/08/1984 7 33101020121 VB13QT002 Trần Nguyễn Thanh Duy 11/12/1982 8 33101022817 VB13QT002 Lê Đức Dũng 17/07/1984 9 1088210169 VB11QT002 Châu Ngọc Minh Đăng 04/10/1985 10 33101024275 VB13QT002 Đinh Viết Điểm 10/06/1987 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 5 BÁO CÁO TIẾN ĐỘ LÀM VIỆC CỦA NHÓM 2 Ngày 6/8/2010 Các thành viên nhóm 2 tập họp sau giờ học. Cung cấp địa chỉ email để liên lạc. Ngày 10/8/2010 Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên phân công công việc:  Văn Dọi : Quản lý vật tư 0%  Viết Điểm: Quản lý sản xuất 0%  Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 0%  Ngọc Duy: quản lý dự án 0%.  Nho Cường: chăm sóc khách hàng 0%.  Minh Đăng: quản lý kế toán 0%  Khánh Dung: quản lý nhân sự 0%  Thanh Duy: NT4HELP 0% Ngày 27/8/2010 Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên để báo cáo tiến độ công việc:  Văn Dọi : Quản lý vật tư 100%  Viết Điểm: Quản lý sản xuất 0%  Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 60%  Ngọc Duy: quản lý dự án 50%.  Nho Cường: chăm sóc khách hàng 80%.  Minh Đăng: quản lý kế toán 100%  Khánh Dung: quản lý nhân sự 75%  Thanh Duy: NT4HELP 100% Ngày 30/8/2010 Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên để báo cáo tiến độ công việc:  Văn Dọi : Quản lý vật tư 100%  Viết Điểm: Quản lý sản xuất 100%  Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 100%  Ngọc Duy: quản lý dự án 100%.  Nho Cường: chăm sóc khách hàng 100%.  Minh Đăng: quản lý kế toán 100%  Khánh Dung: quản lý nhân sự 100%  Thanh Duy: NT4HELP 100% Ngày 5/9/2010 Các thành viên trong nhóm đã hoàn thành phần việc được giao đúng như kế hoạch. Thanh Duy:  Bổ sung phần Lời Mở Đầu, Kết Luận.  Tổng hợp các bài làm của các thành viên. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 6  Xây dựng lại thành một báo cáo hoàn chỉnh. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 7 DANH SÁCH HÌNH VẼ: Hinh 1: Trang web intranet để truy cập NT4HELP .......................................................................14 Hinh 2: Quy trình quản lý ticket của NT4HELP ...........................................................................15 Hinh 3: Sơ đồ DFD của phòng NT4HELP ....................................................................................15 Hinh 4: Mối quan hệ giữa các thực thể. .........................................................................................17 Hinh 5: Mô hình chức năng – Kế toán ...........................................................................................20 Hinh 6: Mối liên hệ giữa các thực thể - Kế toán ...........................................................................23 Hinh 7: Sơ đồ BFD – Vật tư ..........................................................................................................28 Hinh 8: Sơ đồ BFD – Vật tư ..........................................................................................................29 Hinh 9: Mối quan hệ của các thuộc tính – Vật tư ..........................................................................31 Hinh 10: Mối liên hệ của các tập thực thể - Chăm sóc khách hàng. ..............................................34 Hinh 11:Sơ đồ logic – Chăm sóc khách hàng. ...............................................................................34 Hinh 12: Sơ đồ BFD – Chăm sóc khách hàng. ..............................................................................35 Hinh 13: Mô hình DFD- Chăm sóc khách hàng. ...........................................................................36 Hinh 14: Sơ đồ BFD của phòng Nhân Sự. .....................................................................................38 Hinh 15: Mối liên hệ giữa các thực thể..........................................................................................41 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 8 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Mục đích chính cuả đề tài này là phân tích hệ thống thông tin tại doanh nghiệp mà ở đó, công nghệ thông tin được vận dụng để hỗ trợ tất cả các công việc của các phòng ban gồm:  Phòng kế toán.  Phòng vật tư.  Phòng Chăm sóc khách hàng.  Phòng IT.  Phòng nhân sự. Mục tiêu nhằm lấy được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hệ thống của tổ chức. Chúng tôi đã phân công các thành viên trong nhóm quan sát chi tiết hệ thống thông tin của tổ chức, cơ quan nơi các bạn đang công tác. Bước đầu, chúng tôi đi vào xây dựng và phân tích Sơ Đồ Chức Năng (BFD – Bussiness Function Diagram) của từng phòng ban. Dựa trên Sơ Đồ BFD đó, chúng tôi sử dụng Sơ Đồ Dòng Dữ Liệu (DFD) để giúp cho người xem có cài nhìn chi tiết hơn trong quá trình phân tích hệ thống thông tin. Làm hiện rõ các thông tin chuyển vận từ một quá trình/ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình/ chức năng khác. Nhằm xác định thông tin cơ sở có ích cho hệ thống, chúng tôi đã tiến hành xác định và phân tích các Thực Thể. Cố gắng xác định các mối quan hệ bên trong hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng. Trong phần báo cáo này, dòng thông tin giữa các phòng ban bên trong tổ chức không chồng chéo lẫn nhau mà liên hệ đến kho dữ liệu chung cho toàn bộ hệ thống. 1. Phân tích khái quát nhiệm vụ các phòng ban: Quản lý kế toán – tài chính: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng có thể biết lượng tiên thu-chi trong 1 khoảng thời gian bất kỳ , biết tiền lãi, tiền thuế trong 1 khoảng thời gian bất kỳ. Quản lý vật tư – kho hàng: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng biết được lượng hàng hóa tồn kho, tình trạng hàng hóa trong kho, lượng hàng hóa nhập kho trong thời gian nào đó… Quản lý khách hàng: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng có thể biết lượng hàng bán ra trong 1 khoảng thời gian bất kỳ , biết những khách hàng nào đã mua hàng trong khoản thười gian bất kỳ… Quản lý IT: chịu trách nhiệm tất cả các thông tin- cơ sở dữ liệu của tất cả các phòng ban, đồng thời giải quyết tất cả các hư hỏng về PC,đường truyền, máy in…. Quản lý nhân sự là công tác quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức doanh nghiệp với người lao động. Các bước tiến hành xây dựng CS DL và chương trình để đưa CNTT vào quản lý: Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 9  Xây dựng lược đồ hệ thống thông tin doanh nghiệp.  Thuê một chuyên gia am hiểu thẩm định lại lược đồ thông tin doanh nghiệp.  Mời công ty CNTT am hiểm các hệ thống quản trị doanh nghiệp thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp.  Công tác cài đặt vận hành thử và bàn giao phải đưa vấn đề huấn luyện nhân viên, đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp lên hàng đầu.  Ký hợp đồng bảo trì và hậu mãi đối với hệ thống. Xu thế triển khai áp dụng công tác tin học hóa điều hành quản lý tại doanh nghiệp hiện nay là xây dựng các ứng dụng cho các bộ phận công ty. Thuận lợi:  Nhanh chóng đưa từng ứng dụng cụ thể vào áp dụng tại các phòng ban chỉ phụ thuộc vào phòng ban đang áp dụng phần mềm đó.  Việc đảm bảo thông tin cho các chương trình ứng dụng tại từng phòng ban chỉ phụ thuộc vào phòng ban đang áp dụng phần mềm đó.  Các phần ứng dụng cho từng bộ phận áp dụng một cách độc lập, tạo ra cảm giác chủ động trong việc không phụ thuộc các phòng ban khác trong công ty Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 10 2. INTRANET – Tầm nhìn chiến lược cho Hệ Thống Thông Tin Một xu hướng sử dụng các ứng dụng mạng nội bộ (Intranet) và phần mềm trong các tổ chức thuộc mọi quy mô. Ứng dụng mạng nội bộ phục vụ như là một trang web nội bộ hoặc một cổng cho các nhân viên và những người liên kết với tổ chức. Một ứng dụng mạng nội bộ hoặc một phần mềm mạng nội bộ vì nó có thể được gọi là đôi khi, về cơ bản được triển khai và truy cập thông qua mạng cục bộ. Trước khi nhìn vào các ứng dụng mạng nội bộ, chúng ta hãy cố gắng đầu tiên để hiểu những gì cơ bản là một mạng nội bộ là. Một mạng riêng của máy tính được sử dụng để chia sẻ thông tin hoặc các nguồn lực chủ yếu cấu thành một mạng nội bộ. Các ứng dụng sử dụng giao thức Internet (TCP / IP) và kết nối mạng để hoạt động. ứng dụng Intranet và phần mềm mạng nội bộ khác theo yêu cầu được cài đặt trên các máy tính trung tâm có vai trò như một máy chủ web mạng nội bộ. Các ứng dụng mạng nội bộ sau đó có thể được truy cập từ các máy tính cá nhân khác trong mạng, mà hành động như khách hàng. Tính chất rất quan trọng của Intranet là phải có kế hoạch để bảo vệ thông tin nội bộ, không cho phép những người không được phép truy nhập cơ sở dữ liệu của mình. Có nhiều cách ngǎn chặn như dùng mật khẩu, các biện pháp mã hoá hay bức tường lửa (nhưng bức tường lửa rất khó ngǎn chặn "người nhà"). Một biện pháp bảo vệ hữu hiệu truyền thống là chính sách và hệ thống quyết định cho ai được vào lĩnh vực dữ liệu nào. Lợi ích của Intranet. a/ Lợi ích công nghệ: Do sử dụng công nghệ của Internet nên Intranet kế thừa được các lợi ích sau:  Các máy tính tham gia mạng có thể chia sẻ hay gửi thông tin cho nhau.  Các máy tính tham gia mạng có thể khác kiểu, khác loại.  Các ứng dụng trên Internet như thư điện tử, Web, FTP v.v.. cũng như các phần mềm đã có sẵn và đã được thực tế chứng minh.  Đường nối theo kiểu siêu vǎn bản (Hypertext link) rất dễ dàng cho người sử dụng tra cứu, tìm kiếm hay lấy thông tin trên một diện rất rộng (đến phạm vi toàn cầu).  Kết nối dễ dàng với các cơ sở dữ liệu sẵn có, các vǎn bản đã được soạn thảo trên máy tính. b/ Lợi ích kinh tế:  • Intranet là cơ sở để tiến tới một mô hình cơ quan mới "Cơ quan không giấy tờ công vǎn" (paperless office), có nghĩa các thông tin trao đổi cho nhau chỉ thông qua máy tính không theo đường công vǎn. Hiện tại chúng ta đang làm việc trong môi trường mà hầu như mọi thông tin vǎn bản pháp quy đều được trao đổi bằng giấy tờ công vǎn kéo theo sự chậm trễ, sai lệch và phiền phức của nó. Mô hình cơ quan không giấy tờ công vǎn rất có thể là một cuộc cách mạng, đánh dấu một bước tiến hoá mới trong lịch sử vǎn minh nhân loại vì để thực hiện được nó không chỉ phải hoàn thiện công nghệ, giải pháp mạng, trình Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 11 độ nǎng lực tin học của từng người lao động mà còn phải xoá bỏ được cả một hệ thống làm việc theo kiểu hành chính giấy tờ truyền thống ở quy mô toàn cầu (mặc dù mức độ của các quốc gia có thể khác nhau) để thiết lập một "quan hệ sản xuất" mới trên một phạm vi quốc gia và quốc tế.  • Tǎng nǎng suất lao động, có nghĩa tǎng lợi nhuận kinh doanh vì có thông tin nhanh chóng được cặp nhật và thông báo hàng ngày, giảm đáng kể bộ phận hành chính trung gian cũng như lượng đầu tư khổng lồ cho nó. Cấu trúc mạng Intranet: Từ các định nghĩa chúng ta thấy rằng:  • Intranet là một mạng lưới sử dụng nội bộ, nó có thể là một mạng cục bộ LAN hay có thể là một mạng diện rộng WAN.  • Intranet có thể chỉ dùng để chia sẻ thông tin nội bộ trong một tổ chức bằng các Web nội bộ nhưng cũng có thể nối với các Web ngoài trên Internet để sử dụng những thông tin chung. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 12 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Do hệ thống intranet được xây dựng để sử dụng trong nội bộ công ty TMA nên công ty đã đặt ra các yêu cầu trong quá trình phát triển như sau:  Cần phải sử dụng các công cụ mã nguồn mở và miễn phí để phát triển hệ thống.  Cần phải sử dụng các công cụ nền web để tích hợp dễ dàng các công cụ này vào hệ thống thông tin hiện đại của TMA.  Hệ thống Intranet và các thành phần của nó được xây dựng dựa trên mã nguồn mở và miễn phí. Hệ thống thông tin của công ty được xây dựng dựa trên chuẩn mở và công nghệ, giải pháp mã nguồn mở. Hệ thống Intranet của công ty TMA hỗ trợ các công cụ và chức năng sau:  Quản lý nhân sự  Quản lý thông tin/IT.  Quản lý vật tư, kho bãi.  Quản lý kế toán.  Quản lý chăm sóc khách hàng. Nhu cầu cập nhật và quản lý nội dung: Để cập nhật thông tin cho các trang web trong doanh nghiệp, người ta cần phải thu thập các thông tin tự nhiều nguồn khác nhau. Các thông tin này sau đó sẽ được cập nhật lên website. Với hệ thống thông tin tiến bộ, các thông tin này sẽ được cập nhập trực tiếp lên hệ thống dữ liệu một cách tự động. Ngoài ra, thời gian cập nhật thông tin cũng được giảm đi một cách đáng kể. Bảo mật:  Sử dụng giao thức SSL để bảo mật kết nối.  Hỗ trợ nhiều loại người dùng. Do trong công ty TMA có nhiều nhóm và trong mỗi nhóm có nhiều vị trí công việc khác nhau nên hỗ trợ nhiều loại người dùng khác nhau.  Ghi nhận truy cập: hệ thống intranet ghi nhớ các thao tác trên hệ thống trong phiên làm việc của mình. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 13 Pic1: Cấu trúc Home Page Intranet của công ty TMA. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 14 1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ IT CENTER: Với mục đích lập ra để giải quyết các vấn đề khẩn cấp hoặc liên quan đến các lĩnh vực khác. Theo ngôn ngữ của văn phòng, có thể gọi nôm na là HELP Desk hay NT4HELP. Mọi người nhân viên của công ty sẽ được trợ giúp bởi các bộ phận như:  Bộ phận IT, Telephone service, Kết nối, Email, …: Cho các vấn đề về IT  Bộ phận mua bán, bảo trì, văn phòng phẩm, HR, QMS….: Cho các vấn đề khác. Lợi thế:  Quản lý các ticket một cách có hệ thống. Người quản lý dễ dàng truy cập, theo dõi cách xử lý một sự viêc của các nhân viên HELP DESK.  Nhân viên gặp phải sự cố sẽ được thông báo bằng email để nắm tình hình hiện tại.  Nhân viên có thể thêm địa chỉ email của trưởng nhóm vào trong ticket trong trường hợp ticket liên quan đên cả nhóm. Điều này sẽ giúp cho người trưởng nhóm có thể theo dõi xát sự việc và có những quyết định phù hợp trong từng thời điểm. Hinh 1: T rang web int ranet để t ruy cập NT 4HELP Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 15 Hình 2: Quy trình quản lý t icket của NT 4HELP Hinh 3: Sơ đồ DFD của phòng NT 4HELP Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 16 Mô tả chi tiết bảng sơ đồ DFD của việc xử lý ticket của phòng NT4HELP: A1: Nhân viên dùng trình duyệt IE hay Firefox để truy câp trang intranet của NT4HELP, tạo 1 ticket. Sau khi ticket được tạo thành công, email thông báo sẽ được gởi đến hộp mail của NT2HELP và hộp mail của chính người nhân viên. Email sẽ chứa nội dung về: Mã ticket (Tự động tạo ra khi nhân viên nhấn vào nút “Hoàn tất” sau khi kết thúc khai báo ticket), tên nhân viên, …. A2: Sau khi nhấn vào nút Hoàn tất, nhân viên sẽ bị chương trình yêu cầu nhập thông số lại lần nữa cho đúng nếu nhân viên bỏ sót thông tin quan trọng hoặc điền giá trị không chấp nhận. B1: Thông tin được lưu vào dữ liệu Ticket. C1: Phòng NT4HELP chính thức kéo dữ liệu về, xem xét và chỉ định nhân viên NT4HELP đảm trách. D1: Nhân viên NT4HELP khảo xát nội dung ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Mã thiết bị. D2: Nhân viên NT4HELP khảo xát nội dung ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Nhân viên. E1: Nhân viên NT4HELP giải quyết ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Mã thiết bị. E2: Nhân viên NT4HELP giải quyết ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Nhân viên F1: Sau khi giải quyết xong, nhân viên NT4HELP báo kết quả cho nhân viên. Yêu cầu nhân viên kiểm tra xem vấn đề đã được giải quyết như yêu cầu hay không. Nêu không có vấn đề, ticket sẽ được đóng. F2: Nhân viên phản hồi rằng vấn đề chưa được giải quyết, yêu cầu nhân viên NT4HELP giúp đỡ. 4/ Liệt kê các tập thực thể và thuộc tính của từng thực thể trong bảng thực thể: Ticket:  Mã số ticket  Mức độ khẩn cấp  Ngày dự định hoàn thành  Tình trạng hư hỏng Nhân viên:  Mã số nhân viên  Tên nhân viên  Phòng/ban:  Chức vụ Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 17  Số điện thoại/Email Thiết bị:  Mã số thiết bị  Tên thiết bị hư hỏng Dòng Thiết bị/Ticket:  Mã số thiết bị  Mã số ticket Hinh 4: Mối quan hệ giữa các thực thể. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 18 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KẾ TOÁN: Tổng quan Ngày nay công nghệ thông tin có tác động mạnh tới các cá nhân, các tổ chức và xã hội. Việc ứng dụng công nghệ thông tin tạo ra lợi thế cạnh tranh và làm thay đổi cách thức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp. Dùng CNTT sẽ giảm đáng kể chi phí trong các quy trình tác nghiệp.Do đó mối quan hệ giữa các nhà cung cấp, khách hàng, các đối tác dần được thực hiện dưới tác động của CNTT Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống các hồ sơ một doanh nghiệp giữ để duy trì hệ t