Báo cáo Phân tích công việc của chức danh Trưởng phòng Hành chính- Quản trị tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội

“ Mọi nguồn tài nguyên đều là hữu hạn. Chỉ có sức sáng tạo của con người là vô hạn. Quản trị nhân lực hiệu quả là chìa khóa giải phóng sức sáng tạo đó. “ Nếu như trước đây, con người chỉ được coi là một loại công cụ lao động không hơn không kém thì trong thời đại ngày nay tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức công nhận. Nhiều tổ chức đã sai lầm khi cho rằng tài chính là sự thể hiện sức mạnh của mình. Trong xu thế toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – kỹ thuật, một tổ chức muốn khẳng định được vị thế, sức mạnh và tầm ảnh hưởng thì phải dựa vào động lực quan trọng nhất là nguồn lực con người. Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói “ con người là nguồn lực của mọi nguồn lực “.Vì vậy công tác quản trị nhân lực đang ngày càng được quan tâm, coi trọng nhằm khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn lực con người. Phân tích công việc là việc đầu tiên cần phải thực hiện của mọi nhà quản trị nhân lực. Đây là hoạt động mang tính nền tảng của quản trị nhân lực. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt các công tác như: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, trả thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Do vậy đây được coi là công việc quan trọng cần thực hiện đầu tiên để làm cở sở, nền tảng cho các công tác khác. Tuy nhiên, đối với các nước đang phát triển như Việt Nam hiện nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các tổ chức chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là do hoạt động quản trị nhân lực ở nước ta chưa được nhận thức và đánh giá một cách đúng đắn, các tổ chức chưa thấy rõ được bản chất và vai trò của phân tích công việc nên chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này. Tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội, công tác phân tích công việc cũng chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ. Vì vậy em đã chọn đề tài : “ Phân tích công việc của chức danh Trưởng phòng Hành chính- Quản trị tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội “. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thạc sĩ Nguyễn Thị Hồng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thiện bài báo cáo này. Tuy nhiên do kinh nghiệm và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên bài báo cáo thực hành còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô giao để bài báo cáo hoàn thiện hơn.

doc61 trang | Chia sẻ: ngtr9097 | Lượt xem: 3707 | Lượt tải: 5download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Báo cáo Phân tích công việc của chức danh Trưởng phòng Hành chính- Quản trị tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LỜI NÓI ĐẦU “ Mọi nguồn tài nguyên đều là hữu hạn. Chỉ có sức sáng tạo của con người là vô hạn. Quản trị nhân lực hiệu quả là chìa khóa giải phóng sức sáng tạo đó. “ Nếu như trước đây, con người chỉ được coi là một loại công cụ lao động không hơn không kém thì trong thời đại ngày nay tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức công nhận. Nhiều tổ chức đã sai lầm khi cho rằng tài chính là sự thể hiện sức mạnh của mình. Trong xu thế toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – kỹ thuật, một tổ chức muốn khẳng định được vị thế, sức mạnh và tầm ảnh hưởng thì phải dựa vào động lực quan trọng nhất là nguồn lực con người. Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói “ con người là nguồn lực của mọi nguồn lực “.Vì vậy công tác quản trị nhân lực đang ngày càng được quan tâm, coi trọng nhằm khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn lực con người. Phân tích công việc là việc đầu tiên cần phải thực hiện của mọi nhà quản trị nhân lực. Đây là hoạt động mang tính nền tảng của quản trị nhân lực. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt các công tác như: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, trả thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Do vậy đây được coi là công việc quan trọng cần thực hiện đầu tiên để làm cở sở, nền tảng cho các công tác khác. Tuy nhiên, đối với các nước đang phát triển như Việt Nam hiện nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các tổ chức chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là do hoạt động quản trị nhân lực ở nước ta chưa được nhận thức và đánh giá một cách đúng đắn, các tổ chức chưa thấy rõ được bản chất và vai trò của phân tích công việc nên chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này. Tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội, công tác phân tích công việc cũng chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ. Vì vậy em đã chọn đề tài : “ Phân tích công việc của chức danh Trưởng phòng Hành chính- Quản trị tại trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội “. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thạc sĩ Nguyễn Thị Hồng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thiện bài báo cáo này. Tuy nhiên do kinh nghiệm và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên bài báo cáo thực hành còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô giao để bài báo cáo hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Hoàng Quỳnh Anh I. KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ NỘI 1. Giới thiệu chung Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội là cơ sở đào tạo trực thuộc Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội có chức năng đào tạo, bồi dưỡng giáo viên Tiểu học, giáo viên Trung học cơ sở có trình độ Cao đẳng các bộ môn Tự nhiên, Xã hội, Ngoại ngữ, Nhạc, Họa, Thể dục, Công nghệ thông tin, v.v. Trụ sở chính đặt tại : Đường Dương Quảng Hàm, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội. Cơ sở II tại đường Vĩnh Phúc, phường Vĩnh Phúc, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Điện thoại: 04.8330708 Fax: 8335426 Sứ mạng Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội là một trong những trung tâm đào tạo, bồi dưỡng giáo viên Tiểu học, Trung học cơ sở có chất lượng cao của Thủ đô; là cơ sở nghiên cứu khoa học, ứng dụng, chuyển giao công nghệ, cung cấp nguồn nhân lực cho sự nghiệp giáo dục và các lĩnh vực phát triển kinh tế - xã hội của thành phố Hà Nội. Tầm nhìn "Xây dựng trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội trở thành trung tâm đào tạo, bồi dưỡng giáo viên Tiểu học, Trung học cơ sở có chất lượng cao. Phát triển Nhà trường trở thành trường đại học đa ngành, đáp ứng nguồn nhân lực cho sự nghiệp phát triển của Thủ đô Hà Nội". Lịch sử phát triển Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội được thành lập ngày 06/01/1959. Trong suốt quá trình hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành, nhà trường đã không ngừng phát triển, đóng góp xuất sắc vào sự nghiệp giáo dục đào tạo của Thủ đô Hà Nội nói riêng và của cả nước nói chung. Lịch sử hình thành và phát triển của nhà trường gắn liền với sự nghiệp đấu tranh cách mạng cũng như phát triển của đất nước và Thủ đô và có thể được chia ra thành 09 giai đoạn chủ yếu sau đây: Giai doạn 1959- 1964: Trường Sư phạm Trung, Sơ cấp Hà Nội Trong thời gian chuẩn bị cho năm học 1959 – 1960, Sở Giáo dục Hà Nội đã gửi tờ trình lên Bộ Giáo dục và Ủy ban Hành chính thành phố xin phép cho Hà Nội được mở trường Sư phạm. Sở Giáo dục đã giao nhiệm vụ cho hai đồng chí Nguyễn Công Tạc và Bùi Đình Tân cùng một số giáo viên cũ của trường Sư phạm Sơ cấp và Chu Văn An II chịu trách nhiệm tổ chức trường Sư phạm đầu tiên của Thủ đô: Trường Sư phạm Trung, Sơ cấp Hà Nội. Giai đoạn 1965- 1969: Trường Sư phạm cấp II Hà Nội Việc đào tạo giáo viên cấp 2 hệ 7+2, thật ra chỉ là giải pháp tình thế nhằm khắc phục tình trạng thiếu giáo viên nghiêm trọng của Thủ đô Hà Nội mấy năm sau hòa bình lập lại. Nhưng chúng ta đã sớm nhận thức được, là muốn có đội ngũ giáo viên cấp 2 có chất lượng hơn thì cấn sớm nâng cấp hệ đào tạo khi điều kiện cho phép. Chính vì vậy mà trường chỉ mở 2 khóa 7+2, sau đó chuyển sang hệ 10+1. Đến thời điểm này số lượng giáo viên cấp 2 của Hà Nội đã tương đối đủ theo yêu cầu cho phép, trường Sư phạm Hà Nội triển khai đào tạo giáo viên cấp 2 hệ dài hạn hơn – hệ 10+2. Tuy vẫn là hệ Trung cấp nhưng với hệ 10+2, chất lượng sinh viên đã được nâng lên một bước. Vì học sinh đã tốt nghiệp phổ thông hệ 10 năm nên có điều kiện tiếp cận với những kiến thức cơ sở của chương trình đại học.   Giai đoạn 1970 – 1975: Trường Sư phạm Cấp II Hà Nội Đầu năm học 1969 – 1970, nhà trường chỉ còn hệ đào tạo Sư phạm cấp II với 4 ban: văn sử, toán lí, sinh hóa, sinh địa. Đây cũng là năm học cuối cùng của khóa I, hệ đại học. Cũng từ năm học này, trường mang tên mới: Trường Sư phạm cấp II (10+3) Hà Nội. Từ năm 1967, Bộ Giáo dục đã giao cho trường Đại học Sư phạm Hà Nội mở thí điểm khoa đào tạo giáo viên cấp 2 dạy 2 môn theo trình độ đại học, học trong 3 năm. Năm học 1967-1968, trường đã tuyển sinh thí điểm 2 lớp(10+3) này. Trong khi đó nhà trường vẫn tiếp tục đào tạo đại trà hệ 10+2 và đặt 2 lớp 10+3 thí điểm này cạnh 2 lớp (10+3) của Bộ ở nơi sơ tán và cử các cán bộ giảng dạy tham gia giảng dạy và viết tài liệu học tập cho giáo sinh. Việc chuyển từ đào tạo theo các hệ trung cấp sang hệ đại học (10+3), tuy mới là thí điểm nhưng cũng đánh dấu một bước ngoặt lớn về chất đối với nhà trường. Sự thay đổi của hệ đào tạo giáo viên cấp II từ bậc trung cấp sang bậc đại học mở đầu thời kì ổn định tương đối lâu dài của nhà trường. Sự thay đổi hệ đào tạo đặt ra nhiều vấn đề mới mẻ về nội dung, phương pháp, công tác quản lí điều hành buộc nhà trường phải suy nghĩ, tìm tòi các biện pháp giải quyết. Giai đoạn 1975 – 1978: Trường Sư phạm Cấp II Hà Nội Từ năm 1975, Trường Sư phạm cấp II (10+3) Hà Nội được coi là đơn vị duy nhất của địa phương được Bộ cho phép đào tạo giáo viên cấp 2 theo chương trình đại học. Ngày 31-03-1976, Bộ Giáo dục gửi Ủy ban Hành chính thành phố Hà Nội chỉ thị số 764 về việc chuẩn bị công nhận tư cách pháp nhân cho trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội. Chỉ thị trên có vai trò khá quan trọng đối với việc phát triển của trường. Để tăng cường bộ máy quản lí, trường đã được bổ sung thêm 01 Hiệu phó phụ trách chuyên môn (đ/c Vương Thị Hanh) và một số cán bộ giảng dạy các môn Nhạc, Họa, Thể dục, KTCN, KTNN, Ngoại ngữ ... để kịp khai giảng năm học mới. Nhờ sự chi viện kịp thời và có hiệu quả trên, trường Sư phạm (10+3) Hà Nội là trường duy nhất trong cả nước thực hiện đầy đủ việc đào tạo 12 ban theo chương trình thí điểm hệ Cao đẳng Sư phạm của Bộ Giáo dục. Giai đoạn 1978 – 1984 Từ một trường Sư phạm không chính quy của địa phương, chưa có tư cách pháp nhânn để tổ chức các kì thi và cấp bằn tốt nghiệp cho các giáo sinh hệ 10+3, giờ đây nhà trường đã được công nhận là một đơn vị đào tạo Cao đẳng Sư phạm chính quy của nhà nước (theo QĐ 164-TTG ngày 21-03-1978 của Thủ tướng Chính phủ vể công nhận chính thức một số trường Cao đẳng Sư phạm). Từ năm 1978, nhà trường bắt đầu một thời kìa mới, thời kì của một hệ đào tạo lâu dài nhất, ổn định nhất và đạt được nhiều thành tựu đáng tự hào nhất, tất cả đều xuất phát từ quyết định có tính pháp lí trên. Đầu năm học 1980-1981, đồng chí Lê Văn Lương (Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy Hà Nội) đã về thăm và khảo sát nhà trường. Sau chuyến thăm đó, trường được xác định là đơn vị trực thuộc quản lí của Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội. Về cơ cấu tổ chức: Ban Giám hiệu nhà trường bao gồm 01 hiệu trưởng và 01 hiệu phó. Nhà trường có 04 khoa và 01 tổ trực thuộc (khoa Tự nhiên, khoa Xã hội, khoa Ngoại ngữ, khoa Tại chức và tổ Tâm lý Giáo dục); 04 phòng và 01 ban (phòng Tổ chức-Cán bộ, phòng Giáo vụ, phòng Quản trị - Tài vụ, phòng Hành chính-Tổng hợp và ban Thư viện). Giai đoạn 1984 – 1989 Quán triệt và thực hiện những tư tưởng lớn của Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng cộng sản Việt Nam lần thứ IV, hướng tới kỉ niệm 30 năm ngày thành lập trường, quyết tâm vượt qua mọi khó khăn, tập trung mọi sức mạnh, với tư tưởng dám nghĩ dám làm, mạnh dạn đổi mới tư duy, đổi mới công tác tổ chức cán bộ, đổi mới tác phong và lề lối làm việc, thực sự làm chuyển biến các danh hiệu thi đua đã đạt được: Đảng bộ trong sạch và vững mạnh, Công đoàn và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh vững mạnh. Nhiệm vụ cơ bản của kế hoạch 3 năm 1987 – 1990: + Thực hiện thắng lợi Nghị quyết của Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ IV + Đổi mới toàn diện các hoạt động trong nhà trường + Chuẩn bị đội ngũ và các điều kiện để hoàn thành tốt nhiệm vụ cán bộ giảng dạy theo QĐ số 365/QĐ do Bộ Giáo dục ban hành ngày 20-03-1986 + Phấn đầu mỗi giáo viên trở thành một chuyên gia cấp học + Phát động các phong trào thi đua lớn về mọi mặt để lập thành tích hướng tới kỉ niệm 30 năm ngày thành lập trường (06-01-1989). Giai đoạn 1989 – 1994 Ngay từ năm học 1989 – 1990, nhà trường đã thí điểm việc áp dụng quy trình đào tạo mới: chuyển từ cách đào tạo theo niên chế sang cách đào tạo tích lũy học phần. Để làm được việc này, nhà trường đã phải tự lực thiết kế lại chương trình đào tạo theo học phần cho cả 16 ban đào tạo khác nhau. Nhà trường đã tổ chức nhiều cuộc hội thảo cấp trường, cấp khoa để phát huy trí tuệ tập thể nhằm xây dựng cho được 1 quy trình đào tạo mới khả thi. Các tổ chuyên môn cũng tập trung rà soát lại chương trình, phân công giảng dạy hợp lí, có ý thức hướng dẫn sinh viên học tập và nghiên cứu theo quy trình đào tạo mới, bước đầu thử nghiệm xây dựng cac quỹ đề thi học phần cho từng bộ môn. Từ thói quen đào tạo theo niên chế, với việc kết thúc khóa đào tạo bằng một kì thi tốt nghiệp, nay chuyển sang cách đào tạo mới, không còn kì thi tốt nghiệp mà thay vào đó là việc xét và công nhận tốt nghiệp. Chỉ sau 1 năm học, việc đào ạo theo quy trình mới của nhà trường đã nhanh chóng đi vào nền nếp.   Giai đoạn 1994 – nay Từ giữa những năm 1990 đến nay, nhà trường đã có nhiều tờ trình gửi các cơ quan hữu quan, các cấp trên, với tính chất như là những văn bản chuẩn bị về mặt pháp lí cho quá trình nâng cấp trường lên đại học. Mục tiêu trước mắt và một vài năm đầu thế kỉ XXI của trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội là: Đào tạo giáo viên Tiểu học và Trung học cơ sở chất lượng cao, theo hướng xây dựng trường thành trường Đại học của Thủ đô. 2. Thực trạng phân tích công việc Tổng số chức danh công việc hiện có: Bộ phận Tên chức danh công việc Số người thực hiện Ban giám hiệu Hiệu trưởng 1 Phó hiệu trưởng 1 Các khoa đào tạo Chủ nhiệm khoa 6 Phó chủ nhiệm khoa 6 Chủ nhiệm bộ môn 19 Tổ trưởng chuyên môn 4 Phó tổ trưởng chuyên môn 4 Giảng viên 72 Giáo vụ 4 Các phòng ban, trung tâm Trưởng phòng 7 Phó trưởng phòng 7 Giám đốc 3 Phó giám đốc 3 Chuyên viên 20 Nhân viên 30 Văn thư 5 Thư viện viên 4 Kế toán 4 Lái xe 4 Kỹ thuật viên 5 Trưởng ban 2 Y sỹ 2 Hiện nay, trong cơ cấu tổ chức của trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội công tác quản trị nhân lực được giao cho phòng Tổ chức đảm nhận. Nhìn chung công tác quản trị nhân lực đã được tiến hành và đạt kết quả tốt trong thời gian qua. Tuy nhiên công tác phân tích công việc vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Phòng Tổ chức chưa xây dựng bản mô tả công việc cho từng chức danh công việc cụ thể. Điều này tạo ra sự chồng chéo trong thực hiện nhiệm vụ, gây khó khăn cho công tác đánh giá việc thực hiện công việc. Tại phòng Hành chính- Quản trị, thạc sĩ Lê Văn Chung là trưởng phòng. Đây là chức danh có vai trò quan trọng, quyết định và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của phòng, giúp đỡ Ban giám hiệu trong công tác quản lý. Tuy nhiên chức danh công việc này chưa có bản mô tả công việc. Vì vậy cần xây dựng một bản mô tả công việc để cụ thể các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của trưởng phòng, từ đó tạo điều kiện hoàn thành công việc một cách tốt hơn.   II. KHẢO SÁT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH- QUẢN TRỊ 1. Chuẩn bị phân tích công việc 1.1. Bản chất của phân tích công việc - Là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. - Là việc nghiên cứu công việc để làm rõ ở từng công việc cụ thể người lao động có nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện các hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những máy móc, thiết bị, công cụ nào được sử dụng, những mối quan hệ nào được thực hiện, điều kiện làm việc cụ thể, những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và những khả năng mà người lao động cần phải có để thực hiện công việc. - Là việc xác định rõ những yêu cầu về nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết và các điều kiện để thực hiện có hiệu quả các công việc trong một tổ chức. 1.2 . Mục đích phân tích công việc * Đối với người lao động: - Hiểu rõ công việc của mình. - Nắm vững nhiệm vụ, quyền hạn của bản thân trong công việc. - Thấy rõ vị trí của bản thân trong tổ chức, mối quan hệ với các bên. - Hiểu được kì vọng của tổ chức với bản thân. - Có tiêu chuẩn, mục đích rõ ràng để hướng đến ( định hướng nỗ lực thực hiện công việc và định hướng học tập hoàn thiện, nâng cao trình độ). - Có cẩm nang hướng dẫn cho sự thực hiện công việc. - Có tài liệu, bằng chứng để bảo vệ quyền lợi của bản thân. * Đối với tổ chức: Các văn bản kết quả của phân tích công việc là điều kiện cần để đảm bảo tính chuyện nghiệp trong triển khai các hoạt động quản lý. Đảm bỏa hiệu quả quản lý, tăng cường tính tự quản, tiết kiệm các loại chi phí trong tổ chức sản xuất. - Giúp tổ chức xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động, đồng thời có thể làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó. - Định hướng cho các công tác: tuyển mộ, tuyển chọn, hoàn thiện bố trí lao động. - Là cơ sở cho bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho CBNV trong tổ chức. - Là cơ sở cho việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc và hệ thống chức danh công việc. - Là cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch đào tạo. - Là cơ sở trả thù lao lao động công bằng…. * Đối với cá nhân: - Có điều kiện để vận dụng kiến thức đã học trong môn quản trị nhân lực vào thực hành. - Giúp củng cố những kiến thức đã học qua thực tế, làm nền tảng cho quản trị nhân lực học phần 2. - Là cơ hội để tiếp xúc sớm với nghề của mình trong tương lai. - Tạo cho cá nhân cảm giác yêu nghề, hứng thú với công việc. 1.3. Xác định công việc cần phân tích * Công việc cần phân tích: - Tên công việc : Trưởng phòng - Bộ phận: Phòng Hành chính – Quản trị - Số người thực hiện công việc: 1 - Người đang đảm nhận công việc: Thạc sĩ Lê Văn Chung * Các phương pháp thu thập thông tin: - Thu thập thông tin thứ cấp: Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội là tổ chức trực thuộc UBND thành phố Hà Nội. Đây là cơ quan nhà nước nên có nhiều văn bản được ban hành. Hơn nữa đây là phương pháp đầu tiên và dễ dàng để thu thập thông tin từ những tài liệu đã có. Dùng phương pháp này sẽ tránh được những nguồn thông tin sai lệch vì các thông tin được thu thập từ các văn bản có tính pháp lí, đã được ban hành và áp dụng. Các văn bản có thể thu thập như: + Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và các bộ phận trực thuộc + Bản phân công nhiệm vụ của các phòng, ban, tổ đội + Các văn bản quy định tiêu chuẩn chức danh viên chức + Các văn bản liên quan đến đánh giá thực hiện công việc của các phòng ban + Văn bản quy định định mức lao động + Các bản mô tả công việc đã có hoặc văn bản tương tự ở đơn vị + Những bộ tiêu chuẩn về điều kiện lao động, định mức trang thiết bị.. + Các văn bản thể hiện nội dung quy trình công nghệ, quy trình thực hiện thao tác, tài liệu về hợp lý hoá phương pháp thao tác + Quy chế hoạt động của đơn vị và các bộ phận trực thuộc - Phỏng vấn: Đây là công việc liên quan tới lĩnh vực quản lí, không phải là công việc sản xuất vì vậy dùng phương pháp quan sát, ghi chép sự kiện quan trọng sẽ không đạt hiệu quả cao. Khi sử dụng phương pháp phỏng vấn có thể thu thập thông tin từ chính đố tượng thực hiện công việc nên các thông tin thu được sẽ cụ thể hơn, có độ tin cậy tương đối cao. - Sử dụng bảng hỏi: Sử dụng phương pháp này có thể thu thập thông tin nhiều, nhanh, tốn ít công sức và chi phí. Các thông tin thu được không bị phân tán mà tập trung vào 1 trọng tâm. Người cần hỏi sẽ dễ dàng trả lời các câu hỏi. * Kế hoạch cụ thể tiến hành phân tích công việc: STT Ngày thực hiện Tên công việc Nguồn thông tin 1 03/10/2011 Thu thập thông tin giới thiệu khát quát về trường CĐSP Hà Nội Trang web: www.caodangsuphamhanoi.edu.com 2 05/10/2011 Chuẩn bị phân tích công việc: tìm hiểu về bản chất, mục đích, phương pháp thu thập thông tin Giáo trình Quản trị nhân lực I Slide bài giảng Quản trị nhân lực Internet 3 07/10/2011 Thu thập các thông tin, văn bản liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của Trưởng phòng Hành chính- Quản trị Trưởng phòng Hành chính- Quản trị Internet 4 11/10/2011 Phỏng vấn người trực tiếp làm công việc cần mô tả Đề cương môn Quản trị nhân lực Trưởng phòng Hành chính- Quản trị 4 14/10/2011 Phát bảng hỏi thu thập thêm các thông tin cần thiết Phó Hiệu trưởng Trưởng phòng Hành chính- Quản trị Trưởng phòng Tổ chức 5 15-16/10/2011 Phác thảo bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính- Quản trị Các văn bản, thông tin liên quan Nội dung cuộc phỏng vấn Bảng hỏi 6 19/10/2011 Kiểm chứng, lấy ý kiến để hoàn thiện bản mô tả công việc Phó Hiệu trưởng Trưởng phòng Hành chính- Quản trị Trưởng phòng Tổ chức 7 22/10/2011 Hoàn thiện bản mô tả công việc Ý kiến đóng góp, sửa chữa của Phó Hiệu trưởng, Trưởng phòng Tổ chức, Trưởng phòng Hành chính- Quản trị 2. Thu thập thông tin * Ngày 07/10/2011, tới trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội gặp Trưởng phòng Hành chính- Quản trị để trao đổi về bài báo cáo thực hành và xin các văn bản liên quan. Các văn bản thu thập được là: - Quy chế tổ chức và hoạt động của trường Cao Đẳng Sư phạm Hà Nội ( trích chương III, IV. Phụ lục 1, 2) - Phân công chức năng, nhiệm vụ đối với CBNV phòng Hành chính- Quản trị năm học 2011-2012. Chương III TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ Điều 7. Cơ cấu tổ chức của trường. 1) Lãnh đạo: a/ Hiệu trưởng. b/ Các Phó Hiệu trưởng. 2) Các Hội đồng: Đào tạo, Khoa học và Tư vấn khác. 3) Các phòng chức năng. Căn cứ vào tình hình, nhiệm vụ, Trường được thành lập từ 5 đến 8 phòng. Hiện tại trường có : a/ Phòng Đào tạo. b/ Phòng Hành chính - Quản trị. c/ Phòng Tổ chức. d/ Phòng Kế hoạch -Tài chính. e/ Phòng QLKH và Đối ngoại. 4) Các Khoa và Tổ bộ môn trực thuộc. a/ Khoa Tự nhiên. b/ Khoa Xã hội. c/ Khoa Tiểu học. d/ Khoa Ngoại ngữ. e/ Khoa Nhạc-Hoạ-Thể dục. f/ Khoa Công nghệ thông tin. g/ Tổ Tâm lý-Giáo dục. h/ Tổ Mác Lê nin. 5) Các bộ phận phục vụ đào tạo: a/ Ban Thư viện. b/ Ban Y tế. Điều 8. Hiệu trưởng. Hiệu trưởng là người đại diện theo pháp luật của nhà trường có trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của nhà trường theo các quy định của pháp luật. Hiệu trưởng do UBND thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm theo nhiệm kỳ và theo tiêu chuẩn qui định của Thành phố, của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hiệu trưởng có nhiệm vụ, quyền hạn sa
Luận văn liên quan