Báo cáo thực tập chuyên ngành lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai

PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 1. Tìm hiểu về quá trình hình thành, hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai ; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai. 1.1. Quá trình hình thành, hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai Huyện Thống Nhất Huyện Thống Nhất chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2004 theo nghị định số 97/2003/NĐ-CP ngày 21/8/2003 của Chính phủ, đến nay sau 12 năm xây dựng và phát triển, tình hình kinh tế, xã hội có nhiều chuyển biến tích cực, diện mạo của huyện có nhiều thay đổi quan trọng Huyện Thống Nhất có 10 đơn vị hành chính với tổng diện tích đất tự nhiên là 24.717,93 ha; dân số 161.500 người. Có tuyến đường giao thông huyết mạch là Quốc lộ1A đi qua dài 9,3km và Quốc Lộ 20 dài 17,3km; có tuyến Tỉnh lộ 769 dài 15,3km, tuyến đường sắt Bắc – Nam chạy song song với quốc lộ 1A dài 9,0km. Nút giao thông Ngã tư Dầu Giây là điểm tiếp nối giữa các tỉnh miền Bắc, miền Nam và Tây Nguyên là nơi có lưu lượng phương tiện tham gia giao thông rất cao. Đặt biệt, Tuyến Quốc Lộ 1A còn là điểm nút giao thông với đường Cao tốc Thành phố Hồ Chí Minh – Long Thành – Dầu Giây – Đà Lạt dài 19km. Phòng Nội vụ UBND Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai Phòng Nội vụ (trước đây là phòng Nội vụ- Lao động Thương binh và xã hội ) được thành lập theo Quyết định 34/2008/QĐ- UBND ngày 28/4/ 2008 của UBND tỉnh Đồng Nai, chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/5/2008. Sau khi chia tách thành lập Phòng mới, mặc dù còn nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, một số cán bộ, công chức chưa có trang thiết bị làm việc. Nhưng được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực Huyện ủy, UBND huyện, sự hỗ trợ của các Ban thuộc Huyện ủy, sự phối hợp chặc chẽ của các cơ quan, ban ngành, đoàn thể; sự ủng hộ và nhiệt tình hướng dẫn của các Sở, Ban ngành trong tỉnh đặc biệt là Sở Nội vụ tỉnh. Phòng cơ bản hoàn thành tốt nhiệm vụ tham mưu Huyện ủy, UBND huyện trên các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ được phân công. Hiện nay phòng Nội vụ có 14 biên chế, Cán bộ, công chức trong cơ quan luôn đoàn kết, có ý thức trách nhiệm trong công việc, có tinh thần khắc phục trong khó khăn đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 1.2. Vị trí, chức năng của Phòng Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện. Vị trí chức năng Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện) là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua khen thưởng. Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ. Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ. Nhiệm vụ, quyền hạn Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định. Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao. Về tổ chức, bộ máy: Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân cấp huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp có thẩm quyền quyết định; Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm; Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã. e. Về công tác xây dựng chính quyền: Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê chuẩn các chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện; Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố. f. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện. g. Về cán bộ, công chức, viên chức: Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức; Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, phường, thị trấn theo phân cấp h. Về cải cách hành chính: Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa phương; Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện; Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp tỉnh. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn. i. Về công tác văn thư, lưu trữ: Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và Lưu trữ huyện. k. Về công tác tôn giáo: Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn; Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật. l. Về công tác thi đua, khen thưởng: Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng cấp huyện; Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật. m. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền. n. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn. o. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn. Ô. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Ơ. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp huyện. p. Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ. q. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân huyện. . 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Phòng Nội vụ Trưởng Phòng, Phó Trưởng Phòng và cán bộ, công chức. Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng. Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng. Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định theo quy định của pháp luật TRƯỞNG PHÒNG Ông: Bùi Văn Thạnh * Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Bà: Nguyễn Thị Hồng Thắm PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Ông: Nguyễn Lê Trường Sơn PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Ông: Hà Văn Hải TỔ TRƯỞNG 1 Ông: Trương Văn Vinh TỔ TRƯỞNG 2 Ông: Vũ Bá Hoàng TỔ TRƯỞNG 3 Ông: Phạm Tuấn Anh CHUYÊN VIÊN Ông: Nguyễn Ngọc Châu CHUYÊN VIÊN Ông:Trần Minh Thiện CHUYÊN VIÊN Ông: Đỗ Văn Huy CHUYÊN VIÊN Bà:Trần Thị Phượng CHUYÊN VIÊN Bà: Vũ Thị Bích Hằng CHUYÊN VIÊN Ông: Nguyễn Văn Chín CHUYÊN VIÊN Bà:Trần Thị Ánh Nhi 1.4. Biên chế Biên chế hành chính Phòng Nội vụ do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân bổ hàng năm theo yêu cầu nhiệm vụ và khối lượng công việc được giao. Biên chế sự nghiệp của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện do Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo định mức biên chế và theo quy định của pháp luật. 1.5. Chế độ làm việc Trưởng phòng Nội vụ của ủy ban nhân dân huyện là người chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao đúng quy định của pháp luật. 1.6. Mối quan hệ công tác Phòng Nôi vụ Ủy ban nhân dân huyện nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy các cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, có mối quan hệ mật thiết với các sở, ban, ngành của huyện và Ủy ban nhân dân các xã, thị xã, thành phố trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện kịp thời yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân huyện và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện. 2. Về công tác Lưu trữ Tài liệu hình thành ngày càng nhiều ở các cơ quan đơn vị yêu cầu khách quan phải lựa chọn, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản tốt, tra tìm nhanh chóng để phục vụ nhu cầu giải quyết các công việc chuyên môn và tổ chức điều hành hoạt động của từng cơ quan. Công tác lưu trữ trở thành một mắc xích không thể thiếu trong hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, của bộ máy nhà nước. Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, Phòng Nội vụ ủy ban nhân dân huyện quan tâm xây dựng kho lưu trữ, mua sắm các trang thiết bị bảo quản, tuyển dụng cán bộ lưu trữ chuyên trách để trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ. Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện đã bố trí 03 cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định; đồng thời cử cán bộ lưu trữ đi học để nâng cao trình độ chuyên môn. Cán bộ Lưu trữ của phòng Nội vụ UBND huyện hằng năm thu thập tài liệu ở các Chuyên viên, Phòng, Trung tâm sau đó tiến hành chỉnh lý, sắp xếp thành các hồ sơ, bảo quản trong cặp, hộp để lên giá trong kho lưu trữ, có mục lục hồ sơ thuận tiện cho việc tra tìm nghiên cứu sử dụng khi cần thiết. Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để thực hiện công tác bảo quản tài liệu. Diện tích hiện nay của kho là 48m2. Các trang thiết bị để bảo quản tài liệu trong kho gồm: quạt, quạt hút, máy điều hòa, bình chữa cháy, giá để tài liệu. 2.1.Tổ chức- Cán bộ lưu trữ của cơ quan: Quy mô tổ chức bộ phận lưu trữ ( phòng, tổ, một số cán bộ chuyên trách hoặc cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm ) Về số lượng: Tổng số công chức hiện có của phòng Nội vụ huyện là 14 người trong đó: + Cơ cấu độ tuổi: dưới 30 tuổi là 04 người, từ 31-40 tuổi là 06 người, từ 41-50 tuổi là 03 người, trên 50 tuổi là 01 người. + Trình độ lý luận chính trị: cao cấp cử nhân là 03 người, trung cấp là 04 người ( trong đó coa 02 người đang học cao cấp, cử nhân ) sơ cấp là 04 người + Trình độ chuyên môn : Đại học là 12 người, cao đẳng 01 người , chưa qua đào tạo 01 người ( hiện đang học đại học năm 2016 tốt nghiệp ) + Dân tộc kinh chiếm 100% + giới tính: nam chiếm 10 người ( tỷ lệ 71,4 %), nữ là 04 người, (tỷ lệ 28,6 %) Về chất lượng: Nhìn chung đội ngũ cán bộ công chức của phòng Nội vụ có trình độ chuyên môn cao, đều từ cao đẳng trở lên, trình độ đại học chiếm 85,7% trong đó chủ yếu là các ngành hành chính, quản lý kinh tế, luật chỉ có vài người thuộc ngành khác. Như vậy trình độ chuyên môn cơ bản đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ được giao của nganh nội vụ. ngoài ra qua quá trình công tác, tích lũy kinh nghiệm, đội ngũ cán bộ công chức phòng Nội Vụ ngày một năng cao về kỹ năng làm việc. Lãnh đạo cơ quan Trưởng phòng: Ông Bùi Văn Thạnh Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, UBND Huyện, Sở Nội Vụ, tỉnh về mọi mặt hoạt đọng của cơ quan. Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, bộ máy; cán bộ, công chức, viên chức; quản lý và sử dụng biên chế hành chính, vị trí ciệc làm trong đơn vị sự nghiệp; công tác xây dựng chính quyền; quản lý địa giơi hành chính. Phó trưởng phòng: Ông Nguyễn Lê Trường Sơn Phụ trách công tác Hội và tổ chức phi chính phủ; công tác thanh niên; quy chế dân chủ; dân vận chính quyền; đào tạo bồi dưỡng; kỹ luật cán bộ; công chức và những người hoạt đọng không chuyên trách cấp xã; theo dỗi công tác tổng hợp, báo cáo cơ quan. Tham mưu giúp việc cho trưởng phòng trong công tác xây dựng chính quyền, quản lý địa giới hành chính Phó trưởng phòng: Ông Hà Văn Hải Phụ trách công tác tôn giá; thực hiện chế độ thăm hỏi, phún viếng đối với cán bộ lãnh đạo và thân nhân theo quy chế UBND Huyện. kiêm nhiệm kế toán cơ quan Phó trưởng phòng: Bà Nguyễn Thị Hồng Thắm Phụ trách công tác cải cách hành chính; thi đua khen thưởng; văn thư lưu trữ nhà nước; lỹ luật công chức viên chức cấp Huyện. tham mưu giúp việc cho trưởng phòng trong quản lý công chức viên chức cấp huyện. Bộ phận tham mưu giúp việc Bao gồm 10 chuyên viên chia thành 3 tổ phụ trách Tổ 1: Phụ trách công tác tổ chức bộ máy, quản lý, sử dụng công chức viên chức cấp huyện; giải quyết chế độ chính sách đối với công chức viên chức cấp huyện;kỹ luật cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện; cải cách hành chính; công tác thanh niên. Chuyên viên – Tổ trưởng: Ông Trương Văn Vinh Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức bộ máy; quản lý công chức, viên chức cấp huyện; giải quyết chế đọ chiinhs sách đối với công chức,viên chức cấp huyện; kỹ luật cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện. Chuyên viên: Bà Trần Thị Ánh Nhi Chịu trách nhiệm tham mưu tổng hợp giải quyết chế độ chính sách đối với công chức, viên chức cấp huyên. Kiêm nhiệm tham mưu tổng hợp công tác tổ chức bộ máy; quản lý và sử dụng biên chế hành chính Chuyên viên: Ông Trần Minh Thiện Chịu trách nhiệm trong tham mưu, tổng hợp công tác cải cách hành chín; công tác thanh niên Tổ 2: Phụ trách công tác xây dựng chính quyền, quản lí cán bộ công chức và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; giải quyết chế đọ chính đối với cán bộ, công chức và những người hoạt đọng không chuyên trách cấp xã; kỹ luật CBCC và những người hoạt đọng không chuyên trách cấp xã; quản lý địa giới hành chính; thực hiện quy chế dân chủ, dân vận chính quyền; công tác đào tạo bồi dưỡng; công tác hội và tổ chức phi chính phủ; thống kê báo cáo tổng hợp cơ quan. Chuyên viên – Tổ trưởng: Ông Vũ Bá Hoàng Chịu trách nhiệm công tác xây dựng chính quyền; quản lý cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; giải quyết chế độ chính sách đối với CBCC và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; kỹ luật cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; quản lý địa giới hành chính; thực hiện quy chế dân chủ; dan vận chính quyền. Chuyên viên: Ông Đỗ Văn Huy Chịu trách nhiệm về công tác thống kê, tổng hợp báo cáo của cơ quan. Kiêm nhiệm tham mưu, tổng hợp công tác xây dựng chính quyền. Chuyên viên: Bà Trần Thị Phượng Chịu trách nhiệm về công tác hội và tổ chức phi chính phủ; giải quyết chế độ chính sách đối với CBCC và những hoạt động không chuyên trách cấp xã Chuyên viên: Bà Vũ Thị Bích Hằng Chịu trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; công tác đào tạo bồi dưỡng; phụ trách hộp thư điện tử cơ quan theo quy định của UBND tỉnh, huyện; kiêm nhiệm thủ quỹ cơ quan Tổ 3:phụ trách công tác quản lý nhà nước về tôn giáo, thi đua, khen thưởng; văn thư lưu trữ nhà nước; thực hiện chế đọ thăm hỏi, phúng viếng cán bộ lãnh đạo và thân nhân theo quy chế của UBND huyện Chuyên viên – tổ trưởng: Ông Phạm Tuấn Anh Chịu trách nhiệm về công tác thi đua, khen thưởng Chuyên viên: Ông Nguyễn Văn Chín Chịu trách nhiệm tham mưu, tổng hợp công tác quản lý nhà nước về tôn giáo. Kiêm nhiệm thực hiện chế độ tham hỏi, phúng viếng cán bộ lãnh đạo và thân nhân theo quy chế UBND huyện Chuyên viên: Bà Nguyễn Ngọc Châu Chịu trách nhiệm tham mưu tông hợp công tác văn thư, lưu trữ nhà nước. kiêm nhiệm tham mưu tổng hợp công tác thi đua khen thưởng. Nhận xét: Với việc bố trí nhân sự như trên, phòng đã tổ chức phân công công việc rõ ràng đối với các cán bộ, nhân viên: cán bộ nhân viên khi được phân công phụ trách mảng công việc nào thì chịu trách nhiệm về mảng công việc ấy; có sự phân công rõ ràng của từng người không có sự kiêm nhiệm công việc giữa người này với người khác 2.2. Các văn bản chỉ đạo, hưỡng dẫn về công tác lưu trữ đã được cơ quan ban hành. Quyết định số 319/QĐ- UBND ngày 01/3/2008 ban hành “ chỉ tiêu thi đua, khen thưởng về công tác văn thư lưu trữ hằng năm đối với các cơ quan, ban ngành huyện” và chỉ tiêu “ thi đua khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ hằng năm đối với UBND các xã”. Quyết định số 2248/QĐ-UBND ngày 24/9/2008 thành lập đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2014. Công văn số 629/UBND-NV ngày 18/9/2009 về việc đề nghị báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ 9 tháng năm 2014. Công văn số 284/VPUBND - HC ngày 31