Báo cáo Thực tập nhận thức tại công ty cổ phần Ngày Của Bạn (yourday)

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NGÀY CỦA BẠN (YOURDAY) Sinh viên thực hiện : Ngô Cao Cường Lớp : KT1011 MSSV : 101443 Giảng viên hướng dẫn : Th.s Hồ Sỹ Tuy Đức Thời gian thực tập : 07/01/2013 – 10/03/2013 NĂM 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI ii BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NGÀY CỦA BẠN (YOURDAY) Sinh viên thực hiện : Ngô Cao Cường Lớp : KT1011 MSSV : 101443 Giảng viên hướng dẫn : Th.s Hồ Sỹ Tuy Đức Thời gian thực tập : 07/01/2013 – 10/03/2013 NĂM 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI iii TRÍCH YẾU Ngày nay việc học luôn đi đôi với hành, không còn giới hạn trong sách vở mà còn mở rộng ra ngoài thực tế. Các kiến thức học trong trường chỉ chiếm 1 phần để phục vụ cho công việc sau này cho sinh viên. Nắm bắt và hiểu được điều đó trường Đại học Hoa Sen thường xuyên tổ chức các đợt thực tập nhằm đưa sinh viên tiếp cận với môi trường doanh nghiệp. Bắt đầu đợt thực tập đầu tiên của sinh viên mà chắc còn khá lạ lẫm đối với mọi người, đó là thực tập nhận thức dành cho sinh viên năm 2. Có lẽ ai nghe cũng khá bất ngờ vì sinh viên năm 2 thì chưa học chuyên ngành thì biết gì mà thực tập. Nhưng không đó chính là cơ hội để chúng tôi làm quen với môi trường doanh nghiệp, quan sát cách làm việc của mọi người trong từng tổ chức. Đợt thực tập kéo dài 8 tuần. Mục đích chính là giúp sinh viên hội nhập vào môi trường làm việc thực tế của doanh nghiệp,hiểu và ứng dụng những gì cơ bản mà mình đã học, cũng như các cách ứng xử trong mối quan hệ của các nhân viên trong công ty. Đợt thực tập này rất quan trọng, giúp cho tôi tích luỹ kinh nghiệm để phục vụ cho đợt thực tập tốt nghiệp tốt hơn cũng như công việc sau này của mình. Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI iv LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi được tham gia đợt thực tập đáng quý này, đợt thực tập đã mang đến cho tôi cơ hội để làm quen với môi trường doanh nghiệp và học hỏi được nhiều điều mới bổ ích phục vụ cho công việc sau này của mình. Bên cạnh đó tôi cũng muốn gởi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến thầy Hồ Sỹ Tuy Đức, giảng viên hướng dẫn hỗ trợ tôi trong suốt đợt thực tập này. Ngoài ra trong suốt thời gian thực tập tại công ty cổ phần Ngày Của Bạn, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, hướng dẫn tận tình từ các anh,chị trong công ty. Đặc biệt là sự sẻ chia kinh nghiệm và kiến thức từ phòng nhân sự, nơi tôi trực tiếp thực tập. Qua đó với lòng kính trọng, tôi xin gởi lời cảm ơn đến anh Bùi Mạnh Cường người đã hướng dẫn tôi cùng các anh chị trong khác trong phòng, Giám đốc chị Grace Nguyễn và các anh, chị thuộc phòng ban khác. Chân thành cảm ơn ! Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI v NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Tp. HCM, ngày ..... tháng .... năm 2013 Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI vi NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Tp,HCM, ngày …. tháng …. năm 2013 Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI vii MỤC LỤC TRÍCH YẾU ............................................................................................................................ iii LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................................... iv NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ....................................................... v NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................... vi MỤC LỤC ............................................................................................................................... vii DẪN NHẬP .............................................................................................................................. ix NỘI DUNG ................................................................................................................................ 1 Phần 1. Giới thiệu về công ty .................................................................................. 1 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển .................................................................... 2 1.2 Mục tiêu hoạt động ....................................................................................... 3 1.3 Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm các nhân viên ............................................... 4 1.3.1 Cơ cấu tổ chức ........................................................................................ 4 1.3.2 Trách nhiệm các phòng ban .................................................................... 4 Phần 2. Các công việc thực tập ............................................................................... 7 2.1 Tìm hiểu về công ty và sản phẩm kinh doanh .............................................. 7 2.2 Giao tiếp khách hàng qua điện thoại ............................................................. 7 2.3 Tìm văn phòng cho thuê ................................................................................ 7 2.4 Tham gia quảng bá hình ảnh cho công ty ..................................................... 8 2.5 Photocopy và in tài liệu ................................................................................. 8 2.6 Quản lý nhóm part time ................................................................................ 8 2.7 Trực tiếp tham gia tổ chức sự kiện ................................................................ 9 Phần 3. Công việc tự nghiên cứu .......................................................................... 11 3.1 Nghiên cứu sáng tạo ý tưởng cho sự kiện ................................................... 11 3.2 Tìm hiểu lãi lỗ của công ty .......................................................................... 11 3.3 Nghiên cứu cách tận dụng nguyên vật liệu thừa ......................................... 12 Phần 4. Công việc quan sát ................................................................................... 13 4.1 Quan sát cách thương lượng với khách hàng .............................................. 13 4.2 Quan sát cách tổ chức công việc của công ty ............................................. 13 4.3 Quan sát việc đóng logo công ty lên hình ảnh ............................................ 14 4.4 Quan sát cách làm việc của các trung tâm tổ chức tiệc cưới ...................... 14 Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI viii Phần 5. Nhận xét và kiến nghị .............................................................................. 15 5.1 Nhận xét về bản thân ................................................................................... 15 5.2 Nhận xét về công ty .................................................................................... 15 5.3 Kiến nghị ..................................................................................................... 16 Phần 6. Kết luận .................................................................................................... 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................................... 18 DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH .......................................................................... 19 Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI ix DẪN NHẬP Trong đợt thực tập nhận thức kéo dài 8 tuần của trường Đại học Hoa Sen, tôi đã may mắn được nhận vào thực tập tại công ty Cổ Phần Ngày Của Bạn. Đây là một cơ hội đáng quý của một sinh viên năm hai chưa từng tiếp xúc váo doanh nghiệp như tôi để trau dồi những kỹ năng và kiến thức thực tế. Khi bước chân vào môi trường làm việc, bản thân tôi đã tự đặt ra những mục tiêu chính cho mình như sau :  Mục tiêu 1 : Hoàn thành tốt đợt thực tập nhận thức.  Mục tiêu 2 : Làm quen với môi trường doanh nghiệp: học hỏi tác phong làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp từ các anh chị đi trước.  Mục tiêu 3 : Áp dụng những kiến thức kỹ năng học được tại trường vào môi trường thực tế.  Mục tiêu 4 : Hoàn thành các công việc được giao.  Mục tiêu 5 : Đúc kết những kinh nghiệm thức tế, rèn luyên cho bản thân những kỹ năng thực tế cần thuyết. Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI 1 NỘI DUNG Phần 1. Giới thiệu về công ty Tên công ty : Công ty Cồ Phần Ngày Của Bạn Trụ sở : Suite 101, nghĩa Tín Building,448/3 Lê Văn Sỹ, Quận 3, Tp.HCM Điện thoại : 08.3931.6055 Email : info@yourday.vn Website : www.yourday.vn Vốn điều lệ : 1.000.000.000 VND ( một tỷ đồng) Số nhân viên : 4 người Ngành nghề kinh doanh: YourDay là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chuyên cung cấp những sản phẩm dịch vụ về tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ, triển lãm, lễ khởi công và lễ ra mắt sản phẩm . Bên cạnh đó, chúng tôi cũng mang đến những dịch vụ chuyên biệt và sáng tạo về tư vấn, lập kế hoạch và tổ chức trang trí đám cưới. Không những thế, sự sáng tạo trong tư duy và kế hoạch trang trí cho indoor và outdoor của các trung tâm thương mại và công ty cũng là một trong những hoạt động của YourDay mang đến cho khách hàng. YourDay tự tin sẽ là người bạn đồng hành tốt nhất và được tín nhiệm nhất trong những sự kiện quan trọng của bạn. Hình 1: Logo Công ty Cổ phần Ngày Của Bạn Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI 2 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần ngày của bạn thành lập ngày 14/2/2012 đến nay cũng được 1 năm hoạt động. Công ty đã trải qua những nốt thăng trầm trong hoạt động kinh doanh của mình, tuy mới thành lập một năm nhưng đã có nhiều sự kiện thành công. Dù chỉ mới đi vào hoạt động nhưng trong năm 2012 đã tổ chứ hơn 20 sự kiện lớn nhỏ trong cả nước, đa số là trang trí tiệc cưới. trong đó có nhiều sự kiện thành công, gây tiếng vang lớn trong giới và mang lại nhiều khách hàng cho công ty trong tương lai. Giới thiệu về giám đốc Nguyễn Thị Thủy Tiên (Grace Nguyễn) Gần 8 năm làm việc trong môi trường khách sạn, du lịch và tổ chức sự kiện đang mang đến cho Grace Nguyễn nhiều hoài bão kinh nghiệm và sự phát triển. mặc dù được làm việc trong một môi trường năng động, nhiệt huyết và chuyên nghiệp, với vị trì giám đốc dự án của Sturm nhưng Grace Nguyễn vẫn cảm thấy mình thiếu gì đó, sự thôi thúc ngày cảng mạnh và đó cũng là lý do Grace Nguyễn rời công việc hiện tại của mình tại Saigon Tourist và đăng ký vào khóa học cử nhân thương mai tại RMIT cho văn bằng 2. Suốt thời gian học tai RMIT, Grace Nguyễn vẫn giữ chức vụ có vấn kinh doanh tại Thủy Tiên Trading để củng cố kiến thức Và YourDay ra đời sau khi Grace Nguyễn tốt nghiệp đại học với tên đầy đủ Công Ty Cổ Phần Ngày Của Bạn. YourDay là tâm huyết mà Grace Nguyễn cùng với các cổ đông của Công Ty sáng lập ra. Một số sự kiện gây tiếng vang: Hình 2: Đám cưới tại White Palace Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI 3 1.2 Mục tiêu hoạt động YourDay là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chuyên cung cấp những sản phẩm dịch vụ về tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ, triển lãm, lễ khởi công và lễ ra mắt sản phẩm . Bên cạnh đó, chúng tôi cũng mang đến những dịch vụ chuyên biệt và sáng tạo về tư vấn, lập kế hoạch và tổ chức trang trí đám cưới. Không những thế, sự sáng tạo trong tư duy và kế hoạch trang trí cho indoor và outdoor của các trung tâm Hình 4: Mẫu hoa cầm tay Hình 3: Tổ chức tiệc sinh nhật Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI 4 Hình 5: Sở đồ tổ chức trong công ty thương mại và công ty cũng là một trong những hoạt động của YourDay mang đến cho khách hàng. Mục tiêu của chúng tôi là luôn sánh bước cùng bạn để tạo ra những sản phẩm dịch vụ tốt nhất và đặc biệt nhất. Cùng YourDay, chúng tôi sẽ giúp bạn tạo nên điều khác biệt. YourDay tự tin sẽ là người bạn đồng hành tốt nhất và được tín nhiệm nhất trong những sự kiện quan trọng của bạn. 1.3 Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm các nhân viên 1.3.1 Cơ cấu tổ chức 1.3.2 Trách nhiệm các phòng ban  Phòng marketing Trưởng phòng: Nguyễn Hoa Trâm Nhiệm vụ - Tổ chức quản lý và chăm sóc khách hàng. - Chương trình hậu mãi, bảo hành sản phẩm. - Tham gia tài trợ các họat động xã hội. - Đăng ký các chương trình liên quan đến chất lượng sản phẩm . - Định hướng về thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu mới. - Xây dựng chiến lược mở rộng thị trường. - Lập kế hoạch marketing theo yêu cầu của Tổng giám đốc - Tổ chức thực hiện chương trình marketing. Giám đốc Phòng marketing Phòng nhân sự Phòng thiết kế Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI 5 - Theo dõi, điều chỉnh, báo cáo tình hình thực hiện. - Tham mưu cho TGĐ về việc phát triển thương hiệu. - Tham mưu cho TGĐ về việc xây dựng nhãn hiệu mới. - Hỗ trợ cho các bộ phận khác thực hiện theo các chương trình marketing. - Gọi điện thoại chăm sóc khách hàng ,tư vấn  Phòng nhân sự Trưởng phòng: Liêu Ngọc Nhan Nhiệm vụ - Tuyển dụng nhân viên (NV); - Quản lý việc tuyển dụng nhân viên được thực hiện theo thủ tục và quy trình tuyển dụng của công ty. - Danh sách NV Công ty. - Danh sách NV gồm các cột sau: Số thứ tự, họ tên nhân viên,ngày tháng năm sinh, giới tính, hộ khẩu thường trú, nơi tạm trú – nơi ở hiện nay, số CMND, Số điện thoại liên lạc. - Danh sách NV do Phòng Hành chánh nhân sự (HCNS) lập và cập nhật hàng tháng chính xác theo biểu mẫu. - Quản lý hồ sơ nhân sự. - Phòng chịu trách nhiệm tổ chức việc quản lý hồ sơ của NV đầy đủ theo yêu cầu của thủ tục tuyển dụng. - NV có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ phục vụ cho nhu cầu quản lý hồ sơ của công ty. - Quản lý giờ công lao động. - Thời gian làm việc theo nội quy công ty. - Bảng chấm công: Nhân sự lập bảng chấm công hàng ngày để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên theo biểu mẫu. - Quản lý đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. - Quản lý việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được thực hiện theo quy trình Đào tạo. - Quản lý lương, thưởng, chế độ cho người lao động. - Thực hiện theo quy chế lương. Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI 6  Phòng thiết kế Trưởng phòng: Bùi Mạnh Cường Nhiệm vụ - Sáng tạo đưa ra sản phẩm mới. - Thiết kế 3D các yêu cầu của khách hàng. - Chỉnh sửa ảnh theo yêu cầu. - Nhìn nhận những vấn đề về nghệ thuật. Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI 7 Phần 2. Các công việc thực tập 2.1 Tìm hiểu về công ty và sản phẩm kinh doanh Mô tả công việc - Tôi tự tìm hiểu công ty thông qua website, mạng xã hội facebook và giới thiệu của nhiều người. Được tham gia vào một sự kiện do công ty tổ chức. Trong những ngày đầu thực tập được các anh chị trong công ty chỉ dẫn thêm về các cột mốc quan trọng trong công ty. Kết quả - Làm quen với doanh nghiệp. - Biết được cơ cấu tổ chức công ty. - Hiểu được mục đích của công ty. 2.2 Giao tiếp khách hàng qua điện thoại Mô tả công viêc - Nhận các cuộc gọi khi khách hàng cần liên lạc để tìm hiểu về các sản phẩm của công ty với câu chào (Yourday xin nghe) ghi chú lại các vấn đề trao đổi. Đồng thời sắp xếp đưa ra thời gian để khách hàng và giám đốc gặp gỡ trao đổi các vấn đề. Kết quả - Học được cách giao tiếp qua điện thoại. - Bớt ngại ngùng khi tiếp khách hàng qua điện thoại. - Biết cách ghi chú, tìm hiểu thông tin khách hàng qua điện thoại. - Xữ lý các tình huống khách hàng khiếu nại hoặc khó chịu với sản phẩm của công ty. 2.3 Tìm văn phòng cho thuê Mô tả công việc - Tìm kiếm một căn nhà hoặc văn phòng cho thuê lại để công ty thuê làm văn phòng mới. tôi tìm kiếm trên mạng, thông qua các công ty bất động sản hoặc trực tiếp tìm kiếm. Kết quả - Biết được nhiều điều khi thuê nhà cho một công ty( đúng hướng, đúng giá, các vấn đề về giờ giấc, hẻm lớn, hẻm nhỏ…). Trường Đại Học Hoa Sen Khoa KINH TẾ THƯƠNG MẠI 8 - Biết được khi thông qua các công ty bất động sản thì người cho thuê sẽ phải chia hoa hồng cho nhân viên bất động sản. - Có kinh nghiệm giao tiếp, tìm hiểu thông tin, gặp gỡ nhiều người ở các kĩnh vực khác. - Biết thêm được nhiều đường, hẻm, khu vực đặc thù riêng. 2.4 Tham gia quảng bá hình ảnh cho công ty Mô tả công việc - Vì sự cạnh tranh giữa các công ty tổ chức sự kiện ngày càng lớn, nên tôi cùng các nhân viên trong công ty phải góp phần quảng bá cho công ty thông qua các trang mạng xã hội bằng cách đưa ra bình luận, thích hình ảnh. Làm cho nổi bật các sự kiện công ty tổ chức. Kết quả - Biết được cách bình luận 1 một vấn đề trước cộng động mạng. - Biết cách lôi kéo làm nổi bật sự kiện. - Có thêm nhiều mối quan hệ thông qua các trang mạng xã hội (facebook, …). 2.5 Photocopy và in tài liệu Mô tả công việc - Photo các loại giấy tờ được giao (Photo 2 mặt, 1 mặt, phóng to thi nhỏ chữ …) - In tài liệu, văn bản theo yêu cầu. (In 1 mặt, 2 mặt, in màu…) Kết quả - Đây là 2 công việc tương đối đơn giản trong công ty, tuy nhiên phải sử dụng nhiều lần thì tôi mới hiểu được cách để có một bản in hay một bản photocopy đẹp, dễ xem. Đồng thời xứ lý các tình huống như hết giấy, đứng máy… sau một thời gian thì tôi