Các kỹ năng quản lý xung đột

TR N O N Báo cáo bài tập lớn môn Quản lý dự án ề tài: Các kỹ năng quản lý xung đột. ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 2 Trong bản báo cáo này, chúng em đã tập trung phân tích các vấn đề liên quan đến xung đột trong quản lý dự án. Phần trình bày của nhóm được xây dựng theo năm phần chính: 1. 10 vấn đề hàng đầu trong quản lý dự án. 2. Sơ lược về xung đột và các hình thức phản ứng với xung đột. 3. Lý thuyết chung về giải quyết xung đột. 4. Giải quyết xung đột trong quản lý dự án. 5. Giải quyết xung đột khi làm việc nhóm. Chúng em rất mong được thầy nhận xét, góp ý để sản phẩm của chúng em có thể hoàn thiện hơn. Sau đây là các thành viên trong nhóm: ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 3 Mục lục 1. 10 vấn đề hàng đầu trong quản lý dự án. ................................................................ 6 1.1. Vấn đề #1: Dự án không thể bắt đầu đúng thời gian. ............................................ 6 1.3. Vấn đề #3: Người quản lý dự án không thể lưu lại toàn bộ các thông số của dự án. 7 1.4. Vấn đề #4: Thiếu liên kết chiến lược. .................................................................... 8 1.5. Vấn đề #5: Quản lý các bên liên quan. .................................................................. 8 1.6. Vấn đề #6: Các sự cố truyền thông gây ra những mục tiêu và mục đích dự án không rõ ràng. .................................................................................................................. 9 1.7. Vấn đề #7: Nảy sinh các khoảng cách trong đội ngũ nhân viên. ........................... 9 1.8. Vấn đề #8: Người quản lý dự án bỏ qua thảm họa đang tới gần. ........................ 10 1.9. Vấn đề #9: ội dự án bỏ qua giai đoạn thử nghiệm. ........................................... 10 1.10. Vấn đề #10: Sự sợ hãi về việc không dám thử dù biết là đúng. ....................... 11 2. Sơ lược về xung đột và các hình thức phản ứng với xung đột............................. 13 2.1. Xung đột và quản lý xung đột là gì? .................................................................... 14 2.2. Tại sao phải hiểu thêm về xung đột và quản lý xung đột? ................................... 15 2.3. Làm thế nào người ta phản ứng với xung đột? Chiến đấu hay bay lên từ đó ? ... 15 2.4. Những trạng thái nào mà người ta dùng để chỉ xung đột? ................................... 16 2.5. ách để nhận thức phương thức xung đột. .......................................................... 17 2.5.1. ua tranh. ................................................................................................... 17 2.5.2. Loại trừ....................................................................................................... 17 2.5.3. Thích hợp. .................................................................................................. 18 2.5.4. Thỏa hiệp. .................................................................................................. 19 ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 4 2.5.5. Cộng tác. .................................................................................................... 20 2.6. Các nhân tố có thể ảnh hưởng đến hình thức xung đột. ....................................... 20 2.7. húng ta có thể lựa chọn phong cách quản lý xung đột thế nào? ........................ 22 2.8. Làm thế nào để các sinh viên tiếp nhận thông tin này để họ có thể nâng cao các kỹ năng quản lý xung đột? ............................................................................................. 25 2.9. Làm thế nào một nhóm học sinh có thể áp dụng thông tin này để cải thiện cách tiếp cận của nó để có các kỹ năng trong việc quản lý xung đột trong nhóm? ............... 28 2.10. Làm thế nào một giảng viên có thể áp dụng thông tin trong khóa học của anh / cô ta? 31 2.11. Tổng kết. ........................................................................................................... 36 3. Lý thuyết chung về giải quyết xung đột. ............................................................... 38 3.1. Hiểu biết lý thuyết: Các kiểu xung đột ................................................................ 39 3.2. Hiểu biết lý thuyết: Phương pháp quan hệ dựa sở thích ...................................... 41 3.3. Sử dụng công cụ: Một quy trình giải quyết xung đột .......................................... 42 3.3.1. ước 1: ặt ra bối cảnh ............................................................................. 42 3.3.2. ước 2: Thu thập thông tin ........................................................................ 43 3.3.3. ước 3: Thống nhất vấn đề ........................................................................ 44 3.3.4. ước 4: ùng suy nghĩ giải pháp phù hợp ................................................ 44 3.3.5. ước 5: àm phán một giải pháp .............................................................. 44 3.4. Kết luận ................................................................................................................ 45 4. Giải quyết xung đột trong quản lý dự án .............................................................. 46 4.1. Giới thiệu ............................................................................................................. 46 4.2. Tổng quan Quản lý dự án ..................................................................................... 46 ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 5 4.3. Tìm hiểu về xung đột ........................................................................................... 49 4.4. ác phương pháp tiếp cận để giải quyết xung đột ............................................... 52 5. Giải quyết xung đột khi làm việc nhóm ................................................................. 60 5.1. Tóm tắt: ................................................................................................................ 60 5.2. Giải quyết xung đột trong các nhóm làm việc: .................................................... 60 5.3. Quy trình giải quyết xung đột trong nhóm .......................................................... 65 5.4. Nguồn gốc của xung đột trong các nhóm dự án .................................................. 70 Tài liệu tham khảo. .......................................................................................................... 73 ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 6 1. 10 vấn đề hàng đầu trong quản lý dự án. Trong lịch sử, mọi người thường đánh giá thấp việc lên kế hoạch, chi phí, thời gian và khó nhọc cần thiết để triển khai và thực hiện một dự án lớn. Theo báo cáo OS Standish roup năm 2001, 40% các dự án NTT bị huỷ bỏ trước khi hoàn thành, 33% gặp bất lợi do ảnh hưởng bởi chi phí và vượt thời gian hoặc thay đổi trong phạm vi, và trung bình, 52,7% sẽ chi phí 189% so với dự toán ban đầu. hẳng ngạc nhiên khi các nhà quản lý dự án phải đối mặt với những trận chiến khó khăn. Với kinh nghiệm hơn 25 năm trong tư vấn và quản lý dự án, đây là mười trở ngại quản lý dự án khó khăn nhất mà ta thấy. Thông thường, xung đột sẽ phát sinh chủ yếu từ sự tranh luận về 10 vấn đề mà chúng ta sẽ đề cập ở phần dưới đây. 1.1. Vấn đề #1: Dự án không thể bắt đầu đúng thời gian. Những nhà quản lý dự án được phân công nhưng khó khăn đầy thách thức của dự án đã được thêm vào. Tuy nhiên, họ dự kiến sẽ hoàn thành dự án đúng tiến độ. iải pháp: Quan trọng là phải bắt đầu dự án, thậm chí chỉ là việc tập hợp nhóm và chia nhỏ nhiệm vụ cho từng cá nhân. Người quản lý dự án cần phải đánh giá lại danh sách các dự án, nhìn vào những nhiệm vụ mà họ đang dành thời gian và xem xét lại độ ưu tiên của các công việc đó. Nếu người quản lý dự án vẫn còn lo ngại, họ nên xác định việc phân công dự án hoặc công việc khác để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn. 1.2. Vấn đề #2: Dự án có những yêu cầu mơ hồ. ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 7 ối với mỗi bước thực hiện, dự án cần có bốn bước nhìn lại. Dự án bắt đầu với những mục tiêu và các mốc thời gian không rõ ràng. iải pháp: Phạm vi dự án phải được thu hẹp ngay từ đầu đủ để cung cấp một đường dẫn rõ ràng tới khi kết thúc. Trước khi tiếp tục, các nhà quản lý dự án nên thiết lập các số liệu ổn định hợp lý. Nhưng ngay cả khi điều này được thực hiện, trong hầu như tất cả các dự án, sẽ có một mức độ điều chỉnh ưu tiên trong khi nghiên cứu các yêu cầu. Vấn đề này có thể được xử lý một cách dễ dàng với nhiều công cụ quản lý dự án trên thị trường. Những công cụ này kết hợp rất nhiều các biến để cung cấp dự đoán thực tế, ngay cả ở các thời điểm đưa ra quyết định – trước khi các yêu cầu được cố định 1.3. Vấn đề #3: Người quản lý dự án không thể lưu lại toàn bộ các thông số của dự án. Dự án phát triển trong phạm vi công việc các thành viên của nhóm làm và nhiều nhiệm vụ hơn được giao. iải pháp: Nếu người quản lý dự án tin rằng trong một vài sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, đặt nhiều thời gian vào công việc không phải là câu trả lời. ởi vì một dự án phối hợp thực hiện của rất nhiều hoạt động có liên quan đến nhau, các nhà quản lý dự án nên học cách đặt câu hỏi cho mỗi yếu tố mới trong dự án. Yêu cầu sự quản lý dự án các dự án hoặc các tính năng liên quan đến chiến lược hợp tác được bổ sung như thế nào và phần thêm vào này tác động đến mục tiêu hiện tại như thế nào. Nếu quản lý dự án phải bổ sung thêm một bước cho dự án, họ nên xem xét việc đưa ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 8 vào các nguồn lực bổ sung để giúp hoàn thành nhiệm vụ mới. uối cùng, các nhà quản lý dự án nên thiết lập một thời hạn mới, điều chỉnh kế hoạch dự án, sắp xếp lại công việc và tiếp tục theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu mong muốn. Nếu người quản lý dự án gắn vào các bước sau, họ có nhiều khả năng để đạt được sự kiểm soát tronh dự án, lưu lại các thông số dự án và đạt được kết quả mong muốn. 1.4. Vấn đề #4: Thiếu liên kết chiến lược. Có một điều quan trọng hơn làm đúng dự án là làm dự án đúng. Một lý do quá phổ biến khi dự án IT bị hủy bỏ bởi đó là họ không bao giờ nên bắt đầu, đó là, không có bản đồ kiểm nghiệm được giữa các mục tiêu dự án và mục tiêu kinh doanh của tổ chức. iải pháp: ảm bảo rằng mỗi dự án có điều lệ và giải thích lý do cơ bản thực hiện một dự án trong bối cảnh các trình điều khiển kinh doanh hiện tại của tổ chức. Lý do này nên bao gồm những lợi ích đo lường được dẫn tới sự tiến bộ của các mục tiêu kinh doanh. 1.5. Vấn đề #5: Quản lý các bên liên quan. Quản lý các bên liên quan hiệu quả đòi hỏi việc xác định các cá nhân bị ảnh hưởng và / hoặc có thể ảnh hưởng đến kết quả thành công của một dự án, đặc biệt là những người chiếm ít vai trò đối với các mục tiêu của dự án. Tất cả các bên liên quan cần phải được quản lý chu đáo để giảm thiểu những trở ngại thuộc loại này. iải pháp: Tạo một môi trường làm việc hợp tác thực sự tại đó tầm nhìn của các công việc liên quan đến dự án và thay đổi có khả năng xảy ra cho kết quả dự án có thể được phân tích, và thảo luận bởi các bên quan tâm và bị ảnh hưởng. iều này đảm bảo tối thiểu ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 9 hóa những việc không chắc chắn và có đủ khả năng đảm bảo lợi ích của tất cả các bên. Quyền sở hữu xác định rủi ro, lập kế hoạch, quản lý và theo dõi cũng phải được thực hiện, sau đó được công bố với các bên liên quan thích hợp. 1.6. Vấn đề #6: Các sự cố truyền thông gây ra những mục tiêu và mục đích dự án không rõ ràng. Quản trị có thể xem xét lại mục tiêu cho một dự án, chứ không phải giao tiếp tốt và hy vọng nhóm nghiên cứu thích ứng phù hợp. iải pháp: Làm việc mà không cập nhật, nêu mục đích cũng có thể làm mờ tập trung dự án và giảm động lực của nhóm. ánh dấu, ghi lại và theo dõi các mục tiêu cấp doanh nghiệp và cấp dự án, và truyền đạt chúng một cách dễ hiểu. Luôn luôn bắt đầu với các tiêu chuẩn tài liệu để đạt được thành công. Yêu cầu nhà tài trợ dự án để xác định kết quả cuối cùng có thể đo lường. iều này không chỉ làm tăng cơ hội cho sự thành công dự án, nó còn hỗ trợ trong quản lý phạm vi dự án. ể tránh các sự cố truyền thông, người quản lý dự án cũng nên tạo điều kiện giao tiếp tốt - giải quyết xung đột, sự phối hợp và trao quyền. 1.7. Vấn đề #7: Nảy sinh các khoảng cách trong đội ngũ nhân viên. Nhóm nghiên cứu có một cá nhân quan trọng đối với sự thành công của đội. ột nhiên người đó thông báo anh ta hoặc cô không thể tiếp tục dự án. hông có người đó có thể gây nguy hiểm cho sự thành công của dự án. iải pháp: Quản lý dự án xác định những người chủ chốt vào từ khi bắt đầu dự án và thiết kế luồng dữ liệu sao cho những người khác trong đội có thể được qua đào tạo để ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 10 đảm nhiệm những vị trí bị trống xảy ra vì bất kì lý do gì. Sao lưu những người này chủ yếu thông qua công việc như vậy sẽ còn người nào đó quen thuộc với dự án khi một trong những người chủ chốt rời khỏi nhóm hoặc được chỉ định lại. 1.8. Vấn đề #8: Người quản lý dự án bỏ qua thảm họa đang tới gần. Quản trị xác định một kế hoạch và không khéo léo khi nói hay chỉ ra mục tiêu là khó có thể đạt được. iải pháp: hông có dự án hoàn hảo. Những vấn đề xảy ra vì dự đoán các mốc thời gian không chính xác, phân bổ ngân sách, sự chậm trễ tiến độ, yêu cầu công nghệ mới, yêu cầu bổ sung bất ngờ trong quá trình lập kế hoạch ban đầu và những thay đổi trong nhiệm vụ dự án. Quản trị ghét sự bất ngờ và bất kỳ một trong những tình huống này có thể gây ra thảm họa trong vòng đời dự án. hìa khóa để tránh cảnh"hủy diệt sắp xảy ra" là để theo dõi quy trình dự án một cách cẩn thận và cung cấp các báo cáo quản lý tình trạng thường xuyên hơn. Với các công cụ phân tích dự án có sẵn trên thị trường, người quản lý dự án có thể dự đoán phân tích khách quan hơn vấn đề để trình bày để đưa ra cho sự quản trị. Một khi người quản lý dự án đặt ra một kế hoạch, xem xét hàng tuần, nếu không phải hàng đêm, so với hiệu suất thực tế của nhóm nghiên cứu. Sử dụng lịch trình và ngân sách như các công cụ. Những thay đổi hàng ngày trong thời hạn, chi phí và các khoản thu không thể bỏ qua. Với đánh giá thường xuyên và kịp thời, có thể để phản ánh thực tế thay đổi liên tục và duy trì việc quản trị được thông báo thường xuyên. 1.9. Vấn đề #9: Đội dự án bỏ qua giai đoạn thử nghiệm. Vấn đề số một trong vòng đời phát triển là nhóm dự án sử dụng quá nhiều thời gian để thiết kế và không đủ thời gian để kiểm thử. ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 11 iải pháp: Quản lý dự án đưa ra chi tiết các mục tiêu kinh doanh chiến lược và quy trình để đạt được ngân sách trong thời gian đáp ứng để kiểm tra đi kiểm tra lại. iai đoạn này thường là giai đoạn đầu tiên phải làm đối với các ràng buộc về thời gian và ngân sách. Người quản lý dự án cần lưu ý rằng nếu đội của họ dành tất cả thời gian để thiết kế và không có thời gian để kiểm thử, dự án sẽ có khả năng thất bại sau cùng rất cao. Người quản lý dự án cần phải có tầm nhìn xa trông rộng khi dự án được thực hiện, các vấn đề sẽ nảy sinh thêm chi phí. Sự thành công của dự án phụ thuộc vào việc kiểm thử suốt vòng đời dự án. Quá trình phân phối các dự án thành công, sau cùng, sẽ chứng minh được giá trị cao hơn so với tư tưởng quản lý. 1.10. Vấn đề #10: Sự sợ hãi về việc không dám thử dù biết là đúng. Các thành viên trong nhóm không dám suy nghĩ sáng tạo vì không cảm thấy không an toàn. iải pháp: hông có hai biến có ảnh hưởng nhiều hơn đến một môi trường sáng tạo và lưu lượng của những ý tưởng mới hơn so với sáng tạo và mạo hiểm. iều quan trọng là để tạo ra một môi trường như vậy sai lầm có thể xảy ra. Thông thường, nó là một vấn đề văn hóa - đôi khi ta mở rộng vượt ra ngoài nhóm. Tuy nhiên, những tổ chức mà vận hành an toàn quá lâu sẽ trở thành cũ. Các tổ chức khuyến khích việc có thể gây ra một vài rủi ro nếu thu được những kết quả sáng tạo. hả năng suy nghĩ một cách sáng tạo truyền cảm hứng cho cả đội và khuyến khích các thành viên trong nhóm để nắm lấy những mục tiêu của dự án - một phần không thể thiếu trong việc xây dựng nhóm. hông phải tất cả mọi thứ đều sẽ bay bổng nhưng những ý tưởng đó đảm bảo sự cạnh tranh trong công ty. ây chính là thông điệp mà người quản lý cần gửi cho tất cả những người tham gia đội ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 12 dự án. Ngày nay, quản lý dự án được sử dụng trên toàn cầu bởi những tập đoàn hàng tỉ đô la, chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận nhỏ. ó vô số con đường dẫn tới thất bại. hỉ có một số rất ít con đường dẫn tới thành công. ác yếu tố quản lý dự án thành công đã được ghi nhận trong nhiều năm qua - họ chỉ cần chú ý nhiều hơn. hả năng lãnh đạo quản lý dự án là một kỹ năng luôn được tìm kiếm, như những yêu cầu cạnh tranh toàn cầu mà các dự án mới - nhỏ và lớn – nhờ đó được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Các doanh nghiệp mới và tái kiến trúc xuất hiện trong thế kỷ 21 chính là các chuyên gia quản lý dự án, những người sẽ đóng một vai trò không thể thiếu trong sự thành công cuối cùng khi thực hiện. ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 13 2. Sơ lược về xung đột và các hình thức phản ứng với xung đột. ịnh nghĩa Một đội phát triển là một nhóm mà các thành viên với các kỹ năng đã được bổ sung đầy đủ, những người được giao cho thực hiện các mục tiêu thông thường và về hiệu năng, và họ đón nhận các nhiệm vụ này với trách nhiệm. Mặc dù các đội sinh viêncó thể không thích hợp với các yêu cầu từ khải niệm vừa nêu, mức độ này thường xác định hiệu quả của họ. Lý do cơ bản Các sinh viên sẽ không đến trường mà được trang bị đầy đủ kỹ năng xã hội mà họ cần để cộng tác hiệu quả với nhau. Vì thế, các giáo viên cần dạy cách giao tiếp phù hợp, cách lãnh đạo, tin tưởng, ra quyết định và các kỹ năng quản lý mâu thuẫn cho sinh viên và cung cấp động lực để sử dụng những kỹ năng này để làm việc nhóm có hiệu quả hơn. “ iảng viên cần có trách nhiệm giúp sinh viên phát triển các kỹ năng để tham gia vào lãnh đạo nhóm”. Giới thiệu Các sinh viên cần đưa ra các ý tưởng, mục tiêu, các giá trị, niềm tin và đòi hỏi khác nhau cho đội phát triển của họ và những sự khác biệt này sẽ không thể tránh khỏi gây ra mâu thuẫn, thậm chí là khi cấp độ xung đột thấp. hi xung đột là không thể tránh khỏi, một trong các cách để bộ phận giảng dạy có thể giúp đỡ được sinh viên phát triển khả năng của họ để hoạt động trong các nhóm đa ngành để phát triển nhận thức của họ về xung đột ác kỹ năng quản lý xung đột- Nhóm 01 [Year] 14 và các khả năng quản lý và giải quyết xung đột. Kết thúc phần này, chúng tôi sẽ đưa ra một số câu hỏi như sau:  Xung đột và quản lý xung đột là gì?  Tại sao cần tìm hiểu thêm về xung đột và quản lý xung đột?  on người phản ứng thế nào với xung đột?  Những trạng thái nào mà người ta dùng để chỉ xung đột ?  Các nhân tố nào có thể ảnh hưởng đén các trạng thái xung đột?  Làm thế nào để bạn có thể chọn lựa phong cách quản lý xung đột?  Làm thế nào để bạn thu thập được thông tin? 2.1. Xung đột và quản lý xung đột là gì? Xung đột có thể được định nghĩa như là một cuộc đấu giữa con người với những yêu cầu, ý tưởng, giá trị và mục tiêu đối lập. Xung đột giữa các đội phát triển là không thể tránh khỏi, tuy nhiên kết quả của xung đột lại không thể xác định được. Xung đột có thể leo thang và dẫn đến kết quả không đạt hiệu suất cao, hoặc xung đột có thể được giải quyết hiệu quả và sản phẩm cuối cùng sẽ có chất lượng cao. Bởi thế, học để quản lý xung đôt là thực sự cần thiết với một đội phát triển cho năng suất cao. Mặc dù có rất ít người quan tâm đến xung đột, thì dù có vẫn còn hơn không, các kết quả xung đột thường bắt nguồn từ sự thiếu gắn kết giữa người tham gia về yêu cầu, ý tưởng, niềm tin, mục tiêu và giá trị. Quản lý rủi ro là các quy tắc để tất cả các xung đột này có thể giải quyết một cách gọn