Các thủ thuật tính toán trong excel

Nói đến tin học là nói đến một ngành khoa học trẻ ở Việt Nam. Chưa bao giờ nó lại gây được ấn tượng và sức hấp dẫn mạnh đặc biệt là giới trẻ như ngày nay. Bởi tin học đã trở thành chuẩn mẫu về con người mới trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Mặc dù được hoà nhập vào Việt Nam khá muộn nhưng THVP một phần rất nhỏ trong bộ môn tin học đã mang lại lợi ích to lớn đối với người sử dụng. Đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng, tài chính, kế toán tại các công sở, cơ quan, trường học Chính vì tầm quan trọng và thông dụng của THVP trong cuộc sống cũng như công việc. Em đã tích luỹ và học hỏi được rất nhiều điều bổ ích và thiết thực về bộ môn THVP . Điều đó chính là động lực thúc đẩy tôi có quyết tâm làm bài báo cáo này.

doc47 trang | Chia sẻ: lvbuiluyen | Lượt xem: 2105 | Lượt tải: 3download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Các thủ thuật tính toán trong excel, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Lêi nãi ®Çu Nãi ®Õn tin häc lµ nãi ®Õn mét ngµnh khoa häc trÎ ë ViÖt Nam. Ch­a bao giê nã l¹i g©y ®­îc Ên t­îng vµ søc hÊp dÉn m¹nh ®Æc biÖt lµ giíi trÎ nh­ ngµy nay. Bëi tin häc ®· trë thµnh chuÈn mÉu vÒ con ng­êi míi trong mäi lÜnh vùc cña cuéc sèng. MÆc dï ®­îc hoµ nhËp vµo ViÖt Nam kh¸ muén nh­ng THVP mét phÇn rÊt nhá trong bé m«n tin häc ®· mang l¹i lîi Ých to lín ®èi víi ng­êi sö dông. §Æc biÖt lµ trong lÜnh vùc v¨n phßng, tµi chÝnh, kÕ to¸n…t¹i c¸c c«ng së, c¬ quan, tr­êng häc… ChÝnh v× tÇm quan träng vµ th«ng dông cña THVP trong cuéc sèng còng nh­ c«ng viÖc. Em ®· tÝch luü vµ häc hái ®­îc rÊt nhiÒu ®iÒu bæ Ých vµ thiÕt thùc vÒ bé m«n THVP . §iÒu ®ã chÝnh lµ ®éng lùc thóc ®Èy t«i cã quyÕt t©m lµm bµi b¸o c¸o nµy. Giíi thiÖu chung 1.Tæng quan vÒ m¸y tÝnh. M¸y tÝnh ®iÖn tö ®­îc ra ®êi vµo nh÷ng n¨m1964 t¹i Hoa Kú vµ tõ ®ã nã ®­îc ph¸t triÓn rÊt nhanh, ngµy cµng ®­îc c¶i tiÕn gän nhÑ h¬n qua c¸c thÕ hÖ: +. M¸y tÝnh thÕ hÖ thø nhÊt:(nh÷ng n¨m 1950). Trong thêi kú nµy c¸c m¸y tÝnh chñ yÕu sö dông ®Ìn ®iÖn tö “bãng ®iÖn tö ch©n kh«ng” ,kÝch th­íc lín, tiªu hao n¨ng l­îng nhiÒu,tèc ®é xö lý d÷ liÖu rÊt chËm mµ gi¸ thµnh l¹i cùc ®¾t. +. M¸y tÝnh thÕ hÖ thø 2: (nh÷ng n¨m 1960). M¸y tÝnh thÕ hÖ nµy sö dông bãng ®Ìn b»ng “ chÊt b¸n dÉn” kÝch th­íc ®· gi¶m ®¸ng kÓ, ®iÖn n¨ng tiªu tèn Ýt h¬n, tèc ®é xö lý ®¹t kho¶ng vµi chôc ngµn phÐp tÝnh trªn mét gi©y. +. M¸y tÝnh thÕ hÖ thø 3: (nh÷ng n¨m 1970). ThÕ hÖ nµy m¸y tÝnh ®­îc x©y dùng dùa trªn nh÷ng m¹ch tæng hîp IC víi c«ng nghÖ “vi m¹ch tÝch hîp IC”. M¸y cã kÝch cì nhá gän h¬n nhiÒu, tiªu thô n¨ng l­îng Ýt h¬n, tèc ®é xö lý nhanh h¬n ®Õn vµi tr¨m ngµn phÐp tÝnh trªn mét gi©y. +. M¸y tÝnh thÕ hÖ thø 4: (nh÷ng n¨m 1980). M¸ytÝnh thÕ hÖ nµy sö dông nh÷ng m¹ch tæng hîp cì lín (VLSI – very large sale integation). Nh÷ng m¸y tÝnh sö dông c«ng nghÖ VLSI nµy lµm cho kÝch cì cña nã nhá ®Õn mùc tèi thiÓu. Tèc ®é xö lý cao h¬n nhê c«ng nghÖ Ðp vi m¹ch. Bëi thÕ nh÷ng m¸y tÝnh trong thÕ hÖ nµy ®­îc gäi lµ m¸y vi tÝnh. M¸y vi tÝnh cña thÕ hÖ thø 4 cã ba lo¹i ®­îc sö dông trªn thÞ tr­êng lóc ®ã. -. Siªu m¸y tÝnh -. M¸y mini -. M¸y vi tÝnh: Lo¹i m¸y nµy ra ®êi n¨m 1982 vµ cã rÊt nhiÒu ­u ®iÓm, gi¸ rÎ, kÝch th­íc nhá gän, dÔ dµng di chuyÓn, tiªu thô n¨ng l­îng Ýt vµ Ýt bÞ h­ háng h¬n. Nã b¾t ®Çu xuÊt hiÖn t¹i ViÖt Nam nh÷ng n¨m 1980. +. M¸y tÝnh thÕ hÖ thø 5: §ã lµ nh÷ng m¸y tÝnh ®ang cã mÆt trªn thÞ tr­êng vµ ®­îc sö dông kh¸ phæ biÕn hiÖn nay. Bëi nhiÒu ­u ®iÓm næi tréi nh­ nhá gän, tèc ®é xö lý d÷ liÖu cao hµng chôc tû phÐp tÝnh trªn mét gi©y. V× thÕ m¸y tÝnh tõ thÕ hÖ nµy ®­îc ph¸t triÓn vµ n©ng cÊp rÊt nhanh vÒ dung l­îng bé nhí vµ cÊu h×nh cña m¸y. 2.øng dông cña tin häc v¨n phßng. Mçi khi nãi ®Õn THVP lµ ng­êi sö dông biÕt ngay ®©y lµ mét phÇn mÒm kh¸ tiÖn Ých vÒ v¨n phßng trong ®ã cã Word, excel…Nã gióp cho ng­êi sö dông cã thÓ tÝnh to¸n, ghi chÐp, l­u gi÷ th«ng tin d­íi sè l­îng lín. §©y lµ phÇn mÒm ®­îc sö dông phæ biÕn trong nhiÒu lÜnh vùc nh­ v¨n phßng, c¬ quan, c«ng së, tr­êng häc…vµ rÊt nhiÒu ngµnh nghÒ kh¸c trong ®êi sèng x· héi ngµy nay. ë ®©u còng cã bé m«n tinhäc ®­îc øng dông. Bëi v× nhê cã bé m«n THVP mµ nã ®· gãp phÇn lín cho sù ph¸t triÓn kinh tÕ, v¨n ho¸, khoa häc x· héi cña nh©n lo¹i. Kh«ng chØ cã vËy THVP cßn lµm thay ®æi h¼n quan niÖm, c¸ch thøc lµm viÖc, n¨ng suÊt vµ hiÖu qu¶ lao ®éng trong x· héi hiÖn ®¹i. Ngµy nay ë ViÖt Nam THVP thùc sù trë thµnh mét ph­¬ng tiÖn ®Ó giao dÞch cho nhiÒu lÜnh vùc. §ã lµ mét gi¶i ph¸p rÊt h÷u dông ®èi víi ng­êi sö dông, bëi nã tiÕt kiÖm thêi gian vµ c«ng søc cho c¸c ®¬n vÞ, c¬ quan hay c¸ nh©n m×nh. Tuy vËy ®Ó khai th¸c nh÷ng kh¶ n¨ng tuyÖt vêi cña THVP th× tr­íc hÕt b¹n cÇn cã kiÕn thøc thùc tÕ vÒ nã ®Ó cã thÓ sö dông nã sao cho cã hiÖu qu¶ cao nhÊt trong mét sè øng dông cô thÓ. +.T¹i c¸c v¨n phßng,THVP ®­îc sö dông rÊt phæ biÕn, v× nã gióp cho c¸c v¨n phßng tiÖn qu¶n lý c«ng viÖc chuyªn m«n còng nh­ c¸c c«ng t¸c giao dÞch giÊy tê kh¸c. THVP cã mét vai trß hÕt søc ®Æc biÖt bëi nã gióp c¸c v¨n phßng qu¶n lý nh©n sù, qu¶n lý danh s¸ch kh¸ch hµng cïng nhiÒu vÊn ®Ò mang tÝnh b¶o mËt cao. +.T¹i c¸c tr­êng häc th× THVP lµ mét thµnh phÇn kh«ng thÓ thiÕu. Nhê cã THVP mµ nhµ tr­êng cã thÓ l­u gi÷ nh÷ng th«ng tin vÒ häc sinh, sinh viªn,gi¸o viªn nh­ quª qu¸n, kÕt qu¶ häc tËp…cña tõng thµnh viªn mét c¸ch chi tiÕt. Kh«ng chØ cã vËy mµ mçi khi cÇn thiÕt, th«ng qua phÇn mÒm THVP mµ nhµ tr­êng cã thÓ t¹o ra nh÷ng giÊy tê liªn quan ®Õn tõng ng­êi. +.§èi víi c¸c c«ng së, c¬ quan, nha m¸y, xÝ nghiÖp…th× THVP gãp phÇn ®¸ng kÓ trong sù nghiÖp ph¸t triÓn cña hä. NÕu kh«ng cã THVP th× hä rrÊt khã qu¶n lý, l­u tr÷ th«ng tin vÒ nh©n viªn còng nh­ nh÷ng ho¹t ®éng giao dÞch tµi chÝnh kh¸c. +.T¹i c¸c c¬ quan qu©n sù th× THVP ®ãng gãp mét phÇn rÊt lín cho viÖc l­u gi÷ hå s¬ téi ph¹m mét c¸ch ®Çy ®ñ vµ chi tiÕt. +.Cßn t¹i c¸c ng©n hµng th× THVP lµ mét c«ng cô ®¾c lùc gióp hä qu¶n lý hå s¬ kh¸ch hµng vµ nh÷ng vÊn ®Ò mang tÝnh b¶o mËt kh¸c. +.Ngoµi ra cßn rÊt nhiÒu lÜnh vùc kh¸c còng sö dông tin häc v¨n phßng phôc vô c«ng viÖc cña hä… 3.Quan ®iÓm chän ®Ò tµi. Nhê tÇm quan träng vµ th«ng dông cña THVP trong c«ng viÖc còng nh­ trong cuéc sèng mµ b¶n th©n em thÊy r»ng nã lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong cuéc sèng cña chóng ta. §Æc biÖt lµ thêi ®¹i ngµy nay, thêi ®¹i cña c«ng nghÖ th«ng tin vµ m¸y tÝnh. Cã thÓ nãi THVP lµ mét ngµnh mòi nhän cña thÕ kû 21 vµ lµ mét c«ng cô kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong ®êi sèng còng nh­ mäi ho¹t ®éng cña con ng­êi. V× ë bÊt cø lÜnh vùc g× dï lín hay nhá ®Òu cÇn sù cã mÆt cña THVH. T¹i ViÖt Nam cña chóng ta cã ®Õn 80% nh©n viªn v¨n phßng sö dông tin häc phôc vô cho c«ng viÖc cña m×nh. V× thÕ mµ trong thêi gian häc tËp còng nh­ thùc hµnh ë tr­êng em nhËn thÊy trong THVP cã mét phÇn ®Æc biÖt hay vµ thiÕt thùc trong cuéc sèng cña chóng ta. Nã tiÕt kiÖm ®­îc rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc cña ng­êi sö dông. “C¸c ph­¬ng ph¸p sao chÐp d÷ liÖu trong word”, vµ “ c¸c thñ thuËt tÝnh to¸n trong excel” lµ mét phÇn nh­ vËy. Nhê “c¸c ph­¬ng ph¸p sao chÐp d÷ liÖu cña word” mµ ng­êi sö dông cã thÓ tèi ­u ho¸ c«ng viÖc cña m×nh mét c¸ch nhanh gän. §©y lµ mét ch­¬ng tr×nh tiÖn Ých rÊt hay vµ th«ng dông bëi nã cã thÓ sao chÐp th«ng tin tõ mét c¬ së d÷ liÖu mÉu ®Ó t¹o ra nhiÒu b¶n sao cña tµi liÖu ®ã. Gióp cho ng­êi sö dùng cã thÓ lµm c«ng viÖc cña m×nh ®­îc nhanh h¬n vµ ®ì nhµm tr¸n ®ã lµ ph­¬ng ph¸p tiÕt kiÖm thêi gian còng nh­ c«ng søc cña hä. ChÝnh vi vËy mµ em thÊy nã rÊt phï hîp víi thêi ®¹i ngµy nay. Cßn víi “c¸c thñ thuËt tÝnh to¸n trong excel”. Vi vËy ®©y lµ viÖc lµm th­êng xuyªn cña nh÷ng ng­êi kÕ to¸n, v¨n th­, thèng kª…..nhê cã ch­¬ng tr×nh nµy mµ ng­êi sö dông cã thÓ tÝnh to¸n mäi viÖc theo nhu cÇu sö dông b»ng c¸c hµm tÝnh to¸n ®· cã s½n. ChÝnh v× lÏ ®ã em thÊy ®Ò tµi nµy rÊt hay vµ thiÕt thùc, em muèn giíi thiÖu nã cho mäi ng­êi quan t©m cïng tham kh¶o thªm. A.Néi dung I.Windows lµ g×? Windows lµ hÖ ®iÒu hµnh giao diÖn ®å ho¹, nã lµ s¶n phÈm cña Microsoft. §©y lµ phÇn mÒm cho phÐp chóng ta sö dông m¸y tÝnh mét c¸ch dÔ dµng nhê vµo giao diÖn ®å ho¹ tr×nh bÇy ®Ñp m¾t, hÊp dÉn, gän gµng vµ phong phó víi nhiÒu biÓu t­îng (icon). Trong m«i tr­êng Windows chóng ta ch¹y tÊt c¶ c¸c ch­¬ng tr×nh øng dông cña nã (windows applications) nh­ so¹n th¶o v¨n b¶n, t¹o h×nh ¶nh, ch­¬ng tr×nh ®å ho¹, ch­¬ng tr×nh qu¶n lý file, th­ môc…vµ c¸c øng dông kh¸ch bªn ngoµi Windows. §Æc biÖt lµ nã cã thÓ trao ®æi th«ng tin gi÷a c¸c øng dông. Mçi øng dông cña Windows ®­îc ch¹y trªn mét phÇn cña mµn h×nh nÒn (Desktop) cßn ®­îc gäi lµ cö sæ. Kh«ng chØ cã vËy Windows cßn lµ hÖ ®iÒu hµnh hç trî rÊt tèt cho c¸c thiÕt bÞ ngo¹i vi, m¸y in, mµn h×nh, æ ®Üa, modem…vµ kÕt nèi m¹ng m¸y tÝnh. Tr¶i qua thêi gian vµ n¨m th¸ng hÖ ®iÒu hµnh Windows lu«n lu«n ®­îc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn. Tõ phiªn b¶n (version) ®Çu tiªn lµ Microsoft 1.0 ®Õn nay ®· cã rÊt nhiÒu version ®­îc ®­a ra nh­ Win3.1, Win3.11, Win95, Win97, Win98, WinXP, Win2000. 1.Khëi ®éng Windows. Sau khi bËt c«ng t¾c nguån th× Windows tù ®éng khëi ®éng vµ mµn hÝnh nÒn giao diÖn cña Windows xuÊt hiÖn. Trªn mµn h×nh nÒn (Desktop) lµ tÊt c¶ c¸c biÓu t­îng cña ch­¬ng ch×nh tuú theo sù cµi ®Æt cña ng­êi sö dông. Chóng ta cã thÓ thªm hoÆc xo¸ icon nÕu chóng kh«ng cÇn thiÕt. Mµn h×nh nÒn cña Windows cã hai lo¹i biÓu t­îng, biÓu t­îng mÆc nhiªn (lµ lo¹i biÓu t­îng cã s½n ngay sau khi cµi ®Æt), lo¹i biÓu t­îng nµy ng­êi sö dông kh«ng ®­îc xo¸ bá.BiÓu t­îng ®­êng t¾t lµ nh÷ng biÓu t­îng do ng­êi sö dông t¹o ra. 2.Mét vµi biÓu t­îng quan träng cña mµn h×nh. +. Mycomputer lµ biÓu t­îng xem tµi nguyªn cã trong m¸y tÝnh ®ang dïng. Nã qu¶n lý c¸c tÖp tin, th­ môc vµ ®­îc më b»ng c¸ch nhÊn ®óp chuét vµo biÓu t­îng cña nã. +. Recycle Bin (thïng gi¸c) sö dông ®Ó l­u tr÷ t¹m thêi c¸c tÖp d÷ liÖu bÞ xo¸ vµ cã thÓ dïng nã ®Ó phôc håi c¸c tÖp d÷ liÖu bÞ xo¸ nhÇm. +. Internet explorer biÓu t­îng sö dông kÕt nèi víi Internet. +. Microsoft Outlook biÓu t­îng dïng ®Ó göi vµ nhËn th­ ®iÖn tö. +. Network Neighborhood biÓu t­îng xem tµi nguyªn ®ang cã trªn m¹ng nÕu m¸y tÝnh ®ang hay cã thÓ g¾n vµo mét m¹ng. +.Ngoµi ra cßn cã c¸c biÓu t­îng Shortcut (cã dÊu mòi tªn) ®©y lµ nh÷ng biÓu t­îng dïng ®Ó truy nhËp nhanh mét biÓu t­îng nµo ®ã do ng­êi sö dông t¹o ra. +.Menu Start lµ Menu mµ tõ cöa sæ Windows ng­êi sö dông cã thÓ khëi ®éng ®Ó më mét ch­¬ng tr×nh øng dông nµo ®ã nh­ Word, excel, paint… 3.C¸c thao t¸c c¬ b¶n cña chuét. Chuét lµ mét thiÕt bÞ kh«ng thÓ thiÕu khi lµm viÖc víi trong m«i tr­êng Windows. Nã ®­îc cÊu t¹o bëi hai nót ®iÒu khiÓn, nót chuét tr¸i vµ nót chuét ph¶i. C¸c thao t¸c c¬ b¶n cña chuét. -NhÊn chuét (Click): nhÊn mét lÇn råi nh¶ chuét, thao t¸c nµy dïng ®Ó lùa chän mét th«ng sè, mét c©u lÖnh… -NhÊn ®óp chuét (Double click): nhÊn nhanh nót chuét hai lÇn liªn tiÕp, thao t¸c nµy ®Ó më mét cöa sæ cña mét ch­¬ng tr×nh øng dông. -KÐo chuét (Drag): nhÊn vµ gi÷ chuét trong khi di chuyÓn chuét, thao t¸c nµy dïng ®Ó chän mét khèi v¨n b¶n, hay di chuyÓn mét ®èi t­îng trªn mµn h×nh. 4.Tho¸t khái Windows vµ t¾t m¸y. §Ó tho¸t khái Windows tr­íc hÕt chóng ta tho¸t khái hoµn toµn nh÷ng ch­¬ng tr×nh øng dông cña nã nhÊn (Alt+F4) råi sau ®ã nhÊn vµo Start/Shut down/Shut down/Ok ho¨c Ên Ctrl+U). NÕu b¹n chän Restart lµ khëi ®éng l¹i m¸y. 5.C¸c phiªn b¶n cña Windows ®ang ®­îc sö dông hiÖn nay. Ms-Windows cã rÊt nhiÒu phiªn b¶n nh­ng hiÖn nay ng­êi sö dông ®ang sö dông phæ biÕn lµ c¸c phiªn b¶n sau: *.Win98 Win98 lµ mét hÖ ®iÒu hµnh ®ang ®­îc sö dông kh¸ phæ biÕn ngµy nay t¹i c¸c c¬ quan, tr­êng häc, nhµ m¸y, xÝ nghiªp…Nã lµ mét hÖ ®iÒu hµnh ®­îc ch¾t läc kh¸ cÈn thËn víi nhiÒu tÝnh n¨ng tèt ®Æc biÖt lµ rÊt Ýt m¾c lçi trong khi sö dung, do ®ã ng­êi sö dông rÊt tÝn nhiÖm nã. -Win98 lµ hÖ ®iÒu hµnh cã dung l­îng bé nhí tõ 16MB ®Õn 32MB, bé cµi cña nã lµ bé office97. *.WinXP WinXP lµ mét hÖ ®iÒu hµnh cã giao diÖn ®å ho¹ kh¸ ®Ñp m¾t vµ Ên t­îng. §©y lµ mét hÖ ®iÒu hµnh cã cÊu h×nh rÊt cao hç trî kh¸ tèt vÒ phÇn m¹ng. Nh­ng nã lµ mét hÖ ®iÒu hµnh kh«ng ®­îc æn ®Þnh, do ®ã kh«ng ®­îc sù tÝn nhiÖm cña ng­êi sö dông. *Win2000 Win2000 lµ mét hÖ ®iÒu hµnh cã nhiÒu ­u ®iÓm v­ît tréi so víi c¸c hÖ ®iÒu hµnh tr­íc bëi tÝnh n¨ng (Pnp-plug and play) giao diÖn cã nhiÒu thay ®æi gióp cho dÔ sö dông h¬n. C¸c hép tho¹i cã nhiÒu c¶i tiÕn víi nhiÒu chøc n¨ng míi. -§©y lµ hÖ ®iÒu hµnh cã hai bé cµi lµ Ms-Win2000 Server lµ hÖ ®iÒu hµnh m¹ng dµnh cho m¸y chñ, Ms-Win2000 Professional dµnh cho m¸y tr¹m vµ m¸y s¸ch tay. Dung l­îng bé nhí trong cña hÖ ®iÒu hµnh nµy lµ tõ 64MB trë nªn. kh«ng chØ cã vËy Win2000 cßn lµ mét hÖ ®iÒu hµnh cã ®ä tin cËy kh¸ cao bëi nh÷ng c¶i tiÕn trong thiÕt kÕ. HÖ ®iÒu hµnh nµy cã kh¶ n¨ng ng¨n ngõa ng­êi sö dông hay c¸c øng dông lµm thay ®æi c¸c tÖp c¬ b¶n cña hÖ thèng. Ngoµi ra Win2000 cßn cã tÝnh n¨ng b¶o mËt tèt nh»m b¶o vÖ th«ng tin cho ng­êi sö dông. -Win2000 cßn cho phÐp ng­êi sö dông cã thÓ cµi ®Æt, söa ch÷a, cËp nhËt, kiÓm tra c¸c øng dông mét c¸ch dÔ dµng. Nã cho phÐp ng­êi sö dông cã thÓ di ®éng lµm viÖc ë bÊt cø n¬i ®©u, khi nµo. Hä cã thÓ lµm viÖc víi c¸c tÖp cña hä khi hä kh«ng kÕt nèi vµo m¹ng vµ sau ®ã ®ång bé d÷ liÖu khi hä kÕt nèi vµo m¹ng. §©y cßn lµ mét hÖ ®iÒu hµnh tù ®éng cÊu h×nh hÖ thèng, t¨ng c­êng chøc n¨ng tiÕt kiÖm n¨ng l­îng vµ qu¶n lý pin. II.Ch­¬ng tr×nh Microsoft Word. 1.Vµi nÐt vÒ Ms-Word. Ms-Word lµ phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n cÊp cao ch¹y trong m«i tr­êng Windows. Nã lµ phÇn mÒm chuyªn dïng cho c¸c c«ng t¸c so¹n th¶o c¸c lo¹i v¨n b¶n, giÊy tê, s¸ch b¸o…nh»m phôc vô cho c¸c c«ng t¸c v¨n phßng t¹i c¸c c«ng së, tr­êng häc, c«ng ty,…§©y lµ mét phÇn mÒm rÊt ®­îc ­a chuéng bëi mét sè tÝnh n¨ng sau: +.Giao diÖn ®å ho¹ th«ng qua hÖ thèng Menu ®Ñp, cïng c¸c hép tho¹i mang tÝnh thÈm mÜ cao, kh¶ n¨ng giao tiÕp d÷ liÖu chuÈn vµ nhanh. +.Cã bé ch­¬ng tr×nh tiÖn Ých trî gióp ng­êi sö dông cã thÓ t¹o c¸c c«ng v¨n giÊy tê ®Æc biÖt, tiÕt kiÖm thêi gian vµ c«ng søc. Kh«ng chØ cã vËy Word cßn cung cÊp ch­¬ng tr×nh kiÓm tra, söa lçi chÝnh t¶, gâ t¾t vµ mét sè trî gióp kh¸c. Nã gióp ng­êi sö dông kh«ng chØ so¹n th¶o v¨n b¶n b»ng tiÕng viÖt mµ cßn b»ng c¶ tiÕng n­íc ngoµi víi tèc ®é nhanh. +.cho phÐp ng­êi sö dông kh«ng chØ cã so¹n th¶o v¨n b¶n mµ cßn dÔ dµng lËp b¶ng biÓu, tÝnh tæng, ®¸nh c«ng thøc to¸n häc. §iÒu ®Æc biÖt cña Word lµ ng­êi sö dông cã thÓ thiÕt kÕ trang Web trªn nã mét c¸ch dÔ dµng vµ thuËn tiÖn. ChÝnh v× nh÷ng ­u ®iÓm tiÖn dông nh­ vËy mµ Word ngµy cµng ®­îc ng­êi sö dông tin dïng trong nhiªï lÜnh vùc cña ®êi sèng x· héi ngµy nay. 2.øng dông cña Microsoft Word. Nãi ®Õn Word th× ai còng biÕt ®Õn v« vµn øng dông cña nã trong ®êi sèng hµng ngµy. §Æc biÖt lµ thêi ®¹i ngµy nay, thêi ®¹i cña c«ng nghÖ th«ng tin vµ m¸y tÝnh. Nh­ng em xin ®­a ra mét vµi tÝnh n¨ng cña Word mµ em thÊy rÊt hay vµ tiÖn dông trong c«ng viÖc cña ng­êi lµm c«ng t¸c v¨n phßng. Sau ®©y lµ mét sè tÝnh n¨ng mµ em rÊt t©m ®¾c . Em muèn ®­a nã ra ®Ó mäi ng­êi cã thÓ tham kh¶o thªm. *.§Ó lµm viÖc víi ch­¬ng tr×nh Microsoft Word c¸c b¹n ph¶i thùc hiÖn c¸c thao t¸c sau: C¸ch 1: KÝch chuét vµo Start/Programs/ Microsoft Word. C¸ch 2: KÝch ®óp chuét vµo biÓu t­îng Microsoft Word trªn mµn h×nh nÒn Desktop cña cöa sæ Windows. C¸ch 3: Ên ®ång thêi hai phÝm Ctrl+ESC chän Programs/ Microsoft Word. C¶ ba c¸ch trªn chän trªn ®Òu xuÊt hiÖn mµn h×nh so¹n th¶o Microsoft Word. Tables and Borders Thanh Formatting Thanh Scroll Thanh Drawing Thanh Standard Mµn h×nh so¹n th¶o Mµn h×nh so¹n th¶o cña Word víi ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng vµ c«ng cô ®Ó ng­êi sö dông cã thÓ dïng nã. 2.1.Ph­¬ng ph¸p kÕt hîp th­ (Mail Merge). Mail Merge lµ mét ph­¬ng ph¸p kÕt hîp th­, nã gióp cho ng­êi sö dông cã thÓ tèi ­u ho¸ c«ng viÖc cña m×nh mét c¸ch nhanh nhÊt. §©y lµ mét tr×nh tiÖn Ých trong Word v× nã lÊy th«ng tin tõ mét c¬ së d÷ liÖu gèc sao chÐp ®Ó t¹o ra nhiÒu b¶n sao cña tµi liÖu ®ã. Mçi b¶n sao sÏ cã nh÷ng th«ng tin trong c¬ së d÷ liÖu gèc. Chøc n¨ng cña Mail Merge tá ra rÊt h÷u dông trong nhiÒu lÜnh vùc, cô thÓ lµ nh÷ng lÜnh vùc sau. +.So¹n th­ mêi, th­ hiÕu hû…cho b¹n bÌ, ng­êi th©n. +.So¹n th­ tõ, b¸o c¸o gi÷a c¸c bé phËn trong cïng c¬ quan. +.So¹n b¸o c¸o cho nhiÒu ®Þa chØ kh¸c nhau. +.So¹n c¸c lo¹i giÊy tê, v¨n b»ng, giÊy chøng nhËn cña c¸c c¬ quan, tr­êng häc. VÝ dô: B¹n cÇn t¹o mét mÉu giÊy mêi ®Ó göi cho 10 ng­êi kh¸c nhau. §óng tr×nh tù th× b¹n ph¶i ngåi t¹o 10 giÊy mêi víi néi dung lµ gièng nhau nh­ng chØ kh¸c nhau lµ tªn ng­êi nhËn. ViÖc ph¶i lµm ®i lµm l¹i mét c«ng viÖc th× thËt lµ nhµm ch¸n v× vËy Mail Merge sÏ gióp b¹n thùc hiÖn c«ng viÖc nµy mét c¸ch nhanh trong mµ kh«ng lµm b¹n nhµm ch¸n. C«ng viÖc mµ ban cÇn ph¶i lµm lµ: +.B­íc1:Më mét v¨n b¶n míi,chän kiÓu ch÷ VnTime, cì ch÷ 12. T¹o mét danh s¸ch kh¸ch mêi (v¨n b¶n phô) gåm c¸c th«ng tin nh­ “hä vµ tªn, chøc vô, ®Þa chØ…”®Ó chÌn vµo v¨n b¶n chÝnh. Trªn v¨n b¶n phô b¾t buéc ph¶i t¹o ë d¹ng b¶nh biÓu. Sau ®ã ghi lai vµ ®Æt tªn cho nã. VD: Mang tªn “anhoat2”.§ãng v¨n b¶n anhoat2 l¹i. Hä vµ tªn Chøc vô §Þa chØ Phan ThÞ Thiªn Anh TP C«ng ty thiÕt kÕ Néi ThÊt Anna TrÇn §¨ng Linh G§ C«ng ty l¾p m¸y sè 3 Hµ Gia Du TP C«ng ty TNHH Hoµng Long Nghiªn Thiªn Gi· PG§ C«ng ty x©y dùng Hµ Néi Tr­¬ng V¨n Kh­íc G§ C«ng ty thÇu x©y dùng sè 7 TrÇn Thu Trang TP C«ng ty May 10 TrÇn V¨n Lùc PP C«ng ty du lÞch Hµ Néi TriÖu Gia Linh PG§ C«ng ty thiÕt kÕ thêi trang Hµ Huy Hoµng TP C«ng ty xuÊt nhËp khÈu T©n Thanh NguyÔn ThÞ H­êng PP C«ng ty TNHH Anh Anh +.B­íc 2: Më mét v¨n b¶n míi thø hai NhËp ®oan v¨n b¶n chÝnh vµo (néi dung cña giÊy mêi). §o¹n v¨n b¶n chÝnh nµy kh«ng ®¸nh tªn, ®Þa chØ cña ng­êi nh©n. B¹n c¨n chØnh cho thËt ®ep råi ghi v¨n b¶n chÝnh l¹i vµ ®Æt tªn cho nã. VD: Mang tªn “anhoat1”. §ãng v¨n b¶n anhoat1 l¹i. Chó ý: Hai v¨n b¶n nµy c¸c b¹n kh«ng ®­îc ghi d­íi cïng mét tªn mµ ph¶i ghi b»ng hai tªn kh¸c nhau. B­íc 3: C¸ch kÕt hîp th­ (Mail merge). Më v¨n b¶n chÝnh anhoat1 ra. --Vµo Tools chän Mail merge hép tho¹i Mail merge helper xuÊt hiÖn cã d¹ng sau: NhÊn Greate NhÊn vµo Greate mét danh s¸ch ®æ xuèng cã d¹ng: Chän Form letters xuÊt hiÖn mét hép tho¹i . NhÊn vµo Active Windows NhÊn chän Actice Windows mµn h×nh trë l¹i víi hép tho¹i Mail merge helper. NhÊn Get data chän Open a data source (më v¨n b¶n phô-anhoat2). Hép tho¹i Open data source xuÊt hiÖn, chän v¨n b¶n anhoat2 råi nhÊn Open . XuÊt hiÖn mét hép tho¹i. NhÊn Edit Main Document NhÊn Edit Main Document.KÕt qu¶ mµn h×nh cña tµi liÖu mÉu xu©t hiÖn thªm thanh c«ng cô Mail Merge. Thanh c«ng cô Mail Merge B­íc 4: C¸ch chÌn d÷ liÖu: -Khi mµn h×nh xuÊt hiÖn thanh c«ng cô Mail Merge th× c«ng viÖc cña b¹n lóc nµy lµ chÌn ®Çy ®ñ th«ng tin cßn thiÕu trong mÉu giÊy mêi. -§­a con trá vÒ ch÷ “Tr©n träng kÝnh mêi ¤ng (ba):”trong v¨n b¶n råi nhÊn insert Merge Field trªn thanh c«ng cô Mail Merge. NhÊn vµo ®©y chän d÷ liÖu chÌn vµo chç con trá Chän môc “Ho-va-ten”. KÕt qu¶ môc d÷ liÖu “Hä vµ tªn” sÏ ®­îc chÌn vµo vÞ trÝ con trá. D÷ liÖu ®­îc chÌn vµo vÞ trÝ con trá -Lµm t­¬ng tù nh­ trªn ®Ó chÌn môc d÷ liÖu cho: Dßng “Chøc vô” vµo sau ch÷ “Chøc vô”. Dßng “§Þa chØ” vµo sau ch÷ “§Þa chØ”. *KÕt qu¶ v¨n b¶n cña chóng ta cã d¹ng nh­ sau: B­íc 5: C¸ch kÕt hîp th­ (Meil Merge): Chóng ta nhÊn vµo Merge to new document trªn thanh c«ng cô Mail Merge. NhÊn chän Merge to new document -B¹n t¹o khung cho giÊy mêi b»ng c¸ch: KÝch vµo biÓu t­îng h×nh ch÷ nhËt trªn thanh c«ng cô Drawing ®Ó vÏ khung. -KÕt qu¶ mµn h×nh xuÊt hiÖn toµn bé néi dung giÊy mêi cña c¸c vÞ kh¸ch mµ ban ®· t¹o, mçi mÉu giÊy mêi lµ mét trang v¨n b¶n. VÝ dô trang sè 1 lµ giÊy mêi cña bµ Phan ThÞ Thiªn Anh, chøc vô TP, ®Þa chØ C«ng ty thiÕt kÕ néi thÊt Anna. Trang sè 1 cña danh s¸ch kh¸ch mêi. Trang cuèi cïng cña danh s¸ch kh¸ch mêi. Cuèi cïng lµ toµn bé c«ng viÖc mµ b¹n ph¶i lµm. B¹n l­u tËp tin d­íi mét tªn thÝch hîp. VD anhoat3. L­u ý: Ngoµi c¸ch kÕt hîp th­ t«i ®· tr×nh bÇy ë trªn ra cßn co mét c¸ch kh¸c n÷a. 2.2.Ph­¬ng ph¸p sao chÐp khèi. §Ó sao chÐp khèi th× tr­íc hÕt b¹n ph¶i lùa chän ®­îc khèi v¨n b¶n vËy: 2.2.1.Khèi v¨n b¶n lµ g×? Khèi v¨n b¶n lµ mét phÇn v¨n b¶n ®­îc lùa chän (trªn mµn h×nh nÒn cña v¨n b¶n thuéc khèi cã nÒn mÇu ®en). §Ó lùa chän mét khèi v¨n b¶n ta cã thÓ sö dông mét trong hai c¸ch sau: *C¸ch 1: Dïng chuét. +.Nh¸y chuét vµo vÞ trÝ ®Çu cña khèi v¨n b¶n, kÐo chuét ®Õn vÞ trÝ cuèi khèi v¨n b¶n. +. Nh¸y chuét vµo vÞ trÝ ®Çu cña khèi v¨n b¶n, gi÷ Shift vµ ®­a con trá ®Õn vÞ trÝ cuèi cïng cña khèi. +.Chän toµn bé v¨n b¶n, gi÷ Ctrl vµ nh¸y chuét vµo kho¶ng trèng bªn tr¸i v¨n b¶n. +.Chän mét c©u gi÷ Ctrl vµ nh¸y vµo c©u ®ã. +.Chän mét sè dßng, rª chuét ë kho¶ng tr«ng bªn tr¸i c¸c dßng. +.Chän mét ®o¹n (Paragraph) nh¸y ®óp chuét vµo kho¶ng trèng bªn tr¸i ®o¹n. *C¸ch 2: Dïng bµn phÝm. +.Chän toµn bé v¨n b¶n Ên Ctrl+A. +.Chän tõ vÞ trÝ con trá ®Õn cuèi v¨n b¶n Ên Shift+Ctrl+End. +.Chän tõ vÞ trÝ con trá ®Õn ®Çu v¨n b¶n Ên Shift+Ctrl+Home. +.Chän tõ vÞ trÝ con trá ®Õn ®Çu dßng v¨n b¶n Shift+Home. +.Chän tõ vÞ trÝ con trá ®Õn cuèi dßng v¨n b¶n Shift+End. +.Chän mét khèi v¨n b¶n gi÷ phÝm Shift, bÊm c¸c phÝm ,PgUp, PgDn, Home, End ®Õn vÞ trÝ cuèi khèi. +.Chän khèi h×nh ch÷ nhËt Ên Ctrl+Shift+F8 vµ th¶. 2.2.2.Sao chÐp mét khèi. §Ó