Chứng từ kế toán Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu

Đề tài: Chứng từ kế toán?. Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu?. Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán. Kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế. I) Phương pháp chứng từ kế toán: 1.1. Khái niệm: Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp xác định và kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong một doanh nghiệp kế toán phải lập chứng từ theo đúng qui định trong chế độ chứng từ kế toán. Có thể hiểu phương pháp chứng từ kế toán là một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh vào các bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lí, luân chuyển chứng từ để phục vụ công tác quản lý và công tác kế toán. 1.2. Tác dụng của phương pháp chứng từ kế toán: - Làm căn cứ thiết lập chúng từ theo đúng qui định của từng loại nghiệp vụ kinh tế - Có tác dụng quan trọng về mặt lãnh đạo và quản lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp - Có tác dụng trong việc kiểm tra và giám đốc các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp - Có tác dụng trong việc đấu tranh bảo vệ tài sản, thể hiện được tính pháp lý trong thiết lập các chứng từ. 1.3. Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán: - Đảm bảo thu thập đầy đủ kịp thời được mọi thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh gây ra sự biến động tài sản và nguồn vốn của đơn vị theo thời gian và địa điểm phát sinh. - Góp phần quản lý chặt chẽ tài sản của đơn vị, tránh các hiện tượng trong nhập, xuất vật tư hàng hóa, trong thu chi tiền tệ, ngăn chặn kịp thời các hiện tượng hành động xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách kinh tế tài chính, chế độ, thể lệ về quản lý. - Phương pháp chứng từ kế toán với hệ thống các bản chứng từ nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp lẹ, hợp pháp của các hoạt động kinh tế phát sinh. Là cơ sở kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên, là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất của cá nhân, bộ phận đối với tài sản và quá trình hoạt động của đơn vị. II) Chứng từ kế toán 2.1. Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ kế toán 2.1.1. Khái niệm Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ, vật mang tin chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, nó là cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán. 2.1.2. Ý nghĩa - Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, đó là việc đấu tranh bảo vệ tài sản trong doanh nghiệp. - Chứng từ thể hiện tính pháp lý của việc thành lập các chứng từ kế toán theo đúng qui định của nhà nước, đảm bảo được tính pháp lý của số liệu trên chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của mọi thông tin kế toán, là cơ sở để giải quyết mọi khiếu nại, tranh chấp khi cần thiết - Chứng từ thể hiện tính tuân thủ về nghiệp vụ của đơn vị, phục vụ cho thông tin kinh tế. Là cơ sở ghi chép vào sổ sách kế toán. 2.2. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán 2.2.1. Nội dung Đối với yếu tố bắt buộc, chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc nhận từ bên ngoài vào phải có 6 nội dung chủ yếu sau đây: - Tên gọi của chứng từ: tất cả các chứng từ kế toán phải có tên gọi nhất định như Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng...; nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. Tên gọi của chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó. Thí dụ: Phiếu thu số .... , phiếu chi số ...... - Ngày, tháng, năm lập và số hiệu của chứng từ: yếu tố này đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp chco việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết. - Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập và nhận chứng từ: yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế. - Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, điều đó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số, và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo. - Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, còn đối với chỉ tiêu tồng cộng số tiền của chứng từ kế toán thì vừa ghi bằng số vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa chứng từ. - Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ. Đối với yếu tố bổ sung , đó là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, mã số thuế, phương thức bán hàng, tỷ giá…. 2.2.2. Yêu cầu - Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định. - Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật; phải phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. - Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu; ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ; trường hợp viết sai có thể lập chứng từ khác để thay thế nhưng bản sai không được xé rời bản (quyển) gốc. - Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau; dùng giấy than viết một lần, không viết rời một liên nhưng chữ ký phải ký từng liên của chứng từ. - Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài. 2.3. Các loại chứng từ kế toán Do tính đa dạng và phong phú về nội dung và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dẫn đến có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung phản ánh, công dụng, thời gian, địa điểm lập,....Để giúp cho người làm công tác kế toán hiểu biết từng loaị chứng từ, phân biệt được sự khác nhau để sử dụng chứng từ phù hợp với yêu cầu quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế và đạt hiệu quả cao cần thiết phải phân loại chứng từ. Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, theo công dụng của chứng từ, mức độ phẩn ánh của các chứng từ, các qui định về quản lý chứng từ....Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toán được chia thành các loại chứng từ khác nhau. * Căn cứ vào yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước, chứng từ kế toán được phân chia thành hai loại: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: Là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhânhoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đốivới loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về: biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế. Như: Bảng chấm công, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho … - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: Chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ của đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế dựa trên cơ sở hướng dẫn đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Các ngành – các thành phần kinh tế tùy theo từng lĩnh vực hoạt động có thể thêm/ bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi kết cấu của biểu mẫu và nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ như giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bangr chấm công....Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù do các Bộ, Ngành quy định sau khi đã có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài Chính. Đơn vi:……….. Bộ phận:……….  Mẫu số: 01a- LĐTL (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)   BẢNG CHẤM CÔNG Tháng….năm…. STT  Họ và tên  ngạch bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ  Ngày trong tháng  Quy ra công      1  2  3  …  31  Số công hưởng lương sản phẩm  Số công hưởng lương thời gian  Số công nghỉ việc, ngừng việc hương 100% lương  Số công nghỉ việc, ngừng việc hương …% lương  Số công hương BHXH   A  B  C  1  2  3  …  31  32  33  34  35  36                  Cộng              Ngày….tháng…năm..... Người chấm công (Ký, họ tên)    Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên)    Người duyệt (Ký, họ tên)     - Lương sản phẩm:  SP  - Nghỉ phép:  P   - Lương thời gian:  +  - Hội nghị, học tập:  H   - Ốm, điều dưỡng:  Ô  - Nghỉ bù:  NB   - Con ốm:  Cô  - Nghỉ không lương:  KL   - Thai sản:  TS  Ngừng việc:  N   - Tai nạn:  T  - Lao động nghĩa vụ:  LĐ     * Phân loại chứng từ theo công dụng gồm: Chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục và chứng từ liên hợp. - Chứng từ mệnh lệnh: Là những chứng từ có tính chất mệnh lệnh, chỉ thị của nhà quản lý đến các bộ phận hoặc cá nhân có liên quan thi hành như: Lệnh chi tiền, lệnh nhập kho, lệnh xuất kho... . Chứng từ mệnh lệnh chứng minh nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh nhưng chưa hoàn thành vì vậy nó chưa phải là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán. Đơn vi:……….. Bộ phận:……….  Mẫu số: 01 - VT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)      PHIẾU NHẬP KHO Ngày....tháng....năm...... Số.............................    Nợ.......................... Có...........................   - Họ và tên người giao: ................................................................................................. - theo.................số...........ngày..........tháng..........năm............của................................ Nhập tại kho: .......................................................địa điểm:.......................................... STT  Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa  Mã số  Đơn vị tính  Số lượng  Đơn giá  Thành tiền       Theo chứng từ  Thực nhập                        Cộng         - Tổng số tiền ( viết băng chữ ):.................................................................................... - Số chứng từ gốc kèm theo:......................................................................................... Ngày....tháng....năm.... Người lập phiếu (Ký, họ tên)    Người giao hàng (Ký, họ tên)    Thủ kho (Ký, họ tên)    Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận) (Ký, họ tên)     Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh chứng từ mệnh lệnh đã được thi hành tức là nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được thực hiện như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho.... Chứng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh là cơ sở để kế toán ghi vào sổ sách. Chứng từ thủ tục: Là chứng từ tổng hợp các chứng từ có cùng nội dung kinh tế, là một chứng từ trung gian được thực hiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác ghi sổ của kế toán. Chứng từ thủ tục là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi mà đính kèm theo nó có đầy đủ các chứng từ ban đầu hợp lệ, như: các bảng kê, các chứng từ ghi sổ... Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai loại chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành, như: Phiếu xuất kho kiên hoá đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức... * Phân loại chứng từ theo trình tự lập hay theo mức độ phản ánh của chứng từ, gồm: Chứng từ ban đầu: Còn được gọi là chứng từ gốc, là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành, như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi ... nó có thể là cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán. Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán, như: Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê... Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi đính kèm theo nó là các chứng từ gốc hợp lệ. -> Ý nghĩa đối với nhà quản lý: khi xây dựng danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị mình cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp, nhằm giảm bớt số lần ghi sổ, tiết kiệm chi phí. Hiểu được tầm quan trọng của từng loại chứng từ để từ đó có cách sử dụng và bảo quản thích hợp. * Phân loại chứng từ theo địa điểm lập, bao gồm hai loại: Chứng từ bên trong: Còn gọi là chứng từ nội bộ, là những chứng từ được lập trong nội bộ đơn vị kế toán và nó chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp, như: Bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao TSCĐ, Biên bản kiểm kê tài sản, phiếu thu... Đơn vi:……….. Bộ phận:……….  Mẫu số: 01 - TT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)      PHIẾU THU Ngày ...tháng ...năm ...  Quyển số: ........... Số: ......................... Nợ: ......................... Có: .........................   Họ và tên người nôp tiền: ........................................................................................... Địa chỉ: ..................................................................................................................... Lý do nộp: ............................................................................................................ Số tiền: ....................................................(Viết bằng chữ): ......................................... ................................................................................................................................ Kèm theo: ............................Chứng từ gốc. Ngày ...tháng ...năm ... Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)  Kế toán trưởng (Ký, họ tên)  Người nộp tiền (Ký, họ tên)  Người lập phiếu (Ký, họ tên)  Thủ quỹ (Ký, họ tên)   Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ......................................................................................... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): ..................................................................................... + Số tiền quy đổi: .................................................................................................................... Chứng từ bên ngoài: Là những chứng từ về mặt nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị nhưng nó được lập từ các đơn vị khác, như: hoá đơn bán hàng của bên bán, các loại giấy báo “Nợ” báo “Có” của ngân hàng.... -> Ý nghĩa: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, xác định trọng tâm của kiểm tra chứng từ ( thường chứng từ bên ngoài cần có sự kiểm tra chặt chẽ hơn). Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý tốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cơ sở xác định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ. * Phân loại theo tính chất và hình thức của chứng từ: - Chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy): chứng từ được lập trên giấy, là phương tiện chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán và được thể hiện dưới dạng văn bản. CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VIỆT THANH BỘ PHẬN: ……………………..  Mẫu số: 03-TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)   GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày …….. tháng ……. năm 2011 Số:……….. Kính gửi: - TỔNG GIÁM ĐỐC - BAN TÀI CHÍNH Tên tôi là: ………………………………………………………………………………………………… Bộ phận công tác: ………………………………………………………………………………………….. Đề nghị cho tạm ứng số tiền: ………………………….. đồng (Bằng chữ: …………………………………………………………………………………………………..) Lý do tạm ứng: ……………………………………………………………………………………………… Thời hạn thanh toán: ………………………………………………………………………………………. Phương thức tạm ứng : ( ) Tiền mặt ( ) Chuyển khoản + Tên tài khoản:……………………………………………………………………………………………… + Số tái khoản :………………………………………………………………………………………………. + Ngân hàng : ……………………………………………………………………………………………….. Duyệt tạm ứng:……………………………………………………………………………………………… TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên)  KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên)  PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN (Ký, họ tên)  NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký, họ tên)   - Chứng từ điện tử: là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện: + Phải có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán điện tử. + Xác nhận phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật mang tin. + Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng quy định. * Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ: Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân thành 5 chỉ tiêu kinh tế sau: - Chứng từ lao động và tiền lương: bảng thanh toán tiền lương; bảng thanh toán làm thêm giờ; bảng trích nộp các khoản theo lương; hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm.... - Chứng từ hàng tồn kho: gồm một số chứng từ như kiểm kê vật tư, công cụ; phân bổ Nguuyên vật liệu; phiếu xuất kho, phiếu nhập kho; ... - Chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,... - Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt,... Ví dụ mẫu chứng từ biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. - Chứng từ tài sản cố định: biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và khấu hao TSCĐ, biên lai đánh gía lại TSCĐ... -> Ý nghĩa: Thuận lợi cho việc phân loại các chứng từ cùng nội dung, tổng hợp số liệu, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán. III) Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán 3.1. Quy trình chung khi lập và luân chuyển Lập chứng từ là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành được thể hiện trên chứng từ bằng mẫu qui định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính đó làm cơ sở pháp lý để ghi vào sổ sách kế toán hay mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ.. Lập chứng từ còn là một phương pháp ghi nhận thông tin đầu tiên của kế toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng quy định; nhất là tùy từng nghiệp vụ phát sinh như thế nào thì lập chứng từ sao cho phù hợp với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ấy. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ t