Chuyên đề Cải thiện phương pháp hoạch định ngân sách tại công ty cổ phần VINATEX Đà Nẵng

GVHD: TS Nguyễn Thanh Liêm LỜI CẢM ƠN Khi thực tập tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng tôi đã học hỏi được rất nhiều về kiến thức thực tế, và có cơ hội đối chiếu những kiến thức học ở giảng đường đại học với thực tế trong kinh doanh tại công ty. Ngoài ra tôi đã tìm hiểu nghiên cứu nhiều thông tin về công ty cổ phần Vinatex, tình hình kinh doanh hiện tại và về thực trạng quy trình hoạch định ngân sách của Vinatex. Quan trọng nhất là sau thời gian thực tập tôi đã hoàn thiện được đề tài mang tên: “Cải thiện phương pháp hoạch định ngân sách tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng”. Để hoàn thiện đề tài này tôi phải cảm ơn đến sự giúp đỡ của: Ban lãnh đạo công ty cổ phần Vinatex đã cho phép và tạo nhiều điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành tốt khóa thực tập tại công ty. Các anh chị phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán đã cung cấp những thông tin, số liệu về công ty và nhiều chỉ dẫn cụ thể khác cần thiết cho để tài của tôi Giáo viên hướng dẫn - TS.Nguyễn Thanh Liêm về góp ý lựa chọn đề tài, cung cấp tài liệu tham khảo, hướng dẫn hoàn thiện đề tài. Và tôi cũng rất cảm ơn toàn thể giáo viên khoa Quản Trị Kinh Doanh đã giảng dạy tôi 4 năm với nhiều kiến thức nền tảng giúp tôi đủ tự tin và hiểu biết để viết chuyên đề này. Cuối cùng tôi cảm ơn tất cả các bạn trong nhóm thực tập, gia đình tôi đã có nhiều trợ giúp về vật chất và tinh thần trong suốt thời gian thực tập. Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả! Đà Nẵng, ngày tháng năm 2009 Tác giả Thái Thi Hồng Linh- Sinh viên 31k2.3 SVTH: Thái Thị Hồng Linh Trang 1 Lớp : 31K02.3 GVHD: TS Nguyễn Thanh Liêm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN............................................................................................................1 MỤC LỤC..................................................................................................................2 MỤC LỤC BẢNG BIỂU ..........................................................................................7 MỤC LỤC HÌNH VẼ.................................................................................................8 MỞ ĐẦU ....................................................................................................................9 Phần A: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH .........................11 I. Kiến thức chung về hoạch định ngân sách........................................................11 I.1. Một số định nghĩa cơ bản.................................................................................11 I.1.1. Ngân sách là gì?...............................................................................................11 I.1.2. Hoạch định ngân sách là gì? ............................................................................11 I.2. Vai trò và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách trong kinh doanh. ..12 I.2.1. Tầm quan trọng của ngân sách ........................................................................12 I.2.2. Mục đích của ngân sách...................................................................................12 I.3. Hoạch định ngân sách với chiến lược và chiến thuật kinh doanh. ..............13 I.4. Ngân sách tổng thể............................................................................................14 I.5. Các phương pháp hoạch định ngân sách. ......................................................16 I.5.1. Phương pháp hoạch định ngân sách từ trên xuống. .........................................16 I.5.1.1. Phân tích các thông số quá khứ ....................................................................16 I.5.1.2. Lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh .....................................17 I.5.1.3. Lập dự toán bảng cân đối kế toán .................................................................18 I.5.2. Phương pháp hoạch định ngân sách từ dưới lên..............................................19 I.5.2.1. Quản lý và phối hợp trong quy trình lập kế hoạch .......................................20 I.5.2.2. Thu thập thông tin lập ngân sách..................................................................20 I.5.2.3. Xây dựng các ngân sách hoạt động ..............................................................20 I.5.2.3.1. Ngân sách bán hàng ...................................................................................20 I.5.2.3.2. Ngân sách sản xuất ....................................................................................22 I.5.2.3.3. Các ngân sách hoạt động khác...................................................................24 I.5.2.4. Xây dựng các ngân sách tài chính ................................................................25 I.5.2.4.1. Ngân sách ngân quỹ...................................................................................25 I.5.2.4.2 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh..........................................30 I.5.2.4.3. Dự toán báo cáo nguồn và sử dụng............................................................31 I.5.2.4.4. Lập dự toán bảng cân đối kế toán ..............................................................32 SVTH: Thái Thị Hồng Linh Trang 2 Lớp : 31K02.3 GVHD: TS Nguyễn Thanh Liêm I.6. Đánh giá phương pháp hoạch định ngân sách...............................................33 I.7. Quy trình hoạch định ngân sách. ....................................................................35 II. Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách.................................................................36 II.1 Tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức ...................................................................36 II.1.1. Đánh giá kinh doanh.......................................................................................36 II.1.2. Lập kế hoạch cho tương lai ............................................................................37 II.1.3. Quyết định mục tiêu doanh nghiệp.................................................................37 II.1.4. Xác định mục tiêu tài chính............................................................................37 II.2 Chuẩn hoá hoạch định ngân sách...................................................................37 II.2.1. Tạo ra biểu mẫu ..............................................................................................37 II.2.2. Biên soạn sổ tay..............................................................................................38 II.2.3. Thành lập uỷ ban ............................................................................................38 II.3. Các loại ngân sách cần lập .............................................................................39 III. Soạn thảo ngân sách .........................................................................................39 III.1. Thu thập thông tin để hoạch định ngân sách..............................................39 III.1.1. Dự đoán doanh thu ........................................................................................39 III.1.2. Dự đoán các biến số khác.............................................................................40 III.2. Lập các ngân sách..........................................................................................41 III.3. Hoàn thiện ngân sách ....................................................................................41 IV. Giám sát ngân sách...........................................................................................41 IV.1. Phân tích những khác biệt giữa kết quả thực tế và kế hoạch ngân sách..41 IV.2. Giám sát những sai lệch, phân tích các lỗi, kiểm soát các biến cố ...........42 IV.3. Thực hiện các điều chỉnh và rút ra kinh nghiệm........................................43 KẾT LUẬN PHẦN A..............................................................................................45 PHẦN B: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TY VÀ TÌNH HÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI VINATEX ĐÀ NẴNG............................................................46 I. Giới thiệu về công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng ..............................................46 I.1. Quá trình hình thành và phát triển ................................................................46 I.2. Hệ thống tổ chức của công ty Vinatex Đà Nẵng ............................................48 I.2.1. Quy mô tổ chức................................................................................................48 I.2.1.1. Nhân sự .........................................................................................................48 I.2.1.2. Cơ cấu các bộ phận:.....................................................................................48 I.2.2. Công nghệ tổ chức ...........................................................................................49 I.2.3. Thiết kế tổ chức ...............................................................................................51 I.2.3.1. Sơ đồ tổ chức ................................................................................................51 SVTH: Thái Thị Hồng Linh Trang 3 Lớp : 31K02.3 GVHD: TS Nguyễn Thanh Liêm I.2.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: ...................................................51 I.2.3.3. Phân tích cơ cấu tổ chức ...............................................................................54 I.2.4. Mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp.................................................54 I.2.4.1. Mối quan hệ với khách hàng........................................................................54 I.2.4.2 Mối quan hệ với nhà cung cấp.......................................................................55 I.2.5. Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức ..............................................55 I.3. Khái quát về tình hình kinh doanh của công ty.............................................58 I.3.1. Thị trường xuất nhập khẩu...............................................................................58 I.3.1.1. Sản lượng và kim ngạch xuất khẩu...............................................................58 I.3.1.2. Cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu của công ty.................................................59 I.3.1.3 Cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty .......................................................59 I.3.2. Tình hình sản xuât và kinh doanh....................................................................60 I.3.3. Phân tích tình hình tài chính năm 2008 ...........................................................62 I.3.3.1. Thông số khả năng thanh toán ......................................................................63 I.3.3.2. Các thông số nợ ............................................................................................65 I.3.3.3. Các thông số khả năng sinh lợi.....................................................................65 I.3.3.4. Phân tich báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh điều chỉnh.......................67 II. Thực trạng về tình hình hoạch định ngân sách...............................................68 II.1. Tầm quan trọng của hoạch định ngân sách đối với Vinatex Đà Nẵng ......68 II.2. Trách nhiệm hoạch định ngân sách ..............................................................69 II.3. Quy trình hoạch định ngân sách....................................................................69 II.3.1. Thu thập thông tin: .........................................................................................70 II.3.1.1. Dự báo doanh số:.........................................................................................70 II.3.1.3. Thông tin chi phí: ........................................................................................72 II.3.2. Lập kế hoạch ngân sách..................................................................................72 II.4. Phương pháp hoạch định ngân sách hiện tại................................................75 II.5. Hiệu quả hạch định ngân sách trong những năm trước .............................75 II.6. Những vấn đề trong hoạch định ngân sách của Vinatex cần phải loại bỏ.76 KẾT LUẬN PHẦN B ..............................................................................................78 PHẦN C: ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH MỚI .........80 I. Phương hướng giải quyết các vấn đề .................................................................80 II. Giải pháp xây dựng quy trình hoạch định ngân sách bằng phương pháp từ dưới lên.....................................................................................................................81 II.1. Lý do và tầm quan trọng của giải pháp ........................................................81 II.1.1. Lý do...............................................................................................................81 SVTH: Thái Thị Hồng Linh Trang 4 Lớp : 31K02.3 GVHD: TS Nguyễn Thanh Liêm II.1.2. Tầm quan trọng của giải pháp ........................................................................82 II.2. Mô tả giải pháp................................................................................................82 II.3. Nội dung giải pháp ..........................................................................................82 II.3.1. Bước I: Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách ..................................................83 II.3.1.1. Làm rõ mục tiêu của tổ chức .......................................................................83 II.3.1.1.1 Đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại .....................................................83 II.3.1.1.2. Xác định chiến lược kinh doanh...............................................................87 II.3.1.1.3. Xác định mục tiêu kinh doanh..................................................................89 II.3.1.1.4. Xác định mục tiêu tài chính......................................................................89 II.3.1.2. Chuẩn hoá hoạch định ngân sách ................................................................90 II.3.1.2.1. Thành lập uỷ ban hoạch định ngân sách...................................................90 II.3.1.2.2. Lập sổ tay hoạch định ngân sách..............................................................90 II.3.1.2.3. Chuẩn hóa các biểu mẫu thu thập thông tin .............................................91 II.3.1.2.4. Chuẩn hóa quy trình hoạch định ngân sách..............................................92 II.3.1.3. Đánh giá hệ thống........................................................................................94 II.3.2. Bước II:Soạn thảo ngân sách..........................................................................94 II.3.2.1. Thu thập thông tin để hoạch định ngân sách ...............................................94 II.3.2.1.1. Xác định các hoạt động lập ngân sách .....................................................94 II.3.2.1.2. Xác định chi phí các hoạt động ................................................................95 II.3.2.1.3. Dự đoán doanh thu ...................................................................................96 II.3.2.2. Lập các ngân sách hoạt động.......................................................................98 II.3.2.2.1. Lập ngân sách doanh thu ........................................................................100 II.3.2.2.2. Ngân sách sản xuất ................................................................................100 II.3.2.2.3. Ngân sách chi phí bán hàng...................................................................104 II.3.2.2.4. Lập ngân sách quản lý ............................................................................104 II.3.2.2.4. Lập các ngân sách hoạt động khác .........................................................105 II.3.2.3. Lập ngân sách tài chính .............................................................................105 II.3.2.3.1. Lập ngân sách ngân quỹ .........................................................................105 II.3.2.3.2. Dự toán báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh ......................................107 II.3.2.3.3. Lập dự toán bảng cân đối kế toán...........................................................108 II.3.2.4.. Hoàn thiện ngân sách................................................................................110 II.3.3. Bước III: Giám sát ngân sách .......................................................................110 II.3.3.1. Phân tích những khác biệt giữa kết quả thực tế và kế hoạch ngân sách ...110 II.3.3.2. Thực hiện các điều chỉnh và rút ra kinh nghiệm .......................................110 II.4. Lưu ý khi thực hiện giải pháp......................................................................111 SVTH: Thái Thị Hồng Linh Trang 5 Lớp : 31K02.3 GVHD: TS Nguyễn Thanh Liêm KẾT LUẬN PHẦN C............................................................................................113 Tài liệu tham khảo ................................................................................................115 PHỤ LỤC ...............................................................................................................116 SVTH: Thái Thị Hồng Linh Trang 6 Lớp : 31K02.3 GVHD: TS Nguyễn Thanh Liêm MỤC LỤC BẢNG BIỂU Bảng A.1: Tỷ lệ các tài khoản trên doanh thu...........................................................17 Bảng A.2: Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 20X6.....................18 Bảng A.3: Dự toán báo cáo bảng cân đối kế toán 31/12/ 20X6................................19 Bảng A.4: Ngân sách bán hàng 20X6 .......................................................................21 Bảng A.5: Ngân sách sản xuất năm 20X6 ................................................................23 Bảng A.6: Ngân sách mua sắm nguyên vật liệu .......................................................23 Bảng A.7: Ngân sách quản lý....................................................................................25 Bảng A.8: Ngân sách ngân quỹ năm 20X6...............................................................29 Bảng A.9: Kế hoạch tài trợ quý I năm 20X6 ............................................................30 Bảng A.10: Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý I năm 20X6 ........31 Bảng A.11: Xác định các thay đổi tài chính để lập báo cáo nguồn sử dụng.............32 Bảng A.12: Dự toán bảng cân đối kế toán ................................................................33 Bảng B.1: Cơ cấu nhân sự của Vinatex ....................................................................48 Bảng B.2: Mục tiêu cụ thể.........................................................................................57 Bảng B.3: Kim ngạch xuất khẩu ...............................................................................58 Bảng B.4: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu......................................................................59 Bảng B.5: Cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty .................................................59 Bảng B.6:Về kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh tế năm 2008 .................................60 Bảng B.7: So sánh kết quả hoạt động kinh doanh với hai đối thủ chính ..................67 Bảng B.8: KẾ HOẠCH DOANH THU NĂM 2009.................................................71 Bảng B.10: KẾ HOẠCH ĐỊNH MỨC VỐN LƯU ĐỘNG NĂM 2009 ..................74 Bảng B.9: KẾ HOẠCH THU CHI TÀI CHÍNH NĂM 2009 ...................................73 Bảng C.1 NGÂN SÁCH DOANH THU................................................................100 Bảng C.2: Định mức chi phí sản xuất trực tiếp.......................................................101 Bảng C.3: Kế hoạch chi phí sản xuất chung ...........................................................102 Bảng C.4: NGÂN SÁCH SẢN XUẤT HÀNG FOB........................................