Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại công ty CPĐT & XNK Đoàn Minh Giang

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, trong quá trình phát triển kinh tế xã hội ngày càng cao, yêu cầu đòi hỏi về đa dạng hoá ngành nghề sản xuất kinh doanh ngày càng lớn, nhất là trong nền kinh tế hội nhập ngày nay thì cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp càng lớn xong để có thể nắm bắ cơ hội, vượt qua thử thách để tới thành công thì đòi hỏi chính bản thân các doanh nghiệp tự tạo cho mình những thế mạnh, sức mạnh để vững vàng phát triển đi lên. Sau một khoảng thời gian thực tập tại công ty CPĐT & XNK Đoàn Minh Giang, cùng với sự giúp đỡ của cô giáo Đinh Đào Ánh Thuỷ̉ và các cô chú, anh chị trong công ty, em đã hoàn thành quá trình thực tập và thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình là “Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại công ty CPĐT & XNK Đoàn Minh Giang”. Trong quá trình phân tích, đánh giá của em còn nhiều thiếu xót và hạn chế. Em rất mong được sự chỉ bảo, giúp đỡ thêm của cô giáo để em hoàn thành tốt chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI CÔNG TY CPĐT & XNK ĐOÀN MINH GIANG I - GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ĐOÀN MINH GIANG 1. Qúa trình hình thành và phát triển 1.1. Sự ra đời của công ty * Bối cảnh ra đời: + Công ty thành lập vào năm 2001 với tên gọi Công ty là F.I.C + Trụ sở tại: Trung hoà - Cầu Giấy – Hà Nội. Năm 2004 Công ty tạm ngừng hoạt động. Vào tháng 05/2005 Công ty hoạt động trở lại với tên gọi là: Công Ty Cổ Phần Đầu Tư & XNK Đoàn Minh Giang.,JSC . + Trụ sở chính: Tằng my – Nam Hồng - Đông Anh – Hà Nội. + Trụ sở giao dịch: Tầng 3 - Nhà B3A - Khu đô thị Nam Trung Yên - Trung Hoà - Cầu Giấy - Hà Nội. + Người đại diện theo pháp luật của công ty: Ông Nguyễn Bá Tiến – Giám Đốc công ty. * Lĩnh vực kinh doanh: Công ty cổ phần đầu tư & XNK Đoàn Minh Giang., JSC, trong quá trình hình thành, phát triển từ ngày mới thành lập cho đến nay và qua thực tế hoạt động của Công ty. Ban quản lý Công ty đã nhận thấy tình hình nhu cầu của thị trường và quyết định hoạt động với các ngành nghề kinh doanh sau: Tư vấn Dự án và đầu tư tài chính. Tư vấn mua bán Bất động sản - Thủ tục cấp tách sổ đỏ. Buôn bán nông lâm sản máy, công nghiệp điện tử. Du lịch nội địa và cho thuê xe du lịch. Tư vấn cung ứng lao động & du học nước ngoài. * Hình thức góp vốn: Là một công ty được sáng lập từ cổ phần của các cổ đông. Danh sách các cổ đông sáng lập nên công ty: STT  Họ Và Tên  CHứC Vụ  Điện Thoại  Địa Chỉ  Số Tiền Góp vốn   1  Nguyễn Bá Tiến  Giám Đốc  0983072068 049580244  Đông Anh Hà Nội  750.000.000   2  Ngô Đình Lợi  P.Giám Đốc  0903439759 048826220  Đông Anh Hà Nội  300.000.000   3  Hoàng Thị Nguyệt  P.Giám Đốc  0915932839 042108496  Thanh Xuân Hà Nội  225.000.000   4  Nguyễn Thị Hoan  Cán Bộ  0915161490 042108570  Từ Liêm Hà Nội  75.000.000   5  Trần Quang Mên  Trưởng Phòng Dự án  0984924351 042187686  Phường Bén Gót-Tp Việt Trì  300.000.000   6  Trần Quang Thái  Cán Bộ  0984154188  Đông Anh Hà Nội  75.000.000   7  Lê Thị Thuỷ  Kế Toán  0977811259  Đông Anh Hà Nội  75.000.000   - Vốn điều lệ đăng kí ban đầu là 1.8 tỷ đồng. - Số tài khoản: 421101001269 tại Ngân Hàng Nông Nghiệp – Chi nhánh Đông Anh * Hình thức hoạt động: + Công ty được phép lập kế hoạch và tiến hành các hoạt động kinh doanh theo quy định của giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và điều lệ phù hợp với quy định của pháp luật và thực hiện các biện pháp thích hợp để đạt được mục tiêu của công ty. + Công ty có thể thay đổi hình thức và mục tiêu chức năng sản xuất kinh doanh, vốn điều lệ và các nội dung khác trong hồ sơ đăng kí kinh doanh khi hội đồng quản trị xét có lợi nhất đồng thời phải khai báo với sở kế hoạch đầu tư Hà Nội để cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và phải đăng báo để thông báo. Công ty được thành lập với các thành viên cùng với chức vụ như sau: + Giám đốc:- Nguyễn Bá Tiến. + P. Giám đốc:- Ngô Đình Lợi - Hoàng Thị Nguyệt. + Kế toán: - Đào Ngọc Hà. - Lê Thị Thuỷ. + Trưởng phòng hành chính:- Nguyễn Thị Hoan + Trưởng phòng kinh doanh:- Nguyễn Bá Luân. + Trưởng ban dự án:- Trần Quang Mên. Trong đó giám đốc đồng thời là chủ tịch HĐQT. Công ty hoạt động trên hình thức công ty cổ phần và hoạt động chủ yếu là tư vấn dự án và trực tiếp đầu tư. 1.2. Sự phát triển của công ty từ lúc ra đời tới nay * Những kết quả đáng khích lệ Từ khi thành lập đến nay, Công ty cũng đã có nhiều biến động, só sự thay đổi về nhân sự, cơ cấu, vốn, nguồn vốn… tuy những ngày đầu còn gặp rất nhiều khó khăn song đến nay đã đi vào ổn định và tăng trưởng mạnh mẽ. Chính kết quả của ngày nay nói lên, trong hơn một năm qua cả Ban quản lý Công ty cũng như toàn bộ cán bộ công nhân viên và các cộng tác viên đã hết sức mình góp phần vào việc xây dựng và phát triển Công ty. - Ngành nghề kinh doanh được bổ sung. Ban đầu công ty chỉ kinh doanh ở lĩnh vực tư vấn dự án và tư vấn việc làm trong và ngoài nước là chủ yếu, cho đến nay công ty đã mở rộng thêm các ngành nghề kinh doanh như: Tư vấn đầu tư và trực tiếp đầu tư tài chính, tư vấn bất động sản, cung cấp các dịch vụ du lịch, trực tiếp đầu tư trồng rừng (điển hình là đang tiến hành dự án trồng rừng cây lấy hạt ép dầu jatropha) Ặ - Số lượng nhân viên tăng hơn gấp đôi, đồng thời lương tăng gấp 1,5 lần. Ban đầu thành lập công ty chỉ có 20 nhân viên, sau hơn một năm hoạt động đến nay số lượng đã tăng lên 52 người bao gồm cả cộng tác viên. Hiện nay mức lương trung bình đã tăng từ 1,5 triệu đồng/tháng/người lên 2 triệu đồng/tháng/người. - Trình độ, kỹ năng của cán bộ công nhân viên tăng lên rõ rệt. - Đối tác kinh doanh tăng lên cả về số lượng và quy mô của hợp đồng. Thời gian đầu công ty phải đi tìm kiếm khách hàng cho mình, cho đến nay khách hàng đã tự tìm đến công ty rất nhiều, đó chính là điều mà công ty được đáp trả cho sự cố gắng của mình. Từ chỗ phụ thuộc vào các mối quan hệ quen biết là chủ yếu, giờ đây Công ty đã có chỗ đứng riêng của mình trong thị trường kinh tế hiện nay và đã tự kinh doanh độc lập. Quan hệ của nhân viên với nhân viên trong công ty và của công ty với khách hàng thể hiện một cách chuyên nghiệp hơn. - Cơ sở vật chất được cải thiện đáng kể: + Cơ sở: Công ty có trụ sở giao dịch đặt tại tầng 3- nhà B3A - khu đô thị Nam Trung Yên – Trung Hoà - Cầu Giấy – Hà Nội, là một địa điểm rất thuận tiện cho việc giao dịch, kinh doanh của công ty. + Vật chất: Công ty có đoàn xe gồm: - 2 xe ô tô 4 chỗ ngồi - 1 xe ô tô 7 chỗ ngồi - 1 xe ô tô 12 chỗ - Từ khi ra đời tới nay công ty trải qua nhiều biến động. Công ty phát triển từ một công ty nhỏ chỉ có 20 người nay đã phát triển lên tới hơn 50 người, dự kiến tương lai công ty sẽ trở thành một tập đoàn lớn. + Hợp đồng không xác định thời hạn: 40 người + Hợp đồng có thời hạn từ 1-3 năm: 10 người Với trình độ trên đại học 4 người, đại học 20 người , cao đẳng 5 người, còn lại là những người có nghiệp vụ cao. Chế độ thù lao lao động : Toàn bộ CBCNV được hưởng lương theo thang bậc lương và các chế độ khác theo quy định hiện hành của Nhà nước. Hệ thống các cộng tác viên được khoán theo doanh thu. Chế độ thưởng vượt mức quỹ lương cũng được tính 50% theo hệ số lương, còn 50% theo ngày công bảo đảm sự công bằng cho tất cả người lao động Công ty còn trích từ qũy phúc lợi ra để khen thưởng cho các cá nhân tập thể có thành tích trong các đợt thi đua có sáng kiến mang lại hiệu quả kinh doanh. Tài sản của Công ty tăng lên qua các năm được thể hiện như sau: / Biểu đồ: Nguồn vốn của công ty qua các năm. Cụ thể, tài sản cố định và lưu động của công ty qua các năm như sau: Đvt: triệu đồng năm  2002  2003  2004  2005  2006   I. TSC Đ đ ầu t ư d ài h ạn  422,3  436,8  315,7  685  943   1. TSC Đ  356,4  378,3  343  624  889,3   2. Giá trị hao mòn luỹ kế  20,1  24,5  27,3  31  34,7   3. XDCB  86  83  0  92  88,4   II. TSLĐ, đầu tư ngắn hạn  1.256,3  1928,9  1.520,8  2.336,3  3.693,8   1. Quỹ tiền mặt  134  213  0  342  646,8   2. Tiền gửi ngân hang  56  89  89  149  256,4   3. Phải thu khách hang  653  956,6  956,6  968  1.535,2   4. Các khoản phải thu khác  123  236,2  211  398  653,2   5. Dự phòng phải thu khó đòi  21  66,3  20  86,4  120,3   6. TSLĐ khác  269,3  367,8  244,2  392,9  381,9   Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty các năm Như vậy tài sản cố định và tài sản lưu động của công ty có xu hướng tăng lên qua các năm, qua bảng tên cũng thấy tài sản của công ty chủ yếu nằm ở các khoản phải thu khách hang. Năm 2004 do công ty tạm ngừng hoạt động nên tài sản đã giảm xuống đáng kể, không có xây dựng cơ bản và quỹ tiền mặt. * Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được thể hiện qua bảng doanh thu các năm như sau: năm  2002  2003  2004  2005  2006   Doanh thu  1.856,23  2.663,33  0  4.332,25  7.899,26   Chi phí  1.712,06  2.602,60  39,34  3.059,13  3.279,88   LN trước thuế  144,17  60,73  - 39,34  1.273,12  1.619,38   Thuế phải nộp  40,37  17,00  0  356,47  453,43   LN sau thuế  103,8  43,73  - 39,34  916,65  1.165,95   Nguồn: Báo cáo tài chính các năm Sau năm 2004 tạm ngừng hoạt động thì lợi nhuận của công ty đã tăng lên một cách mạnh mẽ. Như vậy giai đoạn 2002 – 2006 là giai đoạn mà công ty cổ phần đầu tư và xuất nhập khẩu Đoàn Minh Giang có nhiều biến động, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng đã đi vào ổn định và lợi nhuận thu được ngày càng cao. - Công ty đã đăng ký lại vốn điều lệ hiện nay là: 4,5 tỷ đồng * Các mặt còn tồn tại: - Một số bộ phận có dấu hiệu chững lại như việc tư vấn lao động trong và ngoài nước. - Bộ phận hành chính còn chưa làm việc đúng năng lực của mình, số lượng công việc thì lớn nhưng hiệu quả giải quyết công việc còn chưa đạt được đúng như yêu cầu. - Ban giám đốc quản lý công ty còn chưa thực sự chặt chẽ, lỏng lẻo, nên đôi khi ý thức tự giác trong công việc hay chấp hành nội quy của một số nhân viên chưa được tốt. - Hệ thống công tác quản lý của cả công ty chưa thật sự gắn kết như bên kế toán đôi khi làm việc còn chưa thật sự quyết đoán trong công việc, đôi khi còn có nhiều vướng mắc bởi các thủ rục quá rườm rà. 2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 2. 1 . Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
 2. 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và nhân viên công ty 2.2.1. Hội đồng quản trị: * Chức năng: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định và thực hiện các quyền hợp pháp của công ty. * Nhiệm vụ: - Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty. - Quyết định lựa chọn phương án đầu tư và dự án đầu tư. - Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với giám đốc. - Giám sát, chỉ đạo giám đốc và người quản ký khác trong điều hành việc kinh doanh hằng ngày của công ty. - Quyết địng cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết điịnh thành lập Công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của các doanh nghiệp khác. - Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty 2.2.2. Ban giám đốc: * Chức năng: Trong công ty ban giám đốc là một số người trong hội đồng quản trị, có chức năng quản lý điều hành trực tiếp công việc kinh doanh hằng ngày cuả công ty. * Nhiệm vụ: + Giám đốc: Đồng thời là chủ tịch HĐQT, là đại diện pháp lý của công ty, có nhiệm vụ điều hành tất cả các hoạt động trong công ty và là người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty. + Phó giám đốc: Hỗ trợ và giúp giám đốc trong điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Thực hiện những nhiệm vụ mà giám đốc giao phó. 2.2.3. Phòng hành chính - tổng hợp: * Chức năng: Là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của nhà nước và công ty. Thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tai công ty, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh an toàn chi nhánh.. * Nhiệm vụ: - Thực hiện quản lý lao động, tuyển dụng lao động, điều động, sắp xếp cán bộ phù hợp với năng lực, trình độ và yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh theo thẩm quyền của công ty. - Thực hiện bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh. - Xây dựnh kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ, nhân viên công ty. - Thực hiện việc mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết bị và phương tiện làm việc, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty. - Quản lý và sử dụng xe ô tô, điện, điện thoại và các trang thiết bị của chi nhánh. Định kỳ bảo dưỡng và khám xe ô t« theo quy định, đảm bảo lái xe an toàn. - Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ cán bộ theo đúng quy định của nhà nước và c«ng ty. - Tổ chức thực hiện công tác y tế tại c«ng ty. - Chuẩn bị mọi điều kiện cần thiết để hội họp, hội thảo, sơ kết, tổng kết… và ban giám đốc tiếp khách. - Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ các khoản chi tiêu nội bộ của cơ quan. - Tổ chức công tác bảo vệ an toàn cơ quan. - Lập báo cáo thuộc ph¹m vi trách nhiệm của phòng. - Thực hiện một số công việc khác. 2.2.4. Phòng kinh doanh: * Chức năng: Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc công ty dự kiến kế hoạch kinh doanh, tổng hợp phân tích đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh, thực hiện báo cáo hoạt động hàng năm của công ty. * Nhiệm vụ: - Dự kiến kế hoạch kinh doanh, phân tích tài chính, phân tích đánh giá tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty. - Làm đầu mối các báo cáo theo quy định. - Làm đầu mối nghiên cứu các đề án mở rộng mạng lưới kinh doanh tại công ty. - Là đầu mối nghiên cứu các đề án mở rộng màng lưới kinh doanh tại công ty. Là đầu mối nghiên cứu triển khai các đề tài khoa học của chi nhánh. - Tổ chức học tập và nâng cao trình độ của cán bộ phòng - Làm công tác khác do giám đốc giao. - Phối hợp giữa các phòng chức năng để triền khai công tác đào tạo về công nghệ thông tin tại chi nhánh. - Lập kế hoạch kinh doanh và tổ chức thực hiện các kế hoạch đó, tổ chức các hoạt động quảng cáo, tuyển nhân viên…. 2.2.5.Phòng kế toán: * Chức năng: Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Ban giám đốc thực hiện các nghiệp vụ và các công việc liên quan đến công tác quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ tại của công ty theo đúng quy định hiện hành * Nhiệm vụ: - Thực hiện các nghiệp vụ về hoạch toán kế toán, tính tiền lương, các chế độ BHXH, BHYT, KPCĐ… - Tổ chức quản lý theo dõi hạch toán kế toán tài sản cố định, công cụ lao động, chi tiêu nội bộ của công ty. Phối hợp với phòng hành chính tổng hợp lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng tài sản cố định… xây dựng nội quy quản lý, sử dụng trang thiết bị tại công ty. - Thực hiện việc tra soát tài khoản; kiểm tra báo cáo tất cả các báo cáo kế toán. - Lưu trữ chứng từ của các bộ phận nghiệp vụ, số liệu theo quy định hiện hành, thực hiện các giao dịch nội bộ. - Phối hợp các phòng liên quan phân tích đánh giá kết quả hoạt hộng kinh doanh của công ty để trình Ban lãnh đạo quyết định mức trích lập quỹ dự phòng rủi ro. - Lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. - Lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, kế hoạch chi tiêu nội bộ bảo đảm hoạt động kinh doanh của công ty, trình ban giám đốc quyết định - Phối hợp với các phòng liên quan tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch và thực hiện quỹ lương quý, năm,chi các quỹ theo quy định của Nhà nước phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty. - Tính và trích nộp thuế, bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế và các khoản phải nộp ngân sách khác theo quy định. Là đầu mối trong quan hệ với cơ quan thuế, tài chính. - Làm báo cáo định kỳ hoặc đột xuất. - Tổ chức học tập nâng cao trình độ của cán bộ phòng - Làm công tác khác do giám đốc giao. 2.2.6. Ban dự án: * Chức năng: Là nơi tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về tư vấn vay vốn, khách hàng cần thực hiện dự án mà có nhu cầu thuê tư vấn, và là nơi tiếp nhận các dự án do các công ty khác gửi đến và giúp họ viết hoặc hoàn thiện dự án, qua đó gửi các dự án cho ngân hàng để giúp họ vay vốn. * Nhiệm vụ: - Tìm kiếm và tiếp nhận các dự án và tư vấn cách thức làm dự án. - Yêu cầu đối tác cung cấp số liệu có liên quan đến dự án. - Nghiên cứu thị trường, cũng như tìm hiểu thực tế cần có trong dự án tiếp nhận. - Viết dự án. - Tư vấn giúp các đối tác vay vốn. - Tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực cho công tác lập dự án. - Phối hợp với các phòng ban để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng là một hệ thống của cả Công ty nên rất mật thiết với nhau, chinh như vậy đã làm cho quá trình hoạt động của Công ty ngày càng đạt được những kết quả đáng khích lệ. II – KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ CỦA CÔNG TY CPĐT & XNK ĐOÀN MINH GIANG 1. Nguồn vốn, tình hình huy động vốn và sử dụng vốn 1.1. Vốn của công ty hiện nay: + Vốn điều lệ hiện nay: 4,5 tỷ + Vốn góp của các cổ đông tăng lên đáng kể trong đó có một số cổ đông mới, cụ thể như sau: STT  Họ Và Tên  Địa Chỉ  Giá trị cổ phần (đ)   1  Nguyễn Bá Tiến  Đông Anh -Hà Nội  1.800.000.000   2  Ngô Đình Lợi  Đông Anh -Hà Nội  720.000.000   3  Hoàng Thị Nguyệt  Thanh Xuân- Hà Nội  540.000.000   4  Nguyễn Thị Hoan  Từ Liêm- Hà Nội  180.000.000   5  Trần Quang Mên  Phường Bén Gót-Tp Việt Trì  720.000.000   6  Trần Quang Thái  Đông Anh- Hà Nội  180.000.000   7  Lê Thị Thuỷ  Đông Anh- Hà Nội  180.000.000   8  Đào Ngọc Hà  Khâm Thiên- Hà Nội  60.000.000   9  Lê Quang Nghị  Thường Tín- Hà Tây  60.000.000   10  Hoàng Huy Hoàng  Phủ Lý- Hà Nam  60.000.000   Ngoài ra do đa số hoạt động công ty là hoạt động tư vấn và quản lý dự án thay các nhà đầu tư có yêu cầu nên vốn đầu tư không nhiều, chủ yếu là xây dựng và mua sắm máy móc thiết bị, cụ thể như sau: ĐVT: triệu đồng Năm  2002  2003  2004  2005  2006   1. Đầu tư xây dựng cơ bản  86  83  0  92  88,4   2. Đầu tư mua sắm MMTB  336,3  68,5  0  277,3  169,6   Tổng  422,3  151,5  0  369,3  258