Chuyên đề Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư ứng dụng tại công ty cổ phần phần mềm MasterSoft

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA THỐNG KÊ TIN HỌC c & d CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ ỨNG DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM MASTERSOFT SVTH: NGUYỄN VĂN LỢI LỚP: 36H10K14.1-A GVHD: TS. NGUYỄN TRẦN QUỐC VINH Đà Nẵng, năm 2011 i LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Những nội dung trong đồ án này do em thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo TS. Nguyễn Trần Quốc Vinh. Mọi tham khảo dùng trong đồ án này đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố. Mọi sao chép không hợp lệ, vị phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Đà Nẵng, năm 2011 Sinh viên thực hiện Nguyễn Văn Lợi ii LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin gởi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến quý thầy, cô trong khoa Thống Kê - Tin Học Đại học Kinh tế Đà Nẵng, cùng quý thầy cô đã giảng dạy, giúp đỡ chúng em trong thời gian vừa qua. Chính quý thầy, cô đã xây dựng cho chúng em những kiến thức nền tảng và những kiến thức chuyên môn để giúp em có thể hoàn thành chuyên đề này cũng như những công việc của mình mai sau. Xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy giáo TS. Nguyễn Trần Quốc Vinh; Suốt thời gian chúng em làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp mặc dù Thầy rất bận rộn với công việc nhưng Thầy vẫn dành nhiều thời gian và tâm huyết cho việc hướng dẫn chúng em. Thầy đã chỉ bảo rất tận tình, giúp em những kiến thức cốt lõi để em có thể làm tốt chuyên đề này. Trong quá trình thực hiện Thầy luôn định hướng góp ý và sửa chữa những chỗ sai giúp em không bị lạc lối trong biển kiến thức rộng lớn. Cho đến hôm nay chuyên đề của em đã được hoàn thành, cũng chính nhờ sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Thầy và các anh em trong công ty Cổ phần Phần mềm Mastersoft. Nhân đây con xin được gởi lời ân sâu sắc đến Ông bà, ba mẹ là người đã sinh ra con và nuôi dưỡng con khôn lớn, người luôn dõi theo những chặng đường học tập và mong muốn con nên người. Đồng thời, xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các bạn sinh viên lớp 36H10K14.1-A và các bạn trong trường, những người luôn sát cánh bên em trong những năm tháng học tập và đã góp ý cho em rất nhiều, đặc biệt là thời gian em thực hiện chuyên đề này. Sinh viên thực hiện Nguyễn Văn Lợi iii MỤC LỤC BẢNG CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT................................................................. v DANH MỤC CÁC BẢNG ........................................................................................vi DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ ..................................................................................vii LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG ................................................................ 4 1.1 Khảo sát sơ bộ ................................................................................................... 4 1.2 Khảo sát nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư ...................................... 4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT........................................................................... 6 2.1 Tổng quan về cơ sở dữ liệu quan hệ ................................................................. 6 2.1.1 Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu............................................................. 6 2.1.2 Các phép toán trên CSDL quan hệ ............................................................. 6 2.1.3 Lý thuyết về chuẩn hoá các quan hệ .......................................................... 6 2.2 Khái quát về phân tích thiết kế hệ thống thông tin ........................................... 7 2.3 Ngôn ngữ VisualC#.Net.................................................................................... 9 2.4 Hệ quản trị CSDL DB2................................................................................... 12 2.4.1 Tổng quan về DB2 Express-C.................................................................. 12 2.4.2 Những điểm mới nổi bật của DB2 Express-C......................................... 13 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VẬT TƯ........ 14 3.1 Chức năng hệ thống quản lý vật tư ................................................................. 14 3.2 Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD) ................................................................... 15 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) ............................................................................. 15 3.3.1 Sơ đồ DFD mức khung cảnh.................................................................... 15 3.3.2 Sơ đồ DFD mức 0..................................................................................... 16 3.3.3 Sơ đồ DFD mức 1..................................................................................... 16 3.3.3.1 Chức năng nhập kho.............................................................................. 16 3.3.3.2 Chức năng xuất kho............................................................................... 17 iv 3.3.3.3 Chức năng thu hồi vật tư ....................................................................... 17 3.3.3.4 Chức năng báo cáo ................................................................................ 18 3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu...................................................................................... 19 3.4.1 Sơ đồ thực thể kết hợp (ERD).................................................................. 19 3.4.2 Lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ (DRD)..................................................... 19 3.4.3 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu................................................................ 20 CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH ............................................................ 24 4.1 Cấu trúc chương trình ..................................................................................... 24 4.2 Đăng nhập hệ thống ........................................................................................ 25 4.3 Menu chương trình chính................................................................................ 25 4.4 Danh mục ........................................................................................................ 26 4.5 Chứng từ.......................................................................................................... 29 4.6 Báo cáo............................................................................................................ 34 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 43 PHỤ LỤC ................................................................................................................. 45 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP................................................................. 47 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN...................................................... 48 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN......................................................... 49 v BẢNG CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT KÍ HIỆU THUỘC Ý NGHĨA Biểu đồ luồng dữ liệu logic Tiến trình Lưu đồ hệ thống Tiến trình Biểu đồ luồng dữ liệu Tác nhân Mô hình Thực thể - Mối quan hệ Thực thể Biểu đồ luồng dữ liệu Kho dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu Luồng dữ liệu CSDL Cơ sở dữ liệu CNTT Công nghệ thông tin HQTCSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu vi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 3.1 - Danh mục khách hàng............................................................................. 20 Bảng 3.2 - Danh mục nhà cung cấp.......................................................................... 20 Bảng 3.3 - Danh mục nhân viên ............................................................................... 20 Bảng 3.4 - Danh mục chức vụ .................................................................................. 20 Bảng 3.5 - Danh mục mặt hàng ................................................................................ 21 Bảng 3.6 - Danh mục sản phẩm................................................................................ 21 Bảng 3.7 - Danh mục kho ......................................................................................... 21 Bảng 3.8 - Chứng từ phiếu nhập............................................................................... 22 Bảng 3.9 - Chứng từ phiếu xuất................................................................................ 22 Bảng 3.10 - Chi tiết phiếu xuất ................................................................................. 22 Bảng 3.11 - Chứng từ phiếu thu ............................................................................... 23 Bảng 3.12 - Chi tiết phiếu thu................................................................................... 23 vii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1 - Sơ đồ tổ chức của công ty MasterSoft ...................................................... 4 Hình 2.1 - Kiến trúc khung ứng dụng .NET............................................................. 10 Hình 3.1 - Sơ đồ BFD............................................................................................... 15 Hình 3.2 - Sơ đồ ngữ cảnh........................................................................................ 15 Hình 3.3 - Sơ đồ DFD mức 0.................................................................................... 16 Hình 3.4 - Sơ đồ DFD mức 1 chức năng nhập kho .................................................. 16 Hình 3.5 - Sơ đồ DFD mức 1 chức năng xuất kho ................................................... 17 Hình 3.6 - Sơ đồ DFD mức 1 chức năng thu hồi vật tư............................................ 17 Hình 3.7 - Sơ đồ DFD mức 1 chức năng báo cáo..................................................... 18 Hình 3.8 - Sơ đồ thực thể kết hợp ERD.................................................................... 19 Hình 3.9 - Sơ đồ cơ sở dữ liệu quan hệ DRD........................................................... 19 & Chuyên Đề Tốt Nghiệp & GVHD: TS. Nguyễn Trần Quốc Vinh < SVTH: Nguyễn Văn Lợi $ Trang 1 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) được xem là nhu cầu thiết yếu đối với nhiều ngành nghề, doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế xã hội khác. Rất nhiều phần mềm ứng dụng của Việt nam được ra đời như: Phần mềm kế toán doanh nghiệp, quản lý nhân sự, quản lý chấm công, quản lý bán hàng, quản lý vật tư…; Một số phần mềm này đã từng bước chiếm lĩnh được lòng tin của nhiều khách hàng. Bên cạnh đó để cho ra một sản phẩm phần mềm đáp ứng được nhu cầu của một tổ chức nào đó thì tiên quyết người thiết kế phải nắm được thực tế về quy trình nghiệp vụ của công ty, doanh nghiệp, tổ chức… nhằm thiết kế, mô hình hóa được cơ sở dữ liệu để quản lý. Các chương trình ứng dụng phải đảm bảo độ chính xác cũng như việc lưu trữ, tra cứu, kiểm kê…. Phần mềm phải đáp ứng được các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu quả kinh tế đồng thời phải phù hợp với quy mô và khả năng tài chính của doanh nghiệp đó. Chúng ta đã biết ngày nay nền kinh tế toàn cầu đang đi vào hội nhập, vì vậy để phát triển được nền kinh tế theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hoá thì CNTT phải trở thành cầu nối xuyên quốc gia trong các hoạt động và tổ chức kinh tế, thương mại. Việc áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào đời sống (quản lý) đã dần thay thế các phương pháp thủ công cũ kỹ bằng chương trình phần mềm được cài đặt trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độ chính xác và bảo mật cao. Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ cần cho mỗi doanh nghiệp trong và ngoài nước. Với những ưu điểm, tính năng vượt trội đó cộng với niềm say mê phần mềm em quyết định chọn đề tài : “Xây dựng hệ thống thông quản lý vật tư ứng dụng tại Công ty Cổ phần Phần mềm Mastersoft” làm chuyên đề tốt nghiệp. Mục đích Khi tìm hiểu chuyên đề này sẽ giúp em hiểu rõ hơn về quá trình phân tích thiết kế và tạo lập một phần mềm ứng dụng. Đồng thời vận dụng các kiến thức từ môn Cơ sở dữ liệu, phân tích thiết kế hệ thống… kết hợp với một số ngôn ngữ lập trình để phục vụ cho quá trình phân tích hệ thống và cài đặt trên chương trình phần & Chuyên Đề Tốt Nghiệp & GVHD: TS. Nguyễn Trần Quốc Vinh < SVTH: Nguyễn Văn Lợi $ Trang 2 mềm. Chương trình sau khi cài đặt có thể phát triển để ứng dụng vào quản lý vật tư tại Công ty Cổ Phần Phần mềm Mastersoft. Nhiệm vụ Tìm hiểu các đặc điểm và mô tả hệ thống quản lý vật tư tại Công ty Cổ Phần Phần mềm MasterSoft. Tìm hiểu cách thức quản lý vật tư trong thực tế, tìm hiểu hiện trạng và mô tả hệ thống vật tư qua các thực thể. Phân tích hệ thống quản lý vật tư tại Công ty Cổ Phần Phần mềm MasterSoft. Từ các thực thể đã mô tả ta phân tích và chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng sơ đồ mối liên hệ giữa các thực thể. Thiết kế dữ liệu: Tạo các bảng lưu dữ liệu, các biểu mẫu, procedure, truy vấn và báo cáo. Lập trình tạo lập phần mềm quản lý vật tư tại Công ty Cổ Phần Phần mềm MasterSoft trên nền ngôn ngữ C# và HQTCSDL DB2. Cài đặt chương trình trên môi trường dotNet (.NET). Chạy ứng dụng trên môi trường Windows và tiến hành kiểm thử phần mềm. Đối tượng và phạm vi Đối tượng: Qui trình quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần Phần mềm MasterSoft, thực trạng quản lý và xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại đây. Phạm vi: Bao gồm tìm hiểu thực trạng, phân tích thiết kế hệ thống thông tin, lập trình tạo lập phần mềm ứng dụng quản lý vật tư theo Serinumber của sản phẩm tại công ty; Sử dụng ngôn ngữ Csharp (C#) để lập trình và Hệ quản trị cơ sở dữ liệu DB2. Phương pháp Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu và hoàn thiện chuyên đề này, bản thân đã sử dụng chủ yếu là các phương pháp sau: - Phương pháp phân tích tổng hợp lý thuyết. - Phương pháp trao đổi. - Phương pháp thực nghiệm. & Chuyên Đề Tốt Nghiệp & GVHD: TS. Nguyễn Trần Quốc Vinh < SVTH: Nguyễn Văn Lợi $ Trang 3 Kết cấu của chuyên đề Gồm 4 chương chính bao gồm các nội dung: Chương 1. Giới thiệu về công ty, sơ đồ tổ chức, quy trình nhập xuất vật tư. Chương 2. Tìm hiểu các khái niệm cơ bản về Hệ thống thông tin, Cơ sở dữ liệu, Ngôn ngữ lập trình C#, Hệ quản trị DB2. Chương 3. Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý vật tư, thiết kế cơ sở dữ liệu… . Chương 4. Cài đặt chương trình, kết cấu chương trình, kết quả chạy chương trình cộng với một số hướng dẫn sử dụng nhỏ. Một lần nữa em xin được gởi lời cảm ơn đến thầy giáo - tiến sĩ Nguyễn Trần Quốc Vinh Khoa Thống Kê – Tin Học và toàn thể anh em trong Công ty Cổ phần Phần mềm Matstersoft đã tạo điều kiện giúp đỡ em để hoàn thành chuyên đề này. Song thời gian giới hạn và trình độ có phần hạn chế nên quá trình phân tích và thiết kế đề tài sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉ bảo của quý thầy, cô. Em xin chân thành cảm ơn! & Chuyên Đề Tốt Nghiệp & GVHD: TS. Nguyễn Trần Quốc Vinh < SVTH: Nguyễn Văn Lợi $ Trang 4 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.1 Khảo sát sơ bộ 1.1.1 Giới thiệu công ty Mastersoft là công ty Phần mềm chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực; Công ty đã nghiên cứu, tư vấn giải pháp, phát triển và triển khai rất hiệu quả các ứng dụng hệ thống phần mềm máy tính vào quản lý sản xuất kinh doanh đã nâng cao rõ rệt hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinh doanh – xã hội. Sản phẩm của Mastersoft tiêu biểu là “Phần mềm kế toán”, “Quản lý nhân sự”, “Chấm công, tiền lương * Có tích hợp máy đọc mã vạch (Barcode)..”, “Quản lý nhà hàng, khách sạn * Có tích hợp module tính cước điện thoại ...”, … 1.1.2 Bộ máy tổ chức Hình 1.1 - Sơ đồ tổ chức của công ty MasterSoft 1.2 Khảo sát nghiệp vụ hệ thống thông tin quản lý vật tư 1.2.1 Nghiệp vụ quản lý - Quá trình nhập vật tư : Khi công ty có yêu cầu nhập vật tư, hàng hóa, thiết bị thì phòng kinh doanh sẽ phân tích và chọn nhà cung cấp sau đó tiến hành giao dịch để nhập hàng. Nhà cung cấp sẽ xuất hàng và lập hóa đơn cho công ty. Hàng hóa nhập về được nhập vào kho và thông tin nhập kho sẽ được lưu trong phiếu nhập kho. Sau đó chứng từ sẽ được chuyển đến phòng kế toán. Khi đó phòng phòng kế toán sẽ tiến hành lập phiếu & Chuyên Đề Tốt Nghiệp & GVHD: TS. Nguyễn Trần Quốc Vinh < SVTH: Nguyễn Văn Lợi $ Trang 5 chi để xuất tiền để thanh toán cho nhà cung cấp. Thông tin nhập hàng và thanh toán hàng cho nhà cung cấp sẽ được bộ phận quản lý lưu vào sổ. - Quá trình xuất vật tư, hàng hóa: Khi khách hàng có nhu cầu nhập hàng từ công ty, nhân viên sẽ dựa trên yêu cầu của khách hàng và căn cứ vào kết quả thống kê kho hàng để trả lời yêu cầu khách hàng. Nếu vật tư trong kho đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì nhân viên căn cứ vào hóa đơn bán hàng để tiến hành lập phiếu xuất kho. Cuối cùng nhân viên bán hàng sẽ thực hiện giao hàng cho khách và thu tiền hàng. Thông tin phiếu xuất sẽ được lưu lại. Nếu hàng hóa trong kho không đáp ứng ngay được nhu cầu của khách thì nhân viên của công ty sẽ thương lượng với khách để thay đổi chủng loại hàng, hoặc sắp xếp lại thời gian giao hàng để công ty có đủ thời gian nhập hàng về đáp ứng cho khách. - Quá trình thu lại vật tư, hàng hóa: Khi khách hàng có nhu cầu trả lại vật tư đã nhập từ công ty, nhân viên sẽ kiểm tra thông tin của vật tư, khách hàng và căn cứ vào kết quả thống kê kho hàng để trả lời yêu cầu khách hàng. Nếu vật tư đã có xuất bán, và đúng tên khách hàng thì vật tư sẽ được thu lại và nhập vào như quá trình nhập. - Theo định kỳ, bộ phận kinh doanh thống kê lại thông tin vật tư. Hàng tháng, quý, năm để nắm được tình hình nhập, xuất tại công ty thì ban lãnh đạo của công ty yêu cầu nhân viên phòng kế toán và phòng kinh doanh gửi báo cáo về tình hình nhập xuất vật tư, hàng hóa … 1.2.2 Ưu nhược điểm của hệ thống Công ty Cổ phần Phần mềm Mastersoft có nhiều vật tư, công cụ với các hoạt động nhập vật tư, xuất vật tư, thu hồi vật tư, báo cáo tồn kho, báo cáo vật tư hàng hóa theo định kì. Do đó một chương trình quản lí vật tư ra đời sẽ giúp cho các kế toán, người quản lý đỡ mất thời gian tìm kiếm so với thao tác thủ công trong mớ tài liệu, giúp việc quản lí vật tư và công cụ thuận tiện, nhanh chóng hơn. & Chuyên Đề Tốt Nghiệp & GVHD: TS. Nguyễn Trần Quốc Vinh < SVTH: Nguyễn Văn Lợi $ Trang 6 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Tổng quan về cơ sở dữ liệu quan hệ 2.1.1 Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (CSDL) là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống thông tin trên máy tính, trong đó các dữ liệu được lưu trữ một cách co cấu trúc theo một quy định nào đó nhằm giảm thiểu sự dư thừa và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. [1, 2, 5]. 2.1.2 Các phép toán trên CSDL quan hệ Các phép tính cơ bản thay đổi một cơ sở dữ liệu là: chèn(insert), loại bỏ(delete) và thay đổi(change). Trong mô hình CSDL quan hệ, các phép tính này được áp dụng cho từng bộ của các quan hệ lưu trữ trong máy. + Phép chèn: Thêm một bộ vào quan hệ r{A1,..., An} có dạng r = r È t. + Phép loại bỏ: Xoá một bộ ra khỏi quan hệ cho trước, có dạng r = r – t + Phép thay đổi: Gọi tập C1,..., Cp} Í {A1,..., An} là tập các thuộc tính mà tại đó các giá trị của bộ cần thay đổi khi đó phép thay đổi có dạng r = r \ t È t¢. [2, 11, 15, 16]. 2.1.3 Lý thuyết về chuẩn hoá các quan hệ 2.1.3.1 Các khái niệm - Thuộc tính khoá: Cho một lược đồ quan hệ R trên tập thuộc tính U={A1,...,An}. Thuộc tính A ÎU dược gọi là thuộc tính khoá nếu A là thành phần thuộc một khoá nào đó của R, ngược lại A là thuộc tính không khoá - Phụ thuộc hàm: Cho R là một lược đồ quan hệ trên tập thuộc tính U={A1,..., An} và X,Y là tập con của U. Nói rằng X ® Y(X xác định hàm Y hay Y phụ thuộc hàm vào X) nếu r là một quan hệ xác định trên R(U) sao cho bất kỳ hai bộ