Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office

Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 1 MỤC LỤC CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU ............................................................................................ 3 1.1 Lý do chọn đề tài: ............................................................................................................. 3 1.2 Mục tiêu và phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu ..................................................................... 3 1.3 Phƣơng pháp nghiên cứu: ................................................................................................. 3 1.4 Ý nghĩa của Đề tài: ........................................................................................................... 4 1.5 Bố cục của tiểu luận.......................................................................................................... 4 CHƢƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ PHẦN MỀM E-OFFICE............................................ 5 2.1 Giới thiệu về phầm mềm Eoffice: .................................................................................... 5 2.2 Quy trình tiếp nhận văn bản đến:...................................................................................... 9 2.3 Lý thuyết về chất lƣợng của việc ứng dụng phần mềm: ................................................. 10 2.3.1 Đánh giá chất lƣợng việc ứng dụng phần mềm thông qua một số yếu tố sau: ...... 10 Điều kện tiếp cận Công nghệ thông tin: ......................................................................... 10 Đặc điểm cá nhân của cá nhân: ...................................................................................... 10 Sự quan tâm của lãnh đạo: ............................................................................................. 11 Sự hỗ trợ của bộ phận tin học: ...................................................................................... 11 Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thƣ: ................................................ 11 CHƢƠNG 3: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐÁNH GIÁ .................................... 15 3.1 Quy trình nghiên cứu đánh giá ....................................................................................... 15 3.2 Nghiên cứu định tính: ..................................................................................................... 15 Trình độ tin học: ............................................................................................................. 15 Cơ sở vật chất: ................................................................................................................ 16 Sự quan tâm của lãnh đạo: ............................................................................................. 16 Sự hỗ trợ kịp thời của bộ phận tin học: .......................................................................... 16 Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thƣ: ................................................. 16 3.3 Nguồn thông tin: ............................................................................................................. 18 3.4 Phƣơng pháp chọn mẫu và thiết kế mẫu ......................................................................... 19 3.4.1 Phƣơng pháp chọn mẫu: ........................................................................................ 19 3.4.2 Thiết kế mẫu: ......................................................................................................... 19 3.4.3 Xây dựng thang đo: ............................................................................................... 19 Thang đo yếu tố Cơ sở vật chất: ................................................................................... 20 Thang đo yếu tố sự quan tâm của lãnh đạo: ................................................................. 20 Thang đo yếu tố Sự hỗ trợ kịp thời của bộ phận tin học: ............................................... 21 Thang đo yếu tố sự tâm huyết của lãnh đạo và văn thƣ: ................................................ 21 CHƢƠNG 4: PHÂN TÍCH KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ĐÁNH GIÁ ......................... 23 4.1 Sơ lƣợc về cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lai Vung – Đồng Tháp: ......................... 23 4.1.1 Cơ cấu tổ chức: ..................................................................................................... 23 4.1.2 Chức năng, nhiệm vụ: ........................................................................................... 23 4.1.2.1 Chức năng: ........................................................................................................ 23 Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 2 4.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: ....................................................................................... 23 4.2 Đánh giá chất lƣợng ứng dụng phần mềm:..................................................................... 28 4.2.1 Thông tin về đối tƣợng nghiên cứu đánh giá: ....................................................... 28 4.2.1.1 Thông tin về độ tuổi và giới: ............................................................................ 28 4.2.1.2 Thông tin về trình độ: ....................................................................................... 29 4.2.1.3 Thông về cơ sở vật chất: ................................................................................... 30 4.2.2 Đánh giá chất lƣợng ứng dụng phần mềm: ........................................................... 31 4.2.3 Đánh giá chất lƣợng ứng dụng phần mềm E-Office tại UBND huyện Lai Vung: 32 CHƢƠNG 5: KẾT LUẬN ........................................................................................... 34 Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 3 CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Lý do chọn đề tài: Trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa nhƣ hiện nay, với tốc độ phát triển nhƣ vũ bảo của khoa học công nghệ thì việc ứng dụng khoa học kỹ thuật mà đặc biệt là công nghiệ thông tin vào trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ là cần thiết. Nếu doanh nghiệp nào chậm cải tiến trong việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật sẽ nhanh chống lạc hậu, mất dần lợi thế cạnh tranh so với đối thủ, do chi phí nhân công ngày càng đắc, nguồn lực con ngƣời ngày càng khan hiếm. Trong lĩnh vực hành chính nhà nƣớc cũng vậy, Chính phủ ta cũng nhìn nhận tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hành chính. Chính phủ ra Nghị định số 64/2007/NĐ-CP chỉ đạo tăng cƣờng ứng dụng CNTT trong các hoạt động của cơ quan Nhà nƣớc. Theo đó, ngƣời đứng đầu cơ quan Nhà nƣớc ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng CNTT vào xử lý công việc, tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử, từng bƣớc thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin. Với những chủ trƣơng đó, UBND huyện Lai Vung đã triển khai áp dụng phần mềm Văn phòng điện tử E-Office vào trong lĩnh vực văn phòng, góp phần tạo nền tảng để cán bộ công chức làm quen dần với việc ứng dụng phần mềm tin học trong giải quyết công việc. Với ý nghĩa đó, tôi chọn đề tài “Các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng ứng dụng phần mềm Eoffice tại UBND huyện Lai Vung – Đồng Tháp” để ngày càng hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hành chính. 1.2 Mục tiêu và phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu Mục tiêu của đề tài là xác định các yếu tố tác động đến chất lƣợng ứng dụng phần mềm để trong thời gian tới việc thực hiện Văn phòng điện tử E- Office ngày càng đạt chất lƣợng cao hơn, từng bƣớc nâng cao chất lƣợng ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND huyện Lai Vung. - Mục tiêu cụ thể 1: Xác định các yếu tố tác động đến chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office tại UBND huyện Lai Vung. - Mục tiêu cụ thể 2: Đề xuất một số giải pháp năng cao chất lƣợng ứng dụng phần mềm E-Office. Thời gian và phạm vi nghiên cứu của Đề tài: trong tháng 8 năm 2014, trong phạm vị UBND huyện Lai Vung Đối tƣợng nghiên cứu: - Cán bộ, công chức đang công tác tại UBND huyện Lai Vung và tại một số xã, thị trấn trong huyện. - Nghiên cứu tiến hành bằng phiếu câu hỏi đƣợc thiết kế sẵn và gởi cho các cá nhân. 1.3 Phƣơng pháp nghiên cứu: Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 4 Giai đoạn 1: Sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định tính. Thông tin thu thập từ nghiên cứu định tính nhằm khám phá, bổ sung cho mô hình nghiên cứu. Giai đoạn 2: sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định lƣợng thông qua phiếu phỏng vấn câu hỏi đƣợc gởi cho cán bộ, công chức đang công tác tại các phòng, ban ngành của UBND huyện và tại một số xã, thị trấn. Dữ liệu thu thập từ kết quả phiếu phỏng vấn đƣợc xử lý bằng phần mềm SPSS 18.0 1.4 Ý nghĩa của Đề tài: Qua kết quả nghiên cứu, biết đƣợc các yếu tố tác động đến chất lƣợng ứng dụng phần mềm, từ đó xây dựng những chính sách và đƣa ra giải pháp để giúp cho việc khai thác, sử dụng phần mềm đạt hiệu quả cao hơn. 1.5 Bố cục của tiểu luận Tiểu luận bao gồm 5 chƣơng Tiểu luận bao gồm 5 chƣơng Chƣơng I: Giới thiệu. Chƣơng II: Lý thuyết về phần mềm E-Office Chƣơng III: Nghiên cứu lý thuyết và đƣa ra phƣơng pháp đánh giá Chƣơng IV: Phân tích kết quả. Chƣơng V: Kết luận. ----------oOo---------- Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 5 CHƢƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ PHẦN MỀM E-OFFICE 2.1 Giới thiệu về phầm mềm Eoffice: Khái niệm: Văn phòng điện tử - eOffice là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản. E-Office là một phần mềm ứng dụng dùng trong lĩnh vực văn phòng để tiếp nhận văn bản đến và chuyển đi văn bản cần phát hành. Eoffice đƣợc cài đặt cho tất cả cán bộ, công chức ngành huyện và tại UBND các xã, thị trấn thuộc UBND huyện Lai Vung. Với phần mềm ứng dụng này, tất cả các cán bộ, công chức từ huyện đến xã đều có thể chuyển và nhận văn bản với nhau trên môi trƣờng mạng Internet. Mỗi cá nhân có tên đăng nhập và mật khẩu riêng để đăng nhập vào phần mềm. Giới thiệu phần mềm và một số quy trình xử lý văn bản trên phần mềm: Phần mềm đƣợc thiết kế giành cho 3 vị trí: Văn thƣ, lãnh đạo và chuyên viên. Ở mỗi vị trí có 2 nhiệm vụ chính đó là tiếp nhận văn bản đến để xử lý và chuyển văn bản đi. Đối với văn bản đến chƣa xử lý thì phần mềm sẽ hiển thị thông báo giúp ngƣời dùng nhận định và biết đƣợc số lƣợng những văn bản mình chƣa xử lý để tiến hành xử lý. Những tiện ích mà phần mềm mang lại: Các loại văn bản đi, đến, công tác cập nhập và xử lý đƣợc thực hiện trên môi trƣờng mạng đã hạn chế tối đa việc giao dịch văn bản bằng giấy tờ nhƣ trƣớc kia. Không những vậy, một tính năng ƣu việt nữa của văn phòng điện tử là tiết kiệm thời gian: đối với các văn bản chỉ đạo nội bộ thì chỉ 1-2 phút sau khi phát hành các thành viên đã nhận đƣợc để thực hiện. Hơn nữa, phần mềm còn có tính năng tự động nhắc các loại văn bản với các cấp độ nhƣ văn bản thƣờng, văn bản khẩn cấp, văn bản hỏa tốc, nên lãnh đạo đơn vị có thể theo dõi các văn bản đến của cơ quan hàng ngày, xác định ƣu tiên thứ tự xử lý văn bản cho phù hợp Tiếp đó, việc lƣu trữ đƣợc chia thành các lĩnh vực (văn hóa – xã hội – kinh tế - tƣ pháp – thƣơng mại) theo từng thể thức văn bản nhƣ công văn, báo cáo, tờ trình, quyết định, giấy mời nên việc tìm kiếm tài liệu rất dễ dàng và thuận tiện. Tiết kiệm đƣợc chi phí, nếu nhƣ trƣớc đây công văn chuyển cho lãnh đạo, bộ phận chuyên môn để xử lý thì phải photo văn bản giấy, nếu liên quan đến nhiều bộ phận thì phải photo nhiều bản. Nay sử dụng phần mềm thì chỉ cần chuyển file mềm trên chƣơng trình, trong một lúc sẽ chuyển đƣợc đến nhiều ngƣời, số lƣợng không hạn chế. Đồng thời, với việc áp dụng Văn phòng điện tử sẽ giúp cho cán bộ, công chức chủ động đƣợc thời gian trong giải quyết công việc. Vì đây là một phần mềm đƣợc xây dựng trên môi trƣờng mạng nên có thể xem và giải quyết công việc tại nhà, trong lúc đi công tác. Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 6 Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 7 Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 8 Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 9 2.2 Quy trình tiếp nhận văn bản đến: Đối với vị trí văn thƣ: là bộ phận đầu mối tiếp nhận văn bản đến từ các ban, ngành từ các đơn vị khác chuyển đến, cán bộ văn thƣ cho số văn bản đến, ngày đến, điền thông tin trích yếu văn bản...sau đó chuyển cho thủ trƣởng đơn vị xử lý. Văn bản có thể kết thúc tại quy trình xử lý của lãnh đạo hoặc đƣợc chuyển cho bộ phận chuyên môn xử lý tiếp theo nếu có liên quan và cuối cùng chọn kết thúc văn bản. Đối với vị trí lãnh đạo: tiếp nhận văn bản đến từ bộ phận văn thƣ, sau đó xem nội dung văn bản và chuyển cho chuyên môn xử lý, ghi bổ sung những nội dung cần yêu cầu thêm cho bộ phận chuyên môn trong quá trình xử lý sau đó chọn kết thúc văn bản. Đối với chuyên viên: tiếp nhận văn bản đƣợc lãnh đạo chuyển đến thuộc lĩnh vực chuyên môn để xử lý sau đó chọn kết thúc văn bản. Phát hành văn bản đi: Xuất phát từ bộ phận chuyên môn, soạn thảo văn bản tham mƣu cho lãnh đạo nhằm thực hiện những nhiệm vụ của ngành rồi chuyển cho lãnh đạo xem nội dung. Ở đây xảy ra 2 trƣờng hợp: Thứ nhất: nếu lãnh đạo thống nhất với nội dung soạn thảo tham mƣu của bộ phận chuyên môn thì chuyển cho văn thƣ cho số văn bản và phát hành văn bản. Thứ hai: nếu nội dung công văn chƣa thật đầy đủ, chƣa chính xác thì lãnh đạo bổ sung ý kiến xử lý, yêu cầu chuyên viên xem lại và chỉnh sửa. Sau khi điều chỉnh văn bản theo nội dung yêu cầu của lãnh đạo, chuyên viên chuyển cho lãnh đạo xem lại lần nữa, lãnh đạo thống nhất thì chuyển cho bộ phận văn thƣ phát hành văn bản. Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 10 2.3 Lý thuyết về chất lƣợng của việc ứng dụng phần mềm: 2.3.1 Đánh giá chất lƣợng việc ứng dụng phần mềm thông qua một số yếu tố sau: - Việc áp dụng phần mềm phải thƣờng xuyên, liên tục. - Khả năng thao tác thành thạo, không để sai sót hay có lỗi xảy ra trên phần mềm trong quá trình thao tác. - Qua việc sử dụng phần mềm cải tiến đƣợc thời gian và chất lƣợng công việc. - Việc thống kê, tìm kiếm văn bản, hồ sơ nhanh chống và thuận tiện. - Khai thác hiệu quả, đầy đủ những tính năng sẵn có trên phần mềm. - Chuyển và nhận văn bản kịp thời, đầy đủ, đúng thành phần. Các yếu tố tác động đến chất lƣợng ứng dụng phần mềm: Để đảm bảo đƣợc các yếu tố chất lƣợng phần mềm, cá nhân xin đƣa ra một số yếu tố sau: Điều kện tiếp cận Công nghệ thông tin: Nó dùng để mô tả khả năng của một ai đó khi cần có thể sử dụng đƣợc. Tiếp cận không đồng nghĩa với “khả năng sử dụng”, nó không mang nghĩa về mặt năng lực, kỹ năng. Điều kiện tiếp cận Công nghệ thông tin đƣợc hiểu là cơ hội để tiếp cận, sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin nhƣ máy tính, máy scan, máy photo, các thiết bị mạng, phần mềm ứng dụng Việc đánh giá điều kiện tiếp cận đƣợc chia làm 5 mức độ: (1) Chƣa có, (2) rất khó tiếp cận, (3) khó tiếp cận, (4) dễ tiếp cận, (5) rất dễ tiếp cận. Kỹ năng sử dụng máy tính: Kỹ năng là năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó đƣợc sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc nào đó phát sinh trong cuộc sống. Kỹ năng sử dụng máy tính trong nghiên cứu này đƣợc hiểu là khả năng sử dụng máy tính và phần mềm máy tính trong việc áp dụng văn phòng điện tử thông qua phần mềm E-Office. Đặc điểm cá nhân của cá nhân: Đó là thái độ của cán bộ, công chức đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc. Các đặc điểm về dân số học, về chuyên môn, thời gian công tác. Ở đây, thái độ đƣợc định nghĩa là cách nhìn nhận của một cá nhân về một hƣớng nào đó trƣớc một vấn đề, một tình huống cần giải quyết. Đó là tổng thể Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 11 của những biểu hiện bên ngoài của ý nghĩ, tình cảm của cá nhân đối với một cá thể hay một sự việc, hiện tƣợng nào đó. Từ điển Bách khoa Việt Nam giải nghĩa: Thái độ là tâm trạng bên trong đƣợc biểu lộ qua hành động, hành vi, cử chỉ ứng xử với ngƣời khác, đối với các sự kiện, quan điểm. Là giai đoạn trung gian giữa giai đoạn tiềm ẩn với giai đoạn thực hiện đầy đủ một ý nghĩa, một ý định nào đó trong cuộc sống. Nghiên cứu này tiếp cận thái độ với nghĩa là “Quan điểm, cách nhìn nhận, ứng xử của cá nhân đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Văn phòng điện tử. Đánh giá thái độ cũng đƣợc tác giả chia thành 5 cấp độ: (1) rất không đồng ý, (2) không đồng ý, (3) phân vân, (4) đồng ý, (5) rất đồng ý. Sự quan tâm của lãnh đạo: Sự quan tâm của lãnh đạo đƣợc cụ thể hóa bằng những văn bản chỉ đạo, điều hành, tuyên truyền tầm quan trọng và ý nghĩa của việc thực hiện Văn phòng điện tử Eoffice trong thời buổi công nghệ nhƣ hiện nay. Làm cho cán bộ công chức thay đổi nhận thức, từng bƣớc tiếp cận nền công nghệ, sử dụng công nghệ, máy móc tự động hóa thay cho những công việc làm thủ công nhƣ trƣớc đây. Sự quan tâm của lãnh đạo đƣợc chia thành 5 cấp độ: (1) Rất không quan tâm, (2) không quan tâm, (3) bình thƣờng, (4) quan tâm, (5) rất quan tâm. Sự hỗ trợ của bộ phận tin học: Đây là bộ phận hỗ trợ công nghệ thông tin của UBND huyện, có nhiệm vụ triển khai, hƣớng dẫn các đơn vị cài đặt và sử dụng phần mềm. Giúp cho các đơn vị thực hiện đúng quy trình văn bản đi, văn bản đến, các thao tác xử lý trên phần mềm nhƣ: đánh số văn bản đi, ký hiệu văn bản, kết thúc văn bản, lƣu văn bản, khai thác và sử dụng kho dữ liệu một cách hiệu quả. Từ đó, giúp nhân viên thấy đƣợc những hữu ích của việc ứng dụng phần mềm quản lý trong công tác văn thƣ, lƣu trữ tạo nên động lực và sự tâm quyết trong công việc. Sự hỗ trợ cũng đƣợc chia thành 5 cấp độ: (1) Rất không kịp thời, (2) không kịp thời, (3) tƣơng đối kịp thời, (4) kịp thời, (5) rất kịp thời. Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thƣ: E-Office có tác động mạnh mẽ thay đổi phong cách làm việc của vị trí thủ trƣởng và văn thƣ; do vậy họ phải thật sự có tâm huyết, có nhiệt tình và am hiểu về CNTT. Có thể nói các đối tƣợng này là mấu chốt nền tảng của E-Office. Nhƣ vậy, các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng, cũng nhƣ mức độ đáp ứng của phần mềm E-Office đối với công việc là 5 yếu tố : (1) Điều kiện tiếp cận Công nghệ thông tin (2) Đặc điểm cá nhân của cá nhân (3) Sự quan tâm của lãnh đạo Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 12 (4) Sự hỗ trợ của bộ phận tin học (5)Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thƣ Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 13 Chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office đƣợc tiểu luận đề xuất theo mô hình ảnh hƣởng 5 yếu tố nhƣ sau: Sự quan tâm của lãnh đạo Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thƣ Sự hỗ trợ của bộ phận tin học Đặc điểm cá nhân của cá nhân Điều kiện tiếp cận Công nghệ thông tin Chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office GVHD: TS. Nguyễn Kim Định HVTH: Lê Văn Trung Trực Trang 14 Các yếu tố này sẽ đƣợc nhận diện lại xem có phù hợp khi đƣa vào mô hình nghiên cứu về chất lƣợng ứng dụng phần mềm E-Office tại UBND Huyện Lai Vung, tỉnh Đồng Tháp hay không thông qua việc nghiên cứu định tính, phỏng vấn các chuyên gia quản lý tại UBND Huyện Lai Vung – Đồng Tháp. ----------oOo