Đề tài Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại văn phòng ubnd xã lai uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương

LỜI NÓI ĐẦU Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung. Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi,… và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực tập ở UBND xã Lai Uyên tôi đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở UBND xã. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên”. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại UBND xã và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND xã. Do đó tôi cố gắng hoàn thành, hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của Nhà trường đề ra trong quá trình thực tập ở UBND xã Lai Uyên. Phần thứ nhất TÓM TẮC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP * Về thời gian thực tập Thời gian thực tập: từ 23/5/2011 đến ngày 23/7/2011. Quá trình thực tập cụ thể: - Từ ngày 23/5 đến ngày 31/5: + Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo UBND xã Lai Uyên; + Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập về vấn đề “Soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng”. - Từ ngày 01/6 đến ngày 11/6: + Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập. - Từ ngày 13/6 đến ngày 18/6: + Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối quan hệ làm việc của UBND xã Lai Uyên, của Văn phòng UBND xã Lai Uyên. - Từ ngày 20/6 đến ngày 25/6: + Tìm hiểu quy trình công vụ và các thủ tục hành chính của cơ quan; + Được giao phân loại giấy tờ, công văn đến, chuyển cho các bộ phận, cán bộ chuyên môn; công văn đi chuyển đến các cơ quan. - Từ ngày 27/6 đến ngày 30/6: + Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập. - Từ ngày 01/7 đến ngày 09/7: + Tiếp cận với công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng và quá trình quản lý văn bản tại bộ phận Văn thư. - Từ ngày 11/7 đến ngày 16/7: + Viết bản thảo báo cáo thực tập. + Chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện hơn nữa báo cáo thực tập; - Từ ngày 18/7 đến ngày 23/7: + Trình báo cáo thực tập lên lãnh đạo UBND xã nhận xét; + Hoàn thành báo cáo thực tập. Phần thứ hai KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ KHÁI QUÁT VỀ KINH TẾ - XÃ HỘI – AN NINH QUỐC PHÒNG XÃ LAI UYÊN 1. Đặc điểm tình hình: - Xã Lai Uyên cách trung tâm hành chính huyện Bến Cát 07 km về phía Bắc, có nhiều xã giáp ranh như sau : + Đông Nam giáp xã Tân Hưng. + Đông Bắc giáp xã Tân Long huyện Phú Giáo. + Tây giáp xã Cây Trường. + Tây Nam giáp xã Long Nguyên. + Nam giáp xã Lai Hưng. + Bắc giáp xã Trừ Văn Thố. - Xã Lai Uyên có diện tích đất tự nhiên là 8.865,73 ha được chia làm 8 ấp, dân số hiện nay là 2.798 hộ với 18.099 nhân khẩu. Xã Lai Uyên có diện tích đất rộng và dân cư đông, đồng thời là một trong những địa bàn trọng điểm của huyện Bến Cát, tiếp giáp nhiều xã và huyện khác, có 17 km đường Quốc lộ 13 và nhiều giao lộ lớn thông thương với các huyện, tỉnh khác. Xã Lai Uyên hiện nay là nơi có sức thu hút nhân dân và lao động ở các tỉnh thành trong cả nước đến làm ăn và lập nghiệp lâu dài. 2. Về kinh tế: - Trong giai đoạn 2009 – 2010, qua 2 năm xã đã đạt được nhiều thành công trên bước đường đổi mới, bộ mặt địa phương đang từng ngày thay đổi, khang trang và hiện đại hơn. Tổng mức đầu tư toàn xã hội trong 2 năm đạt gần 1.000 tỷ đồng, trong đó vốn ngân sách xã đầu tư hơn 30 tỷ đồng để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng. Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm 2010 đạt là 18,5 %, cơ cấu kinh tế tiếp tục chuyển dịch theo đúng định hướng, tỷ trọng ngành công nghiệp dịch vụ tăng nhanh trong cơ cấu kinh tế địa phương. Thu nhập bình quân đầu người đạt 18 triệu đồng người/năm, tỷ lệ hộ nghèo giảm còn 39 hộ, chiếm 1,39%. Hiện có trên 98% số hộ dân được sử dụng nước sạch sinh hoạt, 100% số hộ được sử dụng điện lưới Quốc gia. Vệ sinh môi trường được chú trọng đầu tư đồng bộ với sự phát triển hạ tầng. Hệ thống thông tin liên lạc được mở rộng đầu tư nâng cấp. - Về công nghiệp được UBND tỉnh quy hoạch khu công nghiệp và đô thị Bàu Bàng với diện tích trên 2.166 ha và hiện trong giai đoạn thực hiện công tác xây dựng cơ bản và đã có 13 doanh nghiệp về đầu tư sản xuất với tổng số vốn trên 1.200 tỷ đồng . 3. Về văn hoá xã hội: - Về văn hóa xã hội có địa điểm cho các hoạt động thể dục thể thao, văn nghệ, có di tích lịch sử, công viên cho nhân dân đến tham quan và vui chơi giải trí. - Xã có 01 trường trung học phổ thông (cấp 2 và cấp 3), 02 trường tiểu học gồm 04 phân hiệu, 01 trường mầm non công lập, ngoài ra còn có 02 nhóm trẻ thành lập theo loại hình tư thục; - Trạm y tế dược đầu tư xây dựng đạt chuẩn quốc gia. - Về Tôn giáo hiện có 04 tôn giáo là Thiên Chúa giáo, Phật giáo, Tin Lành và Cao đài . Thiên Chúa giáo hiện có 421 hộ với 1.785 Nhân khẩu, Phật giáo có 308 hộ với 523 Nhân khẩu, Tin lành có 13 hộ với 24 nhân khẩu, Cao đài có 33 hộ với 132 nhân khẩu. - Chính sách xã hội được thực hiện tốt, trong 2 năm qua đã thực hiện xây dựng và trao tặng 06 căn nhà tình nghĩa, 24 căn nhà đại đoàn kết; công tác chăm lo cho các gia đình chính sách được đặt biệt quan tâm và thực hiện tốt. 4. Về an ninh quốc phòng: Lực lượng công an từ xã đến ấp có trình độ tương đối và được bố trí phù hợp, xã đội được bố trí đủ số lượng, các ấp đều có các tổ ANTT, ANTQ và lực lượng DQTV hoạt động tích cực nên tình hình an ninh chính trị và trật tự xã hội luôn ổn định. II/ VỊ TRÍ PHÁP LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN 1. Vị trí pháp lý: Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên do Hội đồng nhân dân xã Lai Uyên bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan nhà nước cấp trên. 2. Chức năng, nhiệm vụ: - Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Lai Uyên. - Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở. 3. Tổ chức bộ máy: - Cơ cấu tổ chức của UBND xã Lai Uyên gồm 1 Chủ tịch, 2 Phó Chủ tịch và 02 ủy viên (Trưởng công an và Xã đội trưởng). - Thường trực UBND gồm 03 thành viên (Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch). - Cán bộ chuyên trách: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Lai Uyên. - Công chức: Trưởng công an, xã đội trưởng, cán bộ Văn phòng – thống kê, cán bộ Địa chính – Xây dựng – Nông thôn và môi trường, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch, cán bộ Tài chính – Kế toán, cán bộ Văn hoá thông tin – Thể dục thể thao, cán bộ Thương binh Xã hội. - Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ - Thi đua khen thưởng, Gia đình và Trẻ em, Giảm nghèo và việc làm, Văn thư - lưu trữ – thủ quỹ, Tiếp dân - Giải quyết khiếu nại tố cáo – Tôn giáo, Truyền thanh. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Lai Uyên Thường trực UBND Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hoá xã hội Chủ tịch Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế Văn hóa thông tin – Thể dục thể thao, Thương binh xã hội Đài truyền thanh Công an Xã đội Nội vụ, tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo, tôn giáo Tư pháp – Hộ tịch Kế toán - Tài chính Địa chính, Xây dựng, Nông thôn, Môi trường, giao thông, thuỷ lợi Giảm nghèo – việc làm Gia đình và trẻ em Văn phòng, Thống kê, Văn thư lưu trữ Chú thích sơ đồ : Quan hệ chỉ đạo, điều hành và thông tin báo cáo Quan hệ phối hợp công tác III/ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN 1. Chức năng: - Văn phòng UBND xã Lai Uyên là bộ phận chuyên môn của UBND xã, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của UBND xã. - Văn phòng UBND xã là bộ phận tham mưu, tổng hợp và phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Thường trực UBND xã; bố trí cán bộ, công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp TT.UBND và UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng. 2. Nhiệm vụ và quyền hạn: - Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND xã đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước. - Xây dựng các chương trình làm việc của UBND và Thường trực UBND xã, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các ngành, cán bộ chuyên môn thuộc UBND xã thực hiện chương trình công tác đó. - Theo dõi các ngành và cán bộ chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. - Thẩm tra các đề án chuyên môn thuộc UBND, trình UBND xã quyết định hoặc để UBND xã trình cấp có thẩm quyền quyết định. Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức và trình tự theo quy định của pháp luật, quy chế của UBND xã quy định, Văn phòng đề nghị các ngành, cán bộ chuyên môn bổ sung, hoàn chỉnh. - Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBND với HĐND, với UBMTTQ và các đoàn thể, các ngành, cán bộ trực thuộc UBND xã. - Phối hợp với Thanh tra nhân dân giúp TT. UBND xã trong việc tổ chức giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật. - Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố và của cấp trên đến các ngành, cán bộ chuyên môn và Chủ tịch UBND xã theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện văn bản đó. - Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND xã, các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch. - Giúp UBND xã tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo xã đón tiếp các đoàn khách đến thăm, làm việc tại địa phương theo quy định của Nhà nước. 3. Tổ chức: Văn phòng UBND xã gồm 02 công chức Văn phòng – Thống kê và 01 cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Phần thứ ba CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN 1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính 1.1. Khái niệm văn bản: Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn”(Từ điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội – 1997). Theo cách hiểu này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong nghiên cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay ở nước ta. Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…(Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ) được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là văn bản. Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức. 1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước: Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một trình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tính quyền lực Nhà nước và làm phát sinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quá trình thực hiện chúng. Do đó, có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân 1.3. Khái niệm văn văn bản hành chính: Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước”. Với nghĩa này, văn bản hành chính là văn bản viết hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước. Trong thời đại hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là in trên giấy. 2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4 của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau: 2.1. Văn bản quy phạm pháp luật: “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002). Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị. 2.2. Văn bản hành chính 2.2.1- Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt… 2.2.2- Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức. Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính: - Văn bản không có tên loại: công văn; - Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). 2.2.3- Văn bản chuyên ngành Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng. Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa… 3. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức năng cụ thể khác nhau. Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau đây: 3.1. Chức năng thông tin: Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn bản. Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng có hiệu quả. 3.2. Chức năng pháp lý: - Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau: + Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; + Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước. - Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ pháp luật trong hoạt động quản lý. - Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình tự và thủ tục theo luật định. 3.3. Chức năng quản lý: Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành. Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung. Nói cách khác văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước, xây dựng văn bản là để quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật, có hiệu quả.