Đề tài Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

Lêi më §Çu Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y §Êt N­íc ta ®· cã nhiÒu ®æi míi trong nh÷ng lÜnh vùc nh­ : kinh tÕ, v¨n ho¸, chÝnh trÞ, x· héi, trong ®ã ®Æc biÖt lµ kinh tÕ – mét lÜnh vùc ®ãng vai trß quan träng trong tiÕn tr×nh héi nhËp cña ViÖt Nam vµo khu vùc vµ ThÕ giíi . N¨m 2001 ®­îc coi lµ n¨m ®Çu tiªn b­íc vµo thÕ kû 21- n¨m ®Çu tiªn thùc hiÖn nghÞ quyÕt ®¹i héi §¶ng toµn quèc lÇn thø IX .®¹i héi ®· ®Ò ra ®Õn n¨m 2020 n­íc ta c¬ b¶n trë thµnh mét n­íc c«ng nghiÖp theo h­íng hiÖn ®¹i . Tr­íc tiªn chóng ta ®ang h­íng tíi mét nÒn kinh tÕ tri thøc –mét nÒn kinh tÕ ®­îc x©y dùng trªn s¶n xuÊt, ph©n phèi sö dông tri thøc vµ tin häc lµm ®éng lùc ph¸t triÓn. §iÒu Êy ®· kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ vµ vai trß cña con ng­êi trong nÒn kinh tÕ – con ng­êi lµ nguån lùc cña mäi nguån lùc, lµ yÕu tè trung t©m cña mäi thêi ®¹i. Do vËy §¶ng vµ Nhµ n­íc ta ®· x¸c ®Þnh vÊn ®Ò gi¸o dôc ®· trë thµnh quèc s¸ch, gi¸o dôc ph¶i ®­îc ­u tiªn mét b­íc . Trong xu thÕ ph¸t triÓn chung cña nghµnh gi¸o dôc, nghµnh häc Qu¶n trÞ v¨n phßng lµ mét nghµnh häc cßn kh¸ míi mÎ vµ lµ mét trong bèn m«n häc chuyªn nghµnh trong ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o cña nghµnh QTVP - khoa QTKD - Tr­êng §H. Tuy lµ mét tr­êng §¹i häc cßn rÊt trÎ, míi ®­îc thµnh lËp c¸ch ®©y kh«ng l©u nh­ng tr­êng ®· m¹nh d¹n ®µo t¹o nghµnh QTVP – mét ngµnh häc ®­îc coi lµ kh¸ míi mÎ trong sè c¸c tr­êng ®¹i häc ë n­íc ta . Còng nh­ tÊt c¶ nh÷ng sinh viªn n¨m cuèi ë c¸c tr­êng ®¹i häc kh¸c –chóng em nh÷ng sinh viªn n¨m thø t­ - ngµnh Qu¶n trÞ v¨n phßng – Khoa QTKD tr­êng §H ®­îc nhµ tr­êng t¹o ®iÒu kiÖn cho chóng em ®i thùc tËp ®Ó chóng em ®­îc tiÕp cËn víi c¸c c¬ quan ®¬n vÞ nh»m g¾n kÕt gi÷a lý thuyÕt ®­îc häc ë nhµ tr­êng vµ thùc tiÔn ë bªn ngoµi cô thÓ lµ t×m hiÓu s©u vÒ ho¹t ®éng còng nh­ chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña v¨n phßng c«ng ty víi môc ®Ých mang nh÷ng lý luËn ®· ®­îc häc ®Ó nghiªn cøu thùc tÕ , mang sù phong phó cña thùc tiÔn v¨n phßng mµ m×nh ®· ®Õn ,bæ xung hoµn thiÖn nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc häc, tõ ®ã hiÓu ®­îc c«ng t¸c v¨n phßng gi÷a lý thuyÕt vµ thùc tÕ kh¸c nhau nh­ thÕ nµo, gióp chóng em sau khi ra tr­êng cã nh÷ng nhËn thøc c¬ b¶n vÒ c«ng viÖc cña m×nh, cã mét c¸i nh×n kh¸ch quan ®Ó khi ra tr­êng kh«ng bì ngì. Ngoµi phÇn më ®Çu, kÕt luËn, b¶n b¸o c¸o tæng hîp nµy ®­îc kÕt cÊu gåm 3 phÇn chÝnh sau : PhÇn I : Tæng quan vÒ c«ng ty Th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­, thiÕt bÞ GTVT. PhÇn II : C«ng t¸c tæ chøc vµ ho¹t ®éng v¨n phßng cña c«ng ty Th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT. PhÇn III : Mét sè nhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña v¨n phßng c«ng ty . PhÇn I TæNG QUAN VÒ C«NG TY TH­¬NG M¹I Vµ S¶N XUÊT VËT T­ THIÕT BÞ GTVT Tæng c«ng ty c¬ khÝ GTVT 1)Tæ chøc cña c«ng ty: - Qóa tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty. C«ng ty Th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc trùc thuéc liªn hiÖp xÝ nghiÖp c¬ khÝ GTVT-Bé GTVT.§­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 602/Q§/TCCB-L§ ngµy 5/4/1993 cña Bé GTVT. - Tªn c«ng ty: C«ng ty vËt t­ thiÕt bÞ c¬ khÝ GTVT( m· sè 25) - Trô së giao dÞch: Km 9, §­êng NguyÔn Tr·i, ph­êng Thanh Xu©n B¾c, QuËn Thanh Xu©n –TP Hµ Néi. - Nay DNNN ®æi tªn thµnh:c«ng ty Th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT - trùc thuéc Tæng c«ng ty c¬ khÝ GTVT kÓ tõ ngµy ký quyÕt ®Þnh theo sè2195-1998/ Q§ - BGTVT Nay chuyÓn ®Õn 199B phè Minh Khai - QuËn HBT - Hµ Néi - Tªn giao dÞch QuècTÕ : TMT - Trade Manufacture Transportation. C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT- trùc thuéc Liªn hiÖp xÝ nghiÖp c¬ khÝ GTVT víi quy m« ban ®Çu rÊt s¬ khai víi tæng sè vèn kinh doanh lµ:190 triÖu ®ång .Vµ ®­îc thµnh lËp vµo ngµy 19/3/1993 cã trô së ®Æt t¹i Km 9 §­êng NguyÔn Tr·i , ph­êng Thanh Xu©n B¾c, QuËn §èng §a-TP Hµ Néi. + ThuËn lîi: - §­îc sù quan t©m cña Tæng c«ng ty c¬ khÝ GTVT , Bé GTVT, QuËn uû quËn §èng §a t¹o ®iÒu kiÖn th¸o gì khã kh¨n cho c¸c ch­¬ng tr×nh SXKD cña c«ng ty ®Ó cã ®iÒu kiÖn ph¸t triÓn s¶n xuÊt , n©ng cao tÝnh c¹nh tranh. - C¬ chÕ chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc ®· cã sù thay ®æi c¬ b¶n theo h­íng khuyÕn khÝch c¸c doanh nghiÖp thuéc c¸c thµnh phÇn kinh tÕ m¹nh d¹n ®Çu t­ vµ n¨ng ®éng s¸ng t¹o trong SXKD . - Mét sè c¸n bé trong c«ng ty ch­a hoµ nhËp kÞp thêi ,®¸p øng yªu cÇu nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, nªn cã nhiÒu c¬ héi kinh doanh bÞ bá lì. - §éi ngò c¸n bé kü thuËt , c¸n bé qu¶n lý, c«ng nh©n lµnh nghÒ …cßn thiÕu nhiÒu. - Vèn ®Çu t­ vµ vèn kinh doanh thiÕu trÇm träng, c«ng ty ho¹t ®éng chñ yÕu b»ng vèn vay. Tæng sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ng©n hµng mçi n¨m lªn tíi: h¬n 2 tû ®ång - Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng ty theo quyÕt ®Þnh thµnh lËp: Theo Q§ sè 602 – Q§/TCCB - L§ ngµy 5 th¸ng 4 n¨m 1993 cña Bé tr­ëng Bé GTVT vÒ viÖc thµnh lËp doanh nghiÖp Nhµ n­ãc: C«ng ty VËt t­ ThiÕt bÞ C¬ khÝ GTVT, trùc thuéc tæng c«ng ty c¬ khÝ GTVT. C«ng ty cã nhiÖm vô chñ yÕu lµ: Kinh doanh xuÊt nhËp khÈu vËt t­, thiÕt bÞ, phô tïng, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i, n«ng s¶n vµ hµng tiªu dïng. §¹i lý, kinh doanh vËt t­, thiÕt bÞ, phô tïng, vËt liÖu x©y dùng vµ dÞch vô vËn t¶i hµng hãa. XuÊt khÈu lao ®éng ( Cã giÊy phÐp sè 81/L§TBXH – GP ngµy 28/4/2000 cña Bé Lao ®éng Th­¬ng binh vµ X· héi vµ QuyÕt ®Þnh sè 896/2000/Q§ - GTVT ngµy 18/4/2000 cña Bé GTVT ). S¶n xuÊt, l¾p r¸p xe «t«, xe g¾n m¸y hai b¸nh, KDXNK vËt t­, thiÕt bÞ, phô tïng «t«, xe g¾n m¸y hai b¸nh ( Cã Q§ sè 4000/ Q§ - Bé GTVT ngµy 27/01/2001 cña Bé GTVT). Víi nh÷ng nhiÖm vô trªn ®©y c«ng ty ®· hoµn thµnh tèt nhiÖm vô do bé tr­ëng Bé GTVT giao vµ ngµy cµng kh¼ng ®Þnh vÞ thÕ cña m×nh trong nghµnh Giao th«ng ViÖt Nam. Cho ®Õn ngµy 4/11/1994 vµ ngµy 8/9/1998 theo Q§ sè 2195/1998/Q§ - Bé GTVT ngµy 1/9/1998 cña bé GTVT c«ng ty ®­îc ®æi tªn thµnh c«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT vµ c«ng ty ®­îc bæ sung thªm nhiÖm vô ®ã lµ: Kinh doanh xuÊt nhËp khÈu vËt t­, thiÕt bÞ, phô tïng, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i, n«ng s¶n vµ hµng tiªu dïng. §¹i lý, kinh doanh vËt t­, thiÕt bÞ, phô tïng, vËt liÖu x©y dùng vµ dÞch vô vËn t¶i hµng hãa. Gia c«ng phôc håi, kinh doanh vËt t­ phô tïng, ph­¬ng tiÖn thiÕt bÞ c¬ khÝ GTVT. Söa ch÷a, kinh doanh, ký göi c¸c lo¹i xe g¾n m¸y hai b¸nh, kinh doanh hµng ®iÖn tö, hµng trang trÝ néi thÊt. Lµm dÞch vô xuÊt nhËp khÈu thiÕt bÞ, phô tïng, ph­¬ng tiÖn GTVT. - Tæ chøc c«ng ty: C«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp. Bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty theo kiÓu “ Trùc tuyÕn chøc n¨ng” vµ chØ ®¹o thèng nhÊt tõ trªn xuèng d­íi cã nghÜa lµ c¸c phßng ban tham m­u víi gi¸m ®èc theo chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña m×nh gióp ban gi¸m ®èc ®iÒu hµnh vµ ra quyÕt ®Þnh cã lîi cho c«ng ty. *Ban gi¸m ®èc gåm cã: - Gi¸m ®èc c«ng ty: Do bé tr­ëng Bé GTVT bæ nhiÖm, cã quyÒn tæ chøc ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty theo chÕ ®é thñ tr­ëng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm toµn diÖn tr­íc cÊp trªn vµ tËp thÓ CBCNV trong c«ng ty. - Phã gi¸m ®èc: Do gi¸m ®èc ®Ò nghÞ, ®­îc Bé tr­ëng Bé GTVT bæ nhiÖm cã nhiÖm vô gióp gi¸m ®èc vÒ tæ chøc kinh doanh, phô tr¸ch theo tõng chøc n¨ng. Gåm cã 02 phã gi¸m ®èc : + Phã gi¸m ®èc kü thuËt. + Phã gi¸m ®èc néi chÝnh. * C¸c phßng chøc n¨ng gåm cã: Phßng tæ chøc hµnh chÝnh. Phßng Tµi chÝnh KÕ to¸n. Phßng kinh doanh XNK. Phßng thÞ tr­êng. Phßng khoa häc c«ng nghÖ. Ngoµi ra cßn cã c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc bao gåm: Nhµ x­ëng s¶n xuÊt vµ d©y chuyÒn s¶n xuÊt bé ly hîp, bé c«n t¹i 199B Minh Khai. Nhµ m¸y s¶n xuÊt, l¾p r¸p xe g¾n m¸y t¹i H­ng Yªn. Nhµ m¸y s¶n xuÊt l¾p r¸p xe «t« t¶i nhÑ t¹i H­ng Yªn. Chi nh¸nh t¹i thµnh phè HCM ( Sè 23 §Æng ThÞ Nhu - Q.1 – TPHCM ). S¥ §å : C¥ CÊU Tæ CHøC C«NG TY TH­¬NG M¹I Vµ S¶N XUÊT VËT T­ THIÕT BÞ GTVT   (1). Phßng tæ chøc – Lao ®éng – Hµnh chÝnh: Cã c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô sau: LËp ph­¬ng ¸n tæ chøc – C¸n bé x©y dùng ®Þnh biªn hµng n¨m phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty. LËp kÕ ho¹ch lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng. Qu¶n lý sö dông lao ®éng nh­: TuyÓn dông, båi d­ìng, ®µo t¹o, ®Ò b¹t, ®iÒu ®éng. Qu¶n lý tham m­u gióp l·nh ®¹o ph©n phèi quü tiÒn l­¬ng. §Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n thùc hiÖnvÒ c«ng t¸c thanh tra, ph¸p chÕ qu©n sù, b¶o vÖ phßng chèng ch¸y næ, phßng chèng b·o lôt. H­íng dÉn vµ chØ ®¹o c«ng t¸c an toµn lao ®éng, phßng chèng dÞch bÖnh, kh¸m søc khoÎ ®iÒu d­ìng, ®iÒu trÞ, lµm c¸c thñ tôc h­u trÝ, mÊt søc cho c¸c CBCNV. Qu¶n lý c«ng t¸c thèng kª hµnh chÝnh nh©n sù cña c«ng ty. Trùc tiÕp qu¶n lý xe «t«, cÊp ph¸t x¨ng dÇu, ®iÒu ®éng xe phôc vô l·nh ®¹o vµ c«ng t¸c cña c«ng ty. (2). Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: Cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô nh­ sau: Tæ chøc thùc hiÖn ®óng luËt TCKT mµ nhµ n­íc ban hµnh. Ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ phôc vô SXKD cña c«ng ty. LËp kÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh hµng th¸ng, hµng quý, n¨m. QuyÕt to¸n tµi chÝnh hµng quý tõng hîp ®ång vµ hµng n¨m. Tæ chøc theo dâi c¸c nguån vèn cña c«ng ty, lËp kÕ ho¹c c©n ®èi thu- chi theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc vÒ tµi chÝnh. Hµng th¸ng, quý, n¨m tæ chøc kiÓm tra nghiÖp vô kÕ to¸n trong v¨n phßng c«ng ty vµ c¸c xÝ nghiÖp trùc thuéc c«ng ty. Phèi hîp víi phßng kÕ ho¹ch kü thuËt ®Ó lµm nhiÖm vô tham m­u cho l·nh ®¹o c«ng ty vÒ mÆt theo dâi, qu¶n lý, mua s¾m vËt t­, thiÕt bÞ phôc vô cho c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt vµ kinh doanh. (3).Phßng Kinh doanh – XuÊt nhËp khÈu: Cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô nh­ sau: - Lµm c«ng t¸c tiÕp nhËn c¸c mÆt hµng vËt t­ xuÊt nhËp khÈu. - Kinh doanh c¸c mÆt hµng cña c«ng ty. - NhËp hµng ho¸ vµ xuÊt khÈu hµng ho¸ cña c«ng ty. (4).Phßng khoa häc c«ng nghÖ : Cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô nh­ sau: - KiÓm tra gi¸m ®Þnh chÊt l­îng s¶n phÈm cña c«ng ty. - §¶m b¶o m«i tr­êng cho chÊt l­îng cña xe g¾n m¸y. - Nghiªn cøu ®­a khoa häc vµo øng dông thùc tÕ cho s¶n phÈm cña c«ng ty m×nh. 2) LÜnh vùc ho¹t ®éng cña C«ng ty TM vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT. 2.1 LÜnh vùc ho¹t ®éng: C«ng ty TM vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT chuyªn s¶n xuÊt l¾p r¸p vµ kinh doanh xe g¾n m¸y, « t«. C«ng ty ®· ®Çu t­ d©y chuyÒn l¾p r¸p ®éng c¬ xe g¾n m¸y,s¶n xuÊt khung xe m¸y c¸c lo¹i vµ ®Çu t­ s¶n xuÊt mét sè chi tiÕt vµ ®éng c¬ xe m¸y. S¶n phÈm cña c«ng ty s¶n xuÊt , l¾p r¸p ®¹t chÊt l­îng cao,mÉu m· ®Ñp vµ phï hîp, gi¸ thµnh rÎ ®· vµ ®ang ®­îc thÞ tr­êng chÊp nhËn vµ ­a chuéng. 2.2 KÕt qu¶ thùc hiÖn ho¹t ®éng SXKD – chÝnh s¸ch ®êi sèng v¨n ho¸ x· héi – an ninh quèc phßng. KÕt qu¶ thùc hiÖn SXKD vµ c¸c chØ tiªu chñ yÕu ®Òu ®¹t trªn 200% so víi n¨m 2001, n¨m 2002 trung b×nh mçi CBCNV C«ng ty ®· ®ãng gãp x©y dùng ng©n s¸ch Nhµ n­íc ( 637 triÖu ®ång. KÕt qu¶ ®ã ®· cho thÊy C«ng ty ®ang nç lùc phÊn ®Êu ®Ó hoµ nhËp víi sù ph¸t triÓn chung cña toµn Tæng c«ng ty. 2.2.2 KÕt qu¶ thùc hiÖn chÝnh s¸ch, ®êi sèng v¨n ho¸, x· héi: Hai n¨m võa qua(2001-2002) c«ng ty ®· gi¶i quyÕt tr¶ l­¬ng trùc tiÕp thªm cho 40 lao ®éng tuyÓn dông vµo c«ng ty lµm viÖc vµ gi¸n tiÕp cho hµng ngµn ng­êi cña c¸c c«ng ty kh¸c ®Òu cã viÖc lµm vµ thu nhËp æn ®Þnh, ®Æc biÖt trong 2 n¨m võa qua c«ng ty ®· hîp t¸c s¶n xuÊt cïng mét sè ®¬n vÞ trong tæng c«ng ty, t¹o ra viÖc lµm vµ t¨ng thªm nguån thu cña mét sè c«ng ty kh¸c thuéc Tæng c«ng ty nh­ : + C«ng ty c¬ khÝ « t« 3/2 :3.774.369.000 ®ång + C«ng ty c¬ khÝ 120 :3.641.026.000 ®ång + C«ng ty c¬ khÝ Ng« Gia Tù :1.206.197.500 ®ång + C«ng ty s¶n xuÊt vµ kinh doanh xe m¸y : 290.000.000 ®ång + C«ng ty x©y dùng vµ c¬ khÝ sè 1 : 355.000.000 ®ång - ChÕ ®é BHXH, BHYT thùc hiÖn ®Çy ®ñ theo qui ®Þnh cña nhµ n­íc ®èi víi ng­êi lao ®éng. Khen th­ëng ®éng viªn kÞp thêi CBCNV cã thµnh tÝch trong SXKD, con em CBCNV cã thµnh tÝch tèt trong häc tËp hµng n¨m. Th­êng xuyªn quan t©m ®Õn c«ng t¸c hiÕu hû, ñng hé gióp ®ì trÎ em, ng­êi tµn tËt, gióp ®ì ®ång bµo lò lôt, gióp ®ì häc sinh nghÌo v­ît khã… - Tæ chøc phong trµo thi ®ua lao ®éng giái, gi¸o dôc x©y dùng ®éi ngò c«ng nh©n, lao ®éng nh»m hoµn thµnh toµn diÖn kÕ ho¹ch XSKD. - Tæ chøc ®¹i héi c«ng nh©n viªn chøc, x©y dùng vµ thùc hiÖn qui chÕ d©n chñ, l¾ng nghe ý kiÕn, kiÕn nghÞ cña ng­êi lao ®éng vÒ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn ho¹t ®éng XSKD. -Th­êng xuyªn quan t©m ®Õn phong trµo v¨n ho¸,v¨n nghÖ, thÓ dôc, thÓ thao gãp phÇn n©ng cao ®êi sèng tinh thÇn cña ng­êi lao ®éng. 2.2.3 KÕt qu¶ thùc hiÖn c«ng t¸c an ninh chÝnh trÞ, trËt tù , an toµn x· héi: - C«ng ty cã nhiÒu ®Þa ®iÓm SXKD vµ viÖc tiÕp nhËn hµng ho¸ nhËp khÈu ®Òu ë c¸c cöa khÈu cã rÊt nhiÒu phøc t¹p nh­ng c«ng ty ch­a ®Ó x¶y ra mÊt an toµn vÒ ng­êi vµ hµng ho¸. TrËt tù an toµn trong c«ng ty lu«n lu«n ®­îc ®¶m b¶o. - C«ng ty th­êng xuyªn cã chuyªn gia, kh¸ch n­íc ngoµi ®Õn ë vµ lµm viÖc. C«ng ty lu«n coi träng viÖc kÕt hîp víi c¸c c¬ quan chøc n¨ng ®Þa ph­¬ng,cã ph­¬ng ¸n phßng ngõa, b¶o vÖ, lu«n chÊp hµnh nghiªm chØnh qui ®Þnh cña nhµ n­íc ®èi víi ng­êi n­íc ngoµi ®Õn vµ lµm viÖc t¹i C«ng ty, kh«ng ®Ó x¶y ra tr­êng hîp nµo ®¸ng tiÕc hoÆc vi ph¹m chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc trong lÜnh vùc nµy. N¨m 2001 lµ n¨m ®æi míi c¸ch lµm viÖc cña c«ng ty nªn ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ to lín, ®¸ng khÝch lÖ vµ tù hµo. Thµnh tÝch ®ã ®· cæ vò khÝch lÖ mçi CBCNV tiÕp tôc ®æi míi nh»m hoµn thµnh v­ît møc kÕ hoÆch ®· ®Ò ra trong nh÷ng n¨m tiÕp theo. Nguyªn nh©n th¾ng lîi, nh÷ng yÕu kÐm cÇn kh¾c phôc: Nguyªn nh©n th¾ng lîi: + C«ng ty th­êng xuyªn ®­îc sù quan t©m, chØ ®¹o trùc tiÕp cña Tæng c«ng ty c¬ khÝ GTVT vµ Bé GTVT. +Sù ®oµn kÕt nhÊt trÝ trong bé m¸y l·nh ®¹o, trong ®ã §¶ng lµ h¹t nh©n, lµ c¬ së v÷ng ch¾c cho viÖc thùc hiÖn thµnh c«ng c¸c chñ ch­¬ng lín cña c«ng ty. Ho¹t ®éng SXKD ph¸t triÓn lµ tiÒn ®Ò, lµ c¬ së ®Ó x©y dùng mèi ®oµn kÕt nhÊt trÝ trong c«ng ty . +Vai trß l·nh ®¹o, chØ ®¹o cña Ban gi¸m ®èc c«ng ty lµ sù ®æi míi, lµ nh÷ng cuéc c¸ch m¹ng vµ sù s¾p xÕp bè trÝ hîp lý ®éi ngò c¸n bé l·nh ®¹o chñ chèt cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh ®Õn sù ph¸t triÓn vÒ mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty . + C«ng ty ®· x¸c lËp mèi quan hÖ tin cËy víi mäi thµnh phÇn kinh tÕ trong n­íc vµ n­íc ngoµi, ®ã lµ yÕu tè quan trngj trong SXKD. Thùc tÕ SXKD trong n¨m qua, vÞ trÝ, vai trß c¸c b¹n hµng ®· ®ãng gãp ®¸ng kÓ cho sù ph¸t triÓn cña c«ng ty. ChÝnh hä lµ nh­ng ng­êi ®¸ng tr©n träng vµ lµ cÇu nèi gi÷a ng­êi s¶n xuÊt vµ ng­êi tiªu dïng. + C«ng ty m¹nh d¹n ®Çu t­ vµ ®Çu t­ ®ñ møc ®é cÇn thiÕt ë nh÷ng kh©u then chèt cã tÝnh quyÕt ®Þnh ®Õn chÊt l­îng vµ s¶n l­îng, tõng b­íc ®¶m b¶o søc c¹nh tranh cho c¸c s¶n phÈm cña c«ng ty trªn thÞ tr­êng. Trong qu¸ tr×nh SXKD ®· béc lé nh÷ng yÕu kÐm cÇn ®­îc lh¾c phôc ®ã lµ: + C«ng ty më réng nhiÒu ngµnh nghÒ kinh doanh, song ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý, chuyªn viªn thî lµnh nghÒ thiÕu trÇm träng cÇn ®­îc bæ sung vµ n©ng cao hiÖu qu¶ lµm viÖc h¬n n÷a. + C«ng t¸c qu¶n lý kü thuËt, qu¶n lý chÊt l­îng, qu¶n lý hµng ho¸, phô kiÖn l¾p r¸p ch­a chÆt chÏ, ch­a thóc ®Èy s¶n xuÊt, phï hîp yªu cÇu trong SXKD. +C«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh-kÕ to¸n, thanh to¸n c«ng nî, cÇn ph¶i ph©n ®Þnh râ tr¸ch nhiÖm ®èi víi CBCNV lµm c«ng t¸c tµi vô vµ tµi chÝnh. + C«ng t¸c tiÕp thÞ, th«ng tin thÞ tr­êng cßn yÕu. Kh¶ n¨ng khai th¸c mÆt hµng kinh doanh míi cßn nhiÒu h¹n chÕ. PhÇn II CH¦¥NG ii: NGHIÖP Vô HµNH CHÝNH V¡N PHßNG T¹I PHßNG HµNH CHÝNH – TæNG HîP c«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT 1. Tæ chøc bé m¸y v¨n phßng: Bé m¸y v¨n phßng cña c«ng ty bao gåm nh÷ng phßng ban sau: Ban gi¸m ®èc ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña c«ng ty. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. Phßng khoa häc c«ng nghÖ. Phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu. Phßng tæ chøc lao ®éng hµnh chÝnh: Bao gåm: + Nh©n viªn v¨n th­ l­u tr÷. + Tæ b¶o vÖ. + Tæ xe. + Nhµ ¨n. + T¹p vô. 2. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña v¨n phßng: Chøc n¨ng tæng hîp: Lµ chøc n¨ng ph©n tÝch vµ tæng hîp th«ng tin tõ c¸c nguån th«ng tin ®Çu vµo, th«ng tin ®Çu ra vµ th«ng tin néi bé nh»m gióp cho thñ tr­ëng ®¬n vÞ ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý kÞp thêi vµ chÝnh x¸c. Trong c¸c th«ng tin tæng hîp ®­îc cã thÓ th«ng qua bé phËn tham m­u hoÆc trùc tiÕp tiÕn tr×nh cho l·nh ®¹o. Chøc n¨ng tham m­u : lµ chøc n¨ng nghiªn cøu, ®Ò xuÊt, tham m­u cho l·nh ®¹o ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh chØ ®¹o, ®iÒu hµnh c«ng viÖc cã hiÖu qu¶ h¬n. Trong mét c¬ quan thñ tr­ëng lµ ng­êi chØ ®¹o tÊt c¶ c¸c c«ng viÖc cña ®¬n vÞ m×nh vµ cÇn ph¶i n¾m b¾t vµ hiÓu râ ®­îc tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ m×nh. Bªn c¹nh ®ã, c¸c ho¹t ®éng trong c¬ quan diÔn ra trong ph¹m vi kh«ng gian lín ë tÊt c¶ c¸c ngµnh tham gia. V× vËy ®ßi hái ph¶i cã mét bé phËn tham m­u thñ tr­ëng ®iÒu hµnh vµ ra quÕt ®Þnh qu¶n lý. Chøc n¨ng hËu cÇn: lµ chøc n¨ng tæ chøc, s¾p xÕp b¶o ®¶m ®iÒu kiÖn, vËt chÊt, ph­¬ng tiÖn cho c¬ quan nh­ v¨n phßng phÈm, xe cé, bè trÝ n¬i lµm viÖc cña c¬ quan, tæ chøc c¸c cuéc häp, héi nghÞ, tiÕp kh¸ch, chuÈn bÞ c¸c chuyÕn ®i c«ng t¸c cho thñ tr­ëng, kinh phÝ, y tÕ vµ m«i tr­êng…cã thÓ nãi chøc n¨ng hËu cÇn lµ rÊt quan träng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan ®¬n vÞ. NÕu kh«ng ®¶m b¶o ®­îc c¸c yÕu tè ®ã, tiÕn ®é c«ng viÖc sÏ bÞ tr× trÖ, ng¾t qu·ng vµ lµm viÖc thùc hiÖn môc tiªu cña c¬ quan kh«ng ®­îc ®¶m b¶o. Tãm l¹i c¶ 3 chøc n¨ng trªn ®Òu quan träng v× chóng ®Òu nh»m duy tr× vµ ph¸t triÓn ho¹t ®éng cña c¬ quan nãi chung vµ nhiÖm vô v¨n phßng nãi riªng. Trong ®ã chøc n¨ng tæng hîp lµ quan träng nhÊt v× bÊt cø ho¹t ®éng nµo cña c¬ quan ®Òu cÇn ®Õn nhu cÇu tèi thiÓu vÒ th«ng tin do v¨n phßng tæng hîp tr×nh sÏ lµ c¨n cø quan träng dÓ ng­êi l·nh ®¹o ra quyÕt ®Þnh. §Ó thùc hiÖn chøc n¨ng cña m×nh, v¨n phßng ph¶i thùc hiÖn hµng lo¹t nhiÖm vô t­¬ng øng víi c¸c chøc n¨ng ®ã. ( NhiÖm vô cña v¨n phßng : Lµ nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ thùc hiÖn nh÷ng chøc n¨ng cña v¨n phßng. §Ó thùc hiÖn chøc n¨ng tæng hîp, v¨n phßng ph¶i thùc hiÖn nhiÖm vô tiÕp nhËn khai th¸c th«ng tin d÷ liÖu ®Çu vµo, ph©n tÝch ®¸nh gi¸ vµ xö lý th«ng tin ®Ó thñ tr­ëng ra nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Tæ chøc c«ng t¸c v¨n th­ so¹n th¶o ban hµnh qu¶n lý v¨n b¶n trong c¬ quan vµ v¨n b¶n bªn ngoµi göi ®Õn, gióp thñ tr­ëng theo dâi gi¶i quyÕt c¸c v¨n b¶n theo ®óng chÝnh s¸ch, ph¸p luËt cña nhµ n­íc, tæ chøc c«ng t¸c hå s¬, tµi liÖu cña c¬ quan ®¬n vÞ gióp thñ tr­ëng kiÓm tra vÒ mÆt ph¸p chÕ c¸c v¨n b¶n do c¬ quan so¹n th¶o ban hµnh. Víi nhiÖm vô nµy v¨n phßng ph¶i thiÕt lËp c¸c tr¹m thu th«ng tin ®Çu vµo qua c¸c kªnh thu chÝnh thøc vµ phi chÝnh thøc. Qu¶n lý ®Çu ra mét c¸ch chÆt chÏ, ®©y lµ nh÷ng th«ng tin ®· ®­îc xö lý vµ sö dông ®Ó tham m­u cho cÊp trªn ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, ®iÒu hµnh. §Ó thùc hiÖn chøc n¨ng tham m­u : V¨n phßng ph¶i x©y dùng ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c hµng n¨m, 6 th¸ng, 3 th¸ng, hµng th¸ng vµ s¾p xÕp lÞch lµm viÖc hµng tuÇn cña c¬ quan ®¬n vÞ. Ho¹t ®éng cña c¬ quan cã tèt hay kh«ng lµ do ch­¬ng tr×nh ho¹t ®éng cña v¨n phßng lËp ra. V¨n phßng cßn ph¶i tham gia ®iÒu phèi ho¹t ®éng cña toµn c¬ quan. Th­êng xuyªn theo dâi ®«n ®èc c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh theo ®óng kÕ ho¹ch ®Ò ra gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò ®ét xuÊt, nh÷ng khã kh¨n trë ng¹i trong viÖc thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c, ®¶m b¶o chÕ ®é th«ng tin b¸o c¸o lªn cÊp trªn kÞp thêi. §Ó thùc hiÖn chøc n¨ng hËu cÇn : v¨n phßng ph¶i ®¶m b¶o nhiÖm vô cung cÊp dÞch vô V¨n phßng, bè trÝ ph­¬ng tiÖn ®i l¹i cho c¸n bé l·nh ®¹o c«ng ty , cho CBCNV. Qu¶n lý tµi s¶n cã trong trô së c¬ quan nh­ nhµ cöa, xe cé, c¸c thiÕt bÞ trong c¸c phßng ban. Tæ chøc giao tiÕp ®èi néi, ®èi ngo¹i cña c¬ quan , gi÷ vÞ trÝ cÇu nèi liªn hÖ víi c¬ quan cÊp trªn, cÊp ngang, cÊp d­íi dèi víi nh©n d©n. V¨n phßng cßn tæ chøc c¸c cuéc héi nghÞ tiÕp kh¸ch vµ chuÈn bÞ cho c¸c chuyÕn ®i c«ng t¸c xa cho l·nh ®¹o, v¨n phßng cßn ph¶i qu¶n lý c«ng t¸c thi ®ua khen th­ëng trong c¬ quan. 3. C¬ cÊu tæ chøc phßng Hµnh chÝnh - Tæng hîp cña c«ng ty th­¬ng m¹i vµ s¶n xuÊt vËt t­ thiÕt bÞ GTVT: 3.1 S¬ ®å bé m¸y:  C«ng ty s¾p xÕp CBCNV trong phßng Hµnh chÝnh – Tæng hîp gåm 19 ng­êi, trong ®ã: Tr­ëng phßng : 01 ng­êi, V¨n th­ : 04 ng­êi. Tæ xe : 05 ng­êi. B¶o vÖ : 03 ng­êi. T¹p vô : 01 ng­êi. Nhµ ¨n : 05 ng­êi. 3.2 Chøc danh, nhiÖm vô cña CBCNV v¨n phßng: ( Tr­ëng phßng hµnh chÝnh tæng hîp: Phô tr¸ch chung, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc l·nh ®¹o vÒ viÖc ®iÒu hµnh qu¶n lý ph©n c«ng giao nhiÖm vô hµng ngµy cho c¸c bé phËn trong v¨n phßng. Tæng hîp c¸c t×nh h×nh chung cña c«ng ty ®Ó b¸o c¸o l·nh ®¹o, tham gia c¸c cuéc häp mµ c«ng ty tæ chøc ®Ó ghi chÐp biªn b¶n c¸c cuéc héi nghÞ, ra c¸c th«ng b¸o mêi häp, héi nghÞ vµ ra c¸c quyÕt ®Þnh cña cuéc häp chÞu tr¸ch nhiÖm tæ chøc c¸c cuéc héi nghÞ, s¬ tæng kÕt, tæ chøc c¸c cuéc triÓn l·m. X©y dùng c¸c kÕ ho¹ch trung vµ dµi h¹n, c¸c v¨n b¶n vÒ chÕ ®é chÝnh s¸ch, vÒ chÕ