Đề tài Đánh giá quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Công ty kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX thực hiện

Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 1SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Sự cần thiết nghiên cứu đề tài Trong những năm gần đây, hoạt động kiểm toán độc lập tại Việt Nam đã đạt được nhiều bước phát triển mới. Bên cạnh sự phát triển của đội ngũ kiểm toán viên chuyên nghiệp thì Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng đang được ban hành theo hướng hội nhập với các thông lệ quốc tế. Kiểm toán là công cụ kinh tế ngày càng khẳng định vị trí và tầm quan trọng trong hệ thống các công cụ quản lý của nền kinh tế quốc dân ở nước ta. Cùng với xu thế phát triển đó, hoạt động kiểm toán độc lập của các công ty, văn phòng, chi nhánh kiểm toán độc lập càng có điều kiện để phát triển và phát huy vai trò của mình đối với nền kinh tế. Tuy nhiên đây cũng chính là hoạt động khá mới mẻ tại khu vực miền Trung, các đơn vị cần và có nhu cầu được kiểm toán trong những năm gần đây mặc dù đã tăng nhiều nhưng so với yêu cầu phát triển của nền kinh tế thì còn khá khiêm tốn. Điều này đặt ra yêu cầu: phải có hiểu biết về hoạt động kiểm toán, kiểm tra xác minh số liệu, phương án hoạt động để đảm bảo rằng người quản lý giám sát hiệu quả công việc kinh doanh của mình. Thúc đẩy việc lành mạnh hóa tài chính, tạo môi trường kinh doanh thuận lợi. Thực tế trong khu vực miền Trung, tuy số lượng công ty kiểm toán độc lập còn ít nhưng với vai trò, vị trí và tầm quan trọng của mình các đơn vị này đã tham gia kiểm toán Báo cáo tài chính, tư vấn kế toán cho các doanh nghiệp thuộc tất cả các thành phần kinh tế hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau trên địa bàn khu vực. Khi tham gia kiểm toán Báo cáo tài chính cho các đơn vị khách hàng, kiểm toán viên công ty kiểm toán độc lập thường phân chia thành các chu trình, các khoản mục khác dựa vào đặc điểm của nó để tiến hành các thủ tục kiểm tra phù hợp, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao được hiệu quả, hiệu lực của cuộc kiểm toán. Đối với các doanh nghiệp thương mại, các chu trình được kiểm toán viên quan tâm và dành nhiều thời gian nhất là chu trình: chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình vốn bằng tiền. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 2SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi Chu trình mua hàng và thanh toán có ý nghĩa to lớn là một bộ phận có liên quan đến rất nhiều chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính là giai đoạn đầu tiên của một chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó đóng một vai trò quan trọng, nó cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu cho doanh nghiệp. Đối với công ty kiểm toán, việc thực hiện tốt quy trình kiểm toán này sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị hợp lý cho đơn vị của Tổng giám đốc. Đối với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho Ban lãnh đạo thấy được những sai sót, yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng như quản lý phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đối với Nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, có chính sách hợp lý hơn để phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình kiểm toán mua hàng và thanh toán và xuất phát từ mong muốn tìm hiểu sâu sắc hơn nữa quy trình này, qua quá trình thực tập tại Công ty kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX tại Đà Nẵng, có điều kiện được tham gia vào quá trình thực hiện kiểm toán mua hàng chu trình mua hàng và thanh toán tại các đơn vị thương mại và có một số hiểu biết nhất định về vấn đề này nên tôi quyết định chọn đề tài: “Đánh giá quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Công ty kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX thực hiện”. 2. Mục tiêu nghiên cứu a. Mục tiêu tổng quát Mục đích nghiên cứu của đề tài là vận dụng lý luận về kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC kết hợp với thực tiễn quy trình và phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty ATAX nhằm rút ra những ưu và nhược điểm của quy trình này, từ đó rút ra các bài học kinh nghiệm và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC do Công ty ATAX thực hiện. b. Mục tiêu cụ thể Nghiên cứu quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX nhằm: TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 3SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi Nghiên cứu tìm hiểu những vấn đề lý luận chung làm cơ sở cho việc tiếp cận lý luận về báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính. Qua thực tế tìm hiểu nắm bắt được quy trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán cụ thể, từ đó đúc rút được kinh nghiệm bài học trong quá trình thực hiện kiểm toán. Từ việc nghiên cứu trên rút ra được những ưu, nhược điểm và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cho quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX. Đồng thời có thể đưa ra được một số hướng nghiên cứu tiếp theo. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu a. Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu thực tế quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại một doanh nghiệp được thực hiện bởi Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX. b. Phạm vi nghiên cứu Không gian: Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX. Thời gian thu thập số liệu đề tài: bắt đầu từ ngày 05/02/2012 đến ngày 15/02/2012. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 200, thông tin của khách hàng được kiểm toán cần được bảo mật nên tên thật của công ty khách hàng không nêu trong luận văn. 4. Phương pháp nghiên cứu a. Phương pháp thu thập số liệu Thu thập, nghiên cứu các chuẩn mực, chế độ kế toán và kiểm toán Việt Nam hiện hành cùng các tài liệu chuyên khảo có liên quan như giáo trình, sách báo về kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 4SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi Thu thập các tài liệu, hồ sơ năm trước liên quan tới các nghiệp vụ liên quan tới chu trình mua hàng – thanh toán, khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX. Quan sát quá trình các KTV tiến hành kiểm toán và phỏng vấn KTV về quy trình tiến hành kiểm toán chu trình trong thực tế. Trực tiếp tham gia quy trình kiểm toán với vai trò Trợ lý Kiểm toán viên. b. Phương pháp xử lý số liệu Sau khi thu thập số liệu, người viết tiến hành phân tích, tổng hợp, đối chiếu số liệu cũng như vận dụng các kiến thức và kinh nghiệm thực tế có được về kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán để từ đó có cái nhìn khái quát về vấn đề nghiên cứu. 5. Tính mới của đề tài Như đã nói ở trên, chu trình mua hàng – thanh toán là một chu trình quan trọng bởi lẽ nó làm phát sinh chi phí lớn nhất, các sai sót và gian lận xảy ra sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, khoản mục phải trả người bán cũng là một chỉ tiêu đánh giá độ lành mạnh về mặt tài chính của công ty. Do đó, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC luôn luôn được thực hiện trong các cuộc kiểm toán. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán có lẽ không mới trong chương trình đào tạo kiểm toán tài chính. Xong lại mới trong ngân hàng khóa luận của trường Đại học kinh tế Huế và Công ty Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX bởi lẽ chưa có ai thực hiện nghiên cứu đề tài này. Đề tài tìm hiểu thực tế thực hiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán. Qua đó người viết kiến nghị một số giải pháp có tính ứng dụng cao, phù hợp với đặc điểm công ty dễ thực hiện. 6. Kết cấu đề tài Ngoài các phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 5SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX thực hiện. Chương 3: Đưa ra đánh giá và một số giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Công ty kiểm toán và Tư vấn thuế ATAX thực hiện. Toàn bộ khóa luận được trình bày trong 106 trang với 4 sơ đồ, 11 bảng, 11 tài liệu tham khảo, ngoài ra còn có các phụ lục khác minh họa. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 6SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1. Những vấn đề chung về kiểm toán BCTC doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về kiểm toán BCTC “Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động cần được kiểm toán bằng hệ thống phương pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệu lực”. Hoạt động kiểm toán có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau, mà căn cứ theo đối tượng cụ thể có thể phân thành kiểm BCTC, kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ. Trong đó, kiểm toán BCTC là hoạt động chủ yếu và phổ biến nhất. Theo chuẩn mực kiểm toán số 200: “Kiểm toán tài chính là việc thu thập và đánh giá các bằng chứng kiểm toán của các KTV để nhằm xác định tính trung thực và hợp lý trên khía cạnh trọng yếu của BCTC”. Mức độ trung thực, hợp lý, hợp pháp của các bản khai tài chính được xác định dựa trên chuẩn mực kế toán. Kiểm toán tài chính được thực hiện dựa trên hệ thống chuẩn mực kiểm toán. Kết quả xác minh của các bản khai tài chính được trình bày trên BCKT. 1.1.2. Đối tượng, khách thể, chủ thể của kiểm toán BCTC Mục tiêu tổng quát của kiểm toán BCTC là xác minh tính trung thực, hợp lý và hợp pháp của thông tin trên bản khai tài chính. Do đó, đối tượng trực tiếp của kiểm toán BCTC là các bản khai tài chính. Bộ phận quan trọng của những bản khai này là các BCTC. Theo định nghĩa của VSA 200 – Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối kiểm toán BCTC – “BCTC là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận) phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị”. Ngoài ra, bản khai tài chính còn bao gồm những bản kê khai có tính chất pháp TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 7SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi lý khác như các bản dự toán và quyết toán ngân sách nhà nước, các bản dự toán và quyết toán các công trình xây dựng cơ bản, các bản kê khai tài sản cá nhân Ngoài ra, đối tượng khác của kiểm toán tài chính còn có các tài liệu kế toán, các hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý của đơn vị Khách thể của kiểm toán tài chính là một thực thể kinh tế độc lập, có quan hệ kinh tế với các bên liên quan – một bên có quyền kiểm soát hoặc ảnh hưởng đáng kể đến bên kia trong quá trình quyết định về hoạt động và tài chính. Chủ thể của kiểm toán tài chính: Kiểm soát nội bộ, kiểm toán nhà nước và kiểm toán độc lập. 1.1.3. Phương pháp kiểm toán Cũng như mọi loại hình kiểm toán khác, để thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến, kiểm toán BCTC cũng sử dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ (kiểm tra cân đối, đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic) và phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ (kiểm kê, thực nghiệm, điều tra). Cách thức kết hợp các phương pháp này có những đặc điểm riêng do chức năng cụ thể của kiểm toán BCTC, đặc điểm của kiểm toán BCTC, mối quan hệ giữa khách thể và chủ thể kiểm toán BCTC quy định. Tùy theo việc có dựa vào hay không dựa vào hệ thống KSNB, hình thành hai phương pháp kiểm toán tài chính:  Phương pháp kiểm toán cơ bản: áp dụng trong trường hợp rủi ro kiểm soát được đánh giá cao hoặc việc thử nghiệm các kiểm soát tốn nhiều chi phí. Phương pháp này sử dụng thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết.  Phương pháp kiểm toán tuân thủ: áp dụng trong trường hợp rủi ro kiểm soát thấp. Phương pháp này sử dụng các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản. 1.1.4. Mục tiêu kiểm toán tài chính Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam 200, mục tiêu của kiểm toán BCTC là: Giúp cho KTV đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ pháp luật liên quan và có ảnh hưởng trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 8SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi Giúp cho đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị. Mục tiêu tổng quát của BCTC là xác minh tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của thông tin trên các bản khai tài chính. Các mục tiêu kiểm toán chung: - Sự tồn tại và phát sinh: xác minh tính có thật của tài sản và nợ phải trả trên BCĐKT, doanh thu và chi phí trên BCKQKD. - Sự đầy đủ: xác minh tài sản, nguồn vốn và các nghiệp vụ được ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán và được phản ánh đầy đủ trên BCTC. - Quyền và nghĩa vụ: xác minh quyền kiểm soát đối với tài sản và nghĩa vụ pháp lý đối với nguồn vốn của đơn vị trên BCĐKT. - Sự ghi chép chính xác: xác minh các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận đúng tài khoản, đúng số tiền và đúng kỳ kế toán; sự đúng đắn của việc chuyển sổ, cộng số phát sinh, tính số dư và lên BCTC. - Sự đánh giá: xác minh các đối tượng kế toán được đánh giá phù hợp với nguyên tắc kế toán. - Sự trình bày và khai báo: xác minh tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí được trình bày và thuyết minh phù hợp với chuẩn mực kế toán. Mục tiêu kiểm toán cụ thể: là các mục tiêu kiểm toán riêng cho từng khoản mục hoặc chu trình, được xác định trên cơ sở: - Mục tiêu kiểm toán chung; - Đặc điểm của khoản mục hay chương trình; - Đặc điểm hệ thống kế toán và hệ thống KSNB liên quan đến khoản mục hay chu trình đó. 1.1.5. Cách thức tiến hành kiểm toán tài chính Kiểm toán theo khoản mục là nhóm các khoản mục trên BCTC thành các phần hành và kiểm toán theo nhóm đó. Cách này đơn giản, không bỏ sót khoản mục nào nhưng không tận dụng được mối quan hệ giữa các khoản mục trên báo cáo khác nhau, dẫn đến công việc trùng lặp, mất thời gian. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 9SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi Kiểm toán theo chu trình là nhóm các khoản mục, các quy trình có mối quan hệ chặc chẽ với nhau thành một chu trình và thực hiện kiểm toán theo chu trình đó. Ưu điểm của cách này là do thu gom được các đầu mối của các mối quan hệ nên sẽ tiết kiệm thời gian kiểm toán. Nhưng nó có hạn chế là khó sắp xếp hết các khoản mục trên BCTC vào các chu trình nhất định và hiệu quả giảm nếu quy mô và tính phức tạp của mỗi yếu tố trong chu trình khá lớn. 1.1.6. Quy trình kiểm toán tài chính Quy trình kiểm toán tài chính gồm 3 giai đoạn cơ bản:  Chuẩn bị kiểm toán  Thực hiện kiểm toán  Kết thúc kiểm toán  Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán:  Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán:  Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán  Nhận diện các lí do kiểm toán của khách hàng  Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán  Hợp đồng kiểm toán  Thu thập thông tin cơ sở:  Tìm hiểu ngành nghề, hoạt động kinh doanh của khách hàng  Nhận diện các bên liên quan  Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng  Thực hiện thủ tục phân tích  Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro  Tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát  Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát  Thiết kế chương trình kiểm toán  Giai đoạn thực hiện kiểm toán:  Thực hiện thử nghiệm kiểm soát (nếu có)  Thực hiện thủ tục phân tích TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 10SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi  Thực hiện các thử nghiệm chi tiết  Giai đoạn kết thúc kiểm toán:  Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ  Xem xét giả thiết hoạt động liên tục của khách hàng  Đánh giá tổng quát kết quả kiểm toán  Lập báo cáo kiểm toán 1.2. Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh 1.2.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất và kinh doanh Đối với bất kì doanh nghiệp nào, điểm khởi đầu của quá trình sản xuất, kinh doanh luôn là quá trình mua hàng. Đối với doanh nghiệp sản xuất, mua hàng ở đây là mua các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình sản xuất tạo ra thành phẩm, còn đối với doanh nghiệp thương mại, mua hàng là mua các hàng hóa phục vụ cho nền kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình mua hàng thì đi đôi với việc thanh toán (thanh toán bằng tiền hoặc nợ nhà cung cấp). Do vậy chu trình mua hàng – thanh toán là một trong bốn chu trình kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp. Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán là phần quan trọng trong kiểm toán BCTC. Chu trình này có liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiểm tra trong một cuộc kiểm toán. Chu trình mua hàng – thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được. 1.2.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán Mặc dù ở các doanh nghiệp là khác, nhu cầu về hàng hóa là khác, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ bốn chức năng:  Xử lý các đơn đặt hàng hoá và dịch vụ TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 11SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi - Xác định nhu cầu hàng hóa và dịch vụ cần cung cấp: Bộ phận kế hoạch có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục. - Lập Đơn yêu cầu mua hàng: đơn yêu cầu mua hàng được phê chuẩn bởi giám đốc hoặc người có thẩm quyền. - Tìm nhà cung cấp - Lựa chọn nhà cung cấp: Lựa chọn NCC trên cơ sở đánh giá mức độ uy tín, so sánh đơn giá, thời gian giao hàng, khuyến mãi và các dịch vụ sau khi nhận hàng.  Nhận hàng hoá hay dịch vụ - Khi hàng được chuyển đến nơi giao hàng thì bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng, đối chiếu với giấy chuyển hàng, đơn đặt hàng. - Lập biên bản nhận hàng - Bản sao của biên bản nhận hàng được chuyển đến bộ phận liên quan theo quy định. - Hàng được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc đưa trực tiếp đến bộ phận sử dụng. - Nếu hàng được lưu kho thì phiếu Nhập kho được lập.  Ghi nhận các khoản nợ người bán - Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên hóa đơn mua hàng - Đối chiếu các thông tin trên hóa đơn mua hàng với biên bản nhận hàng và phiếu nhập kho - Hóa đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi nhận vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài khoản tài sản cố định - Hóa đơn còn dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán tiền)  Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán - Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua Ủy nhiêm chi, qua ngân hàng hay bằng tiền mặt. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Tài chính 12SVTH: Hoàng Thị Diễm Thi - Người kí duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như hóa đơn, biên bản nhận hàng và đơn đặt hàng - Những chứng từ sau khi đã sử dụng để thanh toán cần đóng dấu “Đã thanh toán” - Giấy Nợ ngân hàng và Phiếu chi là những chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán. 1.2.3. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong chu trình mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng – thanh toán hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau:  Giấy đề nghị mua hàng: Giấy được lập bởi các bộ phận