Đề tài Dự án xây dựng hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP cho công ty hóa chất ABC

TỔNG CÔNG TY ... CÔNG TY ABC ------------------------ DỰ ÁN ĐẦU TƯ DỰ ÁN: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỔNG THỂ (ERP) CHO CÔNG TY HÓA CHẤT ABC CHỦ ĐẦU TƯ: CÔNG TY ABC Đại diện đơn vị tư vấn Đại diện chủ đầu tư ..., THÁNG 06/2008 MỤC LỤC Phần 1: Thuyết minh dự án PHẦN I Thuyết minh dự án Sự cần thiết phải đầu tư Xây dựng hệ thống Chương 1 Sự cần thiết phải đầu tư Xây dựng hệ thống Tính cấp thiết và Mục tiêu của dự án Tính cấp thiết của dự án Trước xu thế cạnh tranh gay gắt trên thị trường cả trong và ngoài nước trong thời kỳ hội nhập hoá toàn cầu, đa số các nhà máy sản xuất hóa chất như : DOW Chemical, SICO Paint, Colorcon, PPG, Sherwin Williams, Hyosung, Hanwha Chemical, Air Liquide, Warwick Internationa .. và nhiều doanh nghiệp sản xuất của Việt Nam như: Nhà máy đường Lam Sơn, Nhà máy bánh kẹo Biên Hòa, Công ty sữa Vinamilk, Công ty giấy Sài Gòn, Công ty supe phốt phát và hóa chất Lâm Thao, Công ty CP Cao su Đà Nẵng... đều áp dụng phần mền tiên tiến để quản lý và vận hành sản xuất. Và đặc biệt, hầu hết các nhà máy lớn đều thiết lập quy trình vận hành sản xuất theo tiêu chuẩn ISO. Do vậy họ có năng lực cạnh tranh rất tốt, duy trì được tính ổn định bền vững trong sản xuất kinh doanh và hiệu quả mang lại rất cao. Để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, tránh được sự tụt hậu trong thời đại tin học hoá việc áp dụng phần mềm là rất phù hợp với nhà máy có quy mô lớn vận hành liên tục bền vững ở tất cả các khâu từ Khai thác - Sản xuất - Tiêu thụ một cách khoa học và chính xác. Hơn nữa việc đưa phần mềm vào ứng dụng sẽ giảm thiểu sự cố trong vận hành, chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả trong sản xuất và kinh doanh của Nhà máy. Mục tiêu dự án Dự án "Xây dựng Hệ thống Thông tin Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể (ERP) cho Công ty ABC” hướng tới mục tiêu nghiên cứu và triển khai áp dụng thống nhất cho tất cả các công tác quản lý, phòng ban và cơ sở sản xuất của ABC, cụ thế: Phục vụ tốt yêu cầu tác nghiệp của cán bộ công nhân viên, công tác điều hành của cán bộ quản lý cấp trung gian và hỗ trợ ra quyết định đối với Ban lãnh đạo Công ty. Tích hợp các phòng ban: Luân chuyển thông tin nghiệp vụ giữa các phòng ban kịp thời và chính xác, phối hợp các nghiệp vụ liên quan đến nhiều phòng ban một cách nhịp nhàng và hiệu quả, giảm thiểu sử dụng và luân chuyển thủ công các loại giấy tờ. Tập trung và chia sẻ thông tin: Các dữ liệu về tất cả các yếu tố phục vụ sản xuất kinh doanh (thư viện thông tin) chỉ cần nhập một lần và được chia sẻ cho tất cả các phòng ban chức năng của Công ty. Khả năng tạo ra các báo cáo tức thời và tin cậy về tình hình doanh nghiệp. Loại bỏ sự mâu thuẫn về số liệu thường tồn tại trong những hệ thống phân tán. Có cơ chế kiểm soát công việc: Tiến trình công việc được kiểm soát một cách hợp lý, với khả năng phân định trách nhiệm rõ ràng. Cơ chế kiểm soát công việc, một mặt tăng khả năng phân quyền của lãnh đạo đối với cấp dưới, mặt khác nâng cao tính giám sát của lãnh đạo cấp cao đối với mọi hoạt động của Công ty. Phù hợp định hướng phát triển của công ty. Đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát được, có sự phân quyền về quản lý và hạch toán, có sự kiểm soát và lưu lại dấu vết kiểm soát. Đảm bảo tính bảo mật thông tin. Triển khai nhanh với kinh phí hợp lý. Phạm vi của dự án Hệ thống ERP được triển khai tại trụ sở chính của Công ty ABC tại: ...và được áp dụng cho toàn bộ các đơn vị phòng ban cũng như phân xưởng sản xuất với các phân hệ đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ sau: Quản lý kế toán tài chính và kế toán quản trị Quản lý hệ thống kho Quản lý Cung ứng vật tư và mua sắm Quản lý phân phối tiêu thụ Quản lý Sản xuất Quản lý tài sản Quản lý nhân sự Báo cáo Quản trị phục vụ lãnh đạo Những căn cứ pháp lý Căn cứ Luật đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội và Nghị định số 108/2006/NĐ-CP ngày 22/9/2006 của Chính phủ, qui định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật Đầu tư. Căn cứ Luật Xây dựng số 16/2003/QH ngày 26/11/2003 của Quốc Hội khóa XI, kỳ họp thứ 4 Căn cứ Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty ... Căn cứ Nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 và Nghị định số 112/2006/NĐ-CP ngày 29/09/2006 của Chính Phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 16/2005/NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình Căn cứ Báo cáo Tổng Giám đốc số 55 ngày . của phòng .ĐTXD về việc phê duyệt đơn vị tư vấn lập Dự án đầu tư cho thầu gói thầu “xây dựng Hệ thống thông tin Quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) cho Công ty ABC” Căn cứ Hợp đồng kinh tế số 2008 – 01 – DVTV giữa Công ty ABC và Công ty ... về việc: Tư vấn lập dự án đầu tư cho dự án “Xây dựng Hệ thống thông tin Quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) cho Công ty ABC” Cơ sở phương pháp luận Dự án đầu tư này được xây dựng trên những cơ sở sau: Phân tích, khảo sát hoạt động nghiệp vụ và hiện trạng ứng dụng CNTT trong quản lý tại ABC (bao gồm khảo sát tài liệu và khảo sát thực tế tại Nhà máy): Nhóm tư vấn tiến hành nghiên cứu các tài liệu do ABC cung cấp, trao đổi với các cán bộ lãnh đạo đề tìm hiểu định hướng phát triển đồng thời làm việc với các cán bộ nghiệp vụ để tìm hiểu những khó khăn cũng như mong muốn của từng bộ phận từ đó đưa ra các đề xuất cho từng quy trình nghiệp vụ đặc thù cho ngành sản xuất Hóa chất nói chung. Phân tích, đánh giá một số hệ thống ERP của Việt Nam và nước ngoài: Nhóm tư vấn tiến hành phân tích và đánh giá ưu nhược điểm của một số hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP đang được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam cũng như các hệ thống ERP hàng đầu thế giới. Việc đánh giá dựa trên các tài liệu, kinh nghiệm cũng như tham vấn các chuyên gia trong lĩnh vực này. Xây dựng các đề xuất đối với yêu cầu hệ thống: Dựa trên kết quả khảo sát, phân tích, nhóm tư vấn đề xuất các yêu cầu cụ thể về chức năng, về công nghệ mà hệ thống phải đáp ứng, bao gồm cả các yêu cầu về kiến trúc hệ thống, môi trường hoạt động cũng như an toàn và bảo mật dữ liệu. Lập tổng mức đầu tư, lập kế hoạch triển khai, đề xuất kế hoạch đấu thầu và gói thầu: được xây dựng căn cứ vào quy mô, tính chất của hệ thống cũng như các đặc thù trong quản lý của ABC cũng như định hướng phát triển trong tương lai của các cấp lãnh đạo. Phân tích các yếu tố đảm bảo thành công cũng như các rủi ro có thể gặp trong quá trình triển khai dự án và phân tích hiệu quả đầu tư. Tài liệu tham khảo Với kinh nghiệm triển khai và tư vấn nhiều dự án ERP cho các doanh nghiệp tại Việt Nam, chúng tối hiểu rằng để khai thác tốt nhất hiệu quả của một hệ thống ERP chủ đầu tư cần xác định rõ mục tiêu cũng như lộ trình triển khai hợp lý trên cơ sở một giải pháp phù hợp nhất. Để đảm bảo công tác tư vấn có hiệu quả cao nhất chúng tôi có tham khảo các tài liệu sau: Nghiên cứu thông tin về các giải pháp ERP nước ngoài như : Oracle, SAP, Navison Software, Systems Union - Sun Account, PeopleSoft.. (Nguồn ESBI) Nghiên cứu các giải pháp ERP trong nước như: Fast Business, Effect… Các tài liệu tổng quan về Oracle EBS ( Tài liệu về giải pháp Oracle EBS ứng dụng cho các khách hàng thuộc công nghiệp hóa chất ( Tài liệu về giải pháp SAP ERP ( Tài liệu về giải pháp SAP cho Phân hệ Quản lý tài chính ( Nghiên cứu thông tin về các dự án tương tự đã triển khai tại các nhà máy của Việt Nam như: Công ty mía đường Lam Sơn, Cty supe phốt phát và hóa chất Lâm Thao, Công ty CP Cao su Đà Nẵng, Cty sữa Vinamilk... Nghiên cứu tạp chí chuyên ngành ERP- quản trị doanh nghiệp, tạp chí Thế giới vi tính PcWorld.... Tham khảo các thông tin đã nêu tại Báo cáo tham luận về việc ứng dụng giải pháp ERP trong quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty ABC tại Hội thảo khoa học .... Tham khảo các nghiệp vụ đặc thù, quy trình tác nghiệp đã nêu trong tài liệu ISO của ABC. Kết luận tại sao phải đầu tư Dự án "Xây dựng Hệ thống Thông tin Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể (ERP) cho Công ty ABC” là một bước đi tất yếu của quá trình phát triển và định hướng tương lai của ABC. Khi triển khai thành công, dự án sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hơn nữa hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh bởi các lý do sau: ABC là Doanh nghiệp thuộc Tổng công ty ..., có nhiều năm kinh nghiệm cũng như uy tín trong việc cung cấp các sản phẩm .... Việc áp dụng giải pháp ERP để quản lý chi phí sản xuất, tăng hiệu quả kinh doanh sẽ tạo đà phát triển nhằm khai thác triệt để thị trường tiềm năng này. Số lượng khách hàng không quá nhiều nhưng quản lý chặt chẽ được từng thời điểm mua hàng (trong vụ hay ngoài vụ) là rất khó. Đặc biệt số lượng vật tư nhiều nằm rải rác tại nhiều kho khiến công tác quản lý gặp nhiều khó khăn. Chính vì những lý do đó việc tin học hóa trong quản lý là điều cần thiết đối với ABC. Quản lý tài chính – kế toán: các công cụ hiện tại mới đáp ứng phần nào được yêu cầu về hạch toán kế toán thống kê, chưa giải quyết được bài toán nghiệp vụ đặc thù và các yêu cầu về kế toán quản trị. Quản lý hệ thống kho: Hiện công tác quản lý Kho đang được thực hiện thủ công trên giấy trong khi số lượng vật tư lên đến hơn 20,000, khiến công tác quản lý gặp rất nhiều khó khăn. Quản lý kinh doanh tiêu thụ (quản lý khách hàng, theo dõi hợp đồng, tiến độ thực hiện...) và Quản lý mua hàng (quản lý nhà cung cấp, tiến độ giao hàng, thanh toán) hoàn toàn chưa có công cụ hỗ trợ. Quản lý sản xuất chưa có phần mềm hỗ trợ. Yêu cầu và Quy mô dự án Chương 2 Yêu cầu và Quy mô dự án Tổng quan về ABC 2.1.1 Tổng quan về Công ty ABC Được thành lập năm ..., ABC đã trải qua biết bao thăng trầm trong công cuộc xây dựng và phát triển. Tuy nhiên với quyết tâm của các cấp lãnh đạo nhà máy mọi khó khăn đã được đẩy lùi và từ đó làm nền tảng cho một ABC vững mạnh như hôm nay. ABC có chức năng nhiệm vụ chính: Sản xuất kinh doanh ...; Xây lắp các công trình, lập dự án đầu tư xây dựng các công trình. Thiết kế thiết bị công nghệ công trình hoá chất;  Kinh doanh các ngành nghề khác. Kể từ khi đưa Nhà máy vào sản xuất đến nay, Công ty đã sản xuất hơn ... phục vụ nền kinh tế quốc dân. 2.1.2 Mô hình tổ chức Trụ sở chính của Công ty ABC tại: .... Sơ đồ tổ chức cụ thể như sau: 2.1.3 Các nghiệp vụ chính Hoạt động sản xuất kinh doanh của ABC bao gồm một số các nghiệp vụ chính sau đây : Quản lý sản xuất Quản lý kinh doanh tiêu thụ Quản lý tài chính – kế toán Quản lý kế hoạch -vật tư Quản lý hệ thống kho Quản lý tài sản Quản trị nhân sự 2.1.3.1 Quản lý sản xuất ABC sản xuất kinh doanh một số sản phẩm: … tuy nhiên sản phẩm chính là .... . Quy trình sản xuất ... khá phức tạp có thể tóm tắt như sau: .... Rõ ràng các quy trình sản xuất là liên hoàn, có sự biết đổi nhiều về lý học và hóa học, Yêu cầu đặt ra là công tác quản lý sản xuất phải đảm bảo: Kế hoạch sản xuất: Trên cơ sở dự báo nhu cầu của thị trường, mức độ tiêu thụ của sản phẩm và năng lực sản xuất của nhà máy Phòng Kế hoạch sẽ xây dung kế hoạch sản xuất kinh doanh theo từng tháng, quý, năm. Kế hoạch sản xuất sẽ do ban lãnh đạo họp và quyết định cho tháng, quý hoặc cả năm đồng thời dựa trên yêu cầu sản xuất do Phòng kinh doanh gửi tới, Phòng Kế hoạch sẽ đối chiếu với năng lực sản xuất, tình hình sản xuất hiện tại và khả năng cung cấp nguyên vật liệu đế lập kế hoạch sản xuất để từ đó chuyển cho từng bộ phận thực hiện. Trên cơ sở kế hoạch mua vật tư đã được duyệt cho cả năm Phòng VT - VT có nhiệm vụ thực hiện kế hoạch này theo trình tự từ khi lập kế hoạch đấu thầu đến thời điểm phê duyệt kế hoạch đấu thầu. Từ đó lập hồ sơ mời thầu và tiến hành đấu thầu để lựa chọn các nhà thầu đủ năng lực. Điều độ hoạt động sản xuất: Căn cứ vào Kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý, năm của Công ty và năng lực thiết bị, tình hình cung cấp nguyên vật liệu điện, hơi nước… để lập phương thức sản xuất cho từng thời gian một cách khoa học, đảm bảo các chỉ tiêu công nghệ, nhằm hoàn thành kế hoạch sản xuất. Quản lý chạy, ngừng máy theo đúng kế hoạch, nắm vững tình trạng các thiết bị chính để cân bằng phương thức sản xuất hợp lý nhất. Sắp xếp các lệnh sản xuất sao cho phù hợp nhất; đảm bảo công tác xuất vật tư cho sản xuất không bị gián đoạn. Đảm bảo kỹ thuật cho sản xuất. Phòng KCS: Phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm. Các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng mới được phép nhập kho. Trong trường hợp không đủ tiêu chuẩn phải tiến hành xem xét các khâu của quá trình sản xuất. Phòng Cơ khí: Là bộ phận đảm bảo điều kiện tốt nhất về phương tiện và máy móc cho các bộ phận khác. Trên cơ sở kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng định kỳ các máy móc thiết bị phòng Cơ khí có nhiệm vụ lập kế hoạch sửa chữa để có lịch trình thực hiện và theo dõi việc mua sắm vật tư liên quan nếu cần. Đối với các sửa chữa hỏng hóc đột suất phòng cơ khí tiến hành lập biên bản kiểm tra sự cố thiết bị để từ đó thực hiện việc sửa chữa kịp thời. Phòng Điện: Quản lý hệ thống công nghệ thông tin toàn công ty, bao gồm: hệ thồng mạng (LAN, Inetrnet); Hệ thống phần mềm ứng dụng; Hệ thống các máy trạm và máy tính cá nhân phục vụ tác nghiệp; hệ thống máy chủ. Quản lý hệ thống điện được sản xuất từ Xưởng điện từ đó đảm bảo duy trì và cung cấp ổn định phục vụ công tác sản xuất kinh doanh trên bình diện toàn Công ty. Quản lý các hệ thống đo lường - tự động hóa, hệ thống DCS trực tiếp phục vụ công tác sản xuất KD của Công ty. 2.1.3.2 Quản lý hoạt động kinh doanh Hoạt động kinh doanh của ABC được tiến hành thông qua mạng lưới các nhà phân phối và được điều hành thống nhất tại Phòng Thị trường của Công ty, một nhà phân phối có thể quản lý thị trường tại nhiều tỉnh. Quản lý hoạt động kinh doanh bao gồm những hoạt động chính sau: Điều phối mạng lưới kinh doanh: vì đặc thù của ngành cũng như hướng kinh doanh truyền thống của công ty, hiện số lượng khách hàng do phòng Thị trường trực tiếp quản lý không nhiều. Khách hàng có nhu cầu sẽ chủ động liên lạc đặt hàng và đến ký hợp đồng với công ty thông qua Phòng thị trường. Thông tin nhập xuất tồn của kho thành phẩm: Phòng thị trường thương xuyên cập nhật thông tin từ Kho bằng cách cử cán bộ trực tiếp xuống nhà máy hoặc gọi điện để hỏi thông tin (dữ liệu đang đươc chia sẻ một cách thủ công). Hoạch định chính sách: các chính sách về giá, chiết khấu, khuyến mại … được hoạch định tập trung tại phòng thị trường của ABC và được áp dụng thống nhất cho toàn thị trường. Tổng hợp tình hình kinh doanh: Theo dõi tiến độ giao nhận hàng của các nhà phân phối và tổng hợp về Phòng thị trường của Công ty trong thời gian sớm nhất để phục vụ công tác hoạch định chiến lược và lập yêu cầu chuyển sang phòng kế hoạch. 2.1.3.3 Quản lý Tài chính - kế toán Hiện Phòng Kế toán Tài chính tại ABC đang sử dụng phần mềm kế toán SAS và bao gồm các nghiệp vụ chủ yếu sau: Hạch toán kế toán các nghiệp vụ thông thường tại Công ty, theo chuẩn yêu cầu của Tổng Công ty ... cũng như Bộ tài chính Kế toán giá thành sản phẩm: theo dõi chi tiết các loại nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, chi phí nhân công, các chi phí phân bổ, hao hụt và phế phẩm để hạch toán chính xác giá thành sản phẩm. Theo dõi công nợ, hợp đồng, thanh toán cho nhà cung cấp. Theo dõi công nợ khách hàng. Lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính và các báo cáo quản lý đặc thù theo yêu cầu của ban lãnh đạo Công ty. Phần mềm kế toán hiện tại cho phép nhập các chứng từ phát sinh và tập hợp dữ liệu lên các báo cáo thống kê, hệ thống báo cáo quản trị cấp cao và các báo cáo phân tích chỉ tiêu chưa đáp ứng được. 2.1.3.4 Quản lý Tài sản Là một doanh nghiệp có bề dày lịch sử đã trải qua nhiều năm xây dựng và trưởng thành vì thế số lượng tài sản mà ABC đang quản lý là rất lớn cả về số lượng và giá trị. Hiện công tác quản lý đang được thực hiện thủ công theo dõi trên sổ sách giấy tờ, tài liệu về lịch sử và nhật ký tài sản được lưu trên văn bản cứng. Công tác quản lý khấu hao và một vài báo cáo liên quan hiện được thực hiện trên phần mềm kế toán. Đặc biệt với một doanh nghiệp sản xuất phức tạp như ABC công tác quản lý Tài sản cố định phải được đặc biệt quan tâm, Trong tương lai cần phải xây dựng một hệ thống đảm bảo: Theo dõi chi tiết các thông tin liên quan đến tài sản từ khi hình thành đến lúc thanh lý. Tính chi tiết khấu hao và phân bổ khấu hao hợp lý và chính xác. Quản lý thông tin bảo trì bảo dưỡng thiết bị máy móc định kỳ một các chính xác. 2.1.3.5 Quản lý vật tư Đảm bảo vật tư nguyên liệu cho sản xuất là yêu cầu tiên quyết đối với ABC. Do đặc thù của sản xuất là liên tục nên việc lập kế hoạch đóng vài trò quan trọng. Hiện công tác vật tư - nhập khẩu do bộ phận cung ứng đảm nhiệm. Khối lượng công việc là rất lớn đặc biệt số đầu mã vật tư do phòng vật tư quản lý hiện là gần 30 ngàn mã, và công tác quản lý đang được thực hiện thủ công trên giấy tờ. Nhập vật tư mua ngoài (đây là nguồn nhập chủ yếu của Công ty) Nhập trong nước Nhập khẩu Căn cứ nhu cầu sản xuất Công ty ký kết hợp đồng mua vật tư (theo qui định mua bán vật tư của Công ty). Ngoài ra một số vật tư nhỏ, đột xuất, bộ phận cung ứng của phòng vật tư làm thủ tục mua theo qui định ban hành của Công ty. Nhập vật tư thuê ngoài gia công chế biến. Nhập vật tư bằng sản phẩm Công ty sản xuất ra v.v. Nhập vật tư thu hồi: do quá trình sửa chữa thay thế loại ra. Nhập do phát hiện thừa trong kiểm kê. Hạch toán chi phí than tiêu hao cho sản xuất Than là nguyên liệu chính để sản xuất ra sản phẩm và chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm: Hàng tháng Công ty tiến hành kiểm kê kho than xác định lượng than tồn kho để tính lượng than cung cấp phục vụ cho sản xuất. Cơ sở hạch toán tiền than vào giá thành sản phẩm hàng ngày căn cứ vào chỉ số ghi trên đồng hồ ghi lượng than cục cấp cho tạo khí, lượng than cám cấp cho nhiệt điện. Nhân viên trực đồng hồ cân than điện tử có nhiệm vụ thống kê hàng ngày, cuối tháng lập báo cáo thống kê sản lượng than xuất ra trên cơ sở số liệu thống kê để thu kho phân xưởng than kết hợp các phòng lập bảng báo cáo tình hình cung cấp và sử dụng than hàng tháng. Ngoài ra công ty còn bán than cục 5 và than L/S từ cục chuyển sang cám, lượng than này không qua hệ thống cân điện tử mà qua cân ô tô của Công ty. Hạch toán vật tư khác: Kế toán chỉ hạch toán vật tư cấp cho các phòng ban, vật tư cấp quĩ phúc lợi, vật tư cấp cho nội bộ, vật tư huỷ, vật tư bán ngoài. Vật tư xuất từ kho phân xưởng cho sản xuất, cho sửa chữa, đầu tư v.v.. kế toán theo dõi chi tiết Xưởng có nhiệm vụ hạch toán phân bổ vào từng đối tượng, từng sản phẩm lập lên bảng phân bổ vật tư tại Xưởng mình quản lý gửi lên bộ phận tổng hợp lập bảng phân bổ nguyên nhiên vật liệu cho toàn Công ty. Ngoài ra phòng VT - VT phải đảm bảo các yêu cầu: Tập hợp yêu cầu vật tư để lập kế hoạch mua sắm: Yêu cầu mua vật tư sẽ do các đơn vị lập và chuyển lên bộ phận cung ứng. Trên cơ sở yêu cầu vật tư đã được duyệt, bộ phận cung ứng sẽ căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho, khả năng thay thế lẫn nhau của các loại vật tư để lên kế hoạch mua sắm vật tư. Tiến hành mua sắm vật tư: Thu mua vật tư, nguyên liệu trong nước và nhập khẩu các vật tư cần mua từ nước ngoài. Cấp phát vật tư nguyên liệu cho sản xuất 2.1.3.6 Quản lý hệ thống kho ABC có nhiều loại kho tàng khác nhau cần phải quản lý chặt. Công tác quản lý kho hiện do Phòng VT - VT đảm nhiệm tương ứng với các loại Kho đầu vào và Kho đầu ra. Mô tả chi tiết công tác quản lý kho bao gồm: Định nghĩa và phân loại vật tư trong kho: Tất cả các loại vật tư trong kho, đặc biệt là công cụ phụ tùng cần phải được phân nhóm theo nhiều cấp để phục vụ công tác tra cứu, tìm kiếm và quản lý. Trên bình diện toàn công ty đã bắt đầu có sự đồng nhất về mã nhưng chưa triệt để, các yêu cầu mua hàng chuyển cho phòng vật tư rời rạc và nhiều trường hợp đột xuất không theo kế hoạch, gây rất nhiều khó khăn cho việc quản lý. Quản lý chặt việc xuất nhập kho. Quản lý tồn kho: Cảnh báo khi dự trữ đối với các vật tư chiến lược xuống dưới mức tồn kho tối thiểu để có kế hoạch mua bổ sung kịp thời. Quản lý việc xuất, nhập và điều chuyển kho. Theo dõi thời gian tồn kho của các mặt hàng trong kho để có biện pháp xử lý phù hợp. 2.1.3.7 Quản trị tổ chức nhân sự (TCNS) Quản lý TCNS bao gồm từ khâu tuyển dụng, đào tạo đến việc sử dụng bố trí, sắp xếp, điều chuyển lao động, quản lý theo dõi lao động, trả lương, công tác tổ chức cán bộ,