Đề tài Kế toán về nguyên vật liệu – Công cụ dụng cụ tại Công ty ổ phần xây dựng giao thông Long Thành

Lời mở đầu Trong nền kinh tế ngày càng phát triển như hiện nay Nhà nước đã đề ra các chính sách mở cửa cho các doanh nghiệp tiếp cận nhanh với công nghệ mới. Đồng thời cũng tạo điều kiện cho sự sâm nhập của nhiều chủng loại hàng hóa từ nước ngoài vào. Để đứng vững và phát triển được trong thị trưởng ngày nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải tăng cường công tác quản lý, đó là công tác kế toán, các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất, trong đó có yếu tố về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những yếu tố quan trọng chiếm tỷ trọng lớn và cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Biện pháp này nhằm mục đích quản lý chặt chẽ trong quá trình thu mua, bảo quản vả tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm được nguồn vốn cho doanh nghiệp. Công ty cổ phần xây dựng giao thông Long Thành đã chú trọng đến vấn đề nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán. Do vậy mà Công ty đã thu được những hiệu quả trong công tác kế toán, trong đó có kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữ một vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Qua một thời gia thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng giao thông Long Thành em nhận thấy các yếu tố đầu vào để phục vụ cho các công trình là rất đa dạng và phong phúc, nhiều chủng loại. Việc quản lý tốt các yếu tố đầu vào này có ý nghĩa rất lớn đến lợi nhuận của Công ty nên em chon đề tài : “ Kế toán về nguyên vật liệu – Công cụ dụng cụ” tại Công ty. Phần 1: Đặc điểm chung của Công ty cổ phần xây dựng giao thông Long Thành. I. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. 1. Sự hình thành và phát triển của Công ty. Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng giao thông Long Thành * Trụ sở chính: khu III- xã Phượng Cách- Huyện Quốc Oai- Hà Tây. Văn phòng đại diện: Ngõ 16- đường Ngô Quyền- Thị xã Hà Đông. Điện thoại : 034829059 - Fax: 034527685 * Năm thành lập: - Công ty cổ phần xây dựng giao thông Long Thành hoạt động kinh doanh theo gíấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty cổ phần số: 0303000152 do Sở Kế Hoạch & Đầu tư tỉnh Hà Tây cấp ngày 1 tháng 04 năm 2004 . - Mã số thuế: 0500447237 - Tài khoản: 421101070010 Tại ngân hàng nông nghiệp và phátt triển nông thôn Quốc Oai 2. Một số chỉ tiêu mà Công ty đạt được trong những năm gần đây. STT Danh mục Đơn vị Năm 2004 Năm 2005 So sánh 1 Giá trị sản lượng Đồng 6.500.124.577 10.742.456.280 2 Doanh thu Đồng 4.795.478.943 5.568.219.279 3 Đầu tư thiết bị Đồng 1.024.135 2.000.125.378 4 Tiền lương bình quân Đồng 850.000 1.000.256 5 Lợi nhuận 80.000.000 120.000.000 Theo trên cho thấy, với năm 2004 Công ty CPXD giao thông Thong Thành đã thực sự tăng trưởng về mọi mặt. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy Công ty. *Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc. - Giám đốc: Là người có thẩm quyền cao nhất, tự chịu mọi trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc có quyên ủy quyền, bãi nhiệm, kỷ luật các nhân viên cấp dưới. Ngoài việc ủy quyền và trách nhiệm cho phó giám đốc còn trực tiếp chỉ huy đến các trưởng phòng, trưởng đội công trình. - Phó giám đốc: Có chức năng là giúp giám đốc điều hành Công ty theo phân công và ủy quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ giám đốc giao và ủy quyền. + Phó giám đốc kỹ thuật: Có trách nhiệm phụ trách phòng kỹ thuật. + Phó giám đốc kế hoạch: Phụ trách phòng tài chính kế toán và phòng kế hoạch vật tư. + Phó giám đốc nội chính: Phụ trách phòng tổ chức hành chính. - Ban kỹ thuật- Vật tư: Quản lý và nghiệm thu khối lượng công trình, làm công tác chỉ đạo kỹ thuật thi công, trực tiếp tham gia vào các công tác đấu thầu. Quản lý các hồ sơ gốc liên quan đến công trình, theo dõi cung cấp kịp thời và chính xác các loại vật tư cho công trình thi công. Quản lý kỹ thuật, quản lý sử dụng thiết bị. - Ban kế toán – tài vụ: Tham mưu cho giám đốc những công việc cụ thể như: Quản lý vốn, vây vốn từ ngân hàng…để đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Thanh toán tiền lương cho công nhân viên ở cơ quan và bảo quản tiền mặt tốt. Tổng hợp phân tích hạch toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng công trình và niên độ kế toán. Thanh toán tiền với các chủ đầu tư và các tổ chức kinh tế có quan hệ hợp đồng với Công ty. - Ban tổ chức nhân chính: Làm nhiệm vụ là tham mưu cho giám đốc các mặt công tác về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương…Tổ chức các lớp học để nâng cao trình độ kỹ thuật, tay nghề cho cán bộ công nhân viên. Phụ trách công tác về khen thưởng, kỷ luật, tổ chức thực hiện và kiểm tra các lao động tiền lương. Hưởng dẫn chỉ đạo cho công nhân viên thực hiện công tác an toàn trong khi lao động. - Ban kế hoạch dự án: Thu thập và tiếp nhận các thông tin kinh tế, đề ra các kế hoạch cho các đội, đồng thời thanh lý các hợp đồng giao khoán với các đội, thanh quyết toán nội bộ với các chủ đầu tư. Đấu thầu, tìm kiếm việc làm. Làm báo cáo thống kê và tổng hợp phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Các phòng chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về phần việc được giao, chỉ đạo thực hiện có hiệu quả kế hoạch sản xuất kinh doanh. + Phòng tài chính kế toán: Có chức năng tham mưu cho giám đốc Công ty, tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kinh tế, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của Công ty theo pháp luật, hướng dẫn các đơn vị mình nộp các chứng từ về Công ty lưu trữ theo quy định của Công ty. + Phòng máy thiết bị: Là cơ quan quản lý mọi vật tư, thiết bị của Công ty mình, có trách nhiệm hướng dẫn và chỉ đạo các đơn vị mua sắm vật tư để thực hiện xây đựng công trình . + Phòng kỹ thuật công nghệ: Căn cứ vào kiểu thiết kế của từng công trình, bóc tách khối lượng, lập các dự án, phương án tổ chức thi công, kiểm tra giám sát các công trình theo đúng trong bảng thiết kế để đảm bảo tiến độ thi công của công trình. + Phòng kế hoạch vật tư: Lập các kế hoạch và lên các phương án sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty, lập dự toán công trình, lập các dự án đầu tư ngắn hạn, dài hạn, thống kê tình hình hoạt động của Công ty, làm công tác nhập- xuất vật tư cho các đơn vị. + Phòng tổ chức hành chính lao động tiền lương: Theo dõi tình hình nhân sự của toàn công ty, giúp cho giám đốc sử dụng cán bộ của mình theo đúng trình độ và năng lực, đề ra các nội quy, quy chế chặt chẽ, theo dõi thực hiện chế độ lao động tiền lương và an toàn lao động. + Phòng hành chính quản trị: Thực hiện công việc về công tác văn thư, hành chính, quản lý và sử dụng các tài sản, phương tiện làm việc và đảm bảo sinh hoạt trong Công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Giám đốc PGĐ dự án PGĐ nội chính PGĐ kỹ thuật Ban kế hoạch Ban nhân chính Ban kế toán tài vụ Ban vật tư thiết bị Ban kỹ thuật Kế toán Đội phó Đội trưởng Tổ Thống kế vật tư Kỹ thuật đội Công nhân III. Đặc điểm của hoạt động kế toán tại Công ty. 1. Tổ chức bộ máy kế toán. Để phù hợp và đáp ứng với nhu cầu kinh doanh của mình, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức sản xuất tập chung. Cụ thể: 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Kế toán trưởng Kiêm trưởng phòng Kế toán tổng hợp Kiêm phó phòng Thủ quỹ Kế toán thanh toán và tiền lương Kế toán TGNH, vật tư, TSCĐ Kế toán kê khai thuế và chứng từ đội Kế toán cấp đội, xưởng 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán. - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc, tham mưa giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty phù hợp với khả năng của từng người trong ban nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả báo cáo kế toán, đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh đề ra. Tổ chức việc hạch toán, ghi chép, luân chuyển theo đúng chính sách chế độ ban hành. Tổ chức lập kế hoạch về tài chính, tín dụng. Kế hoạch vốn chi tiêu tiền mặt nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Kết hợp với các phòng ban có liên quan lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua sắm vật tư… Soạn thảo các văn bản liên quan đến công tác tài chính của Công ty và kết hợp với các phòng ban trong công ty xây dựng các định mức về chi phí tiền lương, kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu vốn và xác định giá thành thành phẩm. Có nhiệm vụ thường xuyên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho ban lãnh đạo Công ty. Cuối kỳ thì báo cáo kết hợp với việc phân tích đánh giá tình hình của đơn vị. Chịu trách nhiệm về mặt pháp lý trước Giám đốc Công ty về công tác kế toán tài chính của công ty cũng như các số liệu trên báo cáo tài chính. - Thủ quỹ : Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã được Giám đốc hoặc kế toán trưởng ký duyệt để thu hoặc chi tiền mặt cho các đối tượng có liên quan. Ký các thủ tục vay và nhận tiền mặt từ Công ty. Phát tiền lương hàng tháng đến từng người lao động. Cuối kỳ nhận chứng từ để đóng dấu và lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà nước. Cuối kỳ phải lập các báo cáo: + Báo cáo BHXH, BHYT, KPCĐ, báo cáo quỹ… - Kế toán tổng hợp Tổng hợp số liệu của các kế toán viên khác, khoá sổ lập báo cáo quyết toán. Báo cáo với kế toán trưởng kịp thời về việc sử lý các số liệu kế toán hàng tháng trước khi khóa sổ lên báo cáo tài chính, kế toán mở sổ theo dõi tài sản cố định và tổng hợp kiểm kê tài sản. Hàng tháng quyết toánchi phí sửa chữa lớn tài sản cố định Cuối kỳ kế toán tổng hợp lập những báo cáo sau: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh + Báo cáo công nợ + Báo cáo phân tích chỉ tiêu tài chính… - Kế toán hạch toán và tiền lương - Kế toán tổng hợp các bảng thanh toán và lên bảng kê, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp Hàng ngày viết phiếu thu, chi sau đó đối chiếu sổ quỹ với thủ quỹ và chuyển chưng từ cho kế toán công nợ. Liên tực báo cáo cho kế toán trưởng biết được số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Thường xuyên kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ được sử dụng với các bộ phận khác và xác định các khấu hao, phụ phí, lãi vay phải nộp. Kế toán có nghiệm vụ lập một số báo cáo sau: + Báo cáo tồn quỹ tiền mặt. + Báo cáo tiền gửi ngân hàng và chốt số liệu báo cáo. Kế toán căn cứ vào bảng lương và thanh toán lương cho các bộ phận vào cuối kỳ, lên bảng thanh toán lương và các khoản phải trả cho công nhân viên hàng tháng. - Kế toán vật tư tài sản cố định: Kế toán lập kế hoạch vay vốn, chụi trách nhiệm tài chính về việc thanh toán và vay tiền chuyển khoản, lập quỹ tiền mặt. Ngoài ra kế toán có trách nhiệm tính toán và phân bổ chính xác số khấu hao số tài sản cố định vào chi phí xây lắp công trình. Hàng ngày cập nhật phiếu nhập kho, xuất kho và lưu giữ chứng từ cẩn thận. Báo cáo cho kế toán trưởng về tình hình nhập xuất vật tư cùng các bộ phận khác đối chiếu số liệu sổ sách với số liệu thực tế. Các báo cáo mà kế toán phải lập: + Báo cáo nhập, Xuất, tồn nhiên vật liệu. + Bảng báo giá nhiên vật liệu xuất kho. - Kế toán kê khai thuế. Kế toán kê khai thuế có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các chứng từ về nhập – xuất để phản ánh số giá trị gia tăng phải nộp và khấu trừ. Làm nhiệm vụ với ngân sách nhà nước. - Kế toán cấp sưởng, đội : Nhiệm vụ của kế toán là phải theo dõi về thu, chi, xuất, nhập vật tư cho thi công và cùng các đội trưởng quản lý việc thanh toán hợp đồng lao động để trả lương cho các công nhân viên theo đúng quy chế của đơn vị. - Cuối kỳ, nộp chứng từ báo cáo chi tiêu hoàn nợ cho phòng tài vụ. 2. Hình thức tổ chức sổ kế toán. Xuất phát từ đặc điểm của Công ty, kế toán công ty đã và đang sử dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung” để quản lý sổ sách kế toán. Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thể kế toán chi tiết Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái các TK Bảng đối chiếu số phát sinh Báo cáo tài chính kế toán : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các sổ chủ yếu sau đây: + Sổ chi tiết + Sổ nhật ký chung + Sổ cái + Sổ nhật ký chuyên dùng. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra tính hợp lệ tiến hành lập định khoản kế toán, sau đó ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Hàng ngày kế toán tổng hợp số liệu từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Kế toán quản lý chi tiết những chứng từ gốc phản ánh các hoạt động tài chính. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi vào sổ và thẻ chi tiết. Cuối kỳ kế toán tổng hợp số liệu từ sổ thẻ kế toán và tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết. Kế toán căn cứ vào sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, thấy khớp đúng thì kế toán tiến hành lập bảng cân đối kế toán. Cuối kỳ kế toán tổng hợp số liệu từ bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp và bảng tổng hợp chi tiết để lập lên báo cáo tài chính kế toán. 3. Đặc điểm của một số phần hành kế toán: 3.1. Các chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ gồm: + Phiếu giao việc + Giấy đề nghị tạm ứng + Phiếu chi tạm ứng. + Giấy ủy nhiệm chi + Hóa đơn giá trị gia tăng của người bán. + Phiếu nhập kho. + Phiếu xuất kho. 3.2. Luân chuyển chứng từ: - Phiếu giao việc: Sau khi người đại diện Công ty ký kết hợp đồng với khách hàng, phòng kinh tế làm phiếu giao việc và gửi đến các xí nghiệp sản xuất - Giấy đề nghị tạm ứng: Khi nhận được phiếu giao việc, phòng được giao làm thủ tục xin mua vật tư. Căn cứ vào công việc được giao gửi phòng tài chính kế toán theo giấy đề nghị tạm ứng thể hiện số tiền đề nghị Giám đốc phê duyệt và cho tạm ứng để tiến hành sản xuất theo ký kết hợp đồng - Phiếu chi tạm ứng: Mẫu số 02- TT/BB QĐ 141- TC/CĐKT. Phiếu này chỉ có hiệu lực khi có chữ ký của Giám đốc. Khi giám đốc phê duyệt và ký vào giấy đề nghị tạm ứng, người được giao việc xuống phòng kế toán để làm phiếu chi tạm ứng cho mình. - Giấy uỷ nhiệm chi( Bảng 4). Là chứng từ dùng phản ánh số tiền thanh toán mua vật tư bằng chuyển khoản của Công ty tại ngân hàng - Hoá đơn giá trị gia tăng của người bán. Mẫu hoá đơn ( Bảng 3). Bao gồm: + Tên gọi của chứng từ là Hoá Đơn (GTGT) hoá đơn này chỉ dùng cho các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Ngày tháng năm lập chứng từ: là ngày mà phát sinh các nghiệp vụ tại địa điểm mua hàng. + Đơn vị bán hàng, địa chỉ: phải ghi đầy đủ tên gọi của công ty, địa chỉ để kế toán vào sổ chi tiết thanh toán để dễ theo dõi từng đối tượng và khi có sự cố về chất lượng hàng hoá thì tiện cho việc trả lại hoặc giảm giá hàng mua, hàng bán . + Số tài khoản: Tùy từng doanh nghiệp hoặc đơn vị cá nhân có những đơn vị cá nhân không có số tài khoản thì không phải ghi. Số tài khoản này thuận tiện cho việc thanh toán với người bán hoặc người mua bằng chuyển khoản. + Mã số: Là các mã số thuế của doanh nghiệp khi ghi hoá đơn phải ghi đầy đủ thuế vào các ô trong hóa đơn + Cột số thứ tự: Dùng để ghi thư tự các loại hàng hoá dịch vụ. + Cột tên hàng hoá, dịch vụ: Dùng để ghi tên hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp mua bán. + Cột đơn vị tính: Dùng để ghi đơn vị tính đặc trưng của các mặt hàng mà doanh nghiệp mua vào hoặc bán ra. + Cột số lượng: Dùng để ghi số lượng của các mặt hàng mà doanh nghiệp mua vào hoặc bán ra. + Cột đơn giá: Cột này để ghi đơn giá của một loại hàng hoá hay nhiều loại theo đơn giá quy định của doanh nghiệp. + Cột thành tiền: Để ghi số tiền của một loại hàng hoá, hay nhiều loại cột này là kết quả của cột đơn giá x số lượng. + Dòng cộng tiền hàng: Dòng này là tổng cộng của cột thành tiền. + Dòng thuế suât, tiền thuế: Dòng này để ghi thuế suất đánh vào mặt hàng là bao nhiêu phần trăm và số tiền thuế của các loại hàng hoá. + Dòng tổng cộng thanh toán: Dòng này ghi số tiền hàng cộng cả tiền thuế GTGT. + Số tiền viết bằng chữ: Sau khi đã tính toán ra tổng số tiền phải thanh toán thì số tiền này phải viết bằng chữ, để tránh thêm bớt các số vào dòng tổng cộng thanh toán (dòng chữ số). Cuối cùng người mua, kế toán trưởng , thủ trưởng đơn vị phải ký tên và ghi rõ họ tên để xác nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở trên. Phiếu nhập kho Nội dung cơ bản của phiếu nhập kho bao gồm: - Ngày tháng nhập kho. - Số hiệu của phiếu - Ghi Nợ TK, Ghi có TK - Họ và tên người nhập hàng. - Theo số, ngày, tháng, năm, của hoá đơn hoặc phiếu nhập kho. - Nhập tại kho. - Các cột của phiếu: + Các cột A, B, C, D lần lượt ghi số thứ tự , tên nhãn hiệu. quy cách, mã số, đơn vị tính của vật tư. + Cột số 1: Ghi số lượng theo hoá đơn hoặc lệnh nhập + Cột số 2: Thủ kho ghi số lương thực tế nhập + Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính ra thành tiền của từng loại vật tư + Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại vật tư thực tế xuất kho Phiếu nhập kho được coi là đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp khi có đầy đủ các chữ ký sau: - Phụ trách cung tiêu - Người giao hàng - Thủ kho - Kế toán trưởng - Thủ trưởng đơn vị Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 hoặc 3 liên được đặt bằng giấy than viết 1 lần in đều sang 3 liên: - Liên 1: Lưu giư tại kho - Liên 2: Đưa về phòng kế toán cộng với Hoá đơn GTGT làm căn cứ ghi sổ - Liên 3: Giao cho phòng vật tư để theo dõi, Phiếu xuất kho Nội dung của phiếu xuất kho. + Số: ghi số thứ tự của các lần lĩnh, xuất vật tư. + Ghi Nợ TK + Họ và tên người nhận vật tư: Ghi rõ người chịu trách nhiệm với số vật tư đã xuất kho. + Lý do xuất vật tư: Ghi rõ lý do lĩnh dùng vào hoạt động gì ? + Các cột A, B, C, D lần lượt ghi số thứ tự , tên nhãn hiệu. quy cách, mã số, đơn vị tính của vật tư. + Cột số 1: Ghi số lương xuất theo yêu cầu. + Cột số 2: Thủ kho ghi số lương thực tế xuất. + Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính ra thành tiền của từng loại vật tư + Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại vật tư thực tế xuất kho Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng, kế toán trưởng, người nhận, thủ kho... Phiếu xuất kho được đặt bằng giấy than viết 1 lần in đều sang 3 liên: - Liên 1: Lưu giư tại kho - Liên 2: Đưa về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ - Liên 3: Giao cho phòng vật tư để theo dõi 3.3. Các sổ sách kế toán dùng để ghi chép tại Công ty. Tại Công ty xây dựng giao thông Long Thành áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức “ Nhật ký chung” và hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song. Những sổ sách kế toán gồm có; + Thẻ kho + Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ + Sổ tổng hợp về nhập- xuất- tồn + Sổ chi tiết thanh toán với người bán + Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng + Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ + sổ nhật ký chung + Sổ cái. 3.4. Các phương pháp ghi sổ: Trong Công ty có rất nhiều đơn vị tham gia song song quản lý nên tình hình nhập- xuất- tồn kho các nhiên vật liệu hàng ngày chủ yếu được thực hiện ở bộ phận kho và phòng kế toán trên cơ sở những chứng từ kế toán để ghi vào sổ sách kế toán một cách hợp lý và khoa học. - Ở tại kho: Thủ kho hàng ngày căn cứ vào các chứng từ về nhập- xuất số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất để vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho chuyển những chứng từ cho phòng kế toán. - Ở phòng kế toán mở sổ chi tiết cho từng thứ từ của vật liệu cho đúng với thẻ kho để theo dõi mặt số lượng và giá trị. Bên cạnh đó kế toán còn tổng hợp số liệu để ghi sổ kế toán . + Sổ chi tiết : Được mở tại phòng kế toán của Công ty để mở chi tiết cho từng loại sản phẩm. Định kỳ khi phòng kế toán nhận được chứng từ nhập- xuất phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại chứng từ, sau đó ghi vào sổ chi tiết cho từng loại sản phẩm. + Bảng tổng hợp về nhập- xuất- tồn được lập tại phòng kế toán, nó phản ánh tổng hợp từng loại nhiên vật liệu về mặt giá trị ghi chép, giá trị từng loại vật liệu theo các cột như: tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ, xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. + Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ được mở chi tiết cho từng loại khách hàng, đến cuối kỳ kế toán tổng hợp lại số dư cuối kỳ, căn cứ vào số tồn cuối kỳ truớc để ghi vào tồn đầu kỳ này và căn cứ vào chứng từ phát sinh trong kỳ kế toán. + Sổ nhật ký chung: Là sổ tổng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ, các nghiệp vụ phản ánh theo mối quan hệ đối ứng nợ, có của các tài khoản để phục vụ cho việc ghi sổ cái. + Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng khoản. Sổ cái của từng tài khoản nó ánh phán số tồn kho đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số tồn cuối kỳ của từng loại nhiê