Đề tài Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – Thu tiền tại công ty cổ phần đầu tư dệt may thiên An Phát

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH ---------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ ÑOÁI VÔÙI CHU TRÌNH BAÙN HAØNG – THU TIEÀN TAÏI COÂNG TY COÅ PHAÀN ÑAÀU TÖ DEÄT MAY THIEÂN AN PHAÙT Sinh viên thực hiện: Trần Thị Kiều Vân Lớp: K43B Kiểm toán Niên khóa: 2009 – 2013 Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn Khóa học 2009 – 2013 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Lời đầu tiên em muốn gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệunhà trường cùng toàn thể các thầy cô giáo của Trường Đạihọc Kinh tế Huế đã tạo điều kiện thuận lợi và trang bị cho emnhững kiến thức bổ ích trong suốt 3 năm học vừa qua. Đặcbiệt là các thầy cô giáo khoa kế toán-tài chính đã trang bị choem những kiến thức chuyên môn quý báu về ngành kế toánkiểm toán, làm hành trang cho em bước vào đời. Và em xingửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô hướng dẫn luận văn đã tậntình hướng dẫn, chỉ bảo em trong thời gian thực tập vừa quavà đã giúp em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp.Em xin chân thành cảm ơn đến Ban giám đốc cùng cáccô chú, anh chị của Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát đã quan tâm hướng dẫn, giúp đỡ em rất nhiệt tình trongthời gian thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn đến giáo viênhướng dẫn thầy Trịnh Văn Sơn đã góp ý và truyền đạt nhưngkinh nghiệm quý báu để giúp em hoàn thành tốt luận vănnày. Kết hợp với kiến thức mà thầy cô ở trường đã truyềnđạt đã giúp cho em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình.Trong thời gian tìm hiểu đơn vị, mặc dù đã cố gắng trong việchoàn thiện bài báo cáo nhưng do là lần đầu tiếp xúc với thựctế chuyên môn cộng với vốn kiến thức còn hạn hẹp nênkhông tránh những thiếu sót nhất định. Rất mong sự đónggóp ý kiến, nhận xét của các thầy cô để luận văn tốt nghiệpcủa em được hoàn chỉnh hơn. Huế, tháng 05 năm 2013 Sinh viên thực hiện Trần Thị Kiều Vân Trư ờn Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Trần Thị Kiều Vân ii MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN...................................................................................................................i MỤC LỤC .......................................................................................................................ii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................................v DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ ......................................................................................vi DANH MỤC BẢNG BIỂU...........................................................................................vii PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ................................................................................................1 1.1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................1 1.2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................2 1.3. Nội dung, đối tượng, phạm vi nghiên cứu................................................................2 1.4. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................................2 PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ................................................4 CHƯƠNG 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH KIỂM SOÁT BÁN HÀNG – THU TIỀN.......................................................................................................................4 1.1. Khái quát về HTKSNB trong doanh nghiệp ............................................................4 1.1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ.....................................................................................4 1.1.1.1. Khái niệm ...........................................................................................................4 1.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ..........................................................................................4 1.1.1.3. Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ .........................................5 1.1.2. Các yếu tố cấu thành HTKSNB.............................................................................6 1.1.2.1. Môi trường kiểm soát .........................................................................................6 1.1.2.2. Hệ thống kế toán.................................................................................................8 1.1.2.3. Các thủ tục kiểm soát .........................................................................................8 1.1.2.4. Kiểm toán nội bộ ................................................................................................9 1.1.3. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa kế toán...........................................9 1.2. Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp.................................11 1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp........................11 1.2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa ...........................................................................................11 Trư ờn Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Trần Thị Kiều Vân iii 1.2.1.2. Các chức năng chính của chu trình bán hàng-thu tiền .....................................12 1.2.1.3. Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền....12 1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền...................................................13 1.2.2.1. Mục tiêu............................................................................................................13 1.2.2.2. Sai phạm có thể xảy ra......................................................................................13 1.2.2.3. Cơ chế kiểm soát áp dụng.................................................................................15 1.2.3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền ...................20 1.2.3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu .................................................................20 1.2.3.2. Tổ chức tài khoản kế toán.................................................................................21 CHƯƠNG 2 – THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT .24 2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát .............................24 2.1.1. Lịch sử hình thành ...............................................................................................24 2.1.2. Cơ cấu tổ chức công ty ........................................................................................24 2.1.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý công ty ......................................................................24 2.1.1.2. Mô hình quản lý................................................................................................27 2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh............................................................28 2.1.4. Đánh giá khái quát hoạt động kinh doanh...........................................................29 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty...................................................................31 2.2. Thực trạng công tác chu trình kiểm soát chu trình bán hàng- thu tiền tại Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát .........................................................................33 2.2.1. Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng- thu tiền tại công ty.........................33 2.2.1.1. Đặc điểm về hàng hóa ......................................................................................33 2.2.1.2. Các phương tiện tiêu thụ ..................................................................................34 2.2.1.3. Phương thức thanh toán....................................................................................34 2.2.1.4. Quy trình bán hàng – thu tiền ...........................................................................36 2.2.1.5. Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ......................................................37 2.2.1.6. Bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng – thu tiền......................38 2.2.2. Thực trạng công tác kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát .......................................................................................39 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Trần Thị Kiều Vân iv 2.2.2.1. Môi trường kiểm soát .......................................................................................39 2.2.2.2. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng – thu tiền ................................42 2.2.2.3. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty trong từng giai đoạn của quy trình bán hàng – thu tiền..........................................................................43 CHƯƠNG 3 – GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT.........................................................................................................61 3.1. Đánh giá chung về HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty................61 3.1.1. Những kết quả đạt được trong công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty ...........................................................................................................................61 3.1.1.1. Môi trường kiểm soát nội bộ ............................................................................61 3.1.1.2. Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền...............................................62 3.1.2. Những vấn đề còn tồn tại trong công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty ..........................................................................................................................64 3.1.2.1. Môi trường kiểm soát .......................................................................................64 3.1.2.2. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng – thu tiền: .........................65 3.2. Một số giải pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng– thu tiền tại công ty ...........................................................................................................................66 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ........................................................................66 3.2.2. Hoàn thiện thủ tục KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty ......66 3.2.2.1. Xử lý đơn đặt hàng ...........................................................................................66 3.2.2.2. Xét duyệt bán chịu............................................................................................67 3.2.2.3. Thu tiền mặt và tiền gửi ngân hàng ..................................................................67 3.2.2.4. Theo dõi công nợ..............................................................................................68 3.2.2.5. Khoản phải giảm trừ doanh thu ........................................................................68 PHẦN III – KẾT LUẬN ...............................................................................................70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................71Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Trần Thị Kiều Vân v DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài chính BGĐ : Ban giám đốc B/L : Vận đơn đường biển CMPT : Đơn giá cắt, may, đóng gói, chỉ, thùng, chi phí xuất nhập khẩu và vận chuyển CNTT : Công nghệ thông tin C/O : Chứng nhận xuất xứ FOB : Giao hàng lên tàu GTGT : Giá trị gia tăng HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội bộ I/C : Chứng nhận kiểm tra KH : Khách hàng KHTT : Kế hoạch thị trường KSNB : Kiểm soát nội bộ KTV : Kiểm toán viên PXK : Phiếu xuất kho PGĐ : Phó giám đốc PTGĐ : Phó Tổng Giám đốc TGĐ : Tổng Giám đốc TGNH : Tiền gửi ngân hàng TSCĐ : Tài sản cố địnhTrư ờng Đạ học Kin h tế Hu ế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Trần Thị Kiều Vân vi DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ Sơ đồ 1.1- Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng - thu tiền của doanh nghiệp..............................................................................................20 Sơ đồ 1.2 - Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ .........................22 Sơ đồ 1.3 - Sơ đồ hạch toán đối với các khoản chiết khấu bán hàng, hàng bán ...........23 bị trả lại, giảm giá hàng bán và dự phòng phải thu khó đòi .....................................23 Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty. .............................................................26 Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức nhà máy, xí nghiệp trực thuộc .............................................27 Sơ đồ 2.3 - Sơ đồ hình thức ra quyết định của các cấp quản lý ....................................27 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ tổ chức kế toán ....................................................................................31 Sơ đồ 2.5 - Quá trình phân phối sản phẩm may mặc của Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát ....................................................................................34 Sơ đồ 2.6 - Quy trình bán hàng – thu tiền được tiến hành dưới sự kiểm soát và hoạt động của ba bộ phận chính trong công ty ..................................................40 Sơ đồ 2.7 - Những giai đoạn chủ yếu của chu trình bán hàng – thu tiền ......................44 Sơ đồ 2.8 - Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty........................................................................................................44 Sơ đồ 2.9 - Quy trình xử lý đơn đặt hàng......................................................................45 Sơ đồ 2.10 - Quy trình xét duyệt bán chịu đối với khách hàng lâu năm.......................48 Sơ đồ 2.11 - Quy trình lưu chuyển phiếu xuất kho .......................................................50 Sơ đồ 2.12 - Quy trình lưu chuyển hóa đơn GTGT.......................................................53 Sơ đồ 2.13 - Quy trình lưu chuyển phiếu thu ................................................................55Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Trần Thị Kiều Vân vii DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 - Các sai phạm có thể xảy ra ..........................................................................13 Bảng 1.2 - Mục tiêu cụ thể của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng 15 Bảng 1.3 - Mục tiêu cụ thể của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với phương thức bán hàng thu tiền ngay......................................................................................17 Bảng 1.4 - Mục tiêu cụ thể của hệ thống kiểm soát nội bộ về công nợ phải thu ..........19 Bảng 2.1 - Phân tích một số chỉ tiêu hiệu quả của công ty ...........................................29 Bảng 2.2 - Quy trình bán hàng - thu tiền.......................................................................36 Bảng 2.3 - Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng Quý I năm 2012...............................57 Bảng 2.4 - Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 131 Quý I năm 2012....................................58 Bảng 3.1 - Bảng kê khai hàng bán bị trả lại ..................................................................69 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Trần Thị Kiều Vân 1 PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các đơn vị và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của đơn vị mình như: Con người, tài sản, vốn ...; góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp đơn vị xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên. Công tác KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của một đơn vị, vì nó bảo đảm cho hoạt động tiêu thụ được diễn ra suôn sẻ, đúng theo mục tiêu kiểm soát mà đơn vị đã đặt ra. Ngoài ra, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng hiệu quả đồng vốn, cũng như đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị. Do đó, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền một cách có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phát triển. Hiện nay, ngành dệt may đang là ngành có tỷ trọng xuất khẩu lớn nhất nước ta, không chỉ tác động lớn đến kinh tế mà còn đến xã hội. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, HTKSNB của công ty dệt may đóng vai trò quan trọng. Hiệu quả hoạt động của hệ thống này ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của công ty, vì nếu một doanh nghiệp dệt may không có HTKSNB thì các hoạt động không được theo dõi, quản lý và tổng hợp. Chính vì những lý do nêu trên và với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền của một đơn vị cụ thể, đồng thời ứng dụng những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn để nắm bắt và mở rộng hiểu biết, em đã quyết định chọn đề tài: " Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát”. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Trần Thị Kiều Vân 2 1.2. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa các lý thuyết liên quan đến KSNB trong công ty, cụ thể là trong hoạt động bán hàng – thu tiền. - Nghiên cứu, tìm hiểu các bộ phận liên quan, trình tự thực hiện của chu trình bán hàng – thu tiền - Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty. - Nhận diện các rủi ro, từ đó đề xuất những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. 1.3. Nội dung, đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát; các yếu tố cấu thành của HTKSNB tại Công ty; các thủ tục kiểm soát liên quan đến từng giai đoạn trong chu trình; vai trò, quan hệ giữa các cá nhân có liên quan với nhau trong chu trình. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Công ty Cổ phần đầu tư Dệt may Thiên An Phát . - Thời gian: Thời gian làm đề tài từ ngày 20 /01/2013 đến ngày 11/05/2013. Nguồn số liệu thu thập để làm căn cứ đề tài trong giai đoạn năm 2010, 2011, 2012. 1.4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được sử dụng để tổng hợp lý luận và lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực trạng của chu trình bán hàng - thu tiền từ đó đánh giá hiệu quả công tác KSNB hoạt động bán hàng – thu tiền tại Công ty. - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tìm hiểu thực tế tại Phòng kế toán tài chính, Phòng kế hoạch thị trường, Phòng xuất nhập khẩu và các bộ phận khác của Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát để có cái nhìn tổng thể về chu trình bán hàng – thu tiền ở Công ty. Trư ờn Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS. Trịnh Văn Sơn SVTH: Trần Thị Kiều Vân 3 - Phương pháp quan sát: Quan sát công việc của nhân viên Phòng kế toán, Phòng kế hoạch thị trường, Phòng xuất nhập khẩu, các bộ phận khác để thấy được công việc cụ thể của mỗi bộ phận, mỗi nhân viên. - Phương pháp phân tích số liệu: Phương pháp này được sử dụng để tiến hành phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin từ chứng từ, sổ sách kế toán thu thập được từ đó đánh giá công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát Huế. - Phương pháp chứng từ kế toán: Phư