Đề tài Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản quản lý nhà nước tại văn phòng UBND huyện Ý Yên

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN Ý YÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN Họ và tên : Nguyễn Văn Phong Đơn vị : Văn phòng UBND huyện Chức vụ : Chuyên viên Điện thoại: 03503.503890 Năm 2011 LỜI MỞ ĐẦU Văn bản quản lý Nhà nước là một trong các loại hình văn bản được quy định rất chặt chẽ và yêu cầu rất cụ thể cho từng loại hình văn bản. Vì vậy, các cơ quan Nhà nước từ Trung ương đến chính quyền cơ sở đã quan tâm, đã có nhiều chuyển biến tích cực. Công tác ban hành, tiếp nhận, xử lý văn bản quản lý Nhà nước của các cơ quan đã đi nào nề nếp, đảm bảo được những yêu cầu theo quy định, đồng thời đáp ứng được nhu cầu thực tế khách quan. Bên cạnh đó, một số cơ quan, một số địa phương, một số ngành và ngay cả cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cao nhất như Quốc Hội cũng ban hành những văn bản chưa hợp lý, còn phải bổ sung sữa chữa nhiều lần và nói chung hệ thống văn bản quản lý Nhà nước của các cơ quan Nhà nước ta vẫn chưa ổn định, thường xuyên thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan. Đối với chính quyền cơ sở, việc ban hành, tiếp nhận, xử lý văn bản quản lý Nhà nước trong thời gian qua đã đảm bảo được một số yêu cầu, nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót về qui định này hoặc quy định kia của Nhà nước. Có văn bản chưa đảm bảo về nội dung, có văn bản sai về thể thức, có văn bản chưa đúng về thẩm quyền nhưng chưa đến mức nghiêm trọng. Chính vì lẽ đõ mà chính quyền cơ sở cần phải có những giải pháp để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng và số lượng văn bản, góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý Nhà nước nói chung, hiệu lực và hiệu quả quản lý Nhà nước của chính quyền cơ sở nói riêng. Nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý văn bản quản lý nhà nước tại cơ sở tôi chọn đề tài: “ Nâng cao hiệu quả quản lý văn bản quản lý nhà nước tại Văn phòng UBND huyện Ý Yên”. Với thời gian công tác tại Văn phòng UBND huyện và thời gian nghiên cứu đề tài còn ít, nên đề tài nghiên cứu chưa sâu, chưa bao quát được hết thực trạng tại đơn vị và không tránh được những thiếu sót. Tôi rất mong được sự đóng góp, rút kinh nghiệm từ Hội đồng khoa học của huyện và ý kiến góp ý của đồng nghiệp để đề tài được hoàn thiện hơn./. Tôi xin chân thành cảm ơn! A./ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC I. Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước: I.1. Khái niệm văn bản: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một loại ngôn ngữ nhất định. Văn bản thể hiện ở nhiều trạng thái khác nhau và được ghi trên những chất liệu khác nhau. Trạng thái thể hiện của văn bản là: Âm thanh, màu sắc, hình ảnh, chữ viết, ký hiệu. Chất liệu để ghi chép văn bản có thể là những vật có sẵn trong tự nhiên như: Vách đá, thân cây, xương động vật, trên mặt đất. Văn bản được ghi trên vật do con người tạo ra như các loại văn bản khắc trên gỗ, trên đá, trên các loại giấy, băng ghi âm, ghi hình, đĩa từ của máy vi tính, .v.v... I.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước: Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý và những thông tin quản lý thành văn (văn bản hoá), do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành, sửa đổi, bãi bỏ, theo thể thức, thủ tục, trình tự luật định. Trong đó có chứa đựng các quy tắc xử sự chung, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Theo khái niệm trên thì văn bản quản lý nhà nước bao gồm tất cả các văn bản của tất cả các cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp. I.3. Các loại văn bản quản lý Nhà nước : Để phân loại văn bản quản lý Nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu trí khác nhau. Vì vậy văn bản quản lý nhà nước có thể được chia thành nhiều loại khác nhau. Thí dụ: Phân loại văn bản theo loại cơ quan ban hành có thể chia thành 3 loại: Văn bản của cơ quan lập pháp; Văn bản của cơ quan hành pháp; Văn bản của cơ quan Tư pháp. Nếu phân loại theo hiệu lực pháp lý, có thể chia văn bản quản lý Nhà nước thành: Văn bản luật; Văn bản dưới luật; Văn bản áp dụng luật. Trong quản lý Nhà nước, văn bản thường được phân loại theo thể loại kết hợp với hiệu lực pháp lý và được chia thành 4 loại chính sau: I.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật: Văn bản quy pháp pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện, nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Văn bản quy phạm pháp luật có các đặc trưng chính sau đây: - Do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo tên loại do luật định. - Nội dung có chưa dựng các quy tắc xử sự chung, bắt buộc thực hiện. - Đối tượng tác động rộng, thường là mọi người hoặc nhóm đông người có chung một đặc điểm nào đó như: Quốc tịch, địa bàn, nghề nghiệp, thành phần. - Được thực hiện nhiều lần trong thực tế, khi thực hiện văn bản không làm chấm dứt hiệu lực của nó. - Có hiệu lực thi hành từ khi văn bản có hiệu lực, nhưng không gian và thời gian không xác định cụ thể. - Theo điều 6 luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (sửa đổi) thì trong phần số và ký hiệu tắt phải có năm ban hành và ghi đủ 4 số, rồi mới ghi các ký hiệu tắt khác. I.3.2. Văn bản cá biệt: Văn bản cá biệt là văn bản do chủ thể có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật nhằm đưa ra quyết định cá biệt cho từng trường hợp cụ thể như: Đề bạt, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật, xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý cụ thể. Văn bản cá biệt có những đặc điểm sau: - Do cơ quan (hoặc chức danh) có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự, tên loại văn bản nhất định. - Nội dung văn bản nhằm áp dụng quy phạm pháp luật đưa ra quy tắc xử sự riêng, nhằm giải quyết công việc cụ thể. - Chỉ đích danh đối tượng phải thi hành. - Được thực hiện 1 lần. - Hiệu lực không gian, thời gian được xác định rõ trong văn bản. - Không có năm ban hành trong phần số văn bản và ký hiệu tắt. I.3.3. Văn bản hành chính thông thường: Văn bản hành chính thông thường là các văn bản được sử dụng trong các cơ quan: Đảng, Nhà nước, đoàn thể, tổ chức khắc phục vụ việc giải quyết các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, nêu các yêu cầu để kết hợp với nhau cùng giải quyết, ghi chép sự việc, hiện tượng xảy ra trong hoạt động của cơ quan, đơn vị... - Xét về giá trị pháp lý, văn bản hành chính thông thương tuy thấp hơn văn bản quy phạm pháp luật nhưng nó có ý nghĩa pháp lý cụ thể trong quá trình quản lý Nhà nước. Những văn bản hành chính thông thường là những phương tiện, công cụ thường xuyên được sử dụng trong quản lý Nhà nước, số lượng nhiều thể loại phong phú. Văn bản hành chính thông thường có những đặc điểm sau: - Thẩm quyền ban hành gồm tất cả các cơ quan, đơn vị. - Nội dung có chứa đựng thông tin quy phạm của Nhà nước. - Nhằm cụ thể hoá và thực thi văn bản quy phạm pháp luật hoặc giải quyết những tác nghiệp trong quản lý. I.3.4. Văn bản chuyên môn, kỹ thuật: Văn bản chuyên môn và kỹ thuật là loại văn bản mang đặc thù chuyên môn và kỹ thuật rất cao, do các cơ quan chuyên môn và các cơ quan kỹ thuật ban hành nhằm để quản lý các lĩnh vực chuyên môn và kỹ thuật. Văn bản chuyên môn và kỹ thuật có đặc điểm sau: - Do cơ quan chuyên môn và kỹ thuật ban hành. - Mang đặc thù chuyên môn và kỹ thuật cao. - Được hình thành bộ văn bản gồm nhiều trang, nhiều khổ giấy, nhiều chất liệu khác nhau. Tóm lại: Văn bản quản lý Nhà nước được chia làm 4 loại chính như trên. Trong từng loại đó lại có rất nhiều loại hình văn bản khác nhau. Thí dụ văn bản quy phạm pháp luật có tới 11 loại, văn bản hành chính thông thường có tới trên 20 loại, văn bản chuyên môn kỹ thuật có rất nhiều loại khác nhau (hàng trăm loại). Hệ thống văn bản quản lý Nhà nước, là sản phẩm của quá trình quản lý Nhà nước, là chứng cứ để đánh giá về hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước. Nó có vai trò hết sức quan trọng, là một trong hình thức chủ yếu để quản lý Nhà nước. II. Các yêu cầu của một văn bản quản lý nhà nước: II.1. Văn bản quản lý Nhà nước ban hành phải đúng thẩm quyền: Thẩm quyền ban hành văn bản gồm thẩm quyền pháp lý và thẩm quyền chuyên môn. Mỗi cơ quan, đơn vị trong hệ thống bộ máy Nhà nước có thẩm quyền nhất định được Nhà nước quy định cho phép ban hành một số loại văn bản nhất định, để điều chỉnh một số mối quan hệ nhất định. Thí dụ: Quốc hội được quyền ban hành 3 loại văn bản quy phạm pháp luật là: Hiến Pháp, Luật (bộ luật), Nghị quyết; UBND huyện có quyền ra quyết định cấp giấy quyền sử dụng đất,... Đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật được Nhà nước quy định thẩm quyền rất chặt chẽ (theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 1996 (sửa đổi). Các thủ trưởng của các cơ quan từ trung ương đến cơ sở đều có quyền ban hành các văn bản cá biệt để điều chỉnh các mối quan hệ thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Thí dụ: Chủ tịch nước ban hành lệnh ân xá cho các phạm nhân, chủ tịch xã cấp giấy kết hôn, chứng sinh, thủ trưởng cơ quan ra quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức trong cơ quan. Văn bản chuyên môn và văn bản kỹ thuật chỉ do các cơ quan chuyên môn hoặc cơ quan kỹ thuật mới có thẩm quyền ban hành. Thí dụ: Chỉ có Bộ tài chính mới có quyền ban hành “hoá đơn đỏ” , chỉ có Bộ y tế mới có quyền ban hành y bạ, mẫu bệnh án ; Chỉ có Bộ giáo dục mới có quyền ban hành mẫu học bạ của học sinh các cấp. Còn văn bản hành chính thông thường thì như phần đặc điểm của nó đã trình bày là: Tất cả các cơ quan, các đơn vị đều có thẩm quyền ban hành để giải quyết một số vấn đề trong quản lý như trao đổi thông tin, ghi chép,... II.2. Yêu cầu nội dung: Một văn bản quản lý Nhà nước ban hành phải đảm bảo được một số yêu cầu về nội dung sau: - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với cơ chế hiện hành. - Đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi cần điều chỉnh. - Phù hợp với văn bản cấp trên, không chồng chéo, phù hợp với thực tế khách quan, đáp ứng được nguyện vọng quần chúng nhân dân. - Ban hành kịp thời. - Nội dung văn bản phải có mục đích, đảm bảo tính khoa học, tính đại chúng, tính bắt buộc thực hiện, tính khả thi và phải đảm bảo tính chuẩn mực. II.3. Văn bản quản lý Nhà nước phải đúng thể thức Nhà nước quy định: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Thể thức của văn bản quản lý Nhà nước là các yếu tố cấu thành một văn bản. Để nghiên cứu thể thức của văn bản chúng ta có thể chia văn bản thành những yếu tố, những phần khác nhau cho phù hợp với mục đích và phương pháp nghiên cứu. Với yêu cầu và mức độ của đề tài này thì văn bản có thể chia thành 9 yếu tố sau: (1). Quốc hiệu và tiêu ngữ: Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. (2) . Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả) Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, ví dụ: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI ỦY BAN NHÂN DÂNTỈNH NAM ĐỊNH b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH NAM ĐỊNHSỞ NỘI VỤ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VNVIỆN DÂN TỘC HỌC Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: BỘ NỘI VỤCỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. (3) Số, năm, ký hiệu tắt: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo quy định và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản, ví dụ: Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg. Quyết định của ủy ban nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ: Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP Công văn của Ủy ban nhân dân huyện do Văn phòng UBND huyện soạn thảo: Số: …/UBND-VP Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ: Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Sở Nội vụ được trình bày như sau: SỞ NỘI VỤHỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số: 01/QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-UBND (Quyết định của Ủy ban nhân dân); Số: 234/UBND-VP (Công văn của UBND huyện do Văn phòng soạn thảo). (4) Địa danh, ngày... tháng... năm... ban hành văn bản: a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau: - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội, Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại Thị Trấn Lâm, huyện Ý Yên, tỉnh Nam Định): Nam Định, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh: Nam Định Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Nam Định(tỉnh Nam Định) và của các phòng, ban thuộc thành phố: TP. Nam Định. - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Ý Yên (tỉnh Nam Định) và của các phòng, ban thuộc huyện: Ý Yên. - Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Yên Phong (huyện Ý Yên, tỉnh Nam Định): Yên Phong. - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng. b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể: Ý Yên, ngày 05 tháng 02 năm 2011 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu. (5). Tên văn bản và trích yếu nội dung: - Thể thức: Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. - Kỹ thuật trình bày: Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNHVề việc điều động cán bộ Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2011 (6). Nội dung văn bản: - Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: + Phù hợp với hình thức