Đề tài New Diary Food VietNam

DỀ TÀI MÔN THU NHẬN YÊU CẦU Tên đề tài: New Diary Food VietNam Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Phi Loan Nhóm thực hiện HỌ VÀ TÊN MSSV Nguyễn Hữu Tình 09020004 Nguyễn Thị Thảo Vũ Thị Nhài I- GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG New Viet Dairy là một công ty hàng đầu trong ngành công nghiệp sữa và thực phẩm tại Việt Nam. Được thành lập tại TP Hồ Chí Minh, Việt Nam vào năm 1997, New Viet Diary cung cấp một loạt các sản phẩm sữa và thực phẩm bao gồm cả dịch vụ thực phẩm pho mát , thực phẩm Ý, thịt và khoai tây chiên kiểu Pháp, vv cho các ngành công nghiệp thực phẩm và khách sạn tại Việt Nam. Để hỗ trợ cho sự tăng trưởng sắp tới của công ty, New Viet Dairy muốn tích hợp các hoạt động của mình với một giải pháp “Kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP)” . Nó sẽ theo dõi danh mục và khả năng quản lý hết hạn để quản lý tốt hơn các sản phẩm khô ướp lạnh và đông lạnh. Microsoft Dynamics NAV ™ cho phép New Viet Dairy cải thiện quản lý kho hàng của mình và kiểm soát hàng tồn kho. Phần mềm cũng tăng khả năng đáp ứng thanh toán và thuế lập pháp yêu cầu. Tăng cường kiểm soát quản lý và tầm nhìn, cho phép hiểu thêm thông tin và ra quyết định nhanh hơn. 2. HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG Một công ty hàng đầu trong ngành sữa và dịch vụ thực phẩm, New Viet Dairy nhằm mục đích là "nhà cung cấp lựa chọn đầu tiên của tất cả người dùng thực phẩm ở trong nước". Lãnh đạo thị trường của họ được chứng minh bởi rất nhiều quyết tâm và tuyên bố họ đã nhận được từ cơ quan chính thức và Chính phủ Việt Nam, bao gồm cả giải thưởng công nhận, chứng chỉ do Thuế, Hải quan và Sở Lao động. Năm 2005, New Viet Diary là một trong 100 tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam để nhận được giải thưởng công nhận quốc gia của Bộ Tài chính. sự cống hiến của nó để tổ chức quản lý chất lượng và hệ thống cũng đã được công nhận bởi Cục Veritas, nơi đã trao tặng New Viet Diary theo tiêu chuẩn ISO và HACCP chứng chỉ trong tháng 11 năm 2007. Là một trong những ngành tăng trưởng nhanh nhất trong ngành công nghiệp thực phẩm đóng gói của Việt Nam, ngành sữa tại Việt Nam đang trải qua một sự tăng trưởng hàng năm là 25 %, dự báo để tiếp cận với một quy mô thị trường khoảng 9560.7 tỷ USD vào năm 2010. Để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhanh chóng của người tiêu dùng, trại sản xuất bơ sữa và phân phối thực phẩm như New Viet Dairy liên tục phải đối mặt với áp lực cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu quả dây chuyền cung cấp và tăng cường quản lý kho hàng của các sản phẩm khô ướp lạnh và đông lạnh. Để làm sắc nét ưu thế cạnh tranh của mình trong thị trường phát triển nhanh chóng và cạnh tranh, New Viet Diary đã thấy được tầm quan trọng của việc áp dụng một chất lượng Enterprise Resource Planning (ERP) hệ thống để hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh. Một đánh giá của hệ thống hiện tại của nó cũng cho thấy sự cần thiết cho một công cụ quản lý hiệu quả kho để xử lý tốt hơn kết hợp của các sản phẩm dễ hỏng và khó hỏng. Nó cũng cần theo dõi khả năng quản lý mặt hàng, tăng cường sự quản lý hết hạn của sản phẩm. 3. CÁC YÊU CẦU TỔNG QUÁT Theo ông Didier Lachize, Tổng Giám đốc, New Viet Diary, một số các tiêu chí lựa chọn quan trọng được sử dụng trong đánh giá của nó bao gồm chi phí-hiệu quả, phạm vi chức năng, hỗ trợ và dễ dàng biến đổi theo yêu cầu của khách hàng Ông giải thích, "Do yêu cầu duy nhất của hệ thống thanh toán của Việt Nam và pháp luật liên quan đến thuế, tiêu chí quan trọng của chúng tôi là để tìm một giải pháp mà không chỉ hỗ trợ bằng tiếng Việt tại địa phương, nhưng cũng dễ dàng biến đổi theo yêu cầu của khách hàng để đáp ứng các yêu cầu này. Yếu tố quan trọng khác là sự sẵn có của giám định tại chỗ để cung cấp các biện pháp theo yêu cầu của khách hàng , phát triển và hỗ trợ bảo trì." New Viet Dairy thực hiện quản lý tài chính, tài sản cố định, bán hàng, mua hàng và Quản lý kho hang qua hệ thống mô-đun của Microsoft Dynamics NAV. 4. CÁC CHÍNH SÁCH VÀ QUY TẮC NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY 5. CÁC STAKEHOLDER CHÍNH CỦA ĐỀ TÀI Từ các yêu cầu và phân tích ứng dụng của công ty chúng tôi xác nhận các stakeholder của dự án như sau. STT TÊN STAKEHOLDER MONG MUỐN 1 Ban quản lý công ty New Viet Diary Dự án thành công, các yêu cầu của mình được đáp ứng, phần mềm đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu như dự kiến 2 Ban quản lý dự án ERP Phần mềm hoàn thành trong thời gian dự kiến, các yêu cầu được hoàn thiện 3 Đội ngũ phát triển phần mềm Làm tốt phần mềm, dự án thành công nhanh chóng 4 Đội ngũ phân tích Các yêu cầu được phân tích triệt để từ ban đầu 5 Nhân viên kế toán công ty New Viet Diary Phần mềm hoàn thành nhanh, dễ sử dụng 6 Đội ngũ kiểm thử Phần mềm ít lỗi 7 Nhân viên kinh doanh công ty New Viet Diary Phần mềm dễ sử dụng, đáp ứng được yêu cầu trong kinh doanh 8 Nhân viên phòng kho Phần mềm báo cáo đúng kết quả trong kho 9 Giám đốc Báo cáo đầy đủ, rõ ràng, chính xác hiện trạng 10 Khách hàng Phần mềm tính toán chính xác, số liệu cụ thể, minh bạch 11 Cơ quan Thuế Phần mềm tính toán chính xác thuế, minh bạch II- THU THẬP YÊU CẦU 1. PHÂN LOẠI NGƯỜI DÙNG Managers Users Stakeholders Customers Khách hàng NV phòng kho NV kinh doanh NV bán hàng Dựa vào bảng trên ta thấy các loại người dùng sau: Người quản lý: bao gồm Giám đốc, phó giám đốc và các trưởng phòng Users Customers Managers Nhân viên phát triển thị trường Khách hàng Nhân viên phòng kho Nhân viên bán hàng Nhân viên kinh doanh Người dùng: Bao gồm Nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh, nhân viên phòng kho, nhân viên phát triển thị trường, khách hàng mua sản phẩm Như vậy các người dùng chính là những người sau: Nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh, nhân viên phòng kho, nhân viên phát triển thị trường, khách hàng mua sản phẩm, đây chính là nhóm người dùng của sản phẩm. Kế hoạch để tiếp xúc để thu nhận yêu cầu của nhóm này đó là mời riêng từng người chính trong từng bộ phận(Bán hàng, Kinh doanh, Phòng kho, Khách hàng lớn của công ty). Có thể mời ăn cơm để tạo thêm thân thiết, cũng có thể trả tiền họ sau những lần khảo sát, phỏng vấn họ để thu thập các thông tin chính xác nhất. 2. THU THẬP YÊU CẦU Phương án để thu thập yêu cầu đó là phỏng vấn, sau đây là bảng câu hỏi và câu trả lời của các nhân viên được phỏng vấn. Người đại diện giám sát dự án công ty New Diary Food VietNam Họ và tên: Chức vụ: Phó giám đốc CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI Quý công ty có bao nhiêu loại sản phẩm cần có trong phần mềm? 50 loại sản phẩm Phần mềm trước theo anh thì có những bất lợi gì? Không hỗ trợ tiếng việt, không hỗ trợ tính thuế nếu thay đổi, chạy chậm, quản lý hàng hết hạn không triệt để, chưa đưa ra được những tính toán và quyết định hay cho người dùng. Phần mềm của chúng tôi anh có yêu cầu gì? Giải quyết được những vấn đề trên, dễ dùng. Anh muốn phần mềm hoàn thiện và đưa vào sử dụng trong bao lâu? 6 tháng từ lúc bắt đầu Giá cả đối với anh thế nào? Tôi không quan tâm lắm, phần mềm hoạt động tốt là được. Anh có muốn Nhân viên có thể thay đổi trong hóa đơn ko? (Đây là vấn đề tế nhị) Không, phần mềm tính chính xác, minh bạch. Phần mềm này đưa vào hoạt động sẽ có một số nhân viên phải nghỉ việc? Chúng tôi sẽ bố trí họ làm ở những vị trí khác. Anh có ý tưởng gì cho phần mềm này không? Bảo mật, dùng clien-server Phản ánh của khách hàng? Phần mềm nên có nơi ghi phản ánh của khách hàng, phần này chỉ người quản lý mới được đọc. Nhân viên kế toán trưởng Họ và tên: Chức vụ: Kế toán trưởng CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI Chị thấy phần mềm đang sử dụng thế nào? Có những nhược điểm gì? Không ổn. Không hỗ trợ tiếng việt nên khó dùng, thống kê báo cáo chưa chi tiết. Hàng tháng chị cần báo cáo mấy lần, thời gian cụ thể? 2 lần, buổi trưa ngày 15 và chiều ngày cuối tháng (29,30,31) Dữ liệu chị muốn bao nhiêu phút thì lưu lại 1 lần Khoàng 10 phút thì nên tự sao lưu đễ lỡ may tôi quên Dữ liệu cả hệ thống thì chị muốn sao? 1 ngày phải sao lưu lại một lần, xóa các bản trc, dữ lại 1 bản gần nhất thôi. Chị còn yêu cầu nào khác? Ngoài các yêu cầu trên thì phải phân quyền rõ ràng, máy chủ và máy con để các cửa hàng trên toàn quốc đều dùng chung. Chị cung cấp cho chúng tôi nghiệp vụ kế toán của công ty chị? Tôi sẽ gửi bản chi tiết sau. Nhân viên bán hàng Họ và tên: Chức vụ: CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI Chị thấy phần mềm chị đang dùng thế nào? Nhiều bước gây phức tạp quá, chưa hỗ trợ tính toán khuyến mãi khách VIP. Chưa hỗ trợ khuyến mãi của các ngày có khuyến mãi. Khách VIP cần tính thế nào? Giá trị hóa đơn tổng cộng của khách hàng từ 100tr đồng trở lên thì được tính là khách VIP. Sẽ được giảm 2% giá trị sản sau mỗi lần mua. Khách VIP phân biệt thế nào? Khi tổng giá trị lên 100tr thì phần mềm tự in ra một thẻ khách vip, tự động có mã, chúng tôi đánh thêm đầy đủ thông tin và số CMTND đã có trước đó vào nữa. Phần mềm sẽ đọc mã thẻ VIP và mã sản phẩm qua máy đọc? Đúng vậy, hỗ trợ luôn chức năng đó. Trước đó thì chúng tôi làm tay chứ phần mềm không tự động Khách hàng đến mua lẻ hay mua sĩ thì thế nào? Sẽ có hai loại giá, giá sĩ và giá lẻ, quy định của công ty là cứ mua trên 10 sản phẩm/1 loại sản phẩm là mua sĩ, ngược lại là mua lẻ. Mua sĩ được giảm 2% giá trị sản phẩm. Thuế thì được tính thế nào? Chúng tôi làm theo quy định của nhà nước, phần mềm nên có danh mục đánh thuế riêng cho từng loại sản phẩm và được tính tự động luôn. Nhân viên phòng kho Họ và tên: Chức vụ: Nhân viên phòng kho CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI Anh thấy phần mềm chị đang dùng thế nào? Yêu cầu phần mềm mới? Để kiểm tra hàng sắp hết hạn thì tôi phải vào danh mục hàng để tra, như thế thì không hay. Tôi muốn có phần riêng là quản lý hết hạn, có thể xem những hàng nào sắp hết hạn(còn 1 tháng nữa hết hạn sử dụng). Nếu còn 1 tháng nữa hoặc ít hơn là hết hạn mà chưa kịp xem thì có ngay cảnh báo. Nếu xuất hàng thì sẽ xuất những sản phẩm được sản xuất trước. Hỗ trợ cả quản lý nhiều kho hàng một lúc. Thủ tục xuất kho thế nào hả anh? Nhân viên cầm giấy xác nhận của cấp trên xuống, tôi dựa vào giấy đó để cho phép xuất hàng nào, số lượng bao nhiêu Anh có muốn thủ tục xuất kho được tự động trong phần mềm luôn không? Có chứ. Kho quản lý theo từng sản phẩm hay từng lô sản phẩm? Thủ tục thế nào? Kho quản lý theo từng lô, nhập xuất cũng theo từng lô. Khi nhập sản phẩm thì tôi đánh vào phần mềm xem lô sản phẩm gì, bao gồm những sản phẩm gì, có bao nhiêu sản phẩm, sẽ lưu vào đâu. Anh tự xem xét sẽ lưu vào đâu? Đúng vậy, phần mềm nên kiểm soát luôn sẽ lưu sản phẩm vào kho nào là hay nhất. Mỗi kho có quy định bao nhiêu lô là hết chỗ chứa. Công ty có bao nhiêu kho hàng? 6 kho hàng. Nhân viên kinh doanh Họ và tên: Chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI Anh thấy phần mềm chị đang dùng thế nào? Yêu cầu phần mềm mới? Phần mềm cũ chưa báo cáo được chi tiết về tình hình mua bán. Chưa thể hiện được sự biến động của từng tháng, từng quý, từng năm. Phần mềm mới phải báo cáo chi tiết, so sánh được các tháng, các quý khi có yêu cầu. Báo cáo được số lượng khách hàng, khách VIP, khách lẻ. Công việc kinh doanh diễn ra thế nào thưa anh? Chúng tôi treo quảng cáo, đi quan hệ khách hàng. Phần mềm mới này nên tích hợp trên web để quáng bá sản phẩm, cho khách hàng đặt hàng qua web là hay nhất. Các báo cáo kinh doanh thế nào? Chúng tôi dựa vào ghi chép rồi viết bảng báo cáo, tôi muốn phần mềm phải hỗ trợ báo cáo cho từng nhân viên kinh doanh, xem là tình hình kinh doanh, so sánh với tháng trước… Thường thì các anh báo cáo hôm nào? Buổi chiều ngày cuối tháng. Khách hàng(là một khách hàng VIP của công ty) Họ và tên: Địa chỉ CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI Khi đến công ty New Viet Dairy anh mua hàng thì thuận tiện không? Nói chung là giải quyết còn hơi chậm, hóa đơn ghi chưa được cụ thể Anh có yêu cầu gì cho công ty? Công ty nên phải có phần mềm tích hợp đặt hàng qua mạng để khi đến thì đã có sẵn hàng giải quyết nhanh hơn. Hoặc có máy tính để bên ngoài, có phần mềm đặt mua hàng trên đó, chúng tôi chọn hàng và sau đó sẽ có các yêu cầu riêng, từ đó nhân viên bán hàng sẽ xử lý bên trong hoặc phần mềm sẽ xử lý theo đơn đặt hàng đó. III- PHÂN TÍCH YÊU CẦU 1. MỤC TIÊU CỦA MỖI LOẠI NGƯỜI DÙNG Sau lần phỏng vấn trên chúng ta rút ra kết luận về mục tiêu của các loại người dùng như sau: Người quản lý: Phần mềm cần phải chạy nhanh, giải quyết chính xác, minh bạch trong các khâu, Bảo mật cao, các báo cáo cụ thể rõ ràng, quản lý triệt để, hỗ trợ tiếng việt. Ngoài ra cũng cần có cả phần phản ánh hay đóng góp của khách hàng. Người dùng trực tiếp: Phần mềm nên hỗ trợ tiếng Việt đễ dễ dùng hơn, sao lưu dữ liệu, phân quyền rõ ràng. Phần mềm dễ dùng, đơn giản, hỗ trợ khuyến mãi khách VIP hoặc các ngày lễ tết, tự in ra thẻ khách VIP khi khách đã đủ điều kiện là khách VIP theo quy định của công ty. Phần mềm phải cảnh báo được thời hạn hết hạn sử dụng của sản phẩm trong kho hàng. Thủ tục xuất kho nên được tự động hơn đó là thông qua phần mềm thì cấp trên sẽ có yêu cầu và dưới kho dựa vào đó để làm theo. Phần mềm cũng dựa vào khoảng trống của kho để hỗ trợ việc chứa đều trên các kho. Phần mềm tích hợp một phần trên web để quáng bá sản phẩm, đặt hàng qua mạng. Chạy ở chế độ Client-Server để có thể chạy trên nhiều cửa hàng trên toàn quốc, cùng cơ sở dữ liệu. Hóa đơn bán hàng nên cụ thể hơn, chi tiết hơn, có chỗ yêu cầu của khách hàng để có thể đáp ứng theo khách hàng. 2. MÔ HÌNH GOAL Cạnh tranh, phát triển Quản lý chặt chẽ Hỗ trợ tiếng việt QL kho Hỗ trợ khai thuế Hỗ trợ khách hàng QL hàng Khuyến mãi Báo cáo chi tiết Đáp ứng yêu cầu KH Báo cáo Kinh doanh Báo cáo Bán hàng