Đề tài Quản lý bán hàng chung

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT Đề tài: QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHUNG GVHD : Tp Hồ chí Minh, Tháng 5 năm 2013 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường và sự gia tăng mạnh về nhu cầu thiết yếu của con người thì những cửa hàng tiện ích xuất hiện ngày càng nhiều với quy mô ngày càng được mở rộng. Sự phát triển ấy đòi hỏi một đội ngũ quản lý thật chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn sâu và phải kết hợp với phương pháp quản lý hiệu quả. Trước đây, việc thu thập dữ liệu và quản lý hàng hóa được thực hiện bằng những phương pháp thủ công thông qua ghi chép sổ sách, tính toán nhiều số liệu do thường xuyên nhập và xuất hàng hóa, điều này rất dễ dẫn đến sai sót ảnh hưởng tới doanh thu của cửa hàng. Do đó với khối lượng công việc lớn như vậy thì các phương thức quản lý truyền thống sẽ làm tốn nhiều thời gian, công sức hơn và khó có thể đáp ứng được các nhu cầu ngày càng cao của con người. Hiện nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý thông tin của doanh nghiệp đặc biệt là thông tin khách hàng, bán hàng là rất cần thiết. Vì vậy việc kết hợp và áp dụng phương pháp hiện đại này vào việc quản lý bán hàng giúp con người xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt hao tổn công sức, chi phí thấp và tăng cường hoạt động bán hàng. Do đó hiệu quả của công việc được nâng cao một cách rõ rệt. Nhận biết tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cuộc sống nên nhóm chúng tôi đã tìm hiểu và xây dựng mô hình QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CỬA HÀNG TIỆN ÍCH bằng việc sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI Thiết kế cơ sở dữ liệu cho việc quản lý có hiệu quả và linh hoạt hoạt động mua bán hàng hóa tại một cửa hàng tiện ích nhằm đáp ứng các nhu cầu sử dụng khác nhau của cửa hàng, trong đó gồm: Quản lý thông tin và tình trạng hàng hóa, các khoản chiết khấu, giảm giá… Quản lý tồn kho tháng trước. Quản lý các loại hàng hóa nhập vào (bao gồm cả những thông tin chi tiết của việc nhập hàng hóa và giá vốn). Quản lý thông tin nơi khách hàng và nhân viên phụ trách bán hàng. Báo cáo doanh thu, lãi lỗ theo từng mặt hàng. Theo dõi hàng bán ra, trả lại hay xóa sửa. Quản lý phân quyền theo nhóm người dùng. Quản lý thẻ thành viên khách hàng và các chương trình khuyến mãi: giảm giá, tích lũy điểm,… LỢI ÍCH CỦA ĐỀ TÀI Với việc thiết kế được CSDL cho đề tài này sẽ làm cho việc quản lý trở nên thuận tiện và không mất thời gian, tiết kiệm tối đa sức lao động của cong người: Việc tồn kho tháng trước và việc nhập hàng hóa trong tháng được quản lý một cách chặt chẽ, cho phép chúng ta quản lý được số hàng hóa trong tháng. Việc bán hàng hóa cũng được quản lý tốt nhờ vào việc liên kết các thông tin đầu vào (số lượng hàng hóa trong tháng) với thông tin đầu ra (Khách hàng). Nhờ đó, mà chúng ta dễ dàng, thống kê và lựa chọn ra các thông tin mà chúng ta cần. Công việc phân công công việc của nhân viên sẽ kiểm soát được dễ dàng và nhanh gọn với việc nhập mã nhân viên hoặc mã công việc, và qua đó ta có thể tìm hiểu được số lượng hàng hóa mà từng nhân viên bán ra. Truy vấn giúp nhà quản lý nắm rõ các thông tin về nhập hàng hóa, bán hàng hóa, khách hàng và nhân viên, có thể chọn loc và trích ra những thông tin mà nhà quản lý cần bằng việc tính toán và xử lý dữ liệu trên các bảng đã lưu. Report (Báo cáo) có thể thể hiện thông tin của khách hàng, việc bán hàng hóa, lợi nhuận có thể có được cùng với thông tin về loại hàng hóa và nhân viên tương ứng giúp cho việc quản lý nhanh chóng và rõ ràng. Phân tích doanh số, lợi nhận theo thời gian, mặt hàng, khu vực, nhân viên Sao lưu và phục hồi dữ liệu khi cần thiết. Phân tích tình hình tăng trưởng theo doanh số của toàn công ty và từng mặt hàng theo thời kỳ: tháng, quý, năm. Phân tích tỷ trọng lợi nhuận bán hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổ nhân viên kinh doanh so với lợi nhuận của toàn bộ công ty. PHẦN 1: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU I. Xây dựng Mô hình thực thể kết hợp Danh sách các thực thể: NhanvienBanHang (nhân viên bán hàng) KhachHang (Khách Hàng) SanPham (sản phẩm) LoaiSanPham (Loại Sản Phẩm) HoaDon (Hoá Đơn) ChiTietHD (chi tiết hoá đơn) Danh sách các thuộc tính của từng thực thể NhanVienBanHang (Nhân Viên bán hàng) Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích Ghi chú MaNV Text 10 Mã nhân viên Khoá chính HoNV Text 20 Họ tên lót nhân viên TenNV Text 15 Tên nhân viên GioiTinh Yes/No Giới tính NgaySinh Date/Time Ngày sinh DiaChi Text 40 Địa chỉ DienThoai Text 12 Số Điện thoại Bảng nhập dữ liệu về thông tin “Nhân viê n bán hàng” KhachHang (Khách hàng) Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích Ghi chú MaKH Text 10 Mã khách hàng Khoá chính HoTenKH Text 50 Họ và tên khách hàng DiaChi Text 40 Địa chỉ DienThoai Text 12 Số Điện thoại Bảng nhập dữ liệu về thông tin “Khách hàng” HoaDon (Hóa Đơn) Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích Ghi chú MaHD Text 10 Mã hoá đơn Khoá chính MaKH Text 10 Mã khách hàng MaNV Text 10 Mã nhân viên NgayLapHD Date/time Ngày lập hoá đơn NgayNhanHang Date/time Ngày nhận hàng TinhTrangTT Yes/No Tình Trạng thanh toán Bảng nhập dữ liệu về thông tin “hoá đơn” SanPham (Sản Phẩm) Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích Ghi chú MaSP Text 10 Mã sản phẩm Khoá chính TenSP Text 50 Tên sản phẩm DonViTinh Text 10 Đơn vị tính DonGianhap Number single Đơn giá nhập SoLuongNhap Number single Số lượng nhập NhaCungCap Text 40 Nhà cung cấp MaLoaiSP Text 10 Mã loại sản phẩm Khoá ngoại Hinh OLE Object Hình Bảng nhập dữ liệu về thông tin “Sản phẩm” ChiTietHD (Chi tiết Hóa Đơn) Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích Ghi chú MaHD Text 10 Mã hoá đơn Khoá chính MaSP Text 10 Mã sản phẩm Khoá chính DonViTinh Text 10 Đơn vị tính SoLuong Number single Số lượng Bảng nhập dữ liệu về thông tin “Chi tiết hoá Đơn” LoaiSanPham( Loại sản phẩm) Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thướt Chú thích Ghi chú MaLoaiSP Text 10 Mã loại sản phẩm Khoá chính TenLoaiSP Text 30 Tên loại sản phẩm Bảng nhập dữ liệu về thông tin “Loại Sản Phẩm” Mối Liên kết các thực thể Khách hàng 1 Mã khách hàng Họ tên khách hàng Điện thoại Địa chỉ NhanVienBanHang MaNV HoNV NgaySinh GioiTinh DiaChi DienThoai Hóa đơn 1 Mã hóa đơn Mã khách hàng ∞ Mã nhân viên Ngày lập hóa đơn Ngày nhận hang Tình trạng thanh toán 1 ∞ 1 Sản phẩm Mã sản phẩm Tên loại sản phẩm Đơn vị tính Đơn giá nhập Số luợng nhập ∞ Nhà cung cấp Mã loại sản phẩm Chi tiết hóa đơn ∞ Mã Hóa Đơn DonViTinh Mã Sản Phẩm Loại sản phẩm Mã loại sản phẩm Tên loại sản phẩm ∞ 1 RELATIONSHIPS PHẦN 2: THIẾT KẾ FORM FORM 0: NHẬP DỮ LIỆU Cho phép người sử dụng có thể cùng lúc nhập thông tin về khách hàng, sản phẩm, hóa đơn thanh toán và nhân viên bán hàng. FORM 1: CHI TIẾT HÓA ĐƠN Thiết kế form gồm Main form chứa Mã hóa đơn, mã sản phẩm, đơn vị tính và số lượng hàng bán. Ngoài ra còn có thiết kế bộ nút thêm, xoá, lưu, thoát để hỗ trợ cho việc cập nhật dữ liệu. FORM 2: HÓA ĐƠN Thiết kế form gồm Mã hóa đơn, Mã khách hàng, Mã nhân viên. Ngày lập Hóa đơn, Ngày nhận hàng và tình trạng thanh toán. Cũng như form 1, thiết kế bộ nút Thêm, Xóa, Lưu, Thoát, In hóa đơn và Quay về form chính. FORM 3: KHÁCH HÀNG Thiết kế main form gồm Mã khách hàng, Họ tên khách hàng, Địa chỉ và Số điện thoại. Thêm vào đó là bộ nút chỉnh như các form trên. FORM 4: SẢN PHẨM FORM 5: NHÂN VIÊN BÁN HÀNG Trên form gồm có main form thể hiện thông tin chi tiết về nhân viên gồm Mã nhân viên, Họ tên nhân viên, Địa chỉ, Ngày sinh, Giới tính, Điện thoại. Trên form ta cũng thiết kế các nút tương tự như trên để tiện cho việc thêm, xóa, lưu trong việc nhập liệu FORM 6: LOẠI SẢN PHẨM Thiết kế Form gồm 3 phần: Main form gồm Mã Loại Sản Phẩm và Tên loại Sản phẩm Phần Subform cho biết chi tiết về mã sản phẩm, Tên sản phẩm và đơn giá bán Tương tự như các form trên, ta cũng thiết kế các thêm, xóa, lưu để tiện lợi cho việc tìm thông tin và nhập liệu. PHẦN 3: THIẾT KẾ QUERY QUERY THEO DÕI SỐ LƯỢNG HÀNG BÁN Có chứa các thông tin sau : HoTenKH, TenSP, SoLuong QUERY THEO DÕI TÌNH HÌNH BÁN HÀNG Chứa các thông tin sau :MaLoaiSP, NgayLapHD, SoLuong QUERY THEO DÕI HÀNG TỒN KHO Chứa các thông tin: TenSP, Tồn kho, DonViTinh Trong đó: Tồn kho: [SanPham].[SoLuongNhap]-[ChiTietHD].[SoLuong] QUERY THEO DÕI SỐ LƯỢNG HÀNG NHẬP Bao gồm những thông tin: TenSP, SoLuongNhap, Tiền Mua Trong đó: Tiền Mua: [SanPham].[SoLuongNhap]*[SanPham].[Dongianhap] QUERY THEO DÕI DOANH THU Gồm các thông tin: MaSP, TenSP, SoLuong, Doanh thu, Chi phí mua sản phẩm Trong đó: Doanh thu: Sum([SanPham].[DonGiaban]*[ChiTietHD].[Soluong]) QUERY KHÁCH HÀNG CHƯA THANH TOÁN Có những thông tin sau: MaHD, MaKH, HoTenKH, NgayLapHD, DiaChi, TinhTrangTT QUERY THÔNG TIN TIÊU DÙNG CỦA KHÁCH HÀNG (MAKE TABLE QUERY) Có chứa các thông tin sau : MaKH, HoTenKH, MaHD, NgayLapHD, NgayNhanHang, TenSP, SoLuong, DonViTinh Query sẽ tạo bảng mới có tên là Thông Tin tiêu dùng của khách hàng.