Đề tài Quản lý phòng trong khách sạn

Đề Tài: Quản Lý Phòng Trong Khách Sạn LỜI MỞ ĐẦU Như các bạn đã biết xã hội ngày nay rất phát triển, và Dịch Vụ là một trong những lĩnh vực có tốc độ tăng truởng khá nhanh trong những năm gần đây ở Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung. Cùng với nó là hàng nghìn các nhà hàng, khách sạn, các công ty, tập đoàn du lịch được xây dựng và thành lập, đồng thời nhu cầu của con người cũng tăng lên. Công tác quản lý trong các nhà nghỉ hay khách sạn ngày càng trở nên khó khăn hơn. Nhưng điều đó lại chính là động lực thúc đẩy cho những người lập trình không ngừng khám phá, để từ đó thiết kế ra những phần mềm phù hợp phục vụ tốt hơn cho công việc và cho cuộc sống. Là những sinh viên hiện còn dang học tập và rèn luyện trên giảng đường đại học, và với kiến thức nhỏ bé của mình cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy cô giáo, chúng em đã mạnh dạn thiết kế hệ thống phần mềm “Quản Lý Phòng Trong Khách Sạn” không ngoài mục đích nào khác đó là củng cố nâng cao kiến thức mà chúng em đã được học tập, đồng thời giúp ích một phần cho công tác quản lý phòng trong những nhà nghỉ và khách sạn có quy mô nhỏ. Trong quá trình thiết kế chúng em đã cố gắng hết sức để hoàn thành thật tốt đề tài này.Tuy nhiên do điều kiện thời gian cũng như kiến thức còn hạn chế, chương trình của chúng em còn nhiều thiếu sót rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn.Chúng em xin chân thành cám ơn ./. MỤC LỤC Trang Lời mở đầu…………………………………………………………..... 1 PHẦN I:KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH I. Tình hình, nhu cầu và xu hướng phát triển 4 II. Nguồn và phương pháp điều tra 4 III. Phạm vi và hạn chế của phần mềm 5 IV. Yêu cầu phần mềm mới trong tương lai 5 PHẦN II:PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG I. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống I.1. Phân tích biểu đồ phân cấp chức năng 5 I.2. Biểu đồ phân cấp chức năng 6 II. Biểu đồ luồng dữ liệu II.1.Mức Ngữ cảnh II.2. Mức Đỉnh II.3. Mức Dưới Đ PHẦN III: VẼ BIỂU ĐỒ ERD VÀ LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ III.1 Biểu đồ ERD III.2 Lược đồ quan hệ PHẦN IV: THIẾT KẾ GIAO DIỆN 21 KÊTLUẬN 31 Phần I./. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ YÊU CẦU NGƯỜI DÙNG I. Tình hình, nhu cầu và xu hướng phát triển Cùng với sự phát triển của công ngiệp dịch vụ_du lịch, hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn và những phần mềm đó đã hỗ trợ khá tốt trong công tác quản lý. Qua khảo sát thưc tế chúng em thấy đối với các khách sạn lớn (2 sao trở lên và có số phòng trên 50 phòng) đại đa số đã có sử dụng phần mềm quản lý. Họ sẵn sàng bỏ ra một khoản tiền lớn(tuỳ thuộc quy mô của khách sạn) để mua những phần mềm ấy.Còn những nhà nghỉ hay những khách sạn có quy mô trung bình, vừa và nhỏ thì lại chủ yếu qủan lý thủ công (sổ sách, bảng…) và rất ít sử dụng phần mềm quản lý. Bởi công tác quản lý không nhiều, nhiều khách sạn chủ yếu chỉ có quản lý phòng và thanh toán là chính. Do đó nếu họ bỏ tiền để mua những phần mềm đầy đủ chức năng thì không những lãng phí tiền mà còn lãng phí tính năng phần mềm đem lại,do họ chỉ cần một hoặc một vài chức nằng trong phần mềm mà thôi. Hiện trạng quản lý khách sạn hiện nay có một số hạn chế sau: + Quản lý bằng sổ sách, nhân viên phải ghi chép nhiều do đó dẫn đến tình trạng nhầm lẫn. + Quản lý trạng thái phòng bằng các công cụ vật lý (bảng lịch phòng,bảng trạng thái phòng, sổ sách…) nếu sơ ý bị tẩy xoá sẽ rất mất thời gian và đó cũng là một phần nhỏ nguyên nhân dẫn đến bỏ lỡ cơ hội cho thuê phòng. + Quá trình nhập, sửa đổi thông tin khó khăn phải tẩy xoá mất thời gian lại tốn kém. + Khi cấp trên cần những thông tin về tình hình cũng như hiện trạng phòng, nhân viên phải đi lại khá vất vả + Phiếu ý kiến khách hàng lưu trữ kồng kềnh, nhân viên ngại ghi chép lại, ảnh hưởng đến kinh tế của khách sạn. Tuy chỉ với quy mô trung bình, vừa và nhỏ thế nhưng những người chủ hay người quản lý đều có mong muốn được áp dụng công nghệ tin học vào trong công tác quản lý. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, chúng tôi đã mạnh dạn xây dựng phần mềm với chức năng chính là quản lý phòng nhằm giúp người quản lý cập nhật thông tin phòng một cách nhanh tróng, để từ đó không bỏ lỡ cơ hội cho thuê phòng của khách sạn II. Nguồn và phương pháp điều tra II.1. Nguồn điều tra - Từ nhu cầu xã hội được tìm hiểu từ thực tế và qua mạng Internet. - Từ những người chủ, người quản lý trực tiếp, khách hàng và từ bản thân đã công tác trong khách sạn một thời gian ngắn. - Từ các phần mềm đã được thiết kế và đưa vào ứng dụng của trong và ngoài nước. - Từ kinh nghiệm của người đã xây dựng phần mềm (Các bạn trên diễn đàn “C# và ứng dụng” đặc biệt là anh Trần Minh Trí (Trung Tâm Đào Tạo lập trình Viên Quốc Tế Bách Khoa_ApTech)….)… II.2. Phương pháp điều tra - Đến hỏi trực tiếp những người quản lý và khách hàng. - Nghiên cứu tài liệu thu thập được (quy cách và các bước xây dựng phần mềm) - Quan sát, phân tích hệ thống thông tin đã thu thập được - Khai thác thông tin từ người sử dụng về nhu cầu, từ đó xây dựng chức năng cho hệ thống. - Quan sát giao diện giữa hệ thống phần mềm với người dùng, từ đó định hình để tìm ra cách tốt nhất tạo ra các giao diện thân thiện dễ sử dụng cho người sử dụng. III. Phạm vi và hạn chế của phần mềm Xuất phát từ tình hình thực tiễn, với phạm vi hướng tới là các nhà nghỉ , khách sạn có quy mô vùa và nhỏ phần mềm của chúng tôi sẽ hỗ trợ tốt cho người quản lý trong công tác quản lý của khách sạn. Do phạm vi, nên phần mềm chưa thể đáp ứng được đầy đủ chức năng cần thiết, công tác quản lý, chưa đồng bộ giữa các chức năng. IV. Yêu cầu phần mềm mới trong tương lai Phần mềm của chúng tôi sẽ giải quyết một số hạn chế trên, đồng thời nó sẽ hỗ trợ một phần cho những công việc chính trong một khách sạn mà vẫn đảm bảo được nhu cầu quản lý cần thiết. 1. Nhận biết thông tin khách sạn nhanh tróng, đầy đủ 2. Quản lý, đăng nhập vào hệ thống phần mềm để cập nhật thông tin 3. Cho phép người quản lý cũng như khách hàng tìm kiếm nhanh thông tin cần thiết về khách sạn 4. Cho phép khách hàng có thể đóng góp trực tiếp ý kiến của mình nhằm thúc đẩy công tác phục vụ của khách sạn được tốt hơn. 5. In nhanh báo cáo, hoá đơn cho cáp trên và cho khách hàng. PHẦN II. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 1. Biểu đồ phân cấp chức năng 1.1 Phân tích biểu đồ phân cấp chức năng Chúng tôi xây dựng phần mềm nhằm hỗ trợ cho người quản lý trong quá trình làm việc và nó trợ giúp cho khách hàng trong quá trình nhận biết thông tin về khách sạn và tìm kiếm thông tin . Đối tượng người quản lý bao gồm:nhân viên lễ tân ,phòng tài vụvà những người trực tiếp sử dụng phần mềm.Trong đó người quản lý có chức năng cao nhất,có toàn quyền đối với thông tin còn người sử dụng chỉ có quyền đọc thông tin Đối tượng khách hàng Phần mềm thân thiện sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin đầy đủ nhất về khách sạn và khách hàng có thể trực tiếp đóng góp ý kiến của mình cho khách sạn. Đồng thời khách hang có thể chủ động tìm kiếm thông tin về phòng và chính bản thân khách hàng. Đáp ứng nhu cầu của 2 đối tượng trên người ta phân tích thiết kế hệ thống với các chức năng sau: Chức năng kiểm tra trạng thái phòng Chức năng này không cần đăng nhập,nó cho phếp cả đối tượng khách hàng và người quản lý có thể biết được thông tin về phòng và trạng thái phòng của khách sạn thông qua “ Sơ đồ Lịch Phòng” và “ sơ đồ trạng thái phòng” Chức năng nhập thông tin Chức năng này áp dụng cho người quản lý phần mềm trước khi thao tác với các thông tin trong cơ sở dữ liệu của hệ thống thì người sử dụng phải dăng nhập vào hệ thống.Phần mềm cho phép nhiều người sử dụng khác nhau song chỉ có 1 người quản trị cao nhất có toàn quyền thao tác trên dữ liệu. Chức năng tìm kiếm Hệ thống cho người quản lý và khách hàng có thể tìm nhanh những thông tin cần thiết và chính xác về trạng thái phòng của khách sạn và thông tin về khách hàng. Chức năng in ấn Chức năng này dành cho người quản trị để in các báo cáo, các thông báo cần thiết. 1.2 biểu đồ phân cấp chức năng kiểm tra TT phòng Kiểm tra Sơ đồ TT phòng Kiểm tra lịch phòng Nhập thông tin Nhập mới Sửa đổi Huỷ TT Phòng TT KH Thời gian đăng kí SD Đăng nhập TT KH TT Phòng Phòng Thời gian đăng kí SD Ý kiến đóng góp xoá Mã KH Tìm kiếm Họ tên Địa chỉ Phòng Ngàysinh QUẢN LÝ PHÒNG TRONG KHÁCH SẠN In Hoá đơn Ý kiến đóng góp Nhập Thông báo II. Biểu đồ luồng dữ liệu. 1. Mức ngữ cảnh. Y/C In Y/C xoá Y/C tìm kiếm Y/C đăng nhập Y/C xem Y/C kiểm tra TT Phản hồi TT khách hàng Chú thích: TT KH bao gồm: họ tên, ngày sinh, địa chỉ (sđt,fax…), CMND,Email… Phòng: số phòng, loại phòng(p đơn, ba, …), hạng phòng (p đặc biệt, sang trọng, tiêu chuẩn, …) … Khách Hàng Nhân Viên Quản Lý Phòng Y/C nhập TT Y/C nhập ý kiến Y/C tìm kiếm TT phản hồi Y/C sửa đổi Y/C Huỷ Chức năng của hệ thống là quản lý phòng trong khách sạn, các đối tác bao gồm: người quản lý và khách hang có trao đổi thông tin với nhau. Người quản lý và khách hang đưa ra yêu cầu của mình đối với hệ thống như: + Đăng nhập vào hệ thống. + Cập nhật thông tin.( Đối với người quản trị) - Xoá - Sửa - Thêm Và yêu cầu tìm kiếm của khách hàng. Sau khi nhận được yêu cầu từ phía người dùng ,hệ thống sẽ phản hồi lại các thông tin phù hợp với các yêu cầu đó. 2. Mức đỉnh. Biểu đồ BLD - Mức 1 Y/C xem TT phòng Y/C xem phòng TL Y/C TL Y/C DS KH DS Phòng Y/c huỷ phòng y/c nhập ý kiến TT đăng nhập y/c nhập ý kiến TT Phản hồi y/cnhập Góp Ý mới y/c Sửa 2 Nhập TT Nhân viên Khách hàng y/c Xoá Y/C tìm Y/C tim kiếm kiếm TT Phản TT phản hồi hồi DS KH DS Phòng Góp Ý TT phản hồi y/c in thông báo Y/C in hoá đơn Y/C Nhận hoá đơn Y/c in báo cáo TT phản hồi 3 Tìm kiếm 4 IN Mức ngữ cảnh của hệ thống có thể phân rã thành các thông tin như trên: - Kiểm tra trạng thái phòng - Cập nhật thông tin - Tìm kiếm - In ấn Khi người dung kiểm tra trạng thái phòng thì hệ thống sẽ hiển thịthông tin về danh sách phòng từ kho dữ liệu. Người sử dụng muốn cập nhật thông tin (sửa, xoá, thêm )thông tin thay đổi sẽ được lưu vào kho dữ liệu. Người dùng dựa vào chức năng tìm kiếm để tìm kiếm những thông tin cần thiết( thông tin lấy từ các kho dữ liệu). Người sử dụng chức năng in ấn để in các thông tin báo cáo… Qua các thao tác trên của người sử dụng hệ thông sẽ tự động vào các kho dữ liệu lấy dữ liệu trả về các thông tin mà người dùng yêu cầu phù hợp với các quyền hạn sử dụng của người dùng. 3. Mức dưới đỉnh. Chức năng cập nhật được phân rã thành các chức năng: - Nhập - Xoá - Sửa Sau khi người quản trị đăng nhập vào hệ thống, thì có khả năng nhập thông tin, sửa thông tin, xoá thông tin. Các thông tin thay đổi sẽ được lưu vào kho dữ liệu DS KH DS Phòng Y/C đóng góp ý kiến TT đăng nhập TT Phản hồi Y/C nhập mới Y/C sửa Y/C xoá Y/c nhập mới TT phòng Y/c nhập mới TT KH Y/c nhập thời gian SD Nhập Nhân viên Nhập DS KH DS Phòng Y/c sửa đổi TT phòng Y/c sửa đổi TT KH Y/c sửa đổi thời gian SD Y/c xóa TT DS KH Y/c huỷ phòng 2.3 Xóa Các bảng dữ liệu: Tblphong (Bảng Phòng) Ghi chú: MaPhong: Mã Phòng Loaiphong: Loại Phòng Hangphong: hạng phòng Giaphong: giá phòng TTphong: trạng thái phòng tblNhanvien (Bảng Nhân Viên) Ghi chú: MaNV : Mã Nhân Viên SoDT: số điện thoại TenNV: tên Nhân Viên SoCMT: số chứng minh thư NgaySinh: ngày sinh PhongBan: phòng ban DiaChi: Địc Chỉ GioiTinh: Giới Tính tblKhachhang (Bảng Khách Hàng) Ghi chú: MaKH: Mã Khách Hàng HoTen: Họ Tên tblHoaDonPh(Bảng Hoá Đơn Phòng) Ghi Chú MaHoaDon: Mã Hoá Đơn TongTienTT: Tổng Tiền ThanhToán MaPhong: Mã Phòng NgayTT: Ngày Thanh Toán HinhThucTT: Hình Thức Thanh Toán ThueGTGT: Thuế Giá trị Gia Tăng tblYKKH(Bảng Ý Kiến Khách Hàng ) Ghi Chú: MasoYK: mã số ý kiến NoiDung: nội dung tblNSD(Báng Người Sử Dụng) Ghi chú: MaNSD: Mã Người Sử Dụng tendangnhap: Tên Đăng Nhập TenNSD: tên Người Sử Dụng III.2. Dưới đây là mô hình quan hệ giữa các bảng: Biểu đồ ERD: MaP SoP hangP LoaiP GiaP TTP Phòng Nhân Viên MaNV TenNV NS DiaChi GT SDT CMND Phban Khách hàng maKh Tenkh GT NS SDT Email CMND K.tra Xem Gópý Ánh xạ Đ.nhập DSNDùng MaND TênND TênĐN Pass Khách hàng Xem cậpnhật T.Kiem T.Kiem DSKhách hàng Ánh xạ Kho ý kiến PHẦN IV:THIẾT KẾ GIAO DIỆN TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHO PHẦN MỀM Phần thiết kế giao diện là phần rất quan trọng cho phần mềm quản lý của chúng tôi. Giao diện phải đáp ứng được yêu cầu tạo cảm giác thân thiện, khoa học, dễ sử dụng và trực quan đối với người dùng. Trước những yêu cầu đó chúng tôi đã thiết kế một số Form chính cho phần mềm như sau: Đầu tiên là Form chính và dưới đây là giao diện của chúng: Giao Diện Form Chính: Tạo ra giao diện thân thiện cho người dung.Từ đó người sử dụng có thể thao tác dễ dàng nhanh chóng trên hệ thống . Tiếp theo là Form đăng nhập yêu cầu người dùng nhập thông tin Username và Password để đăng nhập vào hệ thống. Form đăng nhập Sau khi đăng nhập người dung thì mới có thể thao tác trên cơ sở dữ liệu. Form đăng ký: Người làm việc trong khách sạn thể đăng ký sử dụng để biết được chi tết hơn về thông tin tùy thuộc vào quyền hạn được cấp. Form cập nhật thông tin : Ở Form này người quản lý sau khi đã đăng nhập vào hệ thống có thể thao tác trên Form để cập nhật( thêm, sửa, xoá ) thông tin về phòng hoặc khách hàng. Form cập nhật phòng: Ở giao diện chính khi ta kích vào menu cập nhật thông tin -> Phòng thì một giao diện mới sẽ xuất hiện cho phép người quản lý có các thao tác như: thêm, sửa, xoá, huỷ. Ở phần danh sách sẽ hiển thị danh sách phòng từ đó ta có thể xoá phòng cần xoá, khi thêm phòng thì phòng mới thêm vào cũng sẽ đươc hiển thị tại đó. Form cập nhật khách hàng: Ở giao diện chính khi ta kích vào menu cập nhật thông tin -> khách hàng thì một giaodiện mới sẽ xuất hiện cho phép người quản lý có các thao tác như: thêm, sửa, xoá. Ở phần danh sách sẽ hiển thị danh sách khách từ đó ta có thể khách hàng cần xoá, khi thêm phòng thì phòng mới thêm vào cũng sẽ đươc hiển thị tại đó. Form Tìm kiếm: Tại đây người sử dụng có thể tìm kiếm thông tin về khách hàng một cách nhanh chóng bằng cách nhập một trong các thông tin cần tim vào các Textbox, kết quả trả về là danh sách các thông tin chi tiết do phần mềm phản hồi lại. Chức năng kiểm tra trạng thái phong: Người sử dụng có thể kiểm tra thông tin chi tiết về hệ thống phòng trong khách sạn: Khi vào chức năng này người sử dụng có thể biết được tổng số phòng trong khách sạn là bao nhiêu, có những hạng phòng loại phòng nao, số lượng có khách và vắng khách là bao nhiêu phòng. Chú Thích: Phòng Đang sử Dụng ------------- Phòng Đặt Trước Chú Thích: V:vắng khách C: Có Khách H:Phòng Hỏng Chức năng in ấn: Giúp người quản lý in các báo cáo, hoá đơn… Ngoài ra trên phần mềm có phần hướng dẫn sử dung chi tiết hoàn toàn bằng giao diện tiếng việt giúp người mới sử dụng có thể tìm hiểu thêm về cách sử dung phần mềm này. KẾT LUẬN CHUNG: Trên đây là toàn bộ nội dung của đề tài “ Xây dựng phần mềm quản lý phòng trong khách sạn” của chúng tôi. Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát hiện trạng trên thực tế và các phần mềm đã được xây dựng để rút ra những mục tiêu, yêu cầu cho hệ thống cần xây dựng và những mặt hạn chế vẫn còn tồn tại của các phần mềm. Trong quá trình phân tích và vẽ các biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu,biểu đồ thực thể liên kết, lược đồ quan hệ chúng tôi đã nảy sinh rất nhiều ý tưởng mới cho phần mềm so với những dự kiến ban đầu xong do lượng kiến thức thực tế còn rất hạn chế nên mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng chúng tôi chắc chắn là không tránh khỏi có những sai sót trong quá trình thiết kế. Bên cạnh đó, do ngôn ngữ lập trình chưa đủ mạnh và chưa có kinh nghiệm trong quản lý CSDL lên chúng tôi chưa thể viết code cho phần mềm.Mọi thứ mới chỉ là những tài liệu phân tích và thiết kế cho các nhà lập trình chưa có phần mềm chạy thực sự. Đây cũng chính là điểm khiến nhóm chúng tôi cảm thấy không hài lòng nhất của đề tài. Tuy nhiên, do chúng tôi vừa mới làm quen lên mọi thứ còn nhiều ngỡ ngàng, hạn chế là không chánh khỏi. Mong được sự đóng góp ý kiến xây dựng phần mềm ngày càng hoàn thiện và tối ưu hơn của thầy cô và các bạn! Chúng tôi xin chân thành cảm ơn! Nhóm thực hiện