Đề tài Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp thương mại

TIỂU LUẬN: Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp thương mại Chương I Những lý luận cơ bản về Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp thương mại I. Khái niệm, nội dung và tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp thương mại. 1. Khái niệm vể quản trị nhân sự. Bất cứ một doanh nghiệp nào muốn thực hiện tốt hoạt động sản xuất kinh doanh trước tiên phải có hai nguồn lực chính đó là vốn và con người. Vốn là nhân tố quan trọng quyết định sự phát triển của doanh nghiệp, nhưng muốn đồng vốn được bảo toàn và được phát triển thì phải có sự tác động của bàn tay và trí óc con người. Do đó là hoạt động của con người là hết sức quan trọng, nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp từ đó có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị nhân sự. Trước khi đi sâu nghiên cứu khái niệm quản trị nhân sự ta xem xét thế nào là quản trị. Quản trị được hiểu là một hiện tượng xã hội xuất hiện cùng với quá trình tồn tại và phát triển loài người, ngay từ khi con người mới hình thành các nhóm để thực hiện các mục tiêu chung mà mỗi người không thể thực hiện được. Với tư cách cá nhân riêng lẻ thì quản trị đã trở thành một yếu tố quan trọng cần thiết đảm bảo sự phối hợp hành động dựa trên sự lỗ lực chung. Vậy quản trị nhân sự là gì? Trong lịch sử phát triển của quản trị nhân sự đã xuất hiện một số học thuyết tiêu biểu có thể kể đến: Theo giáo sư Đimoki người Mỹ: Quản trị nhân sự bao gồm những biện pháp, thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xỷa ra liên quan tới một công việc nào đó. Theo giáo sư Felmic: Quản trị nhân sự là nghệ thuật lựa chọn những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng xuất, chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể đạt được. Theo F.W Taylor: “Con người kinh tế” ông đã nhìn nhận người công nhân trong nhà máy, muốn khai thác hết năng lực của họ cần phải chia quá trình sản xuất thành nhiều công đoạn, từng thao tác… Theo mô hình đó mỗi công nhân có thể làm một chi tiết đơn lẻ nhưng cả một tập hợp những người công nhân riêng lẻ tổ chức kết hợp với nhau theo một quy luật thì sản phẩm của tập hợp này sẽ là một cỗ máy khổng lồ có nhiều chi tiết. Theo cách đó việc sản xuất kinh doanh dù khó khăn đến đâu cũng có thể làm được nếu biết phân tích công việc, tổ chức và phân công công việc cho mỗi thành viên trong hệ thống. Bởi vậy, nhà quản trị theo bản chất của mình là tổ chức điều hành và phối hợp quy tụ hành động riêng lẻ của mỗi người theo một quy luật nhằm hướng vào mục tiêu. Tuy nhiên, mỗi cá nhân hành động có mục đích có lợi ích riêng, muốn biết họ thành con người có kỷ luật trong hệ thống sản xuất thì phải dùng chính lợi ích kinh tế ràng buộc họ. Theo Nguyễn Hữu Thân: Quản trị nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức. Trong giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại của PGS – TS Phạm Vũ Luận, đã phát biểu: Quản trị nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản trị, nó giải quyết tất cả những vấn đề liên quan tới con người, gắn với công việc của họ trong bất kỳ tổ chức nào. Khái niệm QTNS: Quản trị nhân sự được biểu hiện là một quá trình tổ chức và sử dụng lao động trong doanh nghiệp một cách khoa học, nhằm khai thác có hiệu qủa nguồn lực nhân sự thông qua phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc. Qua khái niệm ta tháy rằng quản trị nhân sự có các nội dung chủ yếu nhằm thực hiện các bước công việc, sự phân tích công việc để từ đó định danh hay nhân dạng công việc, xác định nhu cầu lao động của doanh nghiệp ở mỗi thời kỳ cả về số lượng, chất lượng và cơ cấu. Trên cơ sở đó tiến hành tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và cuối cùng là đánh giá kết quả công việc. Công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp bao gồm việc hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động trong tuyển dụng phát triển và sử dụng con người. Công việc của nhà quản trị là hoạch định những nhu cầu về nguồn lực nhân sự của tổ chức. Trên cơ sở những sự định đó họ tiến hành các hoạt động tuyển dụng, huấn luyện và phát triển nhân sự. Từ việc phân tích các khái niệm trên chúng ta thấy rằng hoạt động quản trị kinh doanh nói chung và trong doanh nghiệp nói riêng muốn tiến hành được phải có 3 điều kiện sau: + Phải có các chủ thể (nhà quản trị) là tác nhân để tạo ra những tác động vào đối tượng nhân sự. + Phải có đối tượng (nhân viên) là người chịu sự tác động trực tiếp từ chủ thể. + Phải có mục tiêu, mục đích rõ ràng. Quá trình tác động qua lại giữa chủ thể và đối tượng phải được đặt ra trong những điều kiện hay môi trường hoạt động kinh doanh nhất định tức là phải xem xét đến những nhân tố ảnh hưởng khách quan và chủ quan đến quá trình quản trị. Đây là các nhân tố không thể thiếu trong quá trình quản trị, chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tóm lại, quản trị nhân sự là quá trình tổ chức nguồn lao động cho doanh nghiệp, giúp cho việc phân bổ và sử dụng lao động một cách khoa học, có hiệu quả trên cơ sở phân tích công việc, bố trí và sử dụng lao động một cách hợp lý, từ đó xác định nhu cầu của việc tuyển dụng lao động, tổ chức công tác tuyển dụng, tiến hành đào tạo và phát triển nhân sự đồng thời có các chính sách đãi ngộ, đánh giá kết quả công việc sao cho kích thích người lao động, tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Những nội dung cơ bản của quản trị nhân sự trongDN Hoạt động quản trị nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với sự thành bại của mỗi doanh nghiệp khi tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh chính vì vậy mà quản trị nhân sự trong doanh nghiệp rất phức tạp đòi hỏi sự quan tâm thích đáng của nhà quản trị. Nó gồm 5 nội dung chủ yếu sau: a. Phân tích công việc Phân tích công việc là một qúa trình bao gồm các công việc và thủ tục nhằm xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất và đặc điểm của mỗi công việc đó, quyền hạn trách nhiệm và kỹ năng thực hiện theo yêu cầu của công việc khi tiến hành phân tích công việc cần phải biết công việc đó là gì, nó phức tạp hay đơn giản. chức trách của người đảm đương công việc đó là gì, công việc đó đòi hỏi những kỹ năng gì mà người thực hiện công việc cần phải có. Để tiến hành phân tích công việc người ta sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp phân tích theo yếu tố chức năng – Các yếu tố thành phần – Phương pháp phân tích dựa vào yếu tố cấp bậc, trình độ chuyên môn hay tay nghề – Phương pháp dựa vào định mức lao động. Khi tiến hành phân tích công việc nhà quản trị cần phải căn cứ vào những thông tin về tình hình thực hiện các công việc trong quá khứ và hiện tại, căn cứ vào những thông tin về cơ sở vật chất kỹ thuật về công nghệ kinh doanh, về điều kiện lao động và các chuẩn mẫu của công việc. Qua đó đánh giá đúng mức được bản chất và khối lượng công việc làm cơ sở cho việc hoạch định nguồn nhân lực nhằm hoàn thành tốt công việc đó. b. Tuyển dụng nhân sự: Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng nhu cầu lao động của doanh nghiệp về số lượng chất lượng, cơ cấu trong một thời kỳ nhất định. Quá trình này có thể được tiến hành theo các bước như sau: + Chuẩn bị tuyển dụng nhân sự + Thông báo về tuyển dụng nhân sự + Thu nhận hồ sơ và tiến hành nghiên cứu các hồ sơ của các ứng cử viên. + Tổ chức phỏng vấn, sát hạch, trắc nghiệm, kiểm tra trình độ năng lực của người dự tuyển. + So sánh, lựa chọn và ra quyết định về việc tuyển dụng nhân sự. + “Làm mềm” nhân viên mới c. Đào tạo và phát triển nhân sự: Đào tạo và phát triển nhân sự là một quá trình giảng dậy, hướng dẫn, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tay nghề, trình độ hiểu biết và các phẩm chất khác đối với người lao động trong doanh nghiệp bao gồm nhà quản trị và các nhân viên. Đào tạo giúp cho người lao động làm quen với công việc và thích ghi với công việc. Quá trình đào tạo đối với mỗi loại lao động không hoàn toàn giống nhau với nhà quản trị và các nhân viên khác nhau, thì có các cách huấn luyện khác nhau. Còn công việc phát triển nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể nâng cao được trình độ của người lao động trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể nhằm tạo điều kiện cho từng nhân viên có cơ hội nâng cao trình độ, chuyên môn cũng như hiểu biết của mình bằng việc theo học các lớp học thêm hay nâng cao…Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì yêu cầu và đòi hỏi về năng lực trình độ của người lao động càng cao. Các công ty, các doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh về hàng hoá, công nghệ, máy móc…mà còn cạnh tranh với nhau cả về nhân sự và trình độ đội ngũ nhân sự trong công ty, điều này đòi hỏi các doanh nghiệp nếu muốn thành công thì phải rất coi trọng, quan tâm chú ý tới vấn đề quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. d. Đãi ngộ nhân sự: Được hiểu là một quá trình bù đắp các hao phí lao động của người lao động của người lao động cả về vật chất và tinh thần thông qua các công cụ, các đòn bẩy nhằm duy trì củng cố phát triển đỗi ngũ lao động trong doanh nghiệp cả về thể chất và tinh thần. Đãi ngộ nhân sự là một khâu rất quan trọng của nhân sự nó quyết định sự hăng hái hay không của người lao động qua đó ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Đãi ngộ nhân sự giúp doanh nghiệp có thể tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả kinh doanh công tác đãi ngộ nhân sự có thể được thông qua: - Đãi ngộ vật chất: Là việc thoả mãn nhu cầu vật chất của người lao động qua tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi xã hội, nhu cầu được thoả mãn về vật chất là một nhu cầu rất cơ bản của con người. Bên cạnh đó đãi ngộ nhân sự còn được thể hiện ở việc quan tâm đến nhu cầu tinh thần ở con người. - Đãi ngộ tinh thần: Là việc thoả mãn các nhu cầu của con người như: Có niềm vui trong công việc, được tôn trọng và kính trọng, được giao tiếp và đối xử bình đẳng với mọi người, được thăng tiến trong công việc, được quan tâm giúp đỡ mỗi khi gặp khó khăn hoặc có sự rủi ro xẩy ra đối với bản thân và gia đình. e. Đánh giá kết quả qua thực hiện công việc: - Đánh giá kết quả thực hiện công việc là quá trình đo lường những kết quả công việc của người dưới quyền từ đó làm rõ nguyên nhân của những thành tích, những kết quả đạt được, những tồn tại, khuyết điểm hay sai sot trong quá trình công việc của mỗi người, khi tiến hành đánh giá kết quả của công việc cần phải tiến hành so sánh kết quả thực hiện công việc với các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra, từ đó cung cấp thông tin phản hồi cho các cấp lãnh đạo để có thể đưa ra những giải pháp nhằm tiếp tục công việc trong tương lai. - Trong quá trình đánh giá kết quả công việc cần phải luôn có sự đánh giá khách quan, trung thực, công bằng và phù hợp với thực tế. Các tiêu chuẩn làm cơ sở cho việc đánh giá phải rõ ràng không được đánh giá theo kiểu “áp đặt” hay xu hướng trung bình chủ nghĩa, không được thái quá. Công tác đánh giá phải được tiến hành thường xuyên đều đặn trên cơ sở tôn trọng những người dưới quyền. Người ta có thể dùng các phương pháp như: Phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp đôi và phương pháp phê bình lưu trữ trong việc đánh giá kết quả công việc. 3. Tầm quan trọng của Quản trị nhân sự trong DNTM Trước hết quản trị nhân sự giúp cho doanh nghiệp có được đội ngũ lao động (nguồn nhân lực) đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh cả về số lượng, chất lượng và cơ cấu, từ đó đảm bảo thực hiện được các mục tiêu. Quản trị nhân sự tạo điều kiện cho doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực - nguồn lực có tính chất quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Trên cơ sở khai thác tốt nhất năng lực hoạt động của các nhân viên, từ đó tạo điều kiện khai thác có hiệu quả các nguồn lực khác (vốn liếng, đất đai, công nghệ, ...). Thông qua các hoạt động quản trị nhân sự tạo điều kiện cho người lao động không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề và kinh nghiệm đồng thời giúp họ phát triển một cách toàn diện và cống hiến nhiều nhất cho doanh nghiệp. Quản trị nhân sự góp phần tạo ra bầu không khí làm việc tích cực lành mạnh từ đó phát huy mọi giá trị tinh thần của tổ chức cũng như của mỗi cá nhân. Tóm lại: Việc nghiên cứu quản trị nhân sự sẽ giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, biết lắng nghe và hoà đông với các nhân viên dưới quyền. Ngoài ra họ còn có thể đánh giá đúng thực lực của từng nhân viên để giao cho họ những công việc phù hợp. Hơn thế nữa, họ còn có thể lôi cuốn nhân viên say mê với công việc tránh được sai lầm trong công tác tuyển chọn và sử dụng lao động, nâng cao chất lượng thực hiện công việc, nâng cao hiệu quả tổ chức. II. Công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm và vai trò của tuyển dụng nhân sự a. Khái niệm: Tuyển dụng nhân sự là một quá trình tìm hiểu, thu hút và khuyến khích những cá nhân có đủ tiêu chuẩn thích hợp cả ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tham gia ứng thí vào các chức danh cần người trong doanh nghiệp. Những ứng viên hội đủ tiêu chuẩn của công việc sẽ được tuyển dụng. b. Vai trò của tuyển dụng nhân sự: Công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được những người phù hợp với công việc sẽ có ý nghĩa to lớn. Đơn vị nhận người sẽ có một nguồn nhân sự xứng đáng, hoàn thành tốt những công việc được giao, đóng góp tích cực vào sự tồn tại của doanh nghiệp. Còn bản thân những người được tuyển vào các công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình sẽ say mê hứng thú với công việc, nhanh chóng thực hiện các công việc đề ra. Vì vậy, giảm bớt thời gian đào tạo và chi phí tập sự trong khi làm việc. Tuyển dụng nhân sự được tiến hành có cơ sở khoa học và thực tiễn đảm bảo về chất lượng sẽ tạo thuận lợi cho tổ chức lao động khoa học. Đào tạo và phát triển đội ngũ đúng với yêu cầu công việc nhất là khi làm tốt công việc tuyển dụng nội bộ thông qua việc đề bạt, thăng chức... đồng thời làm cơ sở cho việc đãi ngộ nhân sự, đánh giá kết quả công việc từ đó tạo ra một sự công bằng hợp lý trong mối quan hệ giữa nhà quản trị với nhân viên, giữa các nhân viên với nhau. Tuyển dụng tốt không những góp phần ổn định về mặt tổ chức mà còn tạo bầu không khí lành mạnh đoàn kết và giúp đỡ lẫn nhau, tránh mâu thuẫn trong tập thể lao động. Trong trường hợp ngược lại, một doanh nghiệp tuyển dụng những nhân viên không đúng năng lực cần thiết, những sản phẩm cá nhân theo đúng yêu cầu công việc thì chắc chắn sẽ ảnh hưởng xấu và trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động quản trị và hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, sẽ dẫn đến tình trạng không ổn định về mặt tổ chức sẽ gây ra mâu thuẫn nội bộ. Doanh nghiệp sẽ mất không khoản phí tổn khá lớn cho công tác tuyển dụng còn những nhân viên không đủ năng lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ lo lắng, chán nản, làm việc kém hiệu quả và tâm trạng xấu sẽ có thể lây lan tới người khác. Vậy, tuyển dụng nhân sự là một nhiệm vụ quản trị quan trọng về kết quả tốt đẹp do nó mang lại là rất lớn và tồn tại lâu dài. Ngược lại, nếu tuyển dụng không đúng thì hậu quả của nó sẽ là khôn lường và rất khó khắc phục. Suy cho cùng một công ty thành công hay không chung quy cũng có chính sách tuyển dụng và dùng người. Trong đó giai đoạn tuyển người đúng khả năng vào làm việc là giai đoạn tuyên khởi hết sức quan trọng. Tuyển dụng nhân sự là hoạt động quan trọng trong quản trị. Một công ty dù có khối lượng tài sản lớn, máy móc thiết bị hiện đại, Ban Giám đốc đề ra các quyết định cạnh tranh năng động nhưng các thành viên trong công ty lại được bố trí vào những công việc không phù hợp với khả năng, năng khiếu, kiến thức chuyên môn của họ chắc chắn công ty đó sẽ thất bại. Vì vậy, lựa chọn người đúng khả năng và bố trí họ vào chức vụ hoặc công việc thích hợp với họ là tiền đề cơ bản của "thuật dùng người". 2. Những nội dung cơ bản của tuyển dụng nhân sự trong DN 2.1. Phân tích công việc. a. Khái niệm về phân tích công việc: Phân tích công việc là một nghiệp vụ không thể thiếu của mọi nhà quản trị, đặc biệt là đối với nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc là khâu đầu tiên trong quá trình tuyển dụng, là cơ sở cho quá trình sử dụng nhân sự có hiệu quả. Phân tích công việc được định nghĩa như là: "một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức". Phân tích công việc cung cấp các thông tin cần thiết về yêu cầu, đặc điểm của công việc, là cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị bản tóm tắt về nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc nào đó trong mối tương quan với công việc khác: - Kiến thức, kỹ năng cho thực hiện công việc? - Điều kiện làm việc? - Nhiệm vụ thực hiện công việc gì? ở đâu? - Khi nào hoàn thành? - Thực hiện công việc như thế nào? - Tại sao phải thực hiện? b. Tầm quan trọng của phân tích công việc - Giúp cho doanh nghiệp tuyển chọn và sử dụng lao động có hiệu quả nhất. - Giúp cho việc tổ chức lao động trong doanh nghiệp khoa học. - Giúp cho việc đánh giá kết quả lao động chính xác, từ đó có chế độ kích thích thoả đáng. - Đảm bảo các điều kiện lao động phù hợp với yêu cầu chuyên môn và pháp luật hiện hành. c. Nội dung của phân tích công việc Quá trình phân tích công việc trong quản trị nhân sự phải trải qua các bước cơ bản sau: - Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích các công việc, trang thiết bị công nghệ kinh doanh, điều kiện lao động và định mức lao động. - Lựa chọn các khâu cơ bản để tiến hành phân tích nhằm nâng cao hiệu quả của phân tích công việc. - Sử dụng các phương pháp phù hợp trong việc thu thập thông tin. - Kiểm tra thông tin nhằm xác định mức độ chính xác của các thông tin - Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. 2.2. Tuyển dụng nhân sự Tuyển dụng nhân viên là một nhiệm vụ quản trị quan trọng về kết quả tốt đẹp do nó mang lại (nếu việc tuyển dụng được thực hiện chính xác) là rất to lớn và tồn tại lâu dài. Ngược lại, nếu tuyển dụng không đúng thì hậu quả khôn lường và rất khó khắc phục. Các nhà quản trị giỏi thường rất ít khi uỷ nhiệm toàn bộ công việc tuyển dụng, ngược lại họ theo dõi sát sao quá trình này và trực tiếp can thiệp ở những thời điểm cần thiết. a. Nguồn tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp Việc tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp thường dựa vào hai nguồn chính: bên trong (nội bộ) và bên ngoài. Nguồn bên trong là những người đang làm trong doanh nghiệp nhưng muốn hoặc có thể thuyên chuyển hay đề bạt vào một vị trí công tác mới. Nguồn tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp thường là: Hệ thống các cơ sở đào tạo, các cơ quan tuyển dụng, sự giới thiệu của người quen,... b. Các bước tuyển dụng nhân sự Qui trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp thường trải qua một số bước cơ bản sau: - Bước 1: Định danh công việc. - Bước 2: Thông báo tuyển dụng. - Bước 3: Phỏng vấn. - Bước 4: Đánh giá từng ứng cử viên. - Bước 5: Khám sức khoẻ. - Bước 6: Hội nhâp nhân viên mới. 2.3. Đào tạo và phát triển nhân sự Nhân sự là nguồn lực quan trọng nhất của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy, đầu tư vào việc nâng cao chất lượng đội ngũ người lao động là một hướng đầu tư có hiệu quả nhất, vừa có tính cấp bách, vừa có tính lâu dài. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải luôn nằm trong quá trình đổi mới: đổi mới về qui mô hoạt động, mục tiêu và qui mô công việc cần được hoàn thành để đạt mục tiêu, đổi mới về công nghệ kinh doanh... Vì vậy nhu cầu về đổi mới nhân sự là một tất yếu khách quan và thường xuyên. Sự đổi mới này có thể đạt được nhờ hoạt động đào tạo - huấn luyện và phát triển nhân sự. a. Đào tạo - huấn luyện nhân sự Đào tạo -