Đề tài Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần Hương Thủy

Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THỦY Sinh viên thực hiện: Trần Lê Kỳ Nam Niên khóa 2009-2013 Huế, tháng 5 năm 2013 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THỦY Sinh viên thực hiện: Giảng viên hướng dẫn: Trần Lê Kỳ Nam Ths. Nguyễn Ngọc Thủy Lớp K43B Kế toán – Kiểm toán Huế, tháng 5 năm 2013 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam LỜI CẢM ƠN Sự thành công của bài luận văn này là sự đóng góp rất lớn của các Thầy cô giáo, các quý cơ quan và với sự cố gắng nỗ lực của bản thân. Trước hết, em xin chân thành cảm ơn Cô giáo Nguyễn Ngọc Thủy – Giảng viên khoa Kế toán Tài chính, trường Đại học Kinh tế Huế - đã định hướng cho em những công việc cụ thể, đã chỉ bảo cho em cách nghiên cứu thực tế và giúp đỡ em trong suốt thời gian nghiên cứu để hoàn thành bài khóa luận. Em xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo trong Khoa Kế toán Tài chính nói riêng và các thầy cô giáo trong trường nói chung đã trang bị cho em những kiến thức bổ ích trong 4 năm qua để giúp em vững vàng đi trên con đường mà em đã chọn và những kiến thức đó đã giúp em hoàn thành bài khóa luận này. Em xin trân trọng cảm ơn các anh chị ở Công ty Cổ phần Hương Thủy, mà đặc biệt là chú Lê Văn Xê – Tổng giám đốc Công ty cổ phần Hương Thủy, các anh chị ở phòng Kế Toán, phòng Kinh doanh, các bộ phận bán hàng, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em được tiếp cận với các văn bản, công việc, đã nhiệt tình chỉ bảo giúp đỡ em, sự thành công của bài luận văn này có sự đóng góp rất to lớn của các anh chị. Một lần nữa em xin trân trọng cảm ơn. Sinh viên Trần Lê Kỳ NamTrư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU TÓM TẮT NGHIÊN CỨU PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ..................................................................................................1 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu ...............................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................ 1 2.1 Mục tiêu chung .................................................................................................. 1 2.2 Mục tiêu cụ thể .................................................................................................. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................................... 2 3.1 Đối tượng nghiên cứu:........................................................................................ 2 3.2 Phạm vi nghiên cứu............................................................................................ 2 4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................................... 2 5. Cấu trúc của đề tài ............................................................................................... 3 PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..................................................4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN..........................................................................4 1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.......................................... 4 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................................... 4 1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ......................................................................... 5 1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp6 1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................... 6 1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................... 7 1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................. 8 1.3.1 Môi trường kiểm soát ...................................................................................... 8 1.3.2 Hệ thống kế toán ........................................................................................... 11 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát .................................................................................... 13 1.3.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ .............................................................................. 14 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam 1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ .................................... 15 1.5 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền ......................................................... 16 1.5.1 Nguyên tắc ghi nhận và đo lường doanh thu ................................................... 16 1.5.2 Các phương thức bán hàng ............................................................................ 17 1.5.3 Phương thức thanh toán ................................................................................. 19 1.6 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp..................... 19 1.6.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền .................................. 19 1.6.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp ... 20 1.6.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền ........ 24 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THỦY .............................27 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Hương Thủy ....................................... 27 2.1.1 Tóm lược lịch sử hình thành và phát triển....................................................... 27 2.1.2 Chức năng, lĩnh vực hoạt động ...................................................................... 30 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý ................................................................................ 30 2.1.4 Tình hình lao động của Công ty qua 2 năm (2011 – 2012)............................... 33 2.1.5 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm (2009 – 2011)............. 35 2.1.6 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm (2011-2012)Error! Bookmark not defined. 2.1.7 Tổ chức công tác kế toán ............................................................................. 377 2.2 Thực trạng HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Hương Thủy ..................................................................................................................... 44 2.2.2 Hệ thống kế toán ........................................................................................... 47 2.2.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Hương Thủy ..................................................................................................................... 50 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THỦY ............................................................................................................................71 Trư ờ g Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam 3.1 Những ưu điểm và tồn tại của HTKSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty Cổ phần Hương Thủy:................................................................................................. 71 3.1.1 Môi trường kiểm soát .................................................................................... 71 3.1.2 Hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin ..................................................... 73 3.1.3 Thủ tục kiểm soát .......................................................................................... 75 3.1.4 Kiểm toán nội bộ........................................................................................... 79 3.2 Những đề xuất nhằm tăng cường hiệu quả KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty Cổ phần Hương Thủy: .............................................................................. 79 3.2.1 Đối với môi trường kiểm soát ........................................................................ 80 3.2.2 Đối với hệ thống kế toán và việc quản lý thông tin.......................................... 80 3.2.3 Đối với kiểm soát nghiệp vụ bán hàng – thu tiền............................................. 81 3.2.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ .............................................................................. 84 PHẦN 3. KẾT LUẬN ...................................................................................................85 1.Kết luận về đề tài nghiên cứu: ............................................................................. 85 2. Hướng phát triển của đề tài: ............................................................................... 86 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nội dung BGĐ Ban giám đốc BH Bán hàng CCDV Cung cấp dịch vụ ĐĐH Đơn đặt hàng DNNN Doanh nghiệp nhà nước GTGT Giá trị gia tăng HĐ GTGT Hóa đơn giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB Kiểm soát nội bộ NPT Nợ phải trả NVCSH Nguồn vốn chủ sở hữu TK Tài khoản TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSDH Tài sản dài hạn TSNH Tài sản ngắn hạn UBND Ủy ban nhân dânTrư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ................................................... 31 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ..................................................... 31 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính .................. 43 Sơ đồ 2.4: Lưu đồ kiểm soát bán lẻ không giao hóa đơn ................................................ 51 Sơ đồ 2.5: Lưu đồ kiểm soát bán lẻ không giao hóa đơn có lái xe .................................52 Sơ đồ 2.6: Lưu đồ kiểm soát bán lẻ có giao hóa đơn (1)................................................. 55 Sơ đồ 2.7: Lưu đồ kiểm soát bán lẻ có giao hóa đơn (2)................................................. 56 Sơ đồ 2.8: Lưu đồ kiểm soát bán hàng theo hợp đồng .................................................... 60 Sơ đồ 2.9: Lưu đồ kiểm soát hoạt động nộp tiền mặt tại Công ty................................... 65 Sơ đồ 2.10: Lưu đồ kiểm soát hoạt động thu tiền qua ngân hàng tại Công ty ................ 67 Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty...................................................................... 33 Bảng 2.2: Bảng tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty .......................................... 35 Bảng 2.3: Bảng tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty............................ 37 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam TÓM TẮT NGHIÊN CỨU Xây dựng một HTKSNB hữu hiệu cho Công ty nói chung và cho chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng là một việc quan trọng, vì vậy tôi đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Hương Thủy” để làm đề tài khóa luận. Đề tài tập trung tìm hiểu quy trình bán hàng-thu tiền trong sự kết hợp với các hoạt động kiểm soát chủ yếu nhằm phát hiện và ngăn ngừa rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty Cổ phần Hương Thủy. Dựa trên những vấn đề còn tồn tại đã tìm ra, tôi đã đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác kiểm soát chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty. Nội dung chính của đề tài như sau: Phần I. Đặt vấn đề Phần II. Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1. Đề cập đến những vấn đề cơ sở khoa học liên quan đến HTKSNB trong doanh nghiệp nói chung và HTKSNB trong chu trình bán hàng-thu tiền nói riêng. Cụ thể như sau: Giới thiệu về khái niệm, mục tiêu, nhiệm vụ và các bộ phận cấu thành HTKSNB cũng như các vấn đề cơ bản về Chu trình bán hàng-thu tiền và các thủ tục kiểm soát tổng quát trong chu trình đó. Chương 2. Tóm lược quá trình phát triển và các thông tin cơ bản của Công ty Cổ phần Hương Thủy. Qua sự tìm hiểu thực tế, trình bày các hoạt động kiểm soát mà Công ty Cổ phần Hương Thủy đang thực hiện. Chương 3. Nêu ra các ưu và nhược điểm của hoạt động KSNB quy trình bán hàng- thu tiền của Công ty Cổ phần Hương Thủy. Trên cơ sở những tồn tại tìm được, đề xuất một số nhóm biện pháp nhằm phòng ngừa và hạn chế những rủi ro trong chu trình bán hàng-thu tiền trong mối tương quan với nguồn lực của Công ty. Phần III. Kết luận và kiến nghị Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam Trang 1 PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp và cũng là nhân tố được quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại mỗi tổ chức và Công ty. Hệ thống kiểm soát nội bộ có thể được xem là hệ thống “tiền kiểm” góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động kiểm toán. Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận sẽ làm thay đổi chi phí, doanh thu dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh. Khi giải quyết những vấn đề này, liệu những hoạt động kiểm soát mà người quản lý lập ra có phù hợp với chu trình này không. Vai trò của KSNB nói chung và KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng là rất quan trọng, tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ thống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế. Đó chính là lý do tôi đi đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Đề tài mang tên: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần hương thủy”. 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu chung Khái quát được các vấn đề lý luận liên quan đến Hệ thống KSNB nói chung và KSNB quy trình bán hàng-thu tiền nói riêng trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại. 2.2 Mục tiêu cụ thể Trư ờ g Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam Trang 2 Đánh giá thực trạng HTKSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Hương Thủy. Đồng thời giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Hương Thủy. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Hương Thủy. Tập trung chủ yếu vào các công đoạn: Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua; Xét duyệt bán chịu; Chuyển giao hàng hóa; Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng; Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và khoản phải thu khách hàng. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Công ty cổ phần Hương Thủy Về thời gian: Thực hiện đề tài nghiên cứu trong khoảng thời gian từ ngày 18/2/2013 đến ngày 10/5/2013 Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình bán hàng-thu tiền của Công ty Cổ phần Hương Thủy trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng từ năm 2012 đến đầu năm 2013. 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp chứng từ kế toán: đây là phương pháp chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Cơ sở để sử dụng phương pháp này là sử dụng các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài sản và nguồn vốn. - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: là phương pháp hỏi trực tiếp những người cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài. Phương pháp này sử dụng để thu thập những thông tin cần thiết và số liệu thô có liên quan đến đề tài. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam Trang 3 - Phương pháp so sánh: vận dụng phương pháp này nhằm đối chiếu các chỉ tiêu, các hiên tượng kinh tế đã lượng hoá có cùng một nội dung, cùng tính chất tương tự để xác định xu hướng và mức biến động các chỉ tiêu. Nó cho phép ta tổng hợp được nét chung, tách ra được nét riêng của các hiện tượng để so sánh, trên cơ sở đó đánh giá được các mặt phát triển hay kém phát triển, hiệu quả hay kém hiệu quả để tìm ra các phương pháp quản lý tối ưu trong mỗi trường hợp cụ thể. - Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: là tổng hợp những thông tin, dữ liệu thu thập được để hoàn thành công việc nghiên cứu. Phương pháp này để chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài. - Phương pháp quan sát: quá trình tri giác (mắt thấy, tai nghe) và ghi chép lại mọi yếu tố liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu... nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá. 5. Cấu trúc của đề tài Đề tài nghiên cứu Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Hương Thủy gồm có ba (3) phần: Phần I. Đặt vấn đề Phần II. Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1. Cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng-thu tiền. Chương 2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty cổ phần hương thủy. Chương 3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng- thu tiền tại công ty cổ phần hương thủy. Phần III. Kết luận và kiến nghị Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam Trang 4 PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN 1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung và quyền lợi riêng của người sử dụng lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có kiểm tra, kiểm soát thì làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào để có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học mà không phải dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Vì vậy, hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Theo COSO (Ủy ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểm toán, quản trị Hoa Kỳ): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu. Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400: Là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Trần Lê Kỳ Nam Trang 5 Vậy, có thể hiểu Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị; là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội q