Đề tài Tổ chức công tác kế toán chi hành chính sự nghiệp tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cơ sở tại Đà Nẵng

LỜI MỞ ĐẦU ((((((( Trong những năm gần đây, với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Nhà nước cũng từng bước đi vào phát triển ổn định và vững chắc góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới kinh tế - xã hội của đất nước. Các đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước như đơn vị sự nghiệp y tế, giáo dục, văn hóa, thông tin, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế… hoạt động bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp, hoặc các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động kinh doanh hay nhận viện trợ biếu tặng theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho. Trong quá trình hoạt động, các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Đảng và Nhà nước phải có nhiệm vụ chấp hành nghiêm chỉnh luật Ngân sách Nhà nước, các tiêu chuẩn định mức, các qui định về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp do Nhà nước ban hành. Điều này nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế - tài chính, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ Ngân sách Nhà nước, quản lý tài sản công, nâng cao chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý các đơn vị hành chính sự nghiệp. Chính vì vậy, công việc của kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu là phải tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị. Đồng thời, kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành Ngân sách Nhà nước tại đơn vị hành chính sự nghiệp được Nhà nước sử dụng như là một công cụ sắc bén trong việc quản lý Ngân sách Nhà nước, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả cao. Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý tài sản chính kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện các nghiệp vụ sau: Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và sử dụng các khoản kinh phí: sử dụng ở các khoản thu ở đơn vị. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công sở đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành thu nộp ngân sách; chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ, chính sách hành chính của Nhà nước. Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới. Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả các nguồn kinh phí. Nhận thức rõ tầm quan trọng của kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước nên em quyết tâm học hỏi, nghiên cứu để nâng cao hiểu biết về vị trí vai trò của công tác quản lý tài chính – kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Đồng thời, qua đó em có thể củng cố và mở rộng thêm kiến thức mình đã học ở trường để từ đó gắn lý luận với thực tế công tác của đơn vị. Chính vì vậy, trong khóa thực tập tại đơn vị “Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội chi nhánh Đà Nẵng” nằm dưới sự quản lý của Trường Cao Đẳng Nội Vụ tại Hà Nội , em chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán chi hành chính sự nghiệp tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cơ sở tại Đà Nẵng” làm chuyên đề báo cáo thực tập tốt nghiệp. PHẦN I: SƠ LƯỢC VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ TẠI ĐÀ NẴNG Quá trình thành lập trường Cao Đẳng Nội Vụ tại Đà Nẵng: Ngày 06/03/2006 Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng có văn bản số 1236/UBND-VX đồng ý chủ trương cho Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội) mở Cơ sở đào tạo tại thành phố Đà Nẵng Ngày 31/03/2006 Bộ Nội vụ có văn bản số 827/BNV-TCCB đồng ý cho Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I phối hợp với Cơ quan Thường trực Trường và làm các thủ tục để Bộ Nội vụ quyết thành lập Cơ sở đào tạo thuộc Trường tại Đà Nẵng. Ngày 30/06/2006, Nhà trường đón nhậnQuyết định số 986/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ về việc thành lập Cơ sở Trường Cao Đẳng Văn thư Lưu trữ trung ương I tại thành phố Đà Nẵng. Đây là một niềm vui lớn của tập thể cán bộ, giảng viên, giáo viên Nhà trường. Ngay sau những ngày đầu thành lập, Đảng ủy, Ban giám hiệu đã chỉ đạo phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên, đầu tư xây dựng, kin phí trang thiết bị cơ sở vật chất, hệ thống giáo trình, trài liệu phục vụ cho nhu cầu giảng dạy và học tập tại Cơ sở Đà Nẵng. Cùng với sự phát triển về cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, giảng viên của Cơ sở luôn được quan tâm. Với 3 người từ những ngày đầu thành lập, đến nay số lượng này đã là 38, trong đó 05 thạc sỹ và 06 cán bộ, giáo viên đang học cao học để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu dạy và học tại Cơ sở. Chức năng nhiệm vụ chính của đơn vị Căn cứ Quyết định số 102/QĐ-CĐVTLT ngày 31 tháng 01 năm 2007 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơ sở trường Cao đẳng Văn thư Trung Ương I tại Đà Nẵng (nay là trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ) như sau : Chức năng: Cơ sở trường Cao đẳng Văn tư Lưu trữ Trung Ương I tại thành phố Đà Nẵng là đơn vị thuộc trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I có chức năng : đào tạo, bồi dưỡng theo nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng theo nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng của trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I. Nhiệm vụ và quyền hạn: Tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng theo nhiệm vụ và kế hoạch chung của nhà trường. Chủ động lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, lập các dự án và tổ chức thực hiện theo chỉ đạo của Hiệu trưởng. Tổ chức sử dụng, quản lý con dấu, tài khoản, quản lý tài sản tài chính theo phân cấp của Hiệu trưởng. Quản lý giảng viên, giáo viên, cán bộ, nhân viên, học sinh, sinh viên thuộc Cơ sở. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và quy định của pháp luật. Tổng kinh phí từ các nguồn thu của trường trong 3 năm gần đây: Các chỉ số  Năm học 2008 – 2009  Năm học 2009 - 2010  Năm học 2010 – 2011   Tổng kinh phí được cấp từ ngân sách nhà nước  1,299,343,080  1,653,314,596  1,953,239,933   Tổng kinh phí từ học phí, CSVC  119,328,000  190,176,000  202,518,500   Nguồn thu từ Ký túc xá    500,000,000   Các thông tin khác (nếu có)      Bảng kê: Tổng kinh phí từ các nguồn thu của trường Tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy kế toán: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán Chức năng nhiệm vụ Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của nhà trường, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu, chi. Sau đó tổng hợp, đối chiếu thu chi với kế toán Kế toán: Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp tài trợ và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản phụ phát sinh ở đơn vị. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý sử dụng các loại vật tư tài sản công của đơn vị. Lập và nộp các báo cáo đúng hạn và báo cáo cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo chế độ quy định, cung cấp thông tin và các tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu kinh phí phân tích đánh giá hiệu quả các nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị. Thanh toán lương và các khoản đóng góp: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Thanh toán mua sắm sửa chữa TSCĐ Thanh toán các khoản chi khác: tiếp khách hỗ trợ Trực tiếp lập báo cáo tài chính của quý, năm Chế độ kế toán áp dụng: Đơn vị thực hiện công tác theo chế độ kế toán hiện hành là chế độ kế toán HCSN, ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND) Niên độ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31/12 của năm dương lịch. Kỳ kế toán quý là 3 tháng. Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy Hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính PHẦN II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC KHOẢN CHI HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Ở PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI CHI CƠ SỞ TẠI ĐÀ NẴNG. Lập dự toán chi Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng: Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán có nhiệm vụ rất lớn trong việc quản lý thu, chi ngân sách. Thu chi các phòng ban trực thuộc uỷ ban nhân dân huyện cấp phát trực tiếp đến từng đơn vị. Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán có nhiệm vụ: Tổ chức việc lập dự toán thu chi ngân sách huyện, ngân sách Cơ sở. Tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách được giao nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản nộp ngân sách theo quy định của pháp luật chi đúng chế độ, đúng mục đích, đúng đối tượng và tiết kiệm. Hướng dẫn việc kiểm tra việc thực hiện thu chi ngân sách của các đơn vị trực thuộc. Quản lý sử dụng tài sản của nhà nước tại đơn vị theo đúng mục đích, đúng chế độ có hiệu quả. Chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước, báo cáo tình hình thực hiện ngân sách và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ quy định. Căn cứ lập dự toán: Căn cứ nhiệm vụ kế hoach được Bộ Nội vụ giao, số lượng học viên, sinh viên đang đào tào, kế hoạch tuyển sinh, dự kiến các hợp đồng liên kết, chế độ định mức thu chi tài chính hiện hành của Nhà nước, kết quả thu sự nghiệp và chi hoạt động thường xuyên của năm trước liền kề (loại trừ các yếu tố đột xuất, không thường xuyên) được Bộ phê duyệt để lập dự toán thu chi năm kế hoạch. Dự toán thu, chi hoạt động thường xuyên: Là căn cứ để xác định mức kinh phí NSNN giao đảm bảo hoạt động thường xuyên của Cơ sở : Căn cứ lập dự toán thu: Thu học phí: Căn cứ số lượng học viên, sinh viên các loại hình đào tạo có tên trong danh sách năm kế hoạch, chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch, số dự kiến tốt nghiệp ra trường, số miễn giảm chế độ chính sách và mức thu học phí cho các đối tượng để xây dựng dự toán thu. Thu các khoản liên kết đào tạo: căn cứ vào hợp đồng ký kết với các đối tác. Thu các khoản dịch vụ: Căn cứ kết quả đấu thầu các dịch vụ và các hợp đồng với người nhận thầu. Thu từ lao động sản xuất: Căn cứ vào thực hiện năm trước, các hợp đồng đang thực hiện và dự tính phát sinh năm kế hoạch để lập. Căn cứ lập dự toán chi: Căn cứ các chế độ, tiêu chuẩn, định mức hiện hành và các quy định, định mức chi tiêu nội bộ trong quy chế này để lập dự toán cho từng nội dung chi cụ thể theo mục lục ngân sách nhà nước và riêng cho từng nguồn kinh phí. Dự toán thu, chi hoạt động không mang tính thường xuyên như dự toán kinh phí nghiên cứu khoa học, chương trình mục tiêu quốc gia, kinh phí thực hiện tinh giảm biên chế, kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, kinh phí đầu tư XDCB, mua sắm trang thiết bị theo dự án đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt: Đơn vị lập dự toán hàng năm theo quy định hiện hành. Yêu cầu đối với lập dự toán. Dự toán ngân sách của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Dự toán ngân sách của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán phải lập theo đúng mẫu biểu, đúng thời gian theo quy định của luật ngân sách Nhà nước và phải lập chi tiết theo mục lục ngân sách Nhà nước. Dự toán ngân sách cấp huyện phải tổng hợp theo từng lĩnh vực thu, chi theo địa bàn xã, chi đầu tư phát triển. Báo cáo dự toán ngân sách phải kèm theo bản thuyết minh chi tiết các cơ sở, căn cứ tính toán. Dự toán ngân sách năm trong thời kỳ ổn định đối với dự toán ngân sách cấp huyện phải cân bằng giữa thu và chi. Các bước lập. Bước 1 : Công tác chuẩn bị. Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác trong năm kế hoạch. Lấy ý kiến của các tổ công tác để nắm được nhu cầu cần thiết cho năm kế hoạch. Tính toán tình hình thực hiện năm báo cáo và sơ bộ về tình hình năm kế hoạch. Bước 2 : Tiến hành lập dự toán: Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán: Căn cứ kế hoạch do các đơn vị lập, tổng hợp, lập kế hoạch dự toán thu, chi, cân đối ngân sách toàn bộ hoạt động tài chính, trình Giám đốc duyệt ký, gửi Trường, Bộ Nội vụ, lập kế hoạch về thu các chỉ tiêu xây dựng cơ bản, chi chương trình mục tiêu quốc gia tăng cường cơ sở vật chất, chi mua sắm sữa chửa thường xuyên tài sản cố định. Dự toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng khi trình lãnh đạo phải kèm theo các tài liệu sau. Báo cáo tình hình thực hiện Ngân sách trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng năm trước, phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu, căn cứ xây dựng dự toán ngân sách và biện pháp thực hiện dự toán ngân sách. Danh mục các công trình xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội Phương án phụ thu và sử dụng phụ thu Phương án huy động và sử dụng khoản đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư xây dựng công trình xây dựng kết cấu hạ tầng Các tài liệu khác nhằm thuyết minh rõ dự toán thu chi ngân sách huyện Nội dung của dự toán chi riêng Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng Năm 2011 CƠ SỞ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG  CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc      DỰ TOÁN CHI NĂM KẾ HOẠCH Căn cứ vào kế hoạch thu chi ngân sách và nhu cầu chi tiêu Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng. Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trường Cao đẳng Nội vụ Cơ sở Đà Nẵng lập dự toán chi ngân sách nhà nước năm 2011 như sau: Mục  Diễn giải  Ước thực hiện năm 2011  Kế hoạch 2010   100  Lương chính  530,000,000  349,00,000   101  Tiền công  105,000,000  80,000,000   105  Phúc lợi tập thể  54,000,000  35,000,000   106  Các khoản đóng góp  86,000,000  60,000,000    BHXH  70,000,000  45,000,000    BHYT  10,000,000  4,000,000    KPCĐ  10,000,000  4,000,000   109  Thanh toán dịch vụ công cộng  50,000,000  30,000,000   110  Cung ứng văn phòng  65,000,000  45,000,000   111  Thông tin liên lạc  100,000,000  90,000,000   112  Hội nghị  50,000,000  35,000,000   113  Công tác phí  75,000,000  60,000,000   114  Chi phí thuê mướn  350,000,000  280,000,000   117  Sửa chữa thường xuyên TSCĐ  30,000,000  25,000,000   119  Chi phí NV chuyên môn  375,000,000  270,000,00   134  Chi khác  130,000,000  98,000,000    Mua sắm TCSĐ      Cộng  1,800,000,000  1,500,000,000   Đà Nẵng, ngày 01tháng 10 năm 2011 Kế toán  Thủ trưởng cơ quan  Tài chính   Sau khi lập dự toán chi năm được duyệt, kế toán phải lập dự toán quý cho quý sau. Để đảm bảo việc chi tiêu kịp thời chính xác. Lập dự toán là một khâu quan trọng không thể thiếu được của công tác kế toán, đảm bảo sự kịp thời đầy đủ, chính xác, đúng mục đích của đơn vị. Phải tôn trọng thời hạn lập dự toán đối với dự toán chi năm, lập vào quý 3 của năm trước và vào tháng cuối của quý trước đối với dự toán chi quý. Khi thực hiện đơn vị phải tuyệt đối chấp hành dự toán, sử dụng tiền việc nào vào việc ấy, không được phép điều hoà giữa các mục, khi sử dụng không hết phải hoàn trả lại cho ngân sách Nhà nước nếu trong năm, trong quý có công việc đột xuất vượt quá khả năng chi của đơn vị thì phòng kế toán phải lập kế hoạch chi bổ xung để cơ quan chủ quản là Sở tài chính xét duyệt cấp bằng lệnh chi tiền. Khi dự toán chi năm được duyệt vào cuối mỗi quý hiện hành kế toán lập dự toán chi năm căn cứ vào : Dự toán chi năm được duyệt Chi tiêu công tác các tháng của lập dự toán Tình hình thực của quý trước và quý này năm trước Phương pháp lập dự toán chi quý: Lập dự toán chi của 3 tháng thành dự toán chi của 1 quý, các khoản chi như : Tiền lương và phụ cấp lương là những khoản chi ít thay đổi nên có thể lập dự toán chi quý chia đều cho 3 tháng, Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán phải lập dự toán chi tiết đến từng tiểu mục để không ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nhiệm vụ của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán DỰ TOÁN CHI QUÝ 1 NĂM 2011 CỦA TỔ HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ-KẾ TOÁN TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI CƠ SỞ ĐÀ NẴNG Chương 018 loại 13 khoản 01     Đà Nẵng, ngày…tháng … năm 2002    Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán    đơn vị tính : 1000 đồng   L  K  M  Tên mục  Hạn mực kinh phí được duyệt       Tổng số  Tháng 1  Tháng 2  Tháng 3   13  10  100  Tiền lương  166.000  56.000  55,000  55.000      Tiền công  12,500  4,000  4,500  4,000      Phục lợi tập thể  4,500  1,500  1,500  1,000      Các khoản đóng góp  22,000  6,500  8,000  7,500      T.toán D.vụ công cộng  40,000  14,000  12,000  14,000      Cung ứng văn phòng  9,500  3,000  3,000  3,500      Thông tin liên lạc  15,0000  5,000  5,000  5,000      Hội nghị  8,000    8,000      Công tác phí  10,000   6,000  4,000      Chi phí thuê mướn  42,000  10,000  15,000  17,000      Sửa chữa TX TSCĐ          Chi phí nghiệp vụ chuyên môn          Chi khác          Cộng       Điều chỉnh dự toán chi Đối với kinh phí hoạt động thường xuyên được tự chủ, trong quá trình thực hiện, Cơ sở trường được điều chỉnh dự toán thu chi trong phạm vi nguồn tài chính được sử dụng phù hợp với tình hình thực tế. Văn bản điều chỉnh được gửi đến Kho Bạc Nhà nước nơi giao dịch để theo dõi, quản lý. Đối với các khoản kinh phí không thường xuyên bằng nguồn không tự chủ, việc điều chỉnh dự toán theo quy định hiện hành của Nhà nước. Công tác chấp hành dự toán Đơn vị, cá nhân chi tiêu kinh phí có trách nhiệm tập hợp chứng từ đúng quy định để thanh toán với Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán. Các khoản chi tiêu phải được quyết toán đúng niên độ kế toán. Mọi trường hợp nhận tạm ứng chi tiêu, sau thời điểm thực hiện công việc chậm nhất 30 ngày không tập hợp chứng từ thanh toán mà không có lý do chính đáng, Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Các cá nhân nào thực hiện không đúng quy định trên coi như chưa hoàn thành nhiệm vụ, đây là chỉ tiêu để bình xét thi đua cuối năm. Nguyên tắc cấp phát Có 2 nguyên tắc cấp phát : + cấp phát bằng lệnh chi tiền + Cấp phát bằng hạn mức kinh phí Quy trình cấp phát bằng hạn mức kinh phí. Căn cứ vào dự toán điều hành ngân sách quý, Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán thông báo hạn mức chi cho các trường sử dụng ngân sách đồng thời gửi kho bạc Nhà nước để làm cơ sở kiểm soát và thanh toán chi trả. Trường hợp Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán chưa thực hiện được việc thông báo hạn mức chi trực tiếp đến từng trường. Việc phân phối phải đảm bảo nguyên tắc tổng số hạn mức và chi tiết đến từng tiểu mục trong tháng của từng trường phải phù hợp với thông báo hạn mức chi ngân sách quy của Tổ Hành chính-Quản trị-Kế toán.Hạn mức chi quý (có chia ra tháng) được thông báo chi tiết theo các mục chi của ngân sách như: + Tiền lương + Tiền công + Phụ cấp lương + Học bổng học sinh, sinh viên + Tiền thưởng + Phúc lợi tập thể + Các khoản đóng góp + Sửa chữa thường xuyên TSCĐ + Sửa chữa lớn TSCĐ + Chi phí nghiệp vụ chuyên môn + Mua sắm TSCĐ + Các khoản thanh toán cho cá nhân + Thanh toán dịch vụ công cộng + Vật tư văn phòng + Thông tin tuyên truyền liên lạc + Hội nghị + Công tác phí + Chi phí th