Đề tài Tổ chức kiểm toán hoạt động tiêu thụtại công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn - Bình Định

Trang 0 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN - BÌNH ĐỊNH.” Trang 1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU. PHẦN I : ................................................................................................ 6 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN .................................. 6 VÀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG ......................................................... 6 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN .......................................... 7 1.1. Khái niệm: .................................................................................... 7 1.2. Phân loại kiểm toán: ..................................................................... 7 1.2.1. Phân loại theo đối tượng cụ thể của kiểm toán: ....................... 7 1.2.2. Phân loại theo chủ thể kiểm toán: ........................................... 7 2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG .................. 8 2.1. Khái niệm: .................................................................................... 8 2.2. Mục tiêu của kiểm toán hoạt động: ............................................... 8 2.3. Đặc điểm của kiểm toán hoạt động: .............................................. 9 2.4. Mối quan hệ giữa kiểm toán hoạt động và kiểm toán nội bộ. ........ 9 2.4.1. Khái niệm về kiểm toán nội bộ. .............................................. 9 2.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ ......................... 9 2.4.3. Mối quan hệ giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán hoạt động . 10 2.5. Các chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động : ............ 10 2.6. Các hình thức của kiểm toán hoạt động. ..................................... 11 2.6.1. Kiểm toán chức năng ............................................................ 11 2.6.2. Kiểm toán bộ phận ................................................................ 11 2.6.3. Kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt .......................................... 12 Trang 2 2.7. Quy trình kiểm toán hoạt động .................................................... 12 3. KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ. ........................................ 15 3.1.Các hoạt động của quá trình tiêu thụ. ........................................... 15 3.1.1.Tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm hàng hoá ................... 15 3.1.2. Nhận đặt hàng từ khách hàng: ............................................... 15 3.1.3.Cung cấp sản phẩm hàng hoá ................................................. 15 3.1.4. Nhận tiền thanh toán từ khách hàng ...................................... 15 3.1.5. Hoạt động khuyến mãi quảng cáo ......................................... 16 3.2. Mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá của kiểm toán hoạt động tiêu thụ. ........................................................................................................... 16 3.2.1 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động tiêu thụ: ........................... 16 3.2.2. Tiêu chuẩn đánh giá của hoạt động tiêu thụ. ......................... 16 3.3. Kiểm toán hoạt động tiêu thụ ...................................................... 16 3.3.1. Tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá: ................................................................................................. 16 3.3.2. Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: ..................................... 17 3.3.3. Kiểm soát tín dụng và quản lý con nợ: .................................. 18 3.3.4. Định giá sản phẩm và khả năng sinh lời từ sản phẩm. ........... 19 3.3.5. Hệ thống bán hàng. ............................................................... 19 3.3.6. Chính sách Marketing. .......................................................... 20 PHẦN II: ............................................................................................. 22 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH . ......................................... 22 Trang 3 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH. ............................................................................ 22 1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty. ................................. 22 1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty. ............................................... 22 1.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty ................................. 23 1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý ở công ty. ............................................... 24 1.4.1. Sơ đồ bộ máy quản lý. .......................................................... 24 1.4.2. Chức năng của các phòng ban. .............................................. 24 1.5. Tổ chức kế toán tại công ty. ........................................................ 26 1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty ..................................... 26 1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: .................................. 27 2. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN ................................................................... 28 2.1. Khái quát tình hình tiêu thụ tại công ty: ...................................... 28 2.2. Một số chính sách liên quan đến hoạt động tiêu thụ tại công ty .. 34 2.2.1. Chính sách sản phẩm: ........................................................... 34 2.2.2. Chính sách giá cả. ................................................................. 34 2.2.3. Qui định về ký kết hợp đồng với các nhân viên bán hàng của công ty: ................................................................................... 35 2.2.4. Chính sách Marketing: .......................................................... 36 3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY. ....................................................................................................... 36 3.1. Môi trường kiểm soát: ................................................................. 36 3.1.1. Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của nhà quản trị cao cấp .................................................................................................. 36 Trang 4 3.1.2. Cơ cấu tổ chức ..................................................................... 36 3.1.3. Chính sách nhân sự: .............................................................. 37 3.1.4. Công tác kế hoạch hoá tại công ty. ........................................ 37 3.1.5. Các nhân tố bên ngoài: .......................................................... 37 3.2. Hệ thống kế toán: ........................................................................ 38 3.3. Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tiêu thụ: ............................. 38 PHẦN 3: .............................................................................................. 40 TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN - BÌNH ĐỊNH ................ 40 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY: ................................................................. 40 2. MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY ........................................................................... 41 3. THƯC HIỆN KIỂM TOÁN. ............................................................. 41 3.1. Khảo sát sơ bộ............................................................................. 41 3.2. Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ. ............................ 42 3.3. Thực hiện các thử nghiệm mở rộng. ............................................ 47 3.3.1. Đối với chính sách giá bán. ................................................... 47 3.3.2. Đối với công tác lập kế hoạch tiêu thụ. ................................. 47 3.3.3. Đối với hiệu quả của hoạt động tiêu thụ . .............................. 48 3.3.4. Đối với chính sách marketing. .............................................. 51 3.4. Báo cáo kiểm toán. ...................................................................... 51 3.4.1. Đối với công tác tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty. ...................................................... 52 3.4.2. Chính sách xử lý đơn đặt hàng. ............................................. 51 Trang 5 3.4.3. Chính sách sản phẩm. ........................................................... 54 3.4.4. Đối với chính sách giá bán .................................................... 55 3.4.5. Đối với công tác lập kế hoạch. .............................................. 56 3.4.6. Đối với chính sách tín dụng. ................................................. 58 3.4.7. Đối với chính sách quảng cáo ............................................... 59 LỜI KẾT Tài Liệu Tham Khảo Trang 6 LỜI MỞ ĐẦU. Cùng với quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế các doanh nghiệp đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Sự đổi mới này kéo theo sự phức tạp trong công tác quản lý cũng như công tác kế toán và báo cáo tài chính. Sự phức tạp này đòi hỏi phải có giải pháp quản lý hữu hiệu và đòi hỏi kỹ năng của con người phải thích ứng để đáp ứng yêu cầu của sự phát triển mới. Để đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý, kiểm toán hoạt động do đó rất cần thiết đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn Bình Định, em nhận thấy một trong những khó khăn hiện nay của công ty là giải quyết tốt khâu tiêu thụ nhằm thu hồi vốn kinh doanh và đem lại lợi nhuận. Do đó, qua quá trình thực tập tại công ty em đã chọn đề tài: “ Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty “ để nghiên cứu và làm chuyên đề thực tập của mình. Đề tài gồm 3 phần: Phần 1: Những vấn đề cơ bản về kiểm toán và kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty. Phần 2: Thực trạng hoạt động tiêu thụ và kiểm soát nội bộ tại công ty. Phần 3: Tổ chức kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn thầy Ngô Hà Tấn đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Em xin cảm ơn sự quan tâm, giúp đở của các anh chị ở công ty đã giúp em trong thời gian thực tập tại công ty. Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên Luận Văn không tránh khỏi những thiếu sót rất mong thầy cô và bạn đọc góp ý để Luận Văn được hoàn thiện hơn. Đà Nẵng, tháng 06 năm 2003. SVTH: Nguyễn Thị Xuân Thuỷ. PHẦN I : NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN VÀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG Trang 7 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN 1.1. Khái niệm: Kiểm toán giữ một vai trò quan trọng và không thể thiếu được trong sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Là một công cụ không những thúc đẩy các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả mà còn tạo ra môi trường thông tin kinh tế lành mạnh trong toàn bộ nền kinh tế. Có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau về kiểm toán, nhưng có thể đưa ra một định nghĩa chung nhất cho tất cả các loại hình kiểm toán. Đó là:" Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động được kiểm toán bằng hệ thống phương pháp kỹ thuật của kiểm toán do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệu lực". 1.2. Phân loại kiểm toán: Có rất nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại kiểm toán. Song có hai cách phân loại chính yếu sau đây: 1.2.1. Phân loại theo đối tượng cụ thể của kiểm toán: Theo cách phân loại này thì kiểm toán chia làm ba loại: kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán báo cáo tài chính. a. Kiểm toán hoạt động: Kiểm toán hoạt động là tiến trình kiểm tra và đánh giá về sự hữu hiệu và tính hiệu quả của một hoạt động để đề xuất phương án cải tiến. Ở đây sự hữu hiệu là khả năng hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu ; còn tính hiệu quả là sự so sánh giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó. b. Kiểm toán tuân thủ: Kiểm toán tuân thủ là việc kiểm tra nhằm đánh giá mức độ chấp hành luật pháp hay một văn bản một qui định nào đó của đơn vị. c. Kiểm toán báo cáo tài chính : Kiểm toán báo cáo tài chính là sự kiểm tra và trình bày ý kiến nhận xét về những báo cáo tài chính của một đơn vị. 1.2.2. Phân loại theo chủ thể kiểm toán: Theo cách phân loại này, kiểm toán chia làm ba loại: Kiểm toán nội bộ, kiểm toán nhà nước, Kiểm toán độc lập. a. Kiểm toán nội bộ: Là loại kiểm toán do những kiểm toán viên nội bộ thực hiện, được thiết lập trong một tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của một tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức. Kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận khác trong đơn vị, tuy nhiên sự độc lập này chỉ mang tính tương đối vì người tiến hành kiểm toán là nhân viên của đơn vị. b. Kiểm toán nhà nước Trang 8 Là hoạt động kiểm toán do kiểm toán viên nhà nước tiến hành, chủ yếu là thực hiện kiểm toán tính tuân thủ, chẳng hạn như xem xét việc chấp hành luật pháp ở đơn vị. c. Kiểm toán độc lập Là loại kiểm toán đươc tiến hành bởi các kiểm toán viên độc lập thuộc những tổ chức kiểm toán độc lập, họ thực hiện các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính và tuỳ theo yêu cầu của khách hàng họ còn có thể thực hiện kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và các dịch vụ tư vấn về kế toán, thuế, tài chính... 2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG 2.1. Khái niệm: Trong quá trình phát triển, kiểm toán không chỉ giới hạn ở kiểm toán báo cáo tài chính mà đã thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác nhau như hiệu quả của các nghiệp vụ, các hoạt động, hiệu năng của quản lý. Chính điều này dẫn đến sự hình thành kiểm toán hoạt động. Kiểm toán hoạt động hiện nay vẫn còn đang mới mẻ, đang tiếp tục phát triển và ngày càng hoàn thiện về nội dung, về phương pháp tiến hành, về nguyên tắc đánh giá... Kiểm toán hoạt đông là loại kiểm toán để đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả và hiệu lực trong hoạt động của một bộ phận hoặc một tổ chức hành chính so với các mục tiêu quản lý. Tính kinh tế nói đến sự có được một số lượng và chất lượng thích hợp các nguồn tài chính, nhân lực và vật chất ở thời gian thích hợp và chi phí thấp nhất. Tính hiệu quả nói đến việc sử dụng các nguồn tài chính, nhân lực và vật chất như thế nào để tạo nên đầu ra cực đại ứng với mỗi bộ phận đầu vào đã cho, hoặc đầu vào cực tiểu ứng với một số lượng và chất lượng đầu ra được cung cấp đã cho trước. Tính hiệu lực nói đến sự đạt được các mục tiêu hay các kết quả khác đã dự định của các chương trình, các nghiệp vụ hoặc hoạt động. 2.2. Mục tiêu của kiểm toán hoạt động: Kiểm toán hoạt động thường được thực hiện bởi các kiểm toán viên nội bộ của một tổ chức. Và người sử dụng báo cáo kiểm toán hoạt động chủ yếu là các nhà quản lý ở các cấp của tổ chức đó. Những người lãnh đạo cao nhất của tổ chức cần sự đảm bảo rằng mọi thành viên, mọi bộ phận của tổ chức đang hành động để đạt được mục tiêu của tổ chức. Để đáp ứng yêu cầu này kiểm toán hoạt động cần thực hiện các mục tiêu sau: -Đánh giá sự thực hiện của đơn vị trong mối quan hệ với các mục tiêu quản lý hoặc các tiêu chuẩn thích hợp khác. Trang 9 -Đảm bảo rằng các hoạt động của đơn vị ( như các văn bản về mục tiêu, chương trình, dự toán ngân sách, các chỉ thị ) là đầy đủ không thay đổi và hiểu được các cấp hoạt động. 2.3. Đặc điểm của kiểm toán hoạt động: Kiểm toán hoạt động có các đặc điểm sau : Đối tượng của kiểm toán hoạt động rất đa dạng, có thể là một phương án kinh doanh, một qui trình công nghệ, một nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định... chứ không thống nhất như đối với kiểm toán báo cáo tài chính. Chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động không thể là chuẩn mực chung như đối với kiểm toán tài chính, và cũng khó có thể xây dựng chuẩn mực cho từng cuộc kiểm toán hoạt động thật khách quan và đúng đắn. Trong kiểm toán hoạt động, việc kiểm tra thường liên quan đến nhiều lĩnh vực. Vì vậy, kiểm toán hoạt động sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau: kế toán, tài chính, kinh tế, kỹ thuật và tiêu chuẩn tốt cho một kiểm toán viên hoạt động chủ yếu là kiến thức về lĩnh vực được kiểm toán có được đào tạo thêm về kế toán và kiểm toán. Báo cáo của kiểm toán hoạt động chủ yếu phục vụ cho người quản lý, trong đó trình bày kết quả kiểm toán và đưa ra đề xuất cải tiến hoạt động. 2.4. Mối quan hệ giữa kiểm toán hoạt động và kiểm toán nội bộ. 2.4.1. Khái niệm về kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá độc lập, được thiết lập trong một tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức. Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên trong doanh nghiệp hoặc trong tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả. Để đạt được mục đích này, kiểm toán nội bộ cung cấp cho họ các phân tích, đánh giá, kiến nghị và tư vấn thông tin liên quan đến hoạt động được kiểm tra . Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của một doanh nghiệp một tổ chức thúc đẩy việc kiểm soát hữu hiệu với chi phí hợp lý. 2.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Theo chuẩn mực thực hành nghề nghiệp kiểm toán nội bộ (Standards for professional practice of Internal Auditing) . Kiểm toán nội bộ có chức năng kiểm tra đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nộ bộ của tổ chức và chất lượng hoạt động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. Cụ thể hoá chức năng trên, kiểm toán nội bộ có những nhiệm vụ sau:  Thứ nhất: Kiểm tra về tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin tài chính và hoạt động cũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại cho các thông tin này. Trang 10  Thứ hai: Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để bảo đảm tính tuân thủ các thủ tục, chính sách, pháp luật và qui định có thể ảnh hưởng quan trọng đến các hoạt động báo cáo đồng thời phải xác định tổ chức có tuân thủ trong thực tế hay không.  Thứ ba: Xem xét các phương thức bảo vệ tài sản và khi cần thẩm tra sự hiện diện của chính tài sản đó.  Thứ tư: Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực.  Thứ năm: Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chương trình để chắc chắn rằng kết quả đạt được có sát với mục tiêu và mục đích đã định hay không, các nghiệp vụ hoặc chương trình có thực hiện đúng kế hoạch hay không. 2.4.3. Mối quan hệ giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán hoạt động Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá độc lập trong doanh nghiệp, được tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá về năng lực hiệu quả của hệ thống kiểm soạt nội bộ cũng như chất lượng thực hiện các trách nhiệm đươc giao. Như vậy, nội dung công việc của kiểm toán nội bộ bao gồm cả kiểm toán hoạt động hay nói cách khác kiểm toán hoạt động là một trong những nội dung cơ bản của kiểm toán nội bộ. Còn kiểm toán hoạt động là loại kiểm toán được sử dụng để đánh giá tính kinh tế, hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động của một đơn vị. Mà muốn thực hiện tốt điều này thì kiểm toán viên phải có sự am hiểu sâu sắc về tình hình thực tế tại đơn vị. Do đó, mà kiểm toán viên thực hiện kiểm toán hoạt động thường được thực hiện bởi kiểm toán viên nội bộ mặc dù cũng có thể là kiểm toán viên nhà nước hoặc kiểm toán viên độc lập, vì kiểm toán viên nội bộ là những người làm việc tại đơn vị nên họ là người hiểu biết về đơn vị nhiều nhất. 2.5. Các chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động : Trong kiểm toán hoạt động không có các chuẩn mực chung để đánh giá như đối với kiểm toán tài chính. Song kiểm toán viên có thể sử dụng một số nguồn sau đây để xây dựng chuẩn mực đánh giá: Thực hiện trước đây: Cách xây dựng chuẩn mực đơn giản có thể dựa trên các kết quả thực tế từ các kỳ trước ( Hoặc các cuộc kiểm toán trước ) để xác định liệu sự việc có tốt hơn hoặc kém hơn trước không. Ưu điểm của tiêu chuẩn này là dễ dàng trong xây dựng tuy vậy các chuẩn mực thuộc dạng này kết quả đánh giá chỉ dừng lại ở sự biến động của đối tượng kiểm toán, không