Đề tài Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Văn Lang

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN _____ _____ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ CNTT KHÔNG TẬP TRUNG KẾT HỢP MẠNG TH-VT BÀI THU HOẠCH CHUYÊN ĐỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN TÊN ĐỀ TÀI XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG VĂN LANG Giảng Viên: PGS.TS. TRƯƠNG MỸ DUNG Sinh Viên: BÙI MINH PHỤNG – Mà SỐ: 0601051 NGUYỄN THẾ QUANG – Mà SỐ: 0601056 KHÓA: 3 Tp. Hồ Chí Minh – 6/ 2007 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là vấn đề rất được nhiều người, nhiều tổ chức xã hội quan tâm. Việc ứng dụng các công nghệ thông tin tạo điều kiện làm việc thuận lợi hơn, cho cả người quản lý và những người khách hàng. Tuy nhiên, xây dựng và phát triển các sản phẩm để ứng dụng thành công vào thực tiễn đòi hỏi người phát triển phải nắm những quy tắc, những yếu tố căn bản để xây dựng và phát triển phẩn mềm thành công. Và một trong những yêu cầu đó là phải biết quản lý một dự án công nghệ thông tin thế nào và phát triển nó ra sao. Được sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS. Trương Mỹ Dung, giáo viên phụ trách giảng dạy môn “Quản lý các dự án công nghệ thông tin”, chúng em đã có những hiểu biết căn bản về quản lý một dự án công nghệ thông tin như thế nào. Và để nắm vững hơn, chúng em đã thực hiện một bài tập nhóm ứng dụng quản lý dự án là: “Xây dựng ứng dụng quản lý thư viện Trường ĐH Văn Lang”. Chúng em kính gửi đến cô lời cảm ơn và sự giúp đỡ tận tình trong thời gian qua. Dù thời gian được cô hướng dẫn không nhiều, nhưng chúng em cũng học tập được khá nhiều kiến thức liên quan đến quản lý dự án. SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 2 Nguyễn Thế Quang – CH0601056 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung MỤC LỤC I. Khởi động.....................................................................................4 1. Kịch bản .......................................................................................4 2. Các công việc................................................................................4 3. Tính toán chi phí ...........................................................................6 4. Nhân lực.......................................................................................6 5. Bảng điểm có trọng số cho vị trí PM................................................7 6. Tôn chỉ dự án................................................................................9 II. Lập kế hoạch ..............................................................................10 1. Kịch bản ..................................................................................... 10 2. Hợp đồng nhóm .......................................................................... 10 3. Các bên liên quan........................................................................ 12 4. Bản tuyên bố phạm vi.................................................................. 12 5. Phát triển WBS cho dự án ............................................................ 13 6. Danh sách các rủi ro của dự án .................................................... 15 III. Thực hiện ...................................................................................16 1. Kịch bản ..................................................................................... 16 2. Nhiệm vụ .................................................................................... 16 IV. Kết thúc ....................................................................................... 17 1. Kịch bản ..................................................................................... 17 2. Các nhiệm vụ .............................................................................. 17 3. Phác thảo về dự án...................................................................... 17 4. Lý do thành công của dự án ......................................................... 17 5. Bài học kinh nghiệm .................................................................... 18 IV. Tài liệu tham khảo .....................................................................19 SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 3 Nguyễn Thế Quang – CH0601056 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung Phần 1: Khởi động 1. Kịch bản Thư viện trường Đại học Dân lập Văn Lang được thành lập từ ngay khi xây dựng trường. Đến nay, thư viện trường có khoảng hơn 10.000 đầu sách, với hơn 20.000 quyển sách, đáp ứng được khá nhiều nhu cầu học và nghiên cứu của hơn 11.000 học sinh – sinh viên, cán bộ giảng viên, công nhân viên nhà trường và cả các giảng viên thỉnh giảng. Và cũng chính vì số lượng độc giả ngày càng nhiều, cộng với nhu cầu mượn trả sách ngày càng nhiều nên việc đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu công việc của đội ngữ nhân viên thư viện là rất quan trọng. Năm 1997, thư viện đã ứng dụng chương trình Quản lý Thư viện iLOC (của CitaSofs) để lưu thông tin sách và mượn trả. Với sự gia tăng số lượng sách và số lượng độc giả, cộng với sử phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu ứng dụng công nghệ vào trong quản lý ngày càng phát triển mạnh và đem lại rất nhiều lợi ích. Vì vậy, cần phải xây dựng một chương trình quản lý tốt hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý và mượn trả sách ngày càng cao. Và với những yêu cầu này, dự án “xây dựng chương trình quản lý thư viện Trường đại học DL Văn Lang” được thành lập. 2. Các công việc Để có thể tin học hóa toàn bộ hay 1 phần công việc của thư viện, ta cần phải tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, nhân sự, và nghiệp vụ thư viện. Thư viện gồm 3 bộ phận chính: Ban Giám đốc, Kỹ thuật, Thủ thư và Độc giả. a. Kỹ thuật: chịu trách nhiệm về việc quản lý sách bao gồm nhập – sửa – xoá thông tin sách. In mã vạch cho quyển sách, in nhãn sách. b. Thủ thư: chịu trách nhiệm về việc mượn trả sách của độc giả, làm thẻ thư viện cho độc giả và các quy định phạt độc giả phạm quy. c. Giám đốc: quản lý và điều hành các chức năng trên. Giám đốc có quyền thống kê và xem thống kê của 2 bộ phận trên: thống kê về sách trong thư viện, thống kê về mượn trả và độc giả. d. Độc giả: độc giả là đối tượng được phục vụ, có thể thực hiện các yêu cầu tìm kiếm thông tin sách, mượn trả sách và kiểm tra thông tin mượn trả của mình. a. Hiện trạng • Thêm sách mới cho thư viện Theo định kỳ, thư viện sẽ mua sách mới về hoặc là sách được tặng bởi các cơ quan, tổ chức bạn thì tổ kỹ thuật của thư viện sẽ phải ghi chép các thông tin về các quyển sách này theo nghiệp vụ thư viện vào quyển sổ. SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 4 Nguyễn Thế Quang – CH0601056 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung • Tìm kiếm sách Thủ thư hay giám đốc – bộ phận quản lý thư viện, đọc giả muốn tìm kiếm thông tin về một quyển sách nào đó đều phải vào trong kho tìm. Vì kho sách luôn được thiết kế theo từng môn loại: Kinh tế, Xã hội, Chính trị, Kỹ thuật, v.v… Tuy nhiên, việc tìm kiếm một quyển sách để xác định sách đó có trong kho hay không hay đã được mượn cũng thường mất khá nhiều thời gian. • Làm thẻ thư viện Độc giả gồm có sinh viên và cán bộ giảng viên – nhân viên nhà trường. Mỗi độc giả muốn mượn sách trong thư viện đều phải làm thẻ mượ thư viện. Khi làm thẻ thư viện, độc giả phải đến phòng kế toán đóng tiền (gọi là tiền thế chân và sẽ được hoàn lại khi tốt nghiệp ra trường) và mang biên lai lên thư viện cộng với 1 tấm hình thẻ để làm thẻ. Thủ thư sẽ hẹn mấy ngày sau quay lại lấy thẻ. Và khi đó, độc giả có thể sử dụng thẻ để mượn trả sách. • Mượn sách Độc giả đến thư viện gặp thủ thư để mượn sách. Khi mượn sách, độc giả phải mang thẻ mượn của thư viện và trình cho thủ thư, thủ thư ghi thông tin các quyển sách mượn vào phiếu mượn rồi kẹp chung với thẻ mượn của độc giả và giữ lại. Mỗi độc giả được mượn tối đa 3 quyển sách hoặc 5 quyển tùy theo sinh viên năm mấy. • Trả sách Độc giả mang sách đến trả, thủ thư sẽ lấy thẻ mượn với phiếu mượn ra để đối chiếu. Nếu độc giả trả hết các quyển sách đã mượn thì mới trả lại thẻ mượn. Nếu độc giả trả không hết sách, nhưng vẫn có thể mượn thêm nếu không bị phạt do trả sách trễ hạn. • Thống kê Thông kê thường xuyên và thông kê định kỳ. - Mỗi ngày, giám đốc thư viện muốn biết các loại sách được mượn với số lượng bao nhiêu, loại nào được mượn nhiều nhất. - Hàng năm, thư viện đều tiến hành kiểm kê để kiểm tra xem sách còn lại bao nhiêu, có bị mất hay thất lạc. Công việc kiểm kê thường phải thực hiện bằng tay bằng cách ghi vào quyển sổ là có bao nhiêu sách, và quyển sách nào đã mất. SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 5 Nguyễn Thế Quang – CH0601056 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung 3. Tính toán chi phí và lợi ích từ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý Chi phí đầu tư phần mềm (1 lần): 80.000.000 Chi phí đầu tư phần cứng (1 lần): 30.000.000 Số lượng nhân viên thư viện không thay đổi, tuy nhiên mức độ tiện lợi đã tăng lên rất nhiều, gồm tiện lợi cho thủ thư và tiện lợi cho độc giả. - Thủ thư: thủ thư không cần thiết phải ghi phiếu mượn cho mỗi lần độc giả mượn sách. Đồng thời, thủ thư cũng có thể thống kê sách mượn trả hàng ngày, hàng tháng, hàng năm một cách dễ dàng và nhanh chóng. - Độc giả: độc giả muốn tìm 1 quyển sách nào đó xem có trong thư viện hay không thì chỉ cần ngồi vào máy tính và tra cứu trên máy tính bằng một thao tác nhập vào tên quyển sách, hệ thống sẽ liệt kê ra toàn bộ các quyển sách theo yêu cầu và cho biết luôn là sách đó đã được mượn hay chưa. Đồng thời, độc giả cũng có thể tra cứu trên hệ thống là mình đang mượn quyển sách nào, từ ngày nào và phải trả là ngày nào. - Giám đốc thư viện: khi muốn xem bảng báo cáo thống kê sách mượn trong ngày, thống kê sách định kỳ hàng quý, hàng năm, giám đốc không cần phải đợi báo cáo từ cấp dưới liên quan mà có thể trực tiếp vào trong chương trình để kiểm tra. Việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian và số thống kê sẽ chính xác hơn. 4. Nhân lực Với những yêu cầu công việc của dự án, cần xác định rõ nguồn nhân lực cần thiết, những yêu cầu về kiến thức, trình độ, chuyên môn, và đặc biệt nên tận dụng nguồn nhân lực từ sinh viên của khoa Công nghệ Thông tin Nhà trường. Người trưởng dự án phải lên kế hoạch về nhân sự, xác định rõ là cần tuyển bao nhiêu nhân lực cho dự án. Khi dự án hoàn thành thì những nhân lực này sẽ tiếp tục phát triển ở mảng nào? a) Tuyển thêm nhân lực Nếu nhân lực hiện tại không đủ thì ta cần phải tuyển thêm bao nhiêu người, có thể sử dụng nguồn nhân lực là các sinh viên của khoa Công nghệ Thông tin hay không? Và nếu có thì tiêu chí để tuyển dụng sinh viên này là gì? Và khả năng hỗ trợ của sinh viên là bao nhiêu? Đây cũng là một mục tiêu khi xây dựng tổ lập trình trong Trường Văn Lang. Sự thành công của một dự án phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nhân lực này. Nếu lựa chọn không hợp lý sẽ kéo theo dự án không hoàn thành đúng tiến độ hoặc không đảm bảo yêu cầu đề ra. SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 6 Nguyễn Thế Quang – CH0601056 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung b) Phân công Khi đã có đủ nguồn nhân lực, trưởng dự án phải tiến hành phân công công việc. Việc phân công này phải gắn liền với bảng WBS. Trong khi phân công, cần chú ý đến các yếu tố con người như tính cách, sở thích, tinh thần đồng đội, làm việc nhóm, v.v… c) Phát triển nhóm Trong quá trình thực hiện dự án, người trưởng dự án, hay trưởng nhóm phải nắm vững từng cá tính cũng như tâm tư nguyện vọng của từng thành viên để điều chỉnh kịp thời. Cần có các chính sách thưởng phạt để động viên các thành viên trong nhóm tham gia làm việc tốt hơn cũng như cần phải duy trì tính kỷ luật cũng như quy tắc làm việc trong dự án. ™ Ghi nhận công lao kịp thời: việc ghi nhận công lao kịp thời sẽ giúp thành viên tích cực hơn trong công việc và mang lại tính cầu tiến phấn đấu cao góp phần quan trọng vào việc thành công của dự án ™ Động viên: điều này có ý nghĩa quan trọng nhằm khuyến khích nhân viên cố gắng, và không bỏ cuộc , điều này còn chỉ ra rằng sự quan tâm cao độ của ngừơi quản lý đối với các thành viên ™ Kỉ luật: duy trì kỷ luật đồng nghĩa đảm bảo tính công minh trong công việc, là điều kiện cần thiết để đảm bảo và duy trì công việc d) Nguồn nhân lực dự phòng Luôn phải có nguồn nhân lực dự phòng nhằm đối phó với việc thiếu hụt nhân lực đột xuất. Nguồn nhân lực dự phòng có thể có thông qua việc tuyển thêm nhân lực mới hoặc đào tào những sinh viên khoa Công nghệ Thông tin nhằm thế chỗ tạm thời nếu xảy ra việc thiếu hụt nhân lực. 5. Bảng điểm có trọng số cho vị trí PM BẢNG ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ CHO VỊ TRÍ PM Tạo bởi: Nguyễn Thế Quang Ngày: 20/06/2007 Tiêu trí % Bùi Minh Phụng Nguyễn Thế Quang Kinh nghiệm 30% 80 40 Sáng tạo 20% 50 50 Kỹ năng tổ chức 25% 60 40 Kỹ năng giao tiếp 15% 80 50 Kỹ năng công nghệ 10% 70 90 Tổng 100% 71 49 SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 7 Nguyễn Thế Quang – CH0601056 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung Dựa theo trắc nghiệm bản thân thừ ta có được tính cách thống kê của các thành viên: Bùi Minh Phụng (ESTJ): Extraverted Sensing Thinking Judging Strength of the preferences % 11 38 25 11 Bạn là mẫu người của công việc. Bạn luôn phân tích và áp dụng những điều mình cho là logic vào công việc. Mẫu người này luôn cố gắng hết mình để hoàn thành công việc hiệu quả. Bạn muốn mọi người đánh giá bạn qua công việc chứ không qua lời nói. Đây là mẫu người có trách nhiệm trong công việc và mong muốn người khác cũng như họ. Nguyễn Thế Quang (INTJ): Introverted Intuitive Thinking Judging Strength of the preferences % 11 12 12 33 Bạn cũng là mẫu người của công việc. Bạn luôn muốn chứng minh mọi thứ bằng cách thực hiện công việc nhiều hơn là lời nói. Bạn luôn có trách nhiệm với công việc và với mọi người. Dựa vào kết quả của bảng điểm có trọng số kết hợp với tính cách cá nhân, ta có lựa chọn đúng đắn cho vị trí Project Manager trong nhóm là BÙI MINH PHỤNG, còn anh NGUYỄN THẾ QUANG sẽ đảm nhận công việc trưởng nhóm kỹ thuật. SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 8 Nguyễn Thế Quang – CH0601056 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung 6. Tôn chỉ dự án TÔN CHỈ DỰ ÁN (PROJECT CHARTER) Tên dự án: Xây dựng phần mềm Quản lý Thư Viện Trường ĐH Văn Lang Ngày bắt đầu: 01/07/2007 Ngày kết thúc: 27/06/2008 Ngân sách: 80.000.000 đồng Mục tiêu dự án: Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý sách và các ấn phẩm của thư viện, tạo sự thuận lợi và dễ dàng trong quản lý cũng như độc giả tìm kiếm tài liệu và mượn trả tài liệu. Thông qua ứng dụng quản lý thư viện, người quản lý có thể kiểm soát và thống kê tài liệu hiện có trong thư viện một cách dễ dàng và nhanh chóng, giúp cho độc giả có thể nhanh chóng và tiện lợi trong tìm kiếm tài liệu mà mình cần mượn. Cách tiếp cận: • Tìm hiểu yêu cầu công việc cụ thể hàng ngày của thư viện • Tìm hiểu về nghiệp vụ thư viện và mối quan hệ với các phòng ban khác • Lựa chọn ngôn ngữ lập trình để phát triển • Đánh giá kết quả đạt được của dự án Vai trò và trách nhiệm: Vai trò Họ tên Liên hệ Chữ ký Trưởng dự án Bùi Minh Phụng CH0601051 buiminhphung@vanlanguni.edu.vn Phụ trách kỹ thuật Nguyễn Thế Quang CH0601056 nguyenthequang@vanlanguni.edu.vn . SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 9 Nguyễn Thế Quang – CH0601056 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung Phần 2: Lập kế hoạch 1. Kịch bản Do yêu cầu cấp bách của thư viện về việc cần có một công cụ máy tính để quản lý sách cũng như mượn trả của thư viện, nên Nhà trường yêu cầu tổ phần mềm của Nhà trường cũng phải tìm cách sao cho chương trình quản lý thư viện có thể đi vào hoạt động nhanh nhất có thể. Với kinh nghiệm làm phần mềm hơn 4 năm và 2 năm quản trị mạng máy tính, anh Phụng được giao nhiệm vụ quản lý toàn bộ dự án và kiêm luôn nhiệm vụ tìm hiểu các yêu cầu và phân tích các yêu cầu của thư viện. Anh Quang với hơn 3 năm làm về phần mềm, được giao nhiệm vụ lựa chọn ngôn ngữ lập trình, các yêu cầu về phần cứng và dựa trên các yêu cầu của thư viện đã được anh Phụng phân tích, anh Quang sẽ phân tích chi tiết các yêu cầu kỹ thuật để phát triển phần mềm này. 2. Hợp đồng nhóm HỢP ĐỒNG NHÓM Tên dự án: Xây dựng chương trình quản lý thư viện Trường ĐH Văn Lang Họ tên các thành viên dự án và chữ ký: Họ tên Chữ ký Bùi Minh Phụng Nguyễn Thế Quang Quy tắc chung khi làm việc: • Xem quyền lợi của dự án là trên hết • Bảo đảm các hành viên khác của nhóm được thông báo về thông tin liên quan đế dự án • Tập trung vào những gì tốt nhất cho toàn bộ dự án • Làm việc để đưa ra kết quả đảm bảo chất lượng • Tôn trọng, quan tâm đến các ý kiến của các thành viên trong dự án. • Tham gia dự án cho đến khi kết thúc. Khi tham gia – các thành viên sẽ: • Tạo điều kiện như nhau cho mọi thành viên • Khuyến khích các thành viên đưa ý kiến của mình về các ý tưởng và các sản phẩm làm ra. SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 10 Nguyễn Thế Quang – CH0601056 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung • Trình bày các ý tưởng hay các cách tiếp cận đem lại lợi ích cho nhóm. • Báo cáo kịp thời tình trang công việc cho người Quản lý dự án. • Nên chân thật, cởi mở trong tất cả các hoạt động của dự án. • Khuyến khích sự linh động, uyển chuyển trong phong cách làm việc nhóm. • Thông báo sớm cho các thành viên trong nhóm nếu bạn sẽ vắng mặt trong một cuộc họp. Truyền thông – các thành viên sẽ: • Khi gửi email về các thông tin liên quan dự án thì phải gửi cho tất cả các thành viên trong nhóm. • Trả lời những email liên quan một cách kịp thời. • Tập trung giải quyết vấn đề, không được công kích người khác. • Trình bày các ý tưởng một cách rõ ràng, súc tích. • Phải đặt câu hỏi khi cảm thấy không rõ về các chỉ dẫn hay các ý ki61n của người khác. • Lưu lại nội dng các cuộc họp thảo luận liên quan theo trình tự nhất định. • Chỉ đưa ra một vấn đề thảo luận tại 1 thời điểm trong cuộc họp. Giải quyết vấn đề - các thành viên sẽ: • Khuyến khích mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề • Chỉ nên sử dụng những phê bình có tính xây dựng • Đưa ra các ý kiến phản đối hoặc giải pháp khi được yêu cầu giải quyết một vấn đề nào đó. • Đấu tranh để xây dựng dựa trên các ý kiến của mỗi người. Hội họp – các thành viên sẽ: • tham gia các cuộc họp, báo cáo tình hình hàng tuần của dự án. • Ghi chép nội dung các cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề được đề ra trong cuộc họp trong vòng 24 giờ. • Xây dựng một chương trình nghị sự trướ t61t cả các cuộc họp với ban lãnh đạo đơn vị. • Đưa nhật ký cuộc họp và các tài liệu quan trọng lên website của nhóm. SVTH: Bùi Minh Phụng – CH0601051 Trang 11 Nguyễn Thế Quang – CH0601056 Môn: Quản trị dự án GVPT: Trương Mỹ Dung 3. Các bên liên quan PHÂN TÍCH CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẾN DỰ ÁN Người viết: Nguyễn Thế Quang Ngày: 21/06/2007 Phụng Quang Hiệu Trưởng Thư viện Thuộc tổ chức QL chung QL Phần mềm Nhà đầu tư Người sử dụng Vai trò trong dự án Trưởng nhóm Phụ trách kỹ thuật Mức độ quan tâm Toàn bộ Một phần Mức độ ảnh hưởng Toàn bộ Một phần Đề xuất về quản lý các mối quan hệ 4. Bản tuyên bố phạm vi PHÁT BIỂU VỀ PHẠM VI Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện Trường ĐH Văn Lang Ngày: 01/06/2007 Người viết: Bùi Minh Phụng Lý giải về dự án: Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thư viện, nhằm mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cao nhất trong quản lý. Các tính chất và yêu cầu sản phẩm: • Sản phẩm phải ứng dụng được trong thực tiễn • Dễ sử dụng, dễ thao tác, giao diện sinh động Tổng kết vầ các sản phẩm chuyển giao của dự án • Sản phẩm: phần mềm quản lý thư viện • Tài liệu: các yêu cầu của dự án, các báo cáo về tiến độ và tình trạng của dự án, các chức năng đã được thực hiện, tài liệu về hướng dẫn sử dụng phần mềm. Các tiêu chí đánh giá dự án: • Tính thực tiễn • Tính tiện dụng • Tính ổn định của chương trình • Tiến độ thời gian không trễ quá 2