Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thư viện trường đại học kinh tế Đà Nẵng

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan : Những nội dung trong bài báo cáo này là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của TS. Hoàng Thị Thanh Hà, Khoa Thống kê – Tin học, Trường Đại học Kinh Tế - Đà Nẵng Mọi tham khảo dùng trong báo cáo này đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố. Mọi sao chép không hợp lệ, vi pham quy chế đào tạo, hay gian trá, em xin chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm. Đà Nẵng, ngày 24 tháng 11 năm 2012. Sinh viên thực hiện Cáp Văn Hiệp LỜI CẢM ƠN Chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng” là nỗ lực làm việc của em trong thời gian qua. Trong thời gian thực hiện chuyên đề tốt nghiệp em đã cố gắng hết mình để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp đúng thời gian. Bên cạnh đó là sự tận tình chỉ bảo của các thầy cô trong bộ môn Tin Học Quản Lý – Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô ở làm việc ở Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng, là đơn vị thực tập đã tạo điều kiện thuận lợi để bản thân em thực hiện tốt đề tài này. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS. Hoàng Thị Thanh Hà đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện chuyên đề tốt nghiệp Ngoài ra em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình và các bạn của em đã luôn giúp đỡ, ủng hộ em trong thời gian học tập và thực hiện chuyên đề tốt nghiệp. Mặc dù bản thân đã cố gắng rất nhiều để thực hiện và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Nhưng bên cạnh những điều đã đạt được thì ít nhiều đề tài cũng có thể gặp một vài sai sót và nhiều khi chưa đạt được như thầy cô mong muốn. Vì thế em luôn mong được lời góp ý của thầy cô và các bạn. Từ đó em sẽ rút ra cho mình bài học kinh nghiệm và hướng khắc phục Một lần nữa em xin kính chúc quý Thầy Cô sức khỏe và công tác tốt Đà Nẵng, ngày .... tháng.... năm 2012 Sinh viên thực hiện Cáp Văn Hiệp MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 3.1-Từ điển dữ liệu 32 Bảng 3.2- Bảng thực thể Sach 33 Bảng 3.3- Bảng thực thể DocGia 33 Bảng 3.4- Bảng thực thể MuonTra 33 Bảng 3.5- Bảng thực thể Lop 33 Bảng 3.6- Bảng thực thể LoaiDocGia 34 Bảng 3.7- Bảng thực thể Kho 34 Bảng 3.8- Bảng thực thể NhaXuatBan 34 Bảng 3.9- Bảng thực thể TacGia 34 Bảng 3.10- Bảng thực thể TheLoai 35 Bảng 3.11- Bảng thực thể NgonNgu 35 Bảng 3.12- Bảng thực thể NhaCungCap 35 Bảng 3.13- Bảng thực thể PhieuNhapSach 35 Bảng 3.14- Bảng thực thể ThuThu 36 Bảng 3.15- Bảng thực thể Quyen 36 Bảng 3.16- Bảng thực thể TaiKhoan 36 Bảng 3.17- Bảng thực thể Khoa 36 Bảng 3.18- Bảng Quyen 45 Bảng 3.19- Bảng TaiKhoan 45 Bảng 3.20- Bảng ThuThu 45 Bảng 3.21- Bảng PhieuNhapSach 46 Bảng 3.22- Bảng NhaCungCap 46 Bảng 3.23- Bảng ChiTiet-PN 46 Bảng 3.24- Bảng TheLoai 47 Bảng 3.25- Bảng NhaXuatBan 47 Bảng 3.26- Bảng NgonNgu 47 Bảng 3.27- Bảng TacGia 48 Bảng 3.28- Bảng Lop 48 Bảng 3.29- Bảng LoaiDocGia 48 Bảng 3.30- Bảng DocGia 49 Bảng 3.31- Bảng MuonTra 49 Bảng 3.32- Bảng ChiTiet-MT 49 Bảng 3.33- Bảng Kho 50 Bảng 3.34- Bảng Sach 50 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 2.1 - Cơ cấu tổ chức Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 13 Hình 2.2 - Quy trình đặt sách 14 Hình 2.3 - Quy trình mượn sách giáo trình 15 Hình 2.4 - Quy trình mượn sách tham khảo 16 Hình 2.5 - Quy trình trả sách 17 Hình 2.6 - Quy trình gia hạn sách 18 Hình 2.7 - Hình ảnh khảo sát 19 Hình 3.1 - Sơ đồ phân rã chức năng (BFD) 20 Hình 3.2 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 21 Hình 3.3 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 22 Hình 3.4 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý độc giả 23 Hình 3.5 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhà cung cấp 24 Hình 3.6 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý thủ thư 25 Hình 3.7 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý sách 26 Hình 3.8 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý mượn trả 27 Hình 3.9 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Quản lý nhập sách 28 Hình 3.10 - Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Thống kê báo cáo 29 Hình 3.11 - Mối quan hệ giữa Quyen và TaiKhoan 37 Hình 3.12 - Mối quan hệ giữa TaiKhoan và ThuThu 37 Hình 3.13 - Mối quan hệ giữa ThuThu và PhieuNhapSach 37 Hình 3.14 - Mối quan hệ giữa ThuThu và MuonTra 38 Hình 3.15 - Mối quan hệ giữa PhieuNhapSach và NhaCungCap 38 Hình 3.16 - Mối quan hệ giữa PhieuNhapSach và Sach 38 Hình 3.17 - Mối quan hệ giữa Sach và PhanLoai 39 Hình 3.18 - Mối quan hệ giữa MuonTra và Sach 39 Hình 3.19 - Mối quan hệ giữa MuonTra và DocGia 39 Hình 3.20 - Mối quan hệ giữa DocGia và LoaiDocGia 40 Hình 3.21 - Mối quan hệ giữa DocGia và Lop 40 Hình 3.22 - Mối quan hệ giữa Sach và TacGia 40 Hình 3.23 - Mối quan hệ giữa Sach và NgonNgu 41 Hình 3.24 - Mối quan hệ giữa Sach và NhaXuatBan 41 Hình 3.25 - Mối quan hệ giữa Khoa và Lop 41 Hình 3.26 - Mô hình E-R 42 Hình 3.27 - Mô hình D-R 44 Hình 4.1 - Giao diện chính 53 Hình 4.2 - Form đăng nhập 54 Hình 4.3 - Form quản lý sách 54 Hình 4.4 - Form quản lý độc giả 55 Hình 4.5 - Form quản lý thủ thư 55 Hình 4.6 - Form quản lý nhà cung cấp 56 Hình 4.7 - Form danh sách độc giả mượn sách 56 Hình 4.8 - Form mượn sách 57 Hình 4.9 - Form thông tin chi tiết về độc giả mượn sách 57 Hình 4.10 - Form trả sách 58 Hình 4.11 - Xử lý vi phạm 58 Hình 4.12 - Dành cho độc giả tra cứu tài liệu 59 Hình 4.13 - Report sách 60 Hình 4.14 - Report độc giả 60 Hình 5.1 - Phiếu xử lý vi phạm tại Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng 63 Hình 5.2 - Phiếu kiểm kê tài liệu 64 Hình 5.3 - Thông tin độc giả 65 Hình 5.4 - Mượn tài liệu 65 Hinh 5.5 - Trả tài liệu 66 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Ý nghĩa của từ viết tắt 1 BFD Business Functions Diagram 2 DDH Đơn đặt hàng 3 DFD Data Flow Diagram 4 ĐG Độc giả 5 ĐHKT Đại Học Kinh Tế 6 DR Data Relationship 7 ER Entity Relationship 8 HD Hóa đơn 9 MT Mượn trả 10 NCC Nhà cung cấp 11 PN Phiếu nhập 12 TK-BC Thống kê - báo cáo 13 TT Thông tin 14 TV Thư Viện 15 VP Vi phạm 16 YC Yêu cầu DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU KÍ HIỆU THUỘC Ý NGHĨA Lưu đồ hệ thống Tài liệu Lưu đồ hệ thống Nhiều tài liệu Lưu đồ hệ thống Tiến trình xử lí bằng tay Lưu đồ hệ thống Tiến trình luân phiên Lưu đồ hệ thống Lưu Mô hình Thực thể - Mối quan hệ Quan hệ Biểu đồ luồng dữ liệu logic Tiến trình Biểu đồ luồng dữ liệu Tác nhân Mô hình Thực thể - Mối quan hệ Thực thể Biểu đồ luồng dữ liệu Kho dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu Luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu Tác nhân lặp lại Biểu đồ luồng dữ liệu Kho dữ liệu lặp lại MỞ ĐẦU Lời mở đầu Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa học công nghệ thực sự đã đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội, cho các tổ chức trong giai đoạn mở cửa hiện nay, đặc biệt là nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý. Có thể nói rằng với sự phát triển của hệ thông tin thì việc quản lý thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận. Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ. Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hóa, tối giản được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn rút ngắn thời gian và nhân lực trong quá trình quản lý. Tên đề tài “Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng” Lý do chọn đề tài Cơ sở lý luận Quá trình triển khai tin học hóa trong công tác quản lý thư viện nhằm mục tiêu thúc đẩy và nâng cao hiệu quả trong công tác nghiệp vụ quản lý thư viện hiện vẫn chưa đồng bộ. Xây dựng một hệ thống quản lý thư viện phù hợp với công tác quản lý thư viện có ý nghĩa to lớn trong chiến lược xây dựng các thư viện điện tử. Cơ sở thực tiễn Trong thực tế, việc quản lý trong quy trình nghiệp vụ thư viện của Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng hiện đã được tin học hóa, các nghiệp vụ mượn trả, kiểm kê, báo cáo... đều được thực hiện trên máy tính. Nhưng trong quá trình quản lý sách, phục vụ độc giả vẫn còn một số nhược điểm chưa thể khắc phục được. Do đó em muốn vận dụng những kiến thức đã học để phân tích hệ thống một cách khoa học về công tác quản lý trong một thư viện lớn và việc áp dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong công tác quản lý . Lý do cá nhân Là một người thích đọc sách em thường xuyên đến thư viện và nhà sách lớn để đọc sách và thấy vấn đề phức tạp trong công tác quản lý thư viện. Việc quản lý thư viện ở một số nơi còn thủ công. Trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng là trường có hệ thống thư viện tương đối lớn đã áp dụng tin học hóa trong công tác quản lý khá thành công, hơn nữa là một sinh viên khoa Thống Kê – Tin Học em muốn có cơ hội để gắn quá trình lý thuyết với thực hành và hiểu sâu hơn những công việc thực tế khi phân tích và phát triển một hệ thống thông tin trong thực tế nên em đã chọn đề tài “Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng” Mục tiêu đề tài Trong một hệ thống Thư Viện, việc quản lý là một vấn đề quan trọng nhất, làm sao để Sinh Viên mượn sách mà không cần phải mất thời gian? Làm sao tìm kiếm sách cũng như thủ tục mượn trả nhanh chóng? Làm sao các thủ thư không mất nhiều thời gian trong quá trình quản lý sách? Đó là nhưng câu hỏi, mục tiêu đặt ra mà người lãnh đạo Thư Viện hướng tới nhằm quản lý Thư Viện một cách chặt chẽ, hiệu quả phục vụ một cách tốt nhất cho các độc giả. Phạm vi nghiên cứu Hệ thống lưu trữ các thông tin liên quan đến Thư Viện Trường ĐHKT Đà Nẵng để phục vụ cho quá trình quản lý. Phạm vi nằm trong giới hạn của chuyên đề tốt nghiệp. Sử dụng hệ quản trị CSDL Access 2003 để thiết kế cơ sở dữ liệu. Sử dụng ngôn ngữ lập VisualBasic 6.0 để cài đặt. Phương pháp nghiên cứu Chuyên đề tốt nghiệp được thực hiện trên cơ sở : Thu thập, tổng hợp các số liệu thực tế về hoạt động quản lý thư viện Ghi nhận các ý kiến, nhận định của các thủ thư tại thư viện Trường ĐHKT Đà Nẵng về hạn chế còn tồn tại trong hệ thống Sử dụng phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc Sử dụng mô hình ER, DR để phân tích hệ thống về dữ liệu CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN Các chức năng của công tác quản lý Thư Viện Xuất phát từ nhu cầu về thông tin cho đông đảo bạn đọc, mô hình thư viện đã ra đời. Thư viện, xuất phát từ tên gọi của nó có nghĩa là nơi lưu trữ tài liệu cho phép một khối lượng lớn độc giả có nhu cầu sử dụng nguồn tài liệu. Nhiều tài liệu quý hiếm đã được lưu trữ và bảo quản trong các thư viện trong suốt thời gian dài mà hiện nay không đâu có thể có những tài liệu đó. Sau đây là các chức năng chính không thể thiếu trong một thư viện bao gồm : Phát triển nguồn tài liệu : Bổ sung, trao đổi và nhận tặng tài liệu; Xử lý kỹ thuật các tài liệu thu thập được; Tổ chức và bảo quản các kho tài liệu; Phục vụ độc giả tra cứu và sử dụng tài liệu hiệu quả. Để đáp ứng được nhu cầu của độc giả và quản lý tài liệu trong thời kỳ bùng nổ thông tin như hiện nay, nhiệm vụ của công tác thư viện càng trở nên khó khăn và phức tạp. Việc ứng dụng tin học hóa vào quản lý thư viện sẽ giúp cho thư viện trở thành cửa ngõ của mọi thông loại thông tin, đơn giản hóa các nghiệp vụ thư viện, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ độc giả. Các khái niệm trong công tác quản lý thông tin Thư Viện Bản sách (Số sách của một đầu sách) Tập hợp các cuốn sách có các thông tin giống hệt nhau (tên sách, tên tác giả) được gọi là các bản sách của một đầu sách. Đầu sách Một tập hợp các bản sách giống hệt nhau được gọi là một đầu sách. Số đăng ký cá biệt Số đăng ký cá biệt là số thứ tự của một bản sách trong kho. Tên kho sách và số đăng ký cá biệt là ký hiệu biễu diễn duy nhất cho mỗi bản sách trong thư viện. Số đăng ký cá biệt được lưu trong sổ đăng ký cá biệt. Từ khóa Từ khóa là những từ ngữ đặc biệt trong mỗi tài liệu có tính chất mô tả và đặc trưng cao cho nội dung của tài liệu đó hoặc là những danh từ riêng được nhắc đi nhắc lại nhiều lần trong tài liệu. Khung phân loại Khung phân loại là tập hợp các ký hiệu được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Ký hiệu phân loại của mỗi tài liệu là tập hợp các ký hiêu trong khung phân loại. Ký hiệu phân loại Ký hiệu phân loại là những ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ (hoặc cả hai) quy định sẵn để biểu diễn các khái niệm khoa học thuộc toàn bộ các lĩnh vực tri thức Nhãn sách Nhãn sách là những băng giấy nhỏ dán trên mỗi bản sách, trên có ghi rõ “Tên thư viện “ cùng với các thông tin (viết tắt theo những ký hiệu đã quy định) của chính bản sách đó như ngôn ngữ, khổ cỡ, phòng phục vụ, vị trí kho, số đăng ký cá biệt (Ký hiệu xếp giá) của bản sách đó trong kho, tên viết tắt của tác giả, mã phân loại của bản sách đó, năm xuất bản cuốn sách Phích sách Phích sách là những thẻ bằng giấy trên có ghi rõ thông tin về từng đầu sách như tên tác giả, tên sách, mã phân loại, từ khóa, tóm tắt nội dung, được sắp xếp theo trật tự nhất định (hoặc theo chủ đề, hoặc theo chữ cái) đặt các ngăn gỗ để phục vụ cho việc tra cứu của độc giả Phiếu mượn Phiếu mượn là phiếu ghi các thông tin mượn trả dành cho mỗi độc giả của thư viện. Trên phiếu có ghi ngày tháng năm sinh, tên tuổi, nghề nghiệp, địa chỉ, số thẻ và ảnh của độc giả sở hữu phiếu đó. Trên phiếu có ghi tên những cuốn sách mà độc giả mượn. Phiếu này được dùng làm biên bản pháp lý về việc giao nhận và trả sách giữa độc giả và thủ thư. Phiếu yêu cầu Phiếu yêu cầu là phiếu ghi tên cuốn sách muốn mượn mà độc giả sẽ đưa cho thủ thư khi có nhu cầu mượn sách. Phiếu theo dõi Phiếu theo là phiếu gắn trên mỗi bản sách, trên có ghi rõ ký hiệu sách, tên sách, tên tác giả, ngày mượn, người mượn, địa chỉ mượn. Phiếu này dùng để theo dõi lượng người đã mượn sách đó. Số đăng ký tổng quát Số đăng ký tổng quát là sổ dùng để ghi chép các thông tin trong mỗi đợt bổ sung tài liệu. Sổ gồm 3 phần chính là : Tài liệu nhập kho : Trong phần này có ghi rõ ngày tháng và sổ, số chứng từ (hóa đơn) của lần bổ sung đó, nơi cung cấp tài liệu, tổng số tài liệu nhập về, số lượng của mỗi loại sách, tổng số tiền trả, số lượng tài liệu phân chia theo từng lĩnh vực, tổng số tài liệu phân chia theo từng ngôn ngữ Tài liệu xuất kho : Trong phần này ghi rõ ngày vào sổ, số biên bản, ngày phê chuẩn biên bản, tổng số tài liệu xuất kho, số lượng xuất kho của mỗi loại, tổng tiền, số lượng tài liệu phân chia theo từng khu vực, số lượng tài liệu phân chia theo từng ngôn ngữ. Tình hình tài liệu hằng quí, hằng năm : Trong phần này ghi rõ ngày kiểm kê, tổng số tài liệu kiểm kê, số tài liệu thuộc mỗi loại được kiểm kê. Sổ đăng ký cá biệt Sổ đăng ký cá biệt là sổ ghi chép thông tin từng bản sách trong mỗi kho. Mỗi kho chỉ có một sổ đăng ký cá biệt duy nhất. Trong sổ có ghi đầy đũ mọi thông tin như ngày vào sổ, số thứ tự của từng bản sách trong kho, tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền mỗi bản, số vào sổ tổng quát của mỗi bản, loại tài liệu của bản sách đó, ngày vào số biên bản xuất , thông tin kiểm kê của từng bản sách ở từng quý. Một số khung phân loại phổ biến Sách được phân loại theo một số tiêu chuẩn (gọi là khung phân loại). Các khung phân loại phổ biến hiện nay là : Khung phân loại DDC (Mỹ) Khung phân loại BBK (Liên Xô) Khung phân loại PTB (Việt Nam) Khung phân loại này thường được dùng trong công tác quản lý thư viện ở Việt Nam Cấu trúc bảng chính. Đây là khung phân loại được các chuyên môn thư viện Quốc Gia Việt Nam biên soạn lại dựa trên cơ sỡ khung phân loại BBK. Khung phân loại này có 19 lớp cơ bản. Ví dụ: 0: Tổng loại. 1: Triết học. Tâm lý học. Logic học. 2: Chủ nghĩa vô thần . Tôn giáo. 3K: Chủ nghĩa Mác-LêNin. 3: Xã hội chính trị. ... Đ: Sách thiếu nhi. Trong các lớp cơ bản, ta có thể thấy khung phân loại đã thể hiện ký hiệu xen lẫn cả chữ số Arap và chữ cái, dùng cả một số và hai số cho lớp cơ bản Các bậc phân chia tiếp theo ở các lớp nhỏ hơn cũng sử dụng hỗn hợp chữ và số, tuy nhiên về cơ bản vẫn theo nguyên tắc thập tiến. Ví dụ 6 lớp được chia nhỏ như sau : 6: Kỹ thuật. 6C1: Ngành khai mỏ. 6C4: Gia công kim loại. 6C4.1: Đúc kim loại. 6C4.2: Gia công kim loại bằng áp lực. 6C4.3: Hàn, cắt kim loại. Các bảng phụ trợ: Khung phân loại PTB có 4 bảng trợ ký hiệu : Bảng trợ ký hiệu hình thức Bảng trợ ký hiệu địa lý Bảng trợ ký hiệu ngôn ngữ Bảng trợ ký hiệu phân tích Một số nghiệp vụ cơ bản trong quản lý Thư Viện Bổ sung nguồn tài liệu Đây là hoạt động đầu tiên trong chuỗi các nghiệp vụ của thư viện, tạo ra nguồn hay bản sưu tập tư bộ tài liệu. Trong nghiệp vụ này, thư viện có nhiệm vụ đặt mua sách, ấn phẩm định kỳ hay bất kỳ dạng tài liệu nào khác tuân theo một chiến lược xác định trong điều kiện kinh tế cho phép, nhằm phục vụ tốt nhất cho các đối tượng bạn đọc của mình. Xử lý kỹ thuật Sau khi bổ sung sách, quá trình xử lý kỹ thuật có nhiệm vụ: Phân loại tài liệu: Là quá trình cán bộ nghiệp vụ dùng các ký hiệu đã được quy định để mô tả nội dung cuốn sách theo chuyên ngành học Tạo phích và tổ chức hệ thống tra cứu cho độc giả: Tạo phích là công việc không thể bỏ qua. Trên phích có đầy đủ thông tin cần thiết giúp độc giả xác định cuốn sách. Phích được sắp xếp theo các tiêu chí khác nhau. Phục vụ độc giả mượn – trả tài liệu Tra cứu tài liệu: Độc giả sử dụng hệ thống các phích được sắp xếp theo trật tự tên tài liệu, tên tác giả hoặc chủ đề để có thể tìm được tài liệu mình cần. Mượn tài liệu: Dựa vào thông tin trên phích sách, độc giả có thể tự mình tìm tài liệu hoặc viết phiếu yêu cầu đưa cho thủ thư. Thủ thư ghi lại thông tin về bạn đọc và tài liệu mà bạn đọc mượn vào phiếu theo dõi và đưa tài liệu cho độc giả mượn nếu có. Trả tài liệu: Khi bạn đọc trả tài liệu, cán bộ thủ thư xóa tên tài liệu khỏi danh sách đang mượn của độc giả và xếp tài liệu vào vị trí cũ của nó. Vai trò của tin học hóa trong công tác quản lý Thư Viện Thế giới đang c