Dự án: “Cải tiến quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam”

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH LỚP: QUẢN TRỊ K22 – NGÀY 2 ----------0O0---------- Dự án: “Cải tiến quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam” MÔ N HỌ C: THAY ĐỔ I VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC (OD) GVHD: TS. TRƯƠ NG THỊ LAN ANH HV: HUỲNH THẢO TRANG Tp. Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2014 ~ 1 ~ MỤC LỤC Chương 1 ........................................................................................................................................ 3 PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................................... 3 1.1. Lý do chọn đề tài. ........................................................................................................... 3 1.2. Mục tiêu: .......................................................................................................................... 3 1.3. Phương pháp thực hiện. ................................................................................................. 3 1.4. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu. .................................................................................... 4 Chương 2 ........................................................................................................................................ 5 CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐNG HIỆN TẠI ............................................... 5 2.1.Giới thiệu về Jabil Circuit ................................................................................................. 5 2.1.1. Lĩnh vực hoạt động:................................................................................................... 5 2.1.2. Sứ mạng, tầm nhìn:.................................................................................................... 5 2.1.3. Chiến lược: ................................................................................................................. 5 2.1.4. Nguyên tắc hàng đầu: ................................................................................................ 6 2.1.5. Quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu (NVL) tại Jabil Việt nam:........ 6 2.2. Tình huống tại Jabil Việt nam: ........................................................................................ 7 Chương 3 ........................................................................................................................................ 9 CHẨN ĐOÁN: THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN TÍCH VÀ GIẢI THÍCH KẾT QUẢ .. 9 3.1. Bước xác định (Define). ................................................................................................... 9 3.2. Bước đo lường (Measure) .............................................................................................. 10 ~ 2 ~ 3.2.1. Thông tin thứ cấp:.................................................................................................... 10 3.2.2.Thông tin sơ cấp:....................................................................................................... 10 3.2.3.Biểu đồ xương cá: ..................................................................................................... 11 3.3. Bước phân tích (Analysics):........................................................................................... 11 3.3.1. Phân tích dữ liệu: ..................................................................................................... 12 3.3.2.Phân tích nguồn gốc: ................................................................................................ 12 Chương 4 ...................................................................................................................................... 13 GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ.......................................................................................................... 13 Chương 5 ...................................................................................................................................... 15 PHÂN TÍCH ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ ......................................................................... 15 5.1. Động lực và kháng cự sự thay đổi:................................................................................ 15 5.2. Khắc phục sự kháng cự: ................................................................................................. 16 ~ 3 ~ Chương 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1.1.Lý do chọn đề tài. Sau cuộc khủng hoảng kinh tế Thế giới 2008, nền kinh tế thế giới nói chung và kinh tế các nước nói riêng đều rơi vào tình trạng suy thoái. Các doanh nghiệp đua nhau p há sản. Việc kinh doanh có lời là một điều không hề dễ dàng như trước đối với các doanh nghiệp. Gòng mình để có thể vượt qua giai đoạn khó khăn này trở thành một xu hướng chung của nhiều doanh nghiệp. Để tồn tại, các doanh nghiệp đều xem xét, dè xén lại việc chi tiêu của mình. Những chi phí nào được cho là kém chất lượng thì được ưu tiên xem xét. Không nằm ngoài xu thuế đó, Jabil Circuit (chi nhánh tại Việt nam của T6a5p đoàn Jabil) luôn đặt mục tiêu kiểm soát chi phí lên hàng đầu. Tại Jabil Việt nam, nguyên vật liệu sản xuất (đó là những con linh kiện) chiếm tới hơn 70% tổng chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, việc kiểm soát chi phí phải xuất phát và tập trung vào kiểm soát nguyên vật liệu. Tuy nhiên hiện nay, hoạt động này tại Jabil Việt nam vẫn chưa được thực hiện tốt. Điều này gây ra sự lãng phí cũng như khó khăn trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trước thực trạng này, nhóm chúng tôi đã quyết định chọn và thực hiện đề tài: “Cải tiến quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam”. 1.2. Mục tiêu: Nhận diện các nguyên nhân gây ra sự kém hiệu quả của quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam. Đề xuất phương án khắc phục tình trạng không mong muốn đó. 1.3. Phương pháp thực hiện. Vấn đề nghiên cứu: quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam kém hiệu quả. - Thu thập thông tin: Kết hợp 3 phương pháp: quan sát, bảng câu hỏi, thảo luận nhóm. ~ 4 ~ - Xử lý dữ liệu: phần mềm SPSS. - Áp dụng 3 bước trong tiến trình DMAIC (phương pháp 6 sigma) để thu thập thông tin và phân tích vấn đề. Bao gồm: Bước 1: Xác định (Define): sử dụng mô hình SIPOC để xác định nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra, và các khách hàng của Jabil Việt nam. Bước 2: Đo lường (Measure) - Dữ liệu thứ cấp - Khảo sát sơ bộ => Tìm ra các nguyên nhân gây nên vấn đề không mong muốn (quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam kém hiệu quả). - Sử dụng sơ đồ xương cá => Biểu diễn mối liên hệ giữa các nguyên nhân và vấn đề nghiên cứu. Bước 3: Phân tích (Analysic): sử dụng công cụ “5 WHY” để phân tích => tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Dự án OD của nhóm là tìm ra giải pháp can thiệp để giải quyết nguyên nhân gốc rễ này. 1.4. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu. Dự án được thực hiện ở qui mô tổ chức là công ty Jabill Việt Nam. Các phòng ban liên quan đến Dự án bao gồm: - Phòng kế hoạch (Planning) - Phòng phân tích tồn kho (IA) - Phòng chuẩn bị vật liệu (Kitting) - Phòng sản xuất (Production) - Kho Đối tượng nghiên cứu: quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil Việt nam. Đối tượng khảo sát: nhân viên, người lao động tại 5 phòng ban có liên quan kể trên. ~ 5 ~ Chương 2 CƠ S Ở NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐNG HIỆN TẠI 2.1.Giới thiệu về Jabil Circuit 2.1.1. Lĩnh vực hoạt động: - Jabil Circuit là một nhà cung cấp dịch vụ sản xuất điện tử. Jabil thiết kế và sản xuất thiết bị điện tử cho các công ty OEM (Original Equipment M anufacturer, dùng gọi nhà sản xuất thiết bị nguyên thủy) trong ngành công nghiệp bao gồm cả y tế, khoa học đời sống, công nghệ sạch, thiết bị, quốc phòng, hàng không vũ trụ, ô tô, máy tính, lưu trữ, sản phẩm tiêu dùng, mạng và viễn thông. - Jabil có trụ sở chính tại St Petersburg, Florida và là một trong những công ty lớn nhất trong khu vực Tampa Bay. Jabil được thành lập vào năm 1966, đến nay đã hoạt động với hơn 60 nhà máy tại 33 quốc gia ở châu M ỹ, châu Âu và châu Á. - Jabil Circuit Viet Nam được thành lập vào năm 2007, là một trong 2 dự án đầu tư lớn nhất tại khu công nghệ cao quận 9, với vốn đầu tư ban đầu 500 triệu USD. 2.1.2. Sứ mạng, tầm nhìn: - Sứ mạng: Được xây dựng trên một nền tảng của nhân viên được trao quy ền, Jabil phấn đấu để trở thành đối tác dịch vụ sản xuất toàn cầu hàng đầu thế giới thông qua sự tăng trưởng liên tục của khách hàng và thị trường mục tiêu bằng cách cung cấp khả năng phân biệt và các dịch vụ hiệu quả. - Tầm nhìn: To be the world’s leading manufacturing services provider by enabling employees to proactively offer customers innovative and strategically beneficial solutions. Là nhà cung cấp dịch vụ sản xuất hàng đầu thế giới bằng cách cho phép nhân viên chủ động cung cấp cho khách hàng các giải pháp sáng tạo và chiến lược hiệu quả. 2.1.3. Chiến lược: - Phát triển thị trường mục tiêu và cung cấp những dịch vụ khách hàng tốt nhất trong ngành công nghiệp. ~ 6 ~ - Phân biệt và chủ động cung cấp khả năng ngành công nghiệp hàng đầu - Cung cấp các dịch vụ tổng chi phí thấp nhất trong một môi trường cạnh tranh toàn cầu. - Tôn trọng nhân viên và tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp. 2.1.4. Nguyên tắc hàng đầu: - Cung cấp một môi trường làm việc tôn trọng và an toàn để người lao động được trao quy ền và trách nhiệm. - Chạy các hoạt động thực hiện theo định hướng, và là người dẫn đầu thị trường trong dịch vụ khách hàng. - Cung cấp chi phí cạnh tranh cho khách hàng và lợi nhuận tài chính vững chắc cho các cổ đông. 2.1.5. Quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu (NVL) tại Jabil Việt nam: Q UY TRÌNH CUNG ỨNG VÀ THU HỒI NVL TRÁCH NHIỆM Dòng vật liệu Planner lên kế hoạch SX cho ngày mai : update model & số Bước 1 Planner lượng sản phẩm lên phần mềm PPT Tạo pullist (danh sách vật liệu SX) trên hệ thống SAP dựa Bước 2 IA trên plan đã update trên PPT Bước 3 Kitting Xuất vật liệu SX dựa trên Pullist Bước 4 Kitting In giấy xuất vật liệu SX Kiểm tra chính xác vật liệu (tên linh kiện & số lượng đầy Bước 5 Kitting đủ) dựa trên giấy xuất hàng Sản xuất sử dụng vật liệu được cung cấp để sản xuất mã Bước 6 Production hàng theo kế hoạch ~ 7 ~ Bước 7 Production Hoàn thành sản xuất mã hàng Bước 8 Production Kéo vật liệu dư trả về kho Bước 9 Kho Đếm số lượng vật liệu dư trả về, in lại tem Bước 10 Kho Nhận vật liệu dư đã in tem vào Bin 2.2. Tình huống tại Jabil Việt nam: Công nhân chưa tuân theo đúng quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu: Trong quy trình có quy định rất rõ ràng đối với việc phải trả nguyên vật liệu về kho sau khi sản xuất xong một mã hàng. Nhưng bộ phận sản xuất thường xuyên để xảy ra tình trạng: linh kiện còn nằm trên dây chuyền sản xuất quá thời gian cho phép, thậm chí còn có tình trạng linh kiện thừa nằm trên máng sản xuất 7 ngày. Tình trạng này đã gây ra rất nhiều khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho và ảnh hưởng cho việc lên kế hoạch sản xuất mã hàng tiếp theo: - Quản lý kho: không cập nhật chính xác tình trạng hiện tại của nguyên vật liệu. Vì vậy số lượng thực tế và số lượng nhập trên phần mềm lưu trữ không giống nhau. - Lên kế hoạch sản xuất mã hàng tiếp theo: không nắm chính xác tình trạng hàng tồn kho thì bộ phận lên kế hoạch sẽ không chủ động trong việc lên kế hoạch cho mã hàng khác. Chưa quản lý chi phí một cách hiệu quả: linh kiện được đem lên dây chuyền sản xuất. Nhưng sau khi sản xuất xong thì không được trả về kho theo đúng quy trình. Điều này dẫn đến việc thất thoát, mất mát linh kiện. Và số lượng linh kiện bị mất trong mỗi tháng gây ra một khoản chi phí không nhỏ cho Công ty. Thiếu máy móc phục vụ cho việc đếm nguyên vật liệu (linh kiện): dẫn đến tình trạng ùn tắc nguyên vật liệu trả về kho thường xuyên xảy ra. Theo các số liệu thống kê: ~ 8 ~ - Dừng chuyền sản xuất rất thường xuyên. Dừng chuyền do nhiều nguyên nhân gầy ra, theo các số liệu thống kê thì dừng chuyền do yếu tố nguyên vật liệu chiếm 1,55% tổng thời gian chạy. - Thời gian linh kiện tồn tại trên line trên 7 ngày chiếm khoảng 6,32%. - Tốn rất nhiều thời gian và công sức cho việc kiểm tra và điều chỉnh tồn kho trên hệ thống cho phù hợp với thực tế. ~ 9 ~ Chương 3 CHẨN ĐOÁN: THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN TÍCH VÀ GIẢI THÍCH KẾT QUẢ Áp dụng 3 bước trong tiến trình DM AIC: 3.1. Bước xác định (Define). Sử dụng biểu đồ SIPOC để xác định: - Nhà cung cấp: Các công ty cung cấp các loại linh kiện theo đơn đặt hàng của Jabil trên toàn cầu. - Đầu vào: Những con linh kiện có đặc điểm rất nhỏ (như hạt gạo). Linh kiện được đựng trong cuộn reel. Mỗi cuộn reel chứa 2000, 5000,…con linh kiện trong đó. Mỗi cuộn reel chứa 1 loại linh kiện duy nhất. - Quy trình: như mục 2.1.5. - Đầu ra: Những model theo đơn đặt hàng của khách hàng - Khách hàng: những công ty có đơn đạt hàng sản xuất thiết bị điện tử với Jabil trên toàn cầu. Hình ánh 1 cuộn reel chứa linh kiện ~ 10 ~ 3.2. Bước đo lường (Measure) 3.2.1. Thông tin thứ cấp: Qua báo cáo thời gian dừng chuyền: Việc dừng chuyền do thiếu linh kiện xảy ra rất thường xuyên , chiếm trung bình 1.55% tổng thời gian chạy => lãng phí nguồn lực rất lớn ( thời gian, máy móc, con người, chi phí…) Qua báo cáo thời gian tồn tại của linh kiện trên hệ thống ( Aging report) tính đến ngày 14/3/2014: cho thấy linh kiện tồn tại trên 7 ngày chiếm 6.32% tổng số linh kiện tồn tại trên line Nguyên nhân : Sản xuất không chạy hết công suất gây nên tình trạng trì trệ, chưa thể chạy hoàn tất 1 model nên không thể trả về, bị mất linh kiện nên không tìm ra để trả về, công nhân làm biếng tháo linh kiện khỏi FSS Qua báo cáo điều chỉnh hệ thống : cho thấy IA thường xuyên điều chỉnh tồn kho trê hệ thống cho khớp với tình hình thực tế, cụ thể là trừ bớt đi số lượng trên hệ thống do không tìm ra linh kiện thực tế. Nguyên nhân : Sản xuất chưa kiểm soát chặc chẽ linh kiện được đưa lên line, ý thức công nhân thấp, thường xuyên quăng linh kiện vào sọt rác, và bất cứ chỗ nào. 3.2.2.Thông tin sơ cấp: Cuộc điều tra sơ bộ: - Cỡ mẫu: 55 - Chọn mẫu: chọn mẫu phân tầng trong 5 phòng ban liên quan đến thực hiện quy trình này: Planning (10 người), IA (15 người), Production (15 người), Kitting (5 người), Kho (10 người). - Hình thức: Sử dụng bảng câu hỏi với thang đo Likert 4 mức độ: (1- hoàn toàn không đồng ý; 2 - không đồng ý; 3 - đồng ý; 4 - hoàn toàn đồng ý). (Nội dung bảng câu hỏi: xem phần phụ lục). - Kết quả khảo sát: Câu hỏi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Hoàn toàn không đồng ý 0 0 1 30 14 16 14 17 2 14 6 Không đồng ý 5 9 10 21 22 23 23 22 6 22 13 Đồng ý 24 30 24 3 14 10 10 14 20 16 20 ~ 11 ~ Hoàn toàn đồng ý 26 16 20 1 5 6 8 2 27 3 16 Bảng 3.1. Tổng hợp kết quả khảo sát Nhận xét: Những nguyên nhân làm cho quy trình không hiệu quả bao gồm: - Về con người: ý thức làm việc của công nhân chưa cao, chưa nắm được quy trình. - Về phương pháp, kỹ thuật: không đáp ứng đủ số lượng máy đếm, công suất máy đếm thấp, không qui trách nhiệm cá nhân ngay khi có sai sót xảy ra,giám sát quy trình không chặt chẽ. - Về quy trình: sản xuất không trả hàng về ngay sau khi chạy xong 1 mã hàng. 3.2.3.Biểu đồ xương cá: Sơ đồ 3.1: Nguyên nhân làm cho quy trình tại Jabil không hiệu quả 3.3. Bước phân tích (Analysics): ~ 12 ~ 3.3.1. Phân tích dữ liệu: Sau khi tiến hành thu thập thông tin thông qua phiếu khảo sát, tiến hành chạy dữ liệu bằng chương trình SPSS để kiểm định độ tin cậy của số liệu thu thập được. (Kết quả chạy SPSS xem thêm ở phần phụ lục). 3.3.2.Phân tích nguồn gốc: Sử dụng công cụ 5 Why? => tìm ra nguyên nhân gốc rễ, quan trọng nhất của vấn đề, tránh những mặc định sai lầm khi phân tích vấn đề. 5 Why? - Tại sao quy trình của chúng ta không mang lại hiệu quả cao? Bởi vì chúng ta gặp khó khăn trong quản lý hàng tồn kho. - Tại sao chúng ta gặp khó khăn trong quản lý hàng tồn kho? Bởi vì số lượng linh kiện trong sổ sách không khớp với số lượng thực tế. - Tại sao số lượng linh kiện lưu trữ trên hệ thống và trên thực tế không khớp? Bởi vì linh kiện thừa sau khi sản xuất không được trả về kho. - Tại sao linh kiện thừa không được trả về kho? Bởi vì khả năng kiểm soát kém. - Tại sao khả năng kiểm soát quy trình còn yếu? Bởi vì do chính quy trình bất ổn.  Sau khi phân tích bằng “5 Why”, nguyên nhân gốc rễ làm cho quy trình cung ứng và thu hồi nguyên vật liệu tại Jabil kém hiệu quả là do chính bản thân quy trình này bất ổn, tạo ra chỗ hở cho sai phạm xảy ra. Nhiệm vụ của dự án OD: tập trung vào giải quyết vấn đề: quy trình bất ổn => không kiểm soát được => linh kiện thừa không trả về => số lượng lưu trữ và thực tế khác nhau => khó quản lý hàng tồn kho => quy trình kém hiệu quả. ~ 13 ~ Chương 4 GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ Giải quyết vấn đề: Quy trình cung ứng và thu hồi NVL bất ổn. Theo quy trình cũ, sau khi sản xuất xong một mã hàng thì bộ phận sản xuất phải trả nguyên vật liệu thừa (linh kiện thừa) về kho. Việc trả linh kiện thừa về lại kho làm cho việc quản lý hàng tồn kho dễ dàng và chính xác, đồng thời nó sẽ làm cho việc lên kế hoạch cho mã hàng tiếp theo được chủ động hơn. Quy trình là vậy, nhưng tình trạng linh kiện thừa vẫn còn nằm trên line sản xuất xảy ra thường xuyên, kéo theo rất nhiều vấn đề phức tạp khác cho doanh nghiệp. Phương án cải thiện: S can mã vạch của từng cuộn reel trước khi lên line sản xuất. Sau khi bộ phận kitting xuất xong xe nguyên vật liệu để chạy cho mã hàng X thì sẽ tiến hành Scan mã vạch cho từng cuộn linh kiện (cuộn reel) => giao x echo bộ phận sản xuất => lắp các cuộc reel vào máy FSS => Scan mã vạch từng cuộc reel trong quá trình sản xuất. Ưu điểm nổi bật của phương án này là khắc phục tình trạng máy bốc các con linh kiện còn sót lại (không trả về) để chạy. Vì vậy, chỉ những con linh kiện trên xe hàng được giao để chạy cho mã hàng X mới được chạy => Bắt buộc bộ phận sản xuất phải lấy hết các con linh kiện thừa (của mã hàng trước) ra khỏi dây chuyền sản xuất để trả về kho. Nếu không thì máy sẽ ngừng chạy. Quy trình mới: QUY TRÌNH CŨ Q UY TRÌNH MỚI TRÁCH NHIỆMDòng vật liệu TRÁCH NHIỆMDòng vật liệu Planner lên kế hoạch SX cho Planner lên kế hoạch SX cho ngày ngày mai : update model & số Bước 1 Planner Planner mai : update model & số lượng sản lượng sản phẩm lên phần mềm phẩm lên phần mềm PPT PPT ~ 14 ~ Tạo pullist (danh sách vật liệu Tạo pullist (danh sách vật liệu SX) Bước 2 IA SX) trên hệ thống SAP dựa trên IA trên hệ thống SAP dựa trên plan đã plan đã update trên PPT update trên PPT Xuất vật liệu SX dựa trên Bước 3 Kitting Kitting Xuất vật liệu SX dựa trên Pullist Pullist Scan mã vạch các vật liệu SX (linh Bước 4 Kitting In giấy xuất vật liệu SX Kitting kiện) cần cho model sản xuất theo plan Kiểm tra chính xác vật liệu (tên In giấy xuất hàng. Kiểm tra chính xác Bước 5 Kitting linh kiện & số lượng đầy đủ) Kitting tên vật liệu SX (linh kiện) & số lượng dựa trên giấy xuất hàng đầy đủ dựa trên giấy xuất hàng Sản xuất sử dụng vật liệu để sản xuất Sản xuất sử dụng vật liệu được mã hàng. Trước khi chạy phải scan Bước 6 Production cung cấp để sản xuất mã hàng Trạm FSS các vật liệu tương ứng với model sản theo kế hoạch xuất Hoàn thành sản xuất mã hàng và kéo Bước 7 Production Production Hoàn thành sản xuất mã hàng vật liệu dư về kho Scan mã vạch vật liệu trả về để biết số Bước 8 Production Kéo vật liệu dư trả về kho Kho lượng còn lại Đếm số lượng vật liệu dư trả In lại tem cho vật liệu trả về (mã Bước 9 Kho Kho về, in lại tem vạch mới) Nhận vật liệu dư đã in tem vào Bước 10 Kho Kho Bin Nhận vật li