Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ kế toán cho vay tại Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam

LỜI NÓI ĐẦU Hoạt động kinh doanh là hoạt động chủ yếu và quan trọng nhất của các Ngân hàng thương mại (NHTM). Nó có ảnh hưởng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi NHTM. Trong đó nghiệp vụ tín dụng là nghiệp vụ quan trọng và chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ tài sản có của Ngân hàng. Để thực hiện tốt nghiệp vụ tín dụng phải giải quyết được một loạt các vấn đề về kỹ thuật nghiệp vụ, trong đó có nghiệp vụ "Kế toán cho vay" nhằm phục vụ cho việc hạch toán quá trình cho vay, theo dõi thu nợ và thu lãi để đảm bảo an toàn tài sản cho Ngân hàng và cho khách hàng. Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank khi phải đối mặt trực tiếp với thị trờng đặc biệt là thị trờng Hà Nội- nơi có môi trờng Ngân hàng cạnh tranh sôi động bậc nhất cả nớc. Với chiều dài lịch sử không lớn và với những bớc đi ban đầu Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam đã gặt hái được những thành công đáng kể, bên cạnh đó còn xuất hiện những tồn tại, những vấn đề chưa hoàn thiện trong quá trình hạch toán kinh doanh. Nhận thức được tầm quan trọng và mức độ phức tạp của kế toán cho vay, kết hợp với nhiệm vụ của đợt thực tập cuối khoá, em chọn đề tài "Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam " làm chuyên đề tốt nghiệp. * Mục đích nghiên cứu của đề tài: - Tập hợp hệ thống những lý luận của kế toán Ngân hàng- kế toán cho vay áp dụng tại Ngân hàng nông nghiệp trong giai đoạn hiện nay. - Trên cơ sở trình bày, phân tích đánh giá khách quan và toàn diện thực trạng vận hành quy trình kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam hiện nay. - Dựa trên việc bám sát chế độ kế toán cho vay đối với các tổ chức tín dụng do NHNN ban hành để đa ra những kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác này làm cho kế toán cho vay trở thành một công cụ trợ giúp có hiệu quả đối với hoạt động tín dụng của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam. * Phạm vi nghiên cứu Đây là một đề tài có tính chất rộng bởi nó liên quan đến mảng hoạt động rất phức tạp của Ngân hàng, kế toán cho vay là "đầu mối" trong mọi lĩnh vực hoạt động Ngân hàng, mà trong giới hạn về thời gian nghiên cứu và năng lực thực tế của sinh viên thì việc giải quyết vấn đề một cách toàn diện và triệt để là không thể thực hiện được. Do vậy, em giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài trên góc độ môn học kế toán Ngân hàng, giới hạn về nội dung được xác lập ở phần 2 gồm 3 chương. * Phơng pháp nghiên cứu. Trên cơ sở những tư duy đổi mới về tổ chức và vận hành kinh doanh, tư duy về hoàn thiện nghiệp vụ kế toán cho vay trong mối quan hệ phù hợp với từng nội dung mà đề tài đặt ra. Em xác lập các phơng pháp thích hợp như: duy vật biện chứng- lịch sử, phân tích tổng hợp, phân tích tác nghiệp, so sánh, đối chiếu, kết hợp lý luận với thực tiễn, qua đó rút ra những tồn tại thiếu sót cần khắc phục và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam. * Bố cục của chuyên đề. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chơng: - Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán cho vay - Chương II: Thực trạng kế toán cho vay tại Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam - Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CHO VAY I.1. Một vài nét về NHTM và hoạt động tín dụng Ngân hàng. I.1.1. Một vài nét về NHTM. Theo Điều 20 của Luật tổ chức tín dụng Việt Nam được quốc hội thông qua tháng 12/1997 có nêu định nghĩa " Ngân hàng Thương mại là loại hình tổ chức tín dụng được thực hiện toàn bộ hoạt động Ngân hàng và các hoạt động khác có liên quan như hoạt động tiền gửi, cho vay, thanh toán và các dịch vụ bảo lãnh…". NHTM ra đời và phát triển nó thực hiện những chức năng cơ bản sau: - Chức năng thủ quỹ và trung gian thanh toán: Chức năng thủ quỹ là chức năng đầu tiên củaNHTM, gắn liền với sự ra đời của NHTM và làm cơ sở cho Ngân hàng thực hiện các chức năng tín dụng, thanh toán và các dịch vụ khác. - Chức năng trung gian tín dụng: Đây là chức năng đặc trưng và cơ bản nhất của NHTM, nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Thực hiện chức năng này, một mặt, NHTM huy động và tập trung các nguồn vốn tiền tệ tạm thời nhàn rỗi của các chủ thể trong nền kinh tế để hình thành nguồn vốn cho vay. Mặt khác, trên cơ sở vốn đã huy động được Ngân hàng tiến hành việc cho vay để đáp ứng nhu cầu vốn sản xuất, kinh doanh, tiêu dùng của các chủ thể cần vốn trong nền kinh tế, điều đó đảm bảo sự vận động liên tục của guồng máy sản xuất kinh doanh, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế. Như vậy, NHTM vừa là người đi vay, vừa là người cho vay, hay nói cách khác nghiệp vụ tín dụng của NHTM là đi vay và cho vay. - Chức năng tạo tiền: Qúa trình tạo tiền của NHTM được thực hiện thông qua hoạt động tín dụng và thanh toán trong hệ thống Ngân hàng, trong mối liên hệ chặt chẽ với hệ thống Ngân hàng trung ương của mỗi nước. 1.1.2. Hoạt động tín dụng Ngân hàng. Tín dụng là hoạt động quyết định tới kết quả kinh doanh của Ngân hàng. Hoạt động tín dụng là hoạt động chính mang lại tới 60-70% nguồn thu cho Ngân hàng. Kết quả kinh doanh Ngân hàng tốt hay xấu phụ thuộc vào kết quả hoạt động tín dụng Ngân hàng. Do vậy khi tiến hành cấp tín dụng cho khách hàng cần phải cân nhắc kỹ lưỡng từ giai đoạn xétư duyệt cho vay đến giai đoạn thanh lí hợp đồng tín dụng nhằm đảm bảo việc sử dụng vốn vay đúng mục đích, an toàn và hiệu quả. I.2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán Cho vay. I.2.1. Định nghĩa về kế toán cho vay. Cho vay là một hình thức cấp tín dụng, theo đó Ngân hàng giao cho khách hàng một khoản tiền để sử dụng vào mục đích và thời gian nhất định theo thoả thuận với nguyên tắc có hoàn trả cả gốc và lãi, như vậy có thể hiểu "Kế toán cho vay là công việc tính toán, ghi chép một cách đầy đủ chính xác các khoản thu nợ, thu lãi, theo dõi dư nợ tín dụng Ngân hàng. Trên cơ sở đó bảo vệ an toàn vốn cho vay của Ngân hàng và cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và điều hành hoạt động tín dụng của Ngân hàng". Ngân hàng cũng như bất kỳ một doanh nghiệp nào khác hoạt động sản xuất kinh doanh trên thị trường, vấn đề lợi nhuận mang tính chất sống còn. ở đó kế toán là nơi phản ánh tất cả các số liệu liên quan đến hoạt động của Ngân hàng. Để điều hành hoạt động kinh doanh Ngân hàng mang lại hiệu quả cao đòi hỏi người quản lý phải nhận thức được vai trò của thông tin kế toán. Cụ thể: Hạch toán kế toán cung cấp cho các nhà Ngân hàng biết được tình hình kinh tế, tài chính, sự biến động trong quá trình sử dụng vốn, huy động vốn, phản ánh và giám sát một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống các loại tài khoản phản ánh nguồn vốn và việc sử dụng vốn trong Ngân hàng. Từ thông tin mà kế toán Ngân hàng cung cấp giúp cho người quản lý đề ra những quyết định điều hành kịp thời, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh. Trên cơ sở đó đề ra các mục tiêu, chiến lược phát triển. Muốn hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, nhà lãnh đạo Ngân hàng cần phải nắm bắt nhanh nhạy, chính xác các thông tin kế toán để từ đó biết được thực trạng và triển vọng phát triển, khả năng trả nợ, khả năng sinh lời trước khi quyết định bỏ ra một khoản vốn đầu tư nào đó. Giúp các nhà hoạch định chính sách nghiên cứu đưa ra các luật định phù hợp với từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế của từng loại hình kinh tế, để từ đó thiết lập nên các mối quan hệ hợp tác, tín dụng và quan hệ thanh toán. Khác với các ngành kinh tế khác, kế toán Ngân hàng có một số lượng chứng từ rất lớn, rất đa dạng đáp ứng nhu cầu của các mối quan hệ trong nền kinh tế thị trường. Để làm được điều này đòi hỏi Ngân hàng phải có những thể thức thanh toán phù hợp, phải tổ chức quy trình luân chuyển chứng từ sao cho có khoa học, thuận tiện, nhanh chóng, đảm bảo an toàn tài sản. Để phát huy vai trò của mình, kế toán Ngân hàng có các nhiệm vụ sau: Sự ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc về hoạt động nguồn vốn và sử dụng vốn Ngân hàng theo đúng pháp lệnh Kế toán thống kê của Nhà nước và theo thể lệ của kế toán hiện hành trên cơ sở đó để đảm bảo an toàn tài sản (vốn) của bản thân Ngân hàng và của khách hàng, của xã hội được bảo quản tại Ngân hàng. - Phân loại nghiệp vụ, tổng hợp số liệu theo đúng phương pháp kế toán và theo những chỉ tiêu nhất định nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời phục vụ quá trình lãnh đạo, thực thi chính sách quản lý và chỉ đạo hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. - Giám sát quá trình sử dụng tài sản, nguồn vốn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn qua việc kiểm soát trước các nghiệp vụ bên nợ và bên có ở từng Ngân hàng cũng như toàn hệ thống góp phần tăng cường kỷ luật tài chính củng cố chế độ hạch toán kinh tế trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tổ chức giao dịch phục vụ khách hàng một cách khoa học, văn minh, giúp đỡ khách hàng nắm được những nội dung cơ bản của kỹ thuật nghiệp vụ Ngân hàng nói chung và kỹ thuật nghiệp vụ Kế toán nói riêng góp phần thực hiện chiến lược khách hàng của Ngân hàng. I.2.2. Vai trò của kế toán cho vay. Trong toàn bộ hoạt động của nghiệp vụ Kế toán Ngân hàng thì Kế toán cho vay được xác định là nghiệp vụ Kế toán phức tạp và rất quan trọng, nó góp phần bảo vệ an toàn vốn mà Ngân hàng đã đầu tư cho các thành phần kinh tế. Các thành phần kinh tế được vay vốn thể hiện ở số dư trên tài khoản tiền vay tại nh thông qua việc tổ chức ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, chính xác kịp thời các khoản cho vay thu nợ, chuyển nợ quá hạn, đồng thời theo dõi giám sát chặt chẽ dư nợ đảm bảo an toàn vốn. Kế toán cho vay phục vụ đắc lực trong việc chỉ đạo chấp hành chính sách tiền tệ tín dụng của Đảng và Nhà nước trong nền kinh tế thị trường với cơ chế tín dụng hiện nay, cụ thể là Ngân hàng là cơ quan chuyên môn được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện triển khai áp dụng mức lãi suất mà Ngân hàng Nhà nước đưa ra điều kiện thuận lợi để các thành phần kinh tế chủ động về vônd phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Việc thực hiện tốt công tác Kế toán cho vay làm tham mưu đắc lực cho công tác tín dụng để tín dụng thực sự trở thành đòn bẩy kinh tế cũng như giám đốc bằng tiền với toàn bộ hoạt động trong nền kinh tế quốc dân. Xuất phát từ vai trò quan trọng của Kế toán cho vay, việc tổ chức bộ máy Kế toán trong mỗi Ngân hàng đều thực sự cần thiết, ở đó việc hạch toán Kế toán phải phù hợp với từng phương thức cho vay, loại cho vay, thời hạn cho vay nhằm mục đích mang lại lợi nhuận cao nhất cho Ngân hàng, bên cạnh đó đảm bảo an toàn tài sản cho Ngân hàng hay hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hạch toán Kế toán tiền vay. Để phát huy được vai trò của mình, Kế toán cho vay phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Thứ nhất, kiểm tra và xác định tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ Kế toán cho vay để đảm bảo khoản cho vay có khả năng thu hồi ngay từ khâu phát tiền vay. Thứ hai, ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về cấp tín dụng, về nghiệp vụ đầu tư, về quá trình thu hồi vốn gốc và lãi. Thứ ba, giám đốc, theo dõi chặt chẽ các khoản mục tín dụng, đầu tư đã thực hiện thông qua việc kiểm soát và quản lý hồ sơ về cho vay trên cơ sở bảo vệ an toàn tài sản góp phần nâng cao hiệu quả, mở rộng hoạt động tín dụng toàn đơn vị cũng như toàn hệ thống. Thứ tư, tổng hợp thông tin về hoạt động tín dụng để cung cấp cho lãnh đạo và làm tham mưu cho hoạt động nghiệp vụ cũng như chỉ đạo thực hiện chính sách kinh tế vĩ mô. Như vậy, Kế toán cho vay là một công cụ gián tiếp tạo cho Ngân hàng những nguồn thu nhập trên cơ sở đó Ngân hàng thực hiện chức năng kinh doanh và cung ứng vốn cho nền kinh tế. Với vai trò quan trọng như vậy, hệ thống Kế toán Ngân hàng phải hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi về vốn ngày càng cao của nền kinh tế. I.3. Nội dung về Kế toán cho vay. I.3.1. Chứng từ sử dụng trong Kế toán cho vay. Trong quan hệ tín dụng, xét về mặt quan hệ kinh tế pháp lý thì toàn bộ số tiền của Ngân hàng, các tổ chức tín dụng cho vay đối với khách hàng phản ánh số nợ mà người đi vay nhận nợ với Ngân hàng và phải hoàn trả trong những kỳ hạn nhất định gồm cả gốc và lãi. Tính pháp lý của các khoản nợ này được thể hiện trên các chứng từ Kế toán cho vay đã được pháp luật thừa nhận. Vậy chứng từ dùng trong Kế toán cho vay là những giấy tờ đảm bảo về mặt pháp lý các khoản cho vay của Ngân hàng. Mọi sự tranh chấp về các khoản cho vay hay trả nợ đều phải giải quyết trên chứng từ Kế toán cho vay. Chứng từ Kế toán cho vay gồm có: - Chứng từ gốc: là chứng từ có giá trị pháp lý trong quan hệ tín dụng xác định quyền và nghĩa vụ của hai bên đi vay và cho vay. Chứng từ gốc bao gồm: Hợp đồng tín dụng, đơn xin vay, bảng Kê tính lãi, khế ước vay tiền. Trong đó, đơn xin vay và khế ước vay tiền dùng trong phương thức cho vay từng lần. - Chứng từ ghi sổ: là chứng từ làm thủ tục Kế toán, là căn cứ được lập trên cơ sở chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ gồm: giấy lĩnh tiền mặt hoặc séc lĩnh tiền mặt trong trường hợp cho vay bằng tiền mặt, các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc thanh toán trong trường hợp cho vay bằng chuyển khoản. Đối với phương thức tín dụng theo hạn mức tín dụng, khi cho vay không phải lập khế ước vay tiền mà chỉ phải ký kết hợp đồng tín dụng thì tính chất pháp lý của khoản cho vay thể hiện ngay trên các chứng từ phát tiền vay như séc lĩnh tiền mặt, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu cũng như hàng tháng tiến hành đối chiếu xác nhận nợ theo số dư các tài khoản cho vay theo hạn mức tín dụng trên cơ sở hạch toán chi tiết. Các chứng từ kế toán cho vay phải có đầy đủ tính pháp lý xác định quyền chủ thể cho vay của ngân hàng đối với khách hàng, chỉ rõ những người nhận nợ và cam kết trả nợ gốc và lãi đúng hạn cho ngân hàng. I.3.1.1 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán cho vay Để chứng từ kết toán cho vay phản ánh được chính xác sự biến động của hoạt động cho vay thì phải đảm bảo được các nguyên tắc lập chứng từ sau: - Lập chứng từ được tiến hành ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh (kể cả chứng từ do khách hàng lập hay chứng từ do nội bộ Ngân hàng lập). Có như vậy thì kế toán cho vay mới có căn cứ để phân loại, ghi sổ từng loại hình cho vay, thời hạn vay, là căn cứ để ghi sổ và tổng hợp kế toán một cách kịp thời. - Chứng từ dùng trong hạch toán kế toán là hệ thống bản chứng từ do Ngân hàng quy định, thống nhất in ấn và phát hành. Các yếu tố của chứng từ khi lập phải ghi đầy đủ, không bỏ trống. Các chứng từ có nhiều liên thì phải kịp lồng một lần cho nhiều liên để đảm bảo sự khớp đúng giữa các liên, trong đó một liên là bản chính từ liên 2 trở đi là bản sao. Để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ, không tẩy xoá, sửa chữa, dán giấy đè lên chỗ sai. Nếu sai thì áp dụng cách sửa sai xóa bỏ trực tiếp chỗ sai hoặc lập chứng từ khác để thay thế. Các giấy tờ có giá trị cao như séc thì phải huỷ bỏ chứng từ sai và lập chứng từ khác thay thế. - Trên bản chính (liên1) các bản chứng từ do khách hàng lập và nộp vào Ngân hàng (trừ giấy nộp tiền, bảng kê nộp séc) phải có chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng và đóng dấu đơn vị, chữ ký và mẫu dấu phải được đăng ký trước tại Ngân hàng nơi khách hàng giao dịch. Các nhân viên Ngân hàng, khi tiến hành nhiệm vụ của mình, tuỳ theo chức trách nhiệm vụ khi kiểm soát xử lý chứng từ phải ký tên trên chứng từ, mẫu chữ ký phải đăng ký trước tại kế toán trưởng hoặc nhân viên kiểm soát. Ngoài ra, trong kế toán cho vay một số chứng từ sau còn phải có chữ ký của giám đốc Ngân hàng hay được giám đốc uỷ quyền ký thay giámđốc như: các chứng từ dùng làm cơ sở cho vay, điều chỉnh nợ; các chứng từ do nội bộ Ngân hàng lập để trích tài khoản tiền gửi của khách hàng thu nợ, thu lãi, chuyển nợ quá hạn. I.3.1.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán cho vay. Quá trình hoàn thành việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Ngân hàng, chứng từ phải trải qua các khâu: lập hoặc tiếp nhận chứng từ, kiểm soát, xử lý nghiệp vụ, hạch toán vào các loại sổ sách thích hợp, tổ chức bảo quản. Sự vận động đó của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ kế toán. Với chứng từ kế toán cho vay đảm bảo nguyên tắc sau: - Đối với chứng từ thu tiền mặt (thu gốc, lãi tiền vay) phải thực hiện "thu tiền trước, ghi sổ sau" tức là thủ quỹ sau khi đã thu đủ tiền, ký tên trên chứng từ, vào sổ quỹ, sau đó kế toán mới vào sổ sách kế toán (vào máy). - Đối với chứng từ chi tiền mặt (cho vay theo hạn mức tín dụng) phải thực hiện "ghi sổ kế toán trước, chi tiền sau", tức là kế toán phải kiểm soát xem sổ dư tài khoản có đủ khả năng chi trả không, nếu đủ thì sau khi ghi sổ mới chuyển sang quỹ để chi tiền. - Các chứng từ chuyển khoản được ghi Nợ-Có đồng thời khi thực hiện kế toán máy. - Chứng từ luân chuyển trong nội bộ Ngân hàng phải do Ngân hàng tự tổ chức luân chuyển lấy, không nhờ khách hàng luân chuyển hộ. Trên cơ sở những nguyên tắc luân chuyển chứng từ trên, với chứng từ kế toán cho vay phải trải qua những công đoạn cơ bản sau: Thứ nhất, trước khi phát tiền vay, bộ phận cấp tín dụng phải nộp bộ hồ sơ cho vay để kế toán kiểm soát (hợp đồng tín dụng, tên khách hàng vay vốn, số tiền cho vay, thời hạn cho vay, lãi suất, kỳ hạn trả nợ) đây được coi là chứng từ gốc. Thứ hai, hoàn thành giai đoạn một với bộ hồ sơ hợp lệ, kế toán căn cứ vào hợp đồng tín dụng và các giấy nhận nợ được giám đốc Ngân hàng đồng ý cho vay, kế toán sẽ hướng dẫn cho khách hàng lập các chứng từ thanh toán để nhận tiền vay. Khi giải ngân kế toán, phải giám sát tính chặt chẽ của chứng từ và của đối tượng nhận tiền vay đảm bảo tiền lãi vay được phát ra đúng mục đích và không vượt mức tiền đã được giám đốc Ngân hàng duyệt cho vay. Khi giải ngân song giấy tờ đó sẽ được lưu vào hồ sơ vay vốn của khách hàng để theo dõi thu nợ, lãi. Sau khi giải ngân, kế toán vào sổ quỹ, thủ quỹ chuyển chứng từ cho kiểm soát. Kiểm soát tiến hành kiểm soát lại, sau đó chuyển chứng từ sang cho bộ phận nhật ký chứng từ. Sau khi hoàn thành tập nhật ký chứng từ theo thứ tự tài khoản cho vay từ nhỏ đến lớn, trong đơn vị vay thì xếp theo từng kỳ hạn trả thì tập nhật ký chứng từ sẽ được đánh số và đưa vào nơi bảo quản theo quy định. Trong quy trình lập và luân chuyển có nhiều nguyên nhân khiến cho chứng từ thiếu chính xác: có thể do sơ xuất, có thể do thiếu sự hiểu biết về kỹ thuật lập chứng từ, hoặc do cố ý để tham ô tài sản Nhà nước. Từ đó vấn đề đặt ra là phải kiểm soát chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn của chứng từ trước khi cho phép nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hoàn thành tại các đơn vị hạch toán. I.3.1.3. Tổ chức kiểm soát và lưu trữ chứng từ. Trong kế toán cho vay gồm hai khâu kiểm soát, đầu tiên là khâu kiểm soát của nhân viên xử lý nghiệp vụ, bao gồm kiểm soát của thanh toán viên (hay nhân viên quản lý tài khoản), các nhân viên tín dụng, thủ quỹ. Nội dung kiểm soát bao gồm kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ như: mẫu mực chứng từ, các yếu tố ghi trên chứng từ, mẫu dấu, chữ ký của chủ tài khoản, số hiệu tài khoản, ghi Nợ, ghi Có; số dư tài khoản, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ hai, là khâu kiểm soát của kiểm soát viên hoặc kế toán trưởng, nhằm kiểm soát lại một lần nữa tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm soát chữ ký của thanh toán viên và thủ quỹ. Sau khi hoàn thành việc kiểm soát, tất cả những người có trách nhiệm kiểm soát chứng từ phải ký tên vào đúng chỗ quy định trên chứng từ. Trải qua một quá trình luân chuyển, kiểm soát, chứng từ kế toán cho vay được tổ chức lưu trữ một cách khoa học. Với chứng từ gốc như hợp đồng tín dụng hay đơn xin vay kiêm giấy nhận nợ, khế ước vay tiền thì sau khi phát tiền vay sẽ được lưu trữ trong hồ sơ vay vốn của người vay để theo dõi thu hồi nợ. Hợp đồng tín dụng xếp theo thứ tự tài khoản cho vay từ nhỏ đến lớn, trong cùng đơn vị vay thì xếp theo từng kỳ hạn trả, hợp đồng tín dụng chưa trả hết nợ được nhân viên kế toán bảo quản trong hòm có khoá chắc chắn và theo dõi để thu nợ. Với chứng từ ghi sổ thì được đóng thành tập theo từng ngày còn gọi là tập nhật ký chứng từ và cho vào phòng lưu trữ. Tại đây có một bộ phận chuyên quản lý chứng từ lại c