Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên Vật Liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình

LỜI MỞ ĐẦU Sau hơn 15 năm thực hiện nền kinh tế thị trường với biết bao nhiêu những thăng trầm của lịch sử. Kinh tế đất nước đã có nhiều chuyển biến và đạt được những thành tựu đáng kể. Từ nền kinh tế tập chung quan liêu bao cấp chuyển đổi thành nền kinh tế có quan hệ sản xuất được điều chỉnh với tính chất, trình độ và yêu cầu của nền sản xuất. Cơ chế nền kinh tế mở cửa đã tạo cho các doanh nghiệp mạnh dạn và chủ động hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Song bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng gặp không ít những khó khăn và thử thách. Để xác định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp không những cần phải cải tiến mẫu mã, chất lượng mà còn phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho tới khi thu được vốn về. Một trong những công cụ quản lý không thể thiếu được trong hoạt động sản xuất kinh doanh là hạch toán kế toán. Vì, nó đóng một vai trò rất quan trọng trong việc điều chỉnh cơ cấu kinh tế trong doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là với các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu đóng một vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc ghi chép, phản ánh thu, mua, nhật, xuất, dự trữ nguyên vật liệu đóng một vai trò rất lớn trong việc cung cấp thông tin sử dụng và đề ra các biện pháp quản lý nguyên vật liệu một cách đúng đắn nên công việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là vấn đề cần thiết mà các doanh nghiệp thường quan tâm. Nguyên vật liệu không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Chính vì những lý do đó tại Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình, nguyên vật liệu cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của Công ty làm cho Công ty ngày càng có chỗ đứng vững hơn trên thị trường. Để đạt được điều đó là sự nỗ lực phấn đấu vươn lên của toàn doanh nghiệp trong công tác xây dựng. Bí quyết của Công ty là đã năng động khai thác tốt những gì mà mình sẵn có, mặt khác cũng xây dựng được mô hình quản lý phù hợp, tiết kiệm được chi phí, sử dụng tốt nguyên vật liệu thu được lợi nhuận trong kinh doanh. Qua quá trình học tập lý luận tại trường và tìm hiểu thực tiễn trong thời gian thực tập ở Công ty. Em nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề còn hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu chuyên đề: “Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên Vật Liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình” Nội dung của chuyên đề: Ngoài phần mở đầu chuyên đề được chia làm 3 phần chính: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng tổ chức trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình. Chương 3: Một số kiến nghị và đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty Phát triển Nhà và Đô thị Hòa Bình. Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề em đã được sự giúp đỡ thường xuyên tận tình của cô giáo : Nguyễn Thị Như Hoa và các thầy, cô giáo trong Trung Tâm Cao Đẳng cùng toàn thể các cô, các bác trong Công ty.Tuy nhiên, do tình hình và thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót, em mong sự giúp đỡ của các thầy cô và cán bộ của Công ty để chuyên đề thêm phong phú về lý luận và thiết thực với thực tiễn hơn. CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I.1.Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất NVL là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào, theo như Mác nói: “Tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động. NVL nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL. Chỉ khi đối tượng lao động đó thay đổi do lao động thì nó mới là NVL”. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất.Về mặt hiện vật NVL được tiêu dùng toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do vậy người ta nói rằng NVL đối với sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất giống như cơm ăn nước uống cần cho sự sống con người. Chi phí về NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. NVL có đảm bảo được chất lượng cao, đúng qui cách, chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp cần phải quan tâm đến sự tồn tại của chính mình, đó là sao cho không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành hạ nhất đạt lợi nhuận tối đa. Nghĩa là doanh nghiệp phải quan tâm đến việc sử dụng tiết kiệm NVL từ đó làm cho chi phí sản xuất hạ thấp và làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội. I.2.Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL Trong nền kinh tế thị trường, kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị. Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn. Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ....(NVL). Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được chất lượng chủng loại vật liệu có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa đối với sản xuất. Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực. Nếu thiếu VL đơn vị tổ chức mua, cố gắng làm giảm tiêu hao quản lý được giá cả, chất lượng. Tất cả những thông tin đó thông qua tài liệu kế toán các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đề ra những quyết định phù hợp. Kế toán VL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng kế toán VL. Song để thực hiện vai trò đó công tác quản lý, kế toán VL mua phải đảm bảo những yêu cầu quản lý nhất định. I.3.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL I.3.1. Yêu cầu quản lý NVL NVL quyết định sự tồn tại và phát triển của sản xuất, vấn đề đặt ra ở đây là việc cung cấp NVL phải đầy đủ thường xuyên liên tục và đảm bảo cho sản xuất đều đặn, đồng thời sử dụng NVL một cách tiết kiệm nhất, hiệu quả nhất. Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chính sách chế độ về công tác quản lý vật tư, sử dụng nhiều biện pháp để quản lý. Nhưng tập trung lại, VL cần được quản lý ở tất cả các khâu: Từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. Trong khâu thu mua cần quản lý về số lượng, chủng loại và giá cả...sao cho chi phí về NVL giảm nhất với chất lượng cao nhất. Trong khâu bảo quản cần đảm bảo đúng đắn theo chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá của mỗi loại NVL Trong khâu dự trữ phải đảm bảo dự trữ một lượng nhất định để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, phải dự trữ sao cho không vượt quá mức dự trữ tối đa (để tăng vòng quay vốn) và không nhỏ hơn mức tối thiểu (để sản xuất được liên tục bình thường). Trong khâu sử dụng cần thực hiện theo các tiêu hao đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm. I.3.2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Để thực hiện chức năng giám đốc của kế toán, xuất phát từ đặc điểm yêu cầu quản lý VL Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp sản xuất như sau: - Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất và tồn kho VL. Tính giá thành thực tế của VL đã thu mua và nhập kho công ty kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua VL về các mặt: Số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại VL cho quá trình sản xuất kinh doanh. - áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu hướng dẫn kiểm tra các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, mở các sổ thẻ, thẻ kế toán chi tiết thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi nền kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý các vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. - Tham gia kiểm kê và đánh giá lại VL theo chế độ nhà nước quy định, lập các báo cáo về VL phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng VL nhằm phục vụ công tác quản lý VL một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh. I.4. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu I.4.1. Phân loại NVL Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau. Mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý, hoá và có vai trò công dụng riêng. Muốn quản lý tốt NVL, đảm bảo cung cấp đủ NVL để phục vụ sản xuất được liên tục, đồng thời để hạch toán chính NVL cần phải tiến hành phân loại vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất, VL được phân chia thành các loại: NVL chính, VL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu: - NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, nó là yếu tố cơ bản để cấu thành nên sản phẩm.Tuỳ thuộc vào đặc thù riêng của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có nguyên vật liệu chính như sắt thép ,xi măng ...trong doanh nghiệp sản xuất ,đó là nguyên vật liệu chính - VL phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng cùng với vật liệu chính để nâng cao chất lượng, hoàn thành sản phẩm hoặc nâng cao, phục vụ cho quản lý sản xuất,bao gói sản phẩm. - Nhiên liệu: Bao gồm các dạng ở thể lỏng, khí rắn như: xăng, dầu, than, củi, hơi đốt dùng để phục vụ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. - Phế liệu là: Các VL loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ, sắt, thép vụn, hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ... Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại VL nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản, chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL.Việc phân chia này còn giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại VL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL. I.4.2. Đánh giá VL Đánh giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiên giá trị của VL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất về nguyên tắc NVL cần được đánh giá theo giá thực tế. Song do đặc điểm của NVL có nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán VL phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của VL nên trong công tác kế toán,VL còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán của VL a. Đánh giá NVL theo giá thực tế NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn rất khác nhau, do đó giá vốn thực tế của NVL cũng được phản ánh khác nhau. NVL có thể mua ngoài, gia công chế biến, tự chế biến do góp liên doanh, thu nhặt được từ phế liệu thu hồi. Giá vốn thực tế của VL là toàn bộ giá trị mua sắm, gia công hoặc chế biến VL, bao gồm hai bộ phận: giá bản thân VL và chi phí thu mua, chi phí gia công hoặc chi phí chế biến. Cụ thể là đối với VL nhập: Giá thực tế của VL mua ngoài là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu hoặc thuế khác nếu có) cộng (+) với chi phí mua thực tế (bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên…) trừ (-) các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). Chi phí thu mua có liên quan đến nhiều loại VL thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định như trọng lượng, giá trị, hoặc theo giá kế hoạch của VL Đối với VL do doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thực tế bao gồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. Đối với VL thuê ngoài, gia công chế biến thì giá thực tế là giá thực tế VL xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về DN cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. Giá thực tế của VL góp vốn liên doanh là giá vốn góp do hội đồng quản trị liên doanh (các bên tham gia liên doanh) thống nhất đánh giá. Giá thực tế của VL thu nhặt được từ phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ hoặc theo giá ước tính. Giá thực tế của NVL có tác dụng lớn trong công tác quản lý, kế toán VL. Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho VL, tính toán phân bổ chính xác thực tế về VL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời phản ánh chính xác giá trị,VL thực tế hiện có của doanh nghiệp. Đối với VL xuất: Khi xuất dùng VL, công cụ, dụng cụ kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của VL xuất cho các nhu cầu đối tượng khác nhau.Việc tính giá thực tế của VL xuất có thể tính theo một trong các phương pháp sau đây: 1.Tính theo đơn giá bình quân tồn kho đầu kỳ: Theo phương pháp này giá thực tế VL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng VL xuất dùng và đơn giá bình quân VL tồn đầu kỳ. Trị giá vật tư = Số lượng vật x Đơn giá mua thực vật Xuất kho tư xuất kho vật tư tồn kho đầu kỳ Đơn giá bình quân đầu kỳ = giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng tồ đầu kỳ 2.Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Về cơ bản phương pháp này giống như phương pháp trên nhưng đơn giá VL được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Đơn giá bình quân = giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ/Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ. Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho * đơn giá bình quân 3.Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại VL có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế VL xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế VL nhập kho theo từng lô, từng lần nhập, và số lượng xuất kho theo từng lần. 4.Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra số thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại. (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của VL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của VL nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. 5.Tính theo giá nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy, giá thực tế của VL tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế VL tính theo đơn giá của những lần nhập đầu kỳ. b.Đánh giá VL theo giá hạch toán. Đối với những xí nghiệp có nhiều loại VL, giá cả thường xuyên biến động việc nhập xuất VL diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện . Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá tương đối ổn định xí nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho VL trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua VL ở một thời điểm nào đó hay giá VL bình quân tháng trước. Sử dụng giá hạch toán để đơn giản, giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán, nhập, xuất VL hàng ngày. Nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của VL xuất tồn kho theo giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá VL(H) = giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ/giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ. Giá thực tế VL xuất kho = Hệ số giá VL * giá hạch toán VL xuất kho. II.TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT Kế toán chi tiết VL có thể tiến hành một trong ba phương pháp sau đây: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, và phương pháp ghi sổ số dư. II.1.Phương pháp thẻ song song (sơ đồ) (Thủ kho) (Kế toán) Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra : Phương pháp này được áp dụng trong các DN có ít chủng loại VL, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất ít, không thường xuyên về trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế. II.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra : II.3. Phương pháp sổ số dư: Ghi chú : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra : Phương pháp sổ số dư áp dụng phù hợp trong các DN có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập - xuất) về nhập, xuất VL diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại VL đã xây dựng được hệ thống danh điểm VL, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. III.TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT . VL là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của DN. Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định trị giá hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất - tồn kho của các loại VL trên các TK và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất VL. Như vậy việc xác định giá trị VL được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các TK và sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như: Máy móc, thiết bị, Ô tô... Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập - xuất hàng tồn kho trên các TK hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ. Việc xác định giá trị VL xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế VL tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị VL xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối tượng, các nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ sản xuất sản phẩm, cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp...Hơn nữa trên TK tổng hợp cũng không thể kể hết được số mất mát, hư hỏng, tham ô (nếu có) Phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng trong nghiệp doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ chi tiết tiến hành một loạt hoạt động hoặc ở các nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. Như vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết (kế toán quản trị) thì việc hạch toán chi tiết đối với VL trong các doanh nghiệp tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên