Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thuỷ Điện MêKông 2

LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế Việt Nam cũng từng bước được cải thiện và đổi mới và bắt nhịp cùng với đà phát triển đó. Để làm được điều đó các doanh nghiệp trước hết phải làm tốt công tác quản lý, tăng cường cải tiến kỹ thuật, là kế toán là một trong những công cụ để quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, hướng các hoạt động đó theo những mục tiêu đã đặt ra. Công ty TNHH Thuỷ Điện Mê Kông II là doanh nghiệp xây lắp, xây dựng công trình thuỷ điện và xây dựng các công trình khác. Đây là một doanh nghiệp có chỗ đứng vững chắc hội tụ nhiều yếu tố mạnh về tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý lao động và điều hành sản xuất…Trong đó phải kể đến vai trò nổi bật của kế toán mà kế toán tiền lương là một phần then chốt. Với sự năng động sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực hết mình để đưa công ty ngày càng phát triển, khẳng định được chỗ đứng trên thị trường trong cũng như ngoài nước. Công tác kế toán tiền lương của công ty TNHH Thuỷ Điện Mê Kông II năm 2007 được thực hiện hợp lý ở nhiều mặt, thể hiện về cơ bản ở nội dung và phương thức khoa học, phù hợp với quy định của pháp luật. Bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì công tác này ở công ty cũng còn những tồn tại hạn chế nhất định cần nghiên cứu, chỉ ra dưới góc độ khoa học để từ đó xây dựng lên các phương hướng điều chỉnh sao cho phù hợp. Xuất phát từ lý do trên em chọn đề tài : “ Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thuỷ Điện Mê Kông II ” cho luận văn tốt nghiệp của mình. NỘI DUNG Luận văn gồm 3 chương chính: Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán tiền lương trong các doanh nghiệacsanr xuất kinh doanh. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản các trích theo lương của công ty TNHH Thuỷ Điện Mê Kông II. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH 1.1. SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG-CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1.1. Vai trò của lao động trong quá trình sản xuất. Lao động là hoạt động có mục đích, có ý thức của con người nhằm thay đổi những vật thể của tự nhiên cho phù hợp với những nhu cầu của con người. Trong quá trình phát triển của sản xuất vai trò của nhân tố con người ngày càng tăng lên. Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật hiện đại, công nghệ hiện đại đặt ra những yêu cầu mới đối với sức lao động đòi hỏi phải nâng cao trình độ văn hóa, khoa học, chuyên môn nghiệp vụ của người lao động một cách tương xứng. Lao động lại là yếu tố cơ bản quan trọng trong quá trình sản xuất quyết định sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp và từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến nền kinh tế mỗi quốc gia. Để cho quá trình tái sản xuất được hoạt động một cách thường xuyên liên tục thì vấn đền thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động. Đây là một vấn đề cơ bản quan trọng đòi hỏi bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng đến khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.1.2 Ý nghĩa yêu cầu của công tác quản lý, sử dụng lao động. Như chúng ta đã nhận thấy rằng, nếu muốn tồn tại và phát triển xã hội không thể ngừng tiêu dùng nên cũng không thể ngừng sản xuất. Do vậy bất cứ quá trình sản xuất hàng hoá nào, nếu xét theo tiến trình đổi mới không ngừng của nó chứ không xét theo hình thái từng lúc thì đồng thời đó là quá trình tái sản xuất. Tái sản xuất là quá trình sản xuất được lặp lại thường xuyên và phục hồi không ngừng. Mà quá trình sản xuất gồm 3 yếu tố cấu thành là: Lao đông- đối tượng lao động- tư liệu lao động. Ở đây ta đang xem xét về khía cạnh lao động, tức là xem xét vào khả năng tham gia vào quá trình sản xuất của con người lao động. Người lao động bán sức lao động ở các doanh nghiệp đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao cho họ. Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị gọi là tiền công ( tiền lương). Như vậy tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết và doanh nghiệp phải trả cho người lao động tương xứng với số lượng và chất lượng lao động mà họ bỏ ra. Nó cũng là biệu hiện bằng tiền của bộ phận sản xuất xã hội mà người lao động được sử dụng để tái sản xuất sức lao động bù đắp những hao phí lao động của mình trong quá trình hoạt động sản xuất. Theo chế độ hiện hành, ngoài tiền lương chính, lương phụ để đảm bảo tái sản xuất sức lao động cũng như cuộc sống lâu dài của người lao động, doanh nghiệp cần phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Đây là những khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội mà người lao động được hưởng. Xét về bản chất đây là những khoản chi phí để hỗ trợ cho người lao động khi ốm đau, thai sản, mất sức, nghỉ hưu…nhằm bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Tiền lương và các khoản trích theo lương được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản xuất. Nếu sử dụng lao động hợp lý và trả lương một cách đúng đắn thì không những đảm bảo nâng cao đời sống của người lao động, tiết kiệm được chi phí và hạ giá thành sản phẩm từ đó làm tăng lợi nhuận. Đó là mục tiêu của bất cứ doanh nghiệp nào trong quá trình sản xuất kinh doanh. Từ đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải đặt ra yêu cầu quản lý lao động như sau: - Tiền lương và các khoản trích theo lương đã tính vào lao động sống trong tổng chi phí của doanh nghiệp, việc tính toán và xác định chi phí về lao động sống phải dựa trên cơ sở quản lý quá trình huy động và sử dụng lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Phải tính đúng thù lao lao động và thanh toán đầy đủ kịp thời tiền lương và các khoản có liên quan đến người lao động. - Vì tiền lương là một bộ phận cấu thành trong quá trình sản xuất. Do đó phải đánh giá chính xác khoản chi phí về lao động sống trong giá thành để góp phần quản lý chi phí một cách có hiệu quả. 1.1.3. Khái niêm và bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.1.3.1. Tiền lương. Là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá trị của yếu tố sức lao động mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động dựa trên sự thoả thuận của hai bên, tuân theo quy luật cung cầu, giá trị thị trượng và pháp luật hiện hành của nhà nước. Mặt khác tiền lương là biểu hiện bằng tiền của bộ phận sản xuất xã hội mà người lao động được sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong quá trình sản xuất nhằm sản xuất sức lao động. 1.1.3.2. Các khoản trích theo lương. Ngoài tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động của mình, họ còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó trợ cấp BHXH, BHYT, KPCĐ mà theo chế độ tài chính hiện hành, các khoản này phần lớn doanh nghiệp phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và một phần nhỏ do người lao động đóng góp trên cơ sở tiền lương và thu nhập. 1.1.3.2.1. Bảo hiểm xã hội ( BHXH). Là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia hợp đồng trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức… Quỹ BHXH được quản lý tập trung thông qua hệ thống tổ chức BHXH. BHXH được tính bằng 20% quỹ tiền lương, trong đó doanh nghiệp trích từ chi phí 15% và người lao động đóng 5% tiền lương của mình. 1.3.2.2. Bảo hiểm y tế ( BHYT ). Là khoản để bảo đảm chăm sóc sức khoẻ cho người lao động khi ốm đau. Theo chế độ tài chính hiện hành thì quỹ BHYT được trích lập bằng 3% tổng mức lương cơ bản, trong đó 2% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh còn 1% do người lao động nộp. 1.1.3.2.3. Kinh phí công đoàn ( KPCĐ ). Là bộ phận sử dụng chi tiêu cho hoạt động công đoàn, quỹ này được hình thành trên cơ sở trích lập theo một tỷ lệ quy định trên tổng số lương thực tế phát sinh trong tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tỷ lệ trích KPCĐ là 2%, trong đó 1% nộp lên cơ quan quản lý cấp trên, 1% để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Ngoài ra người lao động trong doanh nghiệp còn được hưởng một số khoản tiền khác như : Tiền ăn trưa, phụ cấp, tiền thưởng… 1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Là công cụ quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động, mà còn liên quan đến chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở các doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản có liên quan khác cho người lao động… - Tính toán phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng sử dụng liên quan. - Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lương, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận có liên quan. Yêu cầu của công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng lao động là: - Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch về lao động tiền lương, xác định nguyên nhân của ảnh hưởng đến tình hình đó. - Đề ra kế hoạch về lao động và sử dụng lao động một cách hợp lý, các biện pháp giảm chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm trên cơ sở nâng cáo năng suất lao động, tăng thu nhập cho người lao động, giảm bớt khoản tổn thất và lãng phí trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2. PHÂN LOẠI LAO ĐỘNG TRONG SẢN XUẤT KINH DOANH. 1.2.1. Phân loại lao động Tổng cộng nhân viên của doanh nghiệp là toàn bộ lực lượng lao động tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng thể này được phân thành hai loại “ CNV trong danh sách và CNV ngoài danh sách”. CNV trong danh sách là tất cả những người đã đăng ký trong danh sách lao động của doanh nghiệp, do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và trả thù lao theo hợp đồng lao động. Theo quy định hiện hành, CNV trong danh sách của doanh nghiệp bao gồm những người trực tiếp sản xuất kinh doanh từ 1 ngày trở lên và những người không trực tiếp không trực tiếp sản xuất kinh doanh từ 5 ngày trở lên. CNV trong danh sách bao gồm CNV thường xuyên và CNV tạm thời. CNV thường xuyên bao gồm những người đã được tuyển dụng chính thức làm việc lâu dài cho doanh nghiệp và những người tuy chưa có quyết định chính thức nhưng làm việc liên tục cho doanh nghiệp. CNV tạm thời là những người làm việc ở doanh nghiệp theo các hợp đồng tạm tuyển để hoàn thành công việc có tính chất đột xuất, thời vụ hoặc ngắn tạm thời. CNV ngoài danh sách là những người tham gia làm việc tại doanh nghiệp nhưng không thuộc quyền quản lý lao động và trả lương hay sinh hoạt phí của doanh nghiệp, loại này bao gồm những người trực tiếp sản xuất kinh doanh dưới 1 ngày và những người không trực tiếp sản xuất kinh doanh dưới 5 ngày. Căn cứ vào tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh CNV trong danh sách được chia làm 2 loại: Thứ nhất là những người không trực tiếp làm việc trong các hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nhưng gián tiếp cho quá trình đó như: Bộ phận lãnh đạo, bảo vệ, marketing… Thứ hai là công nhân là những người trực tiếp sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm. 1.2.2. Hạch toán lao động. Mục đích hạch toán lao động trong doanh nghiệp ngoài việc giúp cho công tác quản lý lao động còn đảm bảo tính lương chính xác cho người lao động. Nội dung của hạch toán lao động gồm hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và chất lượng lao động. 1.2.2.1. Hạch toán số lượng lao động. Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng “ sổ sách” theo dõi lao động của doanh nghiệp thường do phòng lao động theo dõi. Sổ này hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề ( cấp bậc kỹ thuật) của CNV. Phòng lao động có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. 1.2.2.2. Hạch toán về thời gian lao động. Thực chất là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng công nhân viên ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Sổ sách sử dụng ở đây là “ Bảng chấm công” để ghi chép thời gian lao động và có thể sử dụng tổng hợp phục vụ trực tiếp kịp thời cho việc quản lý tình hình huy động sử dụng thời gian CNV tham gia lao động. Bảng chấm công được lập rõ ràng cho từng tổ, từng phân xưởng sản xuất do tổ trưởng hoặc các phòng ban ghi hàng ngày. Cuối tháng bảng chấm công được sử dụng làm cơ sở để tính lương đối với bộ phận lao động hưởng lương theo thời gian. 1.2.2.3. Hạch toán kết quả lao động. Mục đích của hạch toán này là theo dõi ghi chép kết quả lao động của CNV, biểu hiện bằng số lượng ( khối lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành cho từng người hay từng tổ, nhóm lao động). Để hạch toán kế toán sử dụng các loại chứng từ như : Phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành, bảng ghi năng suất cá nhân, hợp đồng làm khoán, bảng kê lượng công việc hoàn thành, chứng từ hạch toán kết quả kinh doanh do người lập ký… Đây là cơ sở để tính tiền lương cho người lao động hay bộ phận lao động hưởng lương theo sản phẩm. Tóm lại hạch toán lao động vừa là để quản lý việc huy động sử dụng lao động vừa làm cơ sở để tính toán tiền lương phải trả cho người lao động. Vì vậy, hạch toán lao động có rõ ràng, chính xác, kịp thời mới có thể tính đúng, tính đủ tiền lương cho CNV trong doanh nghiệp. 1.3. Hình thức tiền lương- Quỹ tiền lương- Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ. 1.3.1. Các hình thức tiền lương. 1.3.1.1. Hình thức tiền lương theo thời gian. Là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian làm việc và trình độ kỹ thuật hay cấp bậc của người lao động, thang lương của từng người theo quy định. Hình thức trả lương này áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính, quảntrị, tài vụ kế toán…và những bộ phận không định mức sản phẩm theo hình thức này : Tiền lương = Tiền lương thời gian x Hệ số cấp bậc tối thiểu + Hình thức tiền lương thời gian giản đơn là hình thức lương thời gian và đơn giá tiền lương là cố định : Tiền lương theo thời gian có thể chia ra : Trả lương tháng : Là số tiền lương đã được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các tháng lương hoặc đã được trả cố định hàng tháng trên cơ sở các hợp đồng. Trường hợp này được áp dụng để trả lương cho CNV làm công tác quản lý hành chính, quản lý kỹ thuật. Trả lương ngày : Là tiền lương được tính trên cơ sở số ngày làm việc thực tế trong tháng và mức lương ngày. Hình thức này thường được áp dụng cho người lao động trực tiếp hưởng lương theo thời gian học tập, hội họp hay làm các nhiệm vụ khác hoặc cho người lao động theo hợp đồng ngắn hạn. Mức lương tháng Số ngày làm việc Mức lương = x thực tế ngày 26 ngày Trả lương giờ: Là tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào mức lương giờ và số giờ làm việc thực tế trong đó mức lương giờ được tính trên cơ sở mức lương ngày và số giờ làm việc trong ngày theo chế độ. Thường được áp dụng cho các lao động trực tiếp, không hưởng lương theo sản phẩm hoặc dùng làm cơ sở để tính đơn giá tiền lương trả theo sản phẩm . Mức lương = Mức lương ngày giờ 8 + Hình thức tiền lương thời gian có thưởng: Là hình thức trả lương theo thời gian giản đơn kết hợp với các chế độ thưởng. Tiền thưởng là khoản tiền có tính chất thường xuyên được tính vào chi phí kinh doanh như : Thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liêu, phát minh sáng kiến và các khoản tiền khác có tính chất thường xuyên. Tiền lương thời gian = Tiền lương + Tiền Có thưởng thời gian thưởng Hình thức này chỉ áp dụng trong các trường hợp chưa xây dựng được định mức lao động, chưa có đơn giá lương sản phẩm và định mức cho các bộ phận lao động gián tiếp. 1.3.1.1. Hình thức tiền lương theo sản phẩm. Là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm mà họ làm ra và đơn giá lương sản phẩm. Hình thức trả lương theo sản phẩm là hình thức được áp dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp với nhiều chế độ linh hoạt. Tiền lương tính theo sản phẩm có các hình thức tiền lương sau đây. Tiền lương = Số lượng sản phẩm x Đơn giá lương sản phẩm sản xuất ra sản phẩm + Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế : Theo hình thức này, tiền lương phải trả cho người lao động thì được tính trực tiếp theo số lượng số hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá trả lương đã quy định không chịu sự hạn chế nào và hình thức này được áp dụng phổ biến để trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm. Tiền lương được = Số lượng ( khối lượng ) SP, công x Đơn giá lĩnh trong tháng việc hoàn thành tiền lương + Trả lương theo sản phẩm gián tiếp : Hình thức này được sử dụng để tính lương phải trả cho công nhân phục vụ quá trình sản xuất như vận chuyển NVL, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị, lao động của những người này không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm nhưng lại có ảnh hưởng gián tiếp đến năng suất lao động của công nhân trực tiếp sản xuất. Vì vậy lúc tính lương phải trả cho họ phải dựa trên cơ sở kết quả lao động của bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất mà họ đã phục vụ. Tiền lương được = Tiền lương được lĩnh x Tỷ lệ lương lĩnh trong tháng của bộ phận trực tiếp gián tiếp + Trả lương theo sản phẩm có thưởng : Là hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và cộng với chế độ tiền thưởng. + Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến : Theo hình thức này ngoài tiền lương tính theo sản phẩm, còn phải căn cứ vào số sản phẩm vượt định mức để tính thêm số tiền lương theo tỷ lệ luỹ tiến, số lượng sản phẩm hoàn thành vượt định mức càng cao thì số tiền lương tính thêm càng nhiều. 1.3.1.2. Lương khoán. Trả lương khoán theo công việc khối lượng áp dụng trong trường hợp tính lương cho những công việc đơn giản, có tính chất đột xuất. Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng : Theo cách này tiền lương cho từng bộ phận công nhân được tính trên cơ sở số lượng sản phẩm sản xuất ra và đơn giá tổng hợp cho sản phẩm hoàn thành đến giai đoạn cuối cùng. Khoán quỹ lương trên cơ sở xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật và số lượng lao động trong biên chế đã được xác định của các phòng ban thì doanh nghiệp sẽ tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng bộ phận phòng ban theo nguyên tắc hoàn thành kế hoạch công tác, nhiệm vụ được giao, còn quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức hoàn thành công việc được giao của từng phòng ban. Hình thức tiền lương sản phẩm có nhiều ưu điểm như : Đảm bảo nguyên tắc phân phối theo số lượng và chất lượng lao động, khuyến khích người lao động quan tâm đến kết quả và chất lượng sản phẩm. 1.3.2. Quỹ tiền lương. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương của doanh nghiệp dùng để trả cho tất cả các loại lao động mà doanh nghiệp sử dụng kể cả CNV ngoài danh sách. Quỹ tiền lương bao gồm : Tiền lương thời gian Tiền lương sản phẩm hoặc lương khoán Tiền lương trả cho CNV ngoài biên chế Tiền lương trả cho người lao động trong trường hợp làm ra sản phẩm hỏng trong định mức. Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian đi công tác hoặc đi làm nhiệm vụ của Nhà nước. Tiền lương trả cho người lao động trong trường hợp ngừng việc do những nguyên nhân khách quan như máy móc thiết bị hỏng, thiếu NVL, thiên tai… Khoản tiền lương trả cho người lao động nghỉ phép định kỳ hoặc nghỉ theo chế độ của Nhà nước, hoặc trả cho người đi học nhưng vẫn thuộc biên chế. Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên Các khoản phụ cấp thường xuyên thâm niên, độc hại, trách nhiệm làm thêm giờ, làm đêm, khu vực, tiền ăn ca… Trong doanh nghiệp, để phục vụ trong công tác hạch toán tiền lương có thể được chia thành hai loại : T