Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty CP Xây lắp Công nghiệp 68

Trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước, Đảng và Nhà nước ta đã đề ra các đường lối phát triển nền kinh tế với mục tiêu: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh.”. Sau gần 20 năm thực hiện các đường lối đó, nền kinh tế đã đạt được một số kết quả ban đầu: Cơ chế quản lý quan liêu bao cấp được chuyển đổi sang cơ chế thị trường, nền kinh tế mở đã và đang từng bước được kết nối với nền kinh tế thế giới. Để có được những kết quả đó không thể không kể đến vai trò của hoạt động xuất nhập khẩu, cùng với quá trình đổi mới và mở cửa nền kinh tế, hoạt động xuất nhập khẩu đã thực sự chiếm một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh tế đối ngoại và trở thành nguồn tích luỹ, bổ sung chủ yếu cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước. Trong quá trình đổi mới và xây dựng đất nước, điện năng là ngành công nghiệp quan trọng, được coi là dòng máu giúp cơ thể vận động cũng như cơ thể sẽ không thể cử động được nếu không có máu. Một nhu cầu cấp thiết được đặt ra là việc cung cấp các thiết bị điện phục vụ cho ngành điện - một ngành công nghiệp mà chúng ta chưa đủ khả năng để sản xuất máy móc, thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Hiện nay Nhà nước cũng đã cho phép các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu được trực tiếp nhập khẩu mặt hàng máy móc thết bị phục vụ cho các ngành, do đó đã đáp ứng được tương đối tốt nhu cầu đó. Tuy nhiên, do hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu còn là một lĩnh vực còn khá mới mẻ với một số các doanh nghiệp Việt Nam, nên trên thực tế các doanh nghiệp đã phải gánh chịu các hậu quả khôn lường. Những thiệt hại về tài chính, sự mất uy tín trong quan hệ kinh doanh và nhiều các thua thiệt khác của các doanh nghiệp do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Nhưng trong đó, chủ yếu vẫn là việc thiếu kinh nghiệm, kiến thức và chưa chú trọng đúng mức đến tầm quan trọng của quá trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu. Bởi vậy, việc nghiên cứu để xây dựng, củng cố và hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu đã và đang trở thành vấn đề có tính cấp thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia vào hoạt động kinh doanh quốc tế. Là một sinh viên thực tập tại Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68, đứng trứơc mối quan tâm đó, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68”.

doc73 trang | Chia sẻ: lvbuiluyen | Lượt xem: 2460 | Lượt tải: 1download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty CP Xây lắp Công nghiệp 68, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LỜI MỞ ĐẦU Trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước, Đảng và Nhà nước ta đã đề ra các đường lối phát triển nền kinh tế với mục tiêu: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh...”. Sau gần 20 năm thực hiện các đường lối đó, nền kinh tế đã đạt được một số kết quả ban đầu: Cơ chế quản lý quan liêu bao cấp được chuyển đổi sang cơ chế thị trường, nền kinh tế mở đã và đang từng bước được kết nối với nền kinh tế thế giới... Để có được những kết quả đó không thể không kể đến vai trò của hoạt động xuất nhập khẩu, cùng với quá trình đổi mới và mở cửa nền kinh tế, hoạt động xuất nhập khẩu đã thực sự chiếm một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh tế đối ngoại và trở thành nguồn tích luỹ, bổ sung chủ yếu cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước. Trong quá trình đổi mới và xây dựng đất nước, điện năng là ngành công nghiệp quan trọng, được coi là dòng máu giúp cơ thể vận động cũng như cơ thể sẽ không thể cử động được nếu không có máu. Một nhu cầu cấp thiết được đặt ra là việc cung cấp các thiết bị điện phục vụ cho ngành điện - một ngành công nghiệp mà chúng ta chưa đủ khả năng để sản xuất máy móc, thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Hiện nay Nhà nước cũng đã cho phép các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu được trực tiếp nhập khẩu mặt hàng máy móc thết bị phục vụ cho các ngành, do đó đã đáp ứng được tương đối tốt nhu cầu đó. Tuy nhiên, do hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu còn là một lĩnh vực còn khá mới mẻ với một số các doanh nghiệp Việt Nam, nên trên thực tế các doanh nghiệp đã phải gánh chịu các hậu quả khôn lường. Những thiệt hại về tài chính, sự mất uy tín trong quan hệ kinh doanh và nhiều các thua thiệt khác của các doanh nghiệp do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Nhưng trong đó, chủ yếu vẫn là việc thiếu kinh nghiệm, kiến thức và chưa chú trọng đúng mức đến tầm quan trọng của quá trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu. Bởi vậy, việc nghiên cứu để xây dựng, củng cố và hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu đã và đang trở thành vấn đề có tính cấp thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia vào hoạt động kinh doanh quốc tế. Là một sinh viên thực tập tại Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68, đứng trứơc mối quan tâm đó, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68”. Mục tiêu của đề tài nhầm nghiên cứu, phân tích hoạt động nhập khẩu của công ty, từ đó tìm ra giải pháp góp phần hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung của công ty. Nội dung của luận văn tốt nghiệp được chia làm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về nghiệp vụ nhập khẩu của các doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ nhập khẩu thiết bị điện ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68. Chương 3: Phương hướng và biện pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu ở Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68. Với sự hiểu biết và kiến thức còn hạn chế, em không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình viết bài luận văn này. Tuy nhiên, với sự quan tâm giúp đỡ tận tình của các thầy các cô, đặc biệt là thầy giáo Hoàng Đức Thân và sự giúp đỡ của cơ quan nơi thực tập, em đã hoàn thành bài luận văn này một cách tốt nhất trong khả năng của mình. Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy giáo Hoàng Đức Thân cùng các cô chú, anh chị phòng vật tư - xuất nhập khẩu của Công ty CP Xây lắp công nghiệp 68 đã giúp đỡ em trong quá trình thực hiện luận văn này. Hà Nội, tháng 04 năm 2008 Sinh viên: Saysavat Vongphonsay CHƯƠNG I:LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. I - KHÁI NIỆM CHUNG VỀ NHẬP KHẨU 1. Khái niệm về nhập khẩu Nhập khẩu là sự trao đổi mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nhằm mục tiêu lợi nhuận giữa các thương nhân có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau. 2. Các hình thức nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu trong thực tế diễn ra rất đa dạng dưới nhiều hình thức như: - Nhập khẩu trực tiếp: là hoạt động mua bán trực tiếp giữa người mua và người bán không qua trung gian. - Nhập khẩu gián tiếp: là nhập khẩu qua trung gian thương mại, điển hình của nhập khẩu gián tiếp là nhập khẩu uỷ thác. Nhập khẩu uỷ thác là hoạt động hình thức giữa một doanh nghiệp có nhu cầu nhập một số mặt hàng uỷ thác cho doanh nghiệp có chức năng trực tiếp giao dịch ngoại thương, tiến hành nhập khẩu theo yêu cầu của mình, bên nhận uỷ thác sẽ tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với nước ngoài và làm thủ tục nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng và được hưởng thù lao uỷ thác. Trên đây là những hình thức nhập khẩu khá phổ biến ở nước ta và được các doanh nghiệp vận dụng. Tuy nhiên để vận dụng một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp phải dựa vào môi trường kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, điều kiện giao dịch để đưa ra hình thức nhập khẩu phối hợp hoặc kết hợp các hình thức nhập khẩu. Ngoài ra công ty còn phải dựa vào tiềm lực của mình để tiến hành lựa chọn hình thức nhập khẩu, tiến hành các cuộc đàm phán để xem xét nên áp dụng hình thức nhập khẩu nào đem lại lợi nhuận cao nhất. 3. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân Nhập khẩu là một trong hai nghiệp vụ cấu thành của nghiệp vụ ngoại thương. Nó có tác động một cách trực tiếp và quyết định đến nền sản xuất, quyết định sự sống còn của một nền kinh tế, đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi mà các nước thực hiện việc tăng cường buôn bán quốc tế, nền kinh tế mỗi quốc gia hoà nhập vào nền kinh tế thế giới. Nhập khẩu đảm bảo đầu vào cho sản xuất, nhập khẩu là tiền đề, là điều kiện cho quá trình tái sản xuất mở rộng, làm cho quá trình này liên tục và hiệu quả. Nhập khẩu cho phép thúc đẩy khai thác tiềm năng, thế mạnh trong nước vào việc phát triển kinh tế. Thông qua nhập khẩu hàng hoá, tiêu dùng được kích thích, tiêu dùng trong nước phát triển kịp với tiến trình chung của nhân loại. Trên cơ sở đó, nền sản xuất xã hội được đẩy mạnh hơn, đời sống nhân dân được nâng cao do được cung cấp đầy đủ hàng hoá, dịch vụ, nâng cao hiệu quả sản xuất tiêu dùng. Nhập khẩu cho phép ta khai thác các tiềm năng thế mạnh về kỹ thuật công nghệ của các nước, đáp ứng nhu cầu về sản phẩm mà nước ta chưa sản xuất được. Do áp dụng các thiết bị tiên tiến trên thế giới nên nhập khẩu rút ngắn được khoảng cách về thời gian tránh không phải lặp lại các bước đi của các nước đi trước. Nhập khẩu tác động to lớn vào sự đổi mới trang thiết bị và công nghệ trong nước, tiết kiệm được tiền bạc, sức người và thời gian để có được công nghệ tiên tiến, đặc biệt trong hiện tại khi nền kinh tế nước ta còn lạc hậu, xuất phát điểm còn thấp. Nhập khẩu đáp ứng nhu cầu trong nước, mở rộng nhu cầu của thị trường trong nước, phá bỏ tình trạng độc quyền, cho phép chúng ta tiếp cận thế giới văn minh hiện đại, nâng cao đời sống của nhân dân. Thông qua hoạt động nhập khẩu, mỗi quốc gia tham gia vào kinh tế thế giới, nó là cầu nối giữa nền kinh tế trong và ngoài nước, tạo điều kiện cho việc phân công lao động và hợp tác quốc tế. II - NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU Hoạt động nhập khẩu là một quá trình bao gồm nhiều khâu bắt đầu từ khâu nghiên cứu tiếp cận thị trường cho đến khâu tiếp nhận và tiêu thụ hàng hoá. Mỗi khâu đều phải tiến hành cẩn thận, kịp thời và đặt trong mối quan hệ hữu cơ với nhau. Có như vậy hoạt động nhập khẩu mới đạt được hiệu quả cao, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và nhu cầu tái sản xuất mở rộng trong nước, thực hiện nhiệm vụ của cấp trên giao, đồng thời cũng đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Nội dung của nghiệp vụ nhập khẩu được thể hiện ở sơ đồ sau: 1. Nghiên cứu thị trường Hoạt động kinh doanh đối ngoại thường phức tạp hơn các hoạt động kinh doanh trong nước vì nhiều lý do, chẳng hạn: bạn hàng ở cách xa, hoạt động chịu sự điều tiết của hệ thống tiền tệ - tài chính khác nhau... Do đó, ngoài việc nắm vững tình hình trong nước và đường lối chính sách, luật lệ quốc gia có liên quan đến hoạt động kinh tế đối ngoại, đơn vị kinh doanh ngoại thương cần phải nhận biết hàng hoá, nắm vững thị trường ngoài nước. * Nhận biết sản phẩm nhập khẩu: Mục đích của việc nhận biết sản phẩm nhập khẩu là nhằm lựa chọn mặt hàng kinh doanh có lợi nhất cho doanh nghiệp. Muốn vậy, doanh nghiệp cần trả lời được 5 câu hỏi: - Thị trường đang cần mặt hàng gì? - Tình hình tiêu thụ mặt hàng đó thế nào? - Mặt hàng đó đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống? - Tình hình sản xuất mặt hàng đó ra sao? - Tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu là bao nhiêu? * Nắm vững thị trường ngoài nước: Những nội dung cần nắm vững về một thị trường nước ngoài là: tình hình chính trị - luật pháp, điều kiện thương mại chung, chính sách buôn bán, thái độ và quan điểm của nước xuất khẩu, điều kiện về tiền tệ và tín dụng, điều kiện vận tải và tình hình giá cước, uy tín của nước xuất khẩu. Bên cạnh những điểm trên, đơn vị còn cần nắm vững những điều có liên quan đến mặt hàng kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài đó như: dung lượng thị trường và nghiên cứu giá cả hàng hoá trên thị trường Thế giới... * Nghiên cứu dung lượng thị trường. Dung lượng thị trường của một hàng hoá là khối lượng hàng hoá được giao dịch trên một phạm vi thị trường nhất định (thế giới, khu vực, dân tộc) trong một thời gian nhất định, thường là một năm. Dung lượng thị trường không phải là yếu tố tĩnh mà thường xuyên biến động do nó chịu sự tác động tổng hợp của rất nhiều yếu tố khác nhau. Nghiên cứu dung lượng thị trường nhằm mục đích xác định được vị trí của doanh nghiệp trên thương trường, từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể xác định mặt hàng kinh doanh là có hiệu quả hay không, sau đó lập kế hoạch thực hiện. * Nghiên cứu về giá cả hàng hoá trên thị trường Thế giới: Việc xác định đúng giá cả hàng hoá trong xuất nhập khẩu trên thị trường Thế giới có ý nghĩa rất lớn đối với hiệu quả Thương mại quốc tế. Nó sẽ giúp tăng thu ngoại tệ trong xuất khẩu và giảm chi ngoại tệ trong nhập khẩu vì thế giá cả là một trong những chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả ngoại thương. Giá cả thị trường thế giới dao động lên xuống do ảnh hưởng của quan hệ cung cầu, có khi có sự đột biến lớn, do đó khi xác định giá cả ký kết phải chú ý tới những thay đổi của quan hệ cung cầu của thị trường và xu thế động thái của giá cả thị trường thế giới. Khi cầu lớn hơn cung thì giá cả thị trường quốc tế có xu hướng tăng lên, khi cung lớn hơn cầu thì giá cả thị trường quốc tế có xu hướng giảm xuống. Có thể thấy, hiểu rõ tình hình cung cầu của thị trường thế giới sẽ giúp đưa ra phán đoán chính xác về xu thế giá cả của thị trường, do đó sẽ giúp xác định hợp lý giá cả ký kết hàng hoá xuất nhập khẩu. 2. Lập phương án kinh doanh Lập phương án kinh doanh thực chất là lập một chương trình hành động tổng quát hướng tới việc thực hiện những mục đích cụ thể của doanh nghiệp trong kinh doanh. Phương án kinh doanh rất cần thiết và giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nó quyết định nhiều đến sự thành công trong hoạt động xuất nhập khẩu. Khi lập phương án kinh doanh phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Phương án kinh doanh phải thích ứng với sự thay đổi của môi trường và thị trường. - Phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp. - Phải đảm bảo được mục tiêu bao trùm của doanh nghiệp. - Phải có tính khả thi và an toàn. - Đảm bảo được mối quan hệ biện chứng giữa lợi ích của doanh nghiệp và lợi ích xã hội. Các căn cứ để xây dựng phương án kinh doanh thường bao gồm: 1. Căn cứ vào tình thế của thị trường; 2. Căn cứ vào chiến lược kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp; 3. Căn cứ vào khả năng của doanh nghiệp; 4. Căn cứ vào đối thủ cạnh tranh. Quá trình xây dựng phương án kinh doanh bao gồm các bước sau: 1. Phân tích để lựa chọn thị trường và mặt hàng kinh doanh; 2. Xác định mục tiêu; 3. Phác thảo các phương án kinh doanh; 4. Lựa chọn phương án kinh doanh. 3. Lựa chọn nguồn cung cấp Sau khi xác định được nhu cầu nhập khẩu, doanh nghiệp cần lựa chọn: đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng giá, đúng thời điểm, và đúng nguồn cung cấp. Lựa chọn đúng nguồn cung cấp là nền tảng thực hiện quyết định mua hàng tối ưu. Việc nghiên cứu thị trường giúp cho đơn vị kinh doanh lựa chọn thị trường, thời cơ thuận lợi, lựa chọn phương thức mua bán và điều kiện giao dịch thích hợp. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, kết quả hoạt động kinh doanh còn phụ thuộc vào đối tác giao dịch. Trong những điều kiện như nhau, việc giao dịch với khách hàng cụ thể này thì thành công nhưng đối với khách hàng khác thì bất lợi. Vì vậy, một nhiệm vụ quan trọng của đơn vị kinh doanh là lựa chọn người cung cấp. Mục đích lựa chọn đối tác là tìm kiếm người cộng tác khả dĩ, an toàn và có lợi. Trong quá trình lựa chọn đối tác giao dịch cần nghiên cứu các vấn đề sau: - Tình hình sản xuất kinh doanh của đối tác: lĩnh vực kinh doanh, phạm vi kinh doanh, chất lượng sản phẩm, giá cả, khả năng cung cấp lâu dài, thường xuyên... - Khả năng về vốn và cơ sở vật chất kỹ thuật của đối tác: cho thấy ưu thế của đối tác trên thương trường, thực trạng khả năng sản xuất của họ. - Thái độ và quan điểm kinh doanh của đối tác. - Uy tín và mối quan hệ với bạn hàng khác của đối tác. - Tình hình chính trị của nước đối tác: đây là vấn đề quan trọng, nhất là khi trên thế giới đang xảy ra nhiều xung đột lớn về chính trị, nó làm ảnh hưởng không tốt đến quá trình nhập khẩu. 4. Đàm phán, ký kết hợp đồng 4.1. Đàm phán Đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thảo luận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để có thể đi đến một hợp đồng thương mại. Đàm phán thực chất là thống nhất với nhau về các điều kiện thương mại. * Các hình thức đàm phán. - Đàm phán qua thư tín: Ngày nay thư từ và điện tín vẫn còn là phương tiện chủ yếu để giao dịch giữa những người xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường thông qua thư từ. Ưu điểm của giao dịch qua thư tín là tiết kiệm được nhiều chi phí, hơn nữa cùng một lúc lại có thể giao dịch, trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Tuy nhiên, giao dịch qua thư tín thường đòi hỏi thời gian chờ đợi lâu nên có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua. - Đàm phán qua điện thoại: Đàm phán qua điện thoại có ưu điểm nhanh chóng, giúp người giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trương, đúng thời cơ cần thiết. Nhưng phí tổn điện thoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường hạn chế về thời gian. Do đó, khi áp dụng hình thức này cần chuẩn bị nội dung chu đáo. - Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng. Hình thức này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư hoặc điện thoại kéo dài quá lâu. Nhưng đây cũng là hình thức đàm phán khó khăn nhất trong các hình thức đàm phán, đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải chắc về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhậy. Vì vậy, chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đàm phán trực tiếp là việc hết sức cần thiết. * Các bước tiến hành đàm phán của doanh nghiệp nhập khẩu: Chuẩn bị đàm phán - Tiến hành đàm phán - Kết thúc đàm phán. 4.2. Ký kết hợp đồng ngoại thương Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Ở các nước tư bản, hợp đồng có thể được thành lập dưới hình thức văn bản hoặc hình thức miệng. Ở nước ta, hợp đồng nhất thiết phải được ký kết dưới hình thức văn bản. * Khi ký kết hợp đồng, các bên cần chú ý một số đặc điểm như sau: - Cần có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản cần thiết trước khi ký kết. - Văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo. Trước khi ký kết, bên kia xem xét kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán, tránh việc đối phương có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm chưa thoả thuận và bỏ qua không ghi vào những điều đã thống nhất. - Hợp đồng cần được trình bày rõ ràng, phản ánh đúng nội dung đã thoả thuận, không để tình trạng mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách. - Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ những đặc điểm của hàng hoá định mua bán, từ những điều kiện, hoàn cảnh tự nhiên, xã hội... của nước người bán, người mua, từ đặc điểm và quan hệ giữa hai bên. - Người đứng ra ký kết hợp đồng phải là người có thẩm quyền ký kết. - Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng nên là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo. 5. Tổ chức thực hiện hợp đồng Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương đã được ký kết, đơn vị kinh doanh nhập khẩu - với tư cách là một bên ký kết - phải tổ chức thực hiện hợp đồng. Đây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp quốc gia, quốc tế, đồng thời đảm bảo được lợi ích quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Đối với đơn vị nhập khẩu, việc tổ chức thực hiện hợp đồng được tiến hành theo các bước sau: 5.1. Xin giấy phép nhập khẩu Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu. Vì thế, sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Giấy phép do Bộ Thương mại cấp. Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu khác nhau đối với hàng hoá thuộc các nhóm hàng khác nhau. 5.2. Mở thư tín dụng L/C Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ thì bên mua phải mở L/C ở ngân hàng khi có thông báo từ bên bán. Thời gian mở L/C phụ thuộc vào thời hạn giao hàng. Để cho chặt chẽ, hợp đồng thường quy định cụ thể ngày giao hàng, ngày mở L/C. Nếu như hợp đồng không quy định cụ thể thì thông thường thời gian này là khoảng 15-20 ngày trước khi đến thời hạn giao hàng. Cơ sở mở L/C là các điều khoản của hợp đồng. Đơn vị nhập khẩu dựa vào cơ sở đó, làm đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. 5.3. Thuê phương tiện vận tải Việc thuê phương tiện vận tải được tiến hành dựa vào những căn cứ sau: - Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu: Nếu điều kiện là EXW, FCA, FAS, FOB, thì người nhập khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải, các điều kiện còn lại thì người xuất khẩu phải thuê. - Căn cứ vào khối lượng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá. Khi thuê phương tiện vận tải phải căn cứ vào khối lượng hàng hoá để tối ưu hoá tải trọng của phương tiện, từ đó tối ưu hoá được chi phí đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển. - Căn cứ vào điều kiện vận tải. Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hày hàng hóa đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đường bình thường hay tuyến đường đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục... Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng như: quy định mức tải trọng tối đa của phương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ... 5.4. Mua bảo hiểm hàng hoá Bảo hiểm là một sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thoả thuận gây ra, với điều kiện người được mua bảo hiểm đã mua cho đối tượng đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm. Có nhiều điều kiện bảo hiểm khác nhau. Trên thế giới và Việt Nam hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểu chính sau: - Điều kiện bảo hiểm A (Institute cargo clause A) - Điều kiện bảo hiểm B (Institute cargo clause B) - Điều kiện bảo hiểm C (Institute cargo clause C) Ngoài ra còn có một số điều kiện bảo hiểm phụ, điều kiện bảo hiểm đặc biệt như bảo hiểm chiến tranh (War risk), bảo hiểm đình công (Strike)... Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào các căn cứ sau: - Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng nhập khẩu. - Căn cứ vào hàng hoá vận chuyển. - Căn cứ vào điều kiện vận chuyển. Các điều kiện vận chuyển như: Loại phương tiện vận chuyển, chất lượng của phương tiện, loại bao bì bốc dỡ. Đặc điểm của hành trình vận chuyển như: Các yếu tố tác động trong quá trình boóc dỡ, vận chuyển, chuyển tải... là các yếu tố tạo nên rủi ro cho hnàg hoá mà chúng ta cần xem xét, phân tích để quyết định lựa c