Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ ở công ty TNHH cơ khí HTMP Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU Kế toán luôn gắn liền với nền sản xuất xã hội, nó là một công cụ không thể thiếu được trong công việc điều hành và quản lý kinh tế vĩ mô.Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả. Để làm được điều đó,các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu (NVL) công cụ dụng cụ(CCDC) thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Do đó việc hạch toán NVL luôn được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng. Công tác hạch toán NVL, CCDC đúng sẽ giúp cho doanh nghiệp cung cấp NVL, CCDC một cách kịp thời, đầy đủ, đồng thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ tiêu hao vật liệu, đảm bảo sử dụng NVL,CCDC tiết kiệm có hiệu quả, hạ giá thành sản phẩm,đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Công ty TNHH cơ khí HTMP Việt Nam được thành lập vào tháng 9 năm 2004. Mục đích chính của công ty là sản xuất, chế tạo các loại khuôn mẫu và các chi tiết chính xác, chất lượng cao thoả mãn được các yêu cầu của khách hàng tại Việt Nam và nước ngoài. Sau một thời gian đi sâu tìm hiểu hoạt động của công ty em nhận thấy được sự quan trọng của vật liệu, công cụ dụng cụ với quá trình sản xuất kinh doanh sự cần thiết phải quản lý vật liệu nhằm đáp ứng kịp thời, nhu cầu vật liệu phục vụ sản xuất. Nhận thấy được những khó khăn tồn tại trong việc quản lý và sử dụng nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ và nhất là bảo đảm nguồn vốn lưu động cho việc dự trữ tài sản lưu động ở công ty. Với kiến thức được trang bị trong thời gian học tập tại trường cùng với sự nhận thức vai trò và tầm quan trọng của NVL,CCDC trong công ty trong toàn bộ công tác hạch toán kế toán. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của Giáo Viên: Trần Bích Nga và các cán bộ kế toán ở công ty nơi em thực tập, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài:”Kế toán nguyên liệu,vật liệu và công cụ dụng cụ “ở công ty TNHH cơ khí HTMP Việt Nam để viết báo cáo thực tập tốt nghiệp. Nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 phần: -Phần I: Các vấn đề chung về kế toán NVL,CCDC. -Phần II: Tình hình thực tế về công tác kế toán NVL,CCDC tại công ty TNHH Cơ khí HTMP Việt Nam. -PhầnIII: Nhận xét, kiến nghị, biện pháp hoàn thiện những vấn đề chưa hợp lý trong công tác kế toán tại đơn vị. Do thời gian thực tập có hạn, với nhận thức còn nhiều hạn chế nên báo cáo thực tập tốt nghiệp chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong và xin trân thành cảm ơn sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để báo cáo đựơc hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I: CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NVL, CCDC I. Khái niệm,đặc điểm và vai trò của NL,Vl và CCDC trong sản kinh doanh 1.Khái niệm và đặc điểm của NL,VL và CCDC 1.1 Khái niệm: +NL,VL trong các doanh nghiệp của sản xuất là đối tượng lao động –một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh,cung cấp dịch vụ-là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản phẩm. +CC,DC là những tư liệu lao động không thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi trên tài sản cố định hữu hình (có giá trị tài sản nhỏ hơn 10 triệu đồng,và thời gian sủ dụng nhỏ hơn 1 năm),hoặc thoả mãn điều kiện ghi nhận là TSCĐ hữu hình nhưng không có tính bền vững như thuỷ tinh,gốm sứ… 1.2.Đặc điểm 1.2.1.Đặc điểm của NL,VL -Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ. -Khi tham gia vào quá trình sản xuất NL,VL thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1.2.2. Đặc điểm của CC,DC: -Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ. -Khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hinh thái vật chất ban đầu, giá trị bị hao mòn dần được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.CC,DC thường có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn được quản lý và hạch toán như tài sản lưu động. 2. Vai trò của NL,VL và CC,Dc trong sản xuất kinh doanh. NLVL-CC,DC là một trong ba yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất,chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm.Sự ảnh hưởng của NLVL, CCDC đối với sản xuất không chỉ ở mặt lượng mà còn cả ở mặt chất-NLVL ,CCDC phải đảm bảo đúng chất lượng,quy cách,chủng loại thì sản xuất sản phẩm mới đạt yêu cầu. Do vậy tăng cường công tác quản ly,công tác kế toán NVL,CCDC nhằm đảm bào sử dụng hiệu qua tiết kiệm NVL,CCDC hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ‎ nghĩa quan trọng trong các doanh nghiệp nói chung. II.Phân loại và đánh giá NL,VL và CCDC: 1.Phân l oại NLVL và CCDC a. Phân loại NLVL: (Căn cứ vào nguồn gốc hình thành: - NVL mua ngoài; - NVL tự chế biến, gia công; - NVL được tài trợ, được góp; (Căn cứ vào nội dung, công dụng kinh tế của vật liệu: - NVL chính; - Vật liệu phụ; - Nhiên liệu; - Phụ tùng thay thế; - Các loại vật liệu khác; (Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu: - NVL trực tiếp dùng cho sản xuất,chế tạo sản phẩm; - NVL dùng cho công tác quản lý; - NVL dùng cho các mục đích khác; b. Phân loại CCDC: (Căn cứ vào nguồn hình thành: - CCDC mua ngoài; - CCDC tự chế biến, gia công; - CCDC được tài trợ, được góp; (Căn cứ vào nội dung, công dụng kinh tế: - Công cụ, dụng cụ; - Bao bì luân chuyển; - Đồ dung cho thuê; (Căn cứ vào mục đích công dụng: - CCDC dùng cho sản xuất kinh doanh; - CCDC dùng cho quản lý; - CCDC dùng cho các mục đích khác; (Căn cứ theo phương pháp phân bổ: - Phân bổ một lần; - Phân bổ hai lần; - Phân bổ nhiều lần; 2 .Đánh giá NLVL-CCDC a. Đối với NVL,CCDC nhập kho: (Với NVL,CCDC mua ngoài nhập kho: Giá gốc NL,VL giá mua ghi trên các loại thuế chi phí có liên Và CCDC hoá dơn sau khi trừ đi không được quan trực mua ngoài = các khoản chiết khấu, + hoàn lại + tiếp đến việc nhập kho giảm giá mua hàng   (Với NVL,CCDC tự gia công chế biến nhập kho: Giá gốcVL, = giá gốc VL + chi phí chế biến CCDC nhập kho xuất kho   (Với NVL,CCDC thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Giá gốc NVL, giá gốcNVL tiền công chi phí vận chuyển CCDC = xuất kho thuê + phải trả cho + bốc dỡ và các chi Nhập kho ngoài chế biến người chế phí có liên quan biến trực tiếp khác   (Với NVL,CCDC nhận góp vốn liên doanh,vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá cả thực tế do Hội đồng định giá đánh giá lại và được chấp nhận. (Với NVL,CCDC được biếu tặng: Giá gốc NVL giá trị hợp ly ban đầu các chi phí khác có liên Và CCDC = của những NVL, + quan trực tiếp đến việc Nhập kho CCDC tương đương tiếp nhận   (Với NVL,CCDC được cấp: Giá gốc NVL, giá ghi trên sổ của đơn vị chi phí vận chuyển CCDC = cấp trên hoặc giá được + bốc dỡ,chi phí có liên Nhập kho đánh giá lại theo giá trị thuần quan trực tiếp khác   b. Đối với NVL,CCDC xuất kho : Tuỳ theo hoạt động của DN cũng như yêu cầu của của nhà quản l‎y cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: (Phương án nhập trước xuất trước (FIFO): trong phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước,và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ.Theo phương pháp này thi giá trị hàng xuất được tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ,giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho tại thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. (Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO): trong phương pháp này áp dụng dựa trên gải định là hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó.Theo phương pháp này thì giá trị xuất kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ tồn kho. (Phương pháp tính theo giá đích danh: giá trị thực tế của NVL,CCDC xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập,áp dụng đối với DN sử dụng ít NVL,CCDC có giá trị lớn và có thể nhận diện được (Phương pháp giá bình quân gia quyền:giá trị của loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kì và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua và sản xuất trong kì ( bình quân gia quyền cuối kì ). Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kì hoặc mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hinh doanh nghiệp ( bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập ). Giá trị thực tế NVL, = số lượng NVL × Đơn giá bq CCDC nhập kho CCDC xuát kho gia quyền   Trong đó giá đơn vị bình quyền có thể tính một trong các phương án sau: Phương án 1:tính theo giá bình quân gia quyền cả kì dự trữ Đơn giá bq giá trị thực tế NVL và + giá trị thực tế NVL và gia quyền cả = CCDC tồn kho đầu kỳ CCDC nhập kho trong kỳ kỳ dự trữ số lượng NVL và CCDC + số lượng NVL và CCDC Tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ   Phương án 2:Tính theo giá bình quân sau mỗi lần nhập Đơn giá giá trị thực tế NVL giá trị thực tế NVL và bình quân và CCDC tồn kho + CCDC nhập kho của gia quyền = trước khi nhập từng lần nhập sau mỗi lần số lượng NVL và số lượng NVL và nhập CCDC tồn kho + CCDC nhập kho của trước khi nhập từng lần nhập   (Phương pháp giá hạch toán của NVL,CCDC nhập kho: Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hàng điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá: Giá trị thực tế NVL, + giá trị thực tế NVL,CCDC Hệ số chênh = CCDC tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Lệch giá giá trị hạch toán NVL, + giá trị hạch toán MVL, CCDC tồn kho đầu kỳ CCDC nhập kho trong kỳ   Giá trị thực tế NVL, = giá trị hạch toánNVL, × hệ số chênh CCDC xuất kho CCDC xuất kho lệch giá   III.Nhiệm vụ của kế toán NVL,CCDC: Để phát huy vai trò,chức năng của kế toán trong công tác quản lý NVL,CCDC trong DN,kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau: ― Tổ chức ghi chép,phản ánh chính xác,kịp thời số lượng,khối lượng,phẩm chất,quy cách và giá trị thực tế của từng loại,từng thứ NVL,CCDC nhập,xuất và tồn kho. ―Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán,phương pháp tính giá NVL,CCDC nhập ,xuất kho.Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận, phòng ban chấp hành các nguyên tắc,thủ tục nhập,xuất và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán. ―Mở các loại Sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ NVL,CCDC theo đúng chế độ,phương pháp quy định. ―Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng,tình hình dự trữ và sử dụng NVL,CCDC theo dự toán,tiêu chuẩn,định mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc thiếu hụt,tham ô,lãng phí,xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý. ―Tham gia kiểm kê và đánh giá NVL,CCDC theo chế độ quy định của Nhà nước. ―Cung cấp thông tin vè tình hình nhập,xuất,tồn kho NVL,CCDC phục vụ công tác quản lý.Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng,bảo quản và sử dụng NVL,CCDC IV.Thủ tục quản lý nhập-xuất kho NVL,CCDC các chứng từ kế toán liên quan. 1.Thủ tục nhập kho:bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã ky kết,phiếu báo giá để tiến hành mua hàng.Khi hàng về đến nơi,nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt số lượng,khối lượng , chất lượng và quy cách,căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm,ban kiểm nghiệm lập”Biên bản kiểm nghiệm vật tư”.Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập”Phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn,giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho.Thủ tục sau khi cân,đong,đo,đếm sẽ ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư vào Thẻ kho,trường hợp phát hiện thừa,thiếu,sai quy cách,phẩm chất,thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản.Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao Phiếu nhập cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 2.Thủ tục xuất kho:căn cứ vào kế hoạch sản xuất,kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư viết phiếu xin lĩnh vật tư.Căn cứ vào Phiếu xin lĩnh vật tư bộ phận cung cấp vật tư viết Phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt.Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào Phiếu xuất,sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư vào Thẻ kho.Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển Phiếu xuất kho cho kế toán vật tư,kế toán tính giá hoàn chỉnh Phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ ké toán. 3.Chứng từ kế toán sử dụng: Chứng từ kế toán sử dụng được quy định theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các quyết định có liên quan gồm: -Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) -Phiếu xuất kho(Mẫu số 02-VT) -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu số 03-VT) -Biên bản kiểm kê vật tư,sản phẩm,hàng hoá (Mẫu số 08-VT) -Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho(Mẫu số 02-BH) -Hoá đơn bán hàng -Hoá đơn GTGT Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước,tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng DN,kế toán có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức(Mẫu số04-VT) -Biên bản kiểm nghiệm vật tư(Mẫu số 05-VT) -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(Mẫu số07-VT) V.Kế toán chi tiết NVL,CCDC: Tuỳ thuộc vào điều kiện của từng DN mà có thể lựa chọn vận dụng môt trong các phương pháp sau: 1.Phương pháp ghi thẻ song song SƠ ĐỒ 1:Phương pháp thẻ song song (1) (1) (2) (2) (4) (5) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra - Ưu điểm, nhược điểm : + Ưu điểm : Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý. + Nhược điểm : Việc ghi chép giữa kho và kế toán bị trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu dồn hết vào cuối tháng không đảm bảo yêu cầu kịp thơì của kế toán. 2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: SƠ ĐỒ 2 : Sơ đồ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (1) (1) (4) (2) (2) (3) (3) (5) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra - Ưu điểm, nhược điểm: + Ưu điểm: giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp với thẻ kho về mặt số lượng. Việc kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế hoạch do đó hạn chế chức năng của kế toán. 3.Phương pháp sổ số dư: SƠ ĐỒ 3: SỐ ĐỒ PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ (1) (1) (2) ( 4) ( 2) (6) (3) (3) (5) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra - Ưu điểm, nhược điểm: + Ưu điểm: giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày, do kế toán chi tiết NLVL chỉ theo dõi về mặt giá trị, tránh việc trùng lặp, công việc kế toán tiến hành hàng ngày, kiểm tra, giám sát thường xuyên. + Nhược điểm: khó phát hiện được nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sót, yêu cầu trình độ quản lý của Thủ kho và Kế toán phải cao. VI. Kế toán tổng hợp NVL,CCDC 1.Kế toán tổng hợp NVl,CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên(KKTX): Phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi phản ánh tình hình biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho…Hiện nay phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta. 1.1.Tài khoản kế toán chủ yếu sử dụng: - TK 152: Nguyên liệu vật liệu - TK 151: Hàng mua đang đi đường - TK 153: Công cụ dụng cụ 1.2.Công dụng, kết cấu và nội dung của từng tài khoản: (TK 152-nguyên liệu,vật liệu: Để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm các loại NLVL theo giá gốc. Tk 152 được mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3…để kế toán chi tiết theo từng loại vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tk 1521: Nguyên vật liệu chính. Tk 1522: Nguyên vật liệu phụ. Tk 1523: Nhiên liệu Tk 1534: Phụ tùng thay thế. ……………………. * Kết cấu TK: 152 – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 152 Có - Trị giá thực tế NL,VL mua ngoài, tự - Trị giá thực tế NL,VL xuất dùng cho chế biến, thuê ngoài GCCB, nhận vốn sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài góp liên doanh hoặc nhập từ các nguồn GCCB, hoặc góp vốn liên doanh. -Trị giá NL,VL phát hiện thừa khi kiểm - Trị giá NL,VL trả lại người bán hoặc kê. được giảm giá. - Trị giá NL,VL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. - DCK : Trị giá thực tế NL,VL tồn kho cuối kỳ . * Kết cấu TK: 153 – Công cụ dụng cụ (TK 153-công cụ,dụng cụ: Tài khoản này phản ánh gía trị hiện có và tình hình biến động của công cụ dụng cụ trong kỳ theo giá gốc. Nợ TK 153 Có - Trị giá thực tế CCDC mua ngoài, tự - Trị giá thực tế CCDC xuất dùng chế, thuê ngoài, gia công, nhận vốn góp xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài, liên doanh… vốn liên doanh. - Trị giá CCDC phát hiện thừa khi kiểm - Trị giá CCDC thiếu hụt phát hiện kê. kiểm kê.