Khóa luận Chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanh thu tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp tỉnh thừa Thiên Huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH ---------- ---------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn: BÙI ĐỨC HUY Th.S HỒ PHAN MINH ĐỨC Lớp: K43 A Kế toán-Kiểm toán Niên khóa: 2009 - 2013 Huế, tháng 5/2013 TR ƯỜ NG ĐẠ I ỌC KI NH TẾ - H UẾ iLỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình thực tập và thực hiện khóa luận tốt nghiệp vừa qua, em đã nhận được nhiều sự động viên và giúp đỡ tận tình từ phía nhà trường, từ thầy cô, người thân, bạn bè, và các cô chú, anh chị làm việc tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế. Lời đầu tiên, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Ban Giám hiệu nhà trường, Ban lãnh đạo khoa Kế toán – Tài chính cùng toàn thể thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế Huế đã nhiệt tình tạo điều kiện cho em cũng như các bạn học tập, rèn luyện và truyền thụ những kiến thức, kinh nghiệm quý giá trong suốt thời gian vừa qua. Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, các cô chú, anh chị làm việc tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập cũng như trong việc thu thập thông tin số liệu, nắm bắt tình hình thực tế của công ty. Đặc biệt, em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy giáo – Thạc sĩ Hồ Phan Minh Đức đã tận tình, dành nhiều thời TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ ii gian và công sức trong việc hướng dẫn em thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Sau cùng, em xin cảm ơn gia đình, các anh chị, bạn bè đã luôn quan tâm, động viên và giúp đỡ để em có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Bùi Đức Huy TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ iii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài chính CNTT : Công nghệ thông tin GTGT : Giá trị gia tăng HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB : Kiểm soát nội bộ KH : Khách hàng KTV : Kế toán viên KiTV : Kiểm toán viên TGNH : Tiền gửi ngân hàng TSCĐ : Tài sản cố định CTCP : Công ty cổ phần VTNN : Vật tư nông nghiệp BLĐ : Ban lãnh đạo BGĐ : Ban giám đốc GĐ : Giám đốc PGĐ : Phó Giám đốc PXK : Phiếu xuất kho ĐKNH : Đăng ký nhận hàng LXH : Lệnh xuất hàng SXKD : Sản xuất kinh doanh HTK : Hàng tồn kho TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ iv DANH MỤC BẢNG BIỂU Trang Bảng 1.1 – Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình doanh thu .......................... 15 Bảng 2.1 – Tình hình lao động của công ty từ năm 2010 – 2012............................ 19 Bảng 2.2 – Tình hình vốn SXKD của công ty qua 2 năm (2011-2012) .................. 20 Bảng 2.3 – Tình hình thu nhập của người lao động từ năm 2010 – 2012 ............... 22 Bảng 2.4 – Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 2 năm (2011-2012) .... 30 Bảng 2.5 – Quy trình bán hàng – thu tiền ................................................................ 35 Bảng 3.1.– Mục tiêu kiểm toán với công việc kiểm soát nội bộ.............................. 66 Bảng 3.2 – Ước lượng rủi ro cho chu trình bán hàng – thu tiền .............................. 68 DANH MỤC LƯU ĐỒ Trang Lưu đồ 1 – Quy trình xử lý yêu cầu khách hàng...................................................... 47 Lưu đồ 2 – Quy trình theo dõi, ghi nhận bán hàng .................................................. 48 Lưu đồ 3.– Quy trình cung cấp hàng hóa................................................................. 49 Lưu đồ 4 – Quy trình thu tiền................................................................................... 50 Lưu đồ 5 – Quy trình lưu chuyển hàng hóa ............................................................. 52 Lưu đồ 6 – Quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT.................................................. 53 Lưu đồ 7 – Quy trình lưu chuyển phiếu thu............................................................. 55 Lưu đồ 8 – Đề xuất quy trình lưu chuyển phiếu xuất kho ....................................... 72TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ vDANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ Trang Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty ............................................24 Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ tổ chức kế toán của công ty .........................................................25 Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy ...........................................27 Sơ đồ 2.4 – Quy trình sản xuất phân bón của công ty...............................................29 Sơ đồ 2.5 – Quá trình phân phối sản phẩm của công ty............................................30 Sơ đồ 2.6 – Các bộ phận liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền......................40 Sơ đồ 2.7 – Những giai đoạn chủ yếu của chu trình bán hàng – thu tiền..................46 Sơ đồ 2.8 – Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty ...............................................46 Sơ đồ 2.9 – Quy trình xét duyệt bán chịu đối với khách hàng lâu năm ....................51 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ vi MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN....................................................................................................................i DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ......................................................................................... iii DANH MỤC BẢNG BIỂU .............................................................................................. iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ ......................................................................................... v MỤC LỤC ....................................................................................................................... vi PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ ..................................................................................................1 I.1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................... 1 I.2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................... 1 I.3. Đối tượng nghiên cứu ................................................................................................ 2 I.4. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................................... 2 I.5. Các phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 2 I.6. Cấu trúc khóa luận ...................................................................................................... 3 PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .....................................................4 CHƯƠNG 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP .................................................................. 4 1.1. Khái quát về chu trình doanh thu.............................................................................................. 4 1.1.1. Doanh thu................................................................................................................................ 4 1.1.2. Chu trình doanh thu............................................................................................................... 6 1.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu ......................................................................... 8 1.2.1. Kiểm soát nội bộ .................................................................................................................... 8 1.2.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB............................................................................ 9 1.2.3. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu .............................................................. 13 1.2.4. Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng – thu tiền ................................................................. 14 1.2.5. Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng – thu tiền: ................................ 15 CHƯƠNG 2 – THỰC TRẠNG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP THỪA THIÊN HUẾ . 17 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế ............................ 17 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ........................................................................................ 17 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ...................................................................................................... 17 2.1.3. Nguồn lực.............................................................................................................................. 18 2.1.4. Tổ chức hoạt động quản lý................................................................................................. 22 2.1.5. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh........................................................................ 28 2.1.6. Phân tích tổng quát hoạt động kinh doanh của công ty 2 năm vừa qua ..................... 31 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ vii 2.2. Thực trạng chu trình doanh thu của công ty ......................................................................... 33 2.2.1. Đặc điểm về sản phẩm ....................................................................................................... 33 2.2.2. Các phương thức tiêu thụ .................................................................................................. 34 2.2.3. Các phương thức thanh toán............................................................................................. 35 2.2.4. Quy trình bán hàng – thu tiền ............................................................................................ 35 2.2.5. Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ .................................................................... 37 2.2.6. Bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng – thu tiền .................................. 38 2.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu của công ty ............. 39 2.3.1. Thực trạng môi trường kiểm soát...................................................................................... 39 2.3.2. Thực trạng hệ thống kế toán.............................................................................................. 42 2.3.3. Thực trạng về các thủ tục kiểm soát................................................................................. 44 2.3.4. Thực trạng kiểm toán nội bộ .............................................................................................. 44 2.3.5. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng – thu tiền.............................................. 45 2.3.6. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty trong từng giai đoạn của quy trình bán hàng – thu tiền ..................................................................................................... 45 CHƯƠNG 3 – CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP THỪA THIÊN HUẾ............................................................................................................... 58 3.1. Đánh giá hệ thống KSNB chu trình doanh thu tại công ty .................................................. 58 3.1.1. Ưu điểm ..................................................................................................................................... 58 3.1.2. Nhược điểm .............................................................................................................................. 60 3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình doanh thu................................................. 62 3.2.1. Nguyên nhân............................................................................................................................. 62 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện................................................................................................................ 63 PHẦN III – KẾT LUẬN ..................................................................................................74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...........................................................................76 DANH MỤC PHỤ LỤC ..................................................................................................77 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH Ế - H UẾ SVTH: BÙI ĐỨC HUY – K43 A Kế toán-Kiểm toán 1 PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ I.1. Lý do chọn đề tài Những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã đưa ra nhiều chủ trương, chính sách để phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, đa dạng hóa các hình thức sở hữu, và mở rộng quan hệ hợp tác với bên ngoài. Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển thì doanh nghiệp đó không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề,... mà còn đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra kiểm soát nói riêng cần phải được coi trọng. Hiện nay, Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế không ngừng phát triển với nhiều sản phẩm mới đa dạng và phong phú; mạng lưới phân phối rộng lớn; cộng với việc môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt và gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lâu dài cần có nhiều giải pháp để tăng sức cạnh tranh và tăng cường năng lực của công tác quản lý trong doanh nghiệp. Một trong những giải pháp mà đơn vị cần quan tâm nhất hiện nay đó là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng – thu tiền (chu trình doanh thu) để đảm bảo doanh thu được tính đủ, chính xác và kịp thời, tránh thất thoát tiền thu bán hàng. Xuất phát từ những yêu cầu thiết thực trên, với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát đối với chu trình doanh thu của một đơn vị cụ thể, đồng thời với mục đích xây dựng trong Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế một hệ thống quản lý khoa học và hiệu quả hơn trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, em đã chọn đề tài: “Chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế” để nghiên cứu và thực hiện khóa luận của mình. I.2. Mục tiêu nghiên cứu Qua nghiên cứu thực trạng về chu trình doanh thu cũng như kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế, để TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ SVTH: BÙI ĐỨC HUY – K43 A Kế toán-Kiểm toán 2 từ đó chỉ ra những hạn chế còn tồn đọng. Trên cơ sở đó, khóa luận đề ra những giải pháp thích hợp để tăng cường và hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty. I.3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Thừa Thiên Huế; các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty; các thủ tục kiểm soát liên quan đến từng giai đoạn trong chu trình bán hàng – thu tiền; vai trò và quan hệ giữa các cá nhân có liên quan với nhau trong chu trình. I.4. Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế - Thời gian:  Thời gian làm khóa luận từ ngày 01/03/2013 đến ngày 01/05/2013  Nguồn số liệu thu thập để làm căn cứ đề tài trong giai đoạn năm 2011 - 2012 I.5. Các phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập tài liệu: căn cứ vào những tài liệu thu được để làm cơ sở lý luận cho việc phân tích tình hình thực tế. - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: tìm hiểu thực tế, phỏng vấn nhân viên công ty để tìm hiểu công việc cụ thể của họ, tiến hành phỏng vấn các quy trình làm việc để từ đó phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ. - Phương pháp quan sát: quan sát công việc của nhân viên phòng Kế toán, phòng Kế hoạch Kinh doanh, và các bộ phận khác để thấy được công việc cụ thể của mỗi bộ phận, mỗi nhân viên. - Phương pháp phân tích số liệu: phân tích, so sánh tất cả số liệu thu thập được từ công ty, để từ đó tổng hợp những dữ liệu cần thiết phục vụ cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ SVTH: BÙI ĐỨC HUY – K43 A Kế toán-Kiểm toán 3 I.6. Cấu trúc khóa luận Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục chữ viết tắt, danh mục bảng biểu, sơ đồ đồ thị, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận bao gồm 3 phần sau: Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanh thu trong Doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu và kiểm soát chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế Phần III: Kết luận TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ SVTH: BÙI ĐỨC HUY – K43 A Kế toán-Kiểm toán 4 PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU VÀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái quát về chu trình doanh thu 1.1.1. Doanh thu 1.1.1.1. Khái niệm: Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, được phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu cho đơn vị. Một số khái niệm khác: - Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: Là số chênh lệch giữa tổng doanh thu với các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại và số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp. - Doanh thu hoạt động tài chính: Là toàn bộ các khoản doanh thu bao gồm: tiền lãi (lãi cho vay, lãi tiền gửi, trả góp,...), cổ tức được hưởng, lợi nhuận được chia từ hoạt động liên doanh, liên kết, chênh lệch tăng tỷ giá ngoại tệ và các khoản khác. - Thu nhập khác: Là khoản thu góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu từ hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu trên. 1.1.1.2. Các khoản giảm trừ doanh thu: - Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền người bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với khối lượng lớn. - Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ SVTH: BÙI ĐỨC HUY – K43 A Kế toán-Kiểm toán 5 - Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc hàng bị lạc hậu thị hiếu. - Hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. 1.1.1.3. Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng:  Tài khoản sử dụng: TK 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ” Bên Nợ Bên Có Kết chuyển doanh thu nội bộ vào xác định kết quả kinh doanh. Tổng doanh thu nội bộ trong kỳ TK này không có số dư TK 521 “Chiết khấu thương mại” Bên Nợ Bên Có Chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK Doanh thu trong kỳ để xác định Doanh thu thuần của kỳ hạch toán. TK này không có số dư TK 531 “Hàng bán bị trả lại” Bên Nợ Bên Có Giá bán của hàng tiêu thụ bị trả lại. Kết chuyển giá trị của hàng bán bị trả lại vào doanh thu trong kỳ. TK này không có số dư TK 532 “Giảm giá hàng bán” Bên Nợ Bên Có TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ SVTH: BÙI ĐỨC HUY – K43 A Kế toán-Kiểm toán 6 Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận với khách hàng. Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán vào Doanh thu trong kỳ bán. TK này không có số dư  Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn bán hàng; - Hóa đơn thuế GTGT - Phiếu xuất kho - Phiếu giao hàng - Phiếu chi - Biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại - Biên bản xác nhận giảm giá hàng bán - Giấy báo nợ - Các chứng từ than