Khóa luận Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................................ 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài .............................................................. 2 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài ............................................................. 2 4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài ............................................................................. 3 5. Kết cấu của khóa luận ........................................................................................... 3 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ............................................................................................................ 4 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng .................................................................... 4 1.1.1 Khái niệm văn phòng ....................................................................................... 4 1.1.2 Vị trí của văn phòng ......................................................................................... 6 1.1.3 Vai trò của văn phòng ...................................................................................... 7 1.1.4 Chức năng của văn phòng ................................................................................ 8 1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng ................................................................................ 10 1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị ..... 11 1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị ...................................................................................................................... 11 1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin ................................................ 12 1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản .................................................................................... 12 1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức ........................................................................................................... 13 1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng .......................................................... 13 1.1.5.7 Duy trì hoạt động thƣờng nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng ......................................................................................................................... 14 1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức ......................... 14 1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc .................................................... 14 1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng .................................................................. 15 1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc ......................................................................... 16 1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị .................................................................. 16 1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ .......................................................................... 17 1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị ..................................... 18 1.1.6.7 Công tác hậu cần ......................................................................................... 19 1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực ................................................................ 20 1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng .............................................. 20 1.1.8 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng ........................................... 21 Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P 1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng ................................................. 22 1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế ................................................................................... 23 1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ...................................................................... 23 1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục .................................................................................... 23 1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm ................................................ 23 1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính .............................................................................................. 24 1.2 Công tác văn phòng ........................................................................................... 24 1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng ....................................................................... 24 1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng ....................................................... 25 1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng .................................................................. 25 Kết luận chƣơng 1: .................................................................................................. 26 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH ....... 27 2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành..................... 27 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ................................................. 27 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty ............................................................... 28 2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ................................................................................... 28 2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ..................................................... 29 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty .................................................................. 33 2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty ............................................... 34 2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty ........................................................................ 35 2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện ................................ 36 2.1.7 Chiến lƣợc, định hƣớng phát triển kinh doanh của công ty ........................... 36 2.1.8.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty .............................................................. 38 2.1.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ................................................. 39 2.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. .......... 40 2.1.9.1 Thuận lợi ..................................................................................................... 40 2.1.9.2 Khó khăn ..................................................................................................... 41 2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành ....................................................................................................................... 41 2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự .......................... 41 2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng ................................................................. 45 2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng ....................................................................... 45 2.2.2.2 Môi trƣờng làm việc của văn phòng ........................................................... 46 2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành ........................................................................................................... 46 Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P 2.2.3.1 Công tác tham mƣu, tổng hợp ..................................................................... 46 2.2.3.3 Công tác thông tin ....................................................................................... 51 2.2.3.4 Công tác văn thƣ, lƣu trữ ............................................................................ 55 2.2.3.4.1 Công tác văn thƣ ...................................................................................... 55 2.2.3.4.2 Công tác lƣu trữ ........................................................................................ 67 2.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị ........................................................................... 70 2.2.3.6 Công tác hậu cần ......................................................................................... 76 2.2.3.7 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ ............................................................. 81 2.2.3.7.1 Công tác bảo vệ ........................................................................................ 81 2.2.3.7.2 Công tác tạp vụ ......................................................................................... 82 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH .................................................................................................. 84 3.1 Giải pháp về công tác tham mƣu, tổng hợp ...................................................... 84 3.2 Giải pháp về công tác thông tin......................................................................... 86 3.3 Giải pháp về công tác văn thƣ, lƣu trữ .............................................................. 87 3.4 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị ............................................ 89 3.5 Giải pháp về việc tổ chức và bố trí nhân sự ...................................................... 90 3.6 Giải pháp về công tác hậu cần ........................................................................... 90 3.7 Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ ................................................................ 91 3.8 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng .................................................................................. 91 3.9 Xây dựng môi trƣờng làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên .................................................................................................... 94 3.10 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận ......................................................................................................................... 95 3.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. .............................................................................................................. 95 KẾT LUẬN ............................................................................................................ 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 98 Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bƣớc sang thế kỉ 21, đất nƣớc ta đã có nhiều bƣớc tiến đáng kể trong nền kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nƣớc ta ra nhập tổ chức thƣơng mại thế giới WTO, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trƣờng cùng với sự cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lƣợng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng đƣợc gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tƣ cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng đƣợc khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Hoàng Thành là công ty mới thành lập (năm 2002) nhƣng các thành viên của công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ và kinh doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi. Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập đƣợc một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tƣởng trong con mắt của đối tác. Mục tiêu của công ty là đƣa Hoàng Thành trở thành thƣơng hiệu hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp đóng tàu. Để thực hiện đƣợc mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Trong quá trình thực tập em nhận thấy công tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc thì vẫn Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 2 còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác văn phòng là chƣa cao. Chính vì vậy đƣợc sự hƣớng dẫn tận tâm của cô giáo – TH S.Trần Thị Ngà và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty em đã chọn đề tài: “ Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành ” với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại công ty đƣợc tốt hơn. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành để thấy đƣợc những điểm mạnh cũng nhƣ những điểm yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại công ty. 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng, thực trạng về công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành nhƣ: - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. - Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh cũng nhƣ những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải. - Tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại công ty nhƣ công tác tham mƣu tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác tổ chức cuộc họp hội nghị…trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã đạt đƣợc, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. - Đƣa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại công ty. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 3 4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài Để hoàn thành khóa luận em đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau: - Phƣơng pháp duy vật biện chứng - Phƣơng pháp phân tích tổng hợp - Phƣơng pháp điều tra, khảo sát - Phƣơng pháp thống kê - Phƣơng pháp so sánh - Phƣơng pháp phỏng vấn, đối thoại 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của khóa luận gồm 3 chƣơng: - Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. - Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành. - Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 4 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức ngƣời ta luôn nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng đƣợc coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trƣởng cơ quan. Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý đƣợc tập trung một cách thống nhất, hoạt động thƣờng xuyên liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì ? Văn phòng đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa dƣới những góc độ tiếp cận khác nhau: - Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Ngƣời ta có thể gọi là "Văn phòng giám đốc", "Văn phòng Nghị sỹ". - Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Thí dụ "Văn phòng Bộ", "Văn phòng Uỷ ban nhân dân" - Văn phòng đƣợc hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà nƣớc, trong các xí nghiệp. Nhƣ vậy: Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng ngƣời ta thƣờng nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thƣ. - Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhƣng thƣờng nó chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức. Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: - Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trƣờng...theo các phƣơng án sử dụng khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của đơn vị. Nhƣ vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 5 - Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn.  Để công tác văn phòng đạt đƣợc kết quả cần có những điều kiện cơ bản sau đây: Thứ nhất: Bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp. Ở các cơ quan, đơn vị có qui mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng cần có đầy đủ các bộ phận với số lƣợng nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng đƣợc độc lập, đáp ứng đầy đủ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Nhƣng đối với các đơn vị có qui mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. Ở đây từng con ngƣời có thể kiêm nhiệm nhiều công vi