Khóa luận Ứng dụng erp adempiere trong quản lý hợp đồng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Nguyễn Đức Hùng ỨNG DỤNG ERP ADEMPIERE TRONG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Các hệ thống thông tin HÀ NỘI - 2010 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Nguyễn Đức Hùng ỨNG DỤNG ERP ADEMPIERE TRONG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Các hệ thống thông tin Cán bộ hướng dẫn:Thạc sĩ Nguyễn Thu Trang HÀ NỘI - 2010 Lời cảm ơn Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn và lòng biết ơn sâu sắc nhất tới Thạc sỹ Nguyễn Thu Trang, người đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện khoá luận tốt nghiệp. Tôi chân thành cảm ơn các thầy, cô đã tạo cho tôi những điều kiện thuận lợi để học tập và nghiên cứu tại trường Đại Học Công Nghệ. Cuối cùng, tôi muốn gửi lời cảm vô hạn tới gia đình và bạn bè, những người thân yêu luôn bên cạnh và động viên tôi trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Nguyễn Đức Hùng Tóm tắt Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các ngành kinh tế xã hội ngày càng được quan tâm và triển khai hiệu quả như trong giáo dục, y tế và đặc biệt là các sản phẩm hỗ trợ doanh nghiệp. Việc xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất đáp ứng các nhu cầu quản lý khác nhau trong một doanh nghiệp khó khả thi, mà các sản phẩm chủ yếu là ứng dụng riêng lẻ đáp ứng nhu cầu xử lý công việc của từng bộ phận trong tổ chức, doanh nghiệp. Sự ra đời của ERP (Enterprise Resource Planning: Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) đã tạo ra một bước phát triển mới. ERP tích hợp các ứng dụng riêng lẻ với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất thành một hệ thống, giúp các bộ phân trong một tổ chức dễ dàng chia sẻ thông tin, tương tác với nhau, và hỗ trợ quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên doanh nghiệp. Đáp ứng nhu cầu thực tế, và nhận thấy các ưu điểm của hệ thống ERP, công ty cổ phần công nghệ Viettel đã triển khai ứng dụng giải pháp ERP dựa trên hệ mã mở Adempiere. Khóa luận với đề tài “Ứng dụng ERP Adempiere trong quản lý hợp đồng”giới thiệu, phân tích hệ ERP mã mở Adempiere và triển khai phân hệ quản lý hợp đồng cho Công ty Viettel dựa trên nền đó. Mục lục Mở đầu ............................................................................................................................. 1 Chương 1: Giới thiệu về ERP ........................................................................................... 2 1.1 Khái niệm ERP ........................................................................................................... 2 1.2 Các thành phần chính của ERP ................................................................................... 3 1.3 Các đặc điểm của ERP ................................................................................................ 4 Chương 2: Phân hệ quản lý hợp đồng trong ERP và các yêu của bài toán quản lý hợp đồng ở Viettel Technology................................................................................................ 7 2.1 Nhu cầu và ý nghĩa của việc quản lý hợp đồng ............................................................ 7 2.2 Yêu cầu bài toán về quản lý hợp đồng ở Công ty Viettel Technology ......................... 7 2.2.1 Yêu cầu chức năng quản lý hợp đồng mua ............................................................... 8 2.2.2 Yêu cầu chức năng quản lý hợp đồng bán .............................................................. 11 Chương 3: Kiến trúc hệ thống phần mềm nguồn mở ERP Adempiere ............................. 13 3.1 Tổng quan về adempiere ........................................................................................... 13 3.2 Kiến trúc cơ bản của một ứng dụng trên Adempiere .................................................. 14 3.2.1 Lớp PO .................................................................................................................. 14 3.2.2 DocAction .............................................................................................................. 16 3.2.3 Window ................................................................................................................. 17 3.2.4 Process ................................................................................................................... 21 3.2.5 WorkFlow .............................................................................................................. 21 3.3 Đánh giá về hệ thống Adempiere .............................................................................. 21 Chương 4: Phân tích và triển khai phân hệ quản lý hợp đồng trên Adempiere ở Viettel Technology ..................................................................................................................... 23 4.1 Phân tích và triển khai bài toán quản lý hợp đồng mua trên Adempiere .................... 23 4.1.1 Quy trình xử lý ....................................................................................................... 23 4.1.1.1 Quy trình xử lý .................................................................................................... 23 4.1.1.2 Mô tả các bước trong quy trình ........................................................................... 23 4.1.2 Mô tả Use Case mức cao ........................................................................................ 24 4.1.3 Biểu đồ phân rã chức năng ..................................................................................... 25 4.1.4 Mô hình ER ........................................................................................................... 26 4.1.5 Triển khai trên Adempiere ..................................................................................... 27 4.1.5.1 Xây dựng window cho quản lý hợp đồng mua ..................................................... 27 4.1.5.2 Gắn vào menu ..................................................................................................... 32 4.1.5.3 Tạo workflow cho chức năng quản lý hợp đồng mua........................................... 33 4.1.5.4 Gắn workflow với Process .................................................................................. 44 4.2 Phân tích và triển khai bài toán quản lý hợp đồng bán trên Adempiere...................... 46 4.2.1 Mô tả quy trình xử lý ............................................................................................. 46 4.2.1.1 Quy trình xử lý .................................................................................................... 46 4.2.1.2 Mô tả các bước trong quy trình ........................................................................... 47 4.2.2 Mô tả Use Case mức cao ........................................................................................ 47 4.2.3 Biểu đồ phân rã chức năng ..................................................................................... 49 4.1.4 Mô hình ER ........................................................................................................... 50 4.2.5 Triển khai trên Adempiere ..................................................................................... 51 4.3 Đánh giá hiệu quả làm việc của hệ thống .................................................................. 51 Kết Luận ......................................................................................................................... 52 Phụ lục 01: Các trạng thái và hành động cho một document. .......................................... 53 Phụ lục 02: Định nghĩa các cột bắt buộc có trong một table của hệ thống Adempiere. .... 55 Tài liệu tham khảo .............................................................................................................. Danh sách các hình Hình 1. Tổng quan hệ thống ERP và các thành phần chính ............................................... 3 Hình 2. Mô hình kiến trúc hệ thống Adempiere [8] ......................................................... 13 Hình 3. “Window, Tab & Field” của Adempiere ............................................................. 18 Hình 4. “Table & Column” của Adempiere..................................................................... 19 Hình 5. Tạo Menu của Adempiere .................................................................................. 20 Hình 6. Mô tả quy trình quản lý hợp đồng mua [4] ......................................................... 23 Hình 7. Mô hình Use Case mức cao-Quản lý hợp đồng mua [4]...................................... 24 Hình 8. Biểu đồ phân rã chức năng-Quản lý hợp đồng mua ............................................ 25 Hình 9. Mô hình ER-Quản lý hợp đồng mua ................................................................... 26 Hình 10. Tạo bảng VTT_BuyingContract ...................................................................... 28 Hình 11. Tạo cửa sổ “VTT Buying Contract” ................................................................. 29 Hình 12. Tạo tab VTT Buying Contract .......................................................................... 30 Hình 13. Tạo tab Payment Progress ................................................................................ 31 Hình 14. Tạo tab Supplying Product ............................................................................... 32 Hình 15. Tạo Menu “VTT Buying Contract” .................................................................. 33 Hình 16. Tạo mới các role xử lý workflow...................................................................... 34 Hình 17. Tạo workflow “Buying Contract” .................................................................... 35 Hình 18. Tạo node Start workflow “VTT Buying Contract” .......................................... 36 Hình 19. Tạo node Prepare workflow “VTT Buying Contract” ..................................... 37 Hình 20. Tạo node Approved workflow “VTT Buying Contract” .................................. 38 Hình 21. Tạo node Doc Complete workflow “VTT Buying Contract” ........................... 39 Hình 22. Tạo node Doc Auto workflow “VTT Buying Contract” ................................... 40 Hình 23. Tạo node Send Request workflow “VTT Buying Contract”.............................. 41 Hình 24. Tạo node Update Payment Progress ................................................................. 42 Hình 25. Tạo node Update Performance Progress ........................................................... 43 workflow “VTT Buying Contract” .................................................................................. 43 Hình 26. Hiển thị workflow “VTT Buying Contract” ...................................................... 44 Hình 27. Tạo Process cho workflow “VTT Buying Contract” ......................................... 45 Hình 28. Gắn process “Buying Contract Process” vào trường Doc Action ...................... 46 Hình 29. Mô tả quy trình quản lý hợp đồng bán [4] ........................................................ 47 Hình 30. Mô hình Use Case mức cao-Quản lý hợp đồng bán [4] ..................................... 48 Hình 31. Biểu đồ phân rã chức năng-Quản lý hợp đồng bán ........................................... 49 Hình 32. Mô hình ER-Quản lý hợp đồng bán .................................................................. 50 Bảng ký hiệu và chữ viết tắt STT Ký hiệu viết tắt Viết đầy đủ 1 AD Adempiere 2 CNTT Công nghệ thông tin 3 ERP Enterprise Resource Planning 4 ER Entity Relationship 5 VTT Viettel Technology 1 Mở đầu Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của CNTT, ERP đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty đầu tư thích đáng do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. ERP là một trong ba mũi nhọn có tính chất đột phá cho hướng đi của công nghệ phần mềm Việt Nam. Với dự đoán về sự bùng nổ áp dụng ERP trong vòng hai tới ba năm tới, đây sẽ là một thị trường lớn cho các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam có sản phẩm ERP. Dựa vào nhu cầu về ứng dụng quản lý hợp đồng của công ty cổ phần công nghệ Viettel (Viettel Technology), nội dung của khóa luận được hình thành và được tập trung giải quyết. Cấu trúc khóa luận gồm bốn chương:  Chương 1: Giới thiệu về ERP.  Chương 2: Phân hệ quản lý hợp đồng trong ERP và các yêu cầu của bài toán quản lý hợp đồng ở Viettel Technology.  Chương 3: Kiến trúc hệ thống phần mềm nguồn mở ERP Adempiere  Chương 4: Phân tích và triển khai phân hệ quản lý hợp đồng trên Adempiere ở Viettel Technology. Phần Kết Luận tổng kết và tóm lược nội dung của khóa luận. 2 Chương 1: Giới thiệu về ERP 1.1 Khái niệm ERP ERP là viết tắt của cụm từ “Enterprise Resource Planning” có thể dịch là “Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp”.Theo [1] ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp . Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, .v.v. Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. 3 1.2 Các thành phần chính của ERP Một hệ thống ERP gồm năm thành phần chính được thể hiện trong hình 1. Hình 1. Tổng quan hệ thống ERP và các thành phần chính a. Quản lý nguồn lực tài chính (FRM-Finance Resource Management) Là chức năng giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý được các nguồn lực tài chính, từ đó đưa ra được các kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp. b. Lập kế hoạch sản xuất (MRP-Manufacturing Resource Planning) Đây là chức năng giúp nhà quản lý có thể lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trước cho doanh nghiệp dựa trên các nguồn lực tài chính, nhân lực…có sẵn nhằm tối ưu hóa các nguồn lực này. c. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM-Customer Relationship Management) Là chức năng giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý được thông tin về các đối tác, khách hàng từ đó đưa ra những đối sách phù hợp với các đối tác, khách hàng này. Hệ thống ERP Quản lý nguồn lực tài chính Quản lý chuỗi cung ứng Quản lý nhân sự Lập kế hoạch sản xuất Quản lý quan hệ khách hàng 4 d. Quản lý chuỗi cung ứng (SCM-Supply Chain Management) Là chức năng giúp doanh nghiệp tham gia vào quá trình mua bán. e. Quản lý nhân sự (HRM-Human Resource Management) Đây là một chức năng rất quan trọng, đảm bảo sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Trong mô hình ta thấy cả năm thành phần được tích hợp trong một hệ thống chung là ERP System. Hệ thống ERP có tác dụng điều phối các hoạt động của cả năm thành phần, mỗi thành phần có thể tương tác trực tiếp với ERP System hoặc có thể tương tác gián tiếp với nhau thông qua một kênh chung là ERP System. 1.3 Các đặc điểm của ERP Trong bài giới thiệu ERP của FAST [2] đã nêu năm đặc điểm của một hệ ERP do Marcelino Tito Torres đưa ra: - ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp-có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất. - ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định. - ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), nghĩa là các hoạt động phải tuân theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước. - ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước. - ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ. 5 ERP giúp loại bỏ các hệ thống phần mềm riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho... và thay thế tất cả bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau, tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Nhờ vậy kế toán có thể nhìn vào kho để xem đơn hàng đã xuất cho khách hàng chưa. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống. ERP còn có chế độ phân quyền người sử dụng linh động ngay trên giao diện sử dụng người quản trị. Có chế độ bảo mật an toàn. Những lợi ích của doanh nghiệp có được sau khi triển khai ERP: - Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu. Điều này có thể hiểu được bởi khi áp dụng ERP thì cơ sở dữ liệu của tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp là chung, thống nhất với nhau. Việc hai người nhập cùng một dữ liệu nhưng lại có sai lệch là không thể bởi các ràng buộc về dữ liệu. - Tăng tốc độ dòng công việc. Không cần phải nói nhiều, rõ ràng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”. Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý. - Dữ liệu tập trung. Lợi ích của việc này rất rõ ràng, thay vì duy trì nhiều CSDL (cơ sở dữ liệu) cục bộ với dữ liệu nhiều khi không trùng khớp, doanh nghiệp sẽ có một CSDL thống nhất và tập trung. Một ví dụ dễ thấy của CSDL tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các công ty sản xuất lớn, các 6 tổng công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng. Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau (Data Mining), nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh. - Dễ dàng kiểm soát một CSDL và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp bạn lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (Audit Track) của hệ thống ERP cho phé