Luận án Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP (University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN NGUYỄN THANH TUẤN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (UNIVERSITY RESOURCE PLANNING) ỨNG DỤNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở VIỆT NAM - THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC HUẾ LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ HÀ NỘI, NĂM 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN NGUYỄN THANH TUẤN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (UNIVERSITY RESOURCE PLANNING) ỨNG DỤNG TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở VIỆT NAM - THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC HUẾ CHUYÊN NGÀNH: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MÃ SỐ: 62 34 04 05 LUẬN ÁN TIẾN SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Hàn Viết Thuận HÀ NỘI, NĂM 2014 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu sử dụng là trung thực, kết quả nghiên cứu chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác. Nếu có sai sót, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật. Nghiên cứu sinh Nguyễn Thanh Tuấn ii LỜI CẢM ƠN Tác giả xin trân trọng cảm ơn tập thể lãnh đạo và các thầy cô giáo Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, nhất là các thầy cô trong Khoa Tin học Kinh tế và Viện Sau Đại học của Trường. Tác giả đặc biệt xin gửi lời cảm ơn đến PGS. TS. Hàn Viết Thuận, người đã nhiệt tình hướng dẫn tác giả hoàn thành luận án này. Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ giảng viên Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế, lãnh đạo và cán bộ giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, lãnh đạo và cán bộ các Khoa, Phòng trực thuộc Trường Đại học Kinh tế đã quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả trong quá trình học tập, nghiên cứu thực tế. Tác giả xin chân thành cảm ơn các chuyên gia, lãnh đạo, cán bộ giảng viên đã tham gia trả lời phỏng vấn, cung cấp thông tin bổ ích và các cán bộ đã hướng dẫn nghiệp vụ để tác giả hoàn thành bản luận án này. Tác giả xin cảm ơn đồng nghiệp, bạn bè, gia đình và người thân đã ủng hộ, tạo điều kiện, chia sẻ khó khăn và thường xuyên động viên, khích lệ tác giả trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu để tác giả hoàn thành bản luận án. Xin trân trọng cảm ơn! iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... I LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ II MỤC LỤC ................................................................................................................. III DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN ...................................... VIII DANH MỤC CÁC BẢNG ....................................................................................... XI DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ .................................................................. XIII LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................................ XV 1. Giới thiệu luận án .............................................................................................. xv 2. Sự cần thiết của đề tài ...................................................................................... xvi 3. Mục đích nghiên cứu......................................................................................... xx 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... xxi 5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. xxi CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN ............................................................................................................................... 1 1.1. Các công trình ngoài nước ............................................................................ 1 1.1.1. Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới ........................................... 1 1.1.2. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp ............................................................. 4 1.1.3. Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới ............................. 10 1.1.4. Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học ............. 13 1.2. Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài ở trong nước .................. 18 1.2.1. Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam ............................................................. 18 1.2.1.1. Về phía các doanh nghiệp áp dụng .............................................................. 19 1.2.1.2. Các đơn vị cung cấp và triển khai ................................................................ 21 1.2.2. Khả năng nghiên cứu ứng dụng mô hình URP trong công tác quản lý trường đại học ở Việt Nam ................................................................................................... 24 1.3. Thiết kế nghiên cứu...................................................................................... 26 iv 1.3.1. Câu hỏi nghiên cứu ......................................................................................... 27 1.3.2. Những giả thuyết nghiên cứu được đề xuất .................................................... 27 1.3.3. Mô hình nghiên cứu ........................................................................................ 28 1.3.4. Cách thức chọn mẫu và thu thập số liệu ......................................................... 29 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC ....................................................................................... 30 2.1. Xu hướng ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới ................ 31 2.1.1. Sự chuyển biến của các trường đại học trong giai đoạn hiện nay ................... 31 2.1.2. So sánh mô hình tổ chức, hoạt động của trường đại học và doanh nghiệp ..... 36 2.2. Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý đối với các trường đại học trong hoàn cảnh mới ..................................................................................................... 40 2.2.1. Những yêu cầu khách quan từ bối cảnh mới ................................................... 40 2.2.2. Yêu cầu thay đổi để hội nhập và phát triển từ bản thân các trường đại học ............. 43 2.3. Nghiên cứu mô hình quản lý trường đại học của một số nhà cung cấp ERP lớn trên thế giới .......................................................................................... 45 2.3.1. Mô hình quản lý trường đại học của Oracle.................................................... 45 2.3.2. Giải pháp quản lý trường đại học của SAP ..................................................... 48 2.3.3. Mô hình quản lý trường đại học của Microsoft Dynamics ............................. 52 2.3.4. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của từng mô hình ...................................... 54 2.4. So sánh mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình ERP dành cho trường đai học ..................................................................................................... 58 2.5. Bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng mô hình ERP vào quản lý trong các trường đại học ở Việt Nam .......................................................................... 62 2.5.1. Sự quyết tâm và ủng hộ dự án ERP của lãnh đạo ........................................... 64 2.5.2. Có tầm nhìn, mục tiêu và kế hoạch toàn diện, rõ ràng .................................... 64 2.5.3. Xây dựng kế hoạch tái cấu trúc quy trình quản lý, kiểm soát và quản lý được những thay đổi ........................................................................................................... 65 v 2.5.4. Xây dựng nhóm triển khai dự án có năng lực đủ mạnh .................................. 66 2.5.5. Đào tạo và huấn luyện người sử dụng ............................................................. 66 CHƯƠNG 3. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG MÔ HÌNH URP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 69 3.1. Mô tả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia ................................................. 69 3.2. Phân tích kết quả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia ............................. 70 3.2.1. Mức độ sử dụng máy tính và phần mềm quản lý ............................................ 70 3.2.2. Sử dụng và khai thác phần mềm quản lý ........................................................ 75 3.2.3. Thuận lợi và bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý ................... 79 3.2.4. Lợi ích và khó khăn của việc áp dụng hệ thống ERP vào trường đại học ...... 82 3.2.5. Đánh giá nhu cầu và những chức năng cần thiết của mô hình URP ............... 86 CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC HUẾ) ......................................................................................................................... 99 4.1. Đề xuất mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học ở Việt Nam ...... 99 4.1.1. Quy trình xây dựng mô hình URP .................................................................. 99 4.1.2. Phân tích các bước của quy trình .................................................................. 100 4.1.2.1. Xác định mục tiêu của mô hình URP ......................................................... 100 4.1.2.2. Xây dựng tổng thể mô hình URP ............................................................... 101 4.1.2.3. Chiến lược khai thác thông tin trong URP ................................................. 106 4.1.2.4. Xây dựng nền tảng công nghệ .................................................................... 107 4.1.2.5. Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động ..................................... 111 4.2. Phân tích chức năng và nhiệm vụ của các phân hệ và các chức năng .... 111 4.2.1. Phân hệ Quản lý chung ................................................................................. 112 4.2.1.1. Chức năng Quản lý nhân sự ....................................................................... 113 4.2.1.2. Chức năng Quản lý tài chính ...................................................................... 113 4.2.1.3. Chức năng Quản lý tài sản ......................................................................... 113 4.2.1.4. Chức năng Quản lý văn bản và biểu mẫu .................................................. 113 vi 4.2.2. Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học......................................... 114 4.2.2.1. Chức năng Quản lý tuyển sinh ................................................................... 115 4.2.2.2. Chức năng Quản lý hồ sơ ........................................................................... 115 4.2.2.3. Chức năng Lập thời khóa biểu ................................................................... 115 4.2.2.4. Chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ ............................................................ 115 4.2.2.5. Chức năng Quản lý thi ............................................................................... 116 4.2.2.6. Chức năng Quản lý điểm ............................................................................ 116 4.2.2.7. E - Learning ................................................................................................ 116 4.2.2.8. Chức năng Quản lý văn bằng ..................................................................... 117 4.2.2.9. Chức năng Quản lý nghiên cứu khoa học .................................................. 117 4.2.3. Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo ................................................................................. 118 4.2.3.1. Chức năng Quản lý cựu sinh viên .............................................................. 119 4.2.3.2. Chức năng Quản lý thư viện ...................................................................... 119 4.2.3.3. Chức năng Quản lý ký túc xá ..................................................................... 119 4.2.3.4. Chức năng Tư vấn học tập ......................................................................... 120 4.2.4. So sánh mô hình URP và mô hình ERP của nhà cung cấp SAP ................... 120 4.3. Lựa chọn đơn vị và chức năng thử nghiệm .............................................. 122 4.3.1. Lựa chọn đơn vị thử nghiệm ......................................................................... 122 4.3.1.1. Điều kiện về cơ sở vật chất và công nghệ .................................................. 122 4.3.1.2. Tình hình ứng dụng và triển khai các phần mềm ....................................... 124 4.3.1.3. Đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT ........................................... 125 4.3.2. Lựa chọn chức năng thử nghiệm ................................................................... 126 4.4. Xây dựng một số chức năng và thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế ....................................................................................................... 131 4.4.1. Xây dựng chức năng Quản lý nhân sự ở Trường Đại học Kinh tế ............... 131 4.4.2. Xây dựng chức năng Quản lý tài sản ở Trường Đại học Kinh tế ................. 134 4.4.3. Xây dựng chức năng Quản lý hồ sơ ở Trường Đại học Kinh tế ................... 136 4.4.4. Xây dựng chức năng Quản lý đăng ký tín chỉ ở Trường Đại học Kinh tế ........ 137 4.4.5. Xây dựng chức năng Quản lý điểm ở Trường Đại học Kinh tế .................... 140 vii 4.5. Kết quả của việc triển khai các chức năng ............................................... 149 4.5.1. Kết quả trực tiếp từ việc thử nghiệm các chức năng ..................................... 151 4.5.2. Các đối tượng hưởng lợi từ việc triển khai các chức năng của hệ thống ...... 153 4.5.2.1. Ban Giám hiệu ............................................................................................ 154 4.5.2.2. Lãnh đạo các phòng ban và các khoa ......................................................... 154 4.5.2.3. Đội ngũ cán bộ giảng viên ......................................................................... 155 4.5.2.4. Người học ................................................................................................... 155 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 157 DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ ...................................................... - 1 - TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... - 2 - PHỤ LỤC 1: PHIẾU PHỎNG VẤN CHUYÊN GIA............................................ - 8 - PHỤ LỤC 2: DANH SÁCH CÁC CHUYÊN GIA PHỎNG VẤN ..................... - 16 - PHỤ LỤC 3: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ ............................................................................ - 21 - PHỤ LỤC 4: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ TÀI SẢN ............................................................................... - 43 - PHỤ LỤC 5: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ .................................................................................. - 59 - PHỤ LỤC 6: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ TÍN CHỈ ............................................................ - 74 - PHỤ LỤC 7: QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ ĐIỂM .................................................................................... - 87 - viii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN ÁN Ký hiệu (viết tắt) Diễn giải BFD Business Function Diagram - Sơ đồ chức năng BHXH Bảo hiểm xã hội BPR Business Process Reengineering - Tái cấu trúc quy trình kinh doanh CBGV Cán bộ giảng viên CBQL Cán bộ quản lý CD Context Diagram - Sơ đồ ngữ cảnh CEO Chief Executive Officer - Giám đốc điều hành CIO Chief Information Officer - Giám đốc công nghệ thông tin CMND Chứng minh nhân dân CNTT Công nghệ thông tin DFD Data Flow Diagram - Sơ đồ luồng dữ liệu DS Danh sách ĐVT Đơn vị tính ECAR Educause Center for Analysis and Research - Trung tâm Educause Phân tích và Nghiên cứu ERD Entity Relationship Diagram - Sơ đồ thực thể quan hệ ERP Enterprise Resource Planning - Hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp FRM Financial Resource Management- Quản lý nguồn tài chính FTTH Fiber To The Home - Mạng viễn thông băng thông rộng bằng cáp ix quang GV Giảng viên HRM Human Resource Management- Quản lý nguồn nhân sự IS Information System - Hệ thống thông tin ISO International Organization for Standardization - Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ITC Information Technology Committee - Ủy ban công nghệ thông tin JISC Joint Information Systems Committee - Ủy ban hệ thống thông tin LAN Local Area Network - Mạng cục bộ MIAACU Integrated Information System for University Research Activity Management - Hệ thống thông tin tích hợp để Quản lý hoạt động nghiên cứu trong trường đại học MIS Management Informations System - Hệ thống thông tin quản lý MRP Material Requirements Planning - Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu NCKH Nghiên cứu khoa học PC Personal Computer - Máy tính cá nhân Phòng KH - TC Phòng Kế hoạch - Tài chính Phòng TC - HC Phòng Tổ chức - Hành chính QĐ Quyết định R&D Research and Development - Nghiên cứu và phát triển RAID Redundant Arrays of Independent Disks - Hình thức ghép nhiều ổ x đĩa cứng vật lý thành một hệ thống ổ đĩa cứng ROI Return On Investment - Thu nhập từ đầu tư SQL Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc SV Sinh viên THPT Trung học phổ thông TNHH Trách nhiệm hữu hạn TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên URP University Resource Planning - Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học1 VINASA Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam VMware Virtual Machine ware - Hệ thống phần mềm máy ảo Vmware HA Virtual Machine ware High Availability - Tính năng sẵn sàng cao của phần mềm máy ảo VNR500 Bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam theo mô hình của Fortune 500 WTO World Trade Organization - Tổ chức thương mại thế giới Y2K Sự cố máy tính năm 2000 1Chúng tôi dùng chữ Quản lý toàn diện trường đại học cho mô hình URP để phản ánh mục tiêu mà mô hình hướng tới. Còn nếu dịch theo sát ý của từ tiếng Anh thì phải là ‘Hoạch định tài nguyên trường đại học’ xi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1. Các lợi ích của hệ thống ERP ..................................................................... 6 Bảng 1.2. Danh sách các trường đại học sử dụng các mô hình ERP của SAP ......... 16 Bảng 2.1. So sánh giải pháp ERP của ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới ............... 55 Bảng 2.2. Các chức năng của các hệ thống ERP dành cho các trường đại học ........ 56 Bảng 3.1. Kết quả khảo sát việc Gửi/nhận thư điện tử ............................................. 71 Bảng 3.2. Kết quả khảo sát việc Tra cứu, tìm kiếm thông tin trên mạng ................. 71 Bảng 3.3. Kết quả khảo sát việc Soạn thảo và lưu trữ văn bản ................................. 72 Bảng 3.4. Kết quả khảo sát việc Sử dụng phần mềm ứng dụng trong quản lý ......... 72 Bảng 3.5. Kết quả khảo sát việc sử dụng website của nhà trường ............................ 73 Bảng 3.6. Kết quả khảo sát việc sử dụng chức năng Xem thông báo ....................... 73 Bảng 3.7. Kết quả khảo sát sử dụng các tiện ích qua website của nhà trường ......... 74 Bảng 3.8. Kết quả khảo sát mức độ trung bình sử dụng các tiện ích ....................... 74 Bảng 3.9. Kết quả khảo sát các vấn đề gặp phải khi sử dụng các tiện ích ................ 75 Bảng 3.10. Kết quả khảo sát việc sử dụng các phần mềm quản lý ........................... 75 Bảng 3.11. Mức độ tiện dụng khi sử dụng các