Luận văn Công tác tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức trên cơ sở lý thuyết

LUẬN VĂN: Công tác tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức trên cơ sở lý thuyết Mở đầu Nguồn nhân lực là rất quan trọng đối với cả quốc gia nói chung và đối với mỗi tổ chức nói riêng. Trong một tổ chức, cho dù nguồn tài chính có dồi dào, có cơ sở vật chất và máy móc hiện đại nhưng nếu đội ngũ lao động chất lượng kém thì khó có thể sản xuất kinh doanh hiệu quả chứ chưa nói đến việc đứng vững trên thị trường đầy cạnh tranh khốc liệt như ngày nay. Chính vì vậy, chiến lược tuyển dụng nhân lực trở thành chiến lược quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào. Hiện nay công tác tuyển dụng chưa thực sự được quan tâm ở nhiều công ty nói chung và trong thời gian thực tập tại công ty Đông Đô-Bộ Quốc phòng em thấy công tác tuyển dụng của công ty vẫn chưa được quan tâm sát đáng. Hậu quả là công ty chưa có đội ngũ công nhân chất lượng cao, dẫn tới năng suất lao động và hiệu quả lao động chưa cao. Để giải quyết vấn đề mà công ty đang quan tâm hiện nay nên em chọn đề tài : “ Hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty Đông Đô-Bộ Quốc phòng” trong báo cáo thực tập chuyên đề của mình. Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là hiểu rõ hơn về công tác tuyển dụng nhân lực trong một tổ chức trên cơ sở lý thuyết, đồng thời đi sâu vào thực tế sử dụng các kết quả của phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc tại công ty Đông Đô để góp phần hoàn thiện công tác tuyển dụng của công ty. Các phương pháp được sử dụng để tiến hành nghiên cứu đề tài là phương pháp phân tích, tổng hợp thống kê các tài liệu giáo trình, quan sát thu thập số liệu thực tế về công tác tuyển dụng của công ty. Kết cấu của chuyên đề gồm ba chương: Chương I: Cơ sở lý luận về công tác tuyển mộ, tuyển chọn trong tổ chức Chương II: Phân tích hiện trạng về công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty Đông Đô- Bộ Quốc Phòng Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty Đông Đô-Bộ Quốc Phòng Chương I CƠ sở hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn trong doanh nghiệp I ) Khái niệm, vai trò, yêu cầu đối với công tác tuyển mộ, tuyển chọn 1. Khái niệm về tuyển mộ tuyển chọn - Tuyển mộ là quá trình tìm kiếm, thu hút những người có khả năng và trình độ từ các nguồn khác nhau và động viên họ tham gia dự tuyển vào công ty. - Tuyển chọn là quá trình chọn được những người có năng lực và trình độ phù hợp nhất với công việc trong số những người tham gia dự tuyển. - Tuyển mộ và tuyển chọn có nội dung và yêu cầu khác nhau nhưng nằm trong một quá trình thống nhất không tách rời đó là quá trình tuyển dụng. Tuyển mộ tạo cơ sở cho tuyển chọn, tuyển mộ tập hợp các ứng cử viên lại, còn tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng viên đó ai là người hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công ty. 2. Vai trò của công tác tuyển mộ, tuyển chọn trong doanh nghiệp - Một tổ chức muốn hoạt động được dĩ nhiên phải có đội ngũ nhân viên và hoạt động tuyển dụng là khâu đầu tiên để đưa đội ngũ lao động đến với công ty. - Công tác tuyển dụng có vai trò rất quan trọng đối với tổ chức bởi tuyển đúng người có năng lực vào làm việc trong tổ chức sẽ là một dấu hiệu quan trọng cho thành công của tổ chức. - Việc tuyển chọn tốt còn tránh được rủi ro trong sản xuất kinh doanh, vì nêú tổ chức chọn nhân viên có năng lực kém vào làm việc sẽ làm cho công việc sản xuất kinh doanh kém hiệu quả. Nếu nhân viên không nhanh nhẹn ở một số ngành sản xuất kinh doanh đặc biệt có thể gây ra tai nạn lao động, hỏng dây chuyền sản xuất và sẽ là gánh nặng với tổ chức. - Làm tốt công tác tuyển dụng còn có vai trò giúp cho các hoạt động quản lý khác được thuận lợi và có hiệu quả hơn như công tác bố trí sử dụng nhân lực, công tác đào tạo, đánh giá thực hiện công việc.... - Tuyển dụng còn đóng vai trò rất quan trọng góp phân xây dựng nền móng vững chắc, tạo cơ sở thực hiện mục đích của tổ chức, đáp ứng được công việc. 3. các nguyên tắc đối với công tác tuyển mộ, tuyển chọn - Việc tuyển mộ phải đảm bảo đúng tiến độ về thời gian, tuyển mộ công khai trên phạm vi rộng để thu hút được nhiều ứng viên tham gia, quan tâm. - Công tác tuyển chọn phải đảm bảo nguyên tắc công bằng, không thiên vị. Bởi nếu trong quá trình tuyển chọn mà không công bằng sẽ gây cảm giác lo ngại đối với các ứng viên về tổ chức, không thực sự tin tưởng vào tổ chức, lo ngại về một môi trường làm việc thiếu công bằng. 4. Yêu cầu đối với công tác tuyển mộ, tuyển chọn Có nhiều phương pháp để tuyển mộ, tuyển chọn khác nhau nhưng công tác tuyển dụng phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Việc tuyển dụng nhân lực phải xuất phát từ mục tiêu sản xuất kinh doanh, phải gắn liền với các kế hoạch về lao động của tổ chức chứ không thể tuyển dụng bừa bãi. - Yêu cầu của tuyển chọn là phải chọn đúng người, chọn người có năng lực, trình độ phù hợp nhất với yêu cầu của công việc. - Phải tuyển chọn được những người có sức khỏe , làm việc lâu dài trong tổ chức. - Tuyển chọn người có kỷ luật, trách nhiệm, trung thực và gắn bó trong tổ chức. - Tuyển chọn người có kỷ luật, trách nhiệm, trung thực và gắn bó với công việc. - Công tác tuyển mộ phải đảm bảo được quảng cáo rộng rãi, đa dạng và đúng nguồn, phải được nhiều người biết đến. 5. Mối liên hệ giữa công tác tuyển mộ, tuyển chọn với việc bố trí, sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp - Tuyển mộ và tuyển chọn là hai khâu của quá trình tuyển dụng nhân lực vì vậy mà nó luôn có mối liên hệ với nhau tác động mạnh đến nhau. - Tuyển mộ là khâu đầu tiên vô cùng quan trọng vì không có tuyển mộ sẽ không có tuyển chọn. Tuyển mộ tập hợp các ứng viên lại sau đó tuyển chọn sẽ lựa chọn ra người phù hợp với tổ chức, công tác tuyển mộ đã khó nhưng công tác tuyển chọn còn khó hơn nhiều. - Nếu việc tuyển mộ hợp lý về nguồn, về số lượng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc tuyển chọn được diễn ra tốt đẹp, thành công và tiết kiệm được chi phí lẫn thời gian. Ngược lại quá trình tuyển chọn sẽ là thước đo để kiểm chứng công tác tuyển mộ làm được đến đâu, làm có tốt không. - Như vậy tuyển mộ và tuyển chọn là hai giai đoạn liên tục không thể tách rời, luôn bổ sung cho nhau phải làm tốt công tác tuyển mộ thì công tác tuyển chọn mới đạt hiệu quả cao. Ông cha ta thường nói: “ thiên thời, địa lợi, nhân hoà”. Nhưng thiên thời không bằng địa lợi và địa lợi không bằng nhân hoà. Muốn cho yếu tố “ nhân” được “ hoà” cần phải biết “ thuật dùng người”. Thuật dùng người được tóm gọn trong câu nói “đúng người, đúng chỗ, đúng lúc”- nghĩa là chọn đúng người, bố trí họ đúng vị trí và đúng thời điểm cần thiết. ( trích từ nguồn: Quản trị nhân sự- Nguyễn Trọng Thân, trang 177) Chính vì vậy mà công tác tuyển dụng và việc bố trí sử dụng nguồn nhân lực lại có mối liên hệ với nhau, nó gắn bó với nhau để cùng giúp tổ chức thành công hơn, giúp cho yếu tố “nhân” được “ hoà”. Khi một nhân viên mới được tuyển vào công ty thì họ còn bỡ ngỡ với môi trường, với công việc. Chính vì vậy mà các nhà quản trị nhân lực không những chỉ tuyển nhân viên mà còn phải giúp họ làm quen với môi trường mới, sắp xếp, bố trí công việc mới cho họ để làm sao công tác tuyển dụng được thành công mỹ mãn khi mà các lao động mới này làm việc một cách hiệu quả. 6. Tầm quan trọng của công tác tuyển dụng - Việc coi nhẹ công tác tuyển dụng sẽ dẫn đến sự thất bại của tổ chức, bởi thông qua tuyển dụng mà hình thành nên nguồn nhân lực của tổ chức. Điều đó khẳng định tầm quan trọng của công tác tuyển dụng. - Tuyển chọn tốt là điều kiện trung tâm cho thành công của tổ chức vì tuyển dụng đã góp phần nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực mà nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của bất kỳ tổ chức nào. - Công tác tuyển dụng còn có vai trò quan trọng vì tuyển chọn tốt sẽ tránh được những thiệt hại, rủi ro trong quá trình tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, do các lao động kém tay nghề, trình độ gây ra. II/ một số cơ sở của công tác tuyển dụng 1. Kế họạch hoá nguồn nhân lực - Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu đó. - Công việc kế hoạch hoá nguồn nhân lực được tiến hành theo ba bước:  Bước 1: Xác định nhu cầu nhân lực: Là việc dự đoán số và các loại nhân lực cần để thực hiện công việc của tổ chức trong tương lai, việc dự đoán về nhu cầu tài nguyên nhân sự này dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Tức là dựa vào khối lượng công việc cần thực hiện trong kỳ kế hoạch để tính ra thời gian cần thiết để hoàn thành khối lượng công việc trong kỳ kế hoạch và từ đó xác định số người lao động công việc đó.  Bước 2: Xác định cung nhân lực: Là việc dự tính số và loại lao động mà tổ chức có thể có đáp ứng nhu cầu của công việc. Việc dự đoán cung về nhân lực bao gồm cả cung nhân lực bên trong và bên ngoài của tổ chức. Dự đoán cung về nhân lực bên trong tức là dự đoán khả năng đáp ứng nhu cầu về nhân lực dựa trên phân tích lực lượng lao động hiện có của tổ chức để trả lời các câu hỏi: Bao nhiêu người đang thực hiện công việc gì? Số lượng lao động trong từng công việc? Tốc độ và kỹ năng của người lao động? Dự đoán cung nhân lực từ bên ngoài: Bằng cách phân tích môi trường bên ngoài để thấy được trên thị trường có cung cấp được số lượng lao động mà ta cần hay không.  Bước 3: So sánh cung cầu và đưa ra giải pháp: So sánh giữa cung và cầu nhân lực để thấy được sự chênh lệch, từ đó xây dựng các giải pháp, các chương trình để khắc phục. Nếu thiếu nhân lực thì có thể thuyên chuyển, tuyển dụng thêm; nếu thừa nhân lực thì thuyên chuyển, cắt giảm tinh giảm đội ngũ lao động... Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một cơ sở của công tác tuyển dụng nhân lực vì có thể tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực mới xác định xem có cần tuyển thêm nhân viên không và tuyển với số lượng, chất lượng như thế nào. 2. Phân tích công việc - Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức - Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản trong mọi giai đoạn của quản trị TNNS, nó là cơ sở để tuyển dụng bình đẳng. - Mục đích của phân tích công việc là đưa ra 3 bảng: mô tả công việc, yêu cầu thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc. - Bảng mô tả công việc: Là một văn bản viết giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các điều kiện làm việc và các vấn đề khác có liên quan đến công việc. Nó cho ta biết công nhân làm cái gì, làm thế nào và các điều kiện mà các nhiệm vụ đó được thực hiện. Bảng mô tả công việc thường bao gồm các điểm sau đây: + Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành + Tỉ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ + Các tiêu chuẩn hoàn thành công tác + Các điều kiện làm việc, nơi làm việc và các rủi ro có thể xảy ra + Số người làm việc đối với từng công việc và các mối liên hệ tường trình báo cáo + Máy móc và thiết bị để thực hiện công việc đó Từ bảng mô tả công việc nhà quản trị thảo ra bảng yêu cầu của công việc và bảng này là cơ sở để kế hoạch hoá nguồn nhân lực phục vụ cho tuyển dụng lao động - Bảng xác định yêu cầu của công việc: Đó là một văn bản liệt kê về các đòi hỏi của công việc với người thực hiện, bao gồm: Các yêu cầu về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục, các đặc trưng về tinh thần và thể lực cần có công việc và các điều kiện khác liên quan đến năng suất lao động. Như vậy, từng công việc đòi hỏi người lao động được giáo dục ở mức độ nào và phẩm chất tâm lý của người đó như thế nào. Căn cứ vào các yêu cầu đặt ra trong bảng yêu cầu thực hiện công việc, nhà quản trị quyết định tuyển dụng người lao động có đầy đủ các tiêu chuẩn đảm bảo người lao động phù hợp với công việc. - Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc: Là một bảng thống nhất các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu cả về số lượng của công việc hoàn thành nhiệm vụ được quy định trong mô tả công việc. Đây là căn cứ để đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động làm cơ sở cho tuyển dụng nhân lực. - Như vậy, kết quả của phân tích công việc đã cung cấp những thông tin quan trọng để nhà quản trị căn cứ vào đó có quyết định tuyển dụng. Đồng thời, nó cung cấp những thông tin cho những hoạt động của quản trị nhân lực khác làm cơ sở cho tuyển dụng lao động được đúng, chính xác. 3. Đánh giá thực hiện công việc - Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là chìa khoá giúp cho công ty có cơ sở để hoạch định, tuyển mộ- tuyển chọn, phát triển tài nguyên nhân sự, cũng như đền bù đãi ngộ, phát triển nghề nghiệp. Việc đánh giá đúng, chính xác sự thực hiện công việc của người lao động là góp phần vào sự thành công của công tác quản trị nhân sự trong tổ chức. - Đánh giá thực hiện công việc là quá trình đánh giá một cách có hệ thống và chính xác tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu thức đã được xây dựng từ trước và thảo luận sự đánh giá đó với người lao động. - Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc là:  Cải thiện hiệu suất công tác và thông tin phản hồi nghĩa là cấp trên nhận định gì về sự hoàn thành công việc của nhân viên và cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên và nâng cao hiệu quả của toàn doanh nghiệp.  Hoạch định tài nguyên nhân sự: Nhờ việc đánh giá mà biết được tiềm năng của nhân viên vì thế mà nhân viên có thể hoạch định các kế hoạch về nhân sự trong tương lai.  Tuyển mộ và tuyển chọn: Việc đánh giá thành tích công tác của nhân viên có thể giúp cho công ty dự báo khả năng hoàn thành công tác của các ứng viên sau này vì thế giúp cho công tác tuyển dụng được thuận lợi hơn.  Phát triển tài nguyên nhân sự: Việc đánh giá sẽ cho công ty biết về nhu cầu đào tạo và phát triển đối với đội ngũ lao động.  Hoạch định và phát triển nghề nghiệp.  Lương bổng và đãi ngộ: Căn cứ vào sự thực hiện công việc của nhân viên để tăng lương, thăng chức nếu nhân viên làm tốt công việc.  Quan hệ nhân sự: Việc đánh giá sự thực hiện công việc còn giúp cho ban lãnh đạo ra các quyết định như: thăng chức, giáng chức, ký kết, huỷ bỏ hợp đồng, cho nghỉ việc, thuyên chuyển.... Đánh giá tiềm năng của nhân viên: Đánh giá hành vi, thành tích trong quá khứ giúp một phần tiên đoán hành vi trong tương lai của nhân viên. Việc đánh giá thực hiện công việc cho biết người lao động hoàn thành công việc được đến đâu, chính vì thế nó cho biết công tác tuyển dụng có thành công hay không, giúp cho lần tuyển dụng sau được tôt hơn. Từ những phân tích trên cho ta thấy: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, phân tích công việc và đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động là những cơ sở khoa học quan trọng để nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng nguồn nhân lực. III/ Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển mộ, tuyển chọn Để tìm kiếm, lựa chon sàng lọc những ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng của tổ chức nhằm lựa chọn được những người phù hợp nhất với yêu cầu của công việc và đưa ra quyết định tuyển dụng đúng, đòi hỏi phải có tính tới sự tác động của rất nhiều yếu tố mà gộp lại có thể chia thành hai nhóm: các yếu tố thuộc môi trường bên trong và các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài. 1. Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài a) Tình hình cung cầu trên thị trường lao động Những điều kiện của thị trường lao động ảnh hưởng rất nhiều tới quá trình tuyển dụng. Trong giai đoạn kinh tế suy thoái hoặc bất ổn có chiều hướng đi xuống thì tổ chức sẽ giảm thiểu lượng lao động, giảm giờ làm... và xu hướng tuyển lao động giảm. Ngược lại nếu nền kinh tế phát triển ổn định, có xu hướng đi lên các tổ chức mong muốn mở rộng sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải tuyển thêm người cùng với các chính sách đãi ngộ khác. Nói tóm lại, nếu trên thị trường lao động dư thừa loại lao động mà tổ chức cần( tức là cung lớn hơn cầu) thì có lợi cho công tác tuyển dụng. Nếu cung nhỏ hơn cầu thì công tác tuyển dụng sẽ gặp khó khăn hơn, do phải đấu với các đối thủ cạnh tranh để dành lấy nhân tài. Vì vậy, hoạt động tuyển dụng sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn hơn bình thường để tuyển các nhân viên theo dự định. b) Các quy định của pháp luật về lao động Các quy định của pháp luật cũng chi phối đến hoạt động tuyển dụng. Chẳng hạn những quy định về cơ hội tìm việc làm, giữa nam và nữ, những quy định đối với các hoạt động của trung tâm giới thiệu viêc làm, quy định về tiền lương tối thiểu... cũng ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng, làm cho hoạt động tuyển dụng dễ hay khó. c) Đối thủ cạnh tranh - Ngày nay các công ty cạnh tranh nhau về nguồn lực lao động bằng mọi cách, nguồn lực là tài nguyên quý giá đối với tổ chức, có được nhân tài là mong muốn của bất cứ một tổ chức nào. - Để cạnh tranh, thu hút nhân tài, các công ty phải có chính sách nhân sự hợp lý. Như chính sách lương bổng, đãi ngộ, sự thăng tiến trong công việc, môi trường làm việc và bầu văn hoá công ty đó là các yếu tố mà các ứng viên quan tâm đến khi muốn tuyển vào tổ chức. - Cạnh tranh luôn đòi hỏi các tổ chức phải đa dạng hoá các hình thức và phương thức tuyển dụng. d) Xu hướng kinh tế của thời đại Xu hướng kinh tế ở đây đề cập đến chu kỳ kinh tế. Nếu trong giai đoạn kinh tế phát triển thì các công ty hướng tuyển thêm nhân lực để mở rộng sản xuất. Ngược lại, trong giai đoạn kinh tế suy thoái, các công ty sẽ không tuyển thêm nữa Như vậy, chu kỳ kinh tế ảnh hưởng lớn đến tuyển dụng nhân lực. e) Thái độ xã hội đối với một nghề nhất định Đó là tâm lý của quần chúng đối với một nghề nào đó và điều này nó thay đổi qua thời gian. Chẳng hạn nếu công ty muốn tuyển thêm người vào công việc mà nhiều người trong xã hội ưa chuộng thì các ứng viên sẽ hăng hái tham gia, nếu công tác tuyển dụng được thuận lợi hơn do công ty không phải mất nhiều thời gian, công sức cũng như chi phí để tìm kiếm, lựa chọn họ. 2. Các yếu tố thuộc môi trường bên trong a) Tình hình tài chính của công ty Nếu một công ty có nguồn tài chính dồi dào thì có thể chi trả cho mọi hoạt đông của công tác tuyển dụng, sẽ có phương pháp tuyển dụng tốt. Mặt khác với nguồn tài chính dồi dào của công ty có thể thu hút được nhiều người tài với mức lương hấp dẫn hơn các công ty khác. Như vậy, các công ty lớn, mạnh sẽ dễ dàng tuyển được lao động giỏi hơn là các công ty nhỏ, tài chính hạn chế. b) Bầu văn hoá, uy tín của tổ chức Bầu không khí, văn hoá của tổ chức ảnh hưởng lớn đến quá trình tuyển dụng. Nó tạo sự thoả mãn, tâm lý tốt đối với người lao động, các ứng viên tất nhiên đều mong muốn được làm việc trong không khí thoả mái, cởi mở, giữa lãnh đạo và nhân viên. Những ứng viên tham gia tuyển dụng sẽ thấy tự tin, thoải mái, họ có thể được đưa ra ý kiến, sáng tạo để góp phần vào sự phát triển chung của công ty. Ngược lại, bầu không khí văn hoá khép kín sẽ tạo khoảng cách lớn giữa lãnh đạo và nhân viên, nhân viên không được khuyến khích nêu sáng kiến, phát huy ý tưởng trong công việc và hầu hết các ứng viên giỏi, năng động sáng tạo không thích làm việc trong một môi trường như vậy. Các công ty này sẽ tuyển được đội ngũ lao động kém chất lượng, hậu quả là hoạt động công ty ngày càng trì trệ, kém phát triển. c) Các chính sách nhân sự của tổ chức Các chính sách nhân sự của công ty ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng. Ví dụ công ty có các ưu tiên cho các con em trong ngành như vậy hoạt động phải hướng chọn các con em trong ngành trước sau đó mới tuyển từ nguồn khác. d) Thái độ của nhà quản trị Thái độ của nhà quản trị là yếu tố quan trọng quyết định thắng lợi của tuyển dụng. Các nhà quản trị phải coi trọng và có thái độ nghiêm túc với công tác tuyển dụng như vậy mới đạt được hiệu quả cao, tránh sự lãng phí về thời gian và tài chính của tổ chức. Nhà quản trị phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho công tác tuyển dụng, phải tạo được bầu không khí thoải mái làm sao để ứng viên không e dè, bộc lộ hết khả năng thực tế