Luận văn Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ Giáo Viên Hướng Dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS.TRƯƠNG HÒA BÌNH TRẦN THỊ PHÚC DUYÊN MSSV: 4031048 Lớp: Kế toán tổng hợp-Khoá 29 Cần Thơ, 2007 LỜI CẢM TẠ W › X Trong khoảng thời gian học tại trường Đại học Cần Thơ, chúng tôi đã nhận được rất nhiều sự truyền đạt về kiến thức cũng như về kinh nghiệm quý báu của Quý Thầy Cô. Riêng bản thân tôi, tôi nhận thấy đây thật sự là khoảng thời gian có ý nghĩa nhất trong quá trình học tập và rèn luyện của mình. Có được kết quả như ngày hôm nay không phải chỉ do bản thân, mà trước hết chính là sự quan tâm dạy dỗ, truyền đạt kiến thức cần thiết của Quý Thầy Cô nhằm trang bị cho tôi tất cả sự cần thiết sau khi tốt nghiệp ra trường. Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Khoa Kinh tế - Quản trị Kinh doanh, đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Trương Hòa Bình, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu này, cùng các Thầy Cô Bộ môn Kế toán-Kiểm toán đã giúp đỡ để tôi hoàn thành luân văn “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ”. Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan thực tập đã nhận và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi nghiên cứu đề tài của mình trong khoảng thời gian thực tập vừa qua. Đặc biệt là các Anh Chị Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp, Phòng Hội viên đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc thực tế và cung cấp tài liệu cho tôi để tôi hoàn thành đề tài. Chân thành cảm ơn các bạn trong tập thể lớp Kế Toán-K29 đã đóng góp ý kiến cho tôi về đề tài này. Cuối lời tôi xin kính gửi đến toàn thể Quý Thầy Cô trường Đại Học Cần Thơ, Quý Thầy Cô khoa Kinh tế Quản trị Kinh doanh, các Cô Chú và các Anh Chị tại Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp, Phòng Hội Viên và Cơ quan thực tập lời chúc sức khỏe, công tác tốt. Thân chúc các bạn thành đạt trong cuộc sống. Tôi xin chân thành cảm ơn. Sinh viên thực hiện Trần Thị Phúc Duyên LỜI CAM ĐOAN W › X Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các thông tin, dữ liệu thu thập được và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài này không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Ngày 08 tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực hiện Ký tên Trần Thị Phúc Duyên NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP " # ...................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN " # ...................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN " # ...................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007 MỤC LỤC µ ± ¶ CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .................................................................................1 U 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. ..................................................................... 1 1.1.1. Sự cần thiết của đề tài. ...........................................................................1 1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn. ...............................................................1 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. .......................................................................... 2 1.2.1. Mục tiêu chung. ......................................................................................2 1.2.2. Mục tiêu cụ thể. ......................................................................................2 1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU. ........ 2 1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định. ..................................................................2 1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu.................................................................................2 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU.............................................................................. 3 1.4.1. Không gian. .............................................................................................3 1.4.2. Thời gian. ................................................................................................3 1.4.3. Đối tượng nghiên cứu.............................................................................3 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................................................................................................................4 U 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN. ............................................................................... 4 2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán. ..................................................4 2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy....................................5 2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng máy vi tính. ............................................................................................................8 2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán................................11 2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT...............................................12 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. ............................................................... 14 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu. ............................................................14 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu............................................................15 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ACSOFT TẠI VCCI CẦN THƠ ..............................................................................................................................17 3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP. ............................. 17 3.1.1. Giới thiệu Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ. ..............................................................................................................17 3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ.................................18 3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT......... 21 3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT KT.............................................................................................................21 3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. ...............................25 3.3. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH. ...............................................................................xviii 3.3.1. Ưu điểm. ............................................................................................ xviii 3.3.2. Nhược điểm. ..........................................................................................xx 3.3.3. Hiệu quả đạt được. ............................................................................. xxi 3.3.4. Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán. ....... xxii CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ ......................................................... xxiii 4.1. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN....................xxiii 4.2. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ........................xxiii 4.3. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN.........................xxiii 4.4. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO....................xxiv 4.5. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT. ...............xxiv CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................xxv 5.1. KẾT LUẬN................................................................................................. xxv 5.2. KIẾN NGHỊ. ................................................................................................. 59 5.2.1. Đối với Nhà nước. .................................................................................59 5.2.2. Đối với Chi nhánh.................................................................................59 TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................60 DANH MỤC HÌNH X ² W Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY .. ................................................................................................................................5 Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO HỆ CƠ DỮ LIỆU..................................................................................................6 U Hình 3: BIỂU ĐỒ TỶ LỆ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM.............................13 Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ .... ..............................................................................................................................18 Hình 5: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠN VÀ THU TIỀN ....................................................................................................31 Hình 6: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG TẠM ỨNG ............32 Hình 7: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG CHI BẰNG TIỀN MẶT .....................................................................................................................33 Hình 8: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU PHIẾU THU..............................................vi Hình 9: MÀN HÌNH IN PHIẾU THU. ..............................................................vi Hình 10: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU HÓA ĐƠN DỊCH VỤ........................... vii Hình 11: MÀN HÌNH CÔNG CỤ TÌM KIẾM- ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU .. vii U Hình 12: MÀN HÌNH MỞ SỔ QUỸ TIỀN MẶT.......................................... viii Hình 13: MÀN HÌNH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT ............................................ viii Hình 14: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NHẬP SỐ CHỨNG TỪ SAI.....xvi Hình 15: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NGÀY KHÔNG HỢP LỆ .........xvi Hình 16: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI SỐ TIỀN TRONG ĐỊNH KHOẢN PHẢI >0 ............................................................................................ xvii Hình 17: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI DƯ NỢ KHÔNG BẰNG DƯ CÓ ........................................................................................................................... xvii DANH MỤC BIỂU BẢNG X ² W Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG T AY VÀ BẰNG MÁY ............................................................................6 Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.........................................................7 Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.............................................7 Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.........................................................7 Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY................................................................8 Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁY KẾ TOÁN ............................................................................................................22 Bảng 7: BẢNG MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KT.......24 Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI..................................25 Bảng 9: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN CẤP CHI TIẾT ...............26 Bảng 10: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT ..........27 Bảng 11: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP..................................................27 Bảng 12: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 4 CẤP CHI TIẾT ..................................28 Bảng 13: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU......................................................................................................29 Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ .......................................................................................................................30 Bảng 15: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ KHAI BÁO, NHẬP LIỆU, THỰC HIỆN BÚT