Luận văn Hệ thống quản lý thư viện

Trang 1 Luận văn Hệ thống quản lý thư viện Trang 2 MỤC LỤC Trang phụ bìa Các từ viết tắt Lời nói đầu Lời cám ơn Chương I : Tổng quan .................................................................................. 6 I. Giới thiệu chung ......................................................................................... 6 I.1.Tổng quan ................................................................................................. 6 I.2. Khảo sát về nơi thực tập ........................................................................... 6 II.Tổng quan về HTTT quản lý....................................................................... 8 II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý ........................................................ 8 II.2. Mục đích chính của hệ thống .................................................................. 9 II.3. Các nguyên tắc đảm bảo ......................................................................... 9 II.4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý .................................................... 10 II.5. Các chức năng chính của hệ thống ........................................................ 11 Chương II : Khảo sát hệ thống .................................................................. 13 I.1. Mô tả Quản lý thư viện .......................................................................... 13 I.1.1. Cập nhật thông tin độc giả ................................................................... 15 I.1.2. Tra cứu thông tin độc giả..................................................................... 15 I.1.3. Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) .................................................. 16 I.1.4. Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu ................................................... 16 II. Môi trường............................................................................................... 18 II.1. Ngôn ngữ .............................................................................................. 18 II.2. CSDL.................................................................................................... 19 III. Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát ............................................ 19 Chương III : Phân tích và thiết kế ............................................................ 20 I . Hoạt động của thư viện ............................................................................ 20 I.1. Giới thiệu hoạt động của thư viện .......................................................... 20 I.2. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách ...................................... 22 Trang 3 II . Các chức năng của hệ thống.................................................................... 23 III . Phân tích hệ thống QLTV về các sơ đồ chức năng và mô hình. ............. 23 1.Biểu đồ phân rã chức năng ........................................................................ 24 2.Phân tích các chức năng chính ................................................................... 25 3.Mô hình LDL (BĐLDL). ........................................................................... 29 4.Biểu đồ LDL mức dưới đỉnh ..................................................................... 34 5.Mô hình thực thể liên kết ........................................................................... 38 6.Thiết kế CSDL .......................................................................................... 41 Chương IV : Thiết kế cài đặt chương trình .............................................. 47 IV.I. Thiết kế Menu ...................................................................................... 47 IV.II. Thiết kế màn hình giao diện .........................................................……48 IV.II.1. Danh sách màn hình......................................................................... 48 IV.II.2. Chi tiết các màn hình ....................................................................... 48 IV.II.2.1.Màn hình chính .............................................................................. 48 IV.II.2.2. Màn hình ngoài khi đăng nhập ...................................................... 49 IV.II.2.3. Đăng nhập chương trình................................................................ 49 IV.II.2.4. Màn hình thay đổi mật khẩu. ......................................................... 50 IV.II.2.5. Màn hình quản lý độc giả. ............................................................. 50 IV.II.2.6. Màn hình quản lý sách. ................................................................. 51 V.II.2.7. Màn hình quản lý Mượn - Trả sách ................................................ 51 IV.II.2.8. Xử lý độc giả vi phạm. .................................................................. 52 IV.II.2.9. Xử lý phân huỷ sách. .................................................................... 52 IV.II.2.10. Xử lý nội qui thư viện. ................................................................ 53 IV.II.2.9. Màn hình báo cáo.......................................................................... 53 IV.III.3. Cài đặt chương trình ....................................................................... 56 IV.III.1.Yêu cầu phần cứng .......................................................................... 56 IV.III.2.Yêu cầu phần mềm .......................................................................... 56 IV.III.3. Các bước cài đặt chương trình ........................................................ 56 Chương V : Kết luận .................................................................................. 58 Trang 4 CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT  CSDL: Cơ sở dữ liệu  QLTV: Quản lý thư viện  HTTT: Hệ thống thông tin  LDL: Luồng dữ liệu  TNHH: Trách nhiệm hữu hạn Trang 5 LỜI NÓI ĐẦU Để đánh giá chất lượng sinh viên trước khi tốt nghiệp đồng thời giúp sinh viên làm quen với môi trường làm việc thực tế, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh viên tham gia vào các đề án mang tính ứng dụng. Gần chục năm trở lại đây, tin học đang dần được phổ cập hoá, nhiều chương trình ứng dụng đang đi vào thực tiễn, nhu cầu tin học hoá ngày càng tăng nhất là các ứng dụng tin học trong quản lý như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý khách sạn...v..v…. Với xu thế như vậy, đồ án thực tập cơ sở của em cũng là một chương trình quản lý: Hệ thống quản lý thư viện. Trong đề tài này em sử dụng ngôn ngữ lập trình VisualBasic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, đây ngôn ngữ được dùng phổ biến để viết các chương trình quản lý. Nội dung chính của đề tài gồm 4 chương:  Chương I: Tổng quan  Chương II: Khảo sát hệ thống  Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống  Chương IV: Thiết kế cài đặt chương trình  Chương V: Kết luận Với chương trình này, em cố gắng quản lý những mảng đặc trưng nhất trong cơ quan với giao diện người thân thiện, dễ sử dụng nhất. Trong khoảng thời gian 2 tháng để hoàn thành chương trình, với kinh nghiệm chưa nhiều chắc hẳn chương trình còn nhiều thiếu xót, rất mong sự xem xét chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để Hệ thống quản lý thư viện của em được hoàn thiện và có thể phát triển hơn nữa. Trang 6 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN I. Giới thiệu chung I.1. Tổng quan Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó. Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh tế, giúp con người trong sản xuất và đưa ra quyết định. HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học các phần mềm CSDL, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý và đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý có chất lượng. Từ đó rút ra được những phương pháp, những bước thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có kết quả tốt . I.2. Khảo sát về nơi thực tập  Tên công ty thực tập o Công ty TNHH công nghệ truyền thông Phượng Hoàng. Tên giao dịch nước ngoài: PHOENIX COMMUNICATION TECHNOLOGIES COMPANY LIMITED được viết tắt là PCT CO.LTD o Địa chỉ: 7C Nơ Trang Long, quận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh o Điện thoại: (08) 2588518- (08) 2588558/ Fax: (08) 2588519 o E-mail: info@pct.vn – info@3gvietnam.net o Website: www.pct.vn - www.3gvietnam.net Trang 7  Quá trình hình thành và phát triển Công nghệ thông tin đã và đang ảnh hưởng sâu rộng làm thay đổi cuộc sống hằng ngày, chính vì lẽ đó sự ra đời của PCT với mục đích vận dụng các công nghệ tiên tiến nhất nhằm giúp cho khách hàng làm chủ được nguồn thông tin của mình. Công ty PCT được thành lập năm 2006 với sự tham gia sáng lập của một số các kỹ sư hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, Công ty PCT hiện hoạt động trong lĩnh vực phân phối cung cấp các sản phẩm, dịch vụ và giải pháp mạng truyền thông tích hợp trong thế kỷ 21.  Lĩnh vực hoạt động Khách hàng của Phượng Hoàng – PCT là những người sử dụng các sản phẩm dịch vụ giải pháp của công nghệ truyền thông di động thế hệ thứ 3, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang hướng tới tối ưu hoá công việc kinh doanh, sản xuất, dịch vụ nhờ áp dụng công nghệ truyền thông và thông tin, các nhà khai thác và vận hành mạng viễn thông thế hệ mới. Do đó Phượng Hoàng – PCT tập trung cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho các đối tượng chính là:  Những thuê bao của các mạng thông tin di động đang hoạt động tại Việt Nam với nhu cầu được sử dụng các tiện ích giá trị gia tăng mới  Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn toàn quốc Phượng Hoàng – PCT hợp tác với các nhà vận hành và khai thác mạng, nhằm mục đích cung cấp đến cho khách hàng danh mục các sản phẩm và dịch vụ phong phú, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của cá nhân và các tổ chức, doanh nghiệp. Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức, nhà cung cấp công nghệ truyền thông trên toàn thế giới, nhằm giới thiệu và quảng bá rộng rãi các dịch vụ mới dựa trên nền công nghệ truyền thông đã được ứng dụng thành công tại các nước phát triển. Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức đào tạo trong và ngoài nước, tổ chức các khoá đào tạo công nghệ truyền thông trên toàn quốc nhằm đáp ứng nhu cầu về nhân lực trình độ cao trong thời gian tới. Trang 8  Sơ đồ tổ chức II. Tổng quan về HTTT quản lý II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý a. Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. b. Luồng thông tin vào Trong HTTT quản lý có những đầu vào khác nhau:  Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài  Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật để xử lý. o Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp , được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. Trang 9 c. Luồng thông tin ra o Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. o Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời. d. Quy trình quản lý o Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hoá đơn, ...) từ đó các thông tin được kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý thủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của người quản lý nên sai sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi. o Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan trọng. o Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc thiếu hụt thông tin. II.2. Mục đích chính của hệ thống Hệ thống sẽ được cài đặt cho các trường học, các thư viện của các cơ quan nhằm mục đích trợ giúp cho việc quản lý mượn trả tài liệu và tra cứu tài liệu. II.3. Các nguyên tắc đảm bảo Để xây dựng một HTTT quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và tốn nhiều công sức. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa trên một số nguyên tắc sau: II.3.1. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. Tức là thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giải quyết bài toán quản lý. Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù. Do vậy Trang 10 người ta tổ chức thành các mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển . II.3.2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có các công cụ đặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể . Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với HTTT sẽ làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn. II.3.3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy vi tính vì chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ thống. Để làm được việc này thì cần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng từ ,đĩa từ ...) để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng. Việc này sẽ giảm được nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính. Nguyên tắc này còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống. Việc này không những rút ngắn được thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin đầu vào. II.4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý II.4.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:  Ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khả thi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ. Trang 11  Tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xây dựng hệ thống tìm hiểu HTTT hiện hành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án.  Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo. II.4.2. Phân tích hệ thống.  Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết.  Hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niêm .  Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic. II.4.3. Thiết kế tổng thể:  Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệ thống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử lý thủ công. II.4.4. Thiết kế chi tiết:  Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính.  Thiết kế các phương pháp cập nhật và sử lý thông tin cho máy tính thiết kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu II.4.5. Cài đặt chương trình:  Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng II.5. Các chức năng chính của hệ thống Hệ thống có các chức năng chính sau: o Cập nhật thông tin độc giả Trang 12 o Tra cứu và thống kê độc giả o Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) o Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu o Cho mượn, trả tài liệu o Đặt trước tài liệu o Bán tài liệu. o Tra cứu tài liệu (tìm theo từ khoá, theo nâng cao) o Thống kê tài liệu. o Xử lý vi phạm o Ngân hàng báo cáo o Các yêu cầu khác đối với hệ thống Trang 13 CHƯƠNG II : KHẢO SÁT HỆ THỐNG I.1. Mô tả Quản lý thư viện:  Hệ tin học ứng dụng trong công tác thư vịên là một thực thể phức tạp. Vì vậy việc xây dựng một hệ tin học trong công tác thư viện phải tuân theo một quy tắc chặt chẽ.  Nhiệm vụ tổng quát của việc thiết kế một hệ tin học ứng dụng trong công tác thư viện có thể được xác định như sau: o Tập hợp các nhu cầu thông tin và các nhu cầu ứng dụng tin học trong hoạt động Thư viện o Tích hợp các nhu cầu đó trong một hệ tin học ứng dụng. o Cải tiến quản lý vốn tư liệu của thư viện. Xây dựng các CSDL thư mục thoả mãn nhu cầu lưu trữ và tìm kiếm thông tin. o Cải tiến qui trình làm việc của thư viện.  Để hoàn thành các nhiệm vụ và đạt được các mục quá trình thiết kế và xây dựng một hệ tin học ứng dụng trong thư viện phải qua các giai đoạn sau đây: 1. Phân tích các chức năng hệ thống. 2. Thiết kế mô hình hệ thống. 3. Lựa chọn phần mềm và phương tiện kỹ thuật. 4. Tính toán các chi phí và xây dựng các nguồn kinh phí. o Nhiệm vụ của thư viện: Là thu thập bảo quản tài liệu và thoả mãn nhu cầu về tài liệu của bạn đọc. - Nhu cầu của người đọc kinh phí bởi các thông tin chuyển tới họ bằng những nguồn khác nhau. Có thể nói thư viện là cầu nối giữa nguồn cung cấp tài liệu với người sử dụng cuối cùng. - Thông thường theo quá trình xử lý thư viện bao gồm khâu chính sau: Trang 14 +) Bổ sung: Xây dựng vốn tài liệu +) Xử lý dữ liệu(tài liệu , tạp chí): Biên mục, bổ sung, lưu thông, lưu trữ, bảo quản. +) Lưu thông: Phục vụ bạn đọc: mượn đọc tại chõ, mượn tài liệu của bạn đọc mượn về, tra cứu. a. Chức năng: - Kiểm soát tài liệu mới nhập về theo các nguồn khác nhau: đặt mua, trao đổi, biếu tặng…. - Thống kê báo cáo kịp thời các số liệu về tài liệu đặt và kinh phí sử dụng. - Xử lý hình thức, nội dung tài liệu: biên mục, chủ đề, tóm tắt, chú giải. - Tra cứu về tài liệu và tạp chí nhằm phục vụ cho việc lưư trữ và tìm kiếm thông tin. b. Các thông tin cần sử lý và sản phẩm đầu ra: +) Quản lý đơn đặt theo từng cơ số. +) Danh mục các tài liệu đang đặt và mới về. +) Danh mục các tài liệu nhận đựoc qua các nguồn, các tổ chức. +) Các báo cáo về số lượng và kinh phí mua tài liệu. +) Các yếu tố mô tả thư mục, các từ khoá chủ đề các ký hiệu phân loại, ngôn ngữ. +) Các bộ phiếu in để bổ sung và cập nhật các tủ mục lục truyền thông: phân loại, chữ cái, công cụ, vị trí, tra cứu. +) Các ấn phẩm thư mục. +) Thông báo tài liệu mới. c. Phục vụ bạn đọc: - Cấp thẻ bản đọc, số mượn về. Trang 15 - Quản lý hồ sơ bạn đọc - Theo dõi quá trình phục vụ bạn đọc, quá trình phục vụ và hiệu quả. - Thống kê báo cáo về tình hình phục vụ bạn đọc. - Các thông tin cần xử lý và sản phẩm đầu ra các dữ liệu liên quan đến bạn đọc. - Các câu trả lời về tình hình phục vụ bạn đọc +) Tài liệu có người mượn chưa? +) Mượn đọc tại chỗ hay độc giả mượn tài liệu đọc về nhà +) Tài liệu mượn quá hạn +) Thời gian đi lấy tài liệu +) Thời gian đợi trung bình +) Tần số sử dụng của tài liệu - Thư đòi tài liệu - Các báo cáo định kỳ(thành phần bạn đọc, diện đọc tài liệu, số lượt đọc, số lượt mượn) I.1.1. Cập nhật thông tin độc giả o Nhập thông tin về độc giả yêu cầu ngời sử dụng nhập mã độc giả, họ tên, tên của độc giả.