Luận văn Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH TRANDA

1 Luận văn Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA 2 Lời mở đầu Tiền lương (tiền công) là thù lao lao động, thể hiện hao phí lao động đã bỏ ra về thể lực và trí lực của người lao động. Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc thanh toán chi trả tiền lương cho công nhân viên mang một ý nghĩa quan trọng: Nó đảm bảo nhu cầu tiêu dùng sinh hoạt hàng ngày của người lao động và phần nào thoả mãn nhu cầu giải trí của họ trong xã hội. Ngoài ra việc trích các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo lương của doanh nghiệp vừa thực hiện theo đúng chế độ lại vừa thể hiện sự quan tâm, chăm lo đến đời sống, sức khoẻ, của người lao động mỗi khi họ ốm đau, tai nạn, tử tuất… Chính những khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp...được nhận kịp thời, đúng lúc và sự quan tâm nhiệt tình của doanh nghiệp, tạo động lực cho họ hăng say với công việc, làm ra nhiều sản phẩm hơn. Nhận thức được vấn đề này, các doanh nghiệp đã không ngừng nghiên cứu hoàn thiện các phương pháp tính lương và hình thức trả lương cho phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Bên cạnh đó, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng luôn được coi trọng bởi lẽ tiền lương cũng là một bộ phận cấu thành nên giá trị sản phẩm. Việc tính toán chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm nhiều hay ít sẽ ảnh hưởng đến giá thành cao hay thấp. Vì thế kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp một mặt vừa phản ánh chính xác chi phí nhân công trong kỳ, mặt khác vừa phải không ngừng hoàn thiện, đổi mới công tác kế toán sao cho phù hợp với xu thế vận động phát triển của đất nước. Trong nền kinh tế thị trường đầy năng động và cạnh tranh gay gắt, sẽ chỉ có chỗ đứng cho những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, biết tiết kiệm chi phí, biết giải quyết hài hoà lợi ích giữa doanh nghiệp và lợi ích người lao động. Thấy được tầm quan trọng của tiền lương cũng như công tác tổ chức quản lý và hạch toán tiền lương đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA ” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. 3 Nội dung của chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận gồm các phần chính sau đây: Phần I: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA . Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH TRANDA . 4 Phần I: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. I. Bản chất tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. 1. Bản chất và chức năng của tiền lương trong doanh nghiệp. 1.1. Bản chất của tiền lương. Quá trình sản xuất là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động). Trong đó, lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người lao động tác động vào đối tượng lao động, nhằm biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Theo Mác thì giá trị hàng hoá được tạo ra trong quá trình sản xuất chứ không phải trong quá trình lưu thông. Giá trị hàng hoá được công nhận bao gồm: Giá trị lao động sống + giá trị lao động vật hoá + giá trị thặng dư. Trong đó giá trị thặng dư là giá trị dôi ra (tăng thêm) còn giá trị của lao động vật hoá là chi phí về tư liệu sản xuất mà đầu vào của quá trình sản xuất cần phải có để tiến hành được quá trình sản xuất. Mặt khác sức lao động có đặc điểm là khi tiêu dùng thì nó tạo ra giá trị mới lớn hơn. Như vậy, nguồn gốc duy nhất để tạo ra giá trị thặng dư là sức lao động. Do đó có thể khẳng định rằng: Lao động là một yếu tố giữ vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình sản xuất. Với vai trò như vậy, chi phí cho lao động sống ngày càng được nâng cao, điều này được biểu hiện trong toàn bộ chi phí sản xuất thì chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương ngày càng chiếm tỷ lệ lớn dần. Về phía người sử dụng lao động có xu hướng tiết kiệm chi phí lao động bằng cách tăng năng suất lao động với việc đổi mới tư liệu sản xuất cho phù hợp và hiệu quả nhất. Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình sản xuất, trước hết cần tái sản xuất sức lao động mà con người bỏ ra trong quá trình sản xuất và phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Đối với chủ doanh nghiệp thì tiền lương là một yếu tố chi phí đầu vào của một quá trình sản xuất, còn đối với người cung ứng sức lao động thì đó là nguồn thu 5 nhập chủ yếu của họ. Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích của người lao động là tiền lương. Do vậy, tiền lương không chỉ mang bản chất là chi phí, mà nó đã trở thành phương tiện để tạo ra giá trị mới, hay nói cách khác tiền lương là nguồn cung ứng sức lao động, năng lực của người lao động trong quá trình sản xuất. Đối với chủ doanh nghiệp thì tiền lương là công cụ, biện pháp, đòn bẩy kích thích năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động. Khi tăng năng suất lao động thì lợi nhuận của doanh nghiệp cũng tăng. Do đó nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà người lao động nhận được cũng tăng lên, nó là phần bổ sung cho tiền lương, làm tăng thu nhập và lợi ích của người cung ứng sức lao động. Hơn nữa khi lợi ích của người lao động được đảm bảo bằng các mức lương thoả đáng sẽ tạo ra sự gắn kết cộng đồng những người lao động với lợi ích và mục tiêu cuả doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa người chủ doanh nghiệp với người cung ứng sức lao động làm cho người lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn với các hoạt động của doanh nghiệp. 1.2. Chức năng của tiền lương - Chức năng tái sản xuất sức lao động: Chúng ta biết rằng quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua tiền lương. Bản chất của sức lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện, nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển. Còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là có một tiền lương sinh họat nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dưỡng, giáo dục thế hệ sau nhằm tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao trình độ và hoàn thiện kỹ năng lao động). - Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp: Mục đích của các nhà quản trị đó là lợi nhuận cao nhất. Để đạt được mục đích đó họ phải kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách nghệ thuật các yếu tố trong quá trình sản xuất kinh doanh, ngưới sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi và giám sát người lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình thông qua trả lương cho họ, phải đảm bảo chi phí tiền lương mà mình bỏ ra đem lại kết quả và hiệu quả cao. Qua đó người sử dụng lao động sẽ quản lý một cách chặt chẽ 6 về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động. - Chức năng kích thích sức lao động: Với một mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, tăng năng suất lao động. Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm việc, họ sẽ gắn chặt lợi ích của mình với lợi ích của doanh nghiệp. Do vậy tiền lương là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao. Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. 2. Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của các doanh nghiệp mà việc tính và trả lương cho người lao động được thể hiện theo nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, trên thực tế thường áp dụng 3 hình thức: 2.1. Tiền lương theo thời gian. Hình thức thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như: tổ chức lao động, thống kê, tài vụ... Việc trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian lao động thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật, chuyên môn của người lao động. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi ngành nghề, nghiệp vụ có thể có một thang lương riêng. Trong mỗi thang lương lại tuỳ theo trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật chuyên môn mà chia thành nhiều bậc lương, mỗi bậc lương lại có một mức lương nhất định. Tiền lương theo thời gian có thể được chia theo các loại sau: - Trả lương theo tháng (lương tháng) số tiền lương trả trong tháng được tính bằng mức lương tối tiểu do Nhà nước quy định x hệ số cấp bậc + tiền phụ cấp (nếu có). Tiền phụ cấp đây có thể là: phụ cấp chức vụ, phụ cấp ngành nghề, phụ cấp độc hại... 7 - Mức lương một ngày (ngày công): Theo quy định số 188 - 1999 QĐTTCP ngày 17/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ quy định tuần làm việc 40 giờ, ngày công làm việc trong tháng trung bình là 22 ngày công. Mức lương một ngày = Số lương phải trả trong tháng Số ngày làm việc trong tháng Tiền lương phải trả trong tháng = Số ngày làm việc x Mức lương một ngày Lương ngày thường được áp dụng để tính lương trong những ngày hội họp, học tập, ngày làm nhiệm vụ khác hoặc để trả lương cho người lao động làm theo hợp đồng. - Mức lương một giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc, được xác định bằng lấy tiền lương ngày chia cho số giờ chuẩn theo quy định của Luật lao động (không quá 8 giờ một ngày). Mức lương một giờ (lương giờ) = Số lương phải trả một ngày Số giờ làm việc trong ngày Số tiền phải trả trong tháng = Số giờ làm việc trong tháng x Mức lương một giờ. Mức lương một giờ còn được sử dụng để tính ra đơn giá tiền lương cho một sản phẩm. Mức lương một sản phẩm = Số lương 1 giờ Số sản phẩm Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang nặng tính bình quân, chưa thực sự gắn với quá trình sản xuất), để khắc phục phần nào hạn chế đó trả lương theo thời gian có thể kết hợp với chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng say làm việc. Đo đó: Tiền lương phải trả cho người lao động = Tiền lương + Tiền thưởng. 8 2.2. Tiền lương theo sản phẩm. Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương theo số lượng và chất lượng sản phẩm đã hoàn thành. Hình thức này đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động với chất lượng lao động, động viên và khuyến khích người lao động nhiệt tình say mê làm việc, tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Tiền lương theo sản phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lương một sản phẩm, công đoạn chế biến và số lượng sản phẩm công việc mà người lao động hoàn thành đủ tiêu chuẩn quy định. Để thực hiện tính lương theo sản phẩm cần phải có các điều kiện sau: - Xây dựng được đơn giá tiền lương. - Phải tổ chức hạch toán ban đầu sao cho xác định được chính xác kết quả của từng người hoặc từng nhóm lao động (càng chi tiết càng tốt). - Doanh nghiệp phải tổ chức, bố trí đầy đủ công việc cho người lao động. - Phải có hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo các hình thức: + Tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: theo hình thức này, tiền lương còn phải trả cho người lao động còn được tính: Số tiền phải trả trong tháng = Sản lượng sản phẩm hoàn thành x Đơn giá tiền lương cho một sản phẩm Hình thức này áp dụng đối với lao động trực tiếp, sản xuất hàng loạt và có ưu điểm đánh giá đúng được kết quả lao động. + Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: Thường áp dụng để trả lương cho công nhân phục vụ cho công nhân chính và cùng sản xuất ra sản phẩm. Cách tính như sau: Tiền lương = i% x Tiền lương của người lao động sản xuất trực tiếp. Trong đó i% là tỷ lệ tiền lương của công nhân phụ với tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất. 9 + Tiền lương trả theo sản phẩm có thưởng, phạt: Là tiền lương trả theo sản phẩm có gắn với chế độ tiền thưởng trong sản xuất như: Thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng giảm tỷ lệ hàng hỏng. Hao phí vật tư không đảm bảo ngày công quy định, không hoàn thành kế hoạch được giao. Cách tính như sau: Tiền lương = Tiền lương theo sản phẩm + Tiền thưởng - Tiền phạt Trực tiếp (gián tiếp) + Tiền lương trả theo sản phẩm luỹ tiến: Cách tính lương theo hình thức này gồm hai phần: Phần thứ nhất: Căn cứ vào mức độ hoàn thành quy định lao động tính ra tiền lương phải trả theo sản phẩm trong định mức. Phần thứ hai: Căn cứ vào mức độ vượt định mức để tính tiền lương phải trả theo tỷ lệ luỹ tiến, tỷ lệ hoàn thành vượt định mức càng cao thì suất luỹ tiến càng nhiều. Hình thức này khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động và cường độ lao động đến mức tối đa. Do vậy, hình thức này thường được áp dụng để trả lương cho những người làm việc trong khâu trọng yếu nhất hoặc khi doanh nghiệp phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng. 2.3. Tiền lương khoán Là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp dụng cho những công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi, phải giao tất cả khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định. * Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm. 10 * Trả lương khoán thu nhập: Tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động. Khi tiền lương không thể hạch toán riêng cho từng lao động thì phải trả cho cả tập thể đó, sau đó mới chia cho từng người. Tiền công có thể dựa vào các yếu tố sau: + Dựa vào cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc (phương pháp này được áp dụng khi cấp bậc công việc được giao phù hợp với cấp bậc kỹ thuật). + Dựa vào cấp bậc kỹ thuật và cấp bậc công việc kết hợp với cộng điểm (áp dụng khi công việc được giao không phù hợp với cấp bậc kỹ thuật). + Dựa trên cơ sở số điểm để tính lương tương ứng (áp dụng khi không thực hiện việc trả lương theo sản phẩm vì khối lượng công việc hoàn thành thường không phụ thuộc vào chất lượng tay nghề mà phụ thuộc vào sức khoẻ và thái độ lao động của từng người. Khi áp dụng hình thức này tiền lương thực tế của người lao động chỉ xác định khi kết thúc kỳ hạch toán. Vì vậy, việc trả lương cho người lao động thực chất là tạm phân phối thu nhập. 2.4. Một số chế độ khác khi tính lương a. Chế độ thưởng: Ngoài chế độ tiền lương các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng thực chất là khoản tiền lương bổ sung nhằm quán triệt đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động. Trong cơ cấu thu nhập của người lao động thì tiền lương có tính ổn định thường xuyên còn tiền thưởng chỉ là phần thu nhập thêm và phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng, phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh. * Các loại tiền thưởng: Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến...) - Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh: Đây thực chất là một phần quỹ lương được trích ra để trả cho người lao động dưới hình thức tiền thưởng với một tiêu chí nhất định. 11 + Tiền thưởng về chất lượng sản phẩm: khoản tiền này được tính trên cơ sở tỷ lệ quy định chung và phần chênh lệch giá giữa sản phẩm cấp cao với sản phẩm cấp thấp. + Tiền thưởng tiết kiệm vật tư: Là khoản tiền thưởng tính trên cơ sở tiết kiệm được so với mức tỷ lệ quy định. - Tiền thưởng thi đua: Loại tiền thưởng này được lấy ra từ quỹ tiền thưởng của doanh nghiệp, quỹ tiền thưởng trích từ lợi nhuận còn lại sau khi nộp thuế lợi tức, thanh toán các khoản tiền phạt công nợ... Để tiền thưởng trở thành công cụ khuyến khích vật chất phải kết hợp chặt chẽ các hình thức và chế độ thưởng. Đồng thời trước khi chi trả phải xác định rõ quỹ tiền thưởng hiện có của doanh nghiệp. b. Chế độ phụ cấp. - Phụ cấp làm đêm: Nếu người lao động làm việc vào ban đêm (22 giờ - 6 giờ sáng) thì ngoài số tiền trả cho những giờ làm thêm người lao động còn được hưởng phụ cấp làm đêm. Phụ cấp làm đêm = Tiền lương cấp bậc hoặc chức vụ tháng (kể cả phụ cấp công việc) x % phụ cấp được hưởng x Số giờ làm đêm Số giờ tiêu chuẩn quy hoạch trong tháng - Phụ cấp lưu động: Nhằm bù đắp cho những người làm một hoặc một số nghề hoặc công việc phải thường xuyên thay đổi nơi ở và nơi làm việc, điều kiện sinh hoạt không ổn định và khó khăn. Loại phụ cấp này chỉ áp dụng đối với những ngành nghề và công việc mà tính chất lưu động chưa xác định trong mức lương. Nghề hoặc công việc lưu động nhiều, phạm vi lưu động rộng, địa hình phức tạp và khó khăn thì được hưởng phụ cấp cao, loại phụ cấp này được trả theo số ngày lao động thực tế lao động và được tính cùng kỳ với trả lương. Trong doanh nghiệp phụ cấp lưu động được tính vào đơn giá tiền lương và hạch toán vào giá thành hoặc chi phí lưu động. - Phụ cấp trách nhiệm: Nhằm bù đắp cho những người vừa trực tiếp sản xuất hoặc làm công việc chuyên môn nghiệp vụ vừa kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo bổ nhiệm hoặc những người làm công việc đòi hỏi trách nhiệm cao chưa được xác định trong mức lương, phụ cấp trách nhiệm được tính trả 12 cùng kỳ lương tháng. Đối với doanh nghiệp, loại phụ cấp này được tính vào đơn giá tiền lương và hạch toán vào chi phí giá thành hoặc chi phí lưu động. - Phụ cấp thu hút: áp dụng đối với công nhân viên chức đến làm việc ở những vùng kinh tế mới và các hải đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động. Cách tính: Phụ cấp thu hút = Lương cấp bậc công việc (kể cả phụ cấp công việc) x % phụ cấp được hưởng Phần trăm phụ cấp được hưởng có các mức: 20%, 30%, 50%, 70% tính trên lương cấp bậc, chức vụ, lương chuyên môn nghiệp vụ. Thời gian hưởng phụ cấp từ 3 - 5 năm tuỳ theo vào điều kiện sinh hoạt khó khăn, dài hoặc ngắn của từng vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và đảo xa đất liền. - Phụ cấp đắt đỏ: áp dụng đối với những nơi có chỉ số giá sinh hoạt cao hơn chỉ số sinh hoạt bình quân chung của cả nước là 19% trở lên. - Phụ cấp khu vực: áp dụng đối với những nơi xa xôi, hẻo lánh gặp nhiều điều kiện khó khăn. - Phụ cấp độc hại: áp dụng đối với những doanh nghiệp có điều kiện độc hại hoặc nguy hiểm chưa xác định trong mức lương. 3. Quỹ lương và các khoản trích theo lương. 3.1. Quỹ lương. Quỹ lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền phải trả cho tất cả các loại lao động mà doanh nghiệp quản lý, sử dụng kể cả lao động trong và ngoài danh sách. - Quỹ lương của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau: + Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán. 13 + Tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian điều động công tác, làm nghĩa vụ chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học... Ngoài ra, trong tiền lương kế hoạch còn tính trợ cấp BHXH cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động... - Về phương diện hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất chia làm 2 loại: + Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm: Lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong hoạ