Luận văn Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH kiểm toán Vaco chi nhánh Hải Phòng

MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu: Cùng với sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam, nghề kiểm toán đã và đang không ngừng phát triển. So với thế giới, kiểm toán Việt Nam còn rất non trẻ nhưng đã và đang trở thành một ngành kinh tế độc lập đầy triển vọng của nước ta, một công cụ đắc lực giúp quản lý nhà nước, ngành có đóng góp quan trọng vào sự thịnh vượng nói chung của nền kinh tế quốc dân. Kiểm toán Báo cáo tài chính là sự tổng hợp kết quả kiểm toán của nhiều chu kỳ riêng biệt, trên cơ sở đó đưa ra các kết luận về sự trung thực và hợp lý của BCTC trên các khía cạnh trọng yếu. Hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp được phản ánh trong nhiều chỉ tiêu về kết quả kinh doanh, về khả năng thanh toán… thể hiện một phần trong chu kỳ bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp. Chu kỳ bán hàng và thu tiền là một chu kỳ quan trọng, chứa đựng những khoản mục trọng yếu thu hút sự tập trung, chú trọng, theo dõi của những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kết quả kiểm toán chu kỳ bán hàng – thu tiền ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng chung của cuộc kiểm toán. Vì vậy, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán Vaco – chi nhánh Hải Phòng” để làm luận văn. 2. Môc ®Ých nghiªn cøu cña ®Ò tµi : Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về quy trình kiểm to¸n chu kỳ b¸n hµng vµ thu tiÒn trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh. Làm rõ thực trạng quy trình kiÓm to¸n chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC cña C«ng ty TNHH Kiểm toán Vaco – chi nhánh Hải Phòng , tõ ®ã rót ra bµi häc kinh nghiÖm vµ ®­a ra mét sè giải ph¸p nh»m hoµn thiÖn quy trình kiÓm to¸n chu kỳ b¸n hµng vµ thu tiÒn trong kiÓm to¸n b¸o c¸o tµi chÝnh tại C«ng ty TNHH Kiểm toán Vaco – chi nhánh Hải Phòng. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính Phạm vi đề tài nghiên cứu là quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán về quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC tại Công ty TNHH Kiểm toán VACO – chi nhánh Hải Phòng 4. Phương pháp nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu với nhiều phương pháp khác nhau: Phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp duy vật lich sử, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp khảo sát thực tiễn… Ngoài ra đề tài cũng sử dụng phương pháp sơ đồ, bảng biểu để làm rõ và bổ sung thêm cho lý luận cũng như thực tiễn việc vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính. 5. Nội dung kết cấu của đề tài: Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, nội dung chính của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về quy trình kiểm toán chu kỳ Bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC tại Công ty TNHH Kiểm toán Vaco – chi nhánh Hải Phòng Chương 3: Một số nhận xét, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC tại công ty TNHH Kiểm toán Vaco – chi nhánh Hải Phòng. Trong quá trình lựa chọn và thực hiện đề tài em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Thịnh Văn Vinh và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể các anh chị trong Công ty TNHH Kiểm toán Vaco – chi nhánh Hải Phòng. Tuy nhiên do thời gian thực tập có hạn, đồng thời kiến thức, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, vì vậy trong quá trình thực hiện đề tài em không tránh khỏi những sai sót, kính mong sự chỉ bảo, đóng góp và đặc biệt là sự thông cảm từ quý thầy cô để luận văn của em được hoàn thiện và thiết thực hơn. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo Thịnh Văn Vinh và toàn thể các anh chị trong Công ty TNHH Kiểm toán VACO – chi nhánh Hải Phòng đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài này. CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU KỲ BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1.1 Khái quát chung về chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính. 1.1.1 Ý nghĩa của kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính 1.1.1.1 Khái niệm chu kỳ bán hàng và thu tiền Bán hàng và thu tiền là một trong các chu kỳ chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Trong quá trình tái sản xuất, hoạt động tiêu thụ nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ được cung cấp cho khách hàng và đơn vị sẽ thu được tiền bán hàng. Do đó bán hàng và thu tiền hay còn gọi là tiêu thụ là một khâu trong quá trình tái sản xuất. 1.1.1.2 Bản chất của chu kỳ bán hàng và thu tiền Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền. Với ý nghĩa như vậy, quá trình này bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Trong trường hợp này, hàng hoá và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng. Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, quá trình bán hàng được thực hiện khi hàng hoá, dịch vụ đã được chuyển giao cho người mua và người mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Về bản chất, bán hàng - thu tiền là quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đồng thời tạo vốn để tái sản xuất mở rộng. Thực hiện tốt quá trình này, doanh nghiệp mới có thể thu hồi vốn và có lãi - một nguồn thu quan trọng để tích luỹ vào ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao đời sống tinh thần cho người lao động. 1.1.1.3 Đặc điểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền ảnh hưởng đến kiểm toán BCTC Dưới góc độ kiểm toán, chu kỳ bán hàng và thu tiền liên quan đến nhiều chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Đây là những chỉ tiêu cơ bản mà những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp dùng để phân tích khả năng thanh toán, hiệu quả kinh doanh, triển vọng phát triển cũng như rủi ro tiềm tàng trong tương lai, vì thế các chỉ tiêu này thường bị phản ánh sai lệch. Để có được những hiểu biết sâu sắc về chu kỳ thì trước hết phải nắm được các đặc điểm về chu kỳ, gồm có: - Mật độ phát sinh của các nghiệp vụ là tương đối lớn. - Có liên quan đến các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. - Chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung – cầu - Các chỉ tiêu dễ bị phản ánh sai lệch. - Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp, chiếm dụng vốn của nhau công nợ dây dưa khó đòi. Tuy nhiên, việc lập dự phòng khó đòi lại mang tính chủ quan và thường dựa vào ước đoán của Ban Giám đốc nên rất khó kiểm tra và thường bị lợi dụng để ghi tăng chi phí. 1.1.2 Mục tiêu, căn cứ kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính 1.1.2.1 Mục tiêu kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính Phù hợp với mục tiêu chung của kiểm toán BCTC là xác nhận mức độ tin cậy của BCTC được kiểm toán, mục tiêu cụ thể của kiểm toán chu kỳ Bán hàng và thu tiền là thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp từ đó đưa ra lời xác nhận về mức độ tin cậy của các thông tin tài chính chủ yếu của chu kỳ này. Đồng thời cũng cung cấp những thông tin, tài liệu có liên quan làm cơ sở tham chiếu khi kiểm toán các chu kỳ có liên quan khác. Để đạt được mục tiêu cuối cùng đó, trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải khảo sát và đánh giá lại hiệu lực trên thực tế của hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ này để làm cơ sở thiết kế và thực hiện các khảo sát cơ bản nhằm đánh giá các thông tin tài chính liên quan đến chu kỳ. Khi tiến hành kiểm toán, bước đầu tiên KTV cần hiểu được mục tiêu chung, sau đó cụ thể hóa các mục tiêu chung này vào từng phần hành cụ thể gọi là các mục tiêu đặc thù. Do đó, mục tiêu đặc thù của hai loại nghiệp vụ này mang những điểm riêng biệt. Cụ thể: Bảng 1.1 Mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù (phụ lục số 1) Sau khi đã xác định rõ các mục tiêu đặc thù của phần hành kiểm toán chu kỳ Bán hàng – thu tiền, KTV tiến hành cụ thể hóa các công việc tương ứng với mỗi mục tiêu, từ đó xác định những phần việc cần phải thực hiện. 1.1.2.2 Căn cứ kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính Quá trình hoạt động bán hàng và thu tiền đặt dưới sự quản lý nói chung và kiểm soát nội bộ của đơn vị nói riêng. Các thông tin tài chính liên quan đến chu kỳ bán hàng và thu tiền được hình thành trên cơ sở các quá trình kế toán xử lý các nghiệp vụ kinh tế dựa trên cơ sở chuẩn mực, chế độ kế toán và các quy định có liên quan. Các nguồn tài liệu (hay các căn cứ) cụ thể để kiểm toán rất phong phú, đa dạng về hình thức, nguồn gốc và nội dung. Có thể khái quát về các nguồn tài liệu (các căn cứ) chủ yếu gồm: Các chính sách, các quy chế hay quy định về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng và thu tiền mà đơn vị đã áp dụng trong công tác quản lý và kiểm soát nội bộ, bao gồm các quy chế do cấp có thẩm quyền của Nhà nước ban hành và của chính bản thân đơn vị ban hành. Các báo cáo tài chính chủ yếu có liên quan, gồm Bảng cân đối kế toán (báo cáo các thông tin tài chính như Phải thu khách hàng ngắn hạn, dài hạn; Người mua trả tiền trước và các thông tin tài chính liên quan khác: tiền, hàng hóa,…); Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (báo cáo các thông tin tài chính như Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Các khoản làm giảm doanh thu bán hàng, Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp); Bản thuyết minh BCTC (báo cáo các thông tin chi tiết về hàng tồn kho, về doanh thu bán hàng, về các khoản giảm doanh thu bán hàng,…) Các sổ hạch toán liên quan đến hoạt động bán hàng và thu tiền, bao gồm sổ hạch toán nghiệp vụ và sổ hạch toán kế toán. Các sổ hạch toán nghiệp vụ chủ yếu và phổ biến như: Sổ (Thẻ) kho, Nhật ký bảo vệ kho, Nhật ký vận chuyển hàng hóa,… Các chứng từ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền đã phát sinh và là căn cứ để ghi vào sổ kế toán. Các chứng từ kế toán chủ yếu và phổ biến như Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn thuế GTGTT hay Hóa đơn thông thường), Hóa đơn vận chuyển và cung cấp dịch vụ, Phiếu xuất kho, Chứng từ thu tiền hàng, Chứng từ về giảm giá, hàng bán bị trả lại,… Các hồ sơ, tài liệu khác liên quan đến hoạt động bán hàng – thu tiền. Loại này cũng rất phong phú và đa dạng, như: Kế hoạch bán hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng thương mại (bán hàng, cho thuê tài sản, cung cấp dịch vụ), Chính sách bán hàng, Bản quyết toán hợp đồng,… Các nguồn tài liệu về quá trình xử lý kế toán chủ yếu cung cấp bằng chứng liên quan trực tiếp đến các cơ sở dẫn liệu của các thông tin tài chính đã trình bày trên báo cáo tài chính được kiểm toán. 1.1.3 Quá trình kiểm soát nội bộ chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC Chu kỳ bán hàng và thu tiền được khởi đầu từ nhu cầu của người mua thông qua đặt mua hàng và kết thúc khi bên bán thu được tiền hàng. Các bước công việc chủ yếu trong chu kỳ này như sau: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng (nguời mua) Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn bán chịu Chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ Chuyển hóa đơn cho người mua và theo dõi, ghi sổ thương vụ Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền bán hàng Xử lý ghi sổ các khoản giảm doanh thu bán hàng phát sinh Hoạt động KSNB trong chu kỳ bán này gắn với các bước công việc bán hàng – thu tiền: kiểm soát đối với quy trình xử lý đơn đặt hàng; kiểm soát bước công việc phê chuẩn bán chịu;…Hoạt động KSNB nhằm đảm bảo cho các bước công việc trong chu kỳ bán hàng và thu tiền được thực thi đúng đắn và hiệu quả. Mục tiêu kiểm soát chủ yếu, nội dung và các thể thức tự kiểm soát của đơn vị có thể khái quát qua bảng dưới đây. Bảng 1.2 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chủ yếu của chu kỳ bán hàng và thu tiền (phụ lục số 2) Để đạt được các mục tiêu kiểm soát kể trên, đơn vị phải tiến hành các công việc kiểm soát cụ thể gắn liền với từng khâu công việc (từng chức năng) của chu kỳ bán hàng và thu tiền - Đơn vị xây dựng và ban hành các quy định về quản lý nói chung và KSNB nói riêng cho khâu công việc cụ thể trong bán hàng và thu tiền. Những quy định này có thể chia thành 2 loại: + Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay bộ phận có liên quan đến xử lý công việc (như: quy định về chức năng, quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của người được giao nhiệm vụ xét duyệt đơn đặt hàng,…) Những quy định này vừa thể hiện trách nhiệm công việc chuyên môn nhưng đồng thời cũng thể hiện trách nhiệm về góc độ kiểm soát: kiểm soát khi chấp nhận đơn đặt hàng; kiểm soát cho phép xuất kho hàng đem bán,… + Quy đinh về trình tự, thủ tục kiểm soát nội bộ thông qua trình tự thủ tục thực hiện xử lý công việc, như: trình tự, thủ tục xét duyệt đơn đặt hàng, trình tự thủ tục phê duyệt xuất giao hàng,… - Đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm soát nói trên: tổ chức phân công, bố trí nhân sự; phổ biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ; kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định. Các bước công việc trong hoạt động bán hàng và thu tiền được tổ chức hợp lý và được kiểm soát chặt chẽ sẽ góp phần quan trọng cho thành công trong kinh doanh của đơn vị nói chung và góp phần đảm bảo thông tin tài chính có liên quan được tin cậy hơn. 1.1.4 Những gian lận, sai sót thường gặp trong kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC Khai báo tăng doanh thu bán hàng, phải thu khách hàng trên cơ sở hạch toán khống nghiệp vụ bán hàng hoặc hạch toán sớm các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa được coi là hoàn thành tiêu thụ Ghi nhận muộn doanh thu bán hàng trọng nghiệp vụ bán hàng trả chậm: chờ đến khi thu được tiền hàng mới ghi nhận doanh thu hoặc hạch toán nghiệp vụ bán hàng thành nghiệp vụ hàng đang gửi đi bán,.. Ghi chép đơn giá bán, số tiền khác nhau trên các liên hóa đơn bán hàng hay trên hợp đồng thương mại. Chuyển doanh thu bán hàng nội địa thành bán hàng ra nước ngoài (xuất khẩu), doanh thu hàng có thuế suất cao thành hàng có thuế suất thấp hơn,… Bán hàng theo phương thức đổi hàng nhưng không hạch toán doanh thu bán hàng, phải thu khách hàng mà chỉ hạch toán trực tiếp như hàng đổi hàng,… 1.2 Quy trình kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính 1.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC 1.2.1.1 Khái niệm kế hoạch kiểm toán Kế hoạch kiểm toán là những định hướng và những công việc dự kiến phải làm trong quá trình kiểm toán, đồng thời kế hoạch kiểm toán cũng chỉ ra những điều kiện cần thiết để thực hiện một cuộc kiểm toán được sắp xếp theo một trình tự cụ thể nhất định. Kiểm toán viên và các Doanh nghiệp kiểm toán phải có trách nhiệm lập kế hoạch kiểm toán cho mọi cuộc kiểm toán để đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành một cách hiệu quả. Kế hoạch kiểm toán phải được lập cho từng cuộc kiểm toán, từng đơn vị được kiểm toán và phải được lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán. 1.2.1.2 Những nội dung cụ thể trong kế hoạch kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC - Thu thập thông tin về khách hàng Trước khi chấp nhận một khách hàng để đi đến ký kết hợp đồng kiểm toán, Kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải thu thập những thông tin sơ bộ về lĩnh vực hoạt động, loại hình doanh nghiệp, hình thức sở hữu, công nghệ sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý và thực tiễn hoạt động của đơn vị, qua đó đánh giá khả năng có thể thu thập được những thông tin cần thiết về tình hình kinh doanh của khách hàng để thực hiện công việc kiểm toán. Đối với hợp đồng kiểm toán năm sau, kiểm toán viên phải cập nhật và đánh giá lại những thông tin đã thu thập trước đây, nhất là những thông tin trong bộ hồ sơ kiểm toán các năm trước. Kiểm toán viên phải chú ý đến các vấn đề tồn tại đã phát hiện trong năm trước và thực hiện các thủ tục nhằm phát hiện ra những thay đổi đáng kể phát sinh sau lần kiểm toán trước. - Đánh giá về trọng yếu và rủi ro Những hiểu biết về tình hình kinh doanh là cơ sở quan trọng để kiểm toán viên đưa ra các xét đoán chuyên môn. Đánh giá rủi ro và xác định các vấn đề đáng chú ý. Lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán một cách hiệu quả; Đánh giá bằng chứng kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ xem xét, cân nhắc để có được những quyết định hợp lý và một khả năng cung cấp dịch vụ tốt hơn cho đơn vị được kiểm toán. - Trích dẫn mẫu kế hoạch kiểm toán: Bảng 1.3 Mẫu chấp nhận khách hàng mới/tiếp tục khách cũ (phụ lục 3) 1.2.2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền trong kiểm toán BCTC 1.2.2.1 Khảo sát kiểm soát đối với chu kỳ bán hàng và thu tiền Nghiên cứu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát là công việc hết sức quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ cuộc kiểm toán nào, đã được quy định rõ ràng trong CMKT Việt Nam số 400: “Kiểm toán viên phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả. Kiểm toán viên phải sử dụng khả năng xét đoán chuyên môn của mình để đánh giá rủi ro kiểm toán và xác định các thủ tục kiểm toán nhằm giảm các rủi ro kiểm toán xuống thấp tới mức có thể chấp nhận được”. + Tìm hiểu, đánh giá về các chính sách kiểm soát, các quy định về kiểm soát nội bộ: Để có được hiểu biết về các chính sách, các quy định của đơn vị về KSNB đối với hoạt động bán hàng, kiểm toán viên cần yêu cầu các nhà quản lý đơn vị cung cấp các văn bản quy định về KSNB có liên quan, như: Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận hay cá nhân trong việc xét duyệt đơn đặt hàng, trong việc phê chuẩn bán chịu, trong việc phê chuẩn xuất giao hàng,… Khi nghiên cứu các văn bản quy định về KSNB của đơn vị, cần chú ý đến các khía cạnh cơ bản: Sự đầy đủ của các quy định cho kiểm soát đối với các khâu, các bước của hoạt động Bán hàng và thu tiền Tính chặt chẽ và phù hợp của quy chế KSNB đối với đặc điểm hoạt động bán hàng của đơn vị + Khảo sát về sự vận hành các quy chế kiểm soát nội bộ Hoạt động KSNB của đơn vị đối với chu kỳ Bán hàng và thu tiền được thể hiện thông qua việc tổ chức triển khai thực hiện các quy chế KSNB. Công việc tiếp theo của kiểm toán viên là khảo sát để đánh giá sự vận hành của các quy chế KSNB đó. Mục tiêu cụ thể của các khảo sát ở đây là về tính hiện hữu trong vận hành của các quy chế KSNB, cụ thể là sự hiện hữu và tính thường xuyên, liên tục trong vận hành của các quy chế kiểm soát, các bước kiểm soát. Cách thức khảo sát thu thập bằng chứng làm cơ sở đánh giá có thể áp dụng rất đa dạng. Kiểm toán viên có thể phỏng vấn các nhân viên có liên quan trong đơn vị về sự hiện hữu của các bước kiểm soát, kể cả tính thường xuyên hiện hữu vận hành của nó. Kiểm toán viên cũng có thể trực tiếp quan sát công việc của nhân viên thực hiện kiểm soát hồ sơ, tài liệu, kiểm soát hàng khi xuất ra khỏi kho… Một thủ tục phổ biến và hết sức quan trọng là kiểm tra các dấu hiệu của hoạt động KSNB lưu lại trên các hồ sơ, tài liệu (như: Lời phê duyệt và chữ ký của người phê duyệt đơn đặt hàng; Dấu hiệu của hoàn thiện chứng từ kế toán; Chữ ký của người kiểm tra việc ghi sổ kế toán,…). Dấu hiệu của kiểm soát nội bộ lưu lại trên hồ sơ, tài liệu là bằng chứng có tính thuyết phục cao về sự hiện hữu và tính thường xuyên, liên tục của hoạt động kiểm soát (sự vận hành của quy chế kiểm soát nội bộ) trên thực tế. Các sai sót trong vận hành của KSNB thường dễ dẫn đến sự thiếu tin cậy của các thông tin tài chính có liên quan đã ghi nhận. + Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ: Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hoạt động KSNB của đơn vị cũng là một công việc có ý nghĩa quan trọng. Sự thực hiện đúng đắn các nguyên tắc “Phân công và ủy quyền”, nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” sẽ đảm bảo tăng cường hiệu lực của hoạt động kiểm soát (đặc biệt là đầu mối giám sát), ngăn ngừa và hạn chế được sự lạm dụng hay lợi dụng chức năng, quyền hạn trong quá trình thực hiện công việc trong hoạt động bán hàng và thu tiền. Kiểm toán viên thường chú ý đến việc thực hiện thủ tục phê duyệt có đúng chức năng hay không; Việc phân công bố trí người trong các