Luận văn Kế toán các khoản phải thu - Phải trả tại công ty TNHH Successful Man

Luận văn Kế toán các khoản phải thu - phải trả tại công ty TNHH Successful Man CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ 1.1. Một số vấn đề chung về các nghiệp vụ thanh toán 1.1.1. Khái niệm Quan hệ thanh toán được hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã quy định có hiệu lực trong thời hạn cho vay nợ. Theo đó các nghiệp vụ thanh toán có thể chia làm 2 loại: Một là, các nghiệp vụ dùng tiền, hiện vật để giải quyết các nghiệp vụ công nợ phát sinh. Hai là, các nghiệp vụ bù trừ công nợ. Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Các khoản phải thu được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán.. Khoản phải trả là một khoản mục kế toán thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiêp phải trả toàn bộ số nợ của mình cho các chủ nợ. Cũng giống như tài sản, nợ của doanh nghiệp được chia làm nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. - Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong khoản thời gian từ 1 năm trở xuống. Nợ ngắn hạn bao gồm khoản phải trả và các khoảng nợ dài hạn đến hạn trả. - Nợ dài hạn là các khoản nợ và các nghĩa vụ về mặt tài chính khác mà doanh nghiệp phải trả sau một khoảng thời gian từ một năm trở lên 1.1.2. Phân loại - Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán được chia làm hai loại: Thanh toán các khoản phải thu Thanh toán các khoản phải trả - Theo quan hệ đối với doanh nghiệp: Thanh toán bên trong doanh nghiệp Thanh toán với bên ngoài Theo thời gian: Thanh toán thường xuyên Thanh toán định kỳ Trong phạm vi chuyên đề này, do thời gian thực tập có giới hạn, chúng tôi sẽ trình bày các nghiệp vụ thanh toán với người mua – người bán, thanh toán tạm ứng, thanh toán lương, phải thu – phải trả nội bộ, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, thanh toán với Nhà nước, các khoản dự phòng phải thu – phải trả, vay ngắn hạn và các khoản phải thu – phải trả khác. 1.1.3. Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu: + Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các KH có quan hệ thanh toán với DN về sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ ,… + Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng). + Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả: + Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu về XDCB có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với DN về bán vật tư, hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB nhưng chưa nhận hàng hóa, lao vụ. Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (tiền mặt, séc). + Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. 1.1.4. Nguyên tắc hạch toán Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau : - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả bằng vàng, bạc, đá quý, cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế. - Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các KH mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng CĐKT cuối kì. - Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán kịp thời. - Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán. 1.2. Kế toán các khoản phải thu 1.2.1. Kế toán nghiệp vụ phải thu khách hàng 1.2.1.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán a. Nội dung Nghiệp vụ phải thu KH thường xảy ra trong quan hệ bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ giữa DN với người mua. Nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp bán theo phương thức trả chậm hoặc trong nghiệp vụ bán này người mua được yêu cầu phải trả trước tiền hàng. Khi doanh nghiệp bán chịu thì phát sinh nợ phải thu và khi doanh nghiệp nhận trước tiền hàng sẽ xuất hiện một khoản phải trả người mua. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. b. Nguyên tắc hạch toán - Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. - Đối tượng phải thu là các KH có quan hệ kinh tế với DN về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐSĐT: + Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân hàng). + Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. + Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận giữa DN với KH, nếu sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu DN giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. 1.2.1.2. Tài khoản sử dụng: TK 131- Phải thu khách hàng. Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau: Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng - Số tiền phải thu của KH về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ - Số tiền thu thừa của KH đã trả lại. - Nợ phải thu từ KH tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng. - Nợ phải thu từ KH giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm. - Số tiền KH đã trả nợ - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của KH - Khoản GGHB cho KH sau khi đã giao hàng và KH có khiếu nại - DT của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có hoặc không có thuế GTGT) - Số tiền CKTT và CKTM cho người mua. SD: Số tiền còn phải thu từ KH. Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của KH chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập BCĐKT, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 1.2.1.3. Phương pháp hạch toán Hạch toán chi tiết Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau : Chứng từ gốc TK 711 TK 531 TK 111, 112 TK 627, 641, 642 Mua vật tư, hàng hóa đưa vào sử dụng, dịch vụ mua ngoài Phải trả người bán về mua chứng khoán, XDCB, sữa chữa lớn Sổ chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 (1) (2) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng KH. Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với KH, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 131. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán các khoản phải thu khách hàng 131 111, 112 111, 112 Các khoản chi hộ KH KH ứng trước hoặc thanh toán tiền 331 Bù trừ nợ 511, 515, 711 521, 531, 532 Thuế GTGT (nếu có) 3331 CKTM, GGHB, HBBTL 139, 642 CKTT 635 Đồng thời ghi 004 Nợ khó đòi xử lý xóa sổ Lỗ tỷ giá khi đánh giá số dư các 413 413 khoản phải thu KH có gốc ngoại tệ Tổng giá thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ chưa thu tiền DTBH, DTTC, thuTh Thuế GTGT (nếu có) 3331 phải thanh toán khoản phải thu KH có gốc ngoại tệ Lỗ tỷ giá khi đánh giá số dư các khkhoản Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp: Các khoản DT, thu nhập, DT hàng bán bị trả lại hay GGHB đều bao gồm cả VAT của hàng bán ra không được hạch toán riêng. 1.2.1.4. Chênh lệch tỷ giá khoản nợ phải thu a. Chênh lệch tỷ giá hối đoái Trường hợp DN phát sinh các đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán và lập BCTC thì khi quy đổi từ đơn vị tiền tệ khác sang đơn vị tiền tệ sử dụng sẽ phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái. Chênh lệch tỷ giá hối đoái là chênh lệch từ việc trao đổi thực tế hoặc quy đổi cùng một số lượng tiền tệ khác sang đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá hối đoái khác nhau. b. Nguyên tắc ghi nhận Khi phát sinh nghiệp vụ phải thu bên nợ cũng như bên có bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán bằng đồng VN hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá giao dịch (tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Cuối năm tài chính các số dư nợ phải thu có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường tiền tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố tại thời điểm cuối năm tài chính . c. Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại cuối kỳ liên quan đến HĐKD Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại các khoản mục nợ phải thu có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính khác với năm dương lịch (đã được chấp thuận) được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính hoặc doanh thu tài chính trên báo cáo KQ HĐKD của năm tài chính d. Phương pháp hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái — Nếu phát sinh lãi tỷ giá, ghi: Nợ TK 131 Có TK 4131 — Nếu phát sinh lỗ tỷ giá, ghi: Nợ TK 4131 Có TK 131 — Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm tài chính Nợ TK 4131 Có TK 515 — Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối năm tài chính Nợ TK 635 Có TK 4131 1.2.1.5 Kiểm soát nội bộ khoản phải thu Nợ phải thu của KH gằn liền với quá trình bán hàng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về quá trình bán hàng chắc chắn sẽ giảm thiểu những rủi ro phát sinh trong việc thu hồi các khoản nợ phải thu KH. Ở mỗi loại hình DN khác nhau, quy mô khác nhau sẽ tổ chức chu trình bán hàng khác nhau, tuy nhiên có môt số nguyên tắc chung mà các DN cần phải thực hiện đúng để tránh những tiêu cực hoặc những rủi ro có thể xảy ra: - Xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng, cụ thể. Khó khăn lớn cho các DN là muốn tăng doanh số bằng cách bán hàng trả chậm nhưng lại muốn giảm thiểu những hậu quả do việc bán hàng trả chậm có thể xảy ra đó là khoản nợ không có khả năng thu hồi. Do đó cần phải cập nhật thông tin về tài chính của KH, cho KH hưởng chiết khấu khi họ thanh toán sớm hoặc mua hàng với số lượng lớn. - Người phụ trách không được kiêm nhiệm nhiều công việc trong chu trình bán hàng. - Theo dõi chặc chẽ quá trình thu hồi nợ, liệt kê các khoản nợ, định kỳ đối chiếu công nợ với KH, gọi điện, viết thư nhắc nhở để hông báo nợ đến hạn thanh toán. 1.2.2. Kế toán thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 1.2.2.1. Nội dung và nguyên tắc hạch toán a. Nội dung Thuế GTGT được khấu trừ là số tiền thuế GTGT mà DN đã phải trả khi mua các loại hàng hóa, dịch vụ dùng vào hoạt động SXKD (hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế). Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của DN. b. Nguyên tắc hạch toán Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau đây: TK 133 chỉ áp dụng với DN thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, không áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng đồng thời cho SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và hàng không chịu thuế GTGT thì DN phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Trường hợp không thể hạch toán riêng được thì số thuế GTGT đầu vào được hạch toán vào TK 133. Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng nào thì được kê khai khấu trừ khi xác định thuế GTGT phải nộp của tháng đó. Nếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế GTGT đầu ra thì chỉ khấu trừ thuế GTGT đầu vào bằng tương đương số thuế GTGT đầu ra của tháng đó, số thuế GTGT còn lại được khấu trừ tiếp vào kỳ tính thuế sau hoặc được xét hoàn thuế. 1.2.2.2. Tài khoản sử dụng Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau: Tài khoản 133 - VAT được khấu trừ - Số VAT đầu vào phát sinh trong kỳ. - Số VAT đầu vào đã khấu trừ. - Kết chuyển VAT đầu vào không được khấu trừ. - VAT đầu vào của hàng mua đã trả lại, được giảm giá. - Số VAT đầu vào đã hoàn lại. SD: - Số VAT đầu vào còn được khấu trừ -Số VAT đầu vào được hoàn lại nhưng chưa được hoàn trả. 1.2.2.3. Phương pháp hạch toán Sơ đồ 1.2. Sơ đồ kế toán thuế GTGT được khấu trừ TK 111, 112, 331 TK 152, 156 TK 133 TK 621, 627… TK 632 TK 152, 156 Mua vật tư, hàng hoá Mua hàng sử dụng ngay Mua hàng hoá tiêu thụ ngay Trả lại hàng mua Đối với trường hợp hàng mua trả lại TK 133 sẽ được hạch toán bên Có 1.2.3. Kế toán khoản phải thu nội bộ 1.2.3.1. .Nội dung và nguyên tắc hạch toán a. Nội dung Tài khoản này dùng để phản ảnh các khoản nợ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của DN với đơn vị cấp trên, giữa các đơn vị trực thuộc, hoặc các đơn vị phụ thuộc trong một DN độc lập, các DN độc lập trong tổng công ty về các khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ, hoặc các khoản mà DN cấp dưới có nghĩa vụ nộp lên đơn vị cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới. b. Nguyên tắc hạch toán Phạm vi và nội dung phản ánh vào TK 136 thuộc quan hệ thanh toán nội bộ về các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới, giữa các đơn vị cấp dưới với nhau. Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào tài khoản 136 bao gồm: + Ở DN cấp trên: vốn, quỹ hoặc kinh phí đã giao, đã cấp cho cấp dưới, các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định,… + Ở DN cấp dưới: các khoản được cấp trên cấp nhưng chưa nhận được, khoản vay vốn kinh doanh, các khoản đã chi, đã trả hộ đơn vị cấp trên và đơn vị nội bộ khác,… TK này không phản ánh số vốn đầu tư mà công ty mẹ đầu tư vốn vào các công ty con và các khoản thanh toán giữa công ty mẹ và công ty con. TK 136 phải hạch toán chi tiết theo từng đơn vị có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ. Cuối kỳ kế toán phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh. Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời 1.2.3.2. Tài khoản sử dụng Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau: TK 136 – Phải thu nội bộ - Số vốn KD đã giao cho đơn vị cấp dưới. - Các khoản đã chi hộ, trả hộ cho đơn vị cấp trên, cấp dưới. - Số tiền đơn vị cấp trên phải thu về, các khoản đơn vị cấp dưới phải nộp. - Số tiền đơn vị cấp dưới phải thu về, các khoản cấp trên phải giao xuống. - Số tiền phải thu về bán SP, HH, DV cho đơn vị cấp trên, cấp dưới, giữa các đơn vị nội bộ. - Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị thành viên. - Quyết toán với đơn vị thành viên về kinh phí sự nghiệp đã cấp, đã sử dụng. - Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ, bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ cùng đối tượng. SD: Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ. 1.2.3.4. Phương pháp hạch toán Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán khoản phải thu nội bộ TK 411 TK1361 TK 111, 112 Các đơn vị trực thuộc nhận vốn KD trực tiếp từ NSNN theo sự uỷ quyền của đơn vị cấp trên Khi nhận được tiền do đơn vị trực thuộc nộp về số vốn KD phải hoàn lại cho đơn vị cấp trên Số vốn KD được bổ sung từ lợi nhuận HĐKD trong kỳ của đơn vị trực thuộc TK 111, 112,152, 155,156,… TK 411 Đơn vị cấp trên giao vốn KD cho đơn vị trực thuộc bằng tiền, vật tư, hàng hóa Số vốn KD đơn vị trực thuộc đã nộp NSNN theo sự uỷ quyền của đơn vị cấp trên TK 211 Đơn vị cấp trên giao vốn KD cho đơn vị trực thuộc bằng TSCĐ TK 214 1.2.4. Kế toán các khoản dự phòng các khoản thu khó đòi 1.2.4.1. Nội dung và nguyên tắc hạch toán a. Nội dung Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải dảm bảo các điều kiện sau: - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của KH về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay, bản thanh lý hợp đồng,…Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải được xử lý như một khoản tổn thất. - Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thụ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn b. Nguyên tắc hạch toán Cuối kỳ, DN xác định các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào hoặc ghi giảm chi phí QLDN của kỳ báo cáo. Căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi. Các khoản phải thu được coi là khoản phải thu khó đòi phải có các bằng chứng chủ yếu: + Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. + Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả. Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định của chế độ tài chính DN hiện hành. Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm thì DN có thể phải làm các thủ tục bán nợ cho công ty mua, bán nợ và tài sản tồn đọng hoặc xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán. Khi làm thủ tục xóa nợ thì đồng thời phải theo dõi chi tiết ở TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”. 1.2.4.2. Tài khoản sử dụng Nội dung và kết cấu tài khoản này như sau: TK 139 – Dự phòng các khoản thu khó đòi - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi - Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi. Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí QLDN. SD: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. 1.2.4.3. Phương pháp hạch toán a. Phương pháp lập dự phòng DN phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hàng lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi kèm theo các chứng cứ chứng minh cho các khoản nợ phải thu khó đòi nói trên. Trong đó: - Mức trích dự phòng đối với khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán: + 30% giá trị (GT) đối với khoản nợ phải thu đã quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% GT đối với khoản nợ phải thu đã quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% GT đối với khoản nợ phải thu đã quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm + 100% GT đối với khoản nợ phải