Luận văn Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền

Lêi nãi ®Çu Cùng với sự thay đổi của đất nước ta từ một nền kinh tế bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường đã thúc đẩy sự biến động mạnh mẽ về cơ cấu quản lý kinh tế của các doanh nghiệp. Để phù hợp với sự tiến hóa mạnh mẽ đó kế toán luôn tồn tại và có nhiều đổi mới về mọi mặt. Kế toán là công cụ quản lý kinh tế quan trọng có tác dụng trong nhiều mặt đối với nhiều đối tượng khác nhau. Vì vậy kế toán luôn gắn liền và quyết định sự tồn tại, phát triển của Doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp trực thuộc bộ thương mại công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng đã tận dụng được thời cơ và đã có được những chuyển biến tích cực: Cơ cấu và quy mô của doanh nghiệp đã được điều chỉnh theo hướng thích hợp hơn, thích hợp được với cơ chế thị trường, trình đọ công nghệ quản lý có nhiều tiến bộ vẫn được bảo toàn và tăng thêm thu nhập cho người lao động dần được cải thiện. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động công ty còn bộc lộ một số yếu kém cần được giải quyết. Hiệu quả kinh doanh và sức cạnh tranh của công ty còn thấp, cơ chế chính sách quản lý của doanh nghiệp còn nhiều tồn tại cần tháo gỡ. Để có thể vượt qua được khó khăn, đáp ứng được trên thị trường khi mà sức ép của thị trường ngày càng tăng buộc công ty phải thường xuyên thay đổi chính sách, kinh doanh có hiệu quả cao. Muốn phát triển và bền vững công ty phải làm chủ và dự đoán được sự thay đổi của môi trường kinh doanh để sẵn sàng thích nghi với nó. Kế toán vốn bằng tiền chiếm một phần quan trọng trong tổng số vốn lưu động của doanh nghiệp nó bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển, nó quyết định tới tính độc lập, sự thành bại của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Đặc biệt trong su hướng hội nhập khu vực và thế giới với đặc trưng ngành mà công ty đang hoạt động thì kế toán vốn bằng tiền trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Để có thể kinh doanh tốt thì doanh nghiệp phải có một số vốn lớn và nhất định nó được đặt lên hàng đầu. Tiền vốn là một vấn đề cơ bản quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Qua tìm hiểu chung về tình hình thực tế của doanh nghiệp nên em quyết định lựa chọn đề tài: Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền cho báo cáo thực tập của mình. Theo lý thuyết, tiền vốn thuộc loại vốn lưu động có tác động trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu sử dụng vốn đúng, hợp lý thì nó sẽ có tác động tích cực đến quá trình kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp bằng hình thức tăng nhanh vòng quay của vốn. Còn nếu sử dụng vốn không có hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ dẫn đến nguy cơ phá sản. Tuy nhiên do thời gian thực tập ít, trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cáo này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em mong muốn các cô chú cán bộ, cô giáo hướng dẫn giúp đỡ để nhằm hoàn thiện hơn đề tài mà em đã và đang nghiên cứu. PHÇn I §¸nh gi¸ thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA ĐƠN VỊ 1/Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng hoạt động, vị trí của đơn vị với ngành A, Chức năng: - Quản lý thực hiện nhiêm vụ tổ chức , tiến hành tổ chức kinh doanh sao cho có lãi. - Thực hiện chức năng quản lý và phân phối vận tải hàng hóa, vật tư và xây dựng theo chỉ tiêu kế hoạnh của nhà nứơc đề ra. B, Nhiệm vụ: - Doanh nghiệp có nhiệm vụ cung cấp phương tiện vận chuyển và vật tư kỹ thuật để phục vụ cho nhu cầu của các đơn vị và khách hàng, đáp ứng được nhu cầu vận tải hàng hóa và xây dựng chủ yếu phục vụ cho khách hàng ở mọi nơi và các đơn vị đóng trên mọi miền đất nước. - Có nhiệm vụ kiểm tra việc quản lý và phân phối vận tải hàng hóa loại gì có đúng với ngành nghề và hàng hóa kinh doanh không, đúng mục đích không. - Phát hiện những đơn vị vận chuyển hàng hóa quốc cấm trái với các mặt hàng nhà nước cho kinh doanh. Trong quá trình kinh doanh công ty còn phải chỉ ra được chiết khấu ngành hàng theo quy định của nhà nước. - Có nhiệm vụ nộp thuế cho ngân sách nhà nước trang trải đủ chi phí cho quá trình kinh doanh. - Có nhiệm vụ yêu cầu dược bổ xung thêm phương tiện, vật tư kỹ thuật cho nhu cầu phục vụ hàng hóa và xây dựng.  C, Phương hướng hoạt động, vị trí của đơn vị với ngành. Dưới sự chỉ đạo của bộ thương mại cùng với sự quản lý chặt chẽ của bộ máy tổ chức lãnh đạo của công ty, công ty đã có nhiều chi nhánh nhỏ trên địa bàn Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh .v.v. Công ty do các cổ đông góp vốn lập nên vì vậy phương hướng hoạt động của công ty là hình thức hạch toán kế toán độc lập thực hiện chế độ kế toán của nhà nước, đồng thời thực hiện đóng góp nghĩa vụ với nhà nước dưới hình thức nộp thuế cho ngân sách nhà nước theo luật định. Phần còn lại công ty được quyền chủ động thực hiện theo nguyên tắc hạch toán tự cân đối. Công ty luôn đề ra cho mình phương thức hoạt động kinh doanh phù hợp với thị trường trong nước cũng như ngoài nước. Công ty còn kinh doanh những ngành nghề sau: + Đại lý vận tải + Vận tải hàng hóa +Vận chuyển hành khách + Mua bán ô tô, vật tư thiết bị ô tô + Mua bán vật tư thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học + Mua bán máy móc và thiết bị văn phòng + Bốc xếp và lắp đặt hàng hóa + Xây dựng công trình dân dụng, giao thông công nghiệp + Sửa chữa, bảo dưỡng và thực hiện các dịch vụ kỹ thuật khác đối với các sản phẩm công ty kinh doanh. 2/ Cơ cấu tổ chức, bộ máy của công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng. Cơ cấu tổ chức của công ty đều do hội đồng quản trị đề ra và chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về mọi hình thức kinh doanh và huy động vốn đầu tư vì công ty là công ty có hình thức kinh doanh cổ phần, cổ phiếu do các cổ đông góp vốn lập nên. Để đảm bảo cho sự tập trung cao độ, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ mà công ty đã đề ra. Ban lãnh đạo công ty đã bố trí bộ máy quản lý theo chức năng của mỗi phòng ban sau đây: Hội đồng quản trị   Giám đốc  
 Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo các phòng ban có nhiệm vụ và vai trò nhất định đối với công tác quản lý. + Hội đồng quản trị: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về mọi hình thức kinh doanh, huy động vốn đầu tư. + Giám đốc: công ty phu trách quản lý các cán bộ công nhân trong toàn doanh nghiệp, ký kết hợp đồng. + Phó giám đốc: dưới sự chỉ đạo của giám đốc quản lý các phòng ban và điều hành mọi hoạt động của công ty. + Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân + Phòng kế toán: có nhiệm vụ xây dựng các phương án về tài chính giúp giám đốc hoạt động kinh doanh có lãi, đồng thời quản lý tài chính cho giám đốc, thực hiện tài chính kế toán đúng chính sách chế độ và xây dựng tài chính đảm bảo việc lấy thu bù chi có lãi. + Phòng kỹ thuật: đảm bảo kỹ thuật cho máy móc và tài sản của công ty đồng thời sửa chữa và bảo dưỡng. + Phòng điều hành: quản lý, điều hành trực tiếp các đội xe của công ty + Phòng marketing: chịu trách nhiệm giao dịch đối ngọai và tìm bạn hàng cho công ty. 3/ Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức hạch toán của công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng. - Tổ chức bộ máy kế toán là công cụ chủ yếu để quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên rất được coi trọng. - Đội ngũ kế toán được tuyển dụng kỹ càng, đào tạo chính qui, có năng lực. - Kế toán ngoài việc ghi chép còn có nhiệm vụ ngăn ngừa những sai phạm làm trì chệ hoạt động kinh doanh hoặc vi phạm chế độ chính sách của nhà nước. - Sơ đồ của bộ máy kế toán tại công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng như sau. Do đặc điểm nhiệm vụ của công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng là một đơn vị có hình thức góp vốn cổ đông sử dụng cổ phần cổ phiếu. Nên bộ máy kế toán tập trung và vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đơn giản và dễ sử dụng.Vì vậy bộ máy kế toán của doanh nghiệp được bố trí như sau. + Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm về công tác tài chính trực tiếp làm kế toán tổng hợp chi phí cho toàn công ty, tính giá thành, kết quả kinh doanh, xây dựng kế hoạch tài chính và các báo cáo tài chính kế toán quyết toán thuế. + Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ: là người trực tiếp quản lý tiền mặt của công ty và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên của công ty. + Kế toán tài sản: là nhân viên chịu trách nhiệm về mọi tài sản, chiết khấu, khấu hao của tài sản và hàng hóa. + Kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ: sử lý các đơn đặt hàng và kiểm tra công nợ của khách hàng trước khi làm hợp đồng giao dịch.  4/ Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán của công ty trong những năm gần đây. - Về mặt thuận lợi: Công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng là một công ty cổ phần, cổ phiếu nên đã có một đội ngũ nhân viên bậc cao làm việc lâu năm có kinh nghiệm đã chiếm được uy tín trên thị trường trong và ngoài nước lại được sự giúp đỡ của các cổ đông đã tạo nguồn vốn cho công ty trong lĩnh vực kinh doanh của mình. Công ty lại có sự đoàn kết chặt chẽ từ các cổ đông và ban giám đốc đến các phòng ban trong công ty, các cổ đông và ban giám đốc ngay từ đầu đã quán triệt từ mọi phương hướng kinh doanh và từng bước nâng cao chất lượng của mình cho phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Áp dụng phương thức kinh doanh đa dạng, phương thức vận tải hàng hóa và xây dựng luôn mở rộng đáp ứng được nhu cầu của các đơn vị khác. Ngoài việc vận tải hàng hóa và xây dựng công ty còn có chủ trương mở rộng công ty theo nhiều ngành nghề kinh doanh tổng hợp để tận dụng triệt để những khả năng và thế mạnh của công ty đem lại hiệu quả cao và lợi ích của cán bộ công nhân viên đó là phương hướng phấn đấu của toàn công ty và ban giám đốc đề ra. - Về mặt khó khăn: Do tình hình của nền kinh tế thị trường ngày càng cao công ty phải luôn luôn thay đổi để đáp ứng được nhu cầu phục vụ của mình với khách hàng, công ty phải tự tìm cho mình nguồn hàng và những đơn đặt hàng vì cơ chế chính sách của nhà nước luôn có sự đổi mới. Ngoài ra công ty cũng còn chưa tích lũy được số vốn nhất định để mở rộng thêm thị phần của mình. Với những thuận lợi và khó khăn trên do việc chỉ đạo đúng đắn của ban lãnh đạo công ty trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường và sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng đã thu được một số kết quả kinh doanh rất đáng kể trong những năm gần đây. II/ Thực trạng công tác hạch toán kế toán của công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng. Trong việc quản lý tiền vốn trong doanh nghiệp kế toán giữ một vai trò quan trọng góp phần làm tốt công tác quản lý tiền của công ty. Công ty hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ theo từng tháng, quý, năm. Ghi chú: :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày hay định kỳ căn cứ chứng từ gốc kiểm tra hợp lệ để phân loại rồi lập nhật ký chứng từ, các chứng từ gốc cần ghi sổ chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Các chứng từ thu chi tiền mặt hàng ngày kế toán tiến mặt ghi vào sổ quỹ cuối ngày chuyển cho kế toán. - Căn cứ vào nhật ký chứng từ để ghi sổ cái và lập các bảng kê - Cuối tháng lấy số liệu từ sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo cuối tháng. - Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, và bảng kê với nhật ký chứng từ. Sơ đồ hạch toán chi tiết: Ghi chú: :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra PHẦN II Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền tại công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng. I/ Nội dung, nhiệm vụ và nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền. 1, Nội dung vốn bằng tiền: Để tiến hành hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng tiền vốn. Vốn bằng tiền là một bộ phận cấu thành của tài sản lưu động, nó luôn vận động không ngừng và có tính luân chuyển cao. Vốn bằng tiền của công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng bao gồm: + Tiền mặt tại quỹ: - Tiền việt nam - Ngoại tệ - Vàng bạc, kim khí, đá + Tiền gửi ngân hàng - Tiền việt nam - Ngoại tệ -Vàng bạc, kim khí, đá quý + Tiền đang chuyển: Là tiền của doanh nghiệp mà doanh nghiệp chuyển vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng. Nhưng do nền kinh tế thị trường hiện nay thoáng nên việc chuyển tiền nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và an toàn nên công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng không sử dụng kế toán vốn bằng tiền đang chuyển. 2/ Nhiệm vụ kế toán: - Phản ánh chính xác, kịp thời các khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc sử dụng các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho từng loại, phát hiện và ngăn ngừa các hoạt động tham ô lợi dụng vốn bằng tiền của doanh nghiệp. - Giám đốc thực hiện kế hoạch thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra đôn đốc việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền đảm bảo chi tiêu co hiệu quả và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ quản lý tiền mặt của ngân hàng. 3/ Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền : - Khi quản lý vốn bằng tiền phải được dựa trên nguyên tắc chế độ, thể lệ của ngân hàng ban hành. - Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách và quản lý tiền mặt. - Mọi khoản thu bằng tiền mặt bất cứ từ nguồn nào đều phải nộp hết vào ngân hàng trừ trường hợp: các xí nghiệp nhỏ, các cửa hàng ăn uống công cộng, các đơn vị ở xa ngân hàng hoặc những đơn vị có doanh thu thấp. - Các xí nghiệp tổ chức kinh tế và các cơ quan đều phải mở tài khoản tại ngân hàng để được lưu thông tiền tệ một cách dễ dàng hơn, và điều hòa được nguồn vốn trong các đơn vị. - Mọi khoản thu chi vốn bằng tiền đều phải có chức từ gốc hợp lệ để chứng minh. - Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, mượn tài khoản - Ghi chép và theo dõi vốn bằng tiền là ngoại tệ, vàng bạc, đá quý để quản lý chi tiết từng loại. - Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tài khoản, thường xuyên kiểm tra và đảm bảo độ chính xác giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. II/ Kế toán quỹ tiền mặt tại công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng. 1/Nội dung và nguyên tắc kế toán tiền mặt a, Nội dung: - Tiền mặt hiện có ở doanh nghiệp gồm: + Tiền Việt nam bao gồm cả ngân phiế + Ngoại tệ + Vàng bạc, đá qúi - Nguồn hình thành + Do doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng thu tiền mặt nhập qũi. + Do khách hàng thanh toán công nợ nhập qũi + Do nhận vốn góp lien doanh của các đơn vị khác. - Mục đích sử dụng: + Thanh toán tiền hàng + Chi trả lương công nhân viên. b, Nguyên tắc kế toán qũi tiền mặt. - Chỉ phản ánh vào tài khoản qũi tiền mặt, số tiền mặt kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc đá qúi thực tế nhập xuất qũi đối với những trường hợp khoản tiền thu được mà chuyển nộp nay vào ngân hàng thì không đi qua tài khoản tiền mặt. - Các khoản tiền: vàng bạc, đá quí cho đơn vị và cá nhân khá kí cược, kí quĩ tại đơn vị thì việc quản lý và hạch toán các loại tài sản bằng tiền nhận kí cược, kí qũi như hạch toán tài sản của đơn vị mình. Riêng đối với vàng bạc đá qúi trước khi nhập qũi phải làm đầy đủ các thu tục về cân đối số lượng và giám định chất lượng sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người kí cược, kí qũi trên dấu niêm phong - Khi tiến hành nhập qũi tiền mặt phải có đầy đủ các chứng từ hợp lệ theo qui định của chế độ kế toán hiện hành. - Kế toán qũi tiền mặt chịu trách nhiệm mở và giữ sổ qũi, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu chi, tính ra số tồn qũi tại mọi thời điểm. Riêng đối với vàng bạc đá qúi nhận kí cược, kí quĩ phải theo dõi riêng một số hoặc một trang sổ. Thủ qũi là người chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất qũi tiền mặt, và chịu tránh nhiệm quản lý chứng từ thu chi cuối tháng đối chiếu với kế toán. - Hàng ngày thủ qũi phải kiểm kê số tiền còn tồn qũi thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ qũi ở kế toán. Nếu có sự chênh lệch thì kế toán và thủ qũi phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý số liệu đó. 2/ Phương pháp kế toán qũi tiền mặt A, Chứng từ ban đầu: Kế toán tiền mặt tại công ty cổ phần vận tải hàng hóa và xây dựng được sử dụng các chứng từ sau: a1, Phiếu thu: - Mục đích: xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền.Cùng với việc lập báo cáo hàng ngày, kế toán phải kiểm kê số tiền dã bán dược trong ngày để xem số tiền nộp với số phải nộp có đủ không, hay thừa, thiếu. - Yêu cầu: phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong một năm.Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng phiếu thu.Phiếu thu phải được đánh liên tục trong một kỳ kế toán.Từng phiêu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu và thu tiền . - Nội dung: phải ghi rõ họ tên người nộp, địa chỉ người nộp. Ghi rõ lý do nộp, trên phiếu phải ghi rõ đủ số tiền bằng chữ và số. Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo. - Phương pháp ghi chép: + Ghi rõ họ tên và địa chỉ người nộp tiền + Dòng “về khoản” ghi rõ nội dung nộp tiền như: thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa. + Dòng “số tiền” ghi bằng số và chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam hay USD…. +Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu. - Nhiệm vụ kế toán: phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên( đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi sổ số tiền thực tế nhập quỹ( bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. * Mẫu và số liệu: - Ngày 04/7/2005 ông Lê Hoàng Đạt ở phòng kế toán rút tiền gửi ngân hàng về nhập qũi với số tiền là: 15.000.000đ kế toán lập phiếu thu. Đơn vị: Công ty cổ phần VTHH&XD Mẫu số: 01 - TT Địa chỉ: Kim Mã – Ba Đình – HN QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính PHIẾU THU Quyển số: Số : 137 Ngày 04 tháng 07 năm 2005 Nợ TK 111: 15.000.000 Có TK 112: 15.000.000 Họ và tên người nộp tiền: Lê hoàng Đạt Địa chỉ: phòng kế toán Lý do nộp: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập qũi Số tiền: 15.000.000đ ( Viết bằng chữ) : Mười lăm triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền(viết bằng chữ): Mười lăm triệu đồng chẵn. Ngày 04 tháng 07 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ qũi (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký tên) a2, Phiếu chi: - Mục đích: xác định các khoản tiền mặt, vàng bạc, đá quý, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi rõ ghi sổ quỹ và kế toán ghi vào sổ tiền mặt. - Yêu cầu: phiếu chi phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu chi phải ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu, ngày tháng năm chi tiền. - Nội dung: phải ghi rõ họ tên người nhận tiền, địa chỉ người nhận tiền. Ghi rõ lý do nhận, trên phiếu phải ghi rõ đủ số tiền bằng chữ và số. Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo. - Phương pháp ghi chép: + Ghi rõ họ tên địa chỉ người thu tiền + Dòng “số tiền” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN hoặc USD …. + Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu chi - Nhiệm vụ kế toán: phiếu chi được lập thành 2 liên (hoặc 3 liên trong trường hợp các tổng công ty, công ty chi tiền cho các đơn vị cấp dưới) đặt giấy than viết 1 lần và chi sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sauk hi nhập đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên sau khi xuất quỹ, thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.