Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học

211 Nghiªn cøu øng dông tin häc ®Ó qu¶n lý kÕt qu¶ c¸c ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc 1. CÊp ®Ò tµi : C¬ së 2. Thêi gian nghiªn cøu : 2003 3. §¬n vÞ chñ tr× : ViÖn Khoa häc Thèng kª 4. §¬n vÞ qu¶n lý : ViÖn Khoa häc Thèng kª 5. Chñ nhiÖm ®Ò tµi : KS. Lª §ç M¹ch 6. Nh÷ng ng−êi phèi hîp nghiªn cøu: CN. Lª V¨n Duþ CN. §inh ThÞ Thuý Ph−¬ng CN. TrÇn Sinh 7. KÕt qu¶ b¶o vÖ: lo¹i kh¸ §Ò tµi khoa häc Sè: 09-2003 212 1. T×nh h×nh qu¶n lý vµ mét sè ®Þnh h−íng qu¶n lý c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu khoa häc thèng kª Tr−íc hÕt cÇn ph¶i biÕt kÕt qu¶ cña mét nghiªn cøu bao gåm nh÷ng tµi liÖu g×? Vµ ®©y chÝnh lµ nguån tµi liÖu mµ ®Ò tµi tËp trung x©y dùng CSDL. Th«ng th−êng kÕt qu¶ nghiªn cøu chñ yÕu bao gåm 7 tµi liÖu sau: - PhiÕu ®¨ng ký ®Ò tµi - ThuyÕt minh ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc - GiÊy chøng nhËn ®¨ng ký ®Ò tµi nghiªn cøu - B¸o c¸o tæng hîp kÕt qu¶ nghiªn cøu - B¸o c¸o tãm t¾t kÕt qu¶ nghiªn cøu - QuyÕt ®Þnh thµnh lËp héi ®ång nghiÖm thu vµ biªn b¶n nghiÖm thu - PhiÕu ®¨ng ký kÕt qu¶ nghiªn cøu khoa häc c«ng nghÖ B¶y tµi liÖu nµy t¹o thµnh hå s¬ cho mét kÕt qu¶ nghiªn cøu. Kh«ng ph¶i bÊt cø kÕt qu¶ nghiªn cøu nµo còng ®Çy ®ñ hå s¬. Sau ®©y sÏ tr×nh kh¸i qu¸t vÒ t×nh h×nh kho hå s¬ gèc. GÇn 30 n¨m nghiªn cøu khoa häc vµ tæ chøc qu¶n lý nghiªn cøu khoa häc cña c¶ Ngµnh, t¹i ViÖn khoa häc thèng kª ®· cã hµng tr¨m kÕt qu¶ ®Ò tµi nghiªn cøu kh¸c nhau, bao gåm tõ cÊp c¬ së, cÊp bé/tæng côc ®Õn cÊp nhµ n−íc. C¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu (hå s¬ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu) hiÖn ®ang ®−îc l−u gi÷ t¹i viÖn khoa häc thèng kª, hµng ngµy vÉn ®−îc c¸c c¸n bé thèng kª, c¸n bé nghiªn cøu vµ sinh viªn t×m ®äc, tra cøu. §¸ng tiÕc lµ trong nh÷ng n¨m qua c«ng t¸c qu¶n lý c¸c tµi liÖu nµy cßn mang tÝnh thñ c«ng, nªn hiÖu qu¶ sö dông chóng cßn bÞ h¹n chÕ. ThËm chÝ mét sè tµi liÖu cßn bÞ xuèng cÊp nh− c¸c b¶n viÕt tay mùc ®· bÞ phai mê, giÊy kÐm chÊt l−îng bÞ môc n¸t theo thêi gian. Do nhiÒu nguyªn nh©n nh− di chuyÓn, thay ®æi ng−êi qu¶n lý, cã khi tµi liÖu cßn bÞ thÊt l¹c, s¾p xÕp kh«ng cã hÖ thèng khiÕn cho viÖc t×m kiÕm c¸c tµi liÖu nµy gÆp khã kh¨n nhiÒu. 213 MÆc dï vËy, nh−ng trong c¸c n¨m qua ViÖn Khoa häc Thèng kª mµ trùc tiÕp lµ Phßng Qu¶n lý còng ®· cã nhiÒu cè g¾ng l−u tr÷ vµ qu¶n lý kÕt qu¶ c¸c ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc. D−íi ®©y lµ t×nh h×nh cô thÓ kho hå s¬ qua c¸c giai ®o¹n. - Tr−íc n¨m 1985, kÕt qu¶ c¸c ®Ò tµi Ýt, mét sè cßn viÕt b»ng tay, chÊt l−îng giÊy xÊu, nhiÒu lo¹i giÊy ®en ®Õn nay rßn n¸t, môc. Hå s¬ cña ®Ò tµi kh«ng ®Çy ®ñ nh− kh«ng cã ®¨ng ký ®Ò tµi, thuyÕt minh ®Ò tµi, biªn b¶n nghiÖm thu, giÊy chøng nhËn kÕt qu¶. V× vËy nhiÒu môc th«ng tin vÒ c¸c ®Ò tµi trong giai ®o¹n nµy kh«ng cã trong hå s¬. - Tõ n¨m 1985 ®Õn 1995, kÕt qu¶ cña c¸c ®Ò tµi ®−îc l−u d−íi d¹ng v¨n b¶n, vÉn cßn mét sè tµi liÖu viÕt tay vµ kh«ng ®Çy ®ñ. - Tõ n¨m 1996 ®Õn nay, nãi chung hå s¬ vÒ c¸c ®Ò tµi t−¬ng ®èi ®Çy ®ñ, cã mét sè b¸o c¸o tãm t¾t, b¸o c¸o tæng hîp kÕt qu¶ nghiªn cøu cña c¸c n¨m 2001, 2002 ®· ®−îc l−u trong ®Üa CD. Tõ t×nh h×nh thùc tiÔn ®ã, ViÖn Khoa häc Thèng kª ®· cã ý t−ëng tæ chøc, qu¶n lý vµ khai th¸c kho hå s¬ nµy tèt h¬n. • L−u tr÷ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu lªn thiÕt bÞ kü thuËt ®Ó b¶o qu¶n l©u dµi tr¸nh thÊt l¹c, h− háng. C¸c v¨n b¶n gèc còng ph¶i ®−îc s¾p xÕp ph©n lo¹i mét c¸ch cã hÖ thèng ®Ó dÔ t×m khi cÇn tra cøu. • HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý kÕt qu¶ c¸c ®Ò tµi, b»ng c¸ch tæ chøc x©y dùng CSDL tËp trung kÕt qu¶ nghiªn cøu, th−êng xuyªn cËp nhËt c¸c kÕt qu¶ míi, phôc vô ng−êi dïng nhanh chãng tra cøu ®−îc nh÷ng th«ng tin chñ yÕu vÒ kÕt qu¶ nghiªn cøu vµ khi cÇn cÇn thiÕt cã thÓ tiÕp cËn víi c¸c tµi liÖu gèc mét c¸ch nhanh chãng. • §Ó cã nhiÒu th«ng tin h¬n vÒ kÕt qu¶ c¸c ®Ò tµi, ngoµi c¸c th«ng tin s½n cã trong hå s¬ nghiªn cøu, cÇn thu thËp thªm mét sè th«ng tin vÒ chñ nhiÖm ®Ò tµi, vÒ ®¬n vÞ chñ tr×,v.v... ®Ó ng−êi sö dông trao ®æi víi chñ nhiÖm còng nh− gióp ng−êi dïng tin cã nhiÒu th«ng tin h¬n khi hîp t¸c víi chñ nhiÖm. Do sè ®Ò tµi Ýt, sè chñ nhiÖm Ýt vµ chñ yÕu ®Òu ë trong ngµnh thèng kª nªn viÖc thu thËp thªm c¸c th«ng tin vÒ chñ nhiÖm cã tÝnh kh¶ thi. 214 2. X©y dùng bé tiªu chÝ ®Ó lËp danh môc th«ng tin chñ yÕu c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu khoa häc thèng kª Muèn qu¶n lý tèt c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu ph¶i x¸c ®Þnh ®−îc néi dung nh÷ng th«ng tin chñ yÕu (bé tiªu chÝ) cÇn qu¶n lý ®èi víi mét kÕt qu¶ nghiªn cøu. Bé tiªu chÝ vÒ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu lµ nh÷ng th«ng tin c¬ b¶n nhÊt vÒ mét ®Ò tµi nghiªn cøu, qua nh÷ng th«ng tin nµy, cã thÓ cã mét c¸i nh×n toµn diÖn vµ ®Çy ®ñ vÒ kÕt qu¶ nghiªn cøu trªn nhiÒu khÝa c¹nh kh¸c nhau. C¬ së ®Ó x¸c ®Þnh nh÷ng th«ng tin chñ yÕu lµ c¨n cø vµo hå s¬ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu vµ yªu c©ï qu¶n lý ®èi víi c¸c kÕt qu¶ nµy. Nh÷ng tiªu chÝ ®−îc ®Ò nghÞ nh− vËy ph¶i ®¸p øng c¬ b¶n bèn yªu cÇu sau : - Yªu cÇu t×m hiÓu c¬ b¶n nhÊt vÒ mét kÕt qu¶ nghiªn cøu cña ng−êi dïng - Yªu cÇu qu¶n lý ®èi víi mét kÕt qu¶ nghiªn cøu - Yªu cÇu l−u tr÷, qu¶n lý c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu cña bé khoa häc c«ng nghÖ m«i tr−êng - Ph¶i cã tÝnh kh¶ thi, nghÜa lµ dùa vµo hå s¬ kÕt qu¶ nghiªn cøu vµ khai b¸o th«ng tin chñ nhiÖm khi ®¨ng ký ®Ò tµi cã thÓ thu thËp nh÷ng th«ng tin chñ yÕu ®· ®Ò nghÞ. Dùa trªn nh÷ng tiªu chÝ ®ã tiÕn hµnh lËp danh môc th«ng tin vÒ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu. Nh÷ng th«ng tin chñ yÕu cã thÓ ®−îc thu thËp dùa trªn hå s¬ kÕt qu¶ nghiªn cøu vµ mét sè Ýt th«ng tin ch−a cã sÏ ®−îc thu thËp bæ sung nh− c¸c th«ng tin vÒ chñ nhiÖm ®Ò tµi. Hå s¬ cña kÕt qu¶ mét ®Ò tµi bao gåm 7 t− liÖu ®· nªu trªn. Nh÷ng th«ng tin do “PhiÕu ®¨ng ký ®Ò tµi” vµ “ThuyÕt minh ®Ò tµi nghiªn cøu” cung cÊp lµ nh÷ng th«ng tin kh«ng thay ®æi vµ lµ nh÷ng th«ng tin ban ®Çu vÒ mét ®Ò tµi nghiªn cøu. V× vËy ®èi víi mét ®Ò tµi míi, cã thÓ ®−a tr−íc nh÷ng th«ng tin nµy vµo CSDL, cßn nh÷ng th«ng tin vÒ kÕt qu¶ ®Ò tµi sÏ ®−îc ®−a vµo sau khi ®Ò tµi ®· hoµn thµnh vµ cã PhiÕu ®¨ng ký kÕt qu¶. Còng nh− vËy, nh÷ng th«ng tin vÒ chñ nhiÖm, ®¬n vÞ chñ tr× th−êng lµ nh÷ng th«ng tin ®· biÕt tr−íc, v× vËy cã thÓ ®−a ngay vµo CSDL ®Ò tµi. Râ rµng lµ c¬ së d÷ liÖu kÕt qu¶ nghiªn cøu kh«ng chØ l−u tr÷ vµ t×m kiÕm kÕt qu¶ nghiªn cøu mµ cßn lµ mét c¬ së d÷ liÖu t¸c nghiÖp theo dâi c¸c nghiªn cøu ®ang ho¹t ®éng. 215 Trªn c¬ së nh÷ng nguyªn t¾c ®· nªu vµ nh÷ng nguån tµi liÖu ®· cã, ®Ò tµi ®Ò nghÞ mét bé tiªu chÝ gióp cho viÖc lËp danh môc c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu. §©y lµ nh÷ng th«ng tin chñ yÕu nhÊt vµ c¬ b¶n nhÊt vÒ mét kÕt qu¶ nghiªn cøu: 1. M· tµi liÖu 2. D¹ng tµi liÖu 3. VËt mang tin 4. Tªn ®Ò tµi (tªn tµi liÖu) 5. Môc tiªu cña ®Ò tµi 6. Chñ nhiÖm 7. C¸n bé phèi hîp 8. §¬n vÞ chñ tr× 9. §Þa chØ §VCT 10. Sè ®iÖn tho¹i 11. Fax 12. Email 13. C¬ quan phèi hîp 14. C¬ quan chñ qu¶n 15. §Þa chØ CQCQ 16. Sè ®iÖn tho¹i 17. Fax 18. Email 19. CÊp ®Ò tµi 20. Chñ ®Ò nghiªn cøu 21. LÜnh vùc thèng kª 22. Thuéc ch−¬ng tr×nh 23. Thêi gian b¾t ®Çu 216 24. Thêi gian kÕt thóc 25. Sè trang tµi liÖu 26. XÕp lo¹i kÕt qu¶ ®Ò tµi 27. Sè ®¨ng kÝ kÕt qu¶ 28. Ngµy ®¨ng kÝ kÕt qu¶ 29. Tõ kho¸ 30. Tãm t¾t néi dung 31. Sè hå s¬ tµi liÖu gèc 32. N¬i b¶o qu¶n tµi liÖu gèc 33. B¶o mËt 34. Ng−êi nhËp 35. Ngµy th¸ng nhËp 36. Ngµy th¸ng chØnh VÒ chñ nhiÖm, chñ ®Ò nghiªn cøu vµ lÜnh vùc thèng kª sÏ cã nh÷ng th«ng tin cô thÓ h¬n ë d−íi. Chñ ®Ò nghiªn cøu Trong b¶n ®¨ng ký ®Ò tµi nãi chung cña Bé Khoa häc C«ng nghÖ M«i tr−êng, lo¹i h×nh nghiªn cøu ®−îc ph©n ra lµm ba lo¹i: Nghiªn cøu c¬ b¶n, nghiªn cøu øng dông, triÓn khai thùc nghiÖm. NÕu ®em ph©n lo¹i nµy ¸p dông trong lÜnh vùc thèng kª th× c¸c nghiªn cøu chñ yÕu thuéc lo¹i h×nh nghiªn cøu øng dông, nÕu vËy th× chung chung qu¸. Còng nªn nhÊn m¹nh r»ng khoa häc thèng kª cã ®Æc thï riªng, v× vËy thay v× lo¹i h×nh nghiªn cøu chóng t«i ®Ò nghÞ mét môc riªng cho vÊn ®Ò nµy, gäi lµ chñ ®Ò nghiªn cøu. Ph−¬ng ph¸p ph©n lo¹i chñ ®Ò nghiªn cøu dùa trªn qui tr×nh cña c«ng t¸c thèng kª vµ xem xÐt chñ ®Ò mµ hµng tr¨m ®Ò tµi ®· ®Ò cËp. Sau khi c©n nh¾c chóng t«i ®−a ra b¶ng ph©n lo¹i c¸c chñ ®Ò nghiªn cøu bao gåm 9 môc phôc vô cho viÖc ph©n lo¹i c¸c chñ ®Ò nghiªn cøu cña ®Ò tµi. Nhê cã ph©n lo¹i chñ ®Ò nghiªn cøu mµ ng−êi dïng cã thÓ biÕt ®−îc cã bao nhiªu ®Ò tµi ®· nghiªn cøu vÒ cïng mét chñ ®Ò nµo ®ã, thÝ dô nh− hÖ thèng chØ tiªu ch¼ng h¹n, vµ ®ã lµ c¸c ®Ò tµi nµo. Cã thÓ cã ®Ò tµi ®Ò cËp 217 ®Õn mét vµi chñ ®Ò nh−ng khi khai b¸o th«ng tin vÒ chñ ®Ò chØ cÇn nªu chñ ®Ò chÝnh. Sau ®©y lµ 9 chñ ®Ò : 1. HÖ thèng chØ tiªu, bé chØ tiªu thèng kª 2. HÖ thèng ph©n lo¹i, danh môc trong thèng kª 3. ChÕ ®é b¸o c¸o thèng kª 4. Tæng ®iÒu tra, ®iÒu tra vµ ®iÒu tra chän mÉu 5. Ph−¬ng ph¸p tÝnh 6. Tæng hîp, ph©n tÝch, so s¸nh vµ dù b¸o thèng kª 7. øng dông tin häc trong c«ng t¸c thèng kª 8. X©y dùng hÖ thèng th«ng tin thèng kª 9. Nh÷ng vÊn ®Ò kh¸c LÜnh vùc thèng kª Trong phiÕu ®¨ng ký ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc, lÜnh vùc khoa häc bao gåm n¨m lÜnh vùc: Tù nhiªn, kü thuËt c«ng nghÖ, n«ng nghiÖp, y häc, x· héi nh©n v¨n. NÕu theo phiÕu ®¨ng ký ®Ó ph©n lo¹i th× c¸c ®Ò tµi nghiªn cøu khoa häc thèng kª th−êng ®−îc xÕp vµo lÜnh vùc “x· héi nh©n v¨n”, víi th«ng tin nµy ta kh«ng thÓ biÕt ®−îc mét ®Ò tµi nghiªn cøu cô thÓ thuéc lÜnh vùc thèng kª nµo. V× vËy cÇn ph¶i cã mét b¶ng ph©n lo¹i vÒ lÜnh vùc thèng kª dï cßn th« ®Ó gióp cho viÖc ph©n lo¹i ®óng lÜnh vùc thèng kª cña ®Ò tµi nghiªn cøu. Nhê ph©n lo¹i ®ã mµ ng−êi dïng cã thÓ tra cøu xem trong mét lÜnh vùc thèng kª cã bao nhiªu ®Ò tµi ®· nghiªn cøu vµ ®ã lµ c¸c ®Ò tµi nµo. Ngoµi ra, kÕt hîp víi th«ng tin vÒ chñ ®Ò nghiªn cøu trong ®Ò tµi ng−êi dïng cã thÓ biÕt ®−îc thÝ dô trong lÜnh vùc C«ng nghiÖp cã nh÷ng ®Ò nµo ®· nghiªn cøu vÒ hÖ thèng chØ tiªu. Do ®ã ph©n lo¹i ®Ò tµi nghiªn cøu theo mét sè tiªu chÝ thùc sù gióp cho ng−êi dïng nhanh chãng t×m ®Õn ®óng ®Ò tµi mµ m×nh cÇn tham kh¶o. Sau ®©y lµ 12 lÜnh vùc chÝnh yÕu: 1. C«ng nghiÖp 2. X©y dùng c¬ b¶n 218 3. N«ng l©m nghiÖp vµ thuû s¶n 4. Th−¬ng m¹i gi¸ c¶ vµ dÞch vô 5. Giao th«ng vµ b−u ®iÖn 6. Lao ®éng, d©n sè vµ viÖc lµm 7. X· héi vµ m«i tr−êng 8. Tµi kho¶n quèc gia 9. øng dông c«ng nghÖ th«ng tin 10. Ph−¬ng ph¸p chÕ ®é 11. X©y dùng vµ qu¶n lý bé m¸y thèng kª 12. Nh÷ng lÜnh vùc kh¸c vÒ hÖ thèng th«ng tin thèng kª Chñ nhiÖm ®Ò tµi 1. M· chñ nhiÖm 2. Hä tªn chñ nhiÖm 3. N¨m sinh 4. N¬i sinh 5. Giíi tinh 6. D©n téc 7. §¬n vÞ c«ng t¸c 8. §Þa chØ c¬ quan 9. §iªn tho¹i c¬ quan 10. Fax c¬ quan 11. Email c¬ quan 12. §Þa chØ liªn hÖ 13. §iÖn tho¹i riªng 14. Fax 15. Email 219 16. Chøc danh c«ng chøc 17. Häc vÞ cao nhÊt 18. Häc hµm 19. Chuyªn ngµnh ®µo t¹o 20. C«ng viÖc chÝnh ®ang lµm 21. Chøc vô 22. Tr×nh ®é ngo¹i ng÷ 23. T×nh tr¹ng hiÖn t¹i 24. Ng−êi nhËp 25. Ngµy th¸ng nhËp 26. Ngµy th¸ng chØnh 3. X©y dùng CSDL c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu • X©y dùng s¬ ®å hÖ thèng Dùa trªn môc ®Ých vµ bé tiªu chÝ qu¶n lý c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu, tiÕn hµnh x©y dùng CSDL, cã nghÜa lµ CSDL ph¶i ®¸p øng ®−îc c¸c môc ®Ých ®Ò ra. V× vËy m« h×nh hÖ thèng c¬ së d÷ liÖu, qu¶n lý vµ khai th¸c d÷ liÖu KQNC bao gåm c¸c thµnh phÇn sau : - C¬ së d÷ liÖu c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu vµ danh môc - Giao diÖn ®Ó quan s¸t vµ tra cøu th«ng tin, lËp danh s¸ch c¸c ®Ò tµi - C¸c giao diÖn ®Ó quan s¸t vµ tra cøu th«ng tin c¸c b¶ng danh môc vµ m· ho¸ - B¸o c¸o mét sè th«ng tin chung vÒ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu - C¸c giao diÖn cËp nhËt CSDL 220 D−íi ®©y lµ s¬ ®å tæng qu¸t vÒ hÖ thèng §©y lµ m« h×nh hÖ thèng tæng qu¸t vÒ c¬ së d÷ liÖu c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu. XuÊt ph¸t tõ m« h×nh nµy chóng t«i sÏ thiÕt kÕ vµ cµi ®Æt c¸c thµnh phÇn cña hÖ thèng. - CSDL C¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu bao gåm c¸c th«ng tin chñ yÕu vÒ c¸c KQNC, gåm b¶ng d÷ liÖu cña c¸c KQNC vµ mét sè b¶ng danh môc vµ m· ho¸ - Giao diÖn quan s¸t vµ tra cøu lËp danh s¸ch kÕt qu¶ nghiªn cøu gióp ng−êi dïng xem, tra cøu th«ng tin vÒ c¸c KQNC, lËp danh s¸ch KQNC theo mét yªu cÇu nµo ®ã - Giao diÖn quan s¸t vµ tra cøu danh môc vµ m· ho¸ gióp ng−êi dïng xem vµ tra cøu c¸c th«ng tin vÒ c¸c b¶ng danh môc vµ m· ho¸ - B¸o c¸o mét sè th«ng tin chung vÒ KQNC lµ mét sè b¶ng thèng kª ®¬n gi¶n vÒ nh÷ng khÝa c¹nh chung nhÊt cña c¸c KQNC ®Ó ng−êi dïng tra cøu C¬ së d÷ liÖu C¸c KQ nghiªn cøu Giao diÖn quan s¸t, tra cøu, lËp d/s KQ nghiªn cøu C¸c giao diÖn quan s¸t tra cøu DM Giao diÖn CÆp nhËt DL KQ nghiªn Giao diÖn cÆp nhËt DL DM B¸o c¸o mét sè th«ng tin chung vÒ KQ NC Ng−êi dïng Ng−êi dïng, øng dông Ng−êi dïng 221 - Giao diÖn cÆp nhËt CSDL c¸c KQNC gióp cho viÖc söa ch÷a, bæ xung hoÆc xo¸ c¸c d÷ liÖu vÒ KQNC - Giao diÖn cÆp nhËt CSDL danh môc gióp cho viÖc söa ch÷a, bæ xung hoÆc xo¸ c¸c d÷ liÖu vÒ danh môc. Ngoµi ra CSDL c¸c KQNC cßn lµ nguån d÷ liÖu ®Ó ng−êi sö dông tra cøu c¸c th«ng tin theo nhu cÇu riªng, hoÆc c¸c øng dông truy nhËp vµo ®Ó lÊy c¸c th«ng tin phôc vô ph©n tÝch s©u thªm vÒ nhiÒu mÆt cña c¸c KQNC. ViÖc liªn kÕt vµ truy nhËp vµo c¸c thµnh phÇn cña hÖ thèng dùa trªn mét hÖ thèng c¸c menu, bao gåm mét menu chÝnh vµ ba menu con. HÖ thèng menu gióp ta truy nhËp vµo c¸c giao diÖn ®Ó thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng cña CSDL. Trong môc h−íng dÉn sö dông CSDL cña b¸o c¸o chÝnh, sÏ giíi thiÖu kü hÖ thèng menu nµy. • ThiÕt kÕ vµ cµi ®Æt CSDL øng dông m« h×nh quan hÖ ®Ó thiÕt kÕ CSDL KQNC vµ ®Þnh h−íng cµi ®Æt trong m«i tr−êng Access 2000. Access lµ mét hÖ thèng CSDL v¨n phßng th«ng dông, nhiÒu ng−êi biÕt vµ dÔ sö dông. Sö dông c¸c b−íc thiÕt kÕ vµ chuÈn ho¸ d÷ liÖu, ®· ph©n tÝch nguån d÷ liÖu c¸c KQNC thµnh mét sè b¶ng sau: - B¶ng th«ng tin vÒ KQNC B¶ng nµy bao gåm toµn bé th«ng tin chñ yÕu vÒ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu, kho¸ chÝnh lµ “Ma tai lieu”. - Mét sè b¶ng danh môc: Danh môc chñ nhiÖm ®Ò tµi, Danh môc chñ ®Ò nghiªn cøu, danh môc lÜnh vùc thèng kª, danh môc c¬ quan chñ qu¶n, danh môc ®¬n vÞ chñ tr×. Chóng lµ c¸c b¶ng riªng rÏ, mçi danh môc lµ mét b¶ng. • ThiÕt kÕ c¸c giao diÖn quan s¸t vµ tra cøu d÷ liÖu Môc ®Ých cña giao diÖn lµ xem vµ tra cøu d÷ liÖu, lËp danh s¸ch d÷ liÖu. Sö dông ph−¬ng ph¸p thiÕt kÕ Form ®Ó thiÕt kÕ giao diÖn KQNC vµ c¸c giao diÖn danh môc. Giao diÖn kh«ng cho phÐp cÆp nhËt d÷ liÖu. Giao diÖn KQNC chøa tÊt 222 c¶ th«ng tin cña mét kÕt qu¶ nghiªn cøu vµ c¸c th«ng tin vÒ chñ nhiÖm cña ®Ò tµi ®ã. C¸c giao diÖn danh môc chøa c¸c danh môc vµ m· ho¸ cña chóng. Cã thÓ di chuyÓn trong form ®Ó xem bÊt cø th«ng tin nµo cña ®èi t−îng, vµ còng cã thÓ t×m kiÕm bÊt kú ®èi t−îng nµo dùa trªn nh÷ng th«ng tin c¬ b¶n vÒ chóng, cã thÓ läc mét danh s¸ch ®èi t−îng theo nh÷ng ®iÒu kiÖn läc nhÊt ®Þnh tõ nh÷ng th«ng tin c¬ b¶n. Ngoµi ra cã thÓ in th«ng tin cña ®èi t−îng hoÆc danh s¸ch ®èi t−îng, hoÆc chuyÓn c¸c th«ng tin c¬ b¶n cña ®èi t−îng sang Word hoÆc Excel. • ThiÕt kÕ giao diÖn cËp nhËt c¬ së d÷ liÖu ViÖc cËp nhËt c¬ së d÷ liÖu KQNC còng th«ng qua c¸c giao diÖn (Form). Gåm mét form ®Ó cËp nhËt c¸c th«ng tin c¬ b¶n vÒ KQNC vµ c¸c Form cßn l¹i ®Ó cËp nhËt c¸c th«ng tin vÒ danh môc. ViÖc thiÕt kÕ c¸c Form nµy còng t−¬ng tù nh− c¸c form quan s¸t vµ tra cøu d÷ liÖu. ViÖc cËp nhËt ®−îc tiÕn hµnh trªn ba mÆt: - Söa ®æi d÷ liÖu. Khi cÇn ph¶i söa ch÷a d÷ liÖu hoÆc thay thÕ nh÷ng d÷ liÖu cò cña ®èi t−îng b»ng d÷ liÖu míi thu ®−îc. NÕu m· danh môc trong c¸c b¶ng danh môc thay ®æi th× nã còng tù ®éng ®−îc cËp nhËt trong b¶ng KQNC. - Xo¸ d÷ liÖu. Cã thÓ xo¸ mét ®èi t−îng (mét b¶n ghi) ra khái b¶ng. - Thªm d÷ liÖu. Khi cÇn bæ xung mét KQNC hoÆc mét danh môc míi nµo ®ã vµo c¬ së d÷ liÖu, tiÕn hµnh nhËp d÷ liÖu vµo c¬ së d÷ liÖu qua form t−¬ng øng. • ThiÕt kÕ mét sè b¸o c¸o chung vÒ kÕt qu¶ nghiªn cøu Giao diÖn quan s¸t vµ tra cøu d÷ liÖu, lËp danh s¸ch KQNC cho phÐp xem vµ tra cøu th«ng tin tõng KQNC, hoÆc lËp danh s¸ch mét sè KQNC tho¶ m·n mét ®iÒu kiÖn nµo ®ã. Cßn ng−îc l¹i b¸o c¸o mét sè th«ng tin chung vÒ KQNC cho ta biÕt mét sè th«ng tin sè l−îng vÒ c¸c mÆt chung nhÊt cña KQNC hiÖn cã trong c¬ së d÷ liÖu. Nh÷ng th«ng tin nµy gióp ng−êi dïng n¾m ®−îc thùc tr¹ng c¸c KQNC ®Õn thêi ®iÓm hiÖn t¹i. Nh÷ng ph©n tÝch s©u h¬n vÒ KQNC, ng−êi dïng cã thÓ tù m×nh thùc hiÖn qua c¸c ph−¬ng tiÖn cña Access nh− c©u hái vµ 223 b¸o c¸o, hoÆc lËp c¸c øng dông trªn c¸c phÇn mÒm truy nhËp vµo CSDL ®Ó lÊy d÷ liÖu ph©n tÝch. Gåm cã mét sè b¸o c¸o sau: - Tæng sè KQNC - Sè KQNC cña c¸c ®¬n vÞ - Sè KQNC ph©n theo chñ ®Ò nghiªn cøu - Sè KQNC ph©n theo lÜnh vùc thèng kª - Sè KQNC b¾t ®Çu ë c¸c n¨m - Sè KQNC kÕt thóc ë c¸c n¨m - Sè KQNC theo kÕt qu¶ xÕp lo¹i - Sè KQNC ®−îc cÊp ®¨ng ký KQ - Sè KQNC ph©n theo chñ nhiÖm ®Ò tµi - Sè KQNC ph©n theo giíi tÝnh cña chñ nhiÖm - Sè KQNC ph©n theo chøc danh c«ng chøc cña chñ nhiÖm - Sè KQNC ph©n theo häc vÞ cña chñ nhiÖm - Sè KQNC ph©n theo chøc vô cña chñ nhiÖm KÕt luËn vµ kiÕn nghÞ §Ò tµi ®· tu©n thñ theo môc ®Ých ®Ò ra, tõ nguån d÷ liÖu hå s¬ c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu x©y dùng bé tiªu chÝ ®Ó lËp danh môc th«ng tin qu¶n lý ®èi víi c¸c KQNC vµ trªn c¬ së ®ã tiÕn hµnh x©y dùng c¬ së d÷ liÖu KQNC, x©y dùng giao diÖn gióp cho viÖc quan s¸t, tra cøu, t×m kiÕm d÷ liÖu vµ lËp danh s¸ch KQNC. ThiÕt lËp mét sè b¸o c¸o th«ng tin chung vÒ t×nh h×nh KQNC. §ång thêi còng lËp c¸c giao diÖn ®Ó cËp nhËt c¸c KQNC vµ c¸c danh môc m· ho¸. Ngoµi ra ng−êi sö dông vµ c¸c øng dông (nh− SPSS hoÆc Excel) cßn cã thÓ truy nhËp trùc tiÕp vµo CSDL ®Ó lÊy th«ng tin theo yªu cÇu hoÆc phôc vô cho ph©n tÝch s©u thªm. C¬ së d÷ liÖu KQNC ®−îc cµi ®Æt trong m«i tr−êng Access lµ mét c¬ së d÷ liÖu v¨n phßng n»m trong bé Office kh¸ th«ng dông, quen thuéc víi nhiÒu ng−êi. 224 ViÖc khai th¸c vµ cËp nhËt CSDL nµy th«ng qua mét hÖ thèng menu thuËn tiÖn vµ dÔ sö dông. C¸c giao diÖn ®a n¨ng võa gióp cho quan s¸t trùc tiÕp d÷ liÖu, võa gióp cho t×m kiÕm d÷ liÖu vµ hiÖn kÕt qu¶. Trong qu¸ tr×nh x©y dùng tÝnh nhÊt qu¸n toµn vÑn tham chiÕu cña CSDL lu«n lu«n ®−îc t«n träng. Sau ®©y lµ mét vµi kiÕn nghÞ: C¬ së d÷ liÖu KQNC ®· hoµn thµnh, mong sím ®−a vµo sö dông phôc vô cho qu¶n lý vµ khai th¸c. Tr−íc m¾t cÇn lËp danh môc th«ng tin KQNC cña tõng n¨m tr−íc ®©y vµ n¹p vµo CSDL, ®ång thêi s¾p xÕp tµi liÖu gèc cã hÖ thèng vµ ®¸nh sè ®Ó mét khi cã yªu cÇu tra cøu th× t×m kiÕm dÔ dµng, nhanh chãng. Nh÷ng tµi liÖu gèc nµo xuèng cÊp th× nhanh chãng kh«i phôc, nh÷ng b¶n viÕt tay tr−íc ®©y th× nªn ®¸nh m¸y. Nh÷ng kÕt qu¶ nghiªn cøu míi th× nªn cËp nhËt ngay vµo CSDL, kÓ c¶ nh÷ng ®Ò tµi míi b¾t ®Çu triÓn khai cã thÓ cËp nhËt ngay mét sè th«ng tin ban ®Çu vÒ ®Ò tµi, vµ sÏ bæ sung ®Çy ®ñ khi hoµn thµnh. §©y lµ lÇn ®Çu tiªn x©y dùng c¬ së d÷ liÖu c¸c KQNC, mÆc dï ®· rÊt cè g¾ng nh−ng ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái thiÕu sãt, trªn c¶ hai ph−¬ng diÖn x¸c ®Þnh néi dung th«ng tin cÇn qu¶n lý vµ x©y dùng CSDL.