Phân tích thiết kế hệ thống - Dự án quản lý nhà hàng

HỌC VIỆN KĨ THUẬT QUÂN SỰ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bùi Ngọc Thành SE VB2K15 BÀI TẬP MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI: DỰ ÁN QUẢN LÝ NHÀ HÀNG Giáo viên phụ trách:Nguyễn Hoài Anh HÀ NỘI,10/2012 Lời mở đầu Ngày nay công nghệ thông tin phát triển ngày càng mạnh mẽ,nhanh chóng.Những thành tựu của công ngệ thông tin làm thay đổi mọi mặt của đời sống xã hội, xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như trong cuộc sống. Nó trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực hoạt động như: ứng dụng trong công tác quản lý, nghiên cứu..... và đặc biệt trong công tác quản lý nói chung và quản lý nhà hàng nói riêng. Nhưng trên thực tế ,nhà hàng là một trong những loại hình kinh doanh đầy thử thách.Mặt khác hiện nay các nhà hàng có số lượng hàng hóa gồm nhiều các danh mục thực phẩm,đồ ăn …. trong một ngày là rất lớn, số lượng khách đến nhà hàng ăn uống trong một ngày là rất lớn.Công việc quản lý nhà hàng đều được làm thủ công đó là việc quản lý và lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách nên rất mất thời gian và tốn kém về nhân lực cũng như tài chính và còn nhiều hạn chế. Việc quản lý được được đầy đủ sổ sách,giấy tờ hàng năm nhà hàng phải bỏ ra một khoản kinh phí không nhỏ cho việc mua nguyên vật liệu như giấy tờ,sổ sách… Do đó yêu cầu bức thiết lúc này là việc xây dựng hệ thống quản lý nhà hàngnhằm xóa bỏ những phương pháp lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém về nhiều mặt và mang lại hiệu quả cao.Do đó,yêu cầu cấp thiết đặt ra là phải đổi mới hệ thống quản lý thư viện để đem lại hiệu quả cao. Chương I. Khảo sát hệ thống Mô tả hệ thống Nhiệm vụ cơ bản Nhận yêu cầu thanh toán của khách hàng.Hàng ngày nhà hàng thống kê doanh thu và các khoản chi trong ngày,thống kê các mặt hàng còn tồn trong kho lên danh sách các nguyên liệu để nhập hàng từ nhà cung cấp,theo dõi quá trình nhập xuất nguyên vật liệu. Cơ cấu tổ chức Hệ thống quản lý nhà hàng bao gồm các bộ phận sau:Bộ phận nhân viên,bộ phận nhà bếp,bộ phận thu ngân,bộ phận kho hàng. Bộ phận nhân viên Bộ phận nhân viên chịu trách nhiệm nhận yêu cầu và chuyển yêu cầu khách hàng.Bộ phận này thường xuyên cập nhật yêu cầu của khách hàng(nếu có). Lấy hóa đơn thanh toán từ bộ phận thu ngân cho khách hàng thanh toán. Bộ phận bếp Bộ phận bếp có nhiệm vụ lên danh sách các thực đơn và chế biến món ăn từ bộ phận nhân viên chuyển đến. Lên danh sách các nguyên liệu còn thiếu sau mỗi ngày làm việc và chuyển cho bộ phận kho hàng. Bộ phận thu ngân Bộ phận thu ngân chịu trách nhiệm lập hóa đơn thanh toán từ bộ phận nhân viên chuyển xuống,theo dõi quá trình thu chi của nhà hàng. Bộ phận kho hàng Bộ phận kho hàng chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm kê ,đánh giá hàng hoá trong kho. Xuất kho cho bộ phận bếp,nhập kho từ nhà cung cấp,thống kê các nguyên liệu tồn sau mỗi ngày làm việc. Quy trình xử lý Khi khách hàng đến nhà hàng, nhân viên phục vụ bàn ra chào khách và hỏi khách đã đặt bàn trước chưa số lượng khách đến, nếu khách đặt trước rồi thì hỏi tên và mời khách vào khu vực đã đặt bàn sẵn còn nếu khách chưa đặt trước thì xem xét và bố trí chỗ ngồi cho khách. Sau đó nhân viên phục vụ bàn sẽ trình thực đơn,ghi nhận yêu cầu của khách(Mẫu 1). Sau khi khách hàng thiết lập đơn hàng,nhân viên phục vụ bàn chuyển phiếu order cho bộ phận bếp và bộ phận thu ngân. Bộ phận nhà bếp tiếp nhận đơn hàng và lên danh sách các nguyên liệu trong thực đơn của khách hàng. Bộ phận nhà bếp đưa ra các công thức cơ bản trong món ăn như bao gồm các nguyên liệu,số lượng và khối lượng các nguyên liệu…để tính toán số lượng nhập xuất kho và chuyển đến bộ phận kho. Ở trong bộ phận kho hàng,căn cứ vào danh sách các nguyên liệu do bộ phận nhà bếp chuyển xuống,bộ phận kho hàng tiến hành công việc xuất hàng cho bộ phận nhà bếp. Bộ phận nhà bếp kiểm tra các nguyên liệu và bộ phận kho hàng làm các thủ tục cần thiết và tiến hành lập phiếu xuất kho .Sau khi lấy được các nguyên liêu cần thiết cho món ăn,bộ phận nhà bếp bắt đầu chế biến món ăn. Cuối mỗi ngày làm việc,bộ phận nhà bếp kiểm kê lại những hàng hoá nào còn thừa để nhập vào kho.Sau khi bộ phận bếp chế biến món ăn xong,thì nhân viên phục vụ bàn sẽ mang đồ ăn lên cho khách. Nhân viên phục vụ bàn sẽ phục vụ trong quá trình khách ăn uống và đáp ứng mọi yêu cầu của khách (nếu cần). Khi khách có nhu cầu thanh toán,bộ phận nhân viên phục vụ bàn liên hệ với bộ phận nhân viên thu ngân đến lấy hóa đơn thanh toán cho khách hàng. Bộ phận nhân viên phục vụ bàn đến báo cho bộ phận thu ngân bàn số bao nhiêu để bộ phận thu ngân bắt đầu tiến hành tính toán và lập hóa đơn thanh toán tiền cho khách hàng.Sau đó bộ phận nhận viên phục vụ bàn đem hóa đơn thanh toán tiền cho khách hàng.Sau khi khách hàng thanh toán tiền xong,bộ phận nhân viên tạp vụ mang hóa đơn thanh toán cùng tiền đến bộ phận thu ngân. Hàng ngày,bộ phận thu ngân sẽ nhập hóa đơn vào sổ sau mỗi ngày làm việc.Sau đó căn cứ vào các hóa đơn thanh toán trong ngày,bộ phân thu ngân kiểm kê doanh thu của các mặt hàng trong ngày và gửi báo cáo doanh thu tới quản lý nhà hàng. Hàng ngày,bộ phận kho hàng theo dõi, kiểm kê ,đánh giá hàng hoá trong kho. Sau mỗi ngày làm việc, bộ phận kho hàng kiểm kê số lượng hàng tồn kho thực tế và so sánh xem có sai lệch so với số liệu trong sổ. Để nhập nguyên liệu, nhà kho sẽ tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp. Việc nhập hàng từ nhà cung cấp phụ thuộc vào yêu cầu từ bộ phận nhà bếp và bộ phận nhà bếp căn cứ và các hàng hóa tồn trong kho,đưa danh sách các nguyên liệu cho bộ phận kho hàng. Hàng hoá sẽ được kiểm tra khi nhập. Sau khi hàng hoá nhập kho, bộ phận kho hàng gửi phiếu nhập hàng tới bộ phận quầy thu ngân và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Một số quy tắc mà hệ thống áp dụng Hóa đơn thanh toán của khách hàng được lập khi khách hàng đã lên danh sách các món ăn. Nhà cung cấp giao đầy đủ các nguyên liệu mà bộ phận kho hàng yêu cầu. Mẫu biểu Mẫu 1:Phiếu yêu cầu món ăn Nhà hàng: Địa chỉ: Số điện thoại: Số bàn: PHIẾU YÊU CẦU STT Diễn giải Số lượng Mẫu 2: Phiếu thanh toán Nhà hàng: Địa chỉ: Số phiếu: Số điện thoại: Số bàn: PHIẾU THANH TOÁN STT Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng Số tiền bằng chữ:___________________________________________ Ngày__ tháng __ năm __ Thu ngân: Mẫu 3:Báo cáo doanh thu nhà hàng(Chi tiết các mặt hàng) BÁO CÁO DOANH THU NHÀ HÀNG STT Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Giá bán Thành tiền Tổng cộng Số tiền bằng chữ:______________________________________________ Mẫu 4:Phiếu đơn đặt hàng gửi tới nhà cung cấp ĐƠN ĐẶT HÀNG Số phiếu_____________ Ngày __ tháng __ năm __ Nhà cung cấp: ___________________________________________ Địa chỉ:___________________________________________________ Số điện thoại:___________________ Số tài khoản: ________________ Thời gian giao hàng:_________________________________________ Địa điểm giao hàng:_________________________________________ Hình thức thanh toán:________________________________________ STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Đại diện nhà hàng (Ký và ghi rõ họ tên) Mẫu 5:Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Số phiếu:______________ Ngày___ tháng ___ năm___ Nhà cung cấp:_______________________________________________ Địa chỉ:_____________________________________________________ Đơn đặt hàng số:______________ Đơn đặt hàng ngày:________________ STT Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi chú Theo đặt hàng Thực tế Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) PHIẾU XUẤT KHO Số phiếu:_____________ Ngày __ tháng __ năm __ Người đề nghị:______________________________________________ Bộ phận:___________________________________________________ STT Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi chú Đề nghị Được duyệt Người lập phiếu Thủ kho Quản lý nhà hàng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Mẫu 5:Phiếu xuất kho PHIẾU THỐNG KÊ HÀNG TỒN Số phiếu:________________ Ngày ___ tháng ___ năm ___ Người lập phiếu:_____________________________________________ Bộ phận: ___________________________________________________ STT Mã hàng Tên hàng ĐVT Sl tồn Ghi chú Người lập phiếu Thủ kho Quản lý nhà hàng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Mẫu 6:Phiếu thống kê hàng tồn trong kho Mẫu 7:Phiếu đề nghị bổ sung nguyên liệu PHIẾU ĐỀ NGHỊ BỔ SUNG NGUYÊN LIỆU Số phiếu:________________ Ngày ___ tháng ___ năm ___ Người lập phiếu:____________________________________________ Bộ phận: __________________________________________________ Lý do: _____________________________________________________ _____________________________________________________________ ______________________________________________________________ STT Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Khối lượng Ghi chú Người lập phiếu Thủ kho Quản lý nhà hàng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Mô hình tiến trình nghiệp vụ Định nghĩa ký hiệu Bộ phận trong hệ thống Tác nhân tác động vào hệ thống Luồng thông tin Vẽ mô hình