Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin (ITMS)

Lời nói đầu Hiện nay, ở trên thế giới ngành công nghệ thông tin phát triển một cách nhanh chóng và đã có rất nhiều ứng dụng trong thực tế. ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tốc độ phát triển của nó khá nhanh và có rất nhiều ứng dụng mang lại hiệu quả cao trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội. Đặc biệt ở Việt nam thì có rất nhiều kiểu công ty vừa và nhỏ, quản lý của các công ty đó chưa có tính đồng bộ từ trên xuống dưới nên khi áp dụng tin học vào trong quản lý thì sẽ giúp cho công ty có sự gắn kết giữa các bộ phận hơn, giúp cho việc quản lý chặt hơn, sẽ làm tăng hiệu quả lên rất nhiều. Việc áp dụng tin học vào trong quản lý sẽ làm cho hiệu quả công việc tăng lên rất nhiều. Và việc áp dụng tin học vào quản lý giúp cho người quản lý tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý hơn rất nhiều so với làm việc thủ công quản lý trên giấy tờ. áp dụng tin học vào trong quản lý nó giúp người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ và tính bảo mật thông tin cao, giúp cho công việc tìm kiếm và xử lý thông tin nhanh đáp ứng yêu cầu của công việc. Đối với một xã hội thông tin mà ngành công nghệ thông tin luôn biến đổi từng ngày từng giờ, thì việc tin học hóa trong quản lý cũng là một điều tất yếu. Công ty cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin (Tên viết tắt ITMS) là một trong những công ty chuyên viết phần mềm ứng dụng tin học vào trong quản lý, xây dựng các hệ thống mạng đa phương tiện,các hệ thống mạng ,quản tri mạng, các ứng dụng web… Công ty đã có nhiều phần mềm giúp cho việc quản lý một cách hiệu quả. Mục tiêu của công ty là trở thành một nhà cung cấp hàng đầu về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý . Việc quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh nghiệp là một trong những vấn đề rất quan trọng. Chính vì vậy nên việc áp dụng tin học vào trong quản lý nhân sự là rất cần thiết. Vì vậy em lựa chọn đề tài "Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin(ITMS)”. Bố cục của báo cáo tổng hợp chuyên đề thực tập được chia làm ba phần: Phần1:Tổng quan về công ty cổ phần ITMS Phần11: Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty Phần 111: Hướng lựa chọn đề tài Nội dung I . Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm ITMS 1. Lịch sử phát triển của công ty Công ty cổ phần Phần ITMS được thành lập từ năm 2004. Với tinh thần quyết tiến và luôn cố gắng hết mình “thời gian không là thước đo năng lực” ITMS đã liên tục phát triển, cạnh tranh mạnh mẽ và dành được các hợp đồng lớn từ phía khách hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin, địên tử viễn thông và tư vấn tại Việt Nam. Tuy mới thành lập nhưng với một đội ngũ các kỹ sư và các lập trình viên có trình độ và chuyên môn cao. Công ty chuyên viết phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu tin học hóa của các công ty. về kinh doanh trong hai năm hoạt động, công ty đã dành được một số thành tựu nhất định để duy trì và phát triển năng lực của mình trong tương lai trên thị trường đầy cạnh tranh, đồng thời cũng tạo dựng được các mối quan hệ bền vững và hiệu quả đối với các đối tác cũng như khách hàng lớn trong nước và quốc tế. 2. Mục tiêu Mục tiêu chính của công ty là trở thành một công ty hàng đầu trong việc áp dụng tin học hóa cho các công ty nhằm thỏa mãn nhu cầu quản lý của họ. Khẩu hiệu của công ty là: “ Thành công của khách hàng là mục tiêu của chúng tôi”. Đây chính cũng là phương thức hoạt động của công ty, hoạt động vì khách hàng. II. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty 1. Cơ cấu tổ chức của công ty 1.1 Phòng nghiên cưú và phát triển sản phẩm: nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới trên nền công nghệ tiên tiến, mở rộng thêm các chức năng nghiệp vụ cũng như nâng cao khả năng phân tích quản trị của chương trình. 1.2 Phòng cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp: nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là tư vấn và xây dựng hệ thống thông tin liên lạc thường xuyên với khách hàng khi khách hàng có nhu cầu, đồng thời chúng tôi thông tin với khách hàng về những phần mềm mới của công ty vừ tạo ra đã được nâng cấp cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng, nhiêm vụ luôn lắng nghe những thông tin từ phía khách hàng trong qúa trình cài đặt chương trình, hướng dẫn sử dụng và bảo hành các hệ thống đã được cài đặt, nâng cấp theo yêu cầu phát triển của khách hàng… Phòng cung cấp giải pháp còn có nhiệm vụ thiết kế các sản phẩm “may đo” theo yêu cầu của khách hàng. 1.3 Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là giải đáp các thắc mắc, hướng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, thư điện tử và tại trụ sở của khách hàng, với khẩu hiệu “ Thành công của khách hàng là mục tiêu của công ty” vì thế tuy mới thành lập được khoảng thời gian ngắn nhưng được khách hàng và đồng nghiệp đánh giá cao. 1.4. Phòng dự án: nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là triển khai và lập trình phần mềm ứng dụng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong việc áp dụng tin học vào trong quản lý của mình. Với đội ngủ cán bộ trẻ nhiệt tình và luôn học hỏi sáng tạo, lại được đào tạo tại các trường danh tiếng tại Việt Nam luôn tìm cách đưa ra những giải pháp mới, phần mềm mới đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng. Ngoài những sáng tạo để đưa ra phần mềm mới chúng tôi thường xuyên nắm bắt, thu thập những thông tin mới về công nghệ mới của đồng nghiệp trong nước và nước ngoài để tạo ra những phần mềm tốt nhất đưa tới khách hàng. Sơ đồ tổ chức của công ty Phòng quản lý tài chính Giám đốc Phó giám đốc Phụ trách quản lý Phó giám đốc Phụ trách phát triển và triển khai Phòng quản lý nhân lực Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm Phòng cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp Phòng dự án Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng 1.5 Thực trạng tin học hoá và công tác quản lý nhân sự: Công ty cổ phần giải pháp tích hợp quản lý thông tin(ITMS) mới được thành lập năm 2004, do vậy việc quản lý nhõn sự, tỡm hiểu hồ sơ, trỡnh độ văn hoỏ, trỡnh độ chuyờn mụn, chuyờn ngành đào tạo, kinh nghiệm ….là một điều hết sức quan trọng và cần thiết cho cụng ty. Do vậy khõu quản lý nhõn sự hết sức phức tạp và phải qua nhiều bước như sau: Khi một nhõn viờn mới vào cụng ty thỡ ta phải cập nhật hồ sơ của nhõn viờn đú. Sau đú, từ kho dữ liệu ta cú thể lấy ra để xem xột cỏc thụng tin về nhõn viờn đú, nếu cú sai sút hay cú thay đổi thỡ đưa ra sửa chữa. Trong quỏ trỡnh cụng tỏc nếu cú sự biến động thụng tin của nhõn viờn như: chuyển phũng ban, thờm dữ liệu… thỡ phải cập nhật kịp thời, chớnh xỏc. -Thụng tin nhõn viờn nghỉ hưu, chuyển đổi cụng tỏc khỏc hay bị sa thải phải được theo dừi trong kho lưu hồ sơ. -Định kỳ (thỏng, quý, năm) phải bỏo cỏo phục vụ cho cụng tỏc của ban diều hành của ban lónh đạo. -In ấn bỏo cỏo dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào, về bất kỳ nhõn viờn nào theo yờu cầu của lónh đạo. Và ngày nay nhu cầu đỏp ứng thụng tin cho cỏc cỏn bộ quản lý đó trở nờn phức tạp, đũi hỏi mức độ chi tiết và bỏo cỏo nhanh hơn bao giờ. Điều này là một khú khăn, trở ngại lớn cho cỏc cơ sở vẫn duy trỡ những biện phỏp lưu trữ, thống kờ bỏo cỏo theo phương phỏp thủ cụng giấy bỳt thụng thường. Đặc biệt là một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toỏn - tài chớnh, quản lý cỏn bộ, nhõn viờn, quản lý nhõn sự luụn luụn đũi hỏi chi tiết, chớnh xỏc và cập nhật thường xuyờn, nhanh chúng. Chớnh vỡ thế đối với cỏc hoạt động này, giải phỏp duy nhất thớch hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý dữ liệu, đặc biệt vấn đề quản lý nhõn sự là vụ cựng quan trọng. Nú quyết định phần lớn sự thành cụng hay thất bại của cụng ty. Nhận thức được điều đú nờn em đó chọn đề tài trên làm chuyên đề tốt nghiệp đồng thời với mong muốn lấy nú nhằm trợ giỳp cho cụng tỏc quản lý nhõn sự trong cụng ty đạt hiệu quả cao hơn. Những hoạt của công ty 2.1. Giới thiệu về sản phẩm - Viết các phần mềm ứng dụng tin học trong quản lý; - Xây dựng các hệ thống mạng, quản trị mạng, các ứng dụng web; - Sản xuất, gia công, tư vấn kinh doanh, tư vấn trang thiết bị phần mềm tin học, viễn thông; - Mua bán, chuyển giao công nghệ, vật tư, nguyên liệu trong lĩnh vực tự động hoá, điện tử, tin học, cơ khí, viễn thông; - Đào tạo công nghệ tin học; Cung cấp các phần mềm phục vụ doanh nghiệp, nghiên cứu phát triển các ưng dụng GIS. Cung cấp hệ thống máy chủ, hệ điều hành mạng… cho khách hàng. Cung cấp thiết bị và giải pháp trong lĩnh vực viễn thông tin học. Cung cấp các dịch vụ xuất nhập khẩu uỷ thác, đại lý phân phối. 2.2. Dịch vụ Về dịch vụ thì công ty có các loại dịch vụ sau: Dịch vụ tư vấn, dịch vụ hỗ trợ và bảo trì, dịch vụ đào tạo, dịch vụ phát triển phần mềm may đo. Dịch vụ tư vấn: Công ty có nhiều chuyên gia về các lĩnh vực như kinh tế, kế toán, lập trình…Có khả năng tư vấn cho các khách hàng đưa ra các giải pháp tối ưu nhằm giúp cho khách hàng thỏa mãn các nhu cầu về việc xây dựng các phần mềm mới hoặc nâng cấp phát triển phần mềm cũ để phù hợp với điều kiện hoàn cảnh hiện thời của công ty mình. Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì: Theo các hợp đồng ký kết giữa công ty và các doang nghiệp về dịch vụ hỗ trợ và bảo trì hệ thống . Nhân viên của công ty luôn sẵn sàng và giải quyết mọi khó khăn của khách hàng thông qua điện thoại, Email, hoặc trực tiếp tại trụ sở làm việc của công ty. Dịch vụ đào tạo: Công ty thực hiện đào tạo mới và đào tạo lại cho các đơn vị khách hàng. Dịch vụ phát triển phần mềm “may đo” : Theo yêu cầu của khách hàng thì công ty sẽ thực hiện khảo sát và xây dựng các phần mềm may đo theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của từng công ty. Với một đội ngũ chuyên viên lập trình có nhiều kinh nghiệm sẽ thực hiện các dự án lớn một cách nhanh chóng và hiệu quả. 2.3. Khách hàng của công ty + Từ khi thành lập công ty đã có rất nhiều khách hàng về nhiều lĩnh vực khác nhau như: Bộ tư lệnh thông tin Bộ bưu chính viễn thông Văn phòng chính phủ Bộ công An Bộ tài chính bao gồm: (Tổng cục thuế, kho bạc, tổng cục doanh nghiệp, tổng cục đầu tư...) Đài truyền hình Hà Nội Một số trường Đại học lớn Tổng công ty vận tải Hà Nội Tổng công ty Sông Mã Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội Công ty cổ phần dược phẩm Nam Hà Công An Hà Nội Tổng công ty Sông Đà Công An Lao Cai UBND Huyện SaPa UBND Huyện Bắc Hà Công ty vận tải Hà Nội Kinh doanh nhà Thanh Hoá Công ty đường Bình Định Công ty NCI Công ty phụ tùng xe máy GMN Nhà máy chăn len Nam Định Công ty cao su Đà Nẵng Công ty môi trường Hạ Long Sở giáo dục đào tạo Nam Định Công ty Dược Vĩnh Phúc Nhà sản xuất bản đồ Ngoài ra, ITMS còn tham gia vào các chương trình Quốc Gia về CNTT. 2.4. Trang web của công ty là đây là địa chỉ cung cấp tất cả các thông tin của công ty giúp khách hàng thuận tiện trong việc tiềm hiểu về công ty rõ hơn đồng thời cũng là địa chỉ mà chúng tôi giới thiệu về những sản sẩm mà công ty chúng tôi cung cấp, giúp cho hình ảnh công ty đến được với nhiều khách hàng, giúp cho hách hàng hiểu hơn về công ty và tin tưởng hơn về công ty. III. Hướng lựa chọn đề tài 1. Lý do lựa chọn đề tài Quản lý nhân sự là một vấn đề rất quan trọng trong một công ty. Một công ty phát triển không phải phụ thuộc hoàn toàn vào các phòng kinh doanh, phòng Marketting, cơ sở sản xuất.. Mà nó còn phụ thuộc vào việc phân bổ nguồn nhân lực của công ty đó đã phù hợp với yêu cầu công việc của từng nhân viên hay chưa. Nếu sự phân công đó mà không phù hợp thì dẫn đến kết quả là công việc không đạt hiệu quả cao, trái lại nó gây rất nhiều tổn thất lớn cho công ty như: Sản phẩm kém chất lượng, hiệu suất sản xuất kém, không đáp ứng được nhu cầu của thị trường… Chính vì vậy việc quản lý nguồn nhân lực là rất quan trọng. Một công ty mà có một nguồn nhân lực chất lượng cao thì khả năng phát triển của công ty rất nhanh. Đặc biệt trong thời đại ngày nay xu thế công nghiệp hóa hiện đại hóa đang diễn ra trên toàn cầu nên sự cạnh tranh giữa các công ty là rất cao. Chính vì thế việc áp dụng tin học hóa vào trong quản lý là rất quan trọng. Đặc biệt là việc áp dụng tin học vào trong việc quản lý nhân sự. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần ITMS em đã tìm hiểu vấn đề quản lý nhân sự của công ty. Em nhận thấy đây là một vấn đề rất quan trọng trong việc tổ chức quản lý nhân sự của công ty. Nên em lựa chọn đề tài: “ Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự”. 2. Mục đích của HTTT quản lý nhân sự - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự lưu trữ và quản lý một cách đầy đủ, có khoa học các thông tin về công nhân viên như lý lịch bản thân, quá trình đào tạo, công tác, trình độ chính trị … - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin về tình hình nhân sự tại mọi thời điểm trợ giúp thiết thực cho hoạt động quản lý. - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp chức năng tra cứu nhanh hỗ trợ cho người quản lý dễ dàng tìm kiếm các thông tin về một CBCNVC cụ thể. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hỗ trợ cho việc tạo báo cáo nhanh chóng theo một số chỉ tiêu hay các báo cáo tổng hợp khi có nhu cầu báo cáo. Đối với người quản lý nhân sự những thông tin thường xuyên quan trọng phải làm bao gồm: + Cập nhật thông tin: Khi có nhân viên mới đến, khi có sự thay đổi lại vị trí làm việc của các nhân viên, khi có sự tăng lương… Thì nhân viên phòng nhân sự phải trực tiếp cập nhật. + Xuất thông tin: Phải đưa ra các báo như: báo cáo tổng hợp cho giám đốc, báo cáo nhân sự cho các phòng ban… Theo chu kỳ hàng tháng, qúy, năm lên lãnh đạo các phòng ban. Các báo cáo: Theo chu kỳ hoạt động của công ty thì hàng tháng, qúy, năm và theo yêu cầu nhà quản lý thì in các báo cáo phục vụ cho việc quản lý của các cán bộ quản lý. Các báo gồm các loại báo cáo sau: Báo cáo tổng hợp Báo cáo nhân viên phòng ban Báo cáo theo chức danh Báo cáo sơ yếu lý lịch Tìm kiếm: Khi cán bộ quản lý muốn biết thông tin về một nhân viên nào đó thì nó giúp cho việc tìm kiếm về nhân viên một cách rất nhanh. Có các loại tìm kiếm như sau: Tìm kiếm theo phòng ban Tìm kiếm theo chức vụ Tìm kiếm theo tên nhân viên Tìm kiếm theo mã nhân viên + Có thể sử dụng chương trình để tiến hành cập nhật hồ sơ nhân viên mới. + Xem danh sách các nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiêt của từng nhân viên +Thêm, cập nhật khi có tuyển dụng nhân viên mới . + Xoá các nhân viên đã thôi việc trong công ty. + Lưu hồ sơ lý lịch của từng nhân viên. +Tìm kiếm nhân viên theo các tiêu chuẩn. 3. Lợi ích của HTTT quản lý nhân sự - Giúp cho người quản lý nhân sự: Cập nhật được những thông tin mới, sự thay đổi về nhân viên cũng như thu thập thông tin một cách nhanh nhất, giúp cho vệc quản lý đơn giản và gọn nhẹ, đồng thời cũng là nơi bảo mật tốt mọi thông tin. Nhằm quản lý thông tin đầu vào, đầu ra một cách chặt chẻ, ngoài ra còn giúp cho người quản lý nhân sự thông báo hay báo cáo lên ban giám đốc một cách thường xuyên nhanh nhất khi có sự thay đổi nhân sự trong công ty. - Giúp ban giám đốc: + Đây là một cách quản lý mới giúp cho người lãnh đạo thường xuyên cập nhật được những thông tin về nhân viên của mình khi có sự lưu chuyển thay đổi vị trí, sa thải, tuyển thêm... Nhằm quản lý một cách tốt hơn. + Đây là sự ứng dụng tin học hoá nhằm năng cao trình độ của con người trong quản lý. + Tối ưu hoá mọi chi phí về nhân công. + Quản lý nhân viên một cách có hiệu quả hơn. + Nâng cao tư duy trong quản lý phù hợp với giai đoan phát triển của công ty. + Phân bổ nguồn nhân lực một cách phù hợp với yêu cầu của từng nhân viên. + Nguồn nhân lực chất lượng cao giúp khả năng phát triển cuả công ty nhanh. + Giải quyết nhanh được những thông tin phản hồi từ người lao động. + Tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong quản lý. + Giúp người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ và tính bảo mật thông tin cao. + Giúp cho công ty có sự găn kết giữa các bộ phận dễ quản lý hơn. 4. Kế hoạch để thực hiện đề tài Tiến đồ về thời gian. Tuần công việc 11 22 33 44 45 56 77 8 99 1 10 1 11 1 12 13 14 1 15 1. Lập kế hoạch và đánh giá yêi cầu 1 2.Phân tích chi tiết 3.Thiết kế cơ sơ dữ liệu 4. Xây dựng các phương án và giải pháp 5.Thiết kế vật lý ngoài 6.Lập trình và thử nghiệm hệ thống 7.Khai thác và bảo trì Mục lục Lời mở đầu 1 1 I. Tổng quan về công ty cổ phần ITMS 3 1. Lịch sử phát triển của công ty 3 2. Mục tiêu 3 II. Cơ cấu tổ chức và những hoạt động của công ty 3 1. Cơ cấu tổ chức của công ty 3 1.1 Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm 3 1.2 Phòng cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp 4 1.3 Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng 4 1.4 Phòng dự án 4 1.5 Thực trạng tin học hoá và công tác quản lý nhân sự 5 2. Những hoạt động của công ty 6 2.1 Giới thiệu sản phẩm 6 2.2 Dịch vụ 7 2.3 Khách hàng 8 2.4 Trang web 9 III. Hướng lựa chọn đề tài 9 1. Lý do lựa chọn đề tài 9 2. Mục đích của HTTT quản lý 10 3. Lợi ích của HTTT quản lý nhân sự 11 4. Kế hoạch thực hiện đề tài 13