Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại công ty Vinaconex 10

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TOÁN *****************
BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10. GVHD : Nguyễn Quang Ánh SVTH : Nguyễn Thị Thúy Hằng Lớp : K13KKT3 MSSV : 132315665
Trong thời đại ngày nay việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của doanh nghiệp.Chính vì vậy,phương pháp thủ công trên giấy tờ không còn phù hợp và hiệu quả. Do đó việc áp dụng CNTT vào trong quản lý là điều cần thiết. Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều DN sử dụng và đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng CNTT vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư. Với sự hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành DN sẽ trở nên thuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập, xuất,hàng tồn kho. Các kế toán viên hạch toán thu chi nhanh chóng,chính xác và hiệu quả hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý. Nếu các DN Việt Nam không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu về nền kinh tế càng lớn. Đề tài mà em chọn để nghiên cứu và thực hiện là :"Phân tích và thiết kế HTTT quản lý vật tư". Để thực hiện đề tài em đã chọn Công ty VINACONEX 10, địa chỉ lô 12C-Phan Đăng Lưu-Đà Nẵng.Đây là một DN vừa mới thành lập nên việc áp dụng CNTT vào trong quản lý đặc biệt là hệ thống quản lý vật tư là rất ít hầu như không.Nên lợi nhuận DN thu được trong những qua là không đáng kể. I.Lời cam đoan Đề tài này được thực dựa trên những kiến thức mà em đã được học ở môn học Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, cùng sự tham khảo ý kiến của giảng viên bộ môn và một số tài liệu liên quan. Em xin cam đoan đây là đề tài em tự thực hiện không sao chép hay copy bài của ai khác.Đây là tất cả sự cố gắng và nổ lực của em trong thời gian qua mặc dù đề tài không tránh khỏi những sai sót. II. Bảng kế hoạch triển khai thực hiện Tuần 31:Lập kế hoạch triển khai đề tài Tuần 32:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài Tuần 33:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu Tuần 34:Phác thảo khung đề tài Tuần 35:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu Tuần 36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level) Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship). Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo Tuần 38:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài. III .Khảo sát thực tế : Công ty VINACONEX là công ty chuyên kinh doanh và sản xuất vật liệu xây dựng nên việc quản lý vật tư là vô cùng quan trọng.Nhưng hiện tại việc quản lý vật tư tại DN đang thực hiện bằng phương pháp thủ công, khả năng tin học của đội ngũ nhân viên còn quá kém.
1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD. Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mục hàng hóa và danh mục kho. Chức năng mua hàng: ( Đặt hàng:DN đặt hàng ở nhà cung cấp với số lượng từng mặt hàng cần đặt. Mỗi lần đặt hàng, DN in đơn hàng gửi đến nhà cung cấp. ( Nhập hàng: nhiệm vụ nhập hàng vào kho khi nhà cung cấp giao hàng cho công ty + Báo cáo mua hàng: nhiệm vụ báo cáo việc mua hàng của khách hàng lên các nhà quản lý . Chức năng bán hàng: + Cập nhật phiếu xuất: khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì chức năng này có nhiệm vụ cập nhật những mặt hàng bán cho khách với số lượng và mặt hàng khách yêu cầu. + Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tới địa chỉ đã yêu cầu đặt hàng. Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng cũng như chất lượng hàng hoá thì bộ phận này sẽ thu nhận thông tin và về báo cáo cho bộ phận quản lý. + Báo cáo bán hàng: nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản lý Chức năng kiểm tra tồn hàng: + Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: cuối kì hay cuối tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểm nghiệm các loại hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê trong kho và cập nhật số hàng tồn này. + Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàng trong việc quản lý các loại vật tư. Chức năng báo cáo: + Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách hàng lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu. + Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tình hình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyết định tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không. + Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên. ( Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ đó tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn trong kho hay không. II. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD. 1. DFD mức khung/bối cảnh(Mức 0) - Nhà cung cấp có trách nhiệm gửi những thông tin của mình, hóa đơn nhập, hóa đơn thanh toán cho DN. -DN nếu đồng ý mua hàng thì gửi cho nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số lượng vật tư cần mua, thanh toán tiền khi nhận được hàng. -Đồng thời giữa hệ thống quản lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra. - KH khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng cùng những thông tin của mình đến nhà quản lý vật tư của DN. -Kế toán quản lý vật tư tiến hành: +Trả lời đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, giao hàng cho KH . +Lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo 2. DFD mức đỉnh(Mức 1) 3. DFD mức dưới đỉnh 3.2ức năng Cập nhật danh mục  c2. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Mua hàng  c3. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Bán hàng  c4. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Kiểm tra tồn hàng  c5. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Báo cáo  3. Các kiểu thực thể và mô hình EER * Mô hình quan hệ KhachHang (MaKH, TenKH, DiaChiKH, DienThoaiKH, TKNHKH) Khóa chính: MaKH HTTT (MaHTTT, TenHTTT) Khóa chính: MaHTTT DMLoai (MaLoai, TenLoai) Khóa chính: MaLoai Hang (MaHang, TenHang, MaLoai, TrongLuong, DVT, DGiaNhap, DGiaXuat) Khóa chính: MaHang. Khóa ngoại: MaLoai tham chiếu đến bảng DMLoai HDXuat (SoCT, Ngay, MaNV, MaKH, MaHTTT, MaKho, DienGiai, TKCo, TKNo, MaNX) Khóa chính: SoCT. Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaKH tham chiếu đến bảng KhachHang, MaHTTT tham chiếu đến bảng HTTT. HDXuatCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaBan) Khóa chính: MaHang, SoCT HDNhapCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaNhap) Khóa chính: MaHang, SoCT DMNX ( MaNX, TenNX) Khóa chính: MaNX DMKho (MaKho, TenKho, DCKho) Khóa chính: MaKho NhanVien (MaNV, TenNV, ChucVu, DCNV, DThoaiNV) Khóa chính: MaNV DDHangCT (MaDDH, MaHang, SoLuong, DGia) Khóa chính: MaDDH HDNhap (SoCT, SoCTGoc, MaNCC, MaNV, Ngay, MaKho, MaKH, TKNo, TKCo, MaHTTT, MaNX) Khóa chính: SoCT. Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaKH tham chiếu đến bảng KhachHang, MaKho tham chiếu đến bảng DMKho, MaNX tham chiếu đến bảng DMNX. NCC (MaNCC, TenNCC, DiaChiNCC, DienThoaiNCC, TKNHNCC, Fax) Khóa chính: MaNCC DonDatHang (MaDDH, NgayDH, NgayNH, MaNV, MaNCC) Khóa chính: MaDDH. Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaNCC tham chiếu đến bảng NCC, MaLoai tham chiếu đến bảng DMLoai. 4. Thiết kế Database vật lý 4.1 DMKho STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaKho  Text  4   2  TenKho  Text  50   3  DCKho  Text  50   MaKho (Mã kho): là khóa chính của bảng DMKho TenKho (Tên kho): tên của kho DCKho ( Địa chỉ kho): địa chỉ kho 4.2 DMLoai STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaLoai  Text  10   2  TenLoai  Text  50   MaLoai (Mã loại): là khóa chính của bảng DMLoai TenLoai (Tên loại): tên loại hàng 4.3 DMNX STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaNX  Text  10   2  TenNX  Text  50   MaNX (Mã nhập xuất): là khóa chính của bảng DMNX TenNX (Tên nhập xuất): tên nhập xuất 4.4 DDHang (Đơn đặt hàng) STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaDDH  Text  10   2  NgayDH  Date/Time  8   3  NgayNH  Date/Time  8   4  MaNV  Text  10   5  MaNCC  Text  10   MaDDH (Mã đơn đặt hàng): là khóa chính của bảng DonDatHang NgayDH (Ngày đặt hàng): cho biết ngày khách hàng đặt hàng NgayNH (Ngày nhận hàng): cho biết ngày nhận hàng của khách hàng MaNV (Mã nhân viên) MaNCC (Mã NCC): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCC 4.5 DDHangCT (Đơn đặt hàng chi tiết) STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaHang  Text  10   2  MaDDH  Text  10   3  SoLuong  Number  Double   4  DGia  Number  Double   MaHang ( Mã hàng): là mã của mặt hàng, tham chiếu đến bảng Hang MaDDH (Mã đơn dặt hàng): là khóa chính của bảng DDHangCT SoLuong (Số lượng): cho biết số lượng của đơn đặt hàng DGia (Đơn giá): đơn giá 4.6 Hang STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaHang  Text  10   2  TenHang  Text  50   3  MaLoai  Text  10   4  TrongLuong  Number  Single   5  DVT  Text  10   6  DGiaNhap  Number  Double   7  DGiaXuat  Number  Double   MaHang (Mã hàng): là khóa chính của bảng Hang TenHang (Tên hàng): cho biết tên của mặt hàng MaLoai (Mã loại): xác định mặt hàng đó loại nào TrongLuong (Trọng lượng): biết được mặt hàng đó nặng bao nhiêu DVT (Đơn vị tính): đơn vị tính DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhập DGiaXuat (Đơn giá xuất): đơn giá xuất 4.7 HDNhap (Hóa đơn nhập) STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  SoCT  Text  10   2  SoCTGoc  Text  10   3  MaNCC  Text  10   4  MaNV  Text  10   5  Ngay  Date/Time  8   6  MaKho  Text  10   7  TKNo  Number  Double   8  TKCo  Number  Double   9  MaHTTT  Text  10   10  MaNX  Text  10   SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDNhap SoCTGoc (Số chứng từ gốc): dùng để lưu các số chứng từ MaNCC (Mã nhà cung cấp): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCC MaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVien Ngay (Ngày): xác định ngày nhập hàng MaKho (Mã kho): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMKho TKNo (Tài khoản Nợ): xác định số tài khoản Nợ là bao nhiêu TKCo (Tài khoản Có): xác định số tài khoản Có là bao nhiêu MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng HTTT MaNX (Mã nhập xuất): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMNX 4.8 HDNhapCT (Hóa đơn nhập chi tiết) STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaHang  Text  10   2  SoCT  Text  10   3  SoLuong  Number  Double   4  TrongLuong  Number  Single   5  DGiaNhap  Number  Double   MaHang (Mã hàng): là khóa chính SoCT (Số chứng từ): là khóa chính SoLuong (Số lượng) : cho biết số lượng của đơn đặt hàng TrongLuong (Trọng lượng)  DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhập 4.9 HDXuat (Hóa đơn xuất) STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  SoCT  Text  10   2  Ngay  Date/Time  8   3  MaNV  Text  10   4  MaKH  Text  10   5  MaHTTT  Text  10   6  MaKho  Text  10   7  DienGiai  Text  50   8  TKCo  Number  Double   9  TKNo  Number  Double   10  MaNX  Text  10   SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDXuat Ngay (Ngày): xác định ngày nhập hàng MaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVien MaKH (Mã khách hàng): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng KhachHang MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng HTTT MaKho (Mã kho): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMKho DienGiai (Diễn giải): diễn giải TKCo (Tài khoản Có): xác định số tài khoản Có là bao nhiêu TKNo (Tài khoản Nợ): xác định số tài khoản Nợ là bao nhiêu MaNX (Mã nhập xuất): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMNX 4.10 HDXuatCT (Hóa đơn xuất chi tiết) STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaHang  Text  10   2  SoCT  Text  10   3  SoLuong  Number  Double   4  TrongLuong  Number  Single   5  DGiaBan  Number  Double   MaHang (Mã hàng): là khóa chính của bảng HDXuatCT SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDXuatCT SoLuong (Số lượng) : cho biết số lượng của đơn đặt hàng TrongLuong (Trọng lượng) DGiaBan (Đơn giá bán): đơn giá bán 4.11 HTTT (Hình thức thanh toán) STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaHTTT  Text  10   2  TenHTTT  Text  50   MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa chính của bảng HTTT TenHTTT (Tên hình thức thanh toán): là tên của hình thức thanh toán 4.12 KhachHang STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaKH  Text  10   2  TenKH  Text  10   3  DiaChiKH  Text  50   4  DienThoaiKH  Text  10   5  TKNHKH  Text  10   MaKH (Mã khách hàng): là khóa chính của bảng KhachHang TenKH (Tên khách hàng): là tên của khách hàng DiaChiKH (Địa chỉ khách hàng): địa chỉ liên lạc của khách hàng DienThoaiKH (Điện thoại khách hàng): số điện thoại liên lạc của khách hàng TKNHKH (Tài khoản ngân hàng khách hàng): tài khoản ở ngân hàng của khách hàng 4.13 NCC (Nhà cung cấp) STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaNCC  Text  10   2  TenNCC  Text  50   3  DiaChiNCC  Text  50   4  DienThoaiNCC  Text  50   5  TKNHNCC  Text  50   6  Fax  Text  50   MaNCC (Mã nhà cung cấp): là khóa chính của bảng NCC TenNCC (Tên nhà cung cấp): là tên của nhà cung cấp DiaChiNCC (Địa chỉ nhà cung cấp): địa chỉ liên lạc của nhà cung cấp DienThoaiNCC (Điện thoại nhà cung cấp): số điện thoại liên lạc của nhà cung cấp TKNHNCC (Tài khoản ngân hàng nhà cung cấp): tài khoản ở ngân hàng của nhà cung cấp 4.14 NhanVien STT  Tên trường  Kiểu trường  Độ rộng   1  MaNV  Text  10   2  TenNV  Text  30   3  ChucVu  Text  30   4  DCNV  Text  50   5  DThoaiNV  Text  10   MaNV (Mã nhân viên): là khóa chính của bảng NhanVien TenNV (Tên nhân viên): là tên của nhân viên ChucVu (Chức vụ): chức vụ của nhân viên tại phòng ban DCNV (Địa chỉ nhân viên): địa chỉ liên lạc của nhân viên DThoaiNV (Điện thoại nhân viên): số điện thoại liên lạc của nhân viên  5. Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 5.1 Nhập HDNhap 5.2 Sửa HDNhap 5.3 Xoa HDNhap 5.4 Tìm HD 6. Thiết kế các Form nhập liệu  7. Thiết kế các báo cáo/Report C. KẾT LUẬN 1.Tự đánh giá những mặt thuận lợi và không thuận lợi của hệ thống mới so với hệ thống cũ Qua quá trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư chúng ta thấy rằng với việc sử dụng máy tính vào các công việc kiểm soát nợ, kiểm kê và kế toán thì tiến trình công việc sẽ có phần nhanh chóng và chính xác hơn nhiều góp phần quan trọng vào quá trình phát triển hệ thống quản lý. Cụ thể : Mỗi khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì đơn đó được kiểm tra và chuyển qua ban kế toán. Ban này sẽ kiểm tra nợ bằng máy tính với các phần mềm đã được viết và cài đặt vào máy tính từ trứơc. Như vậy công việc của các nhân viên ở khâu này sẽ nhanh chóng và đảm bảo độ tin cậy hơn rất nhiều so với trước đây. Tất cả các khách hàng, kể cả khách quen đều được kiểm tra nợ, sẽ tránh được những nhầm lẫn không đáng có có thể xảy ra khi một khách vẫn được mua hàng mà nợ còn quá nhiều. Việc kiểm soát hàng trong kho sẽ được thường xuyên hơn nhờ máy tính làm việc một cách tự động và an toàn, từ đó có thể xác định yêu cầu nhập hàng hay không? Từ việc xử lý nhanh đơn hàng làm cho việc sắp xếp lịch xuất hàng nhanh và hiệu quả hơn trước đáp ứng kịp thời nhu cầu của xã hội hiện nay. Đồng thời góp phần tự động hoá một số công việc và quản lý, truy cập thông tin một cách nhanh nhất và tận dụng được những tinh hoa của khoa học máy tính, tiết kiệm được thời gian, nhân lực, tiền bạc cho các nhà quản lý. Tuy nhiên, vẫn chưa thừa hưởng được những tiện ích của hệ thống cũ từ quản lý thủ công sang quản lý bằng máy tính, vì vậy chương trình vẫn còn sai sót và chưa được hoàn thiện. Do sự phát triển của khoa học công nghệ đòi hỏi phải có một lực lượng nhân viên có tay nghề để đáp ứng được công việc quản lý trong xã hội hiện nay. 2. Khả năng và hướng phát triển của hệ thống Với yêu cầu về máy móc và thiết bị hiện đại như trên, nếu như hệ thống mới có tính khả thi nghĩa là được thực hiện theo đúng quy trình và thực chất thiết kế thì sẽ có nhiều khả năng cho kết quả tốt hơn hệ thống cũ. Hệ thống mới có khả năng đưa đến những tiện dụng hữu ích cho cả công nhân viên và công việc nói chung, những sai sót mắc phải là để xử lý và khắc phục. Hệ thống quản lý vật tư là một phần nhỏ trong chiến lược phát triển tin học quản lý, kinh doanh vì vậy hệ thống thông tin có thể liên kết và trở thành một bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất. Khi đó các thao tác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hoá trong hệ thống quản lý. Vì đây là lần đầu tiên chúng tôi làm bài tập lớn về đề tài Phân tích thiết kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán do vậy mà còn nhiều khiếm quyết. Chúng tôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo để đề tài được hoàn thiện hơn. MỤC LỤC Trang A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Nội dung nghiên cứu 2 Bảng kế hoạch triển khai đề tài 3 B. NỘI DUNG 4 I. Khảo sát thực tế 4 1. Thực trạng khảo sát 4 a. Nhược điểm của hệ thống cũ 4 b. Ưu điểm của hệ thống cũ 5 2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5 a. Ưu điểm của hệ thống mới 5 b. Nhược điểm của hệ thống mới 6 II. Phân tích và thiết kế hệ thống 6 1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD 7 Giải thích 8 2. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD 9