Phương pháp và kỹ năng truyền thông

(Tμi liÖu tham kh¶o) TruyÒn th«ng Hμ Néi, th¸ng 5-2007 CH¦¥NG TR×NH HîP T¸C VIÖT NAM - THUþ §IÓN vÒ T¨ng c−êng N¨ng lùc Qu¶n lý §Êt ®ai vμ M«i tr−êng N h ã m n © n g c a o n h Ë n t h ø c c é n g ® å n g v μ t r u yÒ n t h « n g Ph−¬ng ph¸p vμ kü n¨ng 1 Mục lục PHÇN 1............................................................................................................2 CÁC PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THÔNG .......................................................2 1. Phương pháp truyền thông trực tiếp:...................................................2 2. Phương pháp truyền thông gián tiếp....................................................2 3. Các bước cơ bản trong quá trình truyền thông..................................3 PHÇN 2............................................................................................................4 CÁC KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG CƠ BẢN...................................................4 1. Làm quen và giới thiệu...........................................................................4 2. Kỹ năng nghe ..........................................................................................4 3. Kỹ năng hỏi .............................................................................................4 5. Kỹ năng tổ chức họp ..............................................................................6 5. Kỹ năng chia nhóm.................................................................................6 6. Kỹ năng tổ chức thảo luận nhóm ..........................................................6 7. Kỹ năng viết bài cho bản tin, báo ..........................................................7 8. Viết tin cho đài phát thanh ...................................................................13 9. Kỹ năng làm phim tài liệu.....................................................................14 PHÇN 3..........................................................................................................16 CÁC KỸ NĂNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU TRUYỀN THÔNG ..............................17 1. Cách sử dụng tờ rơi, tờ gấp ................................................................17 2. Cách sử dụng tranh lật.........................................................................18 3. Cách sử dụng áp-phích........................................................................18 PHÇN 4..........................................................................................................20 CÁC KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG ............................20 1. Máy tính và các phần mềm..................................................................20 2. Máy ảnh kỹ thuật số.............................................................................20 3. Máy quay phim .....................................................................................20 4. Cách sử dụng băng cát-xét/đĩa CD/VCD/DVD. ...................................20 PHÇN 5..........................................................................................................21 PHƯƠNG PHÁP SINH HOẠT TRUYỀN TH«NG CỘNG ĐỒNG ..................21 1. Giáo dục qua bài hát.............................................................................21 2. Một vài trò chơi: ....................................................................................22 2 PhÇn 1 CÁC PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THÔNG 1. Phương pháp truyền thông trực tiếp: 1.1. Khái niệm: Là kênh truyền thông được thực hiện trực diện giữa người với người. Đối tượng của truyền thông trực tiếp có thể là một hay một nhóm người. Ví dụ: - Tổ chức các buổi nói chuyện về môi trường và sức khỏe con người (thông qua họp thôn, họp Hội phụ nữ, Đoàn thanh niên, nói chuyện tại trường học v.v.). - Thảo luận nhóm - Đến thăm hộ gia đình - Truyền thông với cá nhân - Sinh hoạt câu lạc bộ - Làm mẫu thực hành - Tư vấn v.v. 1.2. Ưu điểm - Người truyền thông có thể biết được kiến thức, thái độ và thực hành của đối tượng như thế nào. Nhờ vậy có thể điều chỉnh nội dung, cách truyền đạt hoặc có biện pháp tác động thích hợp với từng đối tượng để thay đổi hành vi. - Người truyền thông có thể nhận được thông tin phản hồi từ đối tượng do đó hiểu được tâm tư, tình cảm, hoàn cảnh, khó khăn của đối tượng và dễ dàng đánh giá được hiệu quả truyền thông. - Truyền thông trực tiếp là kênh truyền thông có hiệu quả nhất. Nó quyết định đến sự thay đổi hành vi của đối tượng. 1.3. Hạn chế: - Truyền thông trực tiếp chỉ tiếp cận đến một nhóm đối tượng hạn chế, vì vậy khó có đủ nhân lực làm công tác truyền thông. - Người truyền thông phải có kiến thức, kỹ năng cần thiết để đáp ứng với nhu cầu của mọi người dân. - Hiệu quả truyền thông phụ thuộc vào khả năng của truyền thông viên. 2. Phương pháp truyền thông gián tiếp 2.1. Khái niệm: Là kênh truyền thông được thực hiện qua các phương tiện thông tin đại chúng như vô tuyến, đài phát thanh, loa truyền thanh, báo, tạp chí, bản tin v.v. và các loại tài liệu truyền thông như áp phích, tờ rơi, tờ gấp v.v. 2.2. Ưu điểm: - Nội dung truyền thông mang tính thống nhất, tin cậy và có thể phát đi phát lại nhiều lần. - Có khả năng truyền tin nhanh, đến được nhiều người và nhiều nhóm đối tượng cùng một lúc. 3 - Tạo ra được dư luận và môi trường xã hội thuận lợi cho việc thay đổi thái độ và hành vi của đối tượng. 2.3. Hạn chế: - Thông tin đại chúng chỉ có khả năng cung cấp kiến thức: nếu chỉ thực hiện riêng truyền thông gián tiếp sẽ khó làm thay đổi hành vi của đối tượng. - Khó thu được thông tin phản hồi do đó khó đánh giá được hiệu quả truyền thông. - Đòi hỏi phải có những phương tiện, trang thiết bị phục vụ quá trình truyền và nhận tin như đài phát thanh, vô tuyến, đài thu thanh… - Sự phân chia thành 2 kênh truyền thông trực tiếp và gián tiếp chỉ là tương đối. Đôi khi 2 kênh này có sự đan xen lẫn nhau. Ví dụ: trong các buổi thảo luận nhóm, nói chuyện với cộng đồng, vẫn kết hợp phát các tài liệu truyền thông hoặc trong các buổi tọa đàm trên truyền hình vẫn có các đường dây nóng để có thể giao lưu trực tiếp với khán giả… ÎVì vậy, phối hợp cả 2 phương pháp là cách tốt nhất và hiệu quả nhất. 3. Các bước cơ bản trong quá trình truyền thông 1. Luôn lắng nghe nhu cầu của đối tượng: Tìm hiểu những điều mà đối tượng đã biết, tin và làm. Hãy khen ngợi nếu họ đã hiểu đúng và đã làm tốt. 2. Bổ sung những thông tin còn thiếu, mô tả chính xác điều đối tượng nên làm và lợi ích của hành vi mới. 3. Tìm hiểu các khó khăn mà đối tượng có thể gặp phải khi thực hiện hành vi mới và thỏa luận cách giải quyết. 4. Kiểm tra xem đối tượng có hiểu những gì bạn vừa trao đổi không. 5. Động viên, khuyến khích họ làm theo. 6. Đạt được cam kết về việc họ sẽ làm trong tương lai. 4 PhÇn 2 CÁC KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG CƠ BẢN 1. Làm quen và giới thiệu Cách 1: mỗi người lần lượt tự giới thiệu về mình: tên, tuổi, nghề nghiệp, gia cảnh, quan niệm sống, mong đợi. Cách 2: Phát mỗi người 1 bảng tên, tự ghi tên mình và tự đặt tên đệm cạnh tên mình để gọi tên nhau trong suốt thời gian sinh hoạt, tập huấn. Cách 3: Đứng vòng tròn: gọi tên lần lượt từ người này đến người khác, ai biết tên ai đến lượt mình có thể gọi tên người đó. “A gọi B” tất cả vỗ tay 2 cái, đến lượt “B gọi C” và cứ thế đến khi mọi người biết tên nhau. Có thể mỗi người đặt biệt danh cho mình để gọi cho phần vui tươi, chẳng hạn “Bảo bánh bao gọi Tường tê tái”. 2. Kỹ năng nghe Rất nhiều người trong chúng ta có nhiều lúc nghe nhưng không nhập tâm, khi đó chỉ cảm nhận thấy âm thanh dội đến tai nhưng não không xử lý các âm thanh đó thành các thông tin có thể hiểu được. Hiện tượng này còn gọi là nghe bị động. Để những âm thanh đó trở thành các thông tin thì điều kiện phải đạt được là lắng nghe một các chủ động. Chúng ta không làm việc gì khác khi nghe ai đó nói nếu không sẽ bị phân tán tư tưởng dẫn đến hiểu không thấu đáo Chú ý lắng nghe là thể hiện sự tôn trọng người nói. Do đó cần phải nhìn vào người nói chứ không quay đi nơi khác. Trong khi nghe nếu bạn không hiểu hãy i) hỏi ngay, hoặc ii) ghi lại và hỏi sau. Nếu âm thanh không đủ to hoặc quá lớn nên đề nghị điều chỉnh. 3. Kỹ năng hỏi - Sử dụng tốt các giao tiếp không lời: + Loại bỏ những vật cản giữa bạn và đối tượng; + Nhìn vào mắt đối tượng một cách thân mật. + Không tỏ ra vội vã; + Dùng từ ngữ quen thuộc, dễ hiểu + Thái độ, vẻ mặt, dáng điệu, cử chỉ …phù hợp. - Hỏi cách câu hỏi một cách ngắn gọn: Có hai loại câu hỏi thường được sử dụng là câu hỏi đóng và câu hỏi mở: + Câu hỏi đóng: dành cho các câu trả lời “có” hoặc “không”. Ví dụ: “Khu vực xung quanh nhà bạn có đặt thùng đựng rác không?” “Bạn đã bao giờ tham gia dọn vệ sinh công cộng nơi gia đình bạn 5 sinh sống chưa?” Câu hỏi đóng đưa lại ít thông tin và đối tượng dễ trả lời theo ý của người hỏi. + Câu hỏi mở bắt đầu hoặc kết thúc bằng các từ như: tại sao? Khi nào? Bao lâu? Như thế nào? Cái gì? Ở đâu? Ví dụ: “Hàng ngày, gia đình ông/bà làm những gì để giữ vệ sinh môi trường cho gia đình mình?”, “Gia đình ông/bà mua nước sạch từ đâu?”. Câu hỏi mở đem lại nhiều thông tin vì người được hỏi phải trả lời dài. Cần sử dụng nhiều câu hỏi mở để khai thác được nhiều thông tin chính xác. - Hưởng ứng và biểu lộ sự quan tâm bằng cách: + Nhìn vào người đối thoại, gật đầu, mỉm cười tán thưởng. + Sử dụng các lời đệm đơn giản như “à”, “ừ”, “thế à” v.v. - Nhắc lại những điều mà đối tượng đang nói: tốt nhất là hỏi lại một cách nhẹ nhàng để tránh nhắc lại nguyên văn lời của họ. Điều này giúp người nói chú ý đến những cảm giác của mình và thỏa mãn khi được người ta hiểu. Nếu bạn hiểu sai người đó có thể sửa cho bạn. Ví dụ: khi một người nói, “tôi bị viêm phổi mãn tính vì thường xuyên hít phải khói bụi của nhà máy xi măng gần nhà”. Bạn có thể nhắc lại “ông bị viêm phổi như thế, ông đã đi khám ở đâu chưa?” - Thông cảm- tỏ ra rằng bạn hiểu những cảm nghĩ của đối tượng: thông cảm có nghĩa là bạn tỏ ra hiểu được những cảm nghĩ của một người. - Tránh dùng những lời phê phán: những từ phê phán như đúng, sai, không tốt, xấu, không thích hợp v.v. Nếu bạn sử dụng những từ này, khi hỏi sẽ làm cho đối tượng cảm thấy có lỗi hoặc có điều gì sai sót. 4. Kỹ năng nói/ trình bầy Nói điều người ta muốn nghe chứ không phải nói điều mình muốn nói. - Sử dụng tiếng Việt trong sáng, không pha lẫn các thứ tiếng khác nếu không giải thích VD: “Hê lô các bác, hôm nay tôi đến đây để Suppót các bác về vấn đề môi trường” đối với câu nói thế này sẽ gây một cảm giác khó chịu cho người nghe. - Cần có thái độ chân thành, trung thực, cởi mở. - Nên sử dụng các cử chỉ, điệu bộ, (ánh mắt) khi giao tiếp để thể hiện mình đang cố gắng truyền đạt hoặc đang lắng nghe. - Kỹ năng giao tiếp bằng lời: gợi chuyện, giọng nói, phản ánh, khôi hài… - Luôn quan sát xem có ai đang ngủ gật trong không? Nếu có: tức là mình đã nói quá dài >15 phút, và với một chất giọng trầm trầm –ngang ngang, nên sẽ tạo một cảm giác buồn ngủ cho mọi người. -> cách làm họ tỉnh lại là nói ngắn gọn, tạo sự tham gia bằng việc tương tác với mọi người, đặt các câu hỏi hoặc đưa ra những ví dụ chứng minh thực tế. - Khi nói cần phải bảo đảm rằng mọi người có thể nghe rõ, nếu bạn là người nói nhỏ thì cần sử dụng Micro để hỗ trợ. Cần lên, xuống giọng đúng lúc để tạo sự thu hút khi truyền đạt. Đe dọa và uy quyền không có tác dụng 6 Vd: “Nếu bác vi phạm một lần nữa thì chúng tôi sẽ cho bác đi tù đấy!” Thay vì câu nói này, nên giải thích cho bác ấy rõ bác đã sai ở chỗ nào và cách khắc phục là như thế nào. 5. Kỹ năng tổ chức họp - Cần phải thông báo cho tất cả các thành viên trước về yêu cầu của cuộc họp (thời gian, địa điểm, nội dung vv) để lên kế hoạc công tác. - Khuyến khích sự tham gia ngay cả trước khi cuộc họp diễn ra. - Khuyến khích thảo luận đóng góp thay vì công kích hoạc chê bai ý kiến của người khác. - Thu ký buổi họp ghi chép các ý kiến và tổng hợp thành biên bản được thông qua tại cuối buổi. - Gửi biên bản cuộc họp đến tất cả các thành viên tham gia - Sau hop: Cần theo dõi những gì đã được quyết định được tiến hành hay chưa? Kế quả thế nào? 6. Kỹ năng chia nhóm Cách 1: Kết thân: - Người quản trò hô “Kết thân! Kết thân!”. Cử tọa: “Kết mấy? Kết mấy?”. - Người quản trò: (nói số người cần kết vòng) ví dụ: kết 4 kết 4. - Cử tọa: tìm đủ số người để kết. - Người quản trò: chọn lựa số nhóm mình muốn chia. + Ưu điểm: nhanh + Nhược điểm: những người thân nhau tìm để kết với nhau. Cách 2: đếm số Mọi người đang kết vòng tròn. Lấy một người bất kỳ làm chuẩn, cho đếm lần lượt từ 1 đến 5 chẳng hạn (bao nhiê số thứ tự thì chia thành bấy nhiêm nhóm, và tiếp tục đếm lượt khác từ 1 đến 5, khi người cuối cùng có số thì kết thúc. Ai mang số nào thì kết vòng theo số đó. Ưu điểm: chọn được những nhóm với những thành viên tự nhiên. Cách 3: Chia theo màu Người quản trò: phát bất kỳ mỗi người 1 phiếu màu hoặc 1 dải khăn màu. Ai có phiếu hoặc dải dây cùng màu thì trở thành nhóm của nhau. Cho mỗi nhóm đặt 1 tên theo chủ đề mà người quản trò muốn (ví dụ: nhóm Đoàn Kết, nhóm Thân Ái, nhóm Tuổi trẻ v.v.). Mỗi nhóm sẽ có tên mới để tham gia các hoạt động cùng nhau. 7. Kỹ năng tổ chức thảo luận nhóm Thảo luận nhóm nhằm tìm ra biện pháp giải quyết các vấn đề mà được cả nhóm nhất trí. Các bước - Chuẩn bị câu hỏi thảo luận nhóm, và một số gợi ý mang tính chất định hướng nếu nhận thấy các nhóm chưa thật hiểu câu hỏi. - Phân nhóm thảo luận (xem phần kỹ năng phân nhóm ở dưới) 7 - Đọc các câu hỏi rõ ràng, nếu có từ chuyên môn hoặc Hán Việt thì cần phải giải thích cho các nhóm nắm rõ. - Quy định về thời gian thảo luận cho các nhóm (tối thiều là 20 phút) - Giao cho các nhóm văn phòng phẩm cần thiết để hỗ trợ thảo luận (Giấy A0, bút viết, thước kẻ, vv) - Các nhóm tự bầu ra trưởng nhóm và thư ký ghi chép. - Thể hiện kết quả thảo luận trên giấy hoặc máy chiếu - Các nhóm trình bầy thảo luận, bổ sung của thành viên - Ý kiến nhận xét của các nhóm khác và phản hồi của chủ tọa/ hỗ trợ viên. Lưu ý: Động viên mọi người phát biểu, khéo léo ngăn bớt những phát biểu quá dài, tổng hợp ý kiến đi đến kết luận một cách rõ ràng, mạch lạc. 8. Kỹ năng viết bài cho bản tin, báo Nguyên tắc - Viết câu ngắn gọn, rõ ràng, có dẫn dắt Æ chứng minh Ænhận định - Xác định rõ trước mình sẽ viết cái gì và viết cho ai? - Không áp đặt ý kiến cá nhân cho người khác - Không chỉ trích hoặc gây ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức/ cá nhân khác. - Không bình luận đến các vấn đề chính trị, và các vấn đề nhậy cảm Mở đầu và kết thúc Đối với một tin tức, thông tin quan trọng nhất bao giờ cũng được đưa lên đầu - điều này ai cũng biết rồi. Vậy đối với một bài chuyên sâu thì nên viết theo kiểu gì để hấp dẫn độc giả từ đầu tới cuối, thậm chí có ấn tượng tốt với bài viết và tác giả để còn... ngóng đọc những bài sau? Trước hết hãy tìm hiểu cách viết mở đầu và kết thúc. Không ít bài nêu lên một chủ đề gây chú ý nhưng phần mở đầu quá tầm thường, đồng nghĩa với khả năng mất một số bạn đọc hoặc khiến họ có ấn tượng không hay. Trong khi đó, có nhiều trường hợp phóng viên viết được phần mở đầu rất tốt, cách dẫn giải câu chuyện cũng rất logic nhưng đến phần kết lại hụt hẫng, thậm chí cụt. Nhiều người cho rằng ai viết văn hay thì làm báo giỏi. Điều này chưa chắc nếu phong cách viết văn được "bê" nguyên xi vào trong báo. Nhiều nhà văn quen với kiểu tả tình tả cảnh, trong khi báo chí đòi hỏi đề cập trực tiếp vào vấn đề. Nhưng nếu nhà báo chỉ thuần túy phát hiện thông tin giỏi mà không biết đặt vấn đề, không biết dẫn dắt người đọc đi đến hết câu chuyện thì cũng không đạt được mục đích của mình. Mở đầu hay không phải chuyện đơn giản nhưng ít ra nó còn được chú ý nhiều, chứ phần kết thì nhiều khi bị coi nhẹ. Thực ra, mở đầu và kết bài đều có ý nghĩa lớn. Mở bài tốt giúp cho người đọc thấy quan tâm hơn đến bài vào và tiếp tục tìm hiểu nó, một câu kết hay sẽ khiến độc giả có cảm tưởng về một bài viết "hoàn thiện". 8 Một số gợi ý: Mở đầu Đây không phải là một đoạn mở đầu dài dòng giới thiệu sự việc, nhân vật, hay vấn đề, mà là ngược lại nó phải tóm được độc giả! Đây là một trong những đoạn khó viết nhất trong một bài báo. Những không phải bao giờ bạn cũng có cảm hứng khi đặt bút viết. Chính vì thế phải đặt ra câu hỏi: làm thế nào thu hút được người đọc? Làm thế nào để đưa ra "cú đấm quyết định" cho bài báo của mình? Đanh thép, cô đọng, nhịp nhàng, đó nhất thiết phải là một câu ngắn. Các từ ngữ đi thẳng vào vấn đề, sao cho độc giả hiểu ngay chủ đề của bài báo. Mở đầu phải độc lập với các tít và viết một cách tự do. Đây là một mẹo viết thu hút sự quan tâm chú ý của độc giả. Đây là sản phẩm của trí tưởng tượng sáng tạo của mỗi người. Sau đây là một số cách viết phổ biến: • một bức ảnh: định vị sự việc bằng một miêu tả. Độc giả cần được "nhìn thấy". • một trích dẫn: thích hợp khi một hoặc nhiều người được phỏng vấn. • một câu chuyện: một gia thoại, miễn là có ý nghĩa. Độc giả rất thích. • một công thức quen thuộc: có liên quan đến chủ đề. • đổi hướng công thức: thay đổi một từ và dùng một câu nổi tiếng. • một hình ảnh: hình ảnh này sẽ là biểu tượng của bài. • một châm ngôn: có thể tự nghĩ ra hoặc lấy trong dân gian. • một nghịch lý: đề cập tới chủ đề bằng cách không ai ngờ tới. • một điều kỳ cục: gợi sự tò mò bằng một hình ảnh, một sự việc bất bình thường hoặc lạ. • một khẳng định: phải có ý nghĩa hoặc bất ngờ. • một câu hỏi: không nên lạm dụng và đưa ngay ra câu trả lời. • một sự tương tự: liên tưởng tới một hình ảnh hoặc kỷ niệm của độc giả. • một sự mỉa mai, một câu khác thường, một câu chơi chữ… Trong một tờ báo cần có những mở đầu khác nhau và cần đổi mới. Với loại bài tin tức dạng hàng ngày thì chỉ cần đưa ra sự việc và thông điệp chủ yếu có tính thời sự. Kết bài Làm thế nào để độc giả có ấn tượng tốt về bài báo? Phần kết của bài không phải là: - nơi chúng ta vội vã lướt qua những gì chưa nói trong bài. - một bài học đạo đức (không nên thêm mắm muối vào bài báo). - một kết luận của bài văn nghị luận có tính tóm tắt hay tổng hợp. 9 - một lời chào: đừng viết "phần tiếp theo ở số báo sau…". Một bài báo là một tác phẩm hoàn chỉnh. Không nhất thiết phải có kết luận đối với các bài mang tính thông tin thuần túy, các phỏng vấn (trừ phi chọn được câu hỏi cuối cùng thật hay). Ngược lại, tường thuật và bình luận bắt buộc phải có kết. Yêu cầu cũng giống như với phần mở đầu. Mạnh mẽ, dứt khoát, kết luận phải dùng câu ngắn, hình tượng, độc đáo. Nó đem lại cảm tưởng cuối cùng. Thông thường, trước phần kết có hai hoặc ba câu, cũng ngắn, chuẩn bị cho "kết luận của kết luận". Đôi khi chỉ cần một hay hai chữ là đủ. Kết bài giúp cho người biên tập: - mở ra góc độ mà anh ta đã đóng lại tối đa ở ngay đầu bài báo. Vì vậy nó gợi sự quan tâm, tò mò, đặt câu hỏi và mở ra triển vọng. - đóng góc độ lại, bằng cách quay lại với thông điệp cốt lõi Một mẹo hay: câu cuối cùng dùng lại các từ của tít hoặc ít nhất là một số từ. Thủ thuật đưa tin môi trường "Báo chí môi trường không phải là một khái niệm mới nhưng cũng chỉ được đề cập nhiều trong khoảng 10 năm trở lại đây. Khoảng 40 năm trước, rất ít phóng viên viết chuyên sâu về chủ đề này. Mối lo ngại về các nguồn tài nguyên thiên nhiên và môi trường sống khi đó chưa phải là vấn đề phổ biến. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các cơ quan báo chí đều thừa nhận rằng môi trường là một câu chuyện lớn, và khi có thể, họ luôn chú trọng đăng tải vấn đề này. Đưa tin về môi trường không còn bị coi là thứ "ngoại lai" và không chính thống. Nhưng đây là một công việc phức tạp. Các vấn đề môi trường có liên hệ với các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội học và y tế. Đó là vấn đề mang tính quốc tế, vượt mọi biên giới. Tại các nước đang phát tr