Quy trình kiểm toán tài sản cố định tại công ty TNHH kiểm toán Á Châu

PHẦN MỞ ĐẦU Cùng với sự biến chuyển nền kinh tế của từng quốc gia trong từng khu vực trên thế giới, Việt Nam đang khẳng định vị thế của mình trên thương trường quốc tế. Hòa mình vào nền kinh tế khu vực và nền kinh tế thế giới thì Việt Nam có những thời cơ mới và những thách thức mới. Những thách thức mới mà VN phải đối đầu trong đó phải kể đến đó là sự cạnh tranh quyết liệt của các công ty nước ngoài có xu hướng mở rộng thị trường vào VN. Do đó VN phải nổ lực hết sức mình để điều khiển nền kinh tế theo xu hướng phát triển của thế giới. Vì vậy đòi hỏi các tổ chức và các cá nhân trong nền kinh tế cần có một sự đảm bảo cần thiết khi tham gia vào môi trường này. Trước sự đòi hỏi của nền kinh tế thì hoạt động kiểm toán ra đời đã đóng vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế. Các công ty kiểm toán đã kịp thời phổ biến những thông tư và chính sách mới của nhà nước đến các đơn vị kinh tế. Đồng thời hoạt động kiểm toán giúp các tổ chức, cá nhân nắm rõ các kiến thức, tăng cường hiểu biết về tài chính, kế toán. BCTC phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị kinh tế trên mọi khía cạnh của quá trình kinh doanh. BCTC được rất nhiều người sử dụng, và dĩ nhiên người sử dụng cần có được những thông tin đáng tin cậy giúp họ đánh giá về thực trạng tài chính của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định kinh tế. Trong điều kiện nền kinh tế ngày càng phát triển đã tạo nên hệ quả là khả năng nhận được các thông tin tài chính kém tin cậy cũng sẽ gia tăng. Do đó yêu cầu về việc đảm bảo tính trung thực hợp lý của thông tin cung cấp ngày càng cao. Hoạt động kiểm toán độc lập đối với BCTC, khi được pháp luật quy định sẽ trở thành một công cụ giúp bảo vệ sự ổn định của nền kinh tế, đặc biệt là đối vơi các quốc gia mà thị trường chứng khoán giữ một vai trò quan trọng trong nền kinh tế. Ngoài ra, đối với các đơn vị kinh tế, kiểm toán độc lập còn góp phần tạo nên giá trị gia tăng cho BCTC của đơn vị, họ còn có thể giúp đơn vị hạn chế khả năng xảy ra các sai phạm về kế toán, tài chính. Vì vậy để đạt được mục đích kiểm toán BCTC thì kiêm tóan viên cần phải xem xét kiểm tra riêng biệt các khoản mục trên BCTC. Trong quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, việc xây dựng và mở rộng nhà xưởng, máy móc, thiết bị là một yêu cầu thiết yếu đối với việc phát triển sản xuất. Bởi vì trong xu hướng phát triển, doanh nghiệp nào có tỷ trọng chi phí cố định trong giá thành sản phẩm cao hơn thì sẽ có tốc độ tăng trưởng lợi nhuận cao hơn. Điều này cũng đồng nghĩa với tỷ lệ tài sản cố định trong tổng tài sản tăng lên và chi phí khấu hao không ngừng tăng lên. TSCĐ là khoản mục có giá trị lớn, thường chiếm tỉ trọng đáng kể so với tổng tài sản trên Bảng cân đối kế toán. Giá trị tài sản cố định cũng ngày càng chiếm một phần rất quan trọng trong việc thể hiện khả năng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều đó thể hiện ở chỗ chỉ có những doanh nghiệp có khả năng sản xuất, kinh doanh tốt, đạt lợi nhuận cao…thì mới có khả năng mở rộng nhà xưởng, mua sắm máy móc thiết bị cũng như có hệ thống TSCĐ hiện tại, tiên tiến. Vì vậy việc hạch toán TSCĐ cũng như việc tính chi phí khấu hao cần phải được ghi chép đúng đắn, chính xác, trung thực, hợp lý trở thành một yêu cầu cấp thiết. Kiểm toán TSCĐ và chi phí khấu hao vì thế cũng ngày càng chiếm một vai trò quan trọng trong chương trình kiểm toán. Đó là lý do em chọn đề tài: “Quy trình kiểm toán tài sản cố định tại Công ty TNHH Kiểm toán Á Châu” trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán Á Châu. Với mục tiêu tìm hiểu nội dung khoản mục TSCĐ và kiểm toán TSCĐ được thực hiện ra sao, quy trình kiểm toán TSCĐ trong từng giai đoạn, từng phương pháp kiểm toán, các chính sách và thủ tục kiểm toán thường áp dụng. Qua đó xem xét quy trình kiểm toán TSCĐ tại Công ty TNHH Kiểm toán Á Châu để thấy được những ưu điểm và khuyết điểm của quy trình và nguyên nhân của những khuyết điểm, hạn chế đó.Từ sự tìm hiểu trên đưa ra các mục tiêu và giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán TSCĐ tại Công ty ngày càng hoàn thiện hơn. Phương pháp thực hiện đề tài sử dụng phương pháp duy vật biện chứng xuyên suốt trong quá trình tìm hiểu, ứng dụng lý thuyết đã học vào quy trình thực tế của Công ty, tham khảo tài liệu dựa trên những thông tin và tài liệu thu thập tại Công ty, quan sát thực tế trong quá trình thực tập tại Công ty. Phạm vi của đề tài: Tìmm hiểu thực trạng hoạt động kiểm toán TSCĐ tại Công ty TNHH Kiểm Toán Á Châu. Tuy nhiên, do còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm và chuyên môn nên bài viết của em còn nhiều thiếu sót, vì vậy em mong được sự góp ý của các thầy cô để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Nội dung của đề tài gồm: Chương 1: Lý luận chung về TSCĐ và kiểm toán TSCĐ Chương 2: Thực trạng kiểm toán khoản mục TSCĐ tại Công ty TNHH Kiểm toán Á Châu. Chương 3: Các kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán TSCĐ tại Công ty TNHH Kiểm toán Á Châu. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TSCĐ VÀ KIỂM TOÁN TSCĐ 1.1/ Tổng quan về TSCĐ 1.1.1/ Khái niệm về TSCĐ 1.1.1.1/ TSCĐ hữu hình: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 a/ Khái niệm TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình. b/ Tiêu chuẩn ghi nhận - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. - Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. - Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm. - Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành.Đối với nước ta tiêu chuẩn về giá trị là 10.000.000đ trở lên áp dụng từ ngày 1/1/2004. 1.1.1.2/ TSCĐ vô hình: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 04 a/ Khái niệm TSCĐ vô hình là tài sản không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình. b/ Tiêu chuẩn ghi nhận - Định nghĩa về TSCĐ vô hình, và - Bốn tiêu chuẩn ghi nhận sau: + Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai do tài sản đó mang lại. + Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. + Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm. + Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành. 1.1.1.3/ TSCĐ thuê tài chính: a/ Khái niệm: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 06 Thuê tài sản là sự thoả thuận giữa bên cho thuê và bên thuê về việc bên cho thuê chuyển quyền sử dụng tài sản cho bên thuê trong một khoảng thời gian nhất định để được nhận tiền cho thuê một lần hoặc nhiều lần. Thuê tài chính là thuê tài sản mà bên cho thuê có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên thuê. Quyền sở hữu tài sản có thể chuyển giao vào cuối thời hạn thuê. Thuê hoạt động là thuê tài sản không phải là thuê tài chính. b/ Các trường hợp thường dẫn đến hợp đồng thuê tài chính - Bên cho thuê chuyển giao quyền sở hữu tài sản cho bên thuê khi hết thời hạn thuê. - Tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản, bên thuê có quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê với mức giá ước tính thấp hơn giá trị hợp lý vào cuối thời hạn thuê. - Thời hạn thuê tài sản chiếm phần lớn thời gian sử dụng ước tính của tài sản cho dù không có sự chuyển giao quyền sở hữu. - Tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản, giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu chiếm phần lớn giá trị hợp lý của tài sản thuê. - Tài sản thuê mang tính chuyên dùng mà chỉ có bên thuê có khả năng sử dụng không cần có sự thay đổi sữa chữa lớn nào. Hợp đồng thuê tài sản cũng đươc coi là hợp đồng thuê tài chính nếu hợp đồng thõa mãn ít nhất một trong ba trường hợp sau - Nếu bên thuê hủy hợp đồng và đền bù tổn thất phát sinh liên quan đến việc hủy hợp đồng cho bên cho thuê. - Thu nhập hoặc tổn thất do sự thay đổi giá trị hợp lý của giá trị còn lại của tài sản thuê gắn với bên thuê. - Bên thuê có khả năng tiếp tục thuê lại tài sản sau khi hết hạn hợp đồng thuê với tiền thuê thấp hơn giá thuê thị trường. 1.1.1.4/ Bất động sản đầu tư: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 05 a/ Khái niệm Bất Động Sản Đầu tư là bất động sản gồm quyền sử dụng đất, nhà, hoặ một phần của nhà , hoặc cả nhà và đất, cơ sơ hạ tầng do người chủ sở hữu hoặc người đi thuê tài sản theo hợp đồng thuê tài chính, nắm giữ nhằm mục đích thu lợi từ việc cho thuê hoặ chờ tăng giá mà không phải để: - Sử dụng trong sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc sử dụng cho các mục đích quản lý, hoặc - Bán trong kỳ hoạt động kinh doanh bình thường. b/ Tiêu chuẩn ghi nhận Một BĐS đầu tư được ghi nhận là tài sản phải thõa mãn đồng thời hai điều kiện sau: - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai, và - Nguyên giá được xác định một cách đáng tin cậy. c/ Các trường hợp được ghi nhận là BĐS đầu tư - Quyền sử dụng đất(do doanh nghiệp bỏ tiền ra mua lại) nắm giữ trong thời gian dài để chờ tăng giá. - Quyền sử dụng đất(do doanh nghiệp bỏ tiền ra mua lại) nắm giữ mà chưa xác định rõ mục đích sử dụng trong tương lai. - Nhà do doanh nghiệp sở hữu ( hoặc do doanh nghiệp thuê tài chính) và cho thuê theo một hoặc nhiều hợp đồng thuê hoạt động. - Nhà đang được giữ để cho thuê theo một hoặc nhiều hợp đồng thuê hoạt động. - Cơ sở hạ tầng đang được giữ để cho thuê theo một hoặc nhiều hợp đồng thuê hoạt động. 1.1.1.5/ Khấu hao TSCĐ a/ Khái niệm Theo QĐ số 206/2003/QĐ – BTC: “Khấu hao TSCĐ là là việc tính toán và phân bổ một cách có hệ thống nguyên giá của TSCĐvào chi phí sản xuất kinh doanh trong thời gian sử dụng của TSCĐ”. - Giá trị phải khấu hao là nguyên giá của TSCĐ ghi trên BCTC (-) giá trị thanh lý ước tính của tài sản đó. - Thời gian sử dụng hữu ích là thời gian mà TSCĐ phát huy được tác dụng cho sản xuất cho kinh doanh được tính bằng: + Thời gian mà doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐ, hoặc + Số lượng sản phẩm, hoặc các đơn vị tính tương tự mà doanh nghiệp dự tính thu được từ việc sử dụng tài sản. b/ Nguyên tắc trích khấu hao TSCĐ - Mọi TSCĐ của doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động kinh doanh đều phải trích khấu hao. Doanh nghiệp không được tính và trích khấu hao đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng vào hoạt động kinh doanh. - Những TSCĐ không tham gia vào hoạt động kinh doanh thì không phải trích khấu hao, bao gồm: + TSCĐ thuộc dự trữ nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý hộ, giữ hộ. + TSCĐ phục vụ cho các hoạt động phúc lợi trong doanh nghiệp được đầu tư bằng quỹ phúc lợi. + Những TSCĐ phục vụ nhu cầu chung toàn xã hội, không phục vụ cho hoạt động kinh doanh riêng của doanh nghiệp mà nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý. + TSCĐ khác không tham gia vào hoạy động kinh doanh. Nếu các TSCĐ này có tham gia vào hoạt động kinh doanh thì trong thời gian TSCĐ tham gia vào hoạt kinh doanh, doanh nghiệp thực hiện tính và trích khấu hao vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. - Quyền sử dụng đất lâu dài là TSCĐ vô hình đặc biệt, doanh nghiệp ghi nhận là TSCĐ vô hình theo nguyên giá nhưng không được trích khấu hao. - Thời điểm tính khấu hao: Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày (theo số ngày của tháng) mà TSCĐ tăng, giảm, hoặc ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh. 1.1.2/ Đặc điểm và yêu cầu quản lý TSCĐ 1.1.2.1/ Đặc điểm TSCĐ TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Khoản mục TSCĐ là một khoản mục chiếm tỉ trọng đáng kể trên Bảng Cân đối kế toán. TSCĐ là cơ sở vật chất của đơn vị. Nó phản ánh năng lực sản xuất hiện có và trình độ ứng dụng khoa học kỹ thuật vào hoạt động của đơn vị. Để sử dụng TSCĐ được tốt, ngoài việc sử dụng hợp lý công suất để phát triển sản xuất, doanh nghiệp phải tiến hành bảo dưỡng, sữa chữa TSCĐ. Tùy theo quy mô sữa chữa và theo loại TSCĐ, chi phí sữa chữa được bù đắp khác nhau. 1.1.2.2/ Yêu cầu quản lý TSCĐ a/ Quản lý về mặt hiện vật Về mặt số lượng: Bộ phận quản lý TSCĐ phải bảo đảm cung cấp đầy đủ về công suất, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Về mặt chất lượng: Công tác bảo quản phải đảm bảo tránh hỏng móc, mất mát các bộ phận chi tiết làm giảm giá trị TSCĐ. b/ Quản lý về mặt giá trị: xác định đúng nguyên giá, giá trị còn lại,giá trị hao mòn. Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ - TSCĐ hữu hình + TSCĐ hữu hình mua sắm: Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm ( kể cả mua mới và mua cũ) bao gồm giá mua ( trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá) (+) các khoản thuế ( không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng + TSCĐ hữu hình mua trả chậm, trả góp: Nguyên giá TSCĐ là giá mua trả ngay tại thời điểm mua (+)các khoản thuế ( không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. + TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi: Nguyên giá TSCĐ hữu hình không tương tự hoặc tài sản khác là giá trị hợp lý của TSCĐ hữu hình nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi (+)các khoản thuế ( không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Nguyên giá TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một TSCĐ hữu hình tương tự là giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình đem trao đổi. + TSCĐ hữu hình tự xây dựng hoặc tự sản xuất: Nguyên giá là giá thành thực tế của TSCĐ (+)các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng ( trừ các khoản lãi nội bộ, các chi phí không hợp lý hoặc các khoản chi phí khác vượt quá mức quy định trong xây dựng hoặc tự sản xuất) + TSCĐ hữu hình do đầu tư xây dựng cơ bản: Nguyên giá theo hình thức giao thầu là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng (+) lệ phí trước bạ, các chi phí liên quan trực tiếp khác. + TSCĐ tăng từ các nguồn khác: Nguyên giá của TSCĐ hữu hình được tài trợ, được biếu tặng, được ghi nhận theo giá trị hợp lý thì doanh nghiệp ghi nhận theo giá trị danh nghĩa (+) các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. - TSCĐ vô hình: + TSCĐ vô hình loại mua sắm: tương tự như đối với TSCĐ hữu hình. + TSCĐ vô hình mua dưới hình thức trao đổi: tương tự như đối với TSCĐ hữu hình. + TSCĐ vô hình được tạo ra từ nội bộ doanh nghiệp: Nguyên giá là các chi phí trực tiếp liên quan đến khâu thiết kế, xây dựng, sản xuất thử nghiệm phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ đó vào sử dụng theo dự tính. Riêng các chi phí phát sinh trong nội bộ để doanh nghiệp có nhãn hiệu hàng hóa, quyền phát hành, danh sách khách hàng, chi phí phát sinh trong giai đoạn nghiên cứu và các khoản mục tương tự không được xác định là TSCĐ vô hình mà tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ. + TSCĐ vô hình được cấp, biếu tặng: tương tự như đối với TSCĐ hữu hình. Nguyên giá TSCĐ trong doanh nghiệp chỉ được thay đổi trong các trường hợp sau : * Đánh giá lại TSCĐ theo quy định của pháp luật. * Nâng cấp TSCĐ. * Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ. Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên kế toán, số khấu hao lũy kế của TSCĐ và tiến hành phản ánh theo các quy định hiện hành. Việc phản ánh tăng, giảm nguyên giá TSCĐ được thực hiện tại thời điểm tăng, giảm TSCĐ. - TSCĐ thuê tài chính: + Nguyên giá TSCĐ tài chính phản ánh ở đơn vị thuê là giá trị hợp lý của tài sản thuê tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản. Nếu giá trị hợp lý của tài sản thuê cao hơn giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tài sản tối thiểu. Chi phí phát sinh ban đầu liên quan trực tiếp đến hoạt động thuê tài chính được tính vào nguyên giá của TSCĐ đi thuê. + Trường hợp trong hợp đồng thuê bao gồm nhiều điều khoản bên thuê được quyền mua lại tài sản thuê với giá thấp hơn giá trị hợp lý tại ngày mua thì khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu ( đối với cả bên cho thuê và bên thuê) bao gồm tiền thuê tối thiểu ghi trong hợp đồng theo thời hạn thuê và khoản thanh toán cần thiết cho việc mmua tài sản đó. - Bất động sản đầu tư: Nguyên giá BĐS đầu tư được xác định trong các trường hợp sau: + Mua sắm: Nguyên giá là giá mua (+) các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua BĐS đầu tư (thuế trước bạ và các chi phí giao dịch khác) Trong trường hợp mua trả góp giá mua được tính theo giá mua trả tiền ngay, khoản lãi trả góp được ghi vào chi phí tài chính theo thời hạn thanh toán ( trừ khi khoản này được tính vào nguyên giá tài sản) + Xây dựng: Nguyên giá là giá thành thực tế (+) các chi phí liên quan trực tiếp đến BĐS đầu tư tính đến ngày hoàn thành công việc xây dựng. Giá trị hao mòn: Khi tham gia vào quá trình sản xuất giá trị của TSCĐ bị hao mòn dần. Để đảm bảo tái đầu tư và mục đích thu hồi vốn, bộ phận kế toán phải tính và phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí sản xuất trong kỳ kế toán tương úng. Đây thực chất là việc tính và trích khấu hao TSCĐ. Căn cứ xác đinh giá trị hao mòn TSCĐ: Nguyên giá của TSCĐ, thời gian hữu ích của TSCĐ. Phương pháp trích khấu hao (Xem phụ lục 1): Có 3 phương pháp khấu hao chủ yếu. + Phương pháp khấu hao theo đường thẳng. + Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần. + Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm Tùy theo thực trạng của công ty mà doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương pháp khấu hao cho phù hợp nhưng phải thể hiện được tính nhất quán. Giá trị còn lại: là nguyên giá của TSCĐ sau khi (-) số khấu hao lũy kế của tài sản đó. Giá trị còn lại cũng thay đổi trong trường hợp giống như trường hợp thay đổi nguyên giá. 1.2/ Kiểm soát nội bộ đối với TSCĐ: 1.2.1/ Mục đích Mục tiêu chính của KSNB là nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư vào TSCĐ thông qua việc đầu tư đúng mục đích, không lãng phí cũng như quản lý và sử dụng có hiệu quả TSCĐ. Ngoài ra, KSNB còn phải giúp hạch toán đúng đắn các chi phí cấu thàn h nguyên giá TSCĐ, chi phí sữa chữa, chi phí khấu hao. Do các chi phí này đều quan trọng nên nếu có sai sót có thể dẫn đến sai lệch trọng yếu trên BCTC. Chẳng hạn như nếu không phân loại đúng nguyên giá TSCĐ hoặc khoản chi nào phải tính vào chi phí của niên độ sẽ làm cho khoản mục TSCĐ và chi phí của niên độ bị sai lệch. Hoặc nếu không có quy định chặt chẽ về việc mua sắm, bảo dưỡng,…lúc này chi phí phát sinh có thể sẽ lớn hơn nhiều so với thực tế, dẫn đến lỗ sẽ tăng và thiệt hại có thể không kém tổn thất do bị gian lận về tiền 1.2.2/ Các thủ tục kiểm soát 1.2.2.1/ Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: bảo quản, ghi sổ, phê chuẩn và thực hiện việc mua, thanh lý, nhượng bán TSCĐ. 1.2.2.2/ Kế hoạch và dự toán về TSCĐ: Kế hoạch thường bao gồm những nội dung về mua sắm, thanh lý, nhượng bán TSCĐ và nguồn vốn tài trợ cho kế hoạch này. Nhìn chung, kế hoạch và dự toán là công cụ quan trọng để kiểm soát đối với TSCĐ. Chính nhờ lập kế hoạch và dự toán, doanh nghiệp sẽ phải rà soát lại toàn bộ tình trạng TSCĐ hiện có và mức độ sử dụng chúng, đối chiếu với kế hoạch sản suất của năm kế hoạch. Quá trình cân đối giữa các phương án khác nhau với nguồn tài trợ cũng là quá trình đơn vị tự rà soát lại các nguồn lực và xem xét chi tiết để đánh giá từng phương án. 1.2.2.3/ Các công cụ kiểm soát khác - Hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: Đơn vị cần mở sổ chi tiết cho từng loại TSCĐ, bao gồm thẻ chi tiết, thẻ chi tiết, hồ sơ chi tiết. Một hệ thống sổ chi tiết đầy đủ sẽ giúp phân tích và quản lý dễ dàng các TSCĐ tăng hay giảm trong năm. Từ đó có thể giúp bảo vệ hữu hiệu tài sản, phát hiện kịp thời những mất mát hay thiếu hụt tài sản, giúp đơn vị sử dụng TSCĐ hữu hiệu và hiệu quả. Ngoài ra, nhờ hệ thống sổ chi tiết, có thể so sánh giữa chi phí thực tế phát sinh của từng loại TSCĐ với kế hoạch hay dự toán đã được duyệt để phát hiện các trường hợp chi phí vượt dự toán hay kế hoạch. - Thủ tục mua sắm TSCĐ và đầu tư xây dựng. Nhằm bảo đảm việc đầu tư TSCĐ đạt hiệu quả cao, chẳng hạn quy định về những thủ tục cần thiết khi mua sắm